Informationen zur A1 Bescheinigung für Geschäftsreisende. 23. Oktober 2018

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1 Informationen zur A1 Bescheinigung für Geschäftsreisende 23. Oktober 2018

2 A1 Bescheinigung wichtiger Hinweis! Liebe Kunden, bitte beachten Sie folgenden Hinweis: Nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz dürfen neben u.a. Rechtsanwälten, Steuerberatern und Notaren nur solche Personen fremde Rechtsangelegenheiten und Steuerberatung geschäftsmäßig besorgen, denen eine entsprechende behördliche Erlaubnis erteilt ist. Durch baldaja Expert Travel GmbH erfolgt zum Thema A1 Bescheinigung keine Rechts- und Steuerberatung. Die nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen insofern nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Eine Rücksprache und Prüfung durch Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsberater wird ausdrücklich empfohlen! 2

3 Die A1 Bescheinigung WAS IST DAS? Das Entsendeformular A1 bescheinigt, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. So wird vermieden, dass bei einer Entsendung Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden WARUM BRAUCHT MAN DIESE BESCHEINIGUNG? Bei gewerblicher Tätigkeit durch eigenes Personal im Ausland sind ab dem 1. Januar 2019 neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Sozialversicherungs-Beiträge im Ausland fällig. Zur Vermeidung der Doppelverbeitragung, sieht das EU-Gemeinschaftsrecht vor, dass bei einer Geschäftsreise / Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin alleine nur die deutschen Rechtsvorschriften zur Anwendung kommen. Das Dokument A1 belegt den ausländischen Sozialbehörden bei einer Prüfung, dass ein Entsendeter bereits in einem anderen Staat sozialversichert ist. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen. 3

4 Die A1 Bescheinigung WER BRAUCHT DIE BESCHEINIGUNG? Das Dokument ist wichtig für Entsendete und Selbständige, die im EU-Ausland arbeiten. Selbst bei kurzen Dienstreisen ins Ausland ist die Entsendebescheinigung A1 erforderlich. Dabei wird kein Unterschied gemacht ob jemand zwecks einem Meeting oder bspw. wegen einer Reparatur an einer Maschine ins EU-Ausland geschickt wird. Mitarbeiter, die privat versichert sind, müssen den Antrag beim Rentenversicherungsträger beantragen WANN BRAUCHT MAN DIE A1 BESCHEINIGUNG? Nachweis: Dienstreisende sind verpflichtet, auch bei kurzfristigen, eintägigen Dienstreisen / Entsendungen in die genannten Länder eine A1-Bescheinigung im Original mitzuführen. Voraussetzung: Der Aufenthalt ist zeitlich befristet und der Entsendete bleibt während des Aufenthaltes Angestellter des deutschen Unternehmens Faustregel A1 bei jeder beruflichen Tätigkeit im Ausland! 4

5 Wie wird die A1 Bescheinigung beantragt? Das Dokument A1 wird auf Antrag durch die Krankenkasse ausgestellt, bei der der Entsendete versichert ist. Arbeitgeber können den Antrag für die A1-Bescheinigung mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe übermitteln. Im Jahr 2019 wird das elektronische Antragsverfahren verpflichtend. Für Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware nutzen, gilt: Bis zum Stichtag vom kann ein Antrag auch auf dem Papier Weg gestellt werden. Der Antrag sollte so früh wie möglich gestellt werden, da die Bescheinigung grundsätzlich vom Mitarbeiter bereits zu Beginn des Auslandsaufenthalts mitgeführt werden muss. Das Vorliegen einer Bescheinigung A1 wird in einigen Ländern streng kontrolliert, um Sozialversicherungsbetrug - etwa im Transportgewerbe oder Baustellen - zu unterbinden. 5

6 Wie wird die A1 Bescheinigung beantragt? Bei eiligen Entsendungen biete die meisten Krankenkassen bis zum Start der Pflicht zur elektronischen Antragstellung einen Fax- Service an. Diese Anträge werden dann gesondert behandelt. Krankenkassen und Rentenversicherungsträger haben per Gesetz drei Arbeitstage Zeit, die Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln - vorausgesetzt sie haben festgestellt, dass die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies gilt für die elektronische Beantragung, die im Jahr 2019 Pflicht wird. Der Arbeitgeber kann die elektronisch übermittelte A1-Bescheinigung ausdrucken und seinem Beschäftigten sofort zur Verfügung stellen. Die Anträge, die Sie benötigen um die Bescheinigung bei ihrer Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger zu beantragen, finden Sie hier 6

7 So unterstützen wir Sie Wir bietet Ihnen Unterstützung im Rahmen unserer Informationsplicht Da die Antragstellung individuell für jeden Reisenden und seiner Krankenkasse bzw. Rentenversicherungsträger beantrag werden muss, ist die enge Abstimmung mit ihrer Personalabteilung unabdingbar Sie finden in unserem Download Bereich eine allgemeinen Antrag für die Beantragung der A1 Bescheinigung Für Spezifische Anträge suchen Sie bitte die Seite Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland auf Sofern Sie eine individuelle Lösung für ihr Unternehmen wünschen, sind Sonderprogrammierungen und ein erweiterter Support unter Berücksichtigung unserer Servicegebühren möglich. Sprechen Sie uns dazu gerne persönlich an Bitte nehmen Sie sich dem Thema an, denn sofern bei einer Kontrolle keine A1 Bescheinigung vorliegt, kann die Tätigkeit als Schwarzarbeit angesehen werden. Unter Umständen wird die Ahndung der Schwarzarbeit durch die zuständigen Behörden aufgenommen! Es können Geld und sogar Gefängnisstrafen drohen. 7

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