Jubiläumsabo März / April 2012 Jubiläumsausgabe #1-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN:

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1 Nur jetzt! Jubiläumsabo März / April 2012 Jubiläumsausgabe #1-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN: Strategien für Erfolg Dokumentenmanagement mit SharePoint: Neue Perspektiven Special Records Management Basics & New Ideas Anzeige Mobile Informationsplattform mit

2 Anzeige Thema Nur jetzt! Jubiläumsabo März / April 2012 Jubiläumsausgabe #1-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN: Strategien für Erfolg Komponente für das unternehmensweite Informationsmanagement Dokumentenmanagement mit SharePoint: Neue Perspektiven Special Records Management Basics & New Ideas Mobile Informationsplattform mit Dr. Uwe Crenze ist seit 1993 geschäftsführender Gesellschafter der in Dresden ansässigen interface:business Unternehmensgruppe. Er ist seit über 30 Jahren in der IT tätig. Nach Berufsausbildung und Studium promovierte er auf dem Gebiet der Simulation hochintegrierter Schaltkreise. Im Unternehmensbereich interface:projects ist er insbesondere für die strategische Ausrichtung des eigenen Enterprise Search Produktes inter:gator verantwortlich Suchen hat traditionell einen negativen Beigeschmack. Wer suchen muss, hält nicht Ordnung. Die Prioritäten scheinen damit klar gesetzt zu sein: erst Ordnung halten, dann notfalls Suchen. In Zeiten gestiegener Compliance-Anforderungen stehen Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit im Vordergrund. Suche ist in diesem Kontext der Todfeind, da sie vermeintlich zur Unordnung erzieht. Doch dieses ambivalente Weltbild bricht gerade zusammen. ist auf dem deutschen Markt angekommen. Ihr Potential gerät beim Aufbau von Informationssystemen stärker denn je in den Fokus. Dazu haben mehrere Faktoren beigetragen. Die umfangreiche Nutzung von Internetsuchmaschinen hat das Bedürfnis nach Suchtechnologien auch für unternehmensinterne Inhalte gefördert. Ein weiterer Einflussfaktor ergibt sich aus der Auseinandersetzung mit Enterprise 2.0-Lösungen. Das Aufbrechen von Informationssilos durch Social Software und der Umgang mit einfach bedienbaren Webapplikationen haben die Sehnsucht nach ähnlichen Ansätzen für alle Unternehmensinhalte genährt. Hierzu zählen insbesondere Social Search-Funktionalitäten, mit denen sich die Anwendungsfelder von Enterprise Search wirkungsvoll erweitern lassen. Universeller Informationszugriff systemübergreifend und mobil Suchen ist seit jeher eine elementare Funktion von Informationssystemen ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist sie als Mechanismus für den Informationszugriff unumgänglich. Dabei ist die Suche der einfachste und universellste Ansatz für den Zugriff auf große Informationsmengen 6 7

3 und ohne Suchmaschinen wäre die Fülle der über das Internet verfügbaren Inhalte nicht zugänglich zu machen. Aber ab einer bestimmten Menge an Informationsobjekten ist die Navigation (sprich Menüs) als Zugriffsmechanismus kein adäquates Mittel mehr. Gleichzeitig ist uns die qualitative Unzulänglichkeit der Suchergebnisse bewusst, da die Internetsuche bis zum heutige Tage mehr volltextorientiert als semantisch ist. dagegen kann Inhalte nicht nur nach Text, sondern gleichzeitig anhand von Metadaten indexieren. Dies geschieht systemübergreifend über verschiedenste IT-Systeme, Dokumentformate und Zugriffsprotokolle. Das muss selbstverständlich unter Berücksichtigung der den Applikationen innewohnenden Berechtigungssysteme geschehen. Ein systemübergreifend erstellter Index ermöglicht u. a. einen konsolidierten Zugriff auf alle geschäftsprozessrelevanten Informationen. In Verbindung mit einem personalisierbaren Portal lassen sich nutzergruppenorientiert Informationsströme kanalisieren. So können z. B. in einem Widget automatisch neue oder geänderte Vorschriften verfolgt werden ohne redaktionellen Aufwand. Ergänzt um ein für Smartphones geeignetes Front-End wird schließlich aus der Suche eine mobile Lösung für den unternehmensweiten Informationszugriff. In solchen Funktionalitäten liegt ein großes Potenzial, das weit über Suchen hinausgeht.!"#$%&$'(#&')*"&'+,-./&$0&'.$0&"'1,$0",22&3'4&5,"'&6'7.'6890'#60:' 5,$'(FGCH)IJK')/'-,60&$2,6&$'!.A*'L+&"'+,-./&$0&$M1$#%%&N' CME=#26',<&"'S&"0"9%&$K'

4 Thema Informationen s Dateien Wikis Zugriff auf benötigte Informationen Personalisierte Informationsversorgung Klassifikation Social & Semantic Search verbesserte Wiederauffindbarkeit von Informationen In der Diskussion um die Wirksamkeit von steht meist das Suchen im engeren Sinne im Mittelpunkt. Einen wesentlichen Anteil an der Zufriedenheit mit einer Suchlösung hat allerdings die vor dem Suchen durchzuführende Indexierung. Sie liefert die Datengrundlage für hilfreiche Funktionen einer nutzerfreundlichen Suchoberfläche, wie intuitive Filter für die Einschränkung von Suchergebnissen, die Generierung von Suchvorschlägen oder die automatische Vervollständigung von Suchbegriffen. Der Ausspruch: Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen! muss aus Sicht einer Suchmaschine genau umgekehrt lauten: Wer erfolgreich suchen will, braucht Ordnung! Jedes Metadatum entspricht einem Ordnungskriterium, das z. B. als Suchfilter (Facette) verwendet werden kann. Je mehr Ordnungskriterien vorhanden sind, desto flexibler kann eine Suche relevante Ergebnisse liefern. Dabei sind wichtige Metadaten oft schon mit den Inhalten verbunden z.b. das Datum der Erstellung eines Dokuments. Aus den vorhanden Metadaten und den Inhalten der Dokumente können automatisiert weitere Metadaten abgeleitet werden. Mit Hilfe maschineller Lernverfahren und hinterlegten Regeln wird aus der Indexierung eine Klassifizierung. Klassifikation und Verschlagwortung lassen sich nicht nur durch algorithmische Verfahren erzielen. Neben der Dokumentpflege durch Redakteure, Registratoren oder Archivare hat die Qualifikation von Inhalten durch die Nutzer einen höheren Stellenwert erhalten (Social Search). In der Analyse von Suchanfragen, Suchergebnissen und den aus ihnen erfolgten Zugriffen auf Dokumente lassen sich wertvolle Rückschlüsse für die Optimierung einer Suchlösung ziehen. Das betrifft nicht nur das Ranking von Suchergebnissen, sondern auch die Generierung von Suchvorschlägen und den Hinweis auf semantisch verwandte Informationen zu einem Suchtreffer. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Identifikation von Experten durch die Analyse der Themen der durch sie erstellten Dokumente. vs. Records Management Ambivalenz & Symbiose Im Gegensatz zu modularisierten ECM-Suiten wurde Enterprise Search bisher als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. 8 9

5 Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und gibt es mehr Synergien als Trennendes. Denn Records Management liefert für Enterprise Search einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klassifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedigende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Records Management liefert hierzu in zweifacher Hinsicht einen Beitrag: durch die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte. Es ist recht einfach, automatisch in einem Dokument Personennamen zu erkennen. Aber verlässlich den Autor beliebiger Dokumente zu ermitteln, ist praktisch unmöglich. Zumindest bei wichtigen Dokumenten müssen hierzu die Dokumenteigenschaften manuell gepflegt werden, z. B. beim Einchecken in ein Dokumentmanagement-System. Und noch eine Frage kann Enterprise Search nicht allein lösen welche Version eines Dokuments ist die aktuell verbindliche? Auch hier wünscht sich die Suchmaschine Hilfestellung durch Content Management. Damit ist das Potential der Symbiose aber noch nicht ausgeschöpft. Die relativ wenigen Dokumente, die durch einige Mitarbeiter gepflegt werden, können einen hohen Nutzen für alle stiften. So können durch Such-Index-basierte Funktionen beispielsweise Referenzdokumente automatisch zu Wiki-Beiträgen zugeordnet werden. Durch die Weiterentwicklung von Enterprise Search hin zu einer Information Access Infrastruktur wird eine viel engere Verzahnung mit anderen ECM-Komponenten möglich. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen, unternehmensweiten Informationsmanagement.! 1,(&'2)$'!)3,/+,*#-/4/&*$'.))!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1/./(,+&)5&*0"',+,6(&!"#$%&'()*&+,(&!)(&#-'"+"./&0! ) ) 1/&)780$'.0.&0(,+(&* 999:#(":!&!!"#$%&$'$()&$*+,-$.)(. /011234$$560783/(9

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