Standards. So hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

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1 Kundenmagazin der REISSWOLF Deutschland GmbH I/2008 REISSWOL F AKTEN Gute Aussichten Zukunftsmarkt Festplattenvernichtung Aktenvernichtern fehlt das Papier so titelte vor einigen Wochen die renommierte Wirtschaftszeitung Handelsblatt in einem Bericht zur Lage unserer Branche. Die meisten Großkunden so die These hätten ihre Papierarchive abgebaut und seien auf digitale Archive umgestiegen. Die Menge zu vernichtenden Papiers werde deshalb immer geringer. Die umfassenden Erfahrungen von REISSWOLF als Marktführer bei der Vernichtung von Akten und Datenträgern in Europa sprechen eine andere Sprache. In seinen 17 Betrieben in Deutschland gibt REISSWOLF täglich etwa 500 Tonnen Datenschutzpapier in die Schredder. Die Gesamttonnage aller Betriebe ist bisher noch in jedem Jahr seit Gründung von REISSWOLF im Jahr 1985 angestiegen. Im Jahr 2007 lag sie bei knapp Tonnen (gegenüber Tonnen im Jahr 200). Übrigens: In Aktenordnern aneinandergereiht, würde das von REISSWOLF pro Jahr vernichtete Papier von Hamburg bis nach Istanbul reichen. Trotz dieser erfreulichen Entwicklungen machen auch wir bei REISSWOLF uns natürlich Gedanken über die Erschließung neuer Geschäftsfelder. Ein aktuelles Beispiel ist die sichere und wirtschaftliche Vernichtung von Festplatten. Gerade in diesem Bereich setzt REISSWOLF schon heute Standards. So hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unsere Betriebe in Bayern, Bonn, Hannover und Saarbrücken vor kurzem als erste Unternehmen der Gruppe in die technische Leitlinie BSI 7500 aufgenommen. Weitere REISSWOLF Betriebe stehen kurz davor, in diese Leitlinie aufgenommen zu werden. Innerhalb der ersten Jahreshälfte 2008, so die Schätzungen, werden die meisten REISSWOLF Dependancen ihren Kunden die Vernichtung von Festplatten anbieten können. Zum technischen Procedere: Die Festplatten werden in Feinpartikel geschreddert und damit auf die effektivste Weise vernichtet. Ein Zusammensetzen des Datenträgers ist ebenso unmöglich wie das Rekonstruieren zusammenhängender Partikeldaten. Eine Vorbehandlung der Fest- platten etwa durch Lösch-Soft- ware oder phys i k a l i s c h e Hilfen nicht ist not- Liebe Freunde der Marke REISSWOLF, ich freue mich, Ihnen die erste Ausgabe unseres Kundenmagazins vorstellen zu können. Künftig werden wir Sie auf diesem Wege regelmäßig über aktuelle Neuigkeiten in den Unternehmen der REISSWOLF wendig. Auf einer Internetseite hat REISSWOLF Hannover exemplarisch dargestellt, wie die Festplattenvernichtung schon bald von allen Betrieben der Gruppe angeboten wird: Unter erhalten Sie weitere Informationen. Gruppe unterrichten und Ihnen das Leistungsangebot und auch die Menschen von REISSWOLF näher vorstellen. REISSWOLF bietet ein professionelles Dienstleistungsangebot rund um die Vernichtung sowie die Lagerung und Archivierung von Daten. Neben diesem papierenen Kerngeschäft interessieren sich immer mehr Kunden für die Vernichtung von Festplatten. Auch in diesem neuen Geschäftsfeld können Sie sich auf unser Know-how als Marktführer verlassen. Ich wünsche Ihnen ein erfolgreiches und gesundes Jahr 2008 und freue mich auf die Fortführung der guten Zusammenarbeit mit Ihnen. Herzlichst Ihr Hans Willy Fahnenbruck Vorsitzender des Beirats der REISSWOLF Deutschland GmbH

2 2 REISSWOLFAKTEN I/2008 DAK-Zentrale in Hamburg Aktuelles aus dem Vertrieb Hamburg. Die Vorteile des REISSWOLF Archivierungs- Services macht sich ab sofort die Deutsche Angestellten-Krankenkasse zunutze. Die DAK wird rund Akten ihrer bundesweit fast Dienststellen bei REISSWOLF einlagern. Köln. Die Teilnehmer einer internationalen Konferenz zur Abfallwirtschaft besuchten im Rahmenprogramm den REISSWOLF Betrieb in Köln. Im Laufe einer Führung beeindruckte die Teilnehmer besonders die Präsen- tation der Sicherheitsabläufe. Augsburg. Auf der IDA- CON 2007, dem wichtigsten Kongress für Datenschutzbeauftragte, präsentierte sich erstmals auch REISSWOLF Bayern. Am eigenen Stand erläuterten die Mitarbeiter das Angebot des Unternehmens und führten zahlreiche interessante Gespräche.! Für die Aufbewahrung sensibler Daten und Dokumente sind in Deutschland unterschiedliche Gesetze und Fristen zu beachten. Am bekanntesten sind wohl die Vorschriften aus dem Handels- und dem Steuerrecht, zum Beispiel für Bankauszüge, Personalunterlagen oder Quittungen. Daneben gibt es jedoch noch viele weitere Aufbewahrungsvorschriften. Unser Beileger zeigt Ihnen, für welche Unterlagen welcher Jahrgänge die Fristen 2008 ablaufen. Diese dürfen Sie in diesem Jahr vernichten. Fristen laufen ab Serviceorientiert und sicher Externe Datenarchivierung mit RWAS Überall wachsen die Aktenund Datenbestände rasant an, während die Ressourcen an Personal, Raum und Zeit schwinden. Deshalb vertrauen immer mehr Unternehmen ihr Datenmanagement externen Spezialisten wie REISSWOLF an. Der REISSWOLF Archivierungs-Service bietet die perfekte Möglichkeit, Akten und Daten extern zu lagern. Dabei geht REISSWOLF mit den eigenen Sicherheitsstandards oft über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus. Wichtigstes Merkmal des Archivierungs-Services ist die geschlossene Service- und Sicherheitskette. Sie reicht von der Abholung und dem Transport der Akten in Fahrzeugen mit geschlossenen Sicherheitsaufbauten über die Barcode-gestützte Erfassung der Ordnerrücken und Archivierung der Akten bis hin zu ihrer fachgerechten Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Lagerhallen sind mehrfach gegen Brand, Einbruch und unbefugten Zutritt gesichert, das Personal ist speziell geschult und auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG verpflichtet. Dank der eigens entwickelten Software RWAS hat der Kunde rund um die Uhr Zugriff auf seinen gesamten Aktenbestand unabhängig davon, ob dieser in einer Halle lagert oder an mehreren Orten. Alles, was er benötigt, ist ein PC mit Internetanschluss und den Zugang zum geschützten Sicherheitsbereich. RWAS erlaubt ihm, Nutzerkreise und -rechte zu definieren, und gibt ihm auf Wunsch über jeden Datenzugriff Auskunft. Dabei garantieren moderne Verschlüsselungsstandards die notwendige Sicherheit, wenn zum Beispiel Akten online angefordert oder Aktenbewegungen am Bildschirm eingesehen werden.

3 REISSWOLFAKTEN I/ Standortporträt Chemnitz wächst Die REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH hat ihren Sitz in Chemnitz, der drittgrößten Stadt Sachsens. Der Betrieb liegt gut erreichbar in einem Gewerbegebiet nahe der Autobahnabfahrt Chemnitz Glösa. Seit seiner Gründung 1992 hat sich das damalige Drei-Mann-Unternehmen rasch zu einem erfolgreichen Partner des REISSWOLF Netzwerkes mit großer Dienstleistungspalette entwickelt: Heute sind neben Geschäftsführer Peter Morschett 28 Mitarbeiter im Zeichen des Wolfskopfs tätig. Auch der Fuhrpark ist von einem auf zehn Fahrzeuge angewachsen. Zur Belegschaft zählen unter anderem Kfz-Mechaniker, Ingenieure, EDV-Facharbeiter, Kaufleute und Kraftfahrer. Jeder einzelne wurde auf seine neue Tätigkeit intensiv vorbereitet. Das Einzugsgebiet umfasst den gesamten Freistaat Sachsen, wobei die Kundenstruktur breit gefächert ist: Zu den Auftraggebern zählen neben Unternehmen, darunter Krankenkassen, Versicherungen und Banken, auch Rechtsanwälte, Insolvenzverwalter, Städte und Gemeinden. Warum sie alle mit REISSWOLF zusammenarbeiten? Für Geschäftsführer Peter Morschett liegt das klar auf der Hand: Bei uns stehen nicht nur die Dienstleistung, sondern die Kunden und die Mitarbeiter im Mittelpunkt. Denn nur eine gute Beziehung zwischen den Menschen macht die Zusammenarbeit effektiv, attraktiv und letztendlich gewinnbringend. Höchste Einsatzfähigkeit und gute Konditionen sind nach Ansicht von Peter Morschett Voraussetzung für einen partnerschaftlichen Umgang miteinander. Unsere Mitarbeiter erfüllen Anfragen und Aufträge schnell, sicher und zuverlässig. Und sie nehmen sich Zeit für Problemlösungen. Prokuristin Claudia Rietzschel ergänzt: Dabei hat der Datenschutz oberste Priorität. Darauf können sich die Kunden ebenso verlassen wie auf unsere Flexibilität und Kompetenz. Und weil die Kunden ihre guten Erfahrungen an andere weitergeben, kommen neue Aufträge oft durch Mundpropaganda zustande. Der Erfolg lässt sich auch an Zahlen ablesen: Die Tonnage ist von bescheidenen Anfängen auf mehr als.000 Tonnen Akten im Jahr 200 gestiegen. Der Umsatz lag 200 bei knapp zwei Millionen Euro. Auch die Betriebsgröße ist stetig gewachsen und liegt heute bei rund.000 m 2. Während das Geschäft früher fast ausschließlich in der Akten- vernichtung lag, kommen nun immer mehr Archivierungsaufträge hinzu. Zurzeit liegt das Verhältnis bei 3:1. Dazu kommen weitere Aufträge, etwa in der Festplattenvernichtung. Die Festplattenvernichtung, so Marlies Schaefer, technische Prokuristin, ist ein zukunftsorientierter und ausbaufähiger Dienstleistungsbereich, der von uns nicht vernachlässigt werden wird. LEXIKON Was ist eigentlich ein Schredder? Ein Schredder oder Aktenvernichter ist ein Gerät, mit dessen Hilfe vertrauliche Dokumente zerkleinert werden. Dabei werden diese so zermahlen, zerrissen oder zerschnitten, dass sie sich in feine Streifen oder kleine Fragmente auflösen. Schredder gibt es in verschiedenen Größen, Ausführungen und Sicherheitsstufen. Je höher die Sicherheitsstufe, desto feiner die geschredderten Papierstreifen oder Fragmente. Kleine Schredder verfügen meist über Schneidwalzen, die sechs bis acht DIN A4- Seiten auf einmal einziehen und zerkleinern können. Bei professionellen Dienstleistern wie REISSWOLF kommen große Schredderanlagen zum Einsatz, die sogar prall gefüllte Aktenordner in einem Durchgang so fein zerkleinern, dass die Dokumente nicht mehr rekonstruierbar sind. Die Schneidemesser für diese Anlagen kosten zwischen und Euro. Geschäftsführer Peter Morschett und seine Belegschaft A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

4 4 REISSWOLFAKTEN I/2008 Datenschutzwissen kompakt geeignete halten Sie auch Informationen über nare zum Thema Daten- Praxisorientierte Semi- Außerdem Maßnahmen für einen effizienten werden die genauen Termine). Die Semi- schutz bietet REISSWOLF betrieblichen Datenschutz vermit- nare werden geleitet von Rechts- Deutschland für Geschäfts- telt. Die Teilnahmegebühr beträgt anwalt Dr. Gregor Scheja, der über führer, Personalleiter und 349 Euro für REISSWOLF Kunden langjährige Erfahrung als betrieb- Entscheidungsträger in IT- und 449 Euro für Nichtkunden (je- licher Datenschutzbeauftragter für Abteilungen. Darin erhalten die Teil- weils inkl. MwSt.). Anmeldungen Unternehmen nehmer das Rüstzeug zum sachge- werden schriftlich erbeten per Fax Branchen und Größen verfügt und rechten Umgang mit vertraulichen an oder an exklusiver Partner von REISSWOLF und personenbezogenen Daten. (dort er- als Datenschutzberater ist. unterschiedlicher Datenschutz aktuell Die sichere Vernichtung von Datenträgern gewinnt Eine sichere und datenschutzkonforme Hard- bei größer werdenden elektronischen Datenbeständen warevernichtung, so Schaar, könne nur bei Ent- zunehmend an Bedeutung. Auch der Bundesdaten- magnetisierung, Ausglühen oder Schreddern des schutzbeauftragte Peter Schaar weist in seinem 21. Tä- Datenträgers bejaht werden. Der Bundesdaten- tigkeitsbericht auf die diesbezüglichen Risiken hin. Dem- schutzbeauftragte fordert daher eine fachkundige nach reicht es regelmäßig nicht aus, die vorhandenen Datenträgervernichtung, um den gesetzlichen An- Daten einfach zu löschen, denn eine solche Löschung forderungen an einen hinreichenden Zugriffsschutz bewirkt nur, dass die entsprechende Verknüpfung aus gerecht zu werden. dem Inhaltsverzeichnis gestrichen wird. Die Gefahr einer Rekonstruktion der Daten und damit des unbefugten Dr. Gregor Scheja, Rechtsanwalt Gebrauchs durch Dritte bleibt damit bestehen. und REISSWOLF Partner für Datenschutz REISSWOLF in aller Welt Heute: Prag, Tschechische Republik REISSWOLF ein Name, eine Philosophie, ein Netzwerk. An insgesamt 58 Standorten in 21 Ländern arbeiten Menschen im Zeichen des Wolfskopfs. Und jedes Jahr werden es mehr. Deshalb stellen wir Ihnen künftig unsere Partner im Ausland näher vor. Den Anfang machen wir mit dem Betrieb in Prag. Gegründet am: Geschäftsführer: Václav Svoboda Mitarbeiter: 25 Tonnage 200: kg Umsatz 200: EUR Web: Impressum Herausgeber: REISSWOLF Deutschland GmbH, Wendenstraße 403, Hamburg Verantwortlich: Thomas Sander, Tel. 040/ Redaktion und Grafik: K1 Gesellschaft für Kommunikation mbh, Köln Druck: Druckstudio GmbH, Düsseldorf REISSWOLF, Nachdruck unter Angabe der Quelle gestattet

5 Beilage zum Kundenmagazin der REISSWOLF Deutschland GmbH REISSWOLFAKTEN Stand: Januar 2008 Aufbewahrungsfristen von A - Z Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ( 238, 257, 21 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen, z. B.: Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG) Zivilrecht (BGB, ZPO) Aktiengesetz (AktG) Banken- und Versicherungsgesetz Beamtenrecht An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Röntgenverordnung (RöV) Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV) Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z. B. DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Ersatzkassen Dateien, soweit Verfahrensdokumentationen ( 47 AO) Debitorenbuchhaltung Dauerauftragsunterlagen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Anlagevermögen Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen Anlageverzeichnisse Doppelbesteuerungsunterlagen EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Anwesenheitsliste (z. B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich Bankauszüge, Bankbelege Belastungsanzeigen (intern und extern) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belege, Sammelbelege, Beleglisten, soweit Buchungsunterlagen Einheitswertunterlagen mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen Beteiligungsunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Frachtbriefe Betriebskostenabrechnungen Freistempelabrechnungen Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Bewirtungsunterlagen Bilanzen Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Bilanzen und Bilanzanlagen Gehaltslisten Buchungsanweisungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebstagebücher (EfbV) Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) Darlehensunterlagen Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)

6 2 REISSWOLFAKTEN Januar 2008 Gesellschafterversammlung/-beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventar Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten Gutschriften, Gutschriftsanzeigen Handelsbriefe Handelsbücher Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) Inkassobücher, -karteien, -quittungen Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung Lastschriftanzeigen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./ Angest.) Mahnvorgänge Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietverträge (nach Vertragsende) Nebenbücher Offenbarungseidanträge Pachtverträge (nach Vertragsende) Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents Patientenakten (Krankengeschichte), ambulant und stationär Pensionskassenunterlagen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Saldenbilanzen Saldenlisten Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV) Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* Telefonkostennachweise Überstundenlisten Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 1995 Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen VwL-Unterlagen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Zessionen Zinsabrechnungen Alle Angaben sind ohne Gewähr *) 28 (3) RöV: Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. (...)