Neue Funktionen in DocuWare 5.1c Service Pack 2

Transkript

1 Neue Funktionen in DocuWare 5.1c Service Pack

2 Copyright 2012 DocuWare AG. Alle Rechte vorbehalten Die Software enthält Proprietary-Information von DocuWare. Sie wird unter Lizenz bereitgestellt und ist darüber hinaus durch das Copyright geschützt. Im Lizenzvertrag sind Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung enthalten. Rekonstruktion der Software ist untersagt. Da dieses Produkt laufend weiterentwickelt wird, können die hier enthaltenen Informationen ohne Vorankündigung geändert werden. Die hier enthaltenen Rechte am geistigen Eigentum und Informationen sind vertrauliche Informationen, die nur der DocuWare AG und dem Kunden zugänglich sind, und bleiben das ausschließliche Eigentum von DocuWare. Falls Sie in der Dokumentation auf Probleme stoßen, weisen Sie uns bitte in schriftlicher Form darauf hin. DocuWare übernimmt keine Garantie dafür, dass dieses Dokument frei von Fehlern ist. Kein Teil dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von DocuWare in irgendeiner Form oder mithilfe welcher Verfahren auch immer (elektronisch, mechanisch, Fotokopie, Aufzeichnung oder auf andere Weise) vervielfältigt, in einem Retrievalsystem abgelegt oder übertragen werden. Dieses Dokument wurde erstellt mit Total Document Creation (siehe AuthorIT Home - Disclaimer Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt zusammengestellt und die Informationen darin sind Quellen entnommen, die als zuverlässig gelten. Dennoch kann keine Haftung übernommen werden für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Aus den in diesem Dokument aufgenommenen Informationen können keine Ansprüche hergeleitet werden. DocuWare AG behält sich das Recht vor, jegliche Informationen, die in diesem Dokument enthalten sind, ohne vorherige Ankündigung zu verändern. DocuWare AG Therese-Giehse-Platz Germering (

3 Inhalt 1 DocuWare anwenden DocuWare Desktop DocuWare Printer DocuWare Web Scan Web Client Briefkörbe im Web Client Standard-Briefkorb Zusätzliche Dokument-Informationen Bearbeitete Dokumente im Viewer aktualisieren Passwort ändern Startfenster von My DocuWare neu gestaltet CONNECT to Outlook Senden und Ablegen in einem Schritt aus dem Ablagedialog öffnen Weiterarbeiten während des Ablageprozesses Smart Connect Smart Connect in Terminal-Server-Umgebung einsetzen Mit Platzhaltern suchen Inhalt aus beliebigem Bereich auslesen DocuWare installieren und updaten DocuWare Desktop Unterstützung von Windows XP DocuWare verwalten Web-Client-Einstellungen DocuWare Printer CONNECT to Outlook konfigurieren Smart Connect: Zwischenablage für Auslesen verwenden Einem Briefkorb-Ort mehrere Server zuweisen DocuWare-Administration Systemverwaltung Web-Instanz für Web-Client-Einstellungen Organisationsverwaltung Sichere Passwörter... 22

4 1 DocuWare anwenden 1.1 DocuWare Desktop Das Modul DocuWare Desktop stellt Ihnen die Anwendungen DocuWare Printer und DocuWare Web Scan zur Verfügung. Seine Installation ist Grundvoraussetzung für die Nutzung dieser Anwendungen. DocuWare Desktop installieren Wie Sie DocuWare Desktop installieren, erfahren Sie hier ( Navigationsbereich Der Navigationsbereich von DocuWare Desktop besteht aus einer Drop-down-Liste und einer Navigationsleiste. Aus der Drop-down-Liste wählen Sie das Benutzerprofil aus, das Sie aktivieren möchten. Über die Registerkarten der Navigationsleiste gelangen Sie zu den verschiedenen Bereichen von DocuWare Desktop: Scannen (DocuWare Web Scan), Verbindungen und Einstellungen. Navigationsbereich von DocuWare Desktop Das Tray-Menü von DocuWare Desktop Mit einem Rechtsklick auf das Tray-Icon von DocuWare Desktop öffnen Sie das Tray-Menü. Über das Tray-Menü können Sie Verbindungen bearbeiten, DocuWare öffnen, DocuWare Web Scan öffnen, die Hilfe aufrufen und eine Verbindung auswählen. 4

5 1.1.1 DocuWare Printer Mit DocuWare Printer können Sie Dokumente nun direkt aus Ihren Anwendungen, z.b. Ihrem ERP, in PDF/A umwandeln und in DocuWare importieren. PDF/A ist ein spezielles Langzeitarchivierungsformat. Die Ablage erfolgt entweder in Ihren Briefkorb oder direkt in ein Archiv. Sie wählen den DocuWare Printer aus der Druckerliste aus und klicken auf OK. DocuWare Printer liest bestimmte Elemente aus dem zu verarbeitenden Dokument oder erkennt den Namen der druckenden Anwendung. Daraufhin wird identifiziert, welche der DocuWare-Printer-Konfigurationen auf ein bestimmtes Dokument angewendet werden sollen. DocuWare Printer wählen Sie wie jeden anderen Drucker im Druckmenü Ihrer Anwendungen aus. Konfigurationen für DocuWare Printer legen Sie in den Web-Client-Einstellungen im Bereich DocuWare Printer an, der dort neu hinzugekommen ist. Vergleich: DocuWare Printer und TIFFMAKER Der Einsatz von DocuWare Printer hat gegenüber TIFFMAKER deutliche Vorteile. Bei DocuWare Printer gibt es nur noch einen Drucker. Die verschiedenen Einstellungen werden durch unterschiedliche Textkriterien bzw. den Namen der druckenden Anwendung bestimmt. Die Konfigurationen werden zentral verwaltet und stehen am Client sofort zur Verfügung - entsprechende Rechte vorausgesetzt. Im Unterschied dazu entspricht bei DocuWare TIFFMAKER jede Konfiguration jeweils einem Drucker und die Konfigurationen werden lokal verwaltet. DocuWare Printer Arbeitet mit Web Client Ablage läuft über DocuWare Desktop Arbeitet mit nur einer Druckertreiber-Instanz Konfiguration wird abhängig vom jeweiligen Dokument und von der druckenden Anwendung ausgeführt Installation an jedem Arbeitsplatz Einstellungen werden zentral erstellt und verwaltet und dann über die Rechteverwaltung für Benutzer freigegeben TIFFMAKER Arbeitet mit Windows Client Ablage läuft über Windows Client Normalerweise werden mehrere Drucker- Instanzen benötigt Ein RECOGNITION-Template ist mit der Druckertreiber-Instanz verbunden Installation lokal und als Netzwerkdrucker Einstellungen werden lokal gespeichert 5

6 Einsatz Automatisches Ablegen: Ein Mitarbeiter ist für den Versand von Partnerverträgen zuständig, die mit einer MS-Word- Dokumentvorlage vorbereitet werden. Jeder versandte Vertrag muss im Dokumentenpool abgelegt werden. Nach der Anpassung der Word-Dokumentvorlage druckt der Mitarbeiter das Dokument über den DocuWare Printer. Aufgrund der immer gleichen Struktur des Dokuments identifiziert DocuWare Printer das Dokument als Partnervertrag und "weiß", welche Begriffe als Indexkriterien genutzt werden sollen. Das Dokument wird als PDF/A im Archiv abgelegt und zusätzlich auf dem lokalen Drucker des Mitarbeiters ausgedruckt. Als Variante dieses Vorgangs könnte der vorindexierte Vertrag auch in einen Briefkorb abgelegt werden. So könnte der Mitarbeiter den Vertrag prüfen, bevor das Dokument im Archiv abgelegt wird. Ablage von großen Dokumentmengen: Eine Buchhalterin versendet per Post große Mengen an Rechnungen an Kunden. Dies geschieht normalerweise einmal pro Woche. Innerhalb dieses Vorgangs möchte sie die Rechnungen in DocuWare ablegen, ohne über die Software noch eingreifen zu müssen. Sie aktiviert den Stapeldruck-Modus in ihrem ERP und druckt alle Rechnungen mit DocuWare Printer. Aufgrund der immer gleichen Struktur der Rechnungen erkennt DocuWare Printer, wie diese abgelegt werden sollen. Außerdem prüft DocuWare Printer die Dokumente auf Teilungskriterien, um einzelne Dokumente aus dem Druckjob zu generieren, die separat abgelegt werden können. Für die automatische Ablage werden Indexwerte direkt aus definierten Zonen des Dokuments ausgelesen. Auf der jeweils ersten Seite der einzelnen Dokumente wird ein Briefkopf hinzugefügt, die Dokumente werden auf dem Netzwerkdrucker ausgedruckt und im PDF/A-Format im Buchhaltungsarchiv abgelegt. Setzen von Ankern: Durch das Setzen von Ankern im Musterdokument einer DocuWare-Printer-Konfiguration können Sie Dokumente von der letzten Seite her durchsuchen lassen. Ein Anker ist eine Positionsmarkierung in einem Musterdokument, mit dem eine Feldzone verbunden ist, die immer den gleichen Text enthält. So lässt sich zum Beispiel der Gesamtbetrag einer Rechnung suchen und schnell finden, da dieser in der Regel auf der letzten Seite einer Rechnung steht. Das Gleiche können Sie mit Steuerbeträgen durchführen, zum Beispiel der Mehrwertsteuer oder verschiedenen Steuersätzen. Mit TIFFMAKER war dies nicht bzw. nicht auf so einfache Weise möglich. Einfache Ablage von Dokumenten: Ein Mitarbeiter hat im Internet ein interessantes Dokument zu seinem Arbeitsfeld gefunden und möchte esmit dem spezifischen Stand der Website aufbewahren, um es an Kollegen weiterleiten und eventuell in der internen "Wissensdatenbank" ablegen zu können. Er druckt es über DocuWare Printer in seinen persönlichen Briefkorb und kann so zu gegebener Zeit entscheiden, wie er mit dem Dokument weiter verfahren möchte. Ihre Vorteile Mit DocuWare Printer können Sie von Ihnen erstellte Dokumente in DocuWare importieren und ablegen. Drucken und automatisches Archivieren in einem Schritt, dadurch reduzieren Sie Druckaufwand und sparen Zeit bei der Ablage. Ihre Dokumente werden im Langzeitarchivierungs-Format PDF/A in DocuWare abgelegt. Übersichtliche Druckerauswahl: In der Druckerauswahl taucht DocuWare Printer ein einziges Mal auf. Welche Konfiguration für das aktuelle Dokument verwendet werden soll, erkennt DocuWare Printer anhand der Dokumentstruktur automatisch. Gegenüber DocuWare TIFFMAKER, wo jede Konfiguration einem eigenen Drucker entsprach, erfolgt die Druckerauswahl also noch einfacher. Zentrale Konfiguration möglich 6

7 Zuweisung der Konfigurationen an einzelne Benutzer/Benutzergruppen Rechtestruktur definiert, wer Printer-Konfigurationen anlegen darf. Dokumente, die nicht automatisch in einem Archiv abgelegt werden können, landen im Standard- Briefkorb (auf Seite 10) zur Nachbearbeitung. Sie können zusätzlich Dokumente aus Ihrem Archiv mit ausdrucken, zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen. Komponenten installieren: Wie Sie die Server- und die Client-Komponenten installieren, erfahren Sie unter DocuWare Desktop installieren ( Konfiguration einrichten: Web-Client-Einstellungen > DocuWare konfigurieren > DocuWare Printer Aufrufen der Anwendung: Über das Druckmenü und die Druckerliste der jeweiligen Anwendung (z.b. Finanzbuchhaltung, Textverarbeitung) DocuWare Web Scan Dokumente webbasiert scannen und in DocuWare ablegen Mit DocuWare Web Scan können Sie Ihre Dokumente jetzt von jedem Scanner (mit TWAIN oder WIA- Treiber) aus, der an Ihrem lokalen PC installiert ist, scannen und in DocuWare importieren und ablegen. Laden Sie Ihre Dokumente entweder automatisch beim Scannen als PDF/A (Langzeitarchivierungsformat) ins Archiv hoch oder manuell nach dem Scan-Vorgang, zum Beispiel wenn Sie Seiten erst per Drag & Drop neu anordnen möchten. So haben Sie immer die Kontrolle, welches Dokument in welcher Zusammenstellung archiviert werden soll. Die Anwendung DocuWare Web Scan wird von dem Modul DocuWare Desktop standardmäßig zur Verfügung gestellt. Um DocuWare Desktop nutzen zu können, müssen die zugehörigen Komponenten auf dem Server installiert sein. 7

8 Über das Drop-down-Menü zu jeder gescannten Seite lassen sich Dokumente bzw. Seiten löschen und Dokumente teilen. Per Drag & Drop schieben Sie hier Seiten an die gewünschte Stelle innerhalb eines Dokuments und stellen so ganz intuitiv Dokumente neu zusammen. Navigationsbereich von DocuWare Desktop Auf der Seite von DocuWare Web Scan sehen Sie oben den Navigationsbereich von DocuWare Desktop. Er besteht aus einer Drop-down-Liste und einer Navigationsleiste. Aus der Drop-down-Liste wählen Sie das Benutzerprofil aus, das Sie aktivieren möchten. Über die Registerkarten der Navigationsleiste gelangen Sie zu den verschiedenen Bereichen von DocuWare Desktop: Scannen (DocuWare Web Scan), Verbindungen und Einstellungen. Navigationsbereich von DocuWare Desktop Konfigurationen für DocuWare Web Scan anlegen Die Konfigurationen für das Scannen und Ablegen richten Sie unter Einstellungen ein. Aus diesen Konfigurationen wählen Sie beim Scannen dann diejenige aus, die Sie für das aktuelle Dokument verwenden möchten. 8

9 In der Ablagekonfiguration wählen Sie unter anderem das Ablageziel - DocuWare Briefkorb oder Archiv - und legen die Indexbegriffe für die zu scannenden Dokumente fest. Einsatz Automatisches Hochladen: Beim Scannen können Sie automatisch PDF/As für die zu scannenden Dokumente hochladen. Sortieren von Seiten innerhalb von Dokumenten: Haben Sie mehrere Seiten eines Dokuments versehentlich in einer falschen Reihenfolge gescannt, können Sie die Dokumentseiten noch vor dem Hochladen in die richtige Abfolge bringen. Manuelles Trennen von Dokumenten: Ein Mitarbeiter erhält per Post regelmäßig Verträge, die zum Teil mit angehängten Projektbeschreibungen versehen sind. Verträge und Beschreibungen sollen aber nach unterschiedlichen Kriterien im Archiv abgelegt werden. Er scannt also alle Seiten eines Gesamtdokuments, trennt die Projektbeschreibung davon und legt sie als eigenes Dokument ab. Manuelles Einfügen von Seiten: Eine Mitarbeiterin erhält von einem Partnerunternehmen einen unterschriebenen Vertrag, der im Dokumentenpool abgelegt werden soll. Dann faxt ihr der Partner noch ein Addendum zu dem Vertrag. Sie scannt Vertrag und Addendum und fügt die Zusatzseite an der richtigen Stelle in das Ablagedialog und damit Archiv auswählen: In einer Ablagekonfiguration legen Sie u.a. fest, welcher Ablagedialog für ein Dokument verwendet wird. Da ein Ablagedialog immer einem Archiv zugewiesen ist, bestimmen Sie über die Wahl des Ablagedialogs so gleichzeitig das DocuWare-Archiv, in dem die Dokumente archiviert werden. Ihre Vorteile Die webbasierte Alternative zum DocuWare Windows Client mit Scanner-Anbindung, das heißt, für Scan-Arbeitsplätze wird kein DocuWare Windows Client mehr gebraucht. 9

10 Sie scannen Ihre Dokumente mit jedem Scanner (mit TWAIN oder WIA-Treiber), der auf Ihrem PC installiert ist, und legen sie in DocuWare ab. Die Einstellungen für das Scannen und Ablegen der Dokumente legen Sie mit geringem Aufwand in DocuWare Dektop fest. Die Dokumente und Seiten lassen sich bequem neu anordnen, bevor Sie sie ins Archiv hochladen. Komponenten installieren: Wie Sie die Server- und die Client-Komponenten installieren, erfahren Sie unter DocuWare Desktop installieren ( Web Scan ausführen: My DocuWare > Web Scan oder über den Button im Tray-Menü von DocuWare-Desktop 1.2 Web Client Briefkörbe im Web Client Standard-Briefkorb Für den Web Client gibt es jetzt einen Standard-Briefkorb, der für verschiedene neue Anwendungen wichtig ist, zum Beispiel DocuWare Web Scan (auf Seite 7) oder Printer (siehe "DocuWare Printer" auf Seite 5). In diesem Standard-Briefkorb werden automatisch die Dokumente abgelegt, bei deren Import ein Fehler aufgetreten ist oder bei denen nicht klar ist, wie mit ihnen verfahren werden soll. Der erste Briefkorb, den Sie sich einrichten oder der Ihnen zugewiesen wird, ist der Standard-Briefkorb. Wenn Sie bereits Briefkörbe eingerichtet haben oder den Standard-Briefkorb ändern möchten, können Sie über das Kontextmenü des Briefkorbs diesen zum Standard-Briefkorb machen. Sie erkennen den Standard-Briefkorb an dem grünen Häkchen. Kontextmenü des Briefkorbs Ihre Vorteile Sollte bei einer Web-Anwendung ein Fehler auftreten, wissen Sie immer, wo das gerade bearbeitete Dokument abgelegt wurde, und können darauf zugreifen. 10

11 Im Kontextmenü des Briefkorbs im Web Client Zusätzliche Dokument-Informationen Neue Spalten in der Detailansicht der Briefkörbe: Status und Quelle geben jetzt Auskunft über den Arbeitsstand und die Herkunft der Dokumente in den Briefkörben. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn Sie prüfen möchten, von wo aus und warum ein bestimmtes Dokument in einen Briefkorb importiert wurde. In der Detailansicht sind die Spalten Quelle und Status hinzugekommen. Ihr Vorteil Sie wissen genau, von wo aus und warum ein Dokument in Ihrem Briefkorb abgelegt wurde. Briefkorb vom Web Client mit der Detailansicht 11

12 1.2.2 Bearbeitete Dokumente im Viewer aktualisieren Wenn Sie ein Dokument mit dem Viewer-Werkzeug Bearbeiten außerhalb des Viewers ändern, erscheint in diesem jetzt ein Balken mit dem Hinweis, dass Sie das Dokument auch hier aktualisieren sollten. Mit einem Klick auf den Aktualisieren-Button wird das Dokument neu angezeigt. Ihr Vorteil Der Viewer zeigt die aktuelle Fassung des Dokuments an - auf Knopfdruck. Button Aktualisieren im Hinweis-Balken zur Aktualisierung des Viewers 12

13 1.2.3 Passwort ändern Im Web Client ändern Sie Ihr DocuWare-Passwort jetzt über einen Link im Login-Dialog statt im Dialog My DocuWare. Ihr Vorteil Sie können Ihr Passwort direkt vor dem Login ändern. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Ihr Passwort abgelaufen ist. Beim Einloggen in Ihr DocuWare-System Startfenster von My DocuWare neu gestaltet Das Startfenster von My DocuWare wurde noch einfacher und ansprechender gestaltet. Die Komponenten, die jeweils kurz erläutert werden, können Sie nun über Buttons und zugehörige Namen anklicken. Im neuen Design: das Start-Register im MyDocuWare-Dialog 13

14 1.3 CONNECT to Outlook Senden und Ablegen in einem Schritt Noch nicht versendete s können Sie jetzt mit einem Klick gleichzeitig versenden und in DocuWare ablegen. Das gilt für neue s genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von s. Verwenden Sie dazu innerhalb der neuen Mail das Menü DocuWare und dort die Funktion Senden und Ablegen. Die wird dadurch ganz normal versendet und zusätzlich in DocuWare archiviert, und zwar entsprechend der ausgewählten Ablagekonfiguration. CONNECT to Outlook hat den neuen Button Senden und Ablegen auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Ihr Vorteil Sie sparen Zeit und können sicher sein, dass alle Ihre versandten s abgelegt werden. Beim Versenden von s im DocuWare-Menü innerhalb der neuen Mail Beim Versenden, Beantworten und Weiterleiten von s in der Schnellzugriff-Leiste In der Symbolleiste für den Schnellzugriff-Leiste von MS Outlook fügen Sie den Button Senden & Ablegen folgendermaßen hinzu: Öffnen Sie jeweils im Fenster Neue , Antworten, Allen Antworten und Weiterleiten das Drop-down-Menü der Schnellzugriffleiste. Wählen Sie in der Liste Weitere Befehle > Alle Befehle > Senden & Ablegen > Hinzufügen. 14

15 aus dem Ablagedialog öffnen Im Ablagedialog von CONNECT to Outlook gibt es jetzt den Button Gehe zu . Mit einem Klick auf Gehe zu öffnen Sie die , die gerade abgelegt wird. Ihr Vorteil Sie können direkt aus dem Ablagedialog auf die abzulegende zugreifen, zum Beispiel wenn Sie Daten daraus benötigen. Beim Ablegen von s generell Beim Ablegen ohne Ablagedialog: Der Ablagedialog öffnet sich bei dieser Einstellung nur, wenn ein Pflichtfeld nicht gefüllt ist. Mit dem neuen Button kann die entsprechende direkt angezeigt werden, um den fehlenden Wert daraus im Ablagedialog zu ergänzen Weiterarbeiten während des Ablageprozesses Sie können jetzt in MS Outlook einfach weiterarbeiten, während CONNECT to Outlook Ihre s in DocuWare ablegt. Ihr Vorteil Während des Ablageprozesses können Sie die jetzt öffnen und zum Beispiel den Firmennamen kopieren und in den Ablagedialog übertragen. Sie können zeitsparend bereits während des Ablageprozesses die nächste erhaltene lesen und beantworten. Allgemein beim Arbeiten mit CONNECT to Outlook 15

16 1.4 Smart Connect Smart Connect in Terminal-Server-Umgebung einsetzen Sie können Smart Connect jetzt auch in Mehrfachnutzer-Umgebungen einsetzen, zum Beispiel in einer Terminal-Server-Umgebung. Dafür wird ein eigenes, von der Click-Once-Installation unabhängiges Setup mitgeliefert. Ihr Vorteil Erweiterte Nutzbarkeit von Smart Connect Wie Sie Smart Connect in Terminal-Server-Umgebungen installieren, erfahren Sie hier ( Mit Platzhaltern suchen In Ihren Smart-Search-Konfigurationen können Sie jetzt auch Platzhalter bei der Angabe eines Suchbegriffs verwenden. Die folgenden Kombinationen sind möglich: *zeichenkette*: Um nach einer Zeichenkette mit einer variablen Anzahl von Zeichen am Anfang und am Ende zu suchen, setzen Sie Sternchen an den Anfang und an das Ende der Zeichenkette. *zeichenkette: Um nach einer Zeichenkette mit einer variablen Anzahl von Zeichen am Anfang zu suchen, setzen Sie ein Sternchen an den Anfang der Zeichenkette. Zeichenkette*: Um nach einer Zeichenkette mit einer variablen Anzahl von Zeichen am Ende zu suchen, setzen Sie ein Sternchen ans Ende der Zeichenkette. Einsatz In Ihrem CRM gibt es ein Feld für den Nachnamen eines Kontakts, zum Beispiel Mustermann. Dieser wird für eine Smart Search ins DocuWare-Indexfeld Name übernommen. Bei einer solchen Smart Search finden Sie alle Dokumente, die im Feld Name den Eintrag "Mustermann" haben. Ist bei den bestehenden Dokumenten in dem Indexfeld Name aber zum Teil auch der Vorname miteingetragen, würden Sie solche Dokumente mit der obigen Smart-Search nicht finden, da genau nach dem Eintrag "Mustermann" gesucht wird. Konfigurieren Sie aber die Smart-Search mit Platzhaltern vorne und hinten, finden Sie zusätzlich auch Dokumente mit den Indexeinträgen "Max Mustermann" oder "Mustermann, Max". Ihr Vorteil Flexiblere Suchmöglichkeiten mit Smart Search Sie verwenden diese Option bei der Smart Search. Die entsprechende Konfiguration nehmen Sie wie gewohnt in den Web-Client-Einstellungen vor, Bereich DocuWare konfigurieren > Smart Connect > Smart Search > Felder zuweisen. 16

17 1.4.3 Inhalt aus beliebigem Bereich auslesen Höhere Flexibilität haben Sie mit Smart Connect jetzt beim Auslesen aus Fremdanwendungen: So können Sie Inhalte für DocuWare-Textfelder nun einfach mit der Maus markieren und Smart Search verwendet diese Inhalte für die Suche in DocuWare. Einsatz Sie möchten mit Smart Connect für die Suche in DocuWare Inhalte aus einer Fremdanwendung übernehmen, die nicht immer in dem gleichen Bereich der Fremdanwendung stehen. Sie möchten Inhalte aus einem Bereich einer Fremdanwendung übernehmen, der für Smart Connect nicht automatisch identifizierbar ist. Ihre Vorteile Höhere Flexibilität beim Auslesen aus Fremdanwendungen Zur Laufzeit kann der Benutzer jedes Mal selbst bestimmen, welchen Inhalt er in ein entsprechendes DocuWare-Textfeld für die Suche übernehmen möchte. Die Option muss in der Konfiguration für ein Textfeld des verwendeten Suchdialogs (Smart Search) ausgewählt sein. Konfiguration in den Web-Client-Einstellungen (siehe "Smart Connect: Zwischenablage für Auslesen verwenden" auf Seite 21) 17

18 DocuWare installieren und updaten 2 DocuWare installieren und updaten 2.1 DocuWare Desktop Wie Sie die Server- und Client-Komponenten für das Modul DocuWare Desktop mit seinen Anwendungen DocuWare Printer und DocuWare Web Scan installieren, erfahren Sie unter DocuWare Desktop installieren ( Für weitere Fragen siehe auch DocuWare Desktop Troubleshooting ( 2.2 Unterstützung von Windows XP Windows XP wird weiterhin für DocuWare-Client-Installationen unterstützt, jedoch nicht mehr für DocuWare-Server-Installationen. 18

19 DocuWare verwalten 3 DocuWare verwalten 3.1 Web-Client-Einstellungen DocuWare Printer In den Web-Client-Einstellungen ist unter DocuWare konfigurieren der Bereich DocuWare Printer hinzugekommen. Mit ihm richten Sie beliebig viele Konfigurationen für das Ablegen von Dokumenten über den DocuWare Printer ein. Das Anlegen von Konfigurationen ist notwendig, damit DocuWare Printer in Ihrer Organisation verwendet werden kann. Damit Ihnen der Bereich DocuWare Printer angezeigt wird, muss in Ihrem DocuWare-System die Serverkomponente DocuWare Desktop installiert sein. Zusätzlich benötigen Sie das Recht Konfigurationen für DocuWare Printer verwalten, das in der DocuWare-Administration vergeben wird, und zwar im Bereich Benutzer/Profile > Einstellungen der Funktionen. Wer eine einzelne DocuWare- Printer-Konfiguration verwenden darf, wird in der jeweiligen Konfiguration festgelegt. Es ist also möglich, Konfigurationen zentral zu erstellen und diese dann an bestimmte Benutzer / Rollen zu verteilen. Möchten Sie DocuWare-Printer-Konfigurationen nicht nur für sich persönlich, sondern auch für andere DocuWare-Benutzer einrichten, benötigen Sie zusätzlich das Recht Benutzerverwaltung, das im gleichen Bereich in der DocuWare-Administration vergeben wird. Innerhalb einer Konfiguration können Einstellungen für folgende Anwendungsfälle getroffen werden: Dokument identifizieren und klassifizieren Beispiel: Ein Dokument wird aus MS Word gedruckt. Weil an einer bestimmen Stelle im Dokument der Begriff "Rechnung" steht, wird diese Konfiguration ausgeführt. Dokument indexieren Beispiel: Aus einer Rechnung wird der Firmenname in das Indexfeld Firmenname geschrieben. Gleichzeitig wird der DocuWare-Benutzername des Benutzers, der das Dokument druckt, in das Indexfeld Buchhalter geschrieben. Trennen eines Dokuments nach bestimmter Anzahl von Seiten Beispiel: Sie drucken immer wieder zweiseitige Serienbriefe, z.b. aus MS Word. Stellen Sie in der Konfiguration ein, dass das Dokument nach je zwei Seiten getrennt wird, liegen in DocuWare die Briefe als einzelne zweiseitige Dokumente vor. Overlay hinzufügen Beispiel: Während eines Druckjobs wird der Firmenbriefkopf auf der ersten Seite des Dokuments hinzugefügt. Wird das Dokument physikalisch auf Briefpapier mit Briefkopf ausgedruckt, entspricht so das archivierte PDF/A genau dem physikalischen Ausdruck. Dokument ausdrucken Beispiel: Eine Rechnung wird mit DocuWare Printer gedruckt und in DocuWare abgelegt. Zusätzlich wird das Dokument an einen lokalen Drucker gesendet, um es in Papierform für den Postversand bereitzustellen. 19

20 DocuWare verwalten Beim Einrichten von Konfigurationen für DocuWare Printer werden Sie von einem Assistenten geführt. Hier sehen Sie die Indexierung, bei der Elemente eines Dokuments mittels Feldzonen DocuWare- Indexfeldern zugewiesen werden. Aufrufen der Web-Client-Einstellungen Im Web Client über den My DocuWare-Dialog, Registerkarte Start > Einstellungen öffnen Über das Menü in der DocuWare-Administration: Tools > Web-Client-Einstellungen öffnen CONNECT to Outlook konfigurieren Ablagekonfigurationen Bei Ablagekonfigurationen können Sie im Schritt Speicherziel ein DocuWare-Stichwortfeld bis zu 64-mal auswählen und so bei der Archivierung von s viele Werte der in das Stichwortfeld übernehmen. Schnellsuche Bei einer Schnellsuche können Sie bei den Suchoptionen nun auch das Ablagedatum als Suchkriterium verwenden. Mit einer solchen Suche finden Sie zum Beispiel alle Mails, die Sie in der letzten Woche archiviert haben. 20

21 DocuWare verwalten Smart Connect: Zwischenablage für Auslesen verwenden Für die Funktionalität Inhalt aus beliebigem Bereich auslesen (auf Seite 17) müssen Sie das DocuWare-Feld, in das der Inhalt aus der Zwischenablage eingetragen werden soll, entsprechend konfigurieren. Auswahl der Option Innerhalb einer Smart-Connect-Konfiguration im Schritt Felder zuweisen auf der Registerkarte Felder, dort wählen Sie als Verknüpfungstyp Zwischenablage Einem Briefkorb-Ort mehrere Server zuweisen Sie können jetzt einem Briefkorb-Ort mehrere Content- und Thumbnail Server zuweisen, wodurch die Ausfallsicherheit noch weiter erhöht wird. Auswahl der Option Innerhalb der Web-Client-Einstellungen > Web-Briefkörbe > Briefkorb-Orte > Briefkorb-Ort x > Bereich Serverzuweisung Einstellungen eines Briefkorb-Ortes 21

22 DocuWare verwalten 3.2 DocuWare-Administration Systemverwaltung Web-Instanz für Web-Client-Einstellungen Die Web-Instanz für die Web-Client-Einstellungen und verschiedene andere webbasierte Module heißt jetzt Web-Verbindungen und ist nun in der Systemverwaltung angesiedelt (früher in der Organisationsverwaltung). Im Bereich Web-Verbindungen sind die Web-Komponenten aufgelistet, die DocuWare beim Setup installiert. Welche dies sind, legen Sie im Setup-Assistenten fest: Web-Client- Einstellungen, Dienst für die Web-Client-Einstellungen, Platform Services und die Desktop-Server- Komponenten (Job Server und Job Processor). Im Organisationsbereich unter Web-Instanzen können Sie nach wie vor die Web-Instanzen für unter anderem den Web Client einstellen Organisationsverwaltung Sichere Passwörter Für DocuWare-Passwörter können Sie nun über die Option Sichere Passwörter benutzen bestimmte Sicherheitsanforderungen innerhalb der DocuWare-Organisation festlegen. So müssen Passwörter beispielsweise mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und/oder ein Sonderzeichen enthalten. Zudem definieren Sie die minimale Länge des Passworts, nach wie vielen Tagen das Passwort abläuft, nach wie vielen Fehleingaben das Benutzerkonto gesperrt wird und vieles mehr. Einsatz In Organisationen mit bestimmten Sicherheitsrichtlinien Ihre Vorteile Sicherheitsanforderungen an Passwörter, wie sie zum Beispiel von Windows bekannt sind, lassen sich auch in DocuWare abbilden. Höhere Sicherheit für den Zugang in Ihr DocuWare-System und damit auch höhere Sicherheit für Ihre Dokumente 22

23 DocuWare verwalten DocuWare-Administration: Bereich für die Definition von Sicherheitsanforderungen an Passwörter In der DocuWare-Administration > Organisation x > Allgemein > Kategorie Sichere Passwörter benutzen Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Option der sicheren Passwörter aktivieren, müssen anschließend alle Benutzer der DocuWare-Organisation ein neues Passwort festlegen, auch wenn das bisherige Passwort bereits den Sicherheitsanforderungen genügte. Weitere Optionen im Zusammenhang mit sicheren Passwörtern Passwort verfällt nie: Sofern für die Organisation sichere Passwörter verwendet werden, ist in der Benutzerverwaltung auf Ebene der einzelnen Benutzer innerhalb der Kategorie Login die Option Passwort verfällt nie hinzugekommen. Für einzelne Benutzer kann so der Organisationsadministrator die zeitliche Befristung der Passwörter wieder deaktivieren. Das ist insbesondere für Benutzer sinnvoll, die nur für den Ablauf von Workflows in DocuWare verwendet werden. Gesperrt seit: Entsprechend der definierten Sicherheitsrichtlinien für sichere Passwörter wird ein Benutzerkonto nach einer bestimmten Anzahl von falschen Passworteingaben gesperrt. Auf Ebene der einzelnen Benutzer ist innerhalb der Kategorie Login dazu der Eintrag Gesperrt seit hinzugekommen. Hier können Sie bei gesperrten Benutzerkonten sehen, seit wann dieser Status besteht. Benutzerkonto entsperren: Als Benutzer mit dem Recht Benutzerverwaltung (Benutzerverwaltung > Profile > Profil x > Einstellungen der Funktionen > DocuWare Administration > Benutzerverwaltung) können Sie Benutzerkonten von gesperrten Benutzern wieder entsperren. Dazu markieren Sie innerhalb der Baumstruktur der DocuWare-Administration den entsprechenden Benutzer und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Entsperren. 23