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1 präsentiert Die Software zur Optimierung Ihrer Telekommunikationskosten 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 1

2 Agenda I. Management Summary II. Ihre vermutliche Ausgangssituation III. Unsere Lösung IV. ROI Betrachtung V. Die richtigen Partner 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 2

3 Management Summary Noch bessere Kontrolle sämtlicher Telekommunikationsleistungen im Unternehmen (Festnetz & Mobil // Sprache & Daten) zentral oder durch die jeweiligen MA selbst. 10 wesentliche Highlights! Datenschutz: Keine Auswertung von angerufenen Nummern notwendig Zuordnung von Kosten auch in virtuellen Netzwerken (VoIP) Nachträgliche Klassifizierung privater Gespräche durch jeweiligen MA Exakte Bewertung von Alternativangeboten bei Ausschreibungen möglich Einheitliche Verwaltungsfunktion für SIM Karten und Geräte Schnittstellen zu SAP, HP Openview, Excel etc. vorhanden bzw. programmierbar Internes Hosting für bis zu Mitarbeiter (User) erprobt Äußerst benutzerfreundliche Bedienoberfläche (Web-Schnittstelle) Sowohl Standard-Reports als auch individuelle Analysen (OLAP) nutzbar Interessante Einsparungen für das Unternehmen realisierbar 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 3

4 Agenda I. Management Summary II. Ihre vermutliche Ausgangssituation III. Unsere Lösung IV. ROI Betrachtung V. Die richtigen Partner 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 4

5 Telekommunikation ist ein signifikanter Kostenblock. Telekommunikationskosten stellen oft 10% bis 25% der IT-Kosten dar. Ausgaben für Sprach- und Datennetze sowie Mobilfunk weitere IT-Kosten Quelle: Gartner Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 5

6 Es lässt sich nur kontrollieren, was man sehen kann! Zwischen 12% und 20% der Telefonrechnungen sind falsch, wobei 85% der fehlerhaften Rechnungen den Telefonanbieter begünstigen. Gartner 2009 Unternehmen müssen ihre Telekommunikationskosten sichtbar und zuordenbar machen, um überhaupt ein notwendiges Maß an Kontrolle sicherstellen zu können. Aberdeen Group Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 6

7 Ein effektives Management gestaltet sich oft schwierig. 1. Prüfung der Leistungen Wurden Leistungen tatsächlich in Anspruch genommen? 2. Prüfung der Rechnungen Wurden Leistungen korrekt abgerechnet? 3. Vertragsmanagement Wie lassen sich Kosten innerhalb des bestehenden Rahmenvertrags einsparen? Lohnt sich ein Anbieterwechsel? 5. Corporate Learning Was können Mitarbeiter konkret ändern, um nachhaltig Kosten zu sparen? 4. Zuordnung der Kosten Wem können die Kosten (intern oder extern) weiterberechnet werden? 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 7

8 Agenda I. Management Summary II. Ihre vermutliche Ausgangssituation III. Unsere Lösung IV. ROI Betrachtung V. Die richtigen Partner 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 8

9 Wir bieten ein ganzheitliches Analysetool. Identifikation von Nutzungsanomalien! Inventarverwaltung (Leitungen und Geräte) Abgrenzung privater und geschäftlicher Gespräche Automatische Rechnungsvalidierung Prüfung der Leistungen Zuordnung der Kosten Sicht auf alle Kosten pro Mitarbeiter Verteilung der Kosten auf Kostenstellen Bewertung neuer Angebote Prüfung der Rechnungen Vertragsmanagement Einsparpotenziale innerhalb bestehender Rahmenverträge 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 9

10 Die Software ermöglicht Einsparungen von bis zu 45%! Aktivität Ersparnis * 1. Prüfung der Leistungen bis zu 4% 2. Prüfung der Rechnungen bis zu 6% 3. Vertragsmanagement => Optimierung innerhalb bestehender Rahmenverträge => Anbieterwechsel 4. Sensibilisierung der Mitarbeiter (durch interne Zuordnung der Kosten) bis zu 30% bis zu 10% bis zu 20% bis zu 5% * Einsparungen der jährlichen Telekommunikationskosten, die bereits durch Projekte mit Kunden realisiert wurden Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 10

11 1. Prüfung der Leistungen Ihr vermutliches Handlungsfeld Durch Funktions-, Zuordnungs- und Mitarbeiterwechsel ist gerade in großen Unternehmen und Organisationen in Gänze meist nicht mehr nachvollziehbar, welche Leistungen aus der Vorzeit aktuell überhaupt noch genutzt werden. Ärgerlich, wenn die ungenutzten Leistungen nach wie vor noch in Rechnung gestellt werden! Gibt es kostenpflichtige Leistungen, die nicht genutzt werden? Inventarisierung der Services, SIM Karten, Leitungen und Hardware Berücksichtigung mobiler und auf Festnetz basierter Sprach- / Datendienste inklusive VOIP Identifizierung ungenutzter, aber kostenpflichtiger Leistungen Einsparung bis zu 4% 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 11

12 2. Prüfung der Rechnungen Ihr vermutliches Handlungsfeld In großen Unternehmen und Organisationen werden regelmäßig mehrere Millionen Anrufe pro Monat getätigt. Mitarbeiter können private Gespräche herausfiltern und bezahlen. Für eine korrekte Prüfung muss jedem Anruf zugeordnet werden: Preisliste des jeweiligen Anbieters, Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs, Art des Anrufs, Standort des Anrufers und des Gesprächspartners sowie verhandelte Rabatte. Sind die Providerrechnungen in sich plausibel und korrekt? Plausibilitätsprüfung sämtlicher Verbindungs- und Nutzungsdaten Eigene Berechnung sämtlicher Verbindungsentgelte und Nutzungsgebühren durch Anwendung der jeweiligen Preislisten auf die zuvor plausibilisierten Daten Identifizierung derjenigen Rechnungen, bei denen Provider zu viel abgerechnet haben Einsparung bis zu 6% 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 12

13 3. Management neuer und bestehender Verträge. Ihr vermutliches Handlungsfeld Natürlich sind Unternehmen und Organisationen stets bemüht, bestehende Lieferanten, Leistungen und Preise im Rahmen von Ausschreibungen zu überprüfen und Kosten wo immer möglich zu senken. In der Praxis gibt es jedoch zwei bedeutende Herausforderungen: Erstens ist der konkrete Bedarf nicht im Detail bekannt und zweitens lassen sich Angebote ohne dieses Detailwissen kaum adäquat vergleichen bzw. bewerten. Welches Angebot befriedigt den aktuellen Bedarf tatsächlich am Kostengünstigsten? Optimierung der Tarifauswahl innerhalb bestehender Rahmenverträge Erstellung detaillierter Anforderungsprofile für zukünftige Ausschreibungen Überprüfung und Vergleich bestehender Verträge sowie neu eingereichter Angebote Einsparung bis zu 30% 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 13

14 4. Sensibilisierung der Mitarbeiter durch Kostenzuordnung. Ihr vermutliches Handlungsfeld Bewusste und unbewusste Handlungen von Mitarbeitern verursachen Kosten. Da Mitarbeiter aber die jeweiligen Preislisten für ihre Handlungen nicht kennen, haben sie auch keine Möglichkeit, so zu handeln, dass möglichst geringe Kosten verursacht werden. Erst das Sichtbarmachen überdurchschnittlich hoher oder niedriger Kosten im Vergleich zu anderen Kostenstellen, Kostenträgern oder Mitarbeitern regt zum Nach- und Umdenken an. Wie können Mitarbeiter stärker sensibilisiert werden, Kosten zu senken oder zu vermeiden? Identifizierung von Nutzungsanomalien, die durch Mitarbeiter verursacht wurden * Zuordnung der Kosten auf Kostenstellen, Kostenträger und Mitarbeiter * Erstellung von Analysen und Reports mit dem Ziel, die Verschwendung sichtbar zu machen * * Gegebenenfalls vorbehaltlich der Zustimmung eines Mitbestimmungsgremiums. (Die Analyseebene kann je Unternehmen individuell festgelegt werden) Einsparung bis zu 5% 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 14

15 Projektvorgehen und Leistungsangebot im Überblick: Neben der Software bieten wir weitere Leistungen im Projekt an! Software Projektumsetzung Daten vollständig einlesen Analysen und Reports erstellen Maßnahmen definieren Einsparungen realisieren Leistung Leistungen Implementierung, Wartung & Support Unterstützung interner Ressourcen Leitung Teilprojekt(e) Leitung Gesamtprojekt 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 15

16 Agenda I. Management Summary II. Ihre vermutliche Ausgangssituation III. Unsere Lösung IV. ROI Betrachtung V. Die richtigen Partner 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 16

17 Annahmen zur Kalkulation für große Unternehmen: Anschlüsse: SIM-Karten (Sprache) SIM-Karten (Daten). Beispiel für Mitarbeiter Mitarbeiter mit Festnetzanschluss. Verträge: 1 bis 2 Anbieter pro Anschlussart. Jeweilige Rahmenverträge gelten ebenfalls für das Gros (90%) der 50 verbundenen Unternehmen. Sonstiges: Als Asset Management System wird HP Open View genutzt. Als HR System wird SAP genutzt. Software (R VERSAL) ist LDAP-fähig und wird intern durch das Unternehmen xy gehostet Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 17

18 Kalkulation für Softwarelizenz, Installation und Wartung: Gesamtkosten auf Basis der vorstehenden Annahmen für 2 Jahre. Betrag Position Anmerkung Beispiel für Mitarbeiter EUR R VERSAL Softwarelizenz Inklusive 100 Supporttickets EUR Daten vollständig einlesen 25 Tage je EUR EUR Analysen und Reports erstellen 20 Tage je EUR EUR Wartungspauschale Jahr 1 18% auf Listenpreis der Softwarelizenz EUR Wartungspauschale Jahr 2 18% auf Listenpreis der Softwarelizenz EUR Gesamtbetrag (zzgl. Umsatzsteuer) für 2 Jahre Monatliche Kosten bei Mietmodell (Laufzeit 24 Monate). (Gesamtbetrag + 5% Zinsen) / 24 Monate = ,00 EUR pro Monat (Laufzeit 24 Monate) 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 18

19 Monatlicher ROI (Mietmodell Laufzeit 24 Monate): Sie könnten ab sofort jeden Monat fast mehr Profit machen! Beispiel für Mitarbeiter monatliche Einsparung * Profit je Monat monatliche Zahlung Miete Software, Installation & Wartung 24 Monate * Annahmen pro Jahr pro Monat Kosten für Telekommunikation 13,0 Mio. 1,083 Mio. Realisierbare min. Einsparungen (20%) 1,2 Mio. 0,100 Mio Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 19

20 Annahmen zur Kalkulation für kleine Unternehmen: Anschlüsse: 800 SIM-Karten (Sprache). 200 SIM-Karten (Daten). Beispiel für Mitarbeiter Mitarbeiter mit Festnetzanschluss. Verträge: 1 bis 2 Anbieter pro Anschlussart. Jeweilige Rahmenverträge gelten ebenfalls für das Gros (90%) der 20 verbundenen Unternehmen. Sonstiges: Als Asset Management System wird HP Open View genutzt. Als HR System wird SAP genutzt. Software (R VERSAL) ist LDAP-fähig und wird intern durch das Unternehmen xy gehostet Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 20

21 Kalkulation für Softwarelizenz, Installation und Wartung: Gesamtkosten auf Basis der vorstehenden Annahmen für 2 Jahre. Betrag Position Anmerkung Beispiel für Mitarbeiter EUR R VERSAL Softwarelizenz Inklusive 50 Supporttickets EUR Daten vollständig einlesen 10 Tage je EUR EUR Analysen und Reports erstellen 8 Tage je EUR EUR Wartungspauschale Jahr 1 18% auf Listenpreis der Softwarelizenz EUR Wartungspauschale Jahr 2 18% auf Listenpreis der Softwarelizenz EUR Gesamtbetrag (zzgl. Umsatzsteuer) für 2 Jahre Monatliche Kosten bei Mietmodell (Laufzeit 24 Monate). (Gesamtbetrag + 5% Zinsen) / 24 Monate = 8.860,00 EUR pro Monat (Laufzeit 24 Monate) 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 21

22 Monatlicher ROI (Mietmodell Laufzeit 24 Monate): Sie könnten ab sofort jeden Monat über mehr Profit machen! Beispiel für Mitarbeiter monatliche Einsparung * Profit je Monat monatliche Zahlung Miete Software, Installation & Wartung 24 Monate * Annahmen pro Jahr pro Monat Kosten für Telekommunikation 2,0 Mio. 0,167 Mio. Realisierbare min. Einsparungen (20%) 0,4 Mio. 0,033 Mio Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 22

23 Agenda I. Management Summary II. Ihre vermutliche Ausgangssituation III. Unsere Lösung IV. ROI Betrachtung V. Die richtigen Partner 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 23

24 by ist seit dem Jahr 2000 führend im TEM *. Kiwari nel mondo Offices: Milano, Madrid, Sao Paulo. Clienti * TEM = Telecom Expense Management 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 24

25 bietet Innovationen & Service. Unsere Mission Weltweit solche Technologien zu finden, zu vermitteln und zu implementieren, die Self Paying, Innovative, Convenient und Enriching sind. Zusätzlich stellen wir den Customer Service unserer Partner in Deutschland sicher. Weltweites Technologieportfolio und Partner by [ software for analysis and allocation of telecommunication costs ] [ call center performance management software ] [ online back-up service for PCs ] [ accurate natural language speech recognition solutions ] 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 25

26 Sie haben Interesse an einem Testzugang? Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat bei der Senkung Ihrer Telekommunikationskosten zur Seite! Olaf Erichsen Mobil Büro Hamburg Jungfrauenthal Hamburg Deutschland Ralf Hendrichs Mobil Büro Wiesbaden Leibniz Str Wiesbaden Deutschland Unternehmenssitz Handelsregister Geschäftsführer Gutshaus Käselow, Mistorf HRB Amtsgericht Rostock Olaf Erichsen & Ralf Hendrichs 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 26

27 Anhang 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 27

28 Systemanforderungen für internes Hosting. Web Frontend Application DB Server Win 2003/2008 Server IIS 6/7 Win 2003/2008 Server SQL Server 2005 Integration Services (SSIS) Analysis Services (SSAS) Hardware dimensioning (3 years of data). High Availability is optional (using best practices) but applicable to each scenario. DB space doesn t include the LOG space (max 10 GB if managed well). Space required: Every 1 Million calls approximately 1.5 GB of DB and 20 MB of OLAP is needed. Admin Access Only (only administrators can see the data/reports and use the web interface). Size Call Volume (per month) Hardware Small / Test 1 Million Single Server 100 GB DB Disk Space 1x Intel Quad Core 4 GB RAM Medium 10 Million DB Server 600 GB DB Disk Space 2x Intel Quad Core 64 GB RAM Large 100 Million Web & Application Server DB Server (Data) OLAP Server Application Server Web Server 100 GB DB Disk Space 2x Intel Quad Core 16 GB RAM 6 TB DB Disk Space 2x Intel Quad Core 64 GB RAM 100 GB DB Disk Space 2x Intel Quad Core 16 GB RAM 100 GB DB Disk Space 1x Intel Quad Core 16 GB RAM 100 GB DB Disk Space 1x Intel Quad Core 16 GB RAM 2011 Kiwari Srl and SPICE Technologies GmbH 28

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