Benutzerhandbuch für das Mieterportal das Studierendenwerks Stuttgart. Bitte lesen Sie das Benutzerhandbuch aufmerksam durch bevor Sie sich anmelden.

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1 Benutzerhandbuch für das Mieterportal das Studierendenwerks Stuttgart. Manual for the Tenant Portal of Studierendenwerk Stuttgart. Bitte lesen Sie das Benutzerhandbuch aufmerksam durch bevor Sie sich anmelden. Read this manual carefully before you register. Einleitung: Introduction: Das Mieterportal kann ausschließlich von den Hauptmietern in den Wohnanlagen des Studierendenwerks Stuttgart genutzt werden. Untermieter sowie die Bewohner der Gastdozentenhäuser haben keinen Zugang zum Mieterportal. Diese müssen weiterhin Ihre Anfragen und Schadensmeldungen per Mail oder Telefon an den Hausmeister bzw. Sachbearbeiter richten. The Tenant Portal may only be used by the main tenants of the halls of residence of Studierendenwerk Stuttgart. Sub-tenants as well as residents of the lecturer guest houses cannot access the Tenant Portal. They must continue to contact the janitors or responsible clerks by or telephone in case they have questions or need to report defects. Bitte beachten Sie, dass Meldungen die über das Portal eingestellt werden, nicht in Echtzeit übertragen werden. Für Notfälle im Schadensfall rufen Sie bitte den Hausmeister an oder nutzen Sie außerhalb der Dienstzeiten des Hausmeisters die in den Wohnanlagen ausgehängte Notfallnummer. Please note that any reports made through the portal will not be transmitted in realtime. In case of an emergency, please call the janitor or use the emergency number posted in the halls of residence if it is outside the janitor's office hours.

2 1.) Anmeldung im Mieterportal - Das Studierendenwerk Stuttgart hat Ihnen per Post bzw. ein Schreiben mit Ihren Zugangsdaten inklusive der Nutzungsbedingungen für das Mieterportal zukommen lassen. - Sollten Sie die Zugangsdaten nicht erhalten haben, dann wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Sachbearbeiter. - Sie können das Passwort/Kennwort in den Stammdaten des Portals abändern. 1.) Register at the Tenant Portal - Studierendenwerk Stuttgart has sent you a letter with your login information by mail or , including the terms of use for the Tenant Portal. - If you have not received your login information, please contact the responsible clerk. - You may change the password in the Portal settings. 1a.) Anmelden - Bitte klicken Sie in der rechten Leiste auf Anmelden. - Die Maske wird geöffnet. Bitte geben Sie jetzt Ihre Adresse und Ihr Passwort/Kennwort ein. - Klicken Sie anschließend in der unteren Leiste rechts auf Anmelden. 1a.) Login - Click on "Login" in the bar on the right side. - A login screen opens up. Please enter your address and your password. - Then click on "Sign in" in the bar at the bottom. 1b.) Passwort vergessen - Wenn Sie das Passwort vergessen haben, dann klicken Sie bitte in der unteren Leiste auf Kennwort vergessen. - Geben Sie bitte Ihre Adresse sowie Ihren Vor- und Zunamen an und klicken Sie auf unten rechts auf Absenden. - Sie erhalten eine Mail mit Ihren neuen Zugangsdaten. 1b.) Forgot password - If you forgot your password, click on "Forgot password". - Enter your address and your first and last name, then click on "Send" in the lower right corner. - You will receive an with your new login information.

3 2.) Verträge 2.) Contracts Wenn Sie Ihre bisherigen und laufenden Verträge einsehen möchten, dann klicken Sie in der rechten Leiste bitte auf Verträge. Es können nur Anfragen für laufende Verträge abgegeben werden. Wenn Sie uns eine Anfrage zukommen lassen möchten, dann Klicken Sie auf Ihren laufenden Vertrag, so dass dieser farblich hinterlegt ist. In der unteren Leiste erscheinen jetzt die verschiedenen Funktionen. If you would like to review your former and current contracts click on "Contracts" in the right-hand bar. Requests may only be made for current contracts. If you would like to make a request click on any of the current contracts to highlight it. In the bar at the bottom, you will see various options. 2a.) Dokumente - Wenn Sie ein Schreiben erneut zugesendet haben möchten, dann gehen Sie bitte in der unteren Leiste auf Dokumente. - Es erscheinen alle Dokumente und Anschreiben die in Ihrer Mieterakte hinterlegt sind, bitte wählen Sie das gewünschte Schreiben aus und klicken Sie unten rechts auf Absenden. 2a.) Documents - If you would like us to resend a letter, click on "Documents" in the bar at the bottom. - This will display all documents and letters in your file. Select one of the letters and click on "Send" in the lower right corner. 2b.) Verlängerungen - Bitte klicken Sie auf den Button verlängern in der unteren Leiste - Hier können Sie die Verlängerung Ihres Mietvertrags beantragen. - Bitte beachten Sie, dass dies keine automatische Zusage darstellt. Die Verlängerung ist erst nach Unterzeichnung des Mietvertrags rechtskräftig. - Eine Verlängerung der Laufzeit ist nur bis zur maximalen Wohnzeit von 36 Monaten möglich. - Bitte geben Sie das Datum ein. Wir vermieten die Zimmer nur für volle Kalendermonate. - Der Antrag auf Verlängerung muss mindestens drei Monate vor Ablauf des Mietvertrags gestellt werden. - Anschließend gehen Sie in der unteren Leiste rechts auf Absenden.

4 2b.) Renewals - Click on the "Extend" button in the bottom bar. - This allows you to renew your tenancy agreement. - Please note that this does not mean that the renewal is accepted. The renewal will come into effect only after the tenancy agreement has been signed. - A renewal is possible only up to the maximum tenancy period of 36 months. - Enter the date. Please note that we rent out rooms for full calendar months only. - An application for renewal must be made no less than three months before the tenancy agreement expires. - Then click on "Send" in the bar in the bottom right corner. 2c.) Kündigungen - Bitte klicken Sie auf den Button kündigen in der unteren Leiste - Hier können Sie die Kündigung Ihres Mietverhältnisses einreichen. - Bitte geben Sie das Datum ein, zu welchem Sie den Mietvertrag kündigen möchten. - Unter Hinweise geben Sie bitte folgenden Text ein: Hiermit kündige ich meinen Mietvertrag zum XXXX. + Begründung wenn es sich nicht um eine ordentliche Kündigung handeln sollte. Bitte beachten Sie die allgemeinen Mietbedingungen 2. - Kündigungen außerhalb der in den allgemeinen Mietbedingungen genannten Regelungen sind nicht möglich. - Die Kündigung ist erst nach Erhalt der schriftlichen Bestätigung durch Ihren Sachbearbeiter gültig. - Anschließend gehen Sie in der unteren Leiste rechts auf Absenden. 2c.) Termination - Click on the "Terminate lease" button in the bottom bar. - This allows you to terminate your tenancy agreement. - Enter the date at which you would like your tenancy agreement to end effectively. - Enter the following text in the remarks field: I hereby terminate my tenancy agreement, to be effective on XXX... + any reasons for the termination if such termination is not an ordinary termination. For this, please refer to 2 of the general terms and conditions of lease. - Any other termination that is not in accordance with the general terms and conditions of lease is excluded. - Any termination becomes valid only after receipt of a written confirmation from the responsible clerk. - Then click on "Send" in the bar in the bottom right corner.

5 2d.) Schadensmeldungen - Wenn Sie einen Schaden in Ihrem Zimmer oder den dazugehörenden Gemeinschaftsräumen sowie an den Häusern oder Außenanlagen melden möchten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor: - Gehen Sie in der unteren Leiste auf Schadensmeldung. - Bitte geben Sie den Ort ein, an dem der Schaden festgestellt worden ist. Gehen Sie auf den Pfeil rechts vom Feld. Für Schäden an den Häusern oder Außenanlagen wählen sie bitte als Ort Hausflure. - Bitte geben Sie nun die Kategorie an wie z. Bsp. Elektro, Sanitär etc. - Geben Sie nun die Art des Schadens an z. Bsp. Lampe defekt etc. - Wenn sich die von Ihnen benötigte Bezeichnung nicht in der Auflistung befindet, dann verwenden Sie bitte die Angabe Sonstiges. - Jetzt benötigen wir noch eine detaillierte Beschreibung des Schadens und eine Telefon bzw. Handynummer über die Sie gut erreichbar sind. - Bei Schäden in Ihrem Zimmer, benötigen wir von Ihnen noch die Zutrittsberechtigung. Bitte setzen Sie hierzu den Haken im unteren Feld. - Wenn der Schaden von Ihnen in den ersten 14 Tagen nach Einzug gemeldet wird, dann setzen Sie bitte den Haken im oberen Feld. - Anschließend gehen Sie in der unteren Leiste rechts auf Absenden. 2d.) Reports of defects - If you would like to report a defect in your room or the related common rooms, or on the buildings or the outdoor premises, the process is as follows: - Click on "Damage report" in the bottom bar. - Enter the place where you detected the defect. Click on the arrow right of the field to open the drop-down menu. For defects on buildings or outdoor premises, select "Hausflure" (Hallways) as the place. - Now enter the category, for example Elektro (Electrics), Sanitär (Sanitary), etc. - Then enter the type of defect, for example "Defective lamp". - If the option you would need is not included in the list select "Sonstiges" (Other). - Now we need a detailed description of the defect and a telephone or mobile number where we can easily reach you. - If the defect is in your room, we also need permission to access the room. For this, please tick the lower check box. - If you are reporting a defect within 14 days from moving in please tick the upper check box. Then click on "Send" in the bar in the right bottom corner.

6 3.) Übersicht Anfragen - Auf der rechten Leiste finden Sie die Übersicht Ihrer Anfragen und Benachrichtigungen die Sie an die Verwaltung bzw. den Hausmeister gesendet haben. Solange diese im Status als Offen geführt werden, können Sie von Ihnen gelöscht werden. Hierzu klicken Sie auf die betreffende Anfrage und betätigen Sie in der unteren Leiste rechts den Button löschen. Befindet sich die Meldung bereits in Bearbeitung kann Sie nicht mehr durch Sie gelöscht werden. Bitte kontaktieren Sie in diesem Falle Ihren Sachbearbeiter. - Sie können den Bearbeitungstand Ihrer Anfrage sowie die Antworten Ihres Sachbearbeiters oder Hausmeisters hier einsehen und nachverfolgen. 3.) Overview of requests - In the bar on the right, a list of all your requests and notices to the housing office or the janitor is displayed. As long as their status is "Offen" (Open) you may delete them. For this, click on the respective request and then click on the "Delete" button in the bottom bar on the right. As soon as a report is being processed, you cannot delete it any longer. Contact the responsible clerk in this case. - You can view and track the status of your request and the replies from the responsible clerk or the janitor. 4.) Stammdaten ändern - Auf der rechten Leiste finden Sie die Funktion Stammdaten ändern. Hier haben Sie die Möglichkeit uns die Änderungen Ihrer Personendaten mitzuteilen. - Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen bei einer Änderung Ihrer Bankdaten ein Sepalastschriftmandat per Mail zukommen lassen. Dies muss von Ihnen ausgefüllt und unterschrieben werden. - Im unteren Feld haben Sie die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern. - Wenn Sie mit den Eingaben fertig sind, dann gehen Sie bitte in der unteren Leiste auf Absenden. 4.) Change personal details - In the bar on the right side, you have the "Change personal details" function. This allows you to inform us about any changes of your personal data. - Please note that we will send you a SEPA direct debit mandate by if you change your bank account. You must complete and sign it. - The field below allows you to change your password. - If you're done with entering your information click on "Send" in the bar at the bottom.

7 5. Datei senden - Auf der rechten Leiste befindet sich die Funktion Datei senden. Sie können diese nutzen um Ihrem Sachbearbeiter Ihre Immatrikulation oder Ihr Passbild zukommen zu lassen. 5. Send file - In the bar on the right side, you have the "Send file" function. You can use it to send your registration documents or passport photograph to the responsible clerk. Mitteilung senden - Auf der rechten Leiste befindet sich die Funktion Mitteilung senden. Hier können Sie Ihrem Sachbearbeiter kurze Benachrichtigungen zukommen lassen. Send message - In the bar on the right side, you have the "Send Message" function. You can use it to send short messages to the responsible clerk. Abmelden - Auf der rechten Leiste finden Sie den Button Abmelden um das Mieterportal zu verlassen. Logout - In the bar on the right side, you have the "Logout" button to exit the Tenant Portal.

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