Hallo Übersicht! Praxis-Tipps zur Dateiablage

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1 Hallo Übersicht! Praxis-Tipps zur Dateiablage Es gibt auch an Ihrem PC-Arbeitsplatz eine persönliche Dateiverwaltung, die Sie selbst im Griff haben müssen, die nicht den unternehmensinternen Regelungen unterworfen ist. Die folgenden Praxis-Tipps zeigen Ihnen ein paar Kniffe zur komfortablen Handhabung dieser Dateien an die Sie bisher möglicherweise nicht gedacht haben. Klären Sie gegebenenfalls mit dem zuständigen Verantwortlichen, inwieweit die Praxis-Tipps in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen dürfen. Die Praxis-Tipps setzen voraus, dass Ihnen der selbstständige Umgang mit Dateien und Ordnern vertraut ist und Sie mit einem Betriebssystem Windows 2000 oder XP arbeiten. Kleinigkeiten notieren und auf Anhieb wieder finden Eine solche Kleinigkeit könnte sein: die Durchwahl eines Ansprechpartners der uns bei einem Problem so kenntnisreich weiter helfen konnte, von der wir aber nicht wissen, ob wir sie je wieder brauchen werden, weil ein solches Problem vielleicht nie mehr auftritt, oder vielleicht erst in 5 Jahren? Oder die Vorgehensweise, die Herr Maier für den Ausnahmefall beschrieben hat und was es sonst noch an nützlichen kleinen Informationen gibt, die wir in bestimmten, seltenen Situationen dann ganz schnell zur Verfügung haben möchten. Diese Informationen haben folgendes gemeinsam: Sie passen nicht in ein vorhandenes Ordnungssystem oder gehen darin unter. So können Sie die Durchwahl des kenntnisreichen Ansprechpartners natürlich in der üblichen Adressverwaltung speichern, aber wissen Sie im Bedarfsfall noch den Namen? Wir brauchen die Informationen unter Umständen sehr lange nicht, dann aber sollte sie ohne Umschweife sofort verfügbar sein. Wir heben diese Informationen nur auf, weil wir eine ganz besti mmte Idee von der Verwendung haben. Wir wissen genau, in welcher Situation wir diese Information suchen werden. 1. Legen Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner an in dem Sie künftig diese Informationen ablegen werden. 2. Geben Sie dem Ordner einen griffigen Namen, wie Pinwand oder Gesucht Gefunden oder Schlaumeier. 3. Legen Sie für jede Information eine eigene Datei an und wählen Sie den Namen nach folgenden Überlegungen: Was wird passiert sein, wenn ich nach dieser Information suchen werde? Welchen Begriff verbinde ich automatisch mit dieser Situation und nur mit dieser? Läßt sich die Information vielleicht schon im Dateinamen unterbringen? Sie könnten zum Beispiel eine Datei mit folgendem Namen anlegen: 'Wenn TONER LEER die anrufen.txt'. Kleinigkeiten notieren und auf Anhieb wieder finden Seite 1

2 Wechselnde Dateien immer gleich öffnen Angenommen während des laufenden Quartals führen Sie ein formlose Liste mit den bereits eingereichten Reisekostenbelegen. Diese Liste gilt dann zum Quartalswechsel als abgeschlossen und Sie legen eine neue Datei für das aktuelle Quartal an. Diese Datei hat also immer dasselbe Thema, der Dateinamen ändert sich aber monatlich in der Quartalsbezeichnung. 1. Legen Sie auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zur aktuellen Datei an. 2. Geben Sie der Verknüpfung einen quartalsunabhängigen Namen, wie Reisekosten Beleg Eingang. 3. Legen Sie im neuen Quartal wie üblich die neue Datei an. 4. Ändern Sie dann das Ziel der Verknüpfung Reisekosten Beleg Eingang auf Ihrem Desktop: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung Wählen Sie Eigenschaften Passen Sie den Dateinamen im Eingabefeld Ziel: an. Klicken Sie Ok. Es kann auch sinnvoll sein, dass die Datei erst mit Abschluss des Quartals den quartalsabhängigen Namen bekommt. In dem Fall heißt die aktuelle Datei für die laufenden Eintragungen dann Laufender Reisekosten Beleg Eingang und wird erst nach Abschluss des Quartals umbenannt in: Reisekosten Beleg Eingang 2006/01. Kryptische, lange Dateinamen fehlerlos übernehmen Angenommen, der Service-Betreuer fordert Sie auf ihm den Namen der letzten Fehler-Log-Datei zu schicken, damit er sich um das von Ihnen gemeldete Problem kümmern kann. Fehler-Log-Dateien haben gerne so etwas kryptische Dateinamen wie '_errlogsevere# 34A91 0ad_t9921~L.log'. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Datei an. 2. Wählen Sie Umbenennen. 3. Drücken Sie die Tastenkombination Strg C. Der blau unterlegte Dateiname ist nun in der Zwischenablage verfügbar. 4. Drücken Sie die Tastenkombination Strg V in der Textdatei in der Sie den Dateinamen haben wollen. Das kann natürlich auch hilfreich sein um Dateien mit einem gleichbleibenden Namensteil bequem umzubenennen. Zum Beispiel können Sie den Namensteil EingRechnung_MaierKG von der Datei EingRechnung_MaierKG wie oben beschrieben in die Zwischenablage legen und dann alle Eingangsrechnungen der Maier KG mit diesem Namensteil versehen indem Sie beim Umbenennen die Zwischenablage durch Strg V einfügen. Kryptische, lange Dateinamen fehlerlos übernehmen Seite 2

3 Alle Ordner- und Unterordnernamen fehlerlos übernehmen Stellen Sie sich vor, Ihr PC wird künftig in einen automatischen Backup-Lauf mit berücksichtigt, bei dem regelmäßige Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellt werden. Der Service-Techniker möchte von Ihnen nun die Ordner wissen, die er für die Sicherung mit berücksichtigen soll. Sie müssen also den kompletten Pfad angeben, alle Ordner die letztlich zu dem gewünschten Ordner führen. Vorgehensweise für Windows XP ab Seite 5! für Windows 2000 gilt: Im Explorer-Fenster wird standardmäßig in der so genannten Adressleiste der vollständige Pfad, also alle Ordner bis zum gesuchten, angezeigt: 1. Klicken Sie sich bis zum gewünschten Ordner durch. 2. Markieren Sie die Angabe im Feld Adresse 3. Drücken Sie die Tastenkombination Strg C. Der Pfad ist nun in der Zwischenablage verfügbar. 4. Drücken Sie die Tastenkombination Strg V in der Textdatei in der Sie den Pfad angeben wollen. So ändern Sie die Einstellung, wenn die Adressleiste nicht den vollständigen Pfad anzeigt: Alle Ordner- und Unterordnernamen fehlerlos übernehmen Seite 3

4 für Windows 2000 gilt: Ordneroptionen anpassen, damit der vollständige Pfad in der Adressleiste steht: 1. Klicken Sie den Reiter Ansicht an und blättern Sie im Fenster Erweiterte Einstellungen nach unten. 2. Klicken Sie die Option Vollständigen Pfad in der Adressleiste anzeigen an. 3. Klicken Sie OK. Der vollständige Pfad steht nun im Explorer-Fenster im Feld Adresse und Sie können die Angabe markieren und kopieren, wie oben beschrieben. Alle Ordner- und Unterordnernamen fehlerlos übernehmen Seite 4

5 für Windows XP gilt: Im Explorer-Fenster wird standardmäßig keine Adressleiste angezeigt, nur in der Titelleiste wird der aktuelle Unterordner angezeigt. So ändern Sie diese Einstellung: Die Adressleiste wird nun angezeigt. Damit dort der vollständige Pfad angegeben wird gehen Sie wie folgt vor: Alle Ordner- und Unterordnernamen fehlerlos übernehmen Seite 5

6 für Windows XP gilt: Ordneroptionen anpassen, damit der vollständige Pfad in der Adressleiste steht: 1. Klicken Sie den Reiter Ansicht an und blättern Sie im Fenster Erweiterte Einstellungen nach unten. 2. Klicken Sie die Option Vollständigen Pfad in der Adressleiste anzeigen an. 3. Klicken Sie OK. Der vollständige Pfad steht nun im Explorer-Fenster im Feld Adresse. 1. Klicken Sie sich bis zum gewünschten Ordner durch. 2. Markieren Sie die Angabe im Feld Adresse 3. Drücken Sie die Tastenkombination Strg C. Der Pfad ist nun in der Zwischenablage verfügbar. 4. Drücken Sie die Tastenkombination Strg V in der Textdatei in der Sie den Pfad angeben wollen. Alle Ordner- und Unterordnernamen fehlerlos übernehmen Seite 6

7 Dateien über ein aktives Verzeichnis öffnen Seien wir mal ehrlich: Es sind so viele Informationen zu verwalten, so unzählige Dateien und Ordner, dass es nicht leicht ist den Überblick zu behalten. Wenn wir Dateien selten benötigen, müssen wir uns oft auf eine zeitraubende Suche begeben, bevor wir das gewünschte Ziel erreicht haben. Für diese Dateien können Sie sich ein Verzeichnis anlegen, mit ausreichendem Platz zur persönlichen Beschreibung: 1. Legen Sie ein neues Word-Dokument oder eine neue Excel-Tabelle an. Je nachdem, mit welchem Format Sie vertrauter sind. Im Word empfiehlt es sich eine Tabelle anzulegen: 2. Versehen Sie die Eintragungen mit einem Datum und fügen Sie die neuen Einträge immer oben ein. 3. Geben Sie die Beschreibung und geeignete Stichworte ein, unter denen Sie die Datei suchen würden. 4. Fügen Sie einen Link auf die Datei ein. Klicken Sie in der Menü-Leiste auf Einfügen und wählen Sie Hyperlink aus: Geben Sie eine kurze Bezeichnung an unter der dieser Link auf die Datei in Ihrem Verzeichnis stehen soll, so wie Froschkönig im obigen Beispiel. Über Durchsuchen Datei können Sie die gewünschte Datei wie gewohnt auswählen. Am Besten ist es, wenn beim Dateityp Alle Dateien (*.*) eingestellt ist. Sie können den Hyperlink auf alle Dateitypen setzen, die Sie an Ihrem PC öffnen können. Klicken Sie OK. Dateien über ein aktives Verzeichnis öffnen Seite 7

8 Durch selbst gewählte Icons schneller fündig werden Ordner und Dateien gleicher Art tragen eigentich immer dasselbe Icon und wir müssen den jeweiligen Namen lesen um zu wissen, um welchen Ordner, welche Datei es sich handelt. Schneller finden wir den richtigen Ordner, die richtige Datei, wenn wir sie mit einem Icon verknüpfen. für Windows 2000 gilt: 1. Legen Sie eine Verknüpfung zu dem gewünschten Ordner oder der gewünschten Datei an. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung. 3. Wählen Sie Eigenschaften. 4. Klicken Sie auf den Reiter Verknüpfung. 5. Klicken Sie die Schaltfläche Anderes Symbol Wählen Sie aus den angebotenen Symbolen ein passendes aus. 7. Legen Sie die Verknüpfung auf den Desktop oder in einen anderen Ordner Ihrer Wahl. für Windows XP gilt: 1. Legen Sie eine Verknüpfung zu dem gewünschten Ordner oder der gewünschten Datei an. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung. 3. Wählen Sie Eigenschaften. 4. Klicken Sie auf den Reiter Verknüpfung. 5. Klicken Sie die Schaltfläche Anderes Symbol Wählen Sie aus den angebotenen Symbolen ein passendes aus. 7. Legen Sie die Verknüpfung auf den Desktop oder in einen anderen Ordner Ihrer Wahl. Bei Windows XP, können Sie Ordnern auch direkt ein anderes Icon zuweisen oder ihnen für die Miniaturansicht ein Bild aufkleben : 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. 2. Wählen Sie Eigenschaften. 3. Klicken Sie auf den Reiter Anpassen. 4. Klicken Sie die Schaltfläche Anderes Symbol Wählen Sie aus den angebotenen Symbolen ein passendes aus. Durch selbst gewählte Icons schneller fündig werden Seite 8

9 Eine Regel aus der Verständlichkeitsforschung nutzen In unseren Ordnern finden wir uns bis zu einer gewissen Menge an Dateien eigentlich sehr gut zurecht. Richtig schwierig wird es erst wenn wir längere Zeit nicht mehr mit diesen Dateien gearbeitet haben, oder wenn unsere Vertretung dort etwas finden soll. Die Verständlichkeitsforschung konnte anhand geeigneter Tests sicher belegen, dass die menschliche Aufnahmefähigkeit auf ± 7 unterschiedliche Objekte geeicht ist. Das heißt, dass die Suche nach einer bestimmten Datei in einem Ordner mit 30 verschiedenen Dateien uns ziemlich viel Gehirnschmalz und Zeit abverlangt. 1. Vergeben Sie beim Benennen einer neuen Datei ein allgemein gehaltenes Prefix: INFO-, ZUSATZ-, BRIEF- oder dergleichen. 2. Nutzen Sie bei weiteren neuen Dateien ein schon vorhandenes Prefix, sofern es sinngemäß passt. Sie erzielen damit eine automatische Bündelung Ihrer Dateien, ohne zusätzlichen Aufwand. Vergleichen Sie selbst, wie ein Ordner durch diese Methode schon viel übersichtlicher werden kann (das Beispiel könnte ein Ordner an einem privaten Heim-PC sein): ohne Dateinamensprefixe: mit Dateinamensprefixen: Viel Erfolg bei der Dateiorganisation! Eine Regel aus der Verständlichkeitsforschung nutzen Seite 9

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