easyfairs Messen «Mein easyfairs» Ausstellerhandbuch

Transkript

1 easyfairs Messen «Mein easyfairs» Ausstellerhandbuch easyfairs ist stetig bemüht, Ihnen eine einfache und effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen hier das meist gebrauchte Tool «Mein easyfairs» nochmals vor und erklären Ihnen die wichtigsten Schritte. Benutzen Sie dieses auch im Zusammenhang mit der Checkliste, dem Technischen Handbuch und dem Handbuch «Besuchermarketingaktivitäten». So behalten Sie alle Termine im Überblick und Sie können schnell und simpel Ihren Messeauftritt optimal vorbereiten. Basel,

2 easyfairs Ausstellerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1. Erläuterung «Mein easyfairs» Seite «Mein easyfairs» Benutzerkonto einrichten Seite Passwort vergessen Seite Das Online-Tool «Mein easyfairs» Seite Willkommen zu «Mein easyfairs» Seite Unternehmensprofil im Online-Ausstellerkatalog verwalten Seite Bearbeiten Sie Ihre Kategorien Seite Ihre Bestellungen Seite Standbeschreibung verwalten Seite Pressemitteilungen, Produktebeschreibung, -bilder hochladen Seite Ihr Online-Katalog Seite Produktinformationen, -bilder und Pressemitteilungen zuordnen Seite Vorregistrierte Besucher kontaktieren & Standpersonal registrieren Seite Vorregistrierte Besucher kontaktieren Seite Registrierungslink Seite Vorteile der Vorregistrierung Ihrer Kunden Seite Einsehen der Daten Ihrer registrierten Kunden Seite Diagramm der bereits registrierten Besucher erstellen Seite Vergleich der Registrierung durch Einladung oder Weblink Seite Vergleich «Anwesend / Nicht anwesend» Seite Registrieren Sie Ihr Standpersonal Seite Social Media Seite 20

3 easyfairs Ausstellerhandbuch 3 1. Erläuterung «Mein easyfairs» Dieses Handbuch dient dazu, Sie mit unserem Online-Tool «Mein easyfairs» vertraut zu machen und Ihnen allgemeine Informationen vorab zu vermitteln. Nutzen Sie das Online-Tool, um Bestellungen zu tätigen, Präsenz zu zeigen und Ihr Standpersonal zu registrieren. Ebenfalls können Sie Ihre Kunden und Partner zur Messe einladen und deren Anmeldestatus nachverfolgen. Dazu müssen Sie als erstes Ihren Account wie folgt eröffnen: 1.1. «Mein easyfairs»-benutzerkonto einrichten 1. Sie erhalten eine von no-reply@easyfairs.com mit der Bitte, Ihren Account/Ihr Konto mit dem beigefügten Link zu aktivieren. Dies erfolgt in der Regel direkt nach der Standbuchung. Falls Sie diese Nachricht nicht innerhalb von zwei Tagen nach der Buchungsbestätigung erhalten haben, wenden Sie sich bitte an uns: Tel. +41 (0) Klicken Sie in der auf «Mein easyfairs» bestätigen: und legen Sie Ihr Passwort fest. 3. Im Anschluss folgt eine Bestätigung, dass Ihr Passwort akzeptiert wurde. Danach können Sie jederzeit auf Ihr Benutzerkonto zugreifen. Gehen Sie auf den Link und melden Sie sich unter «Mein easyfairs» mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort an. Bei Teilnahme an mehreren easyfairs-messen gilt immer der gleiche Account mit dem selben Passwort! Wir empfehlen, regelmässig ein Update Ihres Browsers vorzunehmen! Passwort vergessen Sollten Sie das Passwort vergessen haben, gehen Sie auf unsere Webseite und klicken auf den Button «Mein easyfairs». In diesem Fenster klicken Sie auf «Passwort vergessen» und Sie erhalten eine mit Link gesendet und können dann ein neues Passwort, wie unter 2.1. beschrieben, festlegen. Muster

4 easyfairs Ausstellerhandbuch Das Online-Tool «Mein easyfairs» Willkommen zu «Mein easyfairs» Wählen Sie Ihre Messe aus. Muster

5 easyfairs Ausstellerhandbuch Unternehmensprofil im Online-Ausstellerkatalog/ -verzeichnis verwalten Wenn Sie sich bei «Mein easyfairs» eingeloggt haben, erscheint das untenstehende Fenster. In diesem können Sie nun allgemeine Informationen zu Ihrer Firma sowie zu Produkten einpflegen. Jeder Aussteller ist im Online-Katalog automatisch mit einem Standardeintrag vertreten: Firmenname, Postleitzahl, Ort, Homepage und Standnummer. B 2 E F G A B 1 C Muster D A) Hier haben Sie Einsicht in die Produktkategorien und die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Seite 8 B 1 ) Hier haben Sie Einsicht in Ihre Bestellungen. B 2 ) Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Artikel für Ihren Stand und Marketing-Artikel zu bestellen. Seite 9 C) Hier haben Sie Einsicht in die Daten der Besucher, die sich über Ihre Online- Nummer registriert haben und können diese somit kontaktieren. Seite 11 D) Hier registrieren Sie Ihr Standpersonal. Seite 14 Hier ist ersichtlich, wie viele Klicks auf Ihren Firmen eintrag gemacht wurden! E) Allgemeine Angaben über Ihr Unternehmen (z. B. Logo, Adresse, Beschreibung Ihres Unternehmens etc.). Seite 16 F) Hier bearbeiten Sie Ihren Online-Katalog, der für die Besucher unserer Webseite ersichtlich ist. Seite 18 G) Eintrag wird für die Blendenbeschriftung und sämtliche Print- und Onlinewerbeaktivitäten übernommen. Empfohlen sind Zeichen inkl. Leerschläge.

6 easyfairs Ausstellerhandbuch Bearbeiten Sie Ihre Kategorien Sie haben hier die Möglichkeit, Ihrem Unternehmen verschiedene Produktgruppen zuzuordnen. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und speichern Sie die Änderungen. Die Änderungen der Produktkategorie, können Sie sich über den Button «Vorschau» anzeigen lassen. Sucht ein Besucher der Webseite nach einer Produktkategorie in der Ihr Unternehmen aufgeführt ist, erscheint Ihr Unternehmen in der Liste der Suchergebnisse. Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens eine Produktkategorie und maximal drei Produktkategorien auswählen können.

7 easyfairs Ausstellerhandbuch Ihre Bestellungen Einsicht in Ihre Bestellungen und pendente Bestellungen. Für weitere Bestellungen klicken Sie auf den Button

8 easyfairs Ausstellerhandbuch 8 1. Wählen Sie eine Artikelkategorie aus der Liste. Klicken Sie diese an und wählen Sie anschliessend die gewünschten Artikel/Anzahl aus. 2. Bestätigen und weitere Artikel bestellen bzw.fortfahren. 3. Kontrollieren Sie Ihren Einkauf und Ihre Rechnungsadresse. (Falls Sie die Rechnungsadresse ändern möchten, wenden Sie sich bitte an: schweiz@easyfairs.com 4. Bestätigen und fortfahren. 5. Sie erhalten eine mit Ihrer getätigten Bestellung als Bestätigung. Bestellungen per Telefon, Fax oder Mail werden nicht entgegengenommen. Bitte alle Bestellungen über «Mein easyfairs» tätigen. Deadline für Bestellungen: bis spätestens 14 Tage vor der Messe

9 easyfairs Ausstellerhandbuch Standbeschreibung verwalten Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Profil zu ergänzen und Ihr Firmenlogo hochzuladen und Unternehmensinformationen einzustellen. Klicken Sie auf «Logo», um das Firmenlogo hochzuladen. Dieses ist im Online-Katalog ersichtlich.

10 easyfairs Ausstellerhandbuch 10 Firmenlogo auswählen, einfügen und mittels «Upload» hochladen. Wir empfehlen Ihnen, den Text zusätzlich auf Englisch und Französisch zu verfassen, damit die Informationen auch in diesen Sprachen erscheinen. Eingefügter Text mit «Enter» abschliessen und zum Schluss speichern.

11 easyfairs Ausstellerhandbuch Pressemitteilungen, Produktbeschreibung/-bilder hochladen Sie können Produktbeschreibungen und -bilder sowie Pressemitteilungen in Ihrem Unternehmerprofil hochladen. Scrollen Sie dazu im Menü hinunter bis zu «Mein Katalog». Produktbeschreibungen (Suchmaschine ist produkt-, sprach- und länderübergreifend) Unsere Produktsuchmaschine steht für alle easyfairs-messen, -Branchen und -Länder auf unserer Webseite zur Verfügung. Daher zahlt es sich aus, die Eingabe der Produktbeschreibungen äusserst genau und mehrsprachig zu gestalten. So werden Ihre Produkte öfter in Suchergebnissen angezeigt. Produktbilder Verwenden Sie bitte Dateien im Format; jpg, gif oder png bis max. 5 MB. Fügen Sie Ihre Produkte hinzu Ihr Online-Katalog Produktinformationen/-bilder und Pressemitteilungen zuordnen Sie müssen die hochgeladenen Informationen der aktuellen Messe zuordnen. Diese Funktion dient Unternehmen, die an mehreren easyfairs -Messen teilnehmen und deshalb die Informationen nicht doppelt erfassen müssen.

12 easyfairs Ausstellerhandbuch 12 In den Katalog Markieren Sie die Produkte, welche im Online-Katalog angezeigt werden sollen. Diese können Sie jederzeit wieder aus dem Katalog entfernen oder ergänzen.

13 easyfairs Ausstellerhandbuch Vorregistrierte Besucher kontaktieren & Standpersonal registrieren Ihre Vorteile sind: Besucher kontaktieren, die sich infolge Ihrer Einladung registriert haben Standpersonal registrieren Einblick in die Besucherstatistik nach der Messe (Messe besucht / Messe nicht besucht) Suchfunktion nach registrierten Besuchern und Standpersonal Grafische Darstellung der Registrierungszahlen über einen bestimmten Zeitraum Ungefähr drei Monate vor der Messe finden Sie auf «Mein easyfairs» einen Link oberhalb Ihrer Standnummer: «Kontaktieren Sie Ihre vorregistrierten Besucher / Registrieren Sie Ihr Standpersonal» 2.1. Vorregistrierte Besucher kontaktieren

14 easyfairs Ausstellerhandbuch 14 Muster Benutzen Sie die URL, um Ihre Kunden zur Messe einzuladen und deren Anmeldedaten zu einem späteren Zeitpunkt einzusehen. Verknüpfen Sie den Link z. B. mit dem Messelogo in Ihrer oder auf Ihrer Webseite. Auf den Button klicken, um den Link zu kopieren Registrierungslink Ihr persönlicher Registrierungslink erscheint im Bereich «Registrierungen». Verwenden Sie diesen Link immer dann, wenn Sie Ihre Kontakte (Besucher / Kunden) für eine easyfairs -Messe einladen. Um den Link zu kopieren, klicken Sie auf den Button zur Rechten des Links. Stellen Sie den Link auf Ihre Firmen-Webseite, damit sich Ihre Kunden vorab für die Messe registrieren können. Ebenso können Sie den Link in allen Ihren s einbauen, beispielsweise nahe Ihrer Signatur Vorteile der Vorregistrierung Ihrer Kunden Vorteile für Sie Kontrolle über Ihre Kontakte, Nachvollziehbarkeit Ihrer Werbemassnahmen. Vorteile für den Besucher Die vorregistrierten Besucher werden von easyfairs mit zusätzlichen wichtigen Informationen zum Messebesuch versorgt. Ausserdem wird ihnen der Zutritt vor Ort erleichtert.

15 easyfairs Ausstellerhandbuch Einsehen der Daten Ihrer registrierten Kunden Muster R. Muster Schweiz URL Meier&Co. P. Hermann Deutschland URL Vita M. Peterer Schweiz URL Holzer H. Tannenbaum Deutschlan URL Klicken Sie für die Übersicht der Besucher, die sich über Ihren persönlichen Registrierungslink oder per Einladungsticket mit Ihrer Online-Nummer registriert haben auf «Registrierende Person». Exportieren Sie die Daten der registrierten Besucher in eine Exceltabelle.

16 easyfairs Ausstellerhandbuch Diagramm der bereits registrierten Besucher erstellen Klicken Sie auf «Registrationstrend», um das Säulendiagramm anzuzeigen, welches die Anzahl der Registrierungen über einen bestimmten Zeitraum anzeigt. Sie können sich das Diagramm monatsweise anzeigen lassen oder die Funktion «Verkleinern» nutzen, um die Registrierungen über das Jahr verteilt anzusehen. Dieses hilft Ihnen beispielsweise dabei, den Erfolg Ihrer Marketingaktivitäten auszuwerten Vergleich der Registrierung durch Einladung oder Weblink Ihre Besucher können sich mittels Einladungskarte oder dem von Ihnen zur Verfügung gestellten Weblink registrieren. Um eine Auswertung darüber zu erhalten, welche Werbemittel Ihre Besucher genutzt haben, klicken Sie auf «Aktionscodes Bericht».

17 easyfairs Ausstellerhandbuch Vergleich «Anwesend / Nicht anwesend» Für den Zutritt zur Messe müssen sich die Besucher bei uns registrieren. Deshalb ist es Ihnen möglich nach der Messe die Auswertung über Anwesende / Nicht anwesende vorregistrierte Kontakte einzusehen. Klicken Sie dazu in die Reiter «Aktionscodes Bericht» und «Anwesend / Nicht anwesend».

18 easyfairs Ausstellerhandbuch Registrieren Sie Ihr Standpersonal Klicken Sie im Registrierungsportal auf «Ausstellerpersonal», um Ihre Mitarbeitenden für die Veranstaltung zu registrieren. Sie können jederzeit Änderungen vornehmen. Die Ausstellerausweise senden wir Ihnen ca. 2 Wochen vor der Messe per Post zu.

19 easyfairs Ausstellerhandbuch 19 Personen hinzufügen oder bereits registrierte Personen suchen. Weitere Personen hinzufügen. Klicken Sie «Next», um weiteres Standpersonal zu registrieren. Zum Schluss speichern.

20 easyfairs Ausstellerhandbuch Social Media Die Vernetzung über Social Media Plattformen ist einfach zu realisieren. Nutzen Sie die Instrumente auf «Mein easyfairs» um Ihre Messepräsenz an Ihre Zielgruppen zu kommunizieren. Klicken Sie auf den entsprechenden Community-Button, beispielsweise den Facebook-Button. Um in die unten gezeigte Auswahl zu gelangen, klicken Sie auf den «+»-Button neben der Standnummer.