REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP

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1 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP ifms ist ein grafisches SAP-Komplementärsystem für SAP RE-FX und SAP PM/CS. ifms optimiert die Abwicklung von SAP-basierten Geschäftsprozessen im infrastrukturellen, technischen und kaufmännischen Facility Management und erweitert den Funktionsumfang von SAP durch komplementäre ifms-softwaremodule. Zusammen ergeben ifms und SAP ein ganzheitliches CAFM mit hoher Systemintegration. Das Modul Reinigungsmanagement unterstützt Unternehmen bei der Ausschreibung, Durchführung und Rechnungsprüfung von Reinigungsleistungen. DIE HERAUSFORDERUNG Für die Qualitäts- und Kostenoptimierung im Reinigungsmanagement sind vielfältige Heraus-forderungen zu bewältigen. Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ist sehr aufwändig, da Reinigungsflächen ermittelt, Reinigungsgruppen sowie Intervalle definiert und Tätigkeiten festgelegt werden müssen. Im Rahmen der Durchführung der Reinigungsleistungen sollen Qualitätsstandards geprüft und Reklamationen bearbeitet werden. Meist ist es auf Grund fehlender Systemunterstützung nicht möglich Reinigungsleistungen und Kosten an den aktuellen Bedarf anzupassen. Die exakte Rechnungsprüfung ist nur mit zeitraubendem manuellem Aufwand möglich. DIE LÖSUNG Das modular aufgebaute SAP-Komplementärsystem ifms unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung der zahlreichen Herausforderungen im Immobilien- und Facility Management. Das Modul Reinigungs-management optimiert die Geschäftsprozesse Ausschreibung, Durchführung, Bedarfsanpassung und Rechnungsprüfung für die Unterhalts- und Glasreinigung. Die Integration der Reinigungsgruppen mit dem Raumnutzungs- und Flächenmanagement sowie der Dokumentation der Bodenbeläge, Fenster-flächen und Ausstattungen in ifms und SAP automatisiert die Mengenermittlung für die Ausschreibung. Eine übergeordnete Revierplanung, die als Arbeitsgrundlage für den Reinigungsdienstleister verwendet werden kann, ermöglicht einen bedarfsgerechten Leistungsabruf. Dieser berücksichtigt reinigungsfreie Tage und bildet die Grundlage für die Bearbeitung von Reklamationen. Durch Definition der Reinigungsleistungen können Reinigungskosten pro Zyklus oder pro Zeitraum Reply

2 2 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP kalkuliert und als Grundlage für die Rechnungsprüfung genutzt werden. Das integrierte Reporting vereinfacht die Erstellung von Dokumenten und Berichten für z.b. Ausschreibungsunterlagen oder Kostenschätzungen. ifms ist von der SAP AG zertifiziert. UNSERE LEISTUNGEN Unser Ziel ist es, das Reinigungsmanagement gemeinsam mit Ihnen zu langfristigem Erfolg zu führen. Für den Fachbereich bedeutet dies, dass wir uns von Beginn an intensiv mit den speziellen Anforderungen auseinandersetzen und bereits während der Konzeptphase Testsysteme zur Verfügung stellen. Hierdurch erreichen wir, dass die Nutzer bereits in einer sehr frühen Phase mit den Möglichkeiten des Moduls Reinigungsmanagement vertraut gemacht werden und somit direkten und unmissverständlichen Einfluss auf die kundenindividuelle Systemausprägung haben. Neben einem optimalen Know-how-Transfer sichert diese Vorgehensweise die praxisgerechte und in die Geschäftsprozesse integrierte Realisierung der CAFM-Lösung. Unsere Leistungen auf einen Blick: Fachkonzept und Prototyp, Konfiguration der benötigten Funktionalitäten und des Formularwesens, Integration mit SAP PM/CS, SAP MM, SAP FI-CO und SAP RE-FX, Integration der CAD-Daten, Anwenderschulung, Unterstützung bei der Datenübernahme, Produktivsetzung der Lösung, Wartung. IHR NUTZEN Die integrierte Lösung bietet eine umfassende Unterstützung bei der Erstellung der Reinigungsausschreibung, der Durchführung und Bedarfsanpassung der Reinigungsleistungen sowie bei der Kostenschätzung und Rechnungsprüfung. Sie profitieren vielfach: Sie realisieren Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen im Stammdatenmanagement durch die Integration des Reinigungsmanagements mit dem Flächenmanagement. Die automatische Zuordnung der Reinigungsgruppen reduziert die Datenpflege auf die Definition der Ausnahmen. Sie sparen Zeit bei der Berechnung der Bauteilmengen für die Ausschreibung. Das integrierte Reporting lässt sich für Ihre individuelle Anforderungen anpassen. Eine Mengenermittlung, wie z.b. Reinigungsflächen pro Reinigungsgruppe, Belag, Gebäude und Standort wird vom System auf Basis aktueller Daten automatisch erstellt. Sie reduzieren die Reinigungskosten ohne Qualitätsverluste hinzunehmen durch die

3 3 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP zyklische, z.b. monatliche bedarfsgerechte Anpassung der Reinigungstage. In einer übergeordneten Revierplanung werden arbeits- oder unterrichtsfreie Tage berücksichtigt. Verschiebungen der Reinigungszyklen werden komfortabel bearbeitet, neue Reinigungsflächen und Kosten werden sofort berechnet. Sie sparen Zeit bei der Bearbeitung von Reklamationen durch Kenntnis der Leistungstage und des Leistungsumfangs pro Raum. Sie sind in der Lage, die Rechnung des Dienstleistungsunternehmens qualifiziert und schnell zu prüfen, bzw. die Mengen über ein Gutschriftsverfahren in SAP ERP abzurechnen. Funktionalitäten im Detail Stammdaten Integration CAD / Grafik Komfortable Erfassung oder Import der vorhandenen Stammdaten wie z.b. Räume, Reinigungsgruppen, Intervalle, Bodenbeläge, Glasflächen, weiterer Bauteile oder von Inventargegenständen. Erfassung von Reinigungsleistungen mit Tätigkeiten und Intervallen. Integration des Reinigungsmanagements mit den Datenmanagement-prozessen des Raum- und Flächenmanagements. Integration der Reinigungsdaten mit dem SAP PM/CS Klassensystem oder mit SAP RE-FX. Integration der Reinigungsleistungen mit SAP PM/CS und SAP MM. Integration der Kostenverrechnung in SAP FI-CO. Integration eines Beschwerdemanagements auf Basis der SAP IH-Meldung. Visualisierung von Reinigungsgruppen in den Etagenplänen oder von Reinigungsrevieren mit Terminplänen in den Übersichtsplänen der Unternehmensstandorte. Erzeugen von PDF-Plänen mit automatischem Plankopf und Legende. Etagenplan mit Reinigungsgruppen und Bauteilflächen

4 4 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP Ausschreibung Ausschreibung Modell 1: Automatische Zuordnung der Reinigungsgruppen zu den Räumen abhängig von der Raumnutzung, welche in Form einer weiteren Unterteilung der DIN 277 abgebildet und automatisch durch den Flächenmanagementprozess gepflegt wird. Manuelle Definition der Ausnahmen im Reinigungsmanagement. Ausschreibung Modell 2: Manuelle Zuordnung der Reinigungsgruppen zu den Räumen in Einzel- oder Massenoperationen durch das Reinigungsmanagement. Konfiguration der Reinigungsgruppe Büroräume Modell 1 Reporting Ausschreibung Erstellung der Mengenermittlung als Anlage zum Leistungsverzeichnis. Erzeugen kompletter Verzeichnisse gegliedert nach Losen, Leistungen mit Tätigkeiten und Tätigkeitsbeschreibungen. Mengenermittlung als Anlage zum LV Revierplanung Revierplanung Modell 1: Erstellung der übergeordneten Revierplanung auf Basis der Gebäudedaten und den in der Mengenermittlung definierten Reinigungsgruppen. Ein Revierplan besteht aus einem oder mehreren Terminplänen, welche zum Beispiel zu reinigende Gebäude oder Etagen sowie die Reinigungszeiträume enthalten. Definition der Reinigungstätigkeiten entsprechend der Raumgruppen. Übernahme der Definition in den entsprechenden Terminplan, mit der Möglichkeit Bezugstermine oder Leistungen zu ändern. Revierplanung Modell 2: Enthält zusätzlich die Reinigungstage pro Raum bzw. Reinigungsobjekt. weitere Modelle: Revierplanungsmodelle enthalten bei Bedarf auch Leistungen die aus einzelnen Tätigkeiten bestehen oder beziehen in den Räumen eingebaute Bauteile oder Inventargegenstände mit ein. Reinigungsleistungen und -tätigkeiten werden automatisch auf die entsprechenden Reinigungsobjekte angewendet. Ausnahmen werden manuell definiert

5 5 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP Reinigungsterminplan mit definierten Leistungszeiträumen Standortplan mit Gebäuden pro Terminplan Definition Terminplan: W1-Teil 3 Leistungszeitraum Start: Leistungszeitraum Ende: Definition Terminplan: W1-Teil 2 Leistungszeitraum Start: Leistungszeitraum Ende: Kalender Definition der leistungsfreien Tage in einem frei anpassbaren Kalender. Automatisches eintragen der gesetzlichen Feiertage. Bearbeitung der leistungsfreien Tage Reinigungstermine Automatische Ermittlung der Reinigungstermine pro Reinigungsgruppe/ Reinigungsleistung mit Kennzeichnung der arbeits- oder unterrichtsfreien Tage. Bearbeitung der Reinigungstage und Leistungen, z.b. durch hinzuzufügen, entfernen oder verschieben.

6 6 REINIGUNGSMANAGEMENT MIT IFMS UND SAP Nachbearbeitung der ermittelten Termine. Syskoplan Reply ist ein führender IT-Dienstleister im SAP-Umfeld und realisiert innovative, flexible und verlässliche IT-Lösungen insbesondere in den Bereichen Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence (BI) und Facility Management (FM). Hierbei nutzen wir die adaptive und agile SAP-Standardsoftware und erweitern sie um kundenindividuelle Komponenten. Das ermöglicht unseren Kunden eine Differenzierung im Markt und schafft nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Darüber hinaus profitieren unsere Kunden von unserer engen Partnerschaft mit der SAP, fundierten Branchenkenntnissen und der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit uns. Die Einbindung in das Netzwerk des europaweit agierenden IT-Dienstleisters Reply eröffnet uns den Zugriff auf das Know-how von über IT-Experten. Das Unternehmensnetzwerk Reply erwirtschaftete 2010 in seinen Hauptniederlassungen in Italien, Deutschland und im Vereinigten Königreich einen Umsatz von über 384 Millionen Euro. Mehr Informationen unter Syskoplan Reply