Häufig gestellte Fragen und Leitfaden zur Registrierung in Erasmus+ - ab Februar 2014

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1 Häufig gestellte Fragen und Leitfaden zur Registrierung in Erasmus+ - ab Februar 2014 Seit 2014 gibt es das neue EU-Bildungsprogramm, Erasmus+. Wenn eine Lehrperson einen Austausch plant oder selbst einen finanziell unterstützten Weiterbildungskurs (z.b. in Englisch) absolvieren möchte, sollte sich ihre Schule zuerst auf einer Datenbank anmelden und dann um Förderung ansuchen. Auf den folgenden Seiten befindet sich ein Leitfaden, der von der österreichischen Nationalagentur zusammengestellt wurde

2 Häufig gestellte Fragen und Leitfaden zur einmaligen Registrierung in der Unique Registration Facility (URF) der Europäischen Kommission für Erasmus+ v Häufig gestellte Fragen Warum muss ich mich für Erasmus+ einmalig registrieren? Alle Antragsteller und Projektpartner registrieren sich einmalig in der URF (Unique Registration Facility) Datenbank um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Dieser PIC wird im Antragsformular angegeben und dient der eindeutigen Erkennung der Antragsteller und Partnerorganisationen. Jede Institution darf sich nur ein Mal registrieren, d.h. nur einen PIC besitzen. Bis wann muss sich eine Organisation registrieren? Die Registrierung muss vor der ersten Antragstellung erfolgen. Was ist ein PIC? PIC steht für Participant Identification Code. Diese Nummer wird bei der Registrierung in URF automatisch vom System generiert und Ihnen nach Abschluss übermittelt. Sie benötigen diesen Code um einen Antrag stellen zu können. Wir haben schon einen PIC, müssen wir uns für Erasmus+ nochmals registrieren? Wenn Ihre Institution schon einen PIC hat, müssen Sie sich nicht nochmals registrieren. Beachten Sie aber bitte, dass Dokumente bezüglich. Rechtsträger und Finanzangaben vor der ersten Antragstellung in URF hochgeladen werden müssen. Wir haben uns in URF registriert und einen PIC erhalten. Wenn dieser im Antragsformular eingefüllt wird, werden zwar die Daten richtig geladen, das Formular kann jedoch nicht validiert werden. Was ist zu tun? Die häufigste Ursache für dieses Problem ist, dass Sie zwar Ihre Grunddaten bei der URF Registrierung eingetragen haben, jedoch nicht die programmspezifischen Felder befüllt haben. Die Registrierung kann auch ohne Befüllung dieser zusätzlichen Felder fertiggestellt werden. Um Ihre Daten nachträglich zu ergänzen beachten Sie bitte Punkt 5.2. in diesem Leitfaden. Müssen sich aufnehmende Einrichtungen in Mobilitätsmaßnahmen (Key Action 1) auch registrieren und im Antragsformular angegeben werden? In Erasmus+ Mobilitätsprojekten in den Bereichen Schulbildung, Berufsbildung und Erwachsenenbildung müssen sich sowohl Antragsteller als auch alle Projektpartner (aufnehmende Einrichtungen) einmalig in URF registrieren, um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Im Bereich der Berufsbildung und Schulbildung (Ausnahme: strukturierte Fortbildungskurse im Schulbereich) ist es zur Antragstellung erforderlich, zusätzlich zur antragstellenden Einrichtung zumindest einen registrierten Projektpartner (aufnehmende Einrichtung) mit PIC anzugeben, da ansonsten das Antragsformular nicht validiert und übermittelt werden kann. Jene Projektpartner, die bis zur Antragstellung nicht registriert sind, können in einem anderen Textfeld (zb D. Description of the Project How did you choose your project partners? ) mit Namen, Adressen und Kontaktdaten Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

3 angeführt werden. So können Sie bereits bei Antragsstellung darlegen, dass am Projekt bereits mehrere Partnereinrichtungen beteiligt sind, die jedoch noch nicht über einen PIC verfügen. Im Laufe des Projekts müssen sich alle restlichen Partner registrieren, da deren PIC im Mobility Tool angegeben werden muss, um die Mobilitäten den aufnehmenden Einrichtungen zuordnen und damit korrekt abrechnen zu können. Aufnehmende Einrichtungen müssen jedoch nur das Formular für Rechtsträger ausfüllen, nicht aber das Formular für Finanzangaben. Wenn sich eine Institution in URF registriert hat, bedeutet das, dass die Institution erfolgreich validiert wurde? Nein, die Registrierung in URF dient nur der Sammlung von Daten. In einem zweiten Schritt (nach Antragstellung aber vor Genehmigung des Projekts) validieren die Nationalen Agenturen alle Antragsteller und Partnerorganisationen. Bei dieser Validierung werden die von der der Organisation zur Verfügung gestellten Daten und Dokumente sowie die operative und finanzielle Leistungsfähigkeit überprüft. Kann im Zuge der URF-Validierung ein Projektpartner ausfallen? Sollte ein Projektpartner nicht validiert werden, ist es möglich, dass der Antrag abgelehnt wird. Die Nationale Agentur kann das Projekt alternativ auch ohne diesen Partner beurteilen und im Fall, dass der Antrag angenommen wird, diese Organisation vom Fördervertrag ausschließen. Ab welchem Fördervolumen muss die finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen werden? Jede Organisation muss operationell und finanziell in der Lage sein, das Projekt durchzuführen. Prüfungen sind jederzeit möglich. Welche Dokumente sind im Zuge der Registrierung im Participant Portal hochzuladen? Folgende Dokumente sind hochzuladen: Formular für Rechtsträger. Download auf der Webseite der Kommission. im Formular für Rechtsträger geforderte Nachweise; die genauen Anforderungen finden Sie im für Sie gültigen Formular. Beispiele für Nachweise sind u.a. Firmenbuchauszug, Vereinsregisterauszug, Schulstatuten, Erlässe und Gesetze, etc. Formular für Finanzangaben. Bitte verwenden Sie hier das Formular für jenes Land, in dem Ihre Bank den Sitz hat, selbst wenn Ihre Organisation in einem anderen Land offiziell registriert ist. Download auf der Webseite der Kommission. Achtung Schulen: Welche Dokumente für Schulen hochzuladen sind, finden Sie unter Punkt 6 dieses Leitfadens. Bei Förderungen, die übersteigen, müssen privatgesellschaftliche Organisationen zum Zeitpunkt der Registrierung bzw. spätestens bei Antragstellung eine Gewinn- und Verlustrechnung und einen Jahresabschluss des vorangegangenen abgeschlossenen Finanzjahres hochladen. Was ist ein LEAR, und müssen wir einen LEAR nominieren? LEAR steht für Legal Entitiy Appointed Representative. Es handelt sich dabei um eine Kontaktperson gegenüber der europäischen Kommission, die für die Organisation im Participant Portal verantwortlich Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

4 ist. Ein LEAR muss ernannt werden, wenn Sie ein zentrales Projekt direkt bei der EACEA beantragen. Für alle anderen Maßnahmen in Erasmus+, die dezentral, also bei der Nationalagentur in Österreich, eingereicht werden, ist es nicht notwendig einen LEAR zu nominieren. Wo kann ich weitere Informationen finden? Eine kurze Anleitung zur Registrierung in URF finden Sie im Anschluss an die Häufig gestellten Fragen in diesem Dokument. Eine ausführliche Anleitung auf Englisch finden Sie im Erasmus+ URF Manual. Weitere Informationen finden Sie auch im Erasmus+ Programme Guide. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

5 Leitfaden für die Registrierung in URF 1. Registrierung in ECAS 2. Log-in im Participant Portal im Bereich Education, Audiovisual, Culture, Citizenship und Volunteering 3. Registrierung in URF 4. Registrierung im Registration Wizard 5. Daten im Participant Portal ändern oder begleitende Dokumente hochladen 6. Formular für Rechtsträger und Formular für Finanzangaben 1. Registrierung in ECAS Wenn Sie bereits ein ECAS Benutzer-Profil besitzen können Sie direkt mit Schritt 2 fortfahren. Gehen Sie zu Sie werden direkt zum European Commission Authentication Service (ECAS) verbunden. Hier registrieren Sie unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse ein persönliches Benutzerprofil mit einem Benutzernamen (username) Ihrer Wahl. Nach erfolgter Eingabe aller Felder klicken Sie auf Sign up um Ihre Anmeldung abzuschicken. Sie erhalten nach einigen Minuten eine von ECAS mit einem Validierungslink. Durch Klick auf den Link in der bestätigen Sie Ihre Anmeldung bei ECAS. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

6 2. Log-in im Participant Portal im Bereich Education, Audiovisual, Culture, Citizenship und Volunteering Gehen Sie zu Klicken Sie auf Login im oberen rechten Bereich der Seite. Geben Sie hier nun Ihren ECAS Benutzernamen und Passwort ein um sich einzuloggen. Wenn Sie erfolgreich eingeloggt sind, erscheint statt der Felder Login und Register ein Feld mit Ihrem Namen. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

7 3. Registrierung in URF Klicken Sie in der oberen grauen Menüleiste auf den Punkt Organisations und wählen Sie Register aus. Sie werden zur Registrierungsseite weitergeleitet. Auf der Registrierungsseite wählen Sie Register Organisation um eine neue Registrierung zu starten. Sollten Sie den Registrierungsprozess schon begonnen aber unterbrochen haben, können Sie durch Klick auf Resume Registration mit der Registrierung fortfahren. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

8 4. Registrierung im Registration Wizard Der Registration Wizard, die Eingabemaske, in der Sie Ihre Daten eingeben können, öffnet sich in einem neuen Fenster Seite 1: Welcome Auf der ersten Seite der Registrierung geben Sie unten angeführte Daten bekannt. Für genauere Definitionen der abgefragten Daten beachten Sie bitte auch das Erasmus+ URF Manual. Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. What is the legal Name of your organisation? offizieller Name der Organisation What is the Country of registration In welchem Land möchten Sie sich registrieren? Does your organisation have a Value Added Tax (VAT) number? Hat Ihre Organisation eine Steuernummer? Wenn ja, wird die Steuernummer hier angegeben. Does it have a Business Registration Number? Hat Ihre Organisation eine Firmennummer? Wenn ja, hier bitte die Firmenbuchnummer angeben. Achtung Schulen: hier ist die Schulkennzahl anzugeben! Does it have a website? Hat Ihre Organisation eine Webseite? Wenn ja, bitte die Webseitenadresse hier angeben. Durch Klick auf Next werden Ihre Daten erstmal überprüft. Wenn im System schon Organisationen mit ähnlichen Daten gespeichert sind, werden diese auf der nächsten Seite angezeigt. Sollte Ihre Organisation schon registriert sein und angezeigt werden, können Sie durch Klick auf More details direkt mit dem Verantwortlichen (LEAR Legal Entity Appointed Representative) Kontakt aufnehmen. In diesem Fall sollten Sie die Registrierung abbrechen, da jede Organisation nur einen PIC haben soll. Sollte Ihre Organisation in der Datenbank nicht aufgefunden worden sein, kommen Sie durch Klick auf Next zur nächsten Seite. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

9 4.2. Seite 2: Organisation Auf der zweiten Seite der Registrierung geben Sie unten angeführte Daten bekannt. Für genauere Definitionen der abgefragten Daten beachten Sie bitte auch das Erasmus+ URF Manual. Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. Are you registering on behalf of another organisation? Registrieren Sie Sie sich im Namen/in Auftrag einer anderen Institution? Generell ist es möglich, dass Sie mit Ihrem persönlichen ECAS Benutzer die URF Registrierung für eine fremde Organisation durchführen, etwa den Projektkoordinator. In den weiteren Schritten müssten Sie in diesem Fall die Kontaktdaten und Adresse der zu registrierenden Organisation angeben. Im Regelfall ist hier aber No auszuwählen. Is the organisation a Legal Person? Handelt es sich bei der Organisation um eine juristische Person? (Antwortmöglichkeiten: Ja oder Nein, ich bin eine natürliche Person. ) Is it a non-profit organisation? Handelt es sich um eine gemeinnützige/nicht auf Gewinn ausgerichtete Organisation? Hier ist nur dann Ja auszuwählen, wenn die Organisation nach nationalem Recht als eine solche Institution anerkannt ist. Is it a public body? Handelt es sich um eine öffentliche Einrichtung? Is it a NGO? Handelt es sich um eine NGO (non-governmental organsaition)? Business Name Name der Organisation Business Registration Number Wenn Sie auf der ersten Seite schon eine Firmennummer oder bei Schulen die Schulkennzahl eingegeben haben, wird dieses Feld automatisch befüllt. Registration Date Datum der Registrierung Ihrer Organisation. Name, Registrierungsnummer und Registrierungsdatum sind häufig im gleichen Dokument zu finden. Sollte Ihre Organisation kein Registrierungsdatum besitzen, geben Sie bitte an. Registration Authority Stelle der Registrierung. Hier ist die Stelle/Körperschaft gemeint, bei der Sie sich registriert haben. Achtung Schulen: hier ist die vorgesetzte Behörde anzugeben. Bei Bundesschulen ist das das zuständige Ministerium, bei Landesschulen der Landesschulrat, bei Volkschulen und Kindergärten die Trägerorganisation, wie etwa Gemeinde oder ein Verein. Establishment/Registration Country Land der Registrierung Region/County - Region/Bundesland Legal Name offizieller Name. Dieses Feld wird von der ersten Seite übernommen. Official Language Offizielle Sprache. VAT Number Steuernummer. Feld nur sichtbar, wenn Sie auf der ersten Seite eine Steuernummer angegeben haben. NACE Code - Statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der Europäischen Gemeinschaft. Wenn zutreffend, geben Sie hier Ihren Wirtschaftszweig an. Legal form Rechtsform. Sollte keine der Auswahlmöglichkeiten auf Ihre Organisation zutreffen, wählen Sie Unknown. Durch Klick auf Next gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie auf Save Draft. Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung fortfahren können. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

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11 4.3. Seite 3: Address Auf der dritten Seite der Registrierung geben Sie unten angeführte Daten bekannt. Für genauere Definitionen der abgefragten Daten beachten Sie bitte auch das Erasmus+ URF Manual. Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. Street Name and Number Straße und Hausnummer P.O. Box Postbox (falls zutreffend) Postal Code Postleitzahl CEDEX In Frankreich angebotene Zustellungsart der französischen Post. City Stadt Region/County Region/Bundesland Country Land. Wir von der vorhergehenden Seite übernommen. Main Phone Haupt-Telefonnummer Fax Faxnummer Secondary Phone Zweit-Telefonnummer Internet web address/website Adresse der Webseite Durch Klick auf Next gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie auf Save Draft. Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung fortfahren können. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

12 4.4. Seite 4: Contact Auf der vierten Seite der Registrierung geben Sie unten angeführte Daten bekannt. Für genauere Definitionen der abgefragten Daten beachten Sie bitte auch das Erasmus+ URF Manual. Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. Title Anrede der Kontaktperson Position in the Organisation Position/Funktion in der Organisation, z.b. Geschäftsführer, Leiter des internationalen Büros, Direktor, etc. Department Abteilung. Professional Dienstliche adresse Gender Geschlecht Last Name Nachname. Wird mit Ihren Angaben im ECAS Benutzerprofil befüllt. Firste Name Vorname. Wird mit Ihren Angaben im ECAS Benutzerprofil befüllt. Use the existing Legal Person s address Soll die für die Organisation angegebene Adresse auch für die Kontaktperson verwendet werden? Use the existing Legal Person s phone Soll die für die Organisation angegebene Telefonnummer auch für die Kontaktperson verwendet werden? Durch Klick auf Next gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie auf Save Draft. Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung fortfahren können. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

13 4.5. Seite 5: Programme Auf der fünften Seite der Registrierung können Sie Ihre Registrierung abschließen. Um alle notwendigen Angaben machen zu können, sollten Sie zuerst noch die für das Programm Erasmus+ spezifischen Informationen eingeben. Für mehr Information beachten Sie auch das Erasmus+ URF Manual. Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. Programme Wählen Sie Erasmus+ Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

14 Organisation type Organisationstyp Wenn keine der Auswahlmöglichkeiten auf Ihre Organisation zutrifft, wählen Sie Other und beschreiben Sie die Organisation kurz im dafür vorgesehenen Feld. Is your organisation a small/medium-sized enterprise (SME)? Handelt es sich bei der Organisation um ein Klein- oder Mittelunternehmen (KMU)? Organisiation description Beschreibung der Organisation Durch Klick auf Save and return gelangen Sie zur Seite Programme zurück. Hier können Sie durch Klick auf Finish your registration Ihre Registrierung abschließen. Sie können die Registrierung zu diesem Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie auf Save Draft. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

15 4.6. Seite 6: Submit Auf dieser Seite können Sie die eingegebenen Daten überprüfen. Um Korrekturen vorzunehmen, klicken Sie auf die jeweilige Registerkarte (blaue Textboxen) und nehmen Sie die Änderung dort vor. Sie können diese Übersicht durch Klick auf Print für Ihre eigene Dokumentation ausdrucken. Durch Klick auf Confirm bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben und übermitteln Ihre Daten. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

16 4.6. Seite 7: Done Auf dieser Seite werden Ihre Daten und der Participant Identification Code (PIC) angezeigt. Diesen PIC können Sie nun in den Erasmus+ Antragformularen verwenden. Das System sendet auch eine mit Ihren Daten an die Adresse, die Sie bei Ihrer ECAS Registrierung angegeben haben, sowie an die angegebene Kontaktperson. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

17 5. Daten im Participant Portal ändern oder begleitende Dokumente hochladen 5.1. Daten ändern Nach erfolgreicher Registrierung können Sie Ihre Daten jederzeit im Participant Portal einsehen und ändern. Dazu loggen Sie sich wie oben beschrieben im Participant Portal ein und wählen die Option My Organisations unter Organisations. Um Daten zu ändern oder begleitende Dokumente hochzuladen klicken Sie auf die MO Schaltfläche. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

18 5.2. Erasmus+ spezifische Informationen ergänzen Durch Klick auf die MO Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie im linken unteren Eck unter Choose your Framework Programme Erasmus+ aus. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

19 In der oberen Menüleiste erscheint die Registerkarte EAC. Durch Klick auf EAC gelangen Sie zur Seite für die Programmspezifischen Informationen. Wählen Sie hier Ihren Organisationstyp aus und beantworten Sie die Frage, ob sie ein Klein- oder Mittelständisches Unternehmen (KMU) sind. Sollte Ihr Organisationstyp nicht in der Liste aufscheinen, wählen Sie bitte Other aus, und befüllen Sie das freie Textfeld mit Informationen zu Ihrer Organisation. Durch Klick auf Update your data werden Ihre Daten gespeichert. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

20 5.3. Dokumente hochladen Im neuen Fenster wählen Sie die Schaltfläche Documents aus. Über Add a new document können Sie Dokumente hinzufügen. Wenn es für Ihr Dokument keine geeignete Auswahl im Feld Document Type gibt, wählen Sie Other aus. Das Forumlar für rechtsträger und das Formular für Finanzangaben können in der Kategorie Registration Document hochgeladen werden. Beschreiben Sie das beigefügte Dokument kurz, damit das Dokument klar zugeordnet werden kann. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

21 Folgende Dokumente müssen vor der ersten Antragstellung in Erasmus+ im Participant Portal hochgeladen werden: Formular für Rechtsträger. Download auf der Webseite der Kommission. Im Formular für Rechtsträger geforderte Nachweise. Die genauen Anforderungen finden Sie im für Sie gültigen Formular. Beispiele für Nachweise sind u.a. Firmenbuchauszug, Vereinsregisterauszug, Schulstatuten, Erlässe und Gesetze, etc. Formular für Finanzangaben. Bitte verwenden Sie hier das Formular für jenes Land, in dem Ihre Bank den Sitz hat, selbst wenn Ihre Organisation in einem anderen Land offiziell registriert ist. Download auf der Webseite der Kommission. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v

22 6. Formular für Rechtsträger und Formular für Finanzangaben Formular für Rechtsträger Bitte wählen Sie auf der Webseite der Kommission das für Sie richtige Formular aus. Es gibt drei Versionen des Formulars: Natürliche Personen, Juristische Personen, Öffentlich-rechtliche Einrichtungen. Bitte beachten Sie auch, dass im Formular angegeben ist, welche begleitende Dokumente Sie zusammen mit dem Formular hochladen müssen. Achtung Schulen: Öffentlich-rechtliche Schulen füllen das Formular für öffentlich-rechtliche Einrichtungen aus. Wie auch schon bei der Registrierung muss keine UID/MWSt. Nummer angegeben werden. Als Register-Nr. geben Sie bitte die Schulkennzahl an. Den Ort der Eintragung im Register und das Eintragsdatum finden Sie in der Regel auf dem Dokument, das Sie als Nachweis der Rechtsform beilegen. Beachten Sie hierzu bitte die Anforderungen im Formular. Als Beispiel eines solches Dokumentes seien hier die Schulstatuten genannt. Formular für Finanzangaben Bitte laden Sie auf der Webseite der Kommission das Formular herunter und füllen es gemäß der Angaben im Formular aus. Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v