Wichtiger Hinweis vorab: Die Informationen stellen meine persönliche Meinung dar und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen.

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1 Willkommen zum Webinar: -Management Wichtiger Hinweis vorab: Die Informationen stellen meine persönliche Meinung dar und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen. 1

2 Webinar: -Management Ihr Referent Zitat eines Referenten: "Ich muss mich ja sicherlich nicht bei Ihnen vorstellen, Sie haben mich doch schon längst gegoogelt." Ulrich Schmidt Senior Consultant Produktmanager Aufgabenbereiche: Meine Spuren im Netz: Produktmanagement docufied Organisationsberatung Training

3 Webinar: -Management - Agenda Themen als Geschäftspost persönlich -Archivierung vs. -Management Lösungsansätze (Beispiel: ELO) -Management integriert im unternehmensweiten Informationsmanagement 3

4 Webinar: -Management Risiken I Haben Sie dies gewusst? Quelle: Mails-von-Ex-Mitarbeiter-nicht-ungefragt-loeschen html Bild- bzw. Textzitat genehmigt durch: 4

5 Webinar: -Management Risiken II Kennen Sie das auch? Zitat eines lieben Kollegen hierzu: "In Ämtern und Behörden kommt das einer Aufforderung zur Straftat gleich." Wird hier doch quasi zur Löschung von "Geschäftspost" aufgefordert. [Sinngemäß wiedergegeben.] Bildnachweis: privates Foto 5

6 Webinar: -Management Risiken III Haftung ist drin, wo Geschäftsführer drauf steht! "Was kann ich dafür, wenn mein Mitarbeiter mal vergisst seine zu speichern?" "Woher soll ich denn wissen, was mein Mitarbeiter so versendet?" (z.b. rassistische, pornographische Inhalte) Sollten Sie "private s" am Arbeitsplatz erlauben d.h. nicht ausdrücklich verbieten, dann sollten Sie Ihre Entscheidung unbedingt noch einmal überprüfen. 6

7 Webinar: -Management Vorgaben I Das gilt auch für Sie: ist Geschäftspost. Kundenkontakte sind heute ohne kaum denkbar Vertragsanbahnung Auftragsannahme Ständige Erreichbarkeit (z.b. im Rahmen von SLA's) ist oft eine unternehmenskritische Anwendung Praktische und rechtliche Gleichstellung mit postalischem, papiergebundenem Schriftverkehr 7

8 Webinar: -Management Vorgaben II Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) Rechtsform des Unternehmens Sitz des Unternehmens Angaben zur Geschäftsführung Registereintrag und gericht ggf. weitere je nach Rechtsform des Unternehmens 37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. vgl. auch 35a GmbHG oder 80 AktG 8

9 Webinar: -Management zum Nachlesen Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.b. s.; beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine. Grundsätzlich jedoch muss jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu. Nicht als Geschäftsbrief gelten: der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.; Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.b. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Quelle: 9

10 Webinar: -Management zum Nachlesen Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.b. s.; beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine. Grundsätzlich jedoch muss jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu. Nicht als Geschäftsbrief gelten: der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.; Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.b. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Quelle: 10

11 Webinar: -Management resultierende Fragen I Wir sind uns einig, dass s aufbewahrt werden müssen, dann stellen sich diese Fragen: Trennen Sie "interne" und "externe" s? Wie ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter einen "Geschäftsbrief" nicht einfach löschen können? Wenn "private s" im Unternehmen zulässig sind, wie stellen Sie das "Fernmeldegeheimnis" sicher? Wie stellen Sie als potenzieller Telediensteanbieter sicher, dass Sie nicht zur "SPAM- und Virenschleuder" werden? 11

12 Webinar: -Management resultierende Fragen II Zu den vorhergehenden Fragen gesellen sich leider noch weitere hinzu: Welche ist steuerlich relevant? (ergänzende Aufbewahrungspflicht derzeit 10 Jahre ab Ende GJ) Wie ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter die Entscheidung hierüber treffen können? Sie archivieren bereits s wegen der vorgenannten Aufbewahrungspflichten: Wie ordnen Sie die einem Geschäftsvorfall zu? 12

13 Webinar: -Management zum Nachlesen Als steuerlich relevant gelten in der Regel: Nach Abgabenordnung (AO) 147 Abs. 1 der AO : (1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: ], 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: ], 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Vgl. hierzu auch: BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 [GDPdU] oder z.b. via die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. 13

14 Webinar: -Management nur Archivierung? Die klassische Archivierung greift zu kurz. Ergänzt das Backup Einfache Vorgehensweise Statisches Archiv Ausreichend (?) für rechtliche Belange [ Ist der "Geschäftsbezug" in zumutbarer Zeit herstellbar? ] Kostensicht dominiert "Man macht es, weil man muss!" 14

15 Webinar: -Management mehr als Archivierung? Modernes -Management greift. Ganzheitliche Betrachtung Lifecycle und Wert der Information Kontextbezogene Verarbeitung Verfügbarkeit - Sicherheit Benutzerfreundlichkeit Nutzensicht dominiert "Man macht es, weil man es kann!" 15

16 Webinar: -Management Lösungsansatz Modernes -Management ist Bestandteil eines unternehmensweiten Informationsmanagements ECM: Enterprise Content Management oder DMS: Dokumentenmanagement oder EIM Enterprise Information Management Am Beispiel von ELO lässt sich das zeigen 16

17 Webinar: -Management Lösungsansatz ELO 17

18 Webinar: -Management Live Einblicke Virtuelle Akten Vorgangsbezug Mailserver - Entlastung Aufbewahrung Unveränderbar 18

19 Webinar: -Management ELO als Lösungsansatz 19

20 Webinar: -Management Prozessintegration -Management integriert in z.b. "Eingangsrechnungsprüfung". docufied smartinvoice Quelle: 20

21 Webinar: -Management ELO als Lösungsansatz Quelle: 21

22 Webinar: -Management ELO als Lösungsansatz -Management ist integriert in Ihr unternehmensweites Informations- Management Quelle: 22

23 Webinar: -Management ELO als Lösungsansatz Fazit Modernes Informationsmanagement bietet die Chance den stetig wachsenden Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze, Bestimmungen und Verordnungen durch mehr Transparenz der Geschäftsprozesse und besseres Risikomanagement zu begegnen. Die Einhaltung von Regeln kann dann sogar als Gewinn verbucht werden. 23

24 Webinar: -Management Fragen? Ziel erreicht? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Bonus für die Webinar-Teilnehmer im Anhang Whitepaper: -Management in Unternehmen; VOI e.v. März

25 Hinweis auf weitere "online"-informationen Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes 25

26 íd-netsolutions Schon mal vormerken: i.d.r. jeden 2. Donnerstag im Monat in :30 Uhr bis 10:15 Uhr - Dauer ca. 45 Minuten Thema: siehe Ankündigung auf der Webseite Schulungen - Webinar Referent: wechselnd 26

27 Impressum docufied Produktreihe Hersteller: id-netsolutions GmbH Hamburg Hagen Nürnberg Segeberger Str. 9-13a Kayhude (bei Hamburg) fon: +49 (0) fax: +49 (0) Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE

28 Copyright Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software. Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright by id-netsolutions GmbH März 2013 All rights reserved

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