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1 Herzlich willkommen! Hamburg München Frankfurt / Hanau Düsseldorf / Neuss Name des Unternehmens: PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Hamburg Thema: Archivierung, Storage & Compliance: die aktuellen Trends Handout-Version gezeigt wird eine gekürzte Version

2 Archivierung, Storage & Compliance: die aktuellen Trends Markttreiber Compliance & Informationswachstum Archivierung & ILM Information Lifecycle Management Storage und Archivierung als Appliance und SaaS (Software as a Service) Informationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe

3 Markttreiber Compliance & Informationswachstum Compliance: Definition Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

4 Compliance: Definition (1) Übereinstimmung Voraussetzung sind nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Dazu ist Übereinstimmung gefordert, ohne dass die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Das ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist. Übereinstimmung ist statisch bezogen auf die Vorgabe. Compliance: Definition (2) Erfüllung Erfüllung der Anforderungen in der Lösung, dies muss ein Prozess sein, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. Erfüllung geht meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management- Aspekte. Es ist ein dynamischer, ständig laufender, kontrollierter Prozess.

5 Rechtliche Vorgaben Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten Man kann sich nicht um die Erfüllung drücken, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum Regulative Vorgaben Warum unterscheidet man zwischen rechtlich und regulativ? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.b. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle

6 Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt gelten auch in der elektronischen Welt. Compliance - Zukunft Es muss eine rechtliche Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden. Das elektronische Original rückt in den Vordergrund Papierdokumente sind häufig nur noch eine mögliche Repräsentation von elektronisch entstandenen Dokumenten. Compliance ist DER Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management!

7 Explosion der Unternehmensinformationen % durchschnittliches Wachstum 1000 Storgage 800 Demand 600 Petabytes Feststehende unstrukturierte Daten Dynamische strukturierte Daten Der Content Big Bang Mrd Mrd Mrd Mrd Mrd Mrd Gigabyte v.c Späte 1960s 1993 Schrift Papier Druck Elektrizität, Telefon Höhlenmalerei Transistor Computer Internet Das Web Werkzeuge

8 Mangelhafte Erschließung bedroht den Wert von Information Das Internet ist nicht nur einer der größten Informationsspeicher sondern auch einer der größten Informationsvernichter Exponentielles Informationswachstum basiert zum großen Teil auf Kopien, Plagiaten, Renditionen, Versionen, Nichtigkeiten, Werbung und dem Selbstdarstellungsbedürfnis des Menschen Die digitale Überflutung überfordert den Nutzer: den Anwender unterstützende Systeme müssen zur Selektion, Aufbereitung und Bewertung von Information ausgelegt werden Archivierung & ILM Information Lifecycle Management

9 Elektronische Archivierung Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content Langzeitarchivierung Unter elektronische Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum jenseits 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Elektronische Archivierung Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content

10 Langzeitarchivierung Unter elektronische Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum jenseits 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

11 PROJECT CONSULT 2002 Document Life Cycle Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Archiv Frühes Archivieren Nutzung der archivierten Information während des Prozesses Spätes Archivieren Endablage mit geringer Nutzung Zeit ILM-Definition Information Lifecycle Management sind Strategien, Methoden und Anwendungen, um Information automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren.

12 Ziele von ILM Reduzierung der Speicherkosten Einhaltung der rechtlichen Vorschriften bzgl. der Archivierung von Daten Höhere Flexibilität der Nutzung businessrelevanter Referenz-Informationen (statische Informationen) Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen Hohe Verfügbarkeit für Anwendungen und Daten unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte Daten- & Informations-Management für Killer- Applikationen Mail & File Services ILM - Lebenszyklus Löschen Erstellen Bearbeiten Archivieren Speichern Anzeigen Freigeben Suchen Verteilen

13 Speicher-Virtualisierung als Basis für ILM Virtualisierungsebene zwischen Benutzer und Ressourcen Der Benutzer arbeitet ausschließlich mit den logischen Ressourcen Benutzer Virtualisierungsebene Server Netzwerk Speicher Information Lifecycle Management Architektur ERP Office Filesystem CRM ECM DB PDM... Anwendungen Dokumente, Data, Metadata, Media Assets, Files, Records... Schnittstelle ILM Logic Logik Regularien Migration Metadaten Verteilung Protokollierung Monitoring Transaktions- Sicherung ILM Virtualizing Recovery Allocation Vernetzung Backup DAS SAN NAS Remote Verwaltung ILM Storage Disposal Primär online Harddisk Sekundär online Harddisk Nearline sekundär Harddisk Nearline sekundär Jukebox Sicherung Nearline Tape Archiv Fixed Content Harddisk Archiv Tape Worm Tape Archiv Optical Disk Jukebox Kontrollierte Vernichtung Speicher- Ebene

14 Storage und Archivierung als Appliance und SaaS (Software as a Service) Definition Appliance Netzwerkkomponenten und Endgeräte, deren Software auf eine Anwendung ausgerichtet ist, werden als Appliance bezeichnet: Netzwerk-Appliance, Internet-Appliance, Server- Appliance, Security-Appliance oder -Appliance usw. Der Appliance-Ansatz unterscheidet sich vom universellen Ansatz durch die Einfachheit der Appliance-Geräte. Appliances haben Computerleistung sind aber so einfach zu bedienen wie ein Konsumgerät. Sie verfügen nur über eine eingeschränkte Funktionalität und sind mit einem einfachen Benutzer-Interface ausgestattet.

15 Definition: SaaS SaaS Software as a Service ist eine Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen Es ähnelt dem ASP Application Service Providing Unternehmen können über SaaS Software- Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-Lösungen hohe Flexibilität Durch die steigenden Ansprüchen an die Performance von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und das Management der Anwendungen und Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet SaaS Mittelständische Unternehmen und verteilte Organisationen, die oftmals über keine oder aber nur limitierte ITK-Ressourcen verfügen, können schnell und effektiv neue Marktplätze besetzen und neue Geschäftseinheiten professionell aufbauen Bei den Sicherheitsfragen können Anwender von dem bereits verfügbaren Security-Know How auf Anbieterseite profitieren, die sie ständig durch die Tätigkeit für andere Kunden vertiefen kann Der Nutzer von SaaS muss sich nicht selbst um Software-Updates oder die Verfügbarkeit seiner Informationen kümmern

16 Informationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe Information effizient verwalten und erschließen unabhängig von Ort, Zeit, Anwendung und ursprünglichen Erzeuger

17 Federated Repository Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern ( Unified-Global- Repository -Ansatz, Data-/Document-/Content- Warehouse) ILM im Zusammenwirken mit virtualisierten Speicherarchitekturen bietet auch in heterogenen Systemumgebungen eine einheitlich nutzbare Infrastruktur Verbesserungen durch Virtualisierung Reduzierung von Kosten und Komplexität Größere Produktivität durch einfacheres Management der Speichersysteme Bessere Ausnutzung der Speicherkapazitäten durch dynamische Zuweisung Leichtere Installation neuer Anwendungen und Speicher ohne Netzwerk Ausfallzeit

18 Insellösungen vermeiden Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen. Daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.b. -Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können. Ziel sollte sein, eine einheitliche Speichermanagement Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance- Anforderungen mit erfüllt. Zählweisen Peta Exa Yotta Zetta Tera Giga Mega Kilo

19 Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen? Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen ERP Regulatory Mandates Webseite / E-Commerce Business Intelligence Dateiaustausch Digitale Bilder Archivierung Data Protection / Recovery Petabytes an Informationen Informationszentrisch Netzwerkzentrisch 1000 PCzentrisch 100 Systemzentrisch

20 Trends 2008 Der Speichersektor bleibt ein dynamischer Markt. Neben der nackten Hardware werden Software-Funktionen ein strategischer und kaufentscheidender Faktor. Ein anhaltender Trend neben der Tendenz zu mehr Online-Speicherangeboten. (Engelbert Hörmannsdorfer, Journalist, Speicherguide.de, 2008) Speicher- und archivierungsrelevante Trends Virtualisierung Thin-Provisioning Flash-Disks Global-Name-Space Deduplikation ITIL Euro-SOX Grüne-IT Fibre Channel over Ethernet (FCoE) SaaS

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Folien dieses Vortrags, Handout, Newsletter, weiterführende Informationen...

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