PlanMe/WhereIs - Terminmanagement

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1 Tour - Inhaltsverzeichnis Mit PlanMe/WhereIs können Sie Ihr komplettes Terminmanagement komfortabel unter Lotus Notes bzw. Lotus Domino verwalten. Ob Sie nun nur einen einfachen Teamkalender benötigen oder eine zentrale Einsatzsteuerung, es stehen Ihnen alle Optionen offen. Nichts ist unmöglich. Sollten Sie besondere Anforderungen haben, sprechen Sie uns darauf an. Wir implementieren Ihre Anforderungen sowohl im Standardumfang wie auch direkt in Ihrer Umgebung. Das Konzept... 2 Grundkonfiguration der Übertragung... 3 Chart Details und Übersicht... 4 Chart Beispiel Wochenansicht... 5 Chart Beispiel Monatsansicht... 6 Konfiguration - Allgemein... 7 Konfiguration - Übertragung... 8 Konfiguration - Eingabemaske... 9 Leistungskatalog und Übersicht Teil Leistungskatalog und Übersicht Teil

2 Das Konzept PlanMe / WhereIs ist wahlweise für eine zentrale Terminübersicht oder als zentrales Planungsinstrument konzipiert. Das Lesemodul WhereIs liest aus den gewünschten Mailfiles der einzelnen Anwender alle Termine und trägt diese in eine zentrale Datenbank ein. Attribute wie z.b. Privatisierung werden entsprechend berücksichtigt. Über ein eigenes rollengesteuertes Zugriffskonzept ist sichergestellt, dass die erstellten Termine nur der Personenkreis sieht, der hierfür berechtigt ist. Hierdurch ist eine zentrale Administration der Zugriffsregelungen möglich. Die optionale Planung mit PlanMe kann z.b. als Einsatzsteuerung oder einfache Abwesenheitsplanung eingesetzt werden. Durch die übersichtlichen Darstellungs- und Modifikationsmöglichkeiten im Chart wird eine bestehende Mail/Kalenderinfrastruktur unter Lotus Notes perfekt.

3 Grundkonfiguration der Übertragung Legen Sie fest Welche Gruppen Sie verwalten möchten Wer die Gruppe sehen und auswählen kann Wer Termine modifizieren kann (PlanME) Alle hier eingetragenen Mitglieder werden später automatisch im Chart dargestellt. Sie können beliebig viele Gruppen anlegen, falls Sie eine hierarchische Struktur benötigen, binden Sie einfach Me And You ein. Neue Mitarbeiter verwalten Sie nur noch in Ihrem öffentlichen Adressbuch Keine weitere Administration in PlanMe/WhereIs Automatischer Abgleich mit dem Adressbuch Die Übertragung der Termine wird komfortabel über Agenten gesteuert, welches Sie auch manuell starten können.

4 Chart Details und Übersicht Dynamisches Zeitraster von 1 Tag bis 1 Jahr Anzeige nur Termine von bestimmten Gruppen oder alle Anzeige nur Termine von bestimmten Kategorien oder alle Strenges Zugriffskonzept Dynamische Farbzuordnung Dynamische Zellenhöhen in Abhängigkeit vom Zeitraster Charteinträge können komfortabel per Drag&Drop verschoben oder geändert werden. Über Schalter können Start und Endtermine beim Verschieben fixiert werden (Verwendung z.b. in der Einsatzsteuerung, wenn Termine nur von einem Mitarbeiter auf den anderen verschoben werden).

5 Chart Beispiel Wochenansicht

6 Chart Beispiel Monatsansicht

7 Konfiguration - Allgemein Zuordnung von Kategorien o Über dynamische Formeln kann jeder Termin eine dedizierte Farbe erhalten o Beliebig viele Kategorien definierbar o Einstellung, welche Kategorien nur angezeigt werden und welche verändert werden können Übertragung von Terminen o Privatisierung von Terminen o Anonymisierung von Terminen o Wiederholtermine nur in einem bestimmten Zeitraster mit dynamischem Nachladen o Kalendermitglieder über hierarchische Struktur oder nur flat. Optionen o Nur bestimmte Anzahl von Tagen rückwärts o Purge oder Archivierung von Terminen

8 Konfiguration - Übertragung Austausch Mailfile o Freie Feldtabelle für den Replikationsprozess o Serverunabhängige Bereitstellung, wahlweise auf mehreren Servern Kalender o Privatisierung von Terminen o Anonymisierung von Terminen o Zeitoptimierter Übertrag o Freie Formel für kundenspezifische Kategorisierung der Termine Planung o Automatische Benachrichtung bei geänderten Terminen o Rückreplizierung ausschalten für bestimmte Anwender

9 Konfiguration - Eingabemaske Die Eingabemaske kann vollständig an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden. OHNE Eingriff durch den Hersteller einfach durch Modifikation des hier angezeigten Setupdokumentes. Sie können 5 Zusatztextfelder und 5 Auswahllisten beliebig positionieren. Schlüsselwortlisten für die Auswahllisten können statisch eingetragen werden oder dynamisch aus dem Datenbestand ermittelt.

10 Leistungskatalog und Übersicht Teil 1 Einsatzmöglichkeiten Sicherheit Gruppenkalender, Teamkalender, Einsatzsteuerung, Resourcenplanung Urlaubsverwaltung, Fehlzeitenverwaltung, u.v.m. Wahlweise Termine nur ansehen (WhereIs) oder planen (PlanMe) Zentrale Erstellung und Verwaltung von Terminen für beliebig viele Mailfiles, ohne hier diese Mailfiles einzeln zu öffnen. Planung / Übersichten Detailliertes Zugriffskonzept (Datenbank, Dokument, Rolle, etc.) Private Termine bleiben privat. Termine können anonymisiert werden (erscheinen nur als belegte Zeit). Rückschreiben von Terminen verhindern (z.b. Termine der Geschäftsleitung sollen nur als belegte Zeit erscheinen, nicht jedoch modifiziert werden können) Kein Eingriff in Ihre Systemumgebung Kein Eingriff in Mailtemplate Vollständige Integration eines absolut übersichtlichen Gantt Charts Beliebige Anzahl von Gruppen darstellbar Beliebige Anzahl von Kategorien darstellbar Komfortables Verschieben von Terminen über Drag&Drop Jahres/ Quartal / Monat / Woche / 2 Tages/ 1 Tages ansicht (siehe Anhänge) Sämtliche Details auf einen Blick sichtbar Farben und Zellenhöhen individuell konfigurierbar Vollständige Termininformationen auch in Monats und Quartalsansichten in der Statuszeile sichtbar Sinnvolle AddIn s wie z.b. vertikaler Snap (Start und Endtermin bleiben bei Verschieben auf einen anderen Anwender gleich) Systemvoraussetzungen Lotus Notes/Domino 6.5 oder höher (V5 auf Anfrage)

11 Leistungskatalog und Übersicht Teil 2 Konfiguration Alle Einstellungen in einem Formular Terminanzeige individuell konfigurierbar, 5 zusätzliche Auswahlfelder sowie 5 zusätzliche Textfelder im Setup ein/ausblendbar. Beliebige Anzahl von Gruppen, optional Anbindung an Me And You (falls hierarchische Gruppierung erwünscht). Automatisierter Abgleich mit Ihrem Dominoverzeichnis Farben können individuell global und auf Anwenderebene konfiguriert werden. Vom Mailfile zum Kalender Anwendermailfileeinträge werden in die zentrale Kalenderdatenbank kopiert Periodische Agenten steuern Abgleich, einmal täglich erfolgt vollständiger Abgleich Referenztabellen steuern Kategorisierung der Termine (z.b. Urlaub, Installation,...) Wiederholtermine werden nur adaptiv in einem einstellbaren Zeitraster angelegt. Vom Kalender zum Mailfile Alle neuen oder geänderten Termin werden in die Mailfiles der Anwender kopiert Auf Wunsch automatische Benachrichtigung der Anwender bei Terminänderungen Planungshoheit im zentralen Kalender Sonstiges Zeit- und Eventgesteuerter Abgleich der Daten über Agenten Agenten in einer Maske konfigurier- und startbar Integrierter Archivierungs- bzw. Purgeagent Umfangreiche Auswertungen (nach Anwender, Ort, Kunde, u.v.m.) Individuelle Anpassungen natürlich möglich Open Source möglich Lizenzierung als Viewer, eingeschränkter Planer, Vollplaner Systemvoraussetzungen Lotus Domino 6.5 oder höher

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