Minutes of the board meeting of Capistrano Community held Monday September 10 th 2012 at the administrators office Nerja.

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1 Minutes of the board meeting of Capistrano Community held Monday September 10 th 2012 at the administrators office Nerja. Present at the meeting were Audrey White President, Jan Saaf Vice president, Timo Rautava Board member,leif Broberg owner and economic expert appointed by the president, Javier Garcia Administrator, Susana assisting the administrator and Pilar Pascual the community lawyer. Board members Lena Ludtke and Micheal Pierse were both available for the board meeting by way of Skype but due to technical problems they could not be in attendance. The meeting started at Apologies were made for the technical problems, a solution to which will be addressed before the next meeting. Economy and finance Following two visits by Jan Saaf and Leif Broberg to the offices of Marellos and the report of theirfindings the following items were discussed: - Review of financial documents delivered by Isabel Ortega - Decision on future action for financial reports 2009, 2010, Review of financial documents for the current year: - Questions to Javi and requirements on the book-keeping system. - Balance- and Result reports as per August 31 - Summary of actions to be taken regarding Finance and Economy. The board agreed that to reconstruct the financial documentation delivered by Isabel Ortega was not feasible from a time and cost point of view. The board agreed that the underlying documents have to be accepted and that the financial reports will be corrected concerning in and outgoing balances and technical book keeping faults. The board therefore decided to recommend to the community that these financial reports for the years 2009,2010,and 2011 should be approved at the AGM These reports will now contain the figures from the general ledger. Requirements for the book keeping system Recommendations were made to the BOA regarding the book keeping system by Mr. Broberg and Jan Saaf. Following discussions and the need for clarity for owners both Mr. Broberg and Mr. Saaf recommended to the board that the following be agreed, Sequential control exist by printing out a daily entry journal as this shows an unbroken chain of verifications. Every document must have a verification number with an unbroken chain. There will be one number to show the automatic 2 1/2% discount for prompt payment. There will be one number representing the 10% automatic penalty for late payment.

2 There will be a schedule showing where all documents are. There will be no transactions without documents. The administrator will report all outstanding invoices to the BOA. The above minimum procedures were approved by the BOA and agreed by Javi. The administrator welcomed the input from the committee and agreed to review the financial reporting procedures on an ongoing basis with the board assisted by Mr. Broberg to ensure that the needs of the community are met. Javi reported that balance and result reports will be provided following further checks. Javi gave examples of the difficulties he has experienced in setting up the accounts and is committed to providing the virtual 24 hour office to owners in the very near future. Mr. Broberg and Mr. Saaf expressed their appreciation for the support given by Susana whom they found hard working and cooperative. Mr. Broberg was thanked for providing his time and skills in advising the board for the benefit of the community. Debts Pilar reported that she was now in possession of documentation regarding ongoing court action against owners and believed there may be more. Pilar agreed to summarise each situation and to report on a regular basis to the BOA providing details of the progress through the court and a summary of ongoing costs which will be charged to the owner who is in debt.this information provides a good incentive to persuade owners to pay their fees. Pilar agreed to provide a summary to the president shortly. It was agreed that a rigorous systematic procedure be adopted. Gating The administrator and lawyer approved the No Access sign to be placed at the Beach entrance to our community. Website It was agreed that there be a link to the website of the administrator from the community website. Due to time restrictions other items on the agenda will be discussed at the next board meeting. Meeting closed - the next board meeting to be organised by . Acta de la reunión del comité de la comunidad Capistrano Playa, del Lunes, 10 de septiembre 2012, en la oficina de la administración en Nerja. Asistieron a la reunión Audrey White - Presidente, Jan Saaf - Vicepresidente, Timo Rautava miembro del comité, Leif Broberg propietario y experto economista asignado por el presidente, Javier Garcia- Administrador, Susana asistente del administrador y Pilar Pascual abogada de la comunidad.

3 Los miembros del comité Lena Ludtke y Micheal Pierse estaban ambos disponibles para asistir a la reunión a través de Skype, pero debido a problemas técnicos no se pudo obtener una conexión. La reunión fue iniciada a las Se pidieron disculpas por los problemas técnicos, se buscará una solución para la próxima reunión. Economía y finanzas Después de dos visitas de Jan Saaf y Leif Broberg a la oficina de Marrelo y su informe sobre lo que pudieran encontrar en los documentos, se discutieron los siguientes puntos: -Revisión de los documentos/cuentas entregados por Isabel Ortega - Decisión sobre acciones futuras para las cuentas anuales 2009, 2010, Revisión de los documentos del año en curso - Preguntas a Javi y requisitos para la contabilidad. - Informe de cuentas a 31 de agosto - Resumen de actuación referente a las finazas y la economía. El comité acordó que reconstruir la documentación de años anteriores que fueron entregados por Isabel Ortega no era factible desde un punto de vista económico de tiempo. El comité acordó que había que aceptar la documentación y las cuentas y que solamente se corregirán los informes económicos y los balances de contabilidad además de unos fallos de contabilidad básicos. El comité decidió por ello recomendar a la comunidad que las cuentas para los años 2009, 2010 y 2011 se aprueben en la próxima Junta Dichos informes de cuentas coincidirán ahora con las cifras del libro mayor. Requisitos para el sistema de contabilidad El Sr. Broberg y el Sr. Jan Saaf hicieron recomendaciones al comité referente al sistema de contabilidad. Seguido a discusiones sobre la necesidad de claridad para los propietarios ambos, el Sr. Broberg y el Sr. Saaf, recomendaron al comité que se acuerde lo siguiente: Control secuencial a través de la impresión de un libro diario de entradas ya que este presenta una cadena in-interrumpida de nº de verificación. Cada documento debe tener un nº de verificación en una cadena in-interrumpida Habrá un nº para representar el descuento automático del 2,5% para pagos a tiempo. Habrá un nº para representar el incremento automático del 10% para pagos fuera de plazo. Habrá un listado indicando dónde se encuentra cada documento. No habrá transacción sin documento respectivo. El administrador informará sobre todas las facturas pendientes al BOA. Estos requisitos básicos fueron aprobados por el BOA y aceptados por Javi.

4 El administrador agradece la colaboración del comité y acordó revisar periódicamente la forma de elaboración y presentación de las cuentas con el comité asistido por el Sr. Broberg para asegurar que se ajustan a las necesidades de la comunidad. Javi informó que las cuentas serán presentadas en breve tras unas comprobaciones pendientes. Javi dio ejemplos de las dificultades que había encontrado a la hora de abrir la contabilidad y se comprometió a darles a los propietarios acceso a la oficina virtual 24h en un futuro muy próximo. Los Sres. Broberg y Saaf expresaron so aprecio por el soporte que habían recibido de Susana, quien consideran muy trabajadora y cooperativa. Se le dio las gracias al Sr. Broberg por emplear sus conocimientos y su tiempo en asistir al comité en beneficio de la comunidad. Deudas Pilar informó que ahora estaba en posesión de la documentación referente a los juicios pendientes contra propietarios y cree que podría haber más. Pilar se ofreció a presentar un resumen de cada situación e informar al comité periódicamente sobre el progreso en el juzgado dando detalles sobre el estado de los procedimientos y los gastos que se van acumulando para el deudor. Esta información puede proporcionar un buen incentivo para persuadir los deudores a pagar sus cuotas. Pilar prometió preparar en breve un informe para la presidenta. Se acordó adoptar un procedimiento sistemático y rigoroso. Vallado El administrador y la abogada aprobaron la instalación de una señal indicando ACESO PROHIBIDO en la entrada de la playa a nuestra comunidad. Página Web Se acordó que se pondría un enlace a la página Web de la administración desde la página Web de la comunidad. Debido a la falta de tiempo se aplazó la discusión de otros asuntos en el orden del día para la próxima reunión del comité. La reunión fue terminada quedando pendiente la organización de la próxima reunión por . Protokoll des BOA Meetings der Gemeinschaft Capistrano Playa vom Montag, 10. September 2012 im Büro der Verwaltung in Nerja. Anwesend an der Versammlung waren Audrey White - Präsidentin, Jan Saaf - Vizepräsident, Timo Rautava BOA Mitglied,Leif Broberg Eigentümer und Wirtschaftsexpert zugezogen durch die Präsidentin, Javier García Verwalter, Susanna Assistentin des Verwalters und Pilar Pascual Anwältin der Gemeinschaft. BOA Mitglieder Lena Ludtke und Micheal Pierse waren beide verfügbar für die Teilnahme an der Versammlung über Skype, was jedoch leider wegen technischen Problemen nicht möglich war.

5 Die Versammlung begann um Man entschuldigte sich für die technischen Probleme, welche vor der nächsten Versammlung gelöst werden sollten. Wirtschaft und Finanzen Nach zwei Besuchen von Jan Saaf und Leif Broberg im Büro von Marrelo und einem Bericht über deren Eindrücke, wurden folgende Angelegenheiten diskutiert: - Überarbeitung der finanziellen Dokumente ausgehändigt von Isabel Ortega - Entscheidung über zukünftige Handlungen in bezug auf die Abrechnungen für 2009, 2010, Überarbeitung der finanziellen Dokumente für das aktuelle Rechnungsjahr: - Fragen an Javi und Voraussetzungen für das Buchhaltungs-System. - Kontenabrechnungen per 31. August - Zusammenfassung der auszuführenden Handlungen in bezug auf die Finanzen. Das BOA stimmte überein darin, dass es aus finanziellen und zeitlichen Gründen keinen Sinn mache, die von Isabel Ortega übergebene Buchhaltung zu rekonstruieren. Das BOA entschied, dass die vorliegenden Dokumente akzeptiert werden müssen und dass die Finanzberichte nur in bezug auf Salden und technische Buchhaltungsfehler berichtigt werden sollen. Das BOA beschloss daher, der Gemeinschaft zu empfehlen, diese Finanzberichte für die Jahre 2009, 2010 und 2011 an der kommenden Jahresversammlung offiziell anzunehmen. Diese Finanzberichte werden nicht mit den Zahlen der generellen Buchhaltung übereinstimmen. Anforderungen an das Buchhaltungs-System Herr Broberg und Herr Saaf machten dem BOA Empfehlungen in bezug auf das Buchhaltungs-System. Nach Diskussion derselben und in anbetracht des Bedarfs an Klarheit für die Eigentümer, empfehlten beide, Herr Broberg und Herr Saaf, die nachfolgenden Punkte: Es soll eine Sequez-Kontrolle existieren mittels einem Tages-Eingangs-Bericht welcher ununterbrochene Kontrollnummern aufweist. Jedes Dokument muss eine Kontrollnummer haben in einer ununterbrochenen Sequenz. Es wird eine Nummer geben, welche die automatischen 2,5% Rabatte zusammenfasst. Es wird eine Nummer geben, welche die 10% Aufschläge für Zahlungsverzüger zusammenfasst. Es wird eine Liste geben mit Anweisungen, wo jedes Dokument zu finden ist. Es wird keine Transaktion ohne respektives Dokument geben. Der Verwalter wird das BOA über alle ausstehenden Rechnungen informieren Diese minimalen Anforderungen wurden vom BOA angenommen und Javi ist mit der Ausführung derselben einverstanden. Der Verwalter dankte für die Anregungen des BOA und ist bereit, die Finanzberichte und Kontenführung periodisch mit dem BOA, unter Mithilfe von Herrn Broberg,

6 durchzusehen um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Gemeinschaft entsprechen. Javi informierte, dass die ersten Konten und Finanzberichte nach einigen Abklärung fertig sein werden. Javi gab Beispiele der Schwierigkeiten, die er vorgefunden hatte beim Erstellen der Buchhaltung und hat sich verpflichtet das virtuelle Verwaltugsbüro 24h in Kürze für die Eigentümer zugänglich zu machen. Herr Broberg und Herr Saaf gaben ihrer Wertschätzung für Susanna s Unterstützung ausdruck, welche sie als hart arbeitend und kooperativ beurteilten. Man dankte Herrn Broberg dafür, dass er seine Zeit und Fähigkeiten dem BOA zum Wohle der Gemeinschaft zur Verfügung stellt. Schulden Pilar informierte, das Sie jetzt im Besitz der Dokumente bezüglich der laufenden Gerichtsprozesse ist, dass sie jedoch glaubt, es könnte noch weitere geben. Pilar offerierte eine Zusammenfassung der Situation jedes einzelnen Prozesses zue erstellen und das BOA regelmässig über deren Zustand zu informieren mit Details über die Fortschritte vor Gericht und auffallenden Kosten, welche den Schuldnern in Rechnung gestellt werden. Diese Information liefert einen guten Antrieb für die Eigentümer, damit diese ihre Umlagen bezahlen. Pilar versprach der Präsidentin bald einen Bericht zukommen zu lassen. Es wurde angenommen, ein riguröses systematisches Verfahren anzuwenden. Einzäunen Der Verwalter und die Anwältin stimmten dem Anbringen eines Schildes Kein Zugang am Strand-Eingang zu unserer Gemeinschaft zu. Webseite Es wurde bestimmt, dass ein Link zur Webseite des Verwalters auf der Gemeinschaftswebseite angebracht werden würde. Wegen Zeitproblemen mussten andere Angelegenheiten auf der Tagesordnung auf die kommende BOA Versammlung verschoben werden. Versammlung wurde geschlossen die kommende BOA Versammlung wird per organisiert werden.

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