Handbuch für Nutzer von Zertifikaten der Zertifizierungsstellen (CAs) des Bayerischen Behördennetzes (BYBN) zur Sicherung von s Teil D5:

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1 Handbuch für Nutzer von Zertifikaten der Zertifizierungsstellen (CAs) des Bayerischen Behördennetzes (BYBN) zur Sicherung von s (K. Ehrhardt) München,

2 1 Nutzung Sicherer Versand von verschlüsselten / signierten Nachrichten Signieren und Verschlüsseln der Nachricht Besonderheiten beim Versand über Funktionsadressen Empfang von verschlüsselten/signierten Nachrichten Posteingang Besonderheiten beim Empfang über Funktionsadressen Probleme beim Versand und Empfang von verschlüsselten / signierten Nachrichten

3 1 Nutzung Sicherer 1.1 Versand von verschlüsselten / signierten Nachrichten Voraussetzung für das Senden von verschlüsselten und / oder signierten Nachrichten ist, dass die entsprechenden Zertifikate (Signatur und Verschlüsselung) in Outlook 2010 einwandfrei installiert wurden. Um das zu überprüfen wählen sie Datei Optionen Sicherheitscenter Einstellungen für das Sicherheitscenter -Sicherheit. Über die Schaltfläche Einstellungen gelangen Sie in das Menü Sicherheitseinstellungen ändern, in dem die Einstellungen angezeigt werden. Hier sollten die Zertifikate korrekt eingetragen sein: Sie können Detail über das Zertifikat auch anzeigen lassen: 3

4 Um eine Nachricht zu verschlüsseln und / oder zu signieren, gehen Sie wie gewohnt vor: Aktion Neue Nachricht. Hinweis: Mit dem kleinen Pfeil rechts oben ( ) kann das Menüband inkl. aller Optionen einbzw. ausgeklappt werden. 4

5 Im Menü Optionen können Sie auswählen ob die Nachricht signiert verschlüsselt werden soll. und / oder Für eine Mailverschlüsselung benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel des Adressaten, d.h. es ist am einfachsten, wenn Sie den Empfänger über das Feld An auswählen. Es erscheint dann zunächst das Auswahlfenster des Adressbuches, wo Sie z.b. den externen Verzeichnisdienst einstellen können, um dort den Empfänger herauszusuchen. Das Verschlüsselungszertifikat des Adressaten sollte dort hinterlegt sein. Nachricht an mehrere Empfänger Mit der oben beschriebenen Methode zur Auswahl eines Empfängers, können auch mehrere Empfänger einer Nachricht zugeordnet werden (An, Cc, Bcc). Weiterleiten von Nachrichten Das verschlüsselte und / oder signierte Weiterleiten von Nachrichten erfolgt wie bei unsignierten / unverschlüsselten Nachrichten. Der Empfänger wird, wie oben beschrieben, über das Feld An ausgewählt. Antworten auf Nachrichten Bei einer verschlüsselten und / oder signierten Antwort auf eine Nachricht ist der Empfänger in den meisten Fällen bereits eingetragen. Zur einwandfreien Verschlüsselung ist es aber zu empfehlen, den Empfänger aus dem Adressbuch auszuwählen. Versand an Verteilerlisten Der Versand von verschlüsselten und / oder signierten Nachrichten an persönliche Verteilerlisten ist möglich, wenn den Mitgliedern der Verteilerlisten bei der Zusammenstellung ein Zertifikat zugeordnet war. 5

6 1.1.1 Signieren und Verschlüsseln der Nachricht Nach der Auswahl des Empfängers verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt: Wenn Sie nur verschlüsseln wollen, klicken Sie nun auf das Verschlüsselungssymbol, wenn Sie nur signieren wollen auf das Signiersymbol, wenn Sie beide Funktionen benötigen, klicken Sie beide Symbole an. Beim Versand signierter s erscheint nach dem Klicken auf Senden die Aufforderung das persönliche Kennwort einzugeben: Besonderheiten beim Versand über Funktionsadressen Auswahl der Absenderadresse Die Auswahl der Adresse, unter der die Nachricht versandt werden soll, erfolgt wie bisher über das von -Feld. Es ist darauf zu achten, dass die Adressauswahl bzw. die Adressauflösung über das globale Adressbuch vorgenommen wird (Standardfall), damit automatisch die Berechtigungen geprüft werden können. Verschlüsselung abgehender Nachrichten 6

7 Abgehende verschlüsselte Nachrichten werden automatisch auch für den Absender verschlüsselt. Beim Versand einer Nachricht unter einer Funktionsadresse erfolgt automatisch die Auswahl des Verschlüsselungszertifikates für die Funktionsadresse. Nachrichten, die über das persönliche Postfach versandt werden, werden mit dem persönlichen Verschlüsselungszertifikat verschlüsselt. Signatur abgehender Nachrichten Analog zur Verschlüsselung erfolgt beim Versand einer signierten Nachricht unter einer Funktionsadresse automatisch die Auswahl des richtigen Signaturzertifikates. Die Zuordnung erfolgt dabei über die -Adresse der Funktion, die auch im Signaturzertifikat eingetragen ist. Nachrichten, die über das persönliche Postfach versandt werden, werden mit dem persönlichen Zertifikat signiert. 1.2 Empfang von verschlüsselten/signierten Nachrichten Posteingang Eine verschlüsselte bzw. eine verschlüsselte und signierte Nachricht erkennen Sie an den entsprechenden Symbolen. 7

8 Öffnen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt. Wenn die Nachricht verschlüsselt ist, werden Sie nach Ihrem Passwort für den Verschlüsselungsschlüssel gefragt. 8

9 Hinweis: Lassen Sie in sämtlichen Dialogfeldern auch das Kontrollkästchen vor Bei Fehlern in sicheren Nachrichten immer Warnhinweis anzeigen. bzw. Vor Fehlern in digital signierten Nachrichten vor dem Öffnen warnen. angehakt. Sie erhalten dann bei den meisten Problemen mit digital signierten Nachrichten automatisch eine Fehlermeldung Besonderheiten beim Empfang über Funktionsadressen Eingehende, verschlüsselte Nachrichten können wie gewohnt geöffnet werden. Der - Client ermittelt automatisch das richtige Entschlüsselungszertifikat und fordert den Benutzer zur Eingabe des Kennwortes auf. 9

10 2 Probleme beim Versand und Empfang von verschlüsselten / signierten Nachrichten Im Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung stehen Ihnen bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer: 089 / sowie unter der Adresse: unsere Mitarbeiter gerne zur Verfügung. 10

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