Detecon International GmbH

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1 Detecon International GmbH Expertise im Bereich Effizienz und Kostensenkung August 2011 Group Cost Optimization & Restructuring We make ICT strategies work

2 Agenda Wir verfolgen das Ziel, die Effizienz und Leistungsfähigkeit unserer Kunden substantiell und nachhaltig zu verbessern. Best-Practice Methodenset / Tools für funktionsübergreifende Effizienz- und Einsparprogramme Expertise Unser Team besteht aus ausgewiesenen Restrukturierungsund Branchenexperten Unser Team Unser Kundenprojekte sprechen für uns Referenzen 2

3 Detecon Erfahrungshintergrund Restrukturierungen Die Detecon bietet einen umfassenden Erfahrungshintergrund im Umbau großer Organisationseinheiten innerhalb und außerhalb der Deutschen Telekom AG. Restrukturierungsprojektmanagement (R-PMO) & Efficiency Campus Cost Optimization (OPEX / CAPEX) & Service Costing Business Transformation Why Detecon? Liquiditätsmanagement (Working Capital / Free Cashflow) Efficiency Taskforce 3

4 Frame Template Detecon Circle of Excellence Efficiency Im Circle of Excellence Efficiency findet ein regelmäßiger, übergreifender Erfahrungsaustausch zu Best-Practice Restrukturierungsansätzen unter Beteiligung externer Experten statt. Circle of Excellence Efficiency Restrukturierung & Cost Optimization Restrukturierung & Cost Optimization Human Resources Functional Efficiency (e.g. F, Proc) Best-Practice Austausch Restrukturierungsund Effizienzprojekte Human Resources IT Efficiency Integriert in Global Competence Team Finance Functional Efficiency IT Efficiency 4

5 Wertorientierter Restrukturierungsansatz Unsere Restrukturierungsansatz ist wertorientiert: Er beschränkt sich nicht auf klassische Effizienzsteigerung, sondern umfasst auch Umsatzsteigerungsmaßnahmen. Wertorientierter Restrukturierungsansatz Kritische Erfolgsfaktoren (Auswahl) Ergebnis (z.b. ROCE) Liquidität Umsatz (Top-Line) Kosten (Bottom -Line) Restrukturierungsmanagement Growth / Innovation Effizienz / Cost Saving Free Cashflow/Working Capital Top-Management Unterstützung & klare Verantwortlichkeiten (Projekt/Linie) Verlinkung zur Unternehmensstrategie Starkes Programm Management Office (inkl. Taskforce, Terminologie etc.) Sozialpartnermanagement (Kommuni-kation & inhaltliche Ausgestaltung) Frühzeitiges Einbeziehen von IT Wertorientiert und nachhaltig: Berücksichtigung der Wechselwirkung von Maßnahmen auf der Umsatz- bzw. Kostenseite Keine Beschränkung auf kurzfristige Kostensenkungs-/ Personalabbaumaßnahmen Einbeziehung der Umsatzseite durch Identifizierung von Wachstumspotenzialen 5

6 Ganzheitlicher Restrukturierungsansatz Unser Restrukturierungsansatz ist ganzheitlich: Die Vorphase definiert Art und Umfang des Programms und bildet die Grundlage für die Go oder No-Go Managemententscheidung. Restrukturierungs-PMO (inkl. Sounding Board) 3-6 Wochen Kick-Off 3-9 Monate A. B. Vorphase & Projektsetup Projektphase I. II. III. Ist- Analyse, Strategie Targeting Review & Baselining Grobkonzept (inkl. Quick-wins) IV. V. Umsetzung Quick-wins Struktur-Anpassung Detailkonzept VI. Pilot VII. Umsetzung Zielsetzung Entscheidungsgrundlage für das Top- Management schaffen Transparenz, Strategische Ziele, Ausgangssituation & Problemstellung Identifikation von Gaps / Stellhebeln Bildung von Hypothesen / Szenarien Festlegung der Projektstruktur Go oder No-Go Quick-Wins & strukturelle Anpassungen realisieren Schnelle Umsetzung der Quick-Wins zur kurzfristigen Ergebnisoptimierung Präzisierung, Auswahl und Umsetzung der strukturellen Maßnahmen Tracking der Maßnahmenumsetzung (Erfolgsmonitoring) 6

7 Restrukturierungs-Programm-Management Die zentrale Schaltstelle bildet das Restrukturierungs-PMO, welches in kritischen Projekten durch eine Efficiency Taskforce unterstützt wird. Restrukturierungs- Programm Management Fachliche Gesamtsteuerung Projekt-/Programm- Management Office Campus Efficiency Taskforce Change & Kommunikation Sozialpartner & Datenschutz-/sicherheit Aktivitäten STRUKTURIERUNG Aufsetzen/Strukturieren des Programmes Festlegung Gremien/ Strukturen Stakeholder- und Umfeldanalyse GESAMTKOORDINATION Sparring Kunden- Gesamtprogrammleiters (unterstützt von DTC Sounding Board) Überwachung des kritischen Pfades PROJEKT MANAGEMENT Steuerung des Projektes (Meilensteine, Fortschritt, Ergebnisse) entlang Stagegate Prozess Projektplanung/-controlling PROJEKT OFFICE Koordination Programm- Infrastruktur Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse Operative Abwicklung des Programms (inkl. Raum-/ Meetingmanagement) Optional: Campus Management AD HOC MAßNAHMEN Kurzfristiger Fokus: Ableitung von Maßnahmen mit kurzfristigen/signifikanten Impact (Ad-Hoc Themen) Sicherstellung der operativen Umsetzung der Ad-hoc Maßnahmen Einbringen spezifischer funktionaler Fachexpertise KOMMUNIKATIONSMGMT. Erstellung eines integrierten Kommunikationsplanes Ableitung von zielgruppenspezifischen Kommunikations- Maßnahmen CHANGEMANAGEMENT Entwicklung / Umsetzung einer Change- und Transformationsstory Koordination und Durchführung von Trainings-, Change Management-Maßnahmen SOZIALPARTNER Koordination nationale + internationale Sozialpartner (z.b. EBR); lokale Gremien Erstellung Sozialpartnerplanung Vertretung des Kunden in Sozialpartnergremien Inhaltliche Beratung/ Mediation DATENSCHUTZ/ SICHERHEIT Koordination nationaler/ internationaler Datenschutz und Datensicherheit Datenschutzkonzepte (insb. bei strukturellen Maßnahmen) Ergebnisse Fachliche Beratung Außen-/Innensicht Adäquate Projektumfangsüberwachung. Einhaltung Termine & Fristen Transparenz Projektstatus Effizienter Einsatz Ressourcen/Budget Risiko-/Eskalationsmgt. Kurzfristige Ergebniseffekte Sicherstellung des Erfolgs des Gesamtprojektes. Nachvollziehbare Vermittlung der Projektziele Akzeptanz und Motivation bei Mitarbeitern Zustimmung Sozialpartner durch frühzeitige Einbindung. Compliance zu Datenschutz/Sicherheitsanforderungen 7

8 Toolset für Restrukturierungsprojekte Bei der Begleitung von Restrukturierungsprojekten kann Detecon auf ein umfassendes Toolset zurückgreifen und setzt innovative Medien zur Dokumentation und Workshopgestaltung ein. Standard Tools Maßnahmen Datenbank Visual Recording Innovative Ansätze & Tools Campus Ansatz* Maßnahmen Tracking Datenbank Voting Tools Management Interview Prozess Projekt Management Datenbank Business Case Academy Tools * Exemplarisch auf nächster Seite detaillierter dargestellt 8

9 Toolset für Restrukturierungsprojekte Zudem greift Detecon auf ein umfassendes Toolset für die HR-seitige Begleitung von Effizienz- und Restrukturierungsprojekten zurück. HR organization blueprints HR Process blueprints Social Partner toolbox Communication & Change toolbox Personnel management Personnelspecialists Division I Planning & Controlling Recruiting Personnel administration Training & Development Personnelspecialists Division II Planning & Controlling Recruiting Personnel administration Training & Development Personnelspecialists Special Topics Division III Planning & Compensation Controlling & Benefit Safety, Health Recruiting & Welfare Personnel Retention & administration Exit Mgmt. Training & HR-IT Development Personnel management Business Partnering Specialists Division I Specialists Division II Specialists Division III Competence Center Planning & Controlling Recruiting Personnel administration Training & Development Special Topics Compensation & Benefit Safety, Health & Welfare Retention & Exit Mgmt. HR-IT HR Auditierung/ Due Diligence Employee/Management assessment Transfer matrix Postmerger Integration IST-Organisation SOLL-Organisation Name Vorname MAGr Bezeichnung OrgE Rs-Kurzbezeichnung Rs-Langbezeichnung PlSt-Kurzbez. Bezeichnung OrgE - neu Rs-Kurzbezeichnung - neu Rs-Langbezeichnung - neu PlSt-Kurzbez. - neu Approach A proven approach combined with over 30 years of consulting expertise in telecommunication all over the world ensures success in telco M&A. Approach: Organizational (Processes & Structure) Integration SOP Topic How True How Desirable HRI Mandatory Processes 100% Section One HR Strategy 70.00% 93.75% Section Two HR Business 66.13% 85.48% Enabling Section Three HR Planning 50.00% 85.00% Section Four HR Marketing 44.44% 79.63% Section Five Recruitment 70.16% 91.94% Section Six Employee Transfer 65.00% 90.00% Section Seven HR Leadership 62.00% 96.00% Section Eight HR Management 50.58% 66.86% Section Nine HR Development 69.00% 92.00% Section Ten HR Controlling 52.78% 86.11% Overall Total 60.01% To ensure not only a promising first step but a successful integration a profound approach should be utilized. Set-up and Analysis Strateg y Review Deployment Plan Transaction- Support Org. Analysis Process Analysis Workforce Analysis Get a good start! Integration Strategy Process Architectur Workforce Integration Options Strategy and Concept Scenari o Evaluati on Define the path and alternatives! Org. Design Process Design Integration Desgin Engagemen t Design Facilitation of Integration Process Make the future precise! Transition Implementation Support Plan and execute decisions! Migration Mgmt. Training Change Mgmt. Transformation Don t forget the people! 9

10 Campus Ansatz Detecon setzt in einer Vielzahl von Projekten auf den bewährten Campus Ansatz das in unterschiedlichen, situationsabhängigen Ausprägungen. Modus Rahmenbedingungen Fokus CAMPUS CAMPUS Light Raum und Equipment gestellt Tagesablauf weitestgehend frei durch jeweilige Teams definiert Schlankes Campusmanagement Gemeinsamer Working Environments zur effizienten Arbeitsgestaltung CAMPUS Medium Eigenes Campus Management + eigener Campus- Kalender / Postfach 1-2 Campus Days organisiert mit verpflichtender Teilnahme für mind. das Coreteam Gemeinsame, intensive Bearbeitung von Themen / Gemeinsamer Spirit CAMPUS Hardcore Eigenes Gebäude Eigenes Equipment / Versorgung 3-5 Campus Days organisiert verpflichtende Teilnahme Kurzfristige, gemeinsame Erarbeitung von konkreten Maßnahmen unter hohem Zeitdruck 10

11 Restrukturierungsexpertise Detecon (Auszug) Die Detecon trägt maßgeblich zum Erfolg von Effizienzprogrammen bei und stellt eine effiziente Steuerung der Gesamtaktivitäten durch erfahrene Projektleiter sicher. Deutsche Telekom AG Das Projekt soll konzernweit im Campus Modus Maßnahmen identifizieren, die zu einer signifikanten Reduktion der IT- Kosten bis 2015 führen sollen. Detecon hat zur inhaltlichen Programmsteuerung ein Restrukturierungs-PMO aufgesetzt inkl. der Durchführung eines Campus Modus. Zudem wurden die Workstreamleiter durch erfahrene Sparringspartner der Detecon unterstützt. DHL DHL Efficiency Im Projekt Effiziente Technologien wurden neue Technologien zur Effizienzsteigerung des IT Betriebs identifiziert, im Rahmen von Business Cases bewertet und die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen angestoßen. Detecon hat in diesem Projekt die Projektleitung übernommen und zudem die erforderliche technische Expertise zur Umsetzung bereitgestellt, wodurch die angestrebten Einsparziele übertroffen werden konnten. BMW Swiss Re Procurement Efficiency Durch die globale Harmonisierung und Standardisierung der Einkaufsprozesse, die Schaffung einer einheitlichen und auf Standard-Software basierenden Bestellplattform und einer End-to-End Integration / Optimierung des Procure-to-Pay Prozesses wurde die Effizienz und Servicequalität des Einkaufsbereichs von BMW erheblich gesteigert. Detecon hat das Projekt während der gesamten Laufzeit von der Grobkonzeption bis zur Realisierung (T-Systems als General Contractor für die Realisierung) begleitet. IT Service Costing Projektzweck war die Einführung eines Service Based Cost Management, welches je Service qualitative und quantitative Performancedaten erfassen sollte, um eine gezielte Steuerung der Services zu ermöglichen. Dabei wurde das serviceorientierte Steuerungsmodell für die globale IT seitens Detecon definiert sowie dessen Implementierung begleitet. Bestandteil des Projektes war zudem die Definition des IT Service Katalogs inkl. Ressourcen sowie die Einführung eines konsumbasierten Chargeback Modells. Außerdem wurde von Detecon die Selektion und Pilotierung des Konzeptes durch Einführung einer Softwarelösung begleitet. 11

12 Restrukturierungsexpertise Detecon (Auszug) Dabei greift Detecon auf Erfahrungen aus diversen Effizienzprojekten im nationalen wie internationalen Umfeld zurück. Bundesagentur für Arbeit Effizienzprogramm IT Betrieb Wir beraten die Bundesagentur im Rahmen ihres Programms zur Effizienzsteigerung im IT-Betrieb. Zielsetzung ist es, neben einer deutlichen Senkung der externen Kosten, auch die Qualität der Services zu steigern. Detecon stellt dem Management sowie den Projektverantwortlichen Best-Practice Expertise z.b. durch mehrerer Efficiency Workshops sowie durch ein inhaltliches Sparring der Programm- und Projektleiter zur Verfügung. Zudem wurde seitens der Detecon das Program Management des Effizienzprogrammes unterstützt. Verteidigungsministerium Bundeswehrstrukturreform Im Rahmen der Bundeswehrstruktur-Reform soll ein umfassender Personalabbau (> Mitarbeiter) erfolgen, sowie die Bundeswehr strukturell neu ausgerichtet werden Detecon konnte durch eine überzeugende Darstellung ihrer Expertise die Verantwortlichen für sich gewinnen. Wir befinden uns in weiteren Abstimmungsgesprächen. Deutsche Telekom AG Deutsche Telekom AG Procurement Joint Venture Deutsche Telekom und France Telecom-Orange haben ein 50/50 Joint Venture zur Realisierung von Einsparungspotentialen (economies of scale) in Höhe von 1.3 Mrd. Euro (p.a, nach 3 Jahren) initiiert. Detecon hat das Programm mit aufgesetzt und eine effiziente Koordination durch ein Restrukturierungs-PMO sichergestellt. Zudem waren wir an der Erstellung des JV-Agreement beteilig und haben die Workstreamleiter fachlich unterstützt. Total Workforce Management (TWM) Der Vorstandsbereich Personal der DTAG möchte seine nationalen und internationalen, internen und externen Arbeitnehmerschaft, Kompetenzen und Anforderungen genauer steuern. Er wird in die Lage versetzt im gesamten Planungsprozess Ansprechpartner für andere funktionale Bereiche (z.b. Finanzen) zu sein. Detecon steuerte mit einem fachliche PMO ein Team aus internen und externen (Beratern) Mitarbeitern. Das Projekt bestand aus Workstream (Methodology & Tools, Transformation and Change Management, IT) und Roll-out Bereichen (NatCos, Operating Segment Germany, T-Systems und CTIO). 12

13 Restrukturierungsexpertise Detecon (Auszug) Dabei greift Detecon auf Erfahrungen aus diversen Effizienzprojekten im nationalen wie internationalen Umfeld zurück. Deutsche Telekom AG Transform Procurement Ziel des Projektes Transform Procurement war ein umfassender Umbau der weltweiten Einkaufsorganisation. Im Vordergrund stand die Aufteilung in Strategic Sourcing und Procurement Operations (OPS). Die übergreifenden Ziele der Einheiten lauten Wertbeitrag (strategisches Sourcing) und Prozess-Effizienz (OPS). Detecon trieb die Transformation maßgeblich voran (Programm-Management) und trug entscheidend zur Erreichung der Effizienzziele (30 % Headcount Reduction) mittels Prozess-Redesign Experten bei. Siemens Increase No-Touch die (Prozess-)Effizienz Analyse im Einkauf Der No-Touch Ansatz ist der Grundstein für ein umfassendes Strukturprojekt im Einkauf. Die Ermittlung von Prozess- Effizienz-Kennzahlen (No-Touch-Rate) steht im Vordergrund der Analyse. Mit vergleichbaren Messmethoden und umfassenden Bechmark-Werten erstellte Detecon eine Gap-Analyse zu Best-In-Class Unternehmen. In einem weiteren Schritt wurden an Hand der 33 Detecon Effizienz-Hebel konkrete Maßnahmen zur Steigerung der No-Touch Rate abgeleitet, die im Rahmen von Folgeprojekten umgesetzt wurden. T-Systems Save 4 Service Programm Cluster G&A Als Bestandteil des Programms S4S galt es im Workstream G&A and Business Model die Effizienz der Querschnittsfunktionen (HR, Finance, etc.) zu steigern und signifikante Kostensenkungsprogramme zu heben. Mit der inhaltlichen Programmleitung (PMO) wurden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung erfolgreich und zeitgerecht umgesetzt. Prüfung vorhandener und Generierung neuer Maßnahmen inkl. Budgetzuordnung und Zeitplanung für G&A Gesamt sowie in Secure T-Systems Save 4 Service Programm Cluster ICTO Im Rahmen des S4S Programms hat Detecon die Gesamtsteuerung aller S4S Initiativen in der ICTO übernommen. Hierbei wurden alle Effizienzpotentiale in den ICTO Service Lines wie auch Service Line übergreifend identifiziert, analysiert, bewertet und in den Stage Gate Prozess überführt. Abschließend wurde das Commitment der verantwortlichen Entscheidungsträger dokumentiert 13

14 Contact Kontaktinformation sheet Detecon International GmbH Marc Wagner Head of Group Cost Optimization & Restructuring Oberkasseler Str Bonn Germany Phone ( ) Mobile ( ) Marc.Wagner@detecon.com info@detecon.com Aufsichtsrat: Dietmar Wendt (Vorsitz) Geschäftsführung: Francis Deprez (Vorsitz) Andreas Baumann Handelsregister: Amtsgericht Bonn HRB 2093 Sitz der Gesellschaft: Bonn 14