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1 IHK Reihe: Ich mache mich selbstständig Branchen Informationen kompakt Bürodienstleistungen Stand: Mai 2014 Seite 1

2 Ansprechpartner der IHK Cottbus Industrie- und Handelskammer Cottbus Cottbus Goethestraße 1 Tel.: Fax: Internet: Geschäftsstellen: Cottbus/Spree-Neiße Heidrun Schöpe Goethestraße 1 Geschäftsstelle Cottbus/Spree-Neiße Tel.: Tel.: Fax: Schönefeld Carmen Struck Mittelstraße 5 Geschäftsstelle Schönefeld Tel.: Tel.: Fax: Senftenberg Marcel Petermann Schulstraße 2-8 Geschäftsstelle Senftenberg Tel.: Tel.: Fax: Herzberg Stefanie Richter Torgauer Straße Geschäftsstelle Herzberg Tel.: Tel.: Fax: Seite 2

3 Einleitung Im Rahmen der Planung zur Existenzgründung ist es wichtig, sich einen Überblick über das bestehende Angebot und den Bedarf zu verschaffen. Dabei übernehmen die Industrie- und Handelskammern die wichtige Aufgabe der umfassenden Beratung der Unternehmen und Existenzgründer. Inhalte der Beratung sind u.a. die Möglichkeiten der öffentlichen Finanzierungshilfen, Fragen des Gewerberechts, allgemeine Rechtsfragen, Markt- und Wettbewerbschancen, Standortfragen, etc. Die Industrie- und Handelskammer Cottbus bietet darüber hinaus angehenden und bestehenden Unternehmen vertiefende Beratungsgespräche an. Außerdem halten wir ein umfangreiches Informationsund Seminarangebot vor. Das Spektrum reicht dabei von Gründerseminaren bis hin zu fachspezifischen Veranstaltungen. Hinweis: Diese Daten stellen Basisinformationen dar und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Inhaltsverzeichnis Seite Ansprechpartner der IHK Cottbus... 2 Einleitung... 3 Bürodienstleistungen... 4 Angebote... 4 Grundkonzepte der Bürodienstleistung... 4 Technische Ausstattung... 5 Kundenansprache... 5 Standortwahl... 5 Gründungsformalitäten/Zulassungsvoraussetzungen... 5 Seite 3

4 Bürodienstleistungen In den letzten Jahren haben Büroservice- bzw. Mietbürounternehmen kräftig expandiert und sind inzwischen als eigenständige Branche etabliert und anerkannt. Der Büroservice bietet im Wesentlichen einen Telefon-, Fax- und Postdienst, Rechnungslegung und Mahnwesen oder auch die Vermietung kompletter Büros mit angeschlossenem Sekretariat an. Die Auswahl der Kunden hat entsprechend den vorhandenen Spezialkenntnissen zu erfolgen. Als potentielle Kunden können vor allem kleine und mittlere Unternehmen wie beispielsweise Freiberufler, kleine Fertigungsbetriebe oder sonstige Dienstleister zählen, da sie dadurch Personalkosten sparen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Bereits in der Startphase sind sehr gute Branchenkenntnisse sowie Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich notwendig. Dies hilft, um sich von der großen Anzahl kleiner Schreibbüros abzugrenzen. Je nach persönlichen Möglichkeiten und zur Verfügung stehenden Investitionsvermögen bieten sich für Existenzgründer vielseitige Einstiegsmöglichkeiten. Der Büroservice kann mit einem Telefondienst und der Erledigung der Post von Zuhause aus gestartet werden. Klein anzufangen hält zwar das Risiko überschaubar, es mindert aber auch die anfänglichen Gewinnchancen. Weiterhin ist es für einen Anbieter eines Büroservices empfehlenswert, einen guten Überblick über die notwendigen Versicherungen, über die Postgebühren sowie anderen Versandmöglichkeiten zu besitzen. Zusätzlich ist die Beherrschung einer oder mehrerer Fremdsprachen in Wort und Schrift bzw. die Spezialisierung auf bestimmte Kundengruppen und besondere Serviceleistungen von Vorteil. Angebote Zu den Angeboten der Bürodienstleister gehören: Telefondienst Postservice Korrespondenz/Schreibarbeiten Telefaxdienst Zusatzleistungen Grundkonzepte der Bürodienstleistung Bei den Bürodienstleistungen haben sich je nach Angebot 2 Grundkonzepte bewährt: Kleines Konzept Dem Kunden wird beispielsweise ein Service in Form einer Geschäftsadresse inklusive Post, Telefon- und Fax, Sekretariat, Übersetzung, Ausdruck oder Fotokopie angeboten. Dies kann einzeln aber auch in unterschiedlichsten Kombinationsmöglichkeiten angeboten werden. Großes Konzept Im Gegensatz zum kleinen Konzept wird beim großen Konzept ein komplettes Büro angeboten. Der Anbieter verfügt zumeist über mehrere Einzelbüros, die von einem gemeinsamen Sekretariat betreut werden. Zum normalen Service des Bürodienstleisters werden zusätzliche Bereiche wie beispielsweise die Mehrsprachigkeit, andere Kommunikationswege oder eine komplexere Telefonanlage zur Verfügung gestellt. Seite 4

5 Technische Ausstattung Je nach Auswahl des entsprechenden Konzeptes ergibt sich der jeweilige Investitionsbedarf. Beim Kleinen Konzept genügen dem Existenzgründer anfänglich in der Regel ein Computer, Drucker, Telefon mit Anrufbeantworter, Fax, Kopierer und Scanner. Hinzu kommen Kosten für die entsprechende Einrichtung und die Ausstattung an Büromaterial. Es wird empfohlen, sich bereits längere Zeit vor der Selbständigkeit mit verschiedenen Bürogeräteanbietern bzw. Telekommunikationsanbietern in Verbindung zu setzen, um sich ausführlich beraten zu lassen. Kundenansprache Bei der Kundengewinnung reicht das Inserat in der Tageszeitung allein nicht aus. Besonders das Internet mit seinen vielen Suchmaschinen stellt für den Bürodienstleister eine wichtige Art der Werbung dar. Wichtig ist, bereits im Vorfeld seine potentiellen Kunden zu kennen, um den Bedarf an Büroleistungen identifizieren und sich somit auf bestimmte Bereiche konzentrieren zu können. Eine repräsentative Homepage im Internet sowie die Telefonnummer auf der Visitenkarte bilden dabei die Grundlage eines wesentlichen Marketings. Standortwahl Trotz dem steigenden Konkurrenzdruck haben sich Ballungszentren für Bürodienstleister bewährt. Die Großstädte bieten den Vorteil, dass dort die entsprechende Zielgruppe der Freiberufler und kleinen Gewerbetreibenden ansässig ist. Dies erhöht wesentlich die Chance einer erfolgreichen Existenzgründung als Bürodienstleister. Nicht nur für den Büroservice sondern auch bei Mietbüros ist eine Adresse in der Innenstadt von Vorteil, da viele Firmen eine repräsentative Firmenadresse bevorzugen. Aber auch Standorte mit einer guten Verkehrsanbindung, d.h. beispielsweise Stadtrandlagen mit direktem Autobahnanschluss oder in unmittelbarer Umgebung von größeren Verkehrsflughäfen eignen sich gut als Standort von Mietbüros. Gründungsformalitäten/Zulassungsvoraussetzungen Der Beginn der gewerblichen Tätigkeit muss bei dem für den Sitz des Unternehmens zuständigen Gemeindeamt angemeldet werden. Gleich ob der Bürodienstleister nebenberuflich oder voll einsteigen will, ist die Gewerbeanmeldung erforderlich. Das Gewerbeamt informiert das zuständige Finanzamt sowie die Industrie- und Handelskammer über die Existenzgründung. Der Bürodienstleister sollte sicherstellen, dass er für mehrere Auftraggeber tätig ist, da sonst das Risiko der Scheinselbständigkeit sehr hoch ist. Eine vorliegende Scheinselbständigkeit hätte für den Existenzgründer sozialversicherungsrechtliche, arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und gewerberechtliche Folgen zu bedeuten. Seite 5

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