Software-as-a-Service Produkthandbuch für Administratoren. Telekom Deutschland GmbH. Version 1.0 Stand Status Final

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1 Software-as-a-Service Produkthandbuch für Administratoren Telekom Deutschland GmbH Version 1.0 Stand Status Final

2 Impressum Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Am Landgrabenweg Bonn Kurzinfo Handbuch zur Benutzung des Cloud Managers für die Anlage von Nutzern sowie für die Einrichtung von Produkten und Produktoptionen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

3 Vorwort Der Telekom Cloud Manager ist eine über das Internet erreichbare webbasierte Technologie-Plattform, die es Kunden der Telekom Deutschland GmbH ermöglicht, gemietete Software im Internet auszuwählen und zu verwalten. Das Telekom Cloud Manager ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Die Bereitstellung der Software, der technischen Infrastruktur, die Durchführung von Updates und der Support werden als darin enthaltener Service angeboten. Nach Bestellung der gewünschten Produkte sowie Anzahl der Services und Nutzer über das Geschäftskundenportal der Telekom Deutschland GmbH oder durch den vertrieblichen Betreuer werden die entsprechenden Leistungen zentral eingerichtet (Kontingent). Die Verwaltung und Konfiguration der bereitgestellten Leistungen erfolgt durch einen vom Kunden selbst benannten Administrator über die hier beschriebene Webportal Anwendung. Über den Cloud Manager der Telekom Deutschland GmbH können die Produkte Microsoft Exchange Online 2010, Online Backup, Microsoft Office 2010 zum Download, Microsoft SharePoint Online 2010 und Microsoft Dynamics CRM 2011 sowie zugehörige Leistungen dieser Produktgruppen administriert werden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

4 Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte Überblick Kurzanleitung Startseite und Einstellungen Startseite nach Anmeldung als Nutzer am Cloud Manager Startseite nach Anmeldung als Administrator am Cloud Manager Einstellungen Nutzerverwaltung Übersicht Neue Nutzer anlegen Gruppen Nutzerliste importieren Domainverwaltung Neue Domain anlegen Domain bearbeiten Domain löschen Domain verifizieren Domain beauftragen/übernehmen Domainkontaktdaten ändern Domain MX-Record ändern Domain kündigen Domain transferieren Domainrichtlinien Produktverwaltung Produktübersicht Microsoft Exchange Online Microsoft SharePoint Online Service Downloads FAQ Prozessmonitor Kontakt...80 A Mit geltende Unterlagen...82 Abkürzungsverzeichnis...83 Telekom Deutschland GmbH, Stand April

5 Telekom Deutschland GmbH, Stand April

6 1 Erste Schritte 1.1 Überblick Das Portal Cloud Manager ist eine Web-Portal-Anwendung und die zentrale Oberfläche für den Zugriff auf die angebotenen Softwaredienste (Produkte). Es ermöglicht Nutzern, auf die für sie freigeschalteten Anwendungen online zu zugreifen und bietet Nutzern und Administratoren über das Login in das Web-Portal diverse Verwaltungsfunktionen. Dem Administrator gestattet es, globale Unternehmenseinstellungen vorzunehmen, das Anlegen und die Verwaltung der Nutzer seines Unternehmens, die Verwaltung der Kontingente und die Zuordnung von Nutzern zu den bestellten Produkten. Nachfolgend ist die Bedienung des Cloud Managers für Administratoren beschrieben. Für Nutzer liegen separate Beschreibungen als Basisinformationen zur Nutzung der einzelnen Produkte vor. Dort werden auch Einstellungen und Konfiguration der Client Applikationen beschrieben. 1.2 Kurzanleitung Nach der Aktivierung, können Sie sich als Administrator einloggen. Danach empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise: 1. Prüfen der Wunschdomain: Über Domainverwaltung prüfen Sie bitte, ob Ihre Wunschdomain korrekt eingetragen und als SMTP-Domain aktiviert ist. Legen Sie ggf. zusätzliche Domains und Subdomains an, die Sie für die Nutzung der Services verwenden wollen. Hinterlegte Domains werden ausschließlich für das Produkt Microsoft Exchange Online 2010 genutzt. Abb. 1 Einstellungen für Domains Telekom Deutschland GmbH, Stand April

7 2. Einrichten von Nutzern: Über die "Nutzerverwaltung" werden alle Nutzer eingerichtet, die bestellte Leistungen nutzen werden. Beim Neuanlegen eines Nutzers füllen Sie bitte mindestens die Pflichtfelder aus. Achten Sie bei der Passwortvergabe auf sichere Passwörter. Empfehlungen zur Passwortwahl finden Sie in der Hilfe. Hinweis: Der initiale Login-Name eines Nutzers lässt sich später nicht mehr ändern. Alle eingetragenen Angaben erscheinen auch im globalen Adressbuch. Abb. 2 Übersicht Nutzerverwaltung 3. Produktzuweisung an Nutzer: Das Zuweisen von Produkten und Produktoptionen können Sie entweder direkt beim Neuanlegen von Nutzern oder nachträglich über die Produktverwaltung vornehmen. Zum Zuweisen von Produkten und Produktoptionen beim Neuanlegen wählen Sie bitte die jeweiligen Optionen im Nutzerformular. Möchten Sie stattdessen die Zuweisung über die Produktverwaltung vornehmen, wählen Sie den jeweiligen Produktmenüpunkt in der Produktverwaltung. Abb. 3 Übersicht Produkte Telekom Deutschland GmbH, Stand April

8 2 Startseite und Einstellungen Der Aufruf der Startseite erfolgt über die URL https://www.telekom-cloudcenter.de. Wichtige aktuelle Informationen werden Ihnen in mehreren Widgets auf der Startseite angezeigt. Diese Widgets können Sie beliebig anordnen oder ausblenden. Hinweis: Nach spätestens 30 Minuten Inaktivität erfolgt ein automatisches Logout aus dem Cloud Manager. Nach 10 erfolglosen Versuchen der Anmeldung, wird das Anmeldekonto gesperrt. Wurde das Anmeldekonto gesperrt, dauert es mindestens 30 Minuten, bis dieses Konto neu freigegeben werden kann. 2.1 Startseite nach Anmeldung als Nutzer am Cloud Manager Die auf der Startseite nach der Anmeldung angezeigten Elemente sind abhängig von der Rolle der sich anmeldenden Person. Als registrierter Nutzer (ohne Administrator-Rechte) werden folgende Navigationselemente angeboten: Startseite Service Einstellungen Zusätzlich werden einem Nutzer (ohne Administrator-Rechte) die folgenden Widgets angezeigt: - Benachrichtigungen - Ihre Dienste - Adressbuch - Willkommen - Intranet-Nachrichten Abb. 4 Startseite in der Rolle Nutzer Telekom Deutschland GmbH, Stand April

9 2.2 Startseite nach Anmeldung als Administrator am Cloud Manager Um Nutzer und Dienste zu administrieren, müssen Sie sich als Administrator am Cloud Manager anmelden. Die dafür notwendigen Daten entnehmen Sie bitte der , die Sie nach der Bestellung und Bereitstellung der Leistungen vom Service Desk erhaltenen haben. Melden Sie sich als Administrator am Cloud Manager an, werden Ihnen die folgenden Navigationselemente angeboten: Startseite Produkte Nutzerverwaltung Domainverwaltung Service Einstellungen Abb. 5 Startseite für Administratoren mit verschiebbaren Widgets Einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen erhalten Sie auf der Startseite in verschiedenen Widgets: Willkommen: Neben Ihrem Nutzernamen, Ihrer Rolle und Information zum letzten Login finden Sie hier auch die Kontaktnummer zum Service Desk, einschließlich Ihrer Firmenkennung. Diese benötigen Sie immer dann, wenn Sie den Service Desk kontaktieren. Speicherbelegung: Kritische Speicherfüllstände werden Ihnen hier bspw. für Mailboxen, Online Backup Accounts oder SharePoint Site Collections angezeigt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

10 Kontingente: Nutzer: Ihre Dienste: Hier erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die von Ihnen bestellten Produkte. Hier erhalten Sie einen Überblick über bereits angelegte Nutzer sowie bereits vorgenommene Zuweisungen zu einzelnen Produkten. Hier erhalten Sie Statusinformationen zur Verfügbarkeit der von Ihnen gebuchten Dienste. Weiterhin können Sie direkt zu den Web-Oberflächen der entsprechenden Dienste wie z.b. Outlook Web Access wechseln. Prozessmonitor: Adressbuch: Hier erhalten Sie eine Auflistung durchgeführter Administrationsaufgaben innerhalb der letzten 24 Stunden, wie z.b. Sperren, Entsperren, Anlegen oder Löschen von Nutzern. Hiermit können Sie bei länger laufenden Administrationsaufgaben den Status der Ausführung überwachen. Weiterhin ermöglicht Ihnen diese Funktion eine Nachvollziehbarkeit aller Administrationstätigkeiten. Hier können Sie im Exchange Adressbuch nach Nutzern und Kontakten suchen. Intranet-Nachrichten: Hier werden Ihnen unternehmenseigene Intranet-Nachrichten angezeigt. Benachrichtigungen: Hier erhalten Sie Benachrichtigungen die Ihr eigenes Nutzerprofil betreffen, bspw. Produktzuweisungen. Ihre SharePoint Site Collections: Hier werden Ihnen SharePoint Site Collections angezeigt, für die Sie als Verwalter eingerichtet wurden. 2.3 Einstellungen Unter dem Menüpunkt Einstellungen haben Sie die Möglichkeit Ihr eigenes Passwort zu ändern sowie systemweite Einstellungen zur Gestaltung von Mailadressen sowie Vorgaben zur Komplexität von Passwörtern vorzunehmen. Weiterhin können Sie sowohl Kontaktinformationen für Nutzer als auch Intranet-Nachrichten administrieren, welche auf der Startseite in den entsprechenden Widgets angezeigt werden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

11 Abb. 6 Übersicht Einstellungen Passwort ändern Über die Funktion zum Ändern des Passwortes können Sie Ihr eigenes Passwort ändern. Abb. 7 Passwort ändern Um das Passwort zu ändern, muss zunächst das alte Passwort und anschließend das neue Passwort sowie die Passwortwiederholung eingegeben werden. Bitte achten Sie auf die Wahl eines sicheren Passwortes. Um die Sicherheit von Passwörtern zu gewährleisten gelten entweder die Standardeinstellungen oder die Einstellungen, die Sie durch Festlegung Ihrer eigenen Passwortregeln im System hinterlegt haben (siehe Kapitel 2.3.2). Für die Standardeinstellungen gelten folgende Sicherheitsempfehlungen bzw. bedingungen: Ein Passwort sollte weder Vorname, Name noch Login-Name enthalten. Die Mindestlänge beträgt 8 Zeichen. Es müssen 3 der 4 folgenden Zeichenkategorien enthalten sein: o Großbuchstaben (A-Z) o Kleinbuchstaben (a-z) o Dezimalziffern (0-9) o Nicht-alphanumerische Zeichen (z.b.!,",,$) erweiterter ASCII-Satz, Symbole oder linguistische Zeichen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

12 Durch die Festlegung Ihrer eigenen Passwortregel können Sie eigene Sicherheitsparameter für Passwörter definieren. Hinweis: Die im folgenden Abschnitt beschriebenen Passwortregeln werden bei der Vergabe von Passwörtern innerhalb ihrer Organisation überprüft Regeln für Passwörter Mit der Festlegung von Passwortregeln können Sie Sicherheitsparameter für die Passwortvergabe definieren. Diese Regeln werden dann künftig bei der Vergabe sowie beim Ändern von Passwörtern angewendet. Abb. 8 Regeln für Passwörter Für die Festlegung von Passwortregeln können Sie folgende Werte definieren: - Passwortkomplexität - Mindestlänge von Passwörtern - Anzahl zu speichernder Passwörter Mit Passwortkomplexität legen Sie fest, ob ein Passwort aus den folgenden Zeichengruppen bestehen muss: 3 der 4 folgenden Zeichenkategorien müssen in einem Passwort enthalten sein: o Großbuchstaben (A-Z) o Kleinbuchstaben (a-z) o Dezimalziffern (0-9) o Nicht-alphanumerische Zeichen (z.b.!,",,$) erweiterter ASCII-Satz, Symbole oder linguistische Zeichen Mit der Mindestlänge von Passwörtern legen Sie fest, aus wie vielen Zeichen ein Passwort mindestens bestehen muss. Die Anzahl zu speichernden Passwörter legt fest, mit wie vielen Passwörter ein neu vergebenes Passwort verglichen werden soll. Entspricht ein neu vergebenes Passwort einem dieser gem erkten Passwörter, wird es abgelehnt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

13 2.3.3 Regeln für Mailadressen Beim Anlegen und Zuweisen von Mailboxen an einzelne Nutzer können Sie beliebige adressen für die primäre sowie für Alias- adressen festlegen. Bei der Zuweisung von Mailboxen an größere Nutzermengen (siehe hierzu auch Kapitel 3.6 und 3.7) erfolgt die Vergabe von adressen über die zuvor von Ihnen definierten Regeln für Mailadressen. Dabei können Sie festlegen nach welchem Muster adressen gebildet werden und welche Muster als primäre sowie ggf. als Alias- adressen verwendet werden sollen. Abb. 9 Regeln für Mailadressen Für die Festlegung einer adress-Regel benutzen Sie bitte die Platzhalter %g, %s, %xs und %xg. Dabei steht %g für den Vornamen und %s für den Nachnamen eines Nutzers. Mit %xs legen Sie fest wie viele Buchstaben des Nachnamens verwendet werden sollen. x ist dabei mit der entsprechenden Zahl zu ersetzen. Mit %xg legen Sie fest wie viele Buchstaben des Vornamens verwendet werden sollen. Auch hier ist x dabei mit der entsprechenden Zahl zu ersetzen. Beispiel: Beispiel: Nach Eingabe von %g.%s und Auswahl einer Domain werden adressen in der Form: angelegt. Nach Eingabe von %1g_%s und Auswahl einer Domain werden adressen in der Form: angelegt. Wenn Sie stattdessen das Feld für den Localpart der adresse frei lassen, wird automatisch der Local-Part des UPN (User Principal Name) verwendet. Zur Veranschaulichung wird Ihnen jeweils eine Vorschau der E- Mailadresse in Abhängigkeit Ihrer Eingabe angezeigt. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass adressen eine Gesamtlänge von 255 Zeichen nicht überschreiten dürfen Kontaktinformationen für Nutzer Mit Kontaktinformationen für Nutzer können Sie Nutzern Ihrer Organisation zentrale, unternehmenseigene Kontaktinformationen zur Verfügung stellen, mit denen Nutzer bspw. Sie als Administrator oder einen unternehmenseigenen Servicedesk erreichen können. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

14 Um diese Kontaktinformationen zu hinterlegen, wählen Sie den Menüpunkt Kontaktinformationen für Nutzer unterhalb des Hauptmenüpunktes Einstellungen. Anschließend gelangen Sie in die Formularansicht zur Eingabe der Kontaktdaten. Abb. 10 Kontaktinformationen für Nutzer Nachdem die Kontaktinformationen erfolgreich gespeichert wurden, werden diese auf der Startseite eines jeden Nutzers im Willkommens-Widget angezeigt. Abb. 11 Willkommens-Widget Intranet-Nachrichten Unternehmenseigene Nachrichten, welche im Widget Intranet-Nachrichten auf der Startseite angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Intranet-Nachrichten administrieren. Nach Auswahl des Menüpunktes gelangen Sie in die Auflistung aller Intranet-Nachrichten für Ihre Organisation. Abb. 12 Intranet-Nachrichten Telekom Deutschland GmbH, Stand April

15 Intranet-Nachricht erstellen Um eine neue Intranet-Nachricht zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Nachricht erstellen in der Übersicht Ihrer Intranet-Nachrichten. In der folgenden Formularansicht hinterlegen Sie Titel und Nachrichtentext und speichern Ihre Eingaben durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Abb. 13 Intranet-Nachricht erstellen Nachdem die Intranet-Nachricht erfolgreich gespeichert wurde, wird diese im Widget Intranet-Nachrichten auf der Startseite angezeigt. Abb. 14 Widget Intranet-Nachrichten Intranet-Nachricht bearbeiten Um eine Intranet-Nachricht zu bearbeiten, wählen Sie in der Detailansicht der jeweiligen Nachricht die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol). Anschließend können Sie die gewünschten Änderungen am Nachrichtentitel und Nachrichtentext vornehmen und Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

16 Abb. 15 Intranet-Nachricht bearbeiten Intranet-Nachricht löschen Um eine Intranet-Nachricht zu löschen, wählen Sie in der Detailansicht der gewünschten Intranet-Nachricht die Schaltfläche Nachricht löschen und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit Ok. Abb. 16 Intranet-Nachricht löschen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

17 3 Nutzerverwaltung 3.1 Übersicht In der Nutzerverwaltung können Sie Nutzer erfassen, denen Sie direkt beim Anlegen oder später über die Produktverwaltung Nutzungsberechtigungen für Produkte und Produktoptionen zuweisen können. Die in der Nutzerverwaltung erfassten Daten sind später außerdem im Firmenadressbuch für alle Nutzer sichtbar. In der Übersicht werden Ihnen die wichtigsten Informationen eines Nutzers angezeigt. Dabei erfolgt die Sortierung initial alphabetisch nach Nachname, Vorname. Die Sortierung können Sie für jede angezeigte Spalte aufund absteigend festlegen. Abb. 17 Sortierung in der Nutzerliste Für die Filterung der angezeigten Nutzerliste stehen Ihnen zudem zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung: Alphabet Filter (erster Buchstabe des Nachnamens) Standorte Abteilungen Nutzerrolle Status des Nutzers Alle Filter wirken additiv, d.h. Sie können mehrere Filter miteinander kombinieren. Suchen Sie bspw. nach Nutzern einer bestimmten Rolle, die einer bestimmten Abteilung und einem bestimmten Standort angehören, können Sie diese Suche durch Einstellung der entsprechenden Filter durchführen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit die Nutzerliste per Eingabe eines Suchbegriffs zu durchsuchen. Eingegebene Zeichen wirken dabei sofort auf das Suchergebnis, womit die Datensätze unmittelbar gefiltert werden. Mit der Funktion Liste exportieren können sie die gesamte Liste zur lokalen Verwendung, z.b. mit Excel, herunterladen. Die Liste wird dabei als.csv-datei bereitgestellt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

18 Abb. 18 Nutzerübersicht mit Filterkonsole Hinweis: Die Filter-, Export- und Suchfunktionen stehen Ihnen auf jeder Listenseite des Portals zur Verfügung. Die Filteroptionen orientieren sich am jeweiligen Listenkontext. 3.2 Neue Nutzer anlegen Um einen neuen Nutzer anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Nutzer anlegen oberhalb der Nutzerliste. Abb. 19 Nutzerübersicht Nutzer anlegen Anschließend gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht zum Anlegen eines neuen Nutzers. In jedem Fall müssen die als Pflichtfelder mit * gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden. Die erfassten Daten sind später im globalen Firmenadressbuch für alle Nutzer sichtbar. Der hier vergebene Login-Name muss innerhalb ihrer Organisation eindeutig sein und lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Die Felder Standort und Abteilung bieten die zuvor angelegten Standorte und Abteilungen zur Auswahl an (siehe auch 3.5Fehler! Verweisquelle onnte nicht gefunden werden.). Hinweis: Für alle Nutzer mit der Rolle Administrator ist die Angabe einer externen adresse notwendig, da Systeminformationen an diese Adresse verschickt werden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

19 Abb. 20 Nutzer anlegen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

20 Um das Anlegen eines neuen Nutzers abzubrechen, wählen Sie die Schaltfläche Abbrechen. Sie gelangen anschließend zurück in die Nutzerverwaltung. Um die eingegebenen Daten zu speichern, wählen Sie die Schaltfläche Speichern. Bei Eingabefehlern wird das entsprechende Eingabefeld markiert. Eine genaue Fehlermeldung erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über das Symbol am markierten Eingabefeld fahren. Abb. 21 Fehlermeldung beim Anlegen eines Nutzers Nach dem Speichern öffnet sich der Prozessmonitor, der Ihnen den Status von laufenden Administrationsaufgaben anzeigt. Administrationsaufgaben werden dabei als Prozesse aufgenommen, deren Abarbeitungsstand über einen Status angezeigt wird. Länger dauernde Aufgaben können Sie so über den Status verfolgen. Abb. 22 Prozessmonitor Um den neu angelegten Nutzer in der Liste zu sehen, kann es notwendig sein, diese erneut zu laden. Hinweis: Sie können auch direkt bei der Nutzeranlage eine Zuweisung von Produkten und Produktoptionen vornehmen. Wählen Sie hierzu die Ihnen angebotenen Funktionen zur Zuweisung von Einzelprodukten oder Produktprofilen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

21 Abb. 23 Produktzuweisung Einzelheiten zu Produktprofilen entnehmen Sie bitte Kapitel 5.4. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

22 Wurde der Nutzer erfolgreich angelegt, kann sich dieser sofort mit Login-Namen und Passwort am Cloud Manager anmelden und die ihm zugewiesenen Produkte nutzen. Zur automatisierten Anlage einer größeren Anzahl neuer Nutzer können Sie die Funktion Nutzerliste importieren innerhalb der Nutzerverwaltung nutzen. Die hierfür benötigte Dateivorlage können Sie nach Wahl dieser Funktion im anschließenden Dialog oder im Download-Bereich herunter laden. Näheres zum Import einer größeren Nutzermenge entnehmen Sie bitte dem Kapitel Nutzer bearbeiten Um einen Nutzer zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst die Nutzerdetailansicht indem Sie den gewünschten Nutzer in der Nutzerliste durch einen Klick markieren. Anschließend werden Ihnen die Nutzerdetails angezeigt. Die Nutzerdetails werden in mehreren Datenboxen organisiert. Jede einzelne Box lässt sich separat bearbeiten. Nutzerdaten können Sie nach Auswahl der Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) ändern. Abb. 24 Nutzer bearbeiten Telekom Deutschland GmbH, Stand April

23 3.3.1 Passwort zurücksetzen Um einem Nutzer ein neues Passwort zuzuweisen, wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) in der Datenbox Passwort zurücksetzen. Anschließend können Sie das neue Passwort entsprechend der in der Hilfe beschriebenen Konventionen vergeben und durch Wahl der Schaltfläche Speichern für den Nutzer festlegen. Hinweis: Diese Vorgehensweise können Sie nicht zum Ändern des eigenen Administrator-Passworts verwenden. Dieses ändern Sie über den Menüpunkt Einstellungen, Eigenes Passwort ändern. Hinweise zum Zurücksetzen Ihres Administrator-Passworts entnehmen Sie bitte dem Kapitel Abb. 25 Kennwort zurücksetzen Nutzer sperren oder entsperren Beim Sperren wird dem Nutzer das Recht entzogen, sich an Diensten, wie Outlook Web Access oder am Cloud Manager anzumelden. Die Daten der gesperrten Nutzer einschließlich eingerichteter Postfächer oder sonstiger produktspezifischer Zuweisungen bleiben jedoch erhalten. Das Kontingent an zugeordneten Produkten wird dadurch nicht verändert, es werden also keine Ressourcen freigegeben. Zum Sperren oder Entsperren wählen Sie einen oder mehrere Nutzer in der Nutzerübersicht durch Aktivieren der Checkbox aus. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Nutzer sperren und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit OK. Die Funktionen zum Sperren und Entsperren können Sie ebenso in der Detailansicht eines einzelnen Nutzers wählen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

24 Abb. 26 Nutzer sperren Gesperrte Nutzer werden in der Nutzerübersicht als durchgestrichene Datensätze dargestellt, wobei ein Hilfetext auf die Sperrung hinweist. Das Entsperren von Nutzern erfolgt analog der o. g. Vorgehensweise beim Sperren. Abb. 27 Gesperrter Nutzer Hinweis: Die Aktualisierung des Nutzerstatus kann bis zu 10 Sekunden dauern. Laden Sie die Nutzertabelle nach kurzer Wartezeit ggf. noch einmal neu, wenn der Status nicht geändert wurde. 3.4 Nutzer löschen Beim Löschen eines Nutzers gehen alle Daten des Nutzers verloren. Zum Löschen wählen Sie einen oder mehrere Nutzer in der Nutzerübersicht durch Aktivieren der Checkbox aus. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Löschen und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit OK. Die Funktion zum Löschen können Sie ebenso in der Detailansicht eines einzelnen Nutzers wählen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

25 Abb. 28 Nutzer löschen Wichtiger Hinweis! Es können nur Nutzer gelöscht werden, denen keine Produkte mehr zugeordnet sind und die weder Verwalter einer SharePoint Site Collection noch einer Verteilerliste sind. Bei einzelnen Nutzern ist daher die Schaltfläche zum Löschen deaktiviert. Bei mehreren Nutzern erhalten Sie nach Bestätigung des Löschdialogs eine Fehlermeldung, sofern mindestens ein Nutzer in der Auswahl enthalten ist, der nicht gelöscht werden kann. 3.5 Abteilungen und Standorte Die Menüpunkte Abteilungen und Standorte in der linken Navigation erlauben Ihnen, Ihre Nutzer zu strukturieren. Damit erweitern Sie Ihre Möglichkeiten zur gezielten Auswahl und Filterung. Sie können Standort- und Abteilungsdetails erfassen, ändern und Einträge der jeweiligen Liste löschen. Eine Löschung ist nur zulässig, wenn keine Nutzer diesem Standort bzw. dieser Abteilung zugewiesen sind. 3.6 Gruppen Zur Vereinfachung von administrativen Aufgaben können Sie Nutzer zu Gruppen zusammenfassen, um später bspw. Nutzer- oder Produktdaten in nur wenigen Schritten zu ändern. Für die Zuweisung von Nutzern zu einer Gruppe stehen Ihnen in der Nutzerübersicht zwei Funktionen zum Speichern von Nutzern als Gruppe und zum Hinzufügen von Nutzer zu einer bestehenden Gruppe zur Verfügung. Abb. 29 Gruppenfunktionen Bitte beachten Sie, dass die Schaltflächen als Gruppe speichern und zu Gruppe hinzufügen nur dann aktiv sind, wenn Sie sich entweder in der Detailansicht eines einzelnen Nutzers befinden oder mindestens einen Nu t- zer per aktivierte Checkbox ausgewählt haben. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

26 3.6.1 Nutzer als Gruppe speichern Haben Sie die Schaltfläche als Gruppe speichern gewählt, vergeben Sie im folgenden Dialog einen Gruppennamen und bestätigen die Gruppenanlage mit OK. Abb. 30 Nutzer als Gruppe speichern Anschließend können Sie die neu angelegte Gruppe in der Gruppenübersicht verwalten. Abb. 31 Gruppenübersicht Nutzer zu Gruppe hinzufügen Um einen oder mehrere Nutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie vorher mindestens eine Gruppe anlegen. Um eine Gruppe anzulegen, können Sie entweder die in Kapitel beschriebene Vorgehensweise nutzen oder eine neue Gruppe in der Gruppenverwaltung anlegen. Wählen Sie hierzu in der Hauptnavigation unter Nutzerverwaltung den Menüpunkt Gruppen und anschließend die Schaltfläche Gruppe anlegen. Im folgenden Dialog vergeben Sie den gewünschten Gruppennamen und speichern Ihre Angaben. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

27 Abb. 32 Gruppe anlegen Für die Zuweisung von Nutzern zu einer Gruppe wählen Sie in der Nutzerübersicht die Schaltfläche zu Gruppe hinzufügen. Im anschließenden Dialog können Sie die gewünschte Gruppe auswählen und die Zuweisung durch Wahl der Schaltfläche OK bestätigen. Abb. 33 Nutzer zu Gruppe hinzufügen Gruppe bearbeiten In der Gruppenübersicht gelangen Sie durch Auswahl einer Gruppe in die Detailansicht, in welcher Sie verschiedene Daten bearbeiten können. Hierzu zählen Gruppendaten, Personendaten, Mitgliederverwaltung und produktspezifische Daten. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

28 Zur Bearbeitung der jeweiligen Daten wählen Sie bitte die Schaltfläche zum Bearbeiten (Stift-Symbol) des gewünschten Datenblocks. Abb. 34 Gruppe bearbeiten Bitte beachten Sie, dass geänderte Personen- und Produktdaten stets für alle Mitglieder der Gruppe geändert werden, unabhängig davon, ob die Daten zuvor für alle Nutzer unterschiedlich waren. Wird bspw. die Rolle der Gruppenmitglieder als unterschiedliche Werte angezeigt und ändern Sie diese anschließend zur Rolle Nutzer, erhalten alle Gruppenmitglieder diese Rolle zugewiesen. Befindet sich ein Nutzer mit der Rolle Technischer Administrator in der Gruppe, ist ein Rollenwechsel für Mitglieder dieser Gruppe nicht möglich. Um einen Nutzer aus der Gruppe zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche aus Gruppe entfernen und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

29 Abb. 35 Nutzer aus Gruppe entfernen Gruppe löschen Um eine Gruppe zu löschen, wählen Sie in der Gruppendetailansicht die Schaltfläche Gruppe löschen und bestätigen anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Abb. 36 Gruppe löschen Hinweis: Beim Löschen einer Gruppe werden lediglich die Gruppe sowie die Zuordnung von Nutzern zu dieser Gruppe gelöscht. Die Nutzer selbst werden dabei nicht gelöscht. 3.7 Nutzerliste importieren Um eine größere Nutzermenge im Cloud Manager anzulegen, können Sie die Funktion zum Importieren einer Nutzerliste nutzen. Wählen Sie hierzu in der Hauptnavigation unterhalb der Nutzerverwaltung den Menüpunkt Telekom Deutschland GmbH, Stand April

30 Nutzerliste importieren. Diese Funktion steht Ihnen ebenfalls beim Anlegen eines Nutzers zur Verfügung. Wählen Sie hierzu in der Bearbeitungssicht für einen neuen Nutzer die Schaltfläche Größere Nutzermenge importieren. Abb. 37 Nutzerliste importieren Für den Import von mehreren Nutzern stehen Ihnen zwei Vorlagen zur Verfügung, welche Sie z.b. in Microsoft Excel bearbeiten können. Mit Auswahl des Links Excel-Vorlage herunterladen wird Ihnen eine Excel- Vorlage bereitgestellt, welche in den Spalten für Standort (Location), Abteilung (Department), Rolle (Role) sowie den produktspezifischen Spalten bereits Auswahllisten mit den für Ihre Organisation gültigen Werten enthält. Bitte beachten Sie, dass Microsoft Excel ggf. einen Warnhinweis beim Öffnen der Vorlage anzeigt. Mit Auswahl des Links CSV Vorlage herunterladen wird Ihnen die gleiche Vorlage, allerdings ohne Auswahllisten mit vordefinierten Werten an den o. g. Spalten bereitgestellt. In jedem Fall können Sie unter Zuhilfenahme beider Vorlagen sowohl Nutzerdaten importieren als auch Produktzuweisungen an Nutzer durchführen. Bitte füllen Sie die Vorlage sorgfältig mit den von Ihnen gewünschten Nutzer- und Produktdaten aus. Folgende Angaben müssen Sie in jedem Fall pro anzulegenden Nutzer angeben: - Vorname (FirstName) - Nachname (LastName) - Anzeigename (DisplayName) - Rolle (Role) - Externe adresse (ExternalMail), sofern Sie die Rolle Administrator gewählt haben - Nutzername (LoginName) - Domäne (DomainName) - Password Telekom Deutschland GmbH, Stand April

31 Beispiel: - Max - Mustermann - Max Mustermann - Administrator - - max.mustermann - domäne.de Test Hinweis: Wenn Sie die Vorlage zum Importieren von Nutzern und gleichzeitiger Vergabe von Mailboxen verwenden, finden die Regeln die Sie zur Bildung von Mailadressen für Ihre Organisation definiert haben (siehe hierzu Kapitel 0) Anwendung. Haben Sie hier nichts definiert, greift die Standardeinstellung die Mailadressen der Form generiert. Weiterhin müssen die von Ihnen vergebenen Passwörter für Nutzer den Passwortregeln des Cloud Managers oder sofern von Ihnen hinterlegt den Passwortregeln Ihrer Organisation entsprechen (siehe hierzu Kapitel 2.3.2). Haben Sie die CSV- bzw. Excel-Vorlage mit den gewünschten Nutzerdaten ausgefüllt, müssen Sie die Datei zwingend als.csv-datei (Trennzeichen-getrennt) speichern, um Sie anschließend im Cloud Manager hochladen zu können. Zum Hochladen der.csv-datei wählen Sie zunächst die Schaltfläche Durchsuchen und nach Auswahl der entsprechenden Datei die Schaltfläche Importieren. Abb. 38 Nutzer importieren Sie erhalten zunächst eine Vorschau der in der.csv-datei enthaltenen Datensätze. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

32 Abb. 39 Nutzer importieren - Vorschau Wählen Sie in der angezeigten Vorschau die Schaltfläche Weiter, werden die in der.csv-datei enthaltenen Datensätze zunächst validiert. War die Validierung erfolgreich, können Sie den Import im folgenden Dialog durch Wahl der Schaltfläche Weiter starten. Abb. 40 Nutzer importieren Import starten Anschließend können Sie den Fortschritt des Nutzerimports über den entsprechenden Eintrag im Prozessmonitor verfolgen. Wurden in der.csv-datei fehlerhafte Datensätze erkannt, erhalten Sie nach der Validierung eine Auflistung aller aufgetretenen Fehler. Abb. 41 Nutzer importieren Fehler Telekom Deutschland GmbH, Stand April

33 3.8 Active Directory Synchronisierung Mit den Public Services der Telekom Plattform haben Sie die Möglichkeit Ihr Microsoft Active Directory mit dem Cloud Manager dauerhaft zu synchronisieren. Nach Buchung der entsprechenden Produktoption muss zunächst eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network Verbindung) zwischen Ihrer Infrastruktur und der Telekom Plattform aufgebaut werden. Hierzu werden Sie vom Service Desk kontaktiert, der Sie bei der Einrichtung begleitet und Ihnen alle nötigen Informationen zur Verfügung stellt Active Directory Synchronisierung einrichten Wurde die VPN-Verbindung erfolgreich aufgebaut, können Sie die Synchronisierungseinrichtung im Cloud Manager beginnen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt AD-Sync unterhalb des Hauptmenüpunktes Nutzerverwaltung und im folgenden Dialog die Schaltfläche Synchronisierung einrichten. Abb. 42 AD Sync - Startseite Anschließend gelangen Sie in die Formularansicht zur Eingabe der Verbindungsdaten zu Ihrem Active Directory. Neben den Verbindungsdaten legen Sie zudem das initiale Passwort fest, welches für alle synchronisierten Nutzer vergeben werden soll. Bitte beachten Sie dabei, dass das Passwort entweder den Passwortrichtlinien der Plattform oder sofern von Ihnen hinterlegt den Passwortrichtlinien Ihrer Organisation entsprechen muss. Unter Domains* wählen Sie die Domain(s) aus, für die Nutzerobjekte in Ihrem Active Directory synchronisiert werden sollen. Bitte beachten Sie dabei, dass in der Auflistung der Domains, nur verifizierte Domains angezeigt werden. Sollte die von Ihnen für die Active Directory Synchronisierung vorgesehene Domain nicht in der Auflistung enthalten sein, stellen Sie bitte über die Domainverwaltung (siehe Kapitel 4) sicher, dass die jeweilige Domain als verifiziert markiert ist. Beispiel: In Ihrem Active Directory sind Nutzerobjekte mit dem UPN (User Principal Name) angelegt. Für die Synchronisierung ist es erforderlich, dass die Domain firma.de in der Domainverwaltung als verifizierte Domain eingetragen ist. Die Zuordnung synchronisierter Nutzerobjekte erfolgt im Cloud Manager anhand des UPN, womit die zugehörige Domain eindeutig Ihrer Organisation zugeordnet sein muss. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

34 Nachdem Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, wählen Sie die Schaltfläche Verbindungsdaten prüfen. Abb. 43 AD Sync - Verbindungsdaten Anschließend werden Ihre Verbindungsdaten überprüft. Konnte erfolgreich eine Verbindung zu Ihrem Active Directory aufgebaut werden, wird das Bearbeitungsformular um die Anzeige Ihrer AD-Verzeichnisstruktur erweitern. In der Anzeige der Verzeichnisstruktur legen Sie bitte die jeweiligen AD-Container fest, welche innerhalb der Synchronisierung eingebunden werden sollen und wählen anschließend die Schaltfläche zum Speichern der Einstellungen. Abb. 44 AD Sync - Containerauswahl Nach Speicherung der Einstellungen werden Ihnen die Verbindungs- und Synchronisierungsdaten in der Übersichtsseite angezeigt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

35 Abb. 45 AD Sync - Übersichtsseite Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es einige Zeit dauern kann, bis synchronisierte Nutzer in der Nutzerverwaltung des Cloud Managers aufgeführt werden. Synchronisierte Nutzer sind mit dem Zusatz [sync] in der Nutzerverwaltung versehen. Abb. 46 Nutzerverwaltung - Synchronisierte Nutzer Die Bearbeitung von Nutzerdaten für synchronisierte Nutzer sowie das Löschen synchronisierter Nutzer ist im Cloud Manager nicht möglich. Die Synchronisierung wird unidirektional von Ihrem Active Directory zur Cloud Manager Plattform vorgenommen. Die Pflege von Nutzerdaten erfolgt somit ausschließlich in Ihrem Active Directory. Bei allen sonstigen administrativen Aufgaben wie bspw. der Zuweisung von Produkten, der Speicherung als Gruppe oder der Passwort-Rücksetzung steht Ihnen der volle Funktionsumfang des Cloud Managers zur Verfügung. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

36 Abb. 47 Nutzerdetails - Synchronisierter Nutzer Hinweis: Nutzer, die in Ihrem Active Directory gelöscht werden, werden nicht automatisch im Cloud Manager gelöscht. Diesen Nutzer wird der Synchronisierungsstatus entzogen, so dass diese über die Löschfunktion im Cloud Manager gelöscht werden können. Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass dem jeweiligen Nutzer keine Produkte mehr zugeordnet sind, und dass der Nutzer weder als Verwalter eine SharePoint Site Collection noch einer Verteilerliste festgelegt ist Active Directory Synchronisierung bearbeiten Um die Verbindungs- und Synchronisierungsdaten zu bearbeiten, wählen Sie in der Übersichtsseite der Active Directory Synchronisierung die Schaltfläche Synchronisierung bearbeiten und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Abb. 48 AD Sync - Synchronisierung bearbeiten Telekom Deutschland GmbH, Stand April

37 Anschließend gelangen Sie in die Formularansicht zur Eingabe Ihrer Verbindungs- und Synchronisierungsdaten, in welcher Sie, wie in Kapitel beschrieben, die entsprechenden Daten eingeben. Abb. 49 AD Sync - Synchronisierung bearbeiten Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau zu Ihrem Active Directory wählen Sie in der Anzeige der AD- Verzeichnisstruktur die zu synchronisierenden AD-Container aus und bestätigen Ihre Eingaben durch Auswahl der Schaltfläche Speichern. Abb. 50 AD Sync - Containerauswahl Anschließend gelangen Sie auf die Übersichtsseite der Active Directory Synchronisierung, auf welcher Ihnen die geänderten Verbindungs- und Synchronisierungsdaten angezeigt werden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

38 Abb. 51 AD Sync - Übersichtsseite Hinweis: Wenn Sie bei der Bearbeitung der Synchronisierungsdaten bisher synchronisierte Container abwählen bzw. nicht wieder auswählen, wird allen Nutzern, die sich in diesen Containern befinden, der Synchronisierungsstatus im Cloud Manager entzogen. Diese Nutzer werden jedoch nicht gelöscht! Abb. 52 Nutzerverwaltung - Synchronisierter Nutzer nach Bearbeitung der AD-Sync Daten Active Directory Synchronisierung abbrechen Um die Active Directory Synchronisierung zu beenden, wählen Sie in der Übersichtsseite der Active Directory Synchronisierung die Schaltfläche Synchronisierung abbrechen und bestätigen die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ok. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

39 Abb. 53 AD-Sync abbrechen Nach erfolgreichem Abbruch der Synchronisierung wird allen bisher synchronisierten Nutzern der Synchronisierungsstatus entzogen, wobei keine Löschung der Nutzer erfolgt. Abb. 54 Nutzerverwaltung nach Abbruch der AD-Synchronisierung Telekom Deutschland GmbH, Stand April

40 4 Domainverwaltung Unter dem Menüpunkt Domainverwaltung können Sie Ihre Domains administrieren, die für die Public Services des Telekom Cloud Managers verwendet werden können. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionen zur Registrierung neuer und zur Übernahme vorhandener Domains zur Verfügung. Abb. 55 Domainübersicht In der Domainübersicht sehen Sie, welche Domains Sie im Cloud Manager bereits eingerichtet haben und welche Eigenschaften diese jeweils besitzen. Domains werden zur Nutzung von Produkten (SMTP-Domains) zwingend benötigt. Innerhalb der Domainverwaltung haben Sie die Möglichkeit neue Domains anzulegen oder zu beauftragen sowie vorhandene Domains zu bearbeiten, zu verifizieren oder zu löschen bzw. zu kündigen. Mit Ersteinrichtung Ihrer Organisation im Cloud Manager erhalten Sie standardmäßig eine verifizierte Domain der (Kundenstammdomäne), die Sie sofort für die Produkte verwenden können. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Kundenstammdomäne nicht löschen, sondern lediglich einige Eigenschaften dieser Domäne ändern können. Sie können jederzeit weitere Domains hinzufügen, die Sie später nach ggf. nötiger Verifizierung für die Public Services nutzen können. 4.1 Neue Domain anlegen Um eine neue Domain anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Domain anlegen in der Domainübersicht. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

41 Abb. 56 Domain anlegen Im folgenden Dialog können Sie eine neue Domain anlegen und deren Eigenschaften festlegen. Bitte geben Sie den Domainnamen ohne vorangestelltes ein. Neben sogenannten 2nd-Level-Domänen (z.b. Domain.de ) können Sie auch Subdomänen in der Form Marketing.Firmenname.de verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie Umlaut-Domänen nicht als SMPT-Domänen verwenden können und somit die Option SMTP nicht genutzt werden kann. Abb. 57 Domain anlegen Um die Dienste des Produkts Microsoft Exchange Online 2010 mit einer neu angelegten Domäne nutzen zu können, muss die Domäne sowohl als SMTP-Domain eingerichtet sein und anschließend durch Sie verifiziert werden. Mit der Auswahl der Option Primäre Domain legen Sie die bevorzugte Domäne für Ihre Organisation fest. Diese Domäne wird in weiteren Auswahlboxen innerhalb der Produktverwaltung stets zuerst angezeigt. Es darf nur eine Domäne als Primäre Domain gekennzeichnet sein. Wenn Sie eine neue Domain als Primäre Domain kennzeichnen, jedoch bereits eine andere Domain als Ihre primäre Domäne eingerichtet haben, wird dieser Domäne diese Eigenschaft entzogen und der neuen Domäne zugewiesen. Um eine (neue, weitere) Domäne nutzen zu können, muss diese verifiziert werden. Die Verifikation überprüft, ob Sie der Eigentümer der entsprechenden Domäne sind. Um s für eine Ihrer Domänen empfangen zu können, muss zusätzlich der MX-Record in Ihrem DNS umgestellt werden. Hinweise dazu finden Sie in Kapitel 4.5. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

42 4.2 Domain bearbeiten Um eine Domäne zu bearbeiten, wählen Sie nach Auswahl der gewünschten Domäne in der Übersicht in den Domaindaten die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol). Abb. 58 Domain bearbeiten In diesem Dialog können Sie die Optionen zu Primäre Domain und SMTP Domain bearbeiten. Durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen Sie Ihre Eingaben. Handelt es sich um eine über den Cloud Manager registrierte Domain, stehen Ihnen in den Domaindetails zusätzliche Informationen sowie Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

43 Abb. 59 Domain bearbeiten Einzelheiten zum Bearbeiten von Domainkontakten und MX-Records entnehmen Sie bitte den Kapiteln 4.7 und Domain löschen Um eine Domain zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche Domain löschen in der Anzeige der Domaindetails und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

44 Abb. 60 Domain bearbeiten Bitte beachten Sie, dass eine Domain nur dann gelöscht werden kann, wenn diese weder für Nutzerlogins noch für produktspezifische Zuweisungen wie z.b. adressen verwendet wird. 4.4 Domain verifizieren Um eine Domain z.b. für Ihre Mailadressen verwenden zu können, muss diese zunächst verifiziert werden. Mit Hilfe der Verifizierung wird sichergestellt, dass Sie der Inhaber dieser Domain sind. Für die Verifizierung müssen Sie in Ihrem DNS-Server einen A-Record mit einem bestimmten Namen anlegen, welcher anschließend überprüft wird. Den einzutragenden Wert sowie die Ziel-IP-Adresse finden Sie in der Detailansicht der betreffenden Domain unter Verification Value und Ziel-IP Adresse. Der A-Record muss auf die IP zeigen. Abb. 61 Verifikationsdaten Nachdem Ihr Anbieter das Eintragen der Werte bestätigt hat - dies kann je nach Anbieter mehrere Tage dauern wählen Sie die Schaltfläche Domain verifizieren in den Domaindetails der betreffenden Domain und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

45 Abb. 62 Domain verifizieren Nach erfolgreicher Verifizierung dieses A-Records können Sie die Domain für die Plattformprodukte nutzen. Achtung! Möchten Sie diese Domain für das Produkt Microsoft Exchange Online 2010 nutzen, müssen Sie den MX-Record umstellen (lassen), um s empfangen zu können. Für das Versenden von s ist jedoch nur eine verifizierte Domain notwendig. Einzelheiten zur Umstellung des MX-Records entnehmen Sie bitte dem nachfolgenden Kapitel MX Record Der MX (Mail Exchange) Record ist ein Eintrag auf dem Domain Name Server (DNS), der im Internet festlegt, welcher Server für den SMTP- oder Mailverkehr dieser Domain zuständig ist. Hinweis: Bitte achten Sie auf eine zeitnahe Durchführung der Domaineinrichtung im Cloud Manager, nachdem Sie die Änderung des MX Records beantragt bzw. durchgeführt haben. Zwischenzeitlich an Sie adressierte E- Mails können nicht zugestellt werden Ermittlung des MX Records Den derzeit gültigen MX Record Eintrag können Sie über folgenden Weg ermittelt werden: Folgende Seite im Internet aufrufen: (Alternative Seite für diese Abfrage z.b. ) In der Spalte DNS Lookup im Feld Enter a host name for forward DNS lookup die betreffende Domain eintragen, hier als Beispiel T-Online.de Im Drop-Down Feld Select record type (optional) den Record Type Mail Server (MX) auswählen und abschließend die Schaltfläche/Link lookup wählen: Telekom Deutschland GmbH, Stand April

46 Abb. 63 Ermittlung des MX Records Als Ergebnis wird hier Ihr aktueller MX Record angezeigt. Im genannten Beispiel T-Online.de werden insgesamt 5 Mail-Server angezeigt. Pro Mailserver wird Ihnen in jeder Zeile nach MX die Priorität angezeigt, nach der Mails an den dahinter genannten Mail-Server zugestellt werden (niedrigster Wert = höchste Priorität!). Abb. 42 Bsp. für eingetragene MX Records Änderung des MX Records veranlassen Möchten Sie als Microsoft Exchange Online Kunde Ihre eigene Domain (z.b. kundendomain.de) für den verkehr verwenden, muss der Eintrag bzw. die Änderung des sog. MX Records erfolgen, damit s an die eingerichteten Microsoft Exchange Online Postfächer aus dem Internet zugestellt werden können. Damit Mails an Empfänger auf der Microsoft Exchange Online Plattform zugestellt werden können, muss der MX Record Eintrag wie folgt angepasst werden: Host Type Value Kundendomain.de MX 10 secure100.t-systems.com Kundendomain.de MX 20 secure200.t-systems.com Kundendomain.de MX 50 secure500.t-systems.com Telekom Deutschland GmbH, Stand April

47 Die Beauftragung/Änderung eines MX Records kann nur der Besitzer/Inhaber der Domäne veranlassen, wobei dies i.d.r. eine entsprechend berechtigte Person Ihrer Organisation ist. Der Auftrag zur Änderung des MX Records muss bei dem Provider erfolgen, der den DNS-Eintrag für Ihre Domäne verwaltet. Bei vielen Providern kann diese Beauftragung online über ein Web-Portal erfolgen. Bitte beachten Sie: Die Änderung eines MX Records - insbesondere der Abgleich aller DNS-Server im Internet - kann bis zu 72 Stunden dauern! Für die Nutzung von Microsoft Exchange Online 2010 wird empfohlen, vor der MX Record Umstellung die Empfängerpostfächer vollständig vorzubereiten. Dazu sollte ihre Domain, wie in 4.4 beschrieben, zuvor verifiziert werden. Während des Änderungsvorgangs können s sowohl an Ihre alten Postfächer oder bereits an die Microsoft Exchange Online Postfächer übermittelt werden. Es empfiehlt sich daher während der Migrationsphase zusätzlich zu den Microsoft Exchange Online Postfächern auch die alten Postfächer weiterhin abzufragen Domain MX Record verifizieren Um die MX Record Umstellung zu überprüfen und den MX Record der Domain zu verifizieren, wählen Sie nach der Umstellung in den Domaindetails die Schaltfläche MX-Record verifizieren und bestätigen Sie anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Abb. 64 MX Record verifizieren 4.6 Domain beauftragen/übernehmen Neben der Verwaltung von fremdgehosteten bzw. externen Domains haben Sie im Cloud Manager die Möglichkeit neue Domains zu registrieren und somit für die Public Services zu nutzen. Wählen Sie hierzu in der Domainübersicht die Schaltfläche Domain beauftragen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

48 Abb. 65 Domain beauftragen Im folgenden Dialog können Sie nach Eingabe des gewünschten Domainnamens und der gewünschten Topleveldomain(s) zunächst die Verfügbarkeit der Domain überprüfen. Bitte geben Sie den Domainnamen ohne vorangestelltes ein. Abb. 66 Domain auswählen Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Weiter um sich die Ergebnisse der Domainverfügbarkeit anzeigen zu lassen. Ist der gewünschte Domainname verfügbar können Sie die Domain durch Wahl der Schaltfläche beauftragen registrieren. Abb. 67 Domain beauftragen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

49 Ist der gewünschte Domainname nicht verfügbar, können Sie sofern Sie der Domaininhaber sind die betreffende Domain übertragen (KK-Auftrag). Weiterhin werden Ihnen Alternativvorschläge angezeigt, sofern der gewünschte Domainname unterhalb einer anderen Topleveldomain verfügbar ist. Abb. 68 Domain übernehmen / Alternativvorschläge Nach Wahl der Schaltfläche zum Beauftragen oder Übertragen der Domain, geben Sie im nachfolgenden Dialog die Daten zum Inhaber sowie Admin-C (technischer Verwalter der Domain) ein und wählen die gewünschten Optionen zu Primäre Domain und SMTP-Domain. Bitte beachten Sie, dass die Daten zum Domaininhaber bereits mit den für Ihre Organisation vorhandenen Daten vorbelegt werden und diese nicht änderbar sind. Haben Sie bereits zuvor eine Domainregistrierung oder übernahme durchgeführt, werden alle Daten zum Domaininhaber und zum Admin-C mit den bereits verwendeten Daten vorbelegt und können im Formular nicht geändert werden. Für die Domainregistrierung werden sogenannte Handledaten verwendet. Das bedeutet, dass ein Kontaktdatensatz bestehend aus Domaininhaber und Admin-C für bestimmte Topleveldomains gleichermaßen verwendet wird. Dabei werden Topleveldomains zu einer sogenannten Handlegruppe zusammengefasst. Im Cloud Man a- ger gelten bspw. für die Topleveldomains.de,.com,.biz,.org,.info und.net die gleichen Kontaktdaten, da es sich bei den genannten Topleveldomains um eine einzige Handlegruppe handelt. Haben Sie nun bereits eine Domainregistrierung für eine in dieser Handlegruppe enthaltene Topleveldomain durchgeführt, werden die jeweiligen Kontaktdaten bei jeder weiteren Domainregistrierung für eine der Topleveldomains verwendet. Um die Kontaktdaten einer Handlegruppe zu ändern, wählen Sie in den Domaindetails einer registrierten Domain die Funktion zum Bearbeiten der Kontaktdaten (siehe hierzu auch Kapitel 4.7). Dabei werden anschließend die Kontaktdaten für die gesamte Handlegruppe geändert. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

50 Abb. 69 Domain beauftragen Telekom Deutschland GmbH, Stand April

51 Bei Domainübernahme (KK-Auftrag) enthält das Formular zudem ein zusätzliches Feld für den AuthCode (Autorisierungscode). Diesen AuthCode (auch Authinfo, EPP Key, Domain Key) benötigen Sie um die Inhaberschaft der betreffenden Domain nachzuweisen und somit den Übernahmeauftrag zu autorisieren. Abb. 70 AuthCode Den AuthCode erhalten Sie von Ihrem bisherigen Provider. Mit diesem soll sichergestellt werden, dass keine unrechtmäßigen Domainübernahmen erfolgen können. Nach der Bestätigung aller erforderlichen Daten durch Wahl der Schaltfläche Speichern, wird die Domain in der Domainverwaltung zunächst mit dem Status beauftragt aufgeführt. Abb. 71 Domain Status beauftragt Während des laufenden Registrierungsprozesses werden Sie per über den Verlauf Ihrer Domainregistrierung bzw. übernahme informiert. Nach erfolgreicher Durchführung Ihrer Domainbeauftragung/-übernahme ist die Domain mit dem Status registriert in der Domainübersicht ersichtlich. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

52 Abb. 72 Domain Status registriert Über den Cloud Manager registrierte bzw. übernommene Domains sind standardmäßig als verifiziert und MX- Record verifiziert gekennzeichnet und können somit sofort nach erfolgreicher Registrierung z.b. für Ihre E- Mailadessen genutzt werden können. 4.7 Domainkontaktdaten ändern Um die Domainkontaktdaten einer über den Cloud Manager registrierten Domain zu bearbeiten, wählen Sie in der Domainübersicht zunächst die gewünschte Domain durch einen Klick auf die jeweilige Zeile. Anschließend wählen Sie in den Domaindetails die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol) in der Datenbox Kontaktdaten. Abb. 73 Kontaktdaten bearbeiten Ändern Sie anschließend die gewünschten Daten und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Speichern. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

53 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Änderung der Kontaktdaten einer Domain ggf. auch weitere Domains betrifft, sofern sich die Domains in der gleichen Handlegruppe befinden (siehe hierzu auch Kapitel 4.6). Verfügen Sie bspw. über eine.de- und eine.com-domain und ändern die Kontaktdaten der.de-domain, werden automatisch auch die Kontaktdaten der.com-domain geändert. 4.8 Domain MX-Record ändern Bei einer neu registrierten oder einer übernommenen Domain werden standardmäßig die MX-Records der Telekom-Plattform für diese Domain eingetragen. In den Domaindetails der betreffenden Domain können Sie diese MX-Records ändern. Wählen Sie hierzu in den Domaindetails die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol) der Domaindaten. Abb. 74 Domain bearbeiten MX-Records ändern Im folgenden Dialog können Sie bis zu drei MX-Records für Ihre Domain hinterlegen. Dabei müssen Sie für jeden MX-Record sowohl den Hostnamen als auch die Priorität angeben. Wenn Sie die MX-Records auf die Standardwerte zurücksetzen wollen, aktivieren Sie die Option Standard. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Bitte beachten Sie, dass Sie die betreffende Domain nach dem Ändern der MX-Records nicht mehr für den E- Mailversand mit Microsoft Exchange Online Mailboxen verwenden können, sofern Sie die betreffende Domain für adressen dieser Mailboxen verwenden (siehe hierzu auch Kapitel 4.5). Dies gilt nur dann, wenn Sie die Einträge der standardmäßigen MX-Records ändern. Wählen Sie hingegen die Option zum Zurücksetzen der MX-Records auf die Standardwerte ist Ihre Domain automatisch MX-Record verifiziert und kann für den Mailempfang verwendet werden. 4.9 Domain kündigen Um eine Domain zu kündigen, wählen Sie in den Domaindetails der betreffenden Domain die Schaltfläche Domain kündigen und bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage mit OK. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

54 Abb. 75 Domain kündigen Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Domain bei Kündigung zurück an die jeweilige Registrierungsstelle gegeben wird und eine Stornierung dieses Auftrags nicht möglich ist! 4.10 Domain transferieren Um eine über den Cloud Manager registrierte Domain zu einem anderen Provider zu transferieren (KK-Auftrag), veranlassen Sie den Domaintransfer (Domainübernahme) bitte bei Ihrem neuen Provider. Den hierfür ggf. nötigen AuthCode erhalten Sie über den Service Desk Domainrichtlinien Hinweise zu den Domainrichtlinien der einzelnen Registrierungsstellen finden Sie unter dem Menüpunkt Domainrichtlinien in der Hauptnavigation. Abb. 76 Domainrichtlinien Telekom Deutschland GmbH, Stand April

55 5 Produktverwaltung 5.1 Produktübersicht Die Produktübersicht bildet den Einstiegspunkt in die Produktverwaltung. Um in die Produktverwaltung zu gelangen, wählen Sie den Menüpunkt Produkte in der Hauptnavigation. Anschließend wird Ihnen zunächst die Produktübersicht angezeigt. Dabei werden Ihnen die Nutzungsberechtigungen (Kontingente) der durch Sie gebuchten Produkte und Produktoptionen angezeigt. Sie erhalten dabei einen Überblick über die Gesamtanzahl der erworbenen, die Anzahl der verfügbaren und die Anzahl der belegten Nutzungsberechtigungen. Belegte Nutzungsberechtigungen sind dabei jene, die bereits Nutzern zugewiesen sind. Abb. 77 Kontingent Übersicht Um die einzelnen Produkte zu verwalten oder Produktzuweisungen durchzuführen, wählen Sie den jeweils gewünschten Menüpunkt in der Hauptnavigation. 5.2 Microsoft Exchange Online 2010 Über den Menüpunkt Microsoft Exchange Online 2010 können Sie Ihre Exchang boxen sowie Verteilerlisten administrieren. Des Weiteren können Sie hier externe Kontakte verwalten. Auf der Übersichtsseite werden die von Ihnen erworbenen Nutzungsberechtigungen der Exchange-Produkte und -Produktoptionen sowie deren Verbrauch angezeigt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

56 Abb. 78 Übersicht für Microsoft Exchange Online Mailboxen Zur Administration Ihrer Nutzer-Mailboxen wählen Sie den Menüpunkt Mailboxen in der Hauptnavigation. Anschließend werden Ihnen die für Ihre Organisation vorhandenen Mailboxen angezeigt. Abb. 79 Mailbox-Übersicht In der Liste werden Ihnen alle eingerichteten Mailboxen sowie die Zuordnung zum jeweiligen Nutzer angezeigt. Eine Füllstandanzeige visualisiert die prozentuale Auslastung der Mailbox. Die farbliche Darstellung der Füll- Telekom Deutschland GmbH, Stand April

57 standanzeige wechselt ab einer Auslastung von 50 Prozent auf Gelb, ab 90 Prozent auf Rot. Bitte beachten Sie, dass bei Berechnung der Füllstandanzeige einer Mailbox auch gelöschte Objekte eingerechnet werden. Die Informationen zur Füllstandanzeige werden in Intervallen von 15 Minuten aktualisiert Mailbox anlegen Um eine neue Mailbox anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Mailbox anlegen entweder in der Mailboxübersicht oder in der Produktübersicht für Microsoft Exchange Online Im folgenden Dialog wählen Sie in der Auswahlliste Nutzer zunächst den gewünschten Nutzer für die Mailboxanlage aus. Bitte beachten Sie dabei, dass Ihnen nur Nutzer in der Auswahl angeboten werden, für die noch keine Mailbox angelegt wurde. Zur Erleichterung der Nutzerauswahl können Sie die Auswahlliste durch Zeicheneingabe filtern. Tippen Sie dazu einfach den Namen des gewünschten Nutzers ein. Die Auswahl wird umgehend durch Ihre Eingabe gefiltert. Nach Auswahl des gewünschten Nutzers, können Sie in der Auswahlliste Produkt den gewünschten Mailboxtyp festlegen. Dabei können Sie nur Mailbox- bzw. Produkttypen auswählen, für die Sie über ausreichend (freies) Kontingent verfügen. In Abhängigkeit des gewählten Produkttyps werden Ihnen dann weitere Zubuchoptionen sowie Konfigurationsmöglichkeiten der Mailbox angezeigt. Abb. 80 Mailbox anlegen (1) Zu jeder Mailbox wird eine Default-Mailadresse in der Form generiert. Diese adresse wird Ihnen unmittelbar nach Auswahl eines Nutzers und Produkttyps im Formular angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie diese adresse nicht ändern oder löschen können. Diese adresse ist zudem zunächst als primäre E- Mailadresse markiert. Durch Wahl der Schaltfläche + können Sie weitere adressen (Alias) hinzufügen. Dabei können Sie sowohl den Localpart (Zeichenfolge vor als auch den Domainpart (Zeichenfolge hinter Zeichen) frei bestimmen. In der Auswahlliste der Domain werden Ihnen dabei nur bereits verifizierte Domains zur Auswahl angeboten. Durch Wahl der Schaltfläche P können Sie eine adresse als primäre adresse kennzeichnen. Bitte beachten Sie, dass Alias- adressen nur für den Empfang von s verwendet werden können. Die primäre adresse dient als Absenderadresse beim versand. Die Login-Adresse des Nutzers (siehe Kapitel 3.3) bleibt unverändert, unabhängig von der Wahl der primären adresse. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

58 Abb. 81 Mailbox anlegen (2) Voreinstellungen für Clienteinrichtung Wollen Sie neben OutlookWebAccess den vollen Funktionsumfang Ihrer Mailbox nutzen, können Sie den Outlook 2010 Client verwenden. Sie können die Konfiguration des Outlook Clients vereinfachen, indem Sie die von uns bereitgestellte Autodiscover -Funktion nutzen. Wollen Sie die Funktion verwenden, müssen Sie als Administrator eine der beiden nachfolgend beschriebenen Konfigurationsänderungen vornehmen: Möglichkeit 1: Möglichkeit 2: Änderung im DNS Erstellen eines Autodiscover-Eintrags mit den folgenden Informationen in all ihren DNS Zonen z.b. ihrfirmenname.de Alias name: autodiscover Fully qualified domain name (FQDN) for target host: autodiscover.telekom-cloudcenter.de Änderung in der HOSTS-Datei Fügen Sie folgenden Eintrag zu ihrer HOSTS Datei hinzu autodiscover.ihrfirmenname.telekom-cloudcenter.de oder / und (für alle Zonen) autodiscover.ihrfirmenname.de In den meisten Systemen finden Sie die Datei HOSTS an diesem Ort c:\windows\system32\drivers\etc. Andernfalls sind die Clients manuell zu konfigurieren. Eine detaillierte Beschreibung beider Verfahrensweisen finden Sie im Nutzerhandbuch Microsoft Exchange Online Telekom Deutschland GmbH, Stand April

59 Mailbox bearbeiten Um eine Mailbox zu bearbeiten, wählen Sie zunächst den gewünschten Eintrag in der Mailboxübersicht durch einen Klick auf die jeweilige Zeile aus. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche bearbeiten (Stiftsymbol) in der Datenbox Mailboxdaten. Abb. 82 Mailbox bearbeiten In der Bearbeitungsansicht werden Ihnen die aktuellen Einstellungen der Mailbox angezeigt. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Hinzufügen und Entfernen von adressen (Alias-Adressen) Ändern der primären adresse als Absenderadresse beim versand De- und Aktivierung von Zubuchoptionen und Konfigurationsmöglichkeiten in Abhängigkeit der vorhandenen (verfügbaren) Nutzungsberechtigungen Achtung: Markieren Sie eine weitere, neue adresse als primäre adresse, kann es einige Minuten lang zu Nichtzustellbarkeit von s kommen, da diese Adresse erst im System registriert werden muss. Bestätigen Sie Ihre Änderungen abschließend durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

60 Mailbox löschen Zur Löschung von Mailboxen wählen Sie zunächst eine oder mehrere Mailboxen durch Aktivieren der Checkbox(en) in der Mailboxübersicht aus und wählen anschließend die Schaltfläche Mailbox löschen. Abb. 83 Mailbox löschen Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Bitte beachten Sie, dass die Mailbox einschließlich aller Daten anschließend unwiederbringlich gelöscht wird. Das durch den jeweiligen Nutzer beanspruchte Kontingent wird freigegeben, so dass Sie darüber wieder verfügen können. Hinweis: Sollten Sie eine Mailbox versehentlich entfernt haben, kontaktieren Sie bitte den Servicedesk Weiterleitung einrichten Für bestehende Mailboxen können Weiterleitungen eingerichtet werden. Wählen Sie hierzu in den Mailboxdetails einer ausgewählten Mailbox die Schaltfläche Weiterleitung einrichten in der Datenbox Weiterleitung. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

61 Abb. 84 Weiterleitung einrichten (1) Wählen Sie in der folgenden Bearbeitungssicht eine der beiden Optionen für die Weiterleitung an eine Mailbox innerhalb Ihrer Organisation ( Weiterleitung an eine Nutzer-Mailbox ) oder für die Weiterleitung an einen externen Kontakt ( Weiterleitung an einen Kontakt ). Anschließend können Sie aus der jeweiligen Auswahlliste einen Nutzer oder Kontakt für die Weiterleitung auswählen. Zur Erleichterung der Auswahl können Sie die Auswahlliste durch Zeicheneingabe filtern. Tippen Sie dazu einfach den Namen des gewünschten Nutzers oder Kontakts ein. Die Auswahl wird umgehend durch Ihre Eingabe gefiltert. Abb. 85 Weiterleitung einrichten (2) Mit Aktivierung der Option Kopie in der Mailbox behalten können Sie festlegen, ob eine Kopie der weitergeleiteten im Posteingang des eigentlichen Empfängers der Mailbox verbleiben soll. Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

62 5.2.3 Ressourcenmailboxen Ressourcenmailboxen können verwendet werden, um Räume oder Arbeitsmittel zu verwalten und bei Terminplanungen entsprechend zu berücksichtigen. Zur Administration von Ressourcenmailboxen wählen Sie den Menüpunkt Ressourcenmailboxen in der Hauptnavigation. Anschließend werden Ihnen alle für Ihre Organisation vorhandenen Ressourcenmailboxen angezeigt. Abb. 86 Ressourcenmailboxübersicht Anlegen einer Ressourcenmailbox Um eine neue Ressourcenmailbox anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Ressourcenmailbox anlegen in der Übersicht der Ressourcenmailboxen. Abb. 87 Ressourcenmailbox anlegen Anschließend können Sie einen Namen (Bezeichnung) für die Mailbox vergeben und die gewünschte Domain auswählen. Aus beiden Angaben setzt sich später die adresse der Mailbox zusammen. Optional können Sie eine Beschreibung für die Ressourcenmailbox hinterlegen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Bitte beachten Sie, dass Sie die Bezeichnung einer Ressourcenmailbox später nicht mehr ändern können. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

63 Ressourcenmailbox bearbeiten Um eine Ressourcenmailbox zu bearbeiten, wählen Sie zunächst die gewünschte Ressourcenmailbox in der Übersicht der Ressourcenmailbox durch einen Klick in die jeweilige Zeile aus. In der Detailanzeige der Ressourcenmailbox wählen Sie anschließend das Stift-Symbol. Abb. 88 Ressourcenmailbox bearbeiten In der Bearbeitungsansicht können Sie die der Ressourcenmailbox zugeordnete Domain sowie die optionale Beschreibung bearbeiten. Der Bezeichnung der Ressourcenmailbox kann nachträglich nicht geändert werden. Abschließend können Sie Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen Löschen einer Ressourcenmailbox Zur Löschung von Ressourcenmailboxen wählen Sie zunächst eine oder mehrere Ressourcenmailboxen durch Aktivieren der Checkbox(en) in der Übersicht der Ressourcenmailboxen aus und wählen anschließend die Schaltfläche Ressourcenmailbox löschen. Abb. 89 Ressourcenmailbox löschen Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Bitte beachten Sie, dass die Ressourcenmailbox einschließlich aller Daten anschließend unwiederbringlich gelöscht wird. Das durch die Ressourcenmailbox beanspruchte Kontingent wird freigegeben, so dass Sie darüber wieder frei verfügen können. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

64 5.2.4 Externe Kontakte Für die Verwaltung von externen Kontakten wählen Sie den Menüpunkt Externe Kontakte in der Hauptnavigation. Anschließend werden Ihnen die für Ihre Organisation vorhandenen externen Kontakte angezeigt. Alle hier erfassten Kontakte erscheinen zusätzlich zu den vorhandenen Mailbox-Nutzern im zentralen Adressbuch Ihres Outlook Clients bzw. Ihres Outlook Web Access. In der Kontaktverwaltung haben Sie die Möglichkeit externe Kontakte anzulegen sowie zu bearbeiten und zu löschen. Abb. 90 Kontakt anlegen Die Funktionen zum Bearbeiten und Löschen von Kontakten können Sie analog zur in den Kapiteln 3.3und 3.4 beschriebenen Vorgehensweise beim Bearbeiten und Löschen von Nutzern aufrufen Zentrale Verteilerlisten Als Administrator können Sie zur zentralen Nutzung Verteilerlisten anlegen. Zentrale Verteilerlisten erscheinen im globalen Adressbuch und sind für alle Mailbox-Nutzer sichtbar. Sie können pro Verteilerliste einen Mailbox-Nutzer als Verwalter berechtigten. Dieser kann der Liste Nutzer bzw. beliebige adressen zuordnen oder aus dieser entfernen. Inhalte von Verteilerlisten können vom Verwalter mit einem Outlook Client gepflegt werden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

65 Zur Verwaltung von Verteilerlisten wählen Sie den Menüpunkt Verteilerlisten in der Hauptnavigation. Anschließend werden Ihnen die für Ihre Organisation vorhandenen Verteilerlisten angezeigt. Abb. 91 Übersicht Verteilerliste An eine zentrale Verteilerliste gesendete s werden automatisch an alle adressen innerhalb dieser Liste weitergeleitet Verteilerliste anlegen Um eine neue Verteilerliste anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Verteilerliste anlegen in der Übersicht der Verteilerlisten. Abb. 92 Verteilerliste anlegen Anschließend können Sie die gewünschten Daten zur Verteilerliste eingeben. Wenn Sie den Empfang von E- Mails ermöglichen wollen, die von einer von der Verteilerliste abweichenden Domain gesendet werden, aktivieren Sie die Option Ist extern erreichbar. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben durch Wahl der Schaltfläche Speichern. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

66 Verteilerliste bearbeiten Um eine Verteilerliste zu bearbeiten, wählen Sie zunächst die gewünschte Verteilerliste in der Übersicht der Verteilerlisten durch einen Klick in die jeweilige Zeile aus. In der Detailanzeige der Verteilerliste wählen Sie anschließend das Stift-Symbol. Abb. 93 Verteilerliste bearbeiten In der Bearbeitungsansicht können Sie die der Verteilerliste zugeordnete Domain, den zugeordneten Verwalter sowie die Option zur externen Erreichbarkeit bearbeiten. Der Name der Verteilerliste kann nachträglich nicht geändert werden. Abschließend können Sie Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen Verteilerliste löschen Zur Löschung von Verteilerlisten wählen Sie zunächst eine oder mehrere Verteilerlisten durch Aktivieren der Checkbox(en) in der Übersicht der Verteilerlisten aus und wählen anschließend die Schaltfläche Verteilerliste löschen. Abb. 94 Verteilerliste löschen Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Das Löschen von Verteilerlisten hat keinerlei Freigabe von Nutzungsberechtigungen zur Folge. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

67 5.3 Microsoft SharePoint Online 2010 Über den Cloud Manager haben Sie die Möglichkeit Microsoft SharePoint 2010 in verschiedenen Produktversionen zu nutzen. Auf der Übersichtsseite werden Ihnen Ihre erworbenen und verfügbaren Nutzungsberechtigungen für Ihre Microsoft SharePoint Online Produkte und Produktoptionen angezeigt. Abb. 95 Übersichtsseite Microsoft SharePoint Online SharePoint Site Collections Unabhängig von Ihrer gebuchten SharePoint-Version können Sie für Ihre Organisation Site Collections anlegen. Eine Site Collection ist eine Sammlung von Webseiten und bildet die auf höchster Ebene stehende Webseite dieser Sammlung. Unterhalb dieser Site Collection können weitere (Sub) Sites direkt im Sharepoint angelegt werden. Über den Menüpunkt Site Collections in der Hauptnavigation können Sie SharePoint Site Collections für Ihre Organisation verwalten. Haben Sie den Menüpunkt gewählt, werden Ihnen alle für Ihre Organisation vorhandenen Site Collections angezeigt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

68 Abb. 96 Site Collection Übersicht Site Collection anlegen Um eine neue Site Collection anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Site Collection anlegen in der Übersicht Ihrer Site Collections. Abb. 97 Site Collection anlegen (1) In der folgenden Bearbeitungssicht legen Sie neben dem Namen für die Site Collection auch den Lizenztyp und die gewünschte Sprache fest. Mit Festlegung des Verwalters bestimmen Sie den Nutzer, der später administrative Rechte, u.a. für die Berechtigung von weiteren Nutzern für diese Site Collection, erhält. Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. zuerst dem gewünschten Verwalter eine SharePoint-Lizenz zuweisen müssen (siehe hierzu Kapitel 0). Nach Auswahl des Lizenztyps legen Sie zusätzlich die gewünschte Größe der Site Collection fest. Die Mindestgröße einer Site Collection beträgt dabei 0,5 Gigabyte. Sie können die Größe in 0,5 Gigabyte Schritten erhöhen bzw. verringern. Weiterhin können Sie wählen, welche Vorlage Sie für Ihre Site Collection nutzen wollen. Hier stehen Ihnen, verschiedene Auswahloptionen wie Team Site, Wiki Site oder Blog zur Verfügung. Diese entsprechen den SharePoint Standardvorlagen. Abb. 98 Site Collection anlegen (2) Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Anlegen einer Site Collection nur dann möglich ist, wenn Ihre Organisation über ausreichend freien Speicher verfügt. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

69 Nachdem die Site Collection angelegt wurde, können Sie diese mit aufrufen, um bspw. erste Inhalte hochzuladen oder weitere Nutzer für den Zugriff zu berechtigen. Wählen Sie hierzu einfach den Link zu Ihrer Site Collection in der Detailansicht. Abb. 99 Site Collection aufrufen Alternativ können Sie, wenn Sie Verwalter der Site Collection sind, auf der Startseite im Widget Ihre SharePoint Site Collections zur gewünschten Site Collection navigieren. Abb. 100 Site Collection Widget Site Collection bearbeiten Um eine Site Collection zu bearbeiten, wählen Sie zunächst die gewünschte Site Collection in der Übersicht der Site Collections durch einen Klick in die jeweilige Zeile aus. In der Detailanzeige der Site Collection wählen Sie die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol) Telekom Deutschland GmbH, Stand April

70 Abb. 101 Site Collection bearbeiten In der Bearbeitungsansicht können Sie den Verwalter der Site Collection sowie den zugewiesenen Speicher ändern. Der Name der Site Collection, Lizenztyp und Vorlage können nachträglich nicht geändert werden. Abschließend können Sie Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei Verringerung des zugewiesenen Speichers der zu reduzierende Speicher frei gegeben sein muss Site Collection löschen Um Site Collections zu löschen, wählen Sie zunächst eine oder mehrere Site Collections durch Aktivieren der Checkbox(en) in der Übersicht der Site Collections aus und wählen anschließend die Schaltfläche Site Collection löschen. Abb. 102 Site Collection löschen Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Das Löschen einer Site Collection hat keinerlei Freigabe von Nutzungsberechtigungen zur Folge. Etwaige Lizenzzuweisungen bleiben bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ggf. auf der Site Collection vorhandene Daten mit Löschung der Site Collection ebenfalls unwiderruflich gelöscht werden. Sollten Sie trotzdem versehentlich eine Site Collection gelöscht haben, kontaktieren Sie den Support. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

71 SharePoint-Nutzer Über den Menüpunkt SharePoint-Nutzer können Sie Ihre SharePoint-Lizenzen und Lizenzzuweisungen verwalten. Mit der Zuweisung von SharePoint-Lizenzen berechtigen Sie Nutzer zunächst für die generelle Mitgliedschaft in SharePoint Site Collections eines bestimmten Lizenztyps. Abb. 103 SharePoint Nutzer SharePoint-Lizenz zuweisen Um einem Nutzer eine SharePoint-Lizenz zuzuweisen, wählen Sie die Schaltfläche SharePoint-Lizenz zuweisen in der Übersicht der SharePoint-Nutzer. Abb. 104 SharePoint- Lizenz zuweisen Wählen Sie anschließend in der Auswahlliste Nutzer den gewünschten Nutzer für die Lizenzzuweisung sowie in der Auswahlliste Lizenztyp die gewünschte SharePoint-Lizenz aus. Speichern Sie abschließend Ihre Auswahl durch Auswahl der Schaltfläche Speichern. Hinweis: Nach dem Sie einem Nutzer eine SharePoint-Lizenz zugewiesen haben, müssen Sie diesen Nutzer auf der gewünschten Site-Collection berechtigen. Rufen Sie dazu einfach die Mitgliederverwaltung in der gewünschten Site Collection auf und fügen Sie den Nutzer der Site Collection hinzu. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

72 Bitte beachten Sie, dass ein explizites Zuweisen von SharePoint-Lizenzen des Typs S auf diesem Wege nicht notwendig ist, sondern diese Lizenzen automatisch bei der Anlage einer Mailbox dem betreffenden Nutzer zugewiesen werden SharePoint-Lizenzzuweisung bearbeiten Um eine SharePoint-Lizenzzuweisung für einen Nutzer zu bearbeiten, wählen Sie zunächst den gewünschten Nutzer durch Klick in die jeweilige Zeile aus. In der Detailanzeige wählen Sie anschließend die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol). Abb. 105 SharePoint- Lizenzzuweisung bearbeiten In der Bearbeitungsansicht können Sie den zugewiesenen Lizenztyp ändern. Bestätigen Sie abschließend Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern SharePoint-Lizenz entziehen Um einem oder mehreren Nutzer eine SharePoint-Lizenz zu entziehen, wählen Sie zunächst die gewünschten Nutzer durch Aktivieren der Checkbox in der Übersicht der SharePoint-Nutzer aus. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche SharePoint-Lizenz entziehen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Abb. 106 SharePoint- Lizenzzuweisung bearbeiten Hinweis: Das Entziehen von SharePoint-Lizenzen des Typs S ist auf diesem Weg nicht möglich, sondern erfolgt implizit beim Löschen einer Mailbox für den betreffenden Nutzer. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

73 5.4 Produktprofile Zur Vereinfachung von Produktzuweisungen an Nutzer und Nutzergruppen bietet Ihnen der Cloud Manager die Möglichkeit Produktprofile anzulegen. Ein Produktprofil ist dabei eine Zusammenstellung von mehreren Produkten und Produktoptionen. So können Sie bspw. die den Mailboxtyp Microsoft Exchange Online L mit den Produktoptionen Quarantänebox und Faxbereitstellung unten einem Produktprofil speichern. Bei der Zuweisung dieses Produktprofils an einen Nutzer oder eine Nutzergruppe weisen Sie somit schnell und effizient die im Produktprofil enthaltenen Produkte und optionen zu - ohne explizite Zuweisung der jeweiligen Einzelprodukte Produktprofile anlegen Um ein neues Produktprofil anzulegen, wählen Sie den Menüpunkt Produktprofile unterhalb des Hauptmenüpunktes Produkte und anschließend die Schaltfläche Produktprofil anlegen. Abb. 107 Produktprofil anlegen Anschließend gelangen Sie in die Formularansicht zum Anlegen eines neuen Produktprofils. Im Formular wählen Sie die gewünschten Produkte und Produktoptionen aus, die das Produktprofil enthalten soll und speichern Ihre Angaben durch Auswahl der Schaltfläche Speichern. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

74 Abb. 108 Produktprofil anlegen Produkt/-otionen auswählen Anschließend gelangen Sie zurück auf die Übersichtsseite der Produktprofile, auf welcher Ihnen das neu erstellte Produktprofil anzeigt wird. Abb. 109 Produktprofile - Übersichtsseite Wenn für Ihre Organisation Produktprofile hinterlegt wurden, können Sie sowohl bei Nutzerneuanlage als auch bei der Bearbeitung von Nutzern Produktprofile zuweisen. Wählen Sie dazu bspw. beim Bearbeiten eines Nutzers die Schaltfläche Produktprofil zuweisen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

75 Abb. 110 Produktprofile zuweisen Anschließend können Sie in der Auswahlliste das gewünschte Produktprofil auswählen. Abb. 111 Produktprofile zuweisen Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung eines Produktprofils nur dann möglich ist, wenn dem jeweiligen Nutzer noch keine Produkte zugewiesen sind Produktprofil bearbeiten Um ein Produktprofil zu bearbeiten, wählen Sie zunächst das gewünschte Produktprofil in der Übersicht der Produktprofile durch einen Klick in die jeweilige Zeile aus. In der Detailanzeige des Produktprofils wählen Sie die Schaltfläche bearbeiten (Stift-Symbol). Telekom Deutschland GmbH, Stand April

76 Abb. 112 Produktprofil bearbeiten In der Bearbeitungsansicht können Sie sowohl den Namen des Produktprofils als auch die Zusammenstellung der Produkte und Produktoptionen ändern. Abschließend können Sie Ihre Änderungen durch Wahl der Schaltfläche Speichern bestätigen. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

77 5.4.3 Produktprofil löschen Um Produktprofile zu löschen, wählen Sie zunächst ein oder mehrere Produktprofile durch Aktivieren der Checkbox(en) in der Übersicht der Produktprofile aus und wählen anschließend die Schaltfläche Produktprofil löschen. Alternativ können Sie die Schaltfläche zum Löschen eines Produktprofils auch wählen, wenn Sie sich in der Detailansicht des jeweiligen Produktprofils befinden. Abb. 113 Produktprofil löschen Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit OK. Das Löschen von Produktprofilen hat keinerlei Freigabe von Nutzungsberechtigungen bzw. den Entzug von Produktzuweisungen an Nutzer zur Folge. Schon getätigte Produktzuweisungen bleiben bestehen. Abb. 114 Produktprofil löschen - Sicherheitsabfrage Telekom Deutschland GmbH, Stand April

78 6 Service Der Menüpunkt Service bietet Ihnen zunächst eine Übersicht zu den Themen FAQ, Downloads, Support und Kontakt. Weiterhin gelangen Sie über den Untermenüpunkt Prozessmonitor in die Übersicht der Prozesse für Ihre Organisation. Abb. 115 Service Übersicht 6.1 Downloads Über den Link Downloads in der Übersichtsseite und über den Menüpunkt Downloads gelangen Sie in den Downloadbereich, in dem verschiedene Inhalte, z.b. Applikationsclients zum Download angeboten werden. Wenn Sie über ein entsprechendes Kontingent verfügen, finden Sie hier z.b. Office 2010 (178 MB) bzw. den Outlook Client. Abb. 116 Downloads Telekom Deutschland GmbH, Stand April

79 6.2 FAQ Unter dem Menüpunkt FAQ finden Sie weitere Hilfestellungen. Wenn Sie auf die entsprechenden Links klicken, erscheint die zugehörige Antwort der Frage. Abb. 117 FAQs 6.3 Prozessmonitor Über den Menüpunkt Prozessmonitor gelangen Sie in die Übersicht der für Ihre Organisation vorhandenen Prozesse. Ein Prozess steht dabei für eine schreibende Transaktion, bspw. das Anlegen einer Mailbox. Nach Wahl des Menüpunktes Prozessmonitor werden Ihnen alle Prozesse angezeigt. Abb. 118 Prozessmonitor (1) Im Gegensatz zum Prozessmonitor, den Sie stets im oberen rechten Bereich des Cloud Managers finden, enthält der Prozessmonitor in dieser Ansicht alle Prozesse, die jemals für Ihre Organisation durchgeführt wurden. Der kleine Prozessmonitor enthält hingegen nur die Prozesse, die innerhalb der letzten 24 Stunden durchgeführt wurden. Telekom Deutschland GmbH, Stand April

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