Vorgehensweisen und Erfahrungen bei der Einführung. von Enterprise-Management-Systemen. dargestellt am Beispiel. von SAP R/3

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1 Vorgehensweisen und Erfahrungen bei der Einführung von Enterprise-Management-Systemen dargestellt am Beispiel von SAP R/3 INAUGURAL-DISSERTATION zur Erlangung der Würde eines Doctor rerum politicarum an der Rechts- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Bern vorgelegt von Reto C. von Arb von Neuendorf (SO) Bern, Dezember 1997

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3 Abstracts Abstract Eine Reduktion der "Time-to-Market" und hohe Flexibilität zählen heute für viele Unternehmen zu den wichtigsten Stützen ihres Erfolges. Enterprise-Management-Systeme (EMS) bieten dazu die notwendige Flexibilität zur informationstechnischen Abdeckung der Geschäftsprozesse. Das R/3-System der SAP AG ist auf dem europäischen und dem amerikanischen Markt für EMS weit verbreitet und hat sich in diesem Bereich zu einem "De-facto-Standard" entwickelt. Durch den hohen Integrationsgrad dieses Systems können Geschäftsprozesse durchgängig abgebildet werden und umfangreiche Customizing- Möglichkeiten bieten die zur Anpassung an neue Prozessvorgaben erforderliche Flexibilität. Gleichzeitig müssen die genannten Vorteile durch einen hohen Grad an Komplexität erkauft werden. Die Einführung eines solchen Systems ist daher kein einfaches Unterfangen und stellt hohe Anforderungen an das Management. Dieses Arbeit gibt einen Überblick über die Funktionalität und den Einführungsprozess von SAP R/3. Ferner werden in einem empirischen Teil die Erfahrungen von Schweizer R/3-Anwendern bei der Einführung von SAP R/3 dargelegt und daraus kritische Erfolgsgrössen für die Durchführung solcher Projekte abgeleitet. Abstract A reduction in the time to market and great flexibility are today among the most important factors for the success of many companies. Enterprise Management Systems (EMS) provide the flexibility required for supporting business processes through technical information. The R/3 system from SAP AG is widely used for EMS on the European and American markets and has become the de-facto standard in this field. Through the high level of integration offered by this system complete business processes and procedures can be shown in their entirety and comprehensive customizing facilities provide the flexibility necessary for adapting to changing process requirements. At the same time the benefits provided inevitably necessitate a high degree of complexity. The introduction of such a system is therefore not an easy matter and imposes considerable demands on company management personnel. This document gives an overview of the functionality of SAP R/3 and its introduction. In addition, an empirical section illustrates the experiences of Swiss R/3 users on introducing the system and derives from those experiences the factors critical to the successful implementation of such projects. I

4 Abstracts Résumé A l heure actuelle, la clé du succès réside, pour de nombreuses entreprises, dans une réduction des cycles de commercialisation («Time to Market») et dans une flexibilité accrue. Les systèmes EMS (Enterprise Management System) vous apportent la souplesse requise pour une prise en charge informatique des processus opérationnels. Très répandu sur les marchés européen et américain de l EMS, le système R/3 de SAP AG est devenu un standard «de facto» dans ce domaine. Grâce à une forte intégration, ce système permet de reproduire des processus opérationnels dans leur totalité; en outre, des options personnalisées très complètes procurent la flexibilité indispensable à l intégration des nouvelles données de processus. Mais tous ces bénéfices sont le fruit d un haut niveau de complexité. L introduction d un tel système n est pas une mince affaire et constitue un véritable défi pour les dirigeants. Cet ouvrage présente les fonctionnalités et le processus d introduction du système SAP R/3. Une partie plus empirique relate les expériences vécues par des utilisateurs suisses avec l introduction de SAP F/3 et en déduit des facteurs critiques pour la réussite de tels projets. Riassunto Per molte aziende la riduzione del "time-to-market" e una grande flessibilita fanno parte dei fondamenti importanti del loro successo. Per i sistemi di gestione aziendale (Enterprise Management System, EMS) la flessibilita e necessaria per il sostegno informatico dei processi aziendali. Il sistema R/3 della SAP S.p.a. e molto diffuso sul mercato americano e europeo degli EMS e si e sviluppato verso uno standard di fatto in questo settore. L'alto grado d'integrazione di questo sistema permette di modellare i processi aziendali in una maniera continua. Le ampie possibilita di parametrizzazione offrono la flessibilita necessaria per l'adattamento alle nuove situazioni dei processi aziendali. Nello stesso tempo, il prezzo da pagare per i vantaggi sopra indicati e una maggiore complessita. L'introduzione di un tale sistema non e semplice e pone delle esigenze considerevoli alla direzione. Questo lavoro da una visione generale sulla funzionalita et sul processo d'introduzione di SAP R/3. Inoltre, una parte empirica presenta le esperienze fatte dagli utenti svizzeri di R/3 durante l'introduzione di SAP R/3. Da li vengono dedotti i fattori di successo critici per l'esecuzione di tale progetti. II

5 Vorwort Vorwort Die vorliegende Publikation ist Resultat einer mehrjährigen intensiven Beschäftigung mit dem Einführungsprozess von Enterprise-Management-Systemen in Schweizer Unternehmungen aller Grössenordnungen. Im Mittelpunkt der Betrachtungen steht das R/3- System der SAP AG, welches in der Abteilung Information Engineering des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern seit 1993 für Forschung und Lehre aktiv eingesetzt wird. Die vorliegende Fassung entspricht weitgehend einer 1998 an der rechts- und wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Bern eingereichten Inaugrual-Dissertation. In Abweichung zur Dissertationsfassung wurde die detaillierte Beschreibung der Funktionalität von SAP R/3 in der vorliegenden Version in das Kapitel 3 eingebunden. Speziell danken möchte ich meinem Doktorvater Prof. Dr. G. Knolmayer für die Betreuung der Arbeit und die Gewährung eines optimalen Arbeitsumfeldes. Herrn Prof. Dr. N. Ragaz danke ich für die Erstellung des Zweitgutachtens. Ferner möchte ich besonders Myriam Hess, Frank Wimmer, Martin Meyer und Dr. Thomas Myrach und für das Korrekturlesen und die Hilfe beim Erstellen der Grafiken danken. Meinen ehemaligen Studenten Stefan Altendorfer, Benno Flury, Jean-Pierre Gerber, Markus Jaun, Rolf Marchand, Raymond Stebler, Michael Stettler und Susanne Strebi möchte ich meine Anerkennung für die Bearbeitung einzelner Themengebiete aussprechen. Hervorheben möchte ich auch die Herren Rico Portner und Christoph Zimmerli, welche Im Rahmen von Lizentiatsarbeiten die empirischen Grundlagen für diese Arbeit erarbeitet haben. Danken möchte ich ferner der SAP (Schweiz) AG für die Bereitstellung und Betreuung des R/3-Systems an der Universität Bern sowie der IDS Prof. Scheer GmbH, Saarbrükken für die Bereitstellung des ARIS-Toolsets. Nicht zuletzt möchte ich einen speziellen Dank an meine Eltern Othmar ( ) und Verena von Arb-Isenschmid richten, welche für mich während den ganzen Jahren eine wichtige Stütze waren. III

6 Vorwort Ferner möchte ich allen weiteren Personen danken, welche mich in irgendeiner Weise unterstützt haben und nicht namentlich erwähnt sind. IV

7 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG PROBLEMSTELLUNG ZIELSETZUNGEN FORSCHUNGSMETHODE AUFBAU EVALUATION UND AUSWAHL VON EMS EINLEITUNG ENTERPRISE-MANAGEMENT-SYSTEME (EMS) Standardsoftware Merkmale von EMS Vor- und Nachteile von EMS Der Markt für Enterprise-Management-Systeme Alternativen zum Einsatz von EMS Individualsoftware Component Ware AUSWAHL VON EMS Vorgehen Ist-Analyse und Soll-Konzept Informationsbeschaffung zur Evaluation von EMS Nutzwertanalyse zur Auswahl von EMS Neuformulierung des Projektauftrages Begründung der Wahl von SAP R/ Beschränkung der Betrachtungen auf ein einziges System Argumente für SAP R/ Argumente gegen SAP R/ DAS R/3-SYSTEM EINLEITUNG UNTERNEHMENSPROFIL DER SAP AG Geschichte Unternehmensstrategie Produkte Partnerkonzept HAUPTANWENDUNGSBEREICHE DES R/3-SYSTEMS V

8 Inhaltsverzeichnis Überblick Organisationsstrukturen des R/3-Systems Grundlegende Organisationseinheiten Organisationseinheiten der Logistik Organisationseinheiten des Finanzwesens Organisationseinheiten des Personalwesens Rechungswesen FI - Finanzwesen (Financial Accounting) TR - Treasury CO - Controlling IM - Investitionsmanagement EC - Unternehmenscontrolling Logistik LO - Logistik allgemein SD - Vertriebsabwicklung (Sales & Distribution) MM - Materialwirtschaft (Materials Management) PP - Produktionsplanung und -steuerung (Production Planning) QM - Qualitätsmanagement PM - Instandhaltung (Plant Maintenance) PS - Projektsystem Personal PA - Personaladministration und - abrechnung PD - Personalplanung und -entwicklung CA - Anwendungsübergreifende Funktionen WF - Workflow Weitere anwendungsübergreifende Funktionen IS- Branchenlösungen (Industry Solutions) BC- Basissystem Systemverwaltung Datenbankverwaltung ABAP/4 Development Workbench Business Engineer SYSTEM-ARCHITEKTUR EINFÜHRUNG VON SAP R/ EINLEITUNG ARTEN VON VORGEHENSMODELLEN SAP-VORGEHENSMODELL Darstellung des SAP-Vorgehensmodells VI

9 Inhaltsverzeichnis Übersicht Organisation und Konzeption Detaillierung und Realisierung Produktionsvorbereitung Inbetriebnahme Kritik am SAP-Vorgehensmodell KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN BEI DER EINFÜHRUNG VON SAP R/ Das Konzept der kritischen Erfolgsfaktoren Mögliche Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP R/ Methodische Faktoren Systemtechnische Faktoren BEURTEILUNG DER CSF AUS DER SICHT DER BETROFFENEN Expertenbefragung Darstellung der Ergebnisse BEFRAGUNG ZUR EINFÜHRUNG VON R/ EINLEITUNG UNTERSUCHUNGSZIELE BEFRAGUNGSKONZEPT Bezugsrahmen Bezugsrahmen im Überblick Unternehmensbezogene Einflussgrössen Projektbezogene Einflussgrössen Technische Einflussgrössen (Informatik-Situation) Aktionsparameter Zielgrössen Untersuchungshypothesen Hypothesenbildung Hypothesen zu unternehmensbezogenen Bedingungsgrössen Hypothesen zu Bedingungsgrössen der bisherigen Informatiksituation Hypothesen zu projektbezogenenen Bedingungsgrössen Hypothesen zu Aktionsparametern Methodisches Vorgehen Stichprobe Datenerhebung Datenauswertung Statistische Analyseverfahren DARSTELLUNG DER ERGEBNISSE Konzeptionelle Grundlagen VII

10 Inhaltsverzeichnis Profil Schweizer R/3-Anwender Unternehmensgrösse Branchenherkunft Umfang des R/3-Einsatzes Evaluation und Produktentscheid Auslösende Faktoren Intensität der Evaluation Konkurrenzprodukte Gründe für die Wahl von R/ Projektmanagement Hauptproblembereiche Rechtliche Aspekte Projektorganisation Projektgrösse Projektverantwortung Lenkungsausschuss Zusammensetzung der Projektteams Projektleiter Unterstützung des Managements Projektdauer Personaleinsatz während eines Projekts Beratereinsatz Projektkosten Einhaltung der Projektziele Methoden und Werkzeuge Kritische Erfolgsfaktoren Systemtechnisches Umfeld Bisherige Systemarchitektur Bisherige Softwarearchitektur Eingesetzte Systemkomponenten Systemgrösse Integration von Desktop-Applikationen Outsourcing Anpassung des R/3-Systems Anpassung der Organisation und/oder der Software Art der Anpassung Schnittstellen Produktionsvorbereitung und Inbetriebnahme Datenübernahme VIII

11 Inhaltsverzeichnis Schulung Inbetriebnahme MANAGEMENTEMPFEHLUNGEN FÜR DIE ABWICKLUNG VON R/3-PROJEKTEN EINLEITUNG BEDINGUNGSGRÖSSEN Unternehmensgrösse Kostenbestimmende Faktoren Zeitbestimmende Faktoren AKTIONSPARAMETER Übersicht Projektorganisation Projektabwicklung Würdigung der kritischen Erfolgsfaktoren ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK ZUSAMMENFASSUNG AUSBLICK LITERATURVERZEICHNIS ANHANG A : ERFOLGSFAKTOREN ANHANG B : FRAGEBOGEN DER UMFRAGE VOM JULI ANHANG C : STATISTISCHE ANALYSEN INDEX IX

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13 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abb. 1-1: Aufbau Abb. 2-1: Marktanteile von EMS-Herstellern im Industriesektor Abb. 2-2: Die Positionierung verschiedener Anbieter von EMS Abb. 2-3: Component-Ware-Architektur der OMG Abb. 2-4: Beispiel für ein auf dem Component-Ware-Prinzip basierendes PPS-System Abb. 2-5: Business Framework der SAP Abb. 2-6: Anwendungsbereiche von Add-On-Produkten für das R/3-System Abb. 2-7: Auswahlverfahren von EMS Abb. 2-8: Continous System Engineering vs. Business Process Reengineering Abb. 2-9: Ergebnisse einer Internet-Recherche mit Hotbot nach dem Suchbegriff 'ERP' Abb. 2-10: Web-Seite einer Online-Zeitschrift zum Thema 'ERP' Abb. 2-11: Auszug R/3-WWW-Seite des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern (Stand: ) Abb. 2-12: Verwendung der Nutzwertanalyse für die Auswahl von EMS Abb. 3-1: Entstehungsgeschichte der SAP AG Abb. 3-2: Das Vertriebskonzept der SAP AG Abb. 3-3: Modulgliederung des R/3-Systems Abb. 3-4: Grundlegende Organisationseinheiten des R/3-Systems Abb. 3-5: Organisationseinheiten der Logistik Abb. 3-6: Rechtliche Organisationsstruktur des Finanzwesens Abb. 3-7: Organisationseinheiten des Personalwesens Abb. 3-8: Module des Rechnungswesens Abb. 3-9: Komponenten des Finanzwesens Abb. 3-10: Teilkomponenten des Treasury-Moduls Abb. 3-11: Komponenten des Controllings Abb. 3-12: Prinzip der Prozesskostenrechnung Abb. 3-13: Komponenten des Unternehmenscontrollings Abb. 3-14: Module des Hauptanwendungsbereichs Logistik Abb. 3-15: Komponenten des Anwendungsbereichs "Logistik allgemein" Abb. 3-16: Komponenten des Logistikinformationssystems XI

14 Abbildungsverzeichnis Abb. 3-17: Komponenten der Vertriebsabwicklung...93 Abb. 3-18: Komponenten der Materialwirtschaft...98 Abb. 3-19: Komponenten der Produktionsplanung und -steuerung Abb. 3-20: Spezielle Komponenten der Produktionsplanung und -steuerung Abb. 3-21: Komponenten der Qualitätssicherung Abb. 3-22: Komponenten der Instandhaltung Abb. 3-23: Komponenten des Projektsystems Abb. 3-24: Komponenten der Personaladministration und -abrechnung Abb. 3-25: Komponenten der Personalplanung und -entwicklung Abb. 3-26: ALE-Szenarien Abb. 3-27: Zugriffsmöglichkeiten auf R/3 über Intra-/Internet Abb. 3-28: Anbindung an R/3 über einen Internet Transaction Server Abb. 3-29: Anbindung an R/3 über SAP-Automation Abb. 3-30: Komponenten von SAP Business Workflow Abb. 3-31: Schichtenarchitektur des R/3-Systems Abb. 3-32: Mögliche Hardware- und Systemsoftwareplattformen für das R/3-System Abb. 3-33: Konfigurationsmöglichkeiten des R/3-Systems Abb. 3-34: Integration von R/3 in das Internet Abb. 4-1: Grundtypen von Vorgehensmodellen zur Einführung von Informationsystemen Abb. 4-2: SAP-Vorgehensmodell Abb. 4-3: Aktivitäten der Phase "Organisation und Konzeption" Abb. 4-4: Aktivitäten der Phase "Detaillierung und Realisierung" Abb. 4-5: Aktivitäten in der Phase "Produktionsvorbereitung" Abb. 4-6: Aktivitäten in der Phase "Inbetriebnahme" Abb. 4-7: Mögliche Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP R/ Abb. 4-8: Einbeziehung des Managements in R/3-Einführungsprojekte Abb. 4-9: BPR-Varianten bei der Einführung von EMS Abb. 4-10: Mögliche Evaluationskriterien für die Bewertung von EMS Abb. 4-11: Big Bang vs. Step-by-Step-Einführung Abb. 4-12: Mögliches Anforderungsprofil an einen R/3-Projektleiter Abb. 4-13: Paarweise Bewertung von Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP R/ XII

15 Abbildungsverzeichnis Abb. 4-14: Bewertung der Erfolgsfaktoren (Anwender und Berater) Abb. 4-15: CSF aus der Sicht von Anwendern und Beratern Abb. 5-1: Explorativer Forschungsprozess Abb. 5-2: Bezugsrahmen für die Einflussgrössen von Kosten und Dauer einer R/3-Einführung Abb. 5-3: Vorgehen bei der Datenerhebung Abb. 5-4: Jahresumsatz der untersuchten Unternehmungen Abb. 5-5: Beschäftigtenzahl der untersuchten Unternehmen Abb. 5-6: Grössenverteilung der Unternehmen mit maximal 500 Beschäftigten Abb. 5-7: Branchenzugehörigkeit der R/3-Anwender Abb. 5-8: Eingeführte Module Abb. 5-9: Moduleinsatz in der Industrie Abb. 5-10: Moduleinsatz im Handel Abb. 5-11: Moduleinsatz in der Dienstleistungssektor Abb. 5-12: Ausdehnung des R/3-Einsatzes (Heute - In Zukunft) Abb. 5-13: Auslösende Faktoren für die Evaluation von EMS Abb. 5-14: In Konkurrenz zu R/3 evaluierte Produkte Abb. 5-15: Ausschlaggebende Argumente für SAP R/ Abb. 5-16: Bedeutung von Internet Computing (Sommer 1996) Abb. 5-17: Bedeutung von Internet Computing in Zukunft Abb. 5-1: Kritische Problembereiche in den R/3-Einführungsprojekten Abb. 5-2: Hauptprobleme des Projektleiters Abb. 5-3: Rechtliche Probleme bei Einführung von R/ Abb. 5-4: Budgets der einführenden Unternehmen Abb. 5-5: Anzahl Projekte in den Unternehmungen Abb. 5-6: Projektverantwortungen Abb. 5-7: Mitglieder des Lenkungsausschusses Abb. 5-8: Typische Projektgruppe Abb. 5-9: Herkunft des Projektleiters Abb. 5-10: Eigenschaften eines Projektleiters Abb. 5-11: Unterstützung des Projektleiters durch das Management Abb. 5-12: Einführungszeiten von R/3-Projekten 1995 weltweit (Anbieterangaben) XIII

16 Abbildungsverzeichnis Abb. 5-13: Einführungszeit von SAP R/3-Projekten in der Schweiz Abb. 5-14: Vergleich des Projektaufwands im Zeitablauf Abb. 5-15: Personaleinsatz während der Durchführung von R/3-Projekten Abb. 5-16: Beratungspartner in R/3-Projekten Abb. 5-17: Kostenaufteilung bei der Einführung von R/ Abb. 5-18: Zieleinhaltung in R/3-Projekten Abb. 5-19: Reaktion auf Zielabweichungen Abb. 5-20: Verwendete Vorgehensmodelle Abb. 5-21: Verwendete Tools Abb. 5-22: Kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP R/ Abb. 5-23: Ursprüngliche Hardwarekonfiguration Abb. 5-24: Durch R/3 ersetzte Softwarekategorien Abb. 5-25: Eingesetzte Systemkomponenten Abb. 5-26: Anteile der Unix-Betriebssysteme Abb. 5-27: Entwicklung der Systemgrösse Abb. 5-28: Integration von Fremdprodukten Abb. 5-29: Outsourcingvarianten von R/ Abb. 5-30: Organisatorische Anpassung Abb. 5-31: Art der Anpassung von R/3 an die betriebliche Umgebung Abb. 5-32: Übernahme von Stammdaten und Bewegungsdaten Abb. 5-33: Probleme bei der Datenübernahme Abb. 5-34: Art der Schulung Abb. 5-35: Verwendetes Schulungssystem Abb. 5-36: Form der Anwenderunterstützung Abb. 6-1: Bedingungsgrössen und Aktionsparameter bei der Einführung von SAP R/ Abb. 6-2: Einsatz von R/3 im Mittelstand Abb. 6-3: Kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP R/ Abb. 6-4: Reengineering-Varianten bei der Einführung von SAP R/ XIV

17 Tabellenverzeichnis Tabellenverzeichnis Tab. 2-1: Alternative Begriffe für Enterprise-Management-Systeme Tab. 2-2: Vor- und Nachteile von Enterprise-Management-Systemen Tab. 2-3: Prozessbeschreibung der Nachbestellung eines Lagerartikels Tab. 2-4: Kriterien zur Auswahl von EMS Tab. 2-5: Mögliche Informationsquellen zur Auswahl von EMS Tab. 2-6: Internet Search Engines Tab. 2-7: Übersicht über weltweit eingesetzte EMS Tab. 3-1: R/3-Module und deren Komponenten Tab. 5-1: Übersicht zu den verschiedenen Skalentypen Tab. 5-2: Masszahlen der deskriptiven Statistik Tab. 5-3: Irrtumswahrscheinlichkeiten und Signifikanzniveaus Tab. 5-4: Übersicht über die verwendeten Korrelationsanalyseverfahren Tab. 5-5: Hersteller von in der Schweiz evaluierten EMS Tab. 5-6: Prozessmodellierungswerkzeuge zur Unterstützung der R/3-Einführung Tab. 6-1: Unterschiede bei R/3-Einführungen zwischen KMUs und Grossunternehmen XV

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19 Abkürzungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis ABAP/4 ALE AM AMR API ASAP ATP BAPI BEW BOR BPCS CA CA CAD CASE CATT CCMS CI CIQ CO CO-ABC CO-CCA CO-OPA CO-PA CO-PC CO-PCA CORBA CPI-C CSE CSF DAX DCE DTA DVS EDI EIS EPK ERM FAZ FI GES GIS Advanced Business Application Programming (4. Generation) Application Link Enabling Anlagenwirtschaft Advanced Manufacturing Research Application Programming Interface Accelerated SAP Available To Promise Business Application Programming Interface Business Engineering Workbench Business Object Repository Business Planning and Control System Computer Associates Cross Applications Computer Aided Design Computer Aided Software Engineering Computer Aided Test Tool Computing Center Management System Coded Information Computer Integrated Quality Management Controlling Controlling - Activity Based Costing Controlling - Kostenstellenrechnung Controlling - Order Project Accounting Controlling - Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Profitability Analysis) Controlling - Product Costing Controlling - Profit-Center-Rechnung (Profit Center Accounting) Common Object Request Broker Architecture Common Programming Interface-Communication Continous System Engineering Critical Success Factors (Kritische Erfolgsfaktoren) Deutscher Aktienindex Distributed Computing Environment Datenträgeraustausch Dokumentenverwaltungssystem Electronic Data Interchange Executive Information System Ereignisgesteuerte Prozessketten Entity-Relationship-Modell Frankfurter Allgemeine Zeitung Finanzwesen Geschäftsprozessorientierte Einführung von Standardsoftware Geographisches Informationssystem XVII

20 Abkürzungsverzeichnis GL Geschäftsleitung GUI Graphical User Interface HIPO Hierarchy of Input-Process-Output HR Personalwirtschaft HTTP Hypertext Transfer Protocol IBIS Integriertes Börsenhandels- und Informationssystem IDES International Demo and Education System IDoc Intermediate Document IH Instandhaltung IMG Implementation Guide IPP Iteratives Prozess-Prototyping IS Branchenlösungen (Industry Solutions) ISW Individualsoftware IT Information Technology IV Informationsverarbeitung JDE JD Edwards JIT Just in Time KMU Kleine und mittelgrosse Unternehmungen MM Materialwirtschaft MS Microsoft NC Network Computer NCI Non Coded Information OLE Object Linking and Embedding OMG Object Management Group OMT Object Modeling Technique OOP Objektorientierte Programmierung ORB Object Request Broker OSS Online Support System PDC Plant Data Collection PM Instandhaltungssystem PP Produktionsplanungs- und -steuerungssystem PP-PI Produktionsplanung für die Prozessindustrie PPS Produktionsplanung und -steuerung PS Projektsystem PSP Projektstrukturplan QM Qualitätssicherungssystem R/2 Realtime-System 2 R/3 Realtime-System 3 RDBMS Relationales Datenbank-Management-System RFC Remote Function Call ROI Return on Investment SA Structured Analysis SADT Structured Analysis and Design Technique SAP System, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung XVIII

21 Abkürzungsverzeichnis SAPGUI SD SD-IS SERM SMA SOP SSA SSW TCP/IP USD WF WWW XXL Graphische Benutzeroberfläche der SAP Vertriebssystem Vertriebsinformationssystem Strukturiertes Entity-Relationship-Modell Servicemanagement Sales & Operation Planning Systems Software Accociates Standardsoftware Transfer Control Protocol/Internet Protocol U.S. Dollar Workflowmanagementsystem World Wide Web Extended Export of Lists XIX

22 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Problemstellung Eine veraltete betriebswirtschaftliche Anwendungsplattform ist in vielen Unternehmen der Auslöser für die Beschaffung eines modernen integrierten Standardanwendungssystems. 1 Die Gründe für die unzureichende Abdeckung der betrieblichen Erfordernisse durch die vorhandenen Altsysteme sind vielfältig. Häufig sind hohe Kosten, fehlende Integration, unzureichende Flexibilität ("Jahr 2000-Problem", Veränderung gesetzlicher Vorschriften etc.) oder eine veraltete Systemarchitektur die Hauptgründe für den Ersatz der bisherigen Systeme. Enterprise-Management-Systeme (EMS) der neuesten Generation (z.b. SAP R/3, Oracle Applications oder Baan) decken weite Bereiche des betriebswirtschaftlichen Anwendungsspektrums ab. Sie bilden dadurch gleichzeitig eine Basis für die Optimierung von Geschäftsprozessen. 2 Durch die Integration der betriebswirtschaftlichen Funktionen und die Online-Verarbeitung der Daten sind entscheidrelevante Informationen schneller und in besserer Qualität verfügbar. Die Einführung solcher Systeme verursacht aber meist hohe Kosten und stellt dementsprechend hohe Anforderungen an das Projektmanagement. 3 In vielen Unternehmungen ist das Know-how für die Abwicklung von Grossprojekten nicht vorhanden. 4 Dies führt zu entsprechenden Problemen bei der Einführung eines EMS. Die Probleme sind mannigfaltig und wirken sich primär auf die Kosten und die Dauer eines Projektes aus. 5 Der Grund für die grossen Zeit- und Kostenabweichungen ist vor allem auf den Mangel an Erfahrungen mit solchen Projekten im Hinblick auf die Abschätzung der Projektdimension und das Fehlen von Hinweisen auf die erfolgsentscheidenden Faktoren zurückzuführen Vgl. Knolmayer/Portner/von Arb (1995), S. 12. Vgl. Brenner/Keller (1995); Hammer/Champy (1994) S. 48; Österle (1995), S. 13; Zencke (1994). Vgl. Balmer/Mirchandani (1996); Keller et al. (1996). Mirchandani/Digrius (1996). Vgl. z.b. Cameron et al. (1996); Eberlein/Koopmann/Okroy (1995); Mirchandani/Digrius (1996). 1

23 Einleitung Da im Bereich des Einsatzes von EMS Wachstumsraten 6 von 30-40% bis weit über den Jahrtausendwechsel hinweg prognostiziert werden, ist ein entsprechend hohes Interesse an Untersuchungen bezüglich Erfahrungen mit solchen Systemen zu erwarten. Der Gegenstand der vorliegenden Arbeit setzt sich aus diesem Grund vor allem mit der Problematik der Einführung von EMS auseinander. 1.2 Zielsetzungen Die Einführung von EMS wird durch die verschiedensten Faktoren beeinflusst. Darunter fallen u.a. betriebswirtschaftliche, systemtechnische und arbeitspsychologische Aspekte. Dieser Facettenreichtum macht es schwierig, auf Anhieb die Ursachen für die vorhandenen Probleme zu bestimmen. Aus diesem Grund soll mit dieser Publikation das Ziel verfolgt werden, die massgebenden Einfluss- und Regelgrössen für das Management von EMS-Projeken zu bestimmen, um daraus Handlungsanweisungen für die konkrete Gestaltung des Einführungsprozesses abzuleiten. Die sich daraus ergebenden Ziele können wie folgt formuliert werden: Schaffung eines Bewusstseins für die Komplexität und den Nutzen von EMS Sensibilisierung auf die Problemstellungen von EMS-Projekten durch Skizzierung des Einführungsprozesses Untersuchung des Problemspektrums bei der Einführung von EMS Ableitung der projektbestimmenden Faktoren und Ermittlung der kritischen Erfolgsgrössen Herleitung von Schätzgrössen und Regeln für das Management zur erfolgreichen Abwicklung von EMS-Projekten. EMS-Projekte werden insbesondere von Anwendern häufig mit der Einführung von integrierten Anwendungssystemen für den Bürokommunikationsbereich (z.b. MS-Office) verglichen. Diesem schwerwiegenden Irrtum soll durch die ausführliche Darstellung der verschiedenen Anwendungsbereiche von SAP R/3 entgegengewirkt werden. 6 Vgl. Shepard (1996). 2

24 Einleitung Die Einführung und Wartung eines EMS kann bis zu dreistelligen Millionenbeträgen erfordern und mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Die Abwicklung von EMS-Projekten unterscheidet sich in Teilbereichen deutlich von herkömmlichen Softwareentwicklungsprojekten. Durch die Darstellung des Einführungsprozesses von EMS anhand des SAP- Vorgehensmodells werden die Eigenheiten solcher Projekte deutlich. Da bisher kaum strukturierte Informationen zu Erfahrungen bei der Einführung von EMS vorliegen, wird mit der Durchführung von Expertenbefragungen und einer quantitativen Untersuchung das Sammeln von Informationen zu Erfahrungen mit der Einführung von R/3 bezweckt. Aus den daraus gewonnen Informationen sollen anschliessend die Bestimmungsgrössen und die erfolgsbeeinflussenden Steuergrössen von R/3-Projekten ermittelt und daraus Gestaltungsempfehlungen für den Einführungsprozess abgeleitet werden. 1.3 Forschungsmethode Zur Erreichung der gesetzten Ziele muss ein entsprechendes Forschungskonzept entworfen werden. Dieses stützt sich auf Gestaltungsempfehlungen zur Aufstellung eines Konzeptionsrahmens und der Ableitung eines Entscheidungsrahmens. 7 Der Konzeptionsrahmen umfasst das Begriffs- und Hypothesenschema. Dieses ist primär auf die "Beschreibung und Erklärung realer Phänomene" 8 ausgerichtet. Die nachfolgende Ableitung eines Entscheidungsrahmen bezweckt die Angabe von Handlungsempfehlungen auf der Grundlage der ermittelten Ergebnisse. Die Aufstellung des Begriffs- und Hypothesenschemas erfolgt in einem mehrstufigen Prozess. Vorerst werden auf der Basis von Literaturrecherchen die theoretischen Grundlagen (begriffliches Instrumentarium) erarbeitet. Ergänzend dazu werden die Ergebnisse einer empirischen Voruntersuchung und eigene Erfahrungen zur Aufstellung des Bezugsrahmens herangezogen. 7 8 Grochla (1978), S. 62 f. Grochla (1978) S

1 EINLEITUNG... 1 2 EVALUATION UND AUSWAHL VON EMS... 7

1 EINLEITUNG... 1 2 EVALUATION UND AUSWAHL VON EMS... 7 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG... 1 1.1 PROBLEMSTELLUNG... 1 1.2 ZIELSETZUNGEN... 2 1.3 FORSCHUNGSMETHODE... 3 1.4 AUFBAU... 4 2 EVALUATION UND AUSWAHL VON EMS... 7 2.1 EINLEITUNG...

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