Kostensenkung und Compliancesicherheit durch Software-Lizenzmanagement

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1 Kostensenkung und Compliancesicherheit durch -Lizenzmanagement Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer lizenzierung und IT Management Services 1

2 Agenda Überblick zum Lizenzmanagement Kosten und Compliance-Unsicherheit im -Lebenszyklus Lösungsansätze Leistungen von CCP lizenzierung und IT Management Services 2

3 Vorstellung CCP Daten & Fakten Gründung als GmbH 1985 Firmensitz in Marburg Eigentümergeführt Umsatz 2009: ca. 27 Mio. Euro Aktuell 52 Mitarbeiter lizenzierung und IT Management Services 3

4 lizenzierung und IT Management-Services beschaffung Lizenzmanagement Data Quality Management Vertragsmanagement Dokumentenprozess Management Virtualisierung der IT SaaS-Broker lizenzierung und IT Management Services 4

5 Säulen der IT-Compliance Technik Organisation Recht Rechtlicher Bereich Beispiel: Urheberrechtsverletzung Mögliche Konsequenz: Haftung des Unternehmens oder der Unternehmensleitung lizenzierung und IT Management Services 5

6 Wer trägt für IT-Compliance die Verantwortung? Unternehmensleitung (z.b. Geschäftsführung oder Vorstand). Entscheidungsbefugnisse können an leitende Angestellte (z.b. Prokurist oder Leiter IT-Abteilung) delegiert werden. Diese können Verantwortung an Mitarbeiter der IT-Abteilung (z.b. Administratoren) delegieren. Die betroffenen Personen sind sorgfältig auszuwählen, zu schulen und zu überwachen. lizenzierung und IT Management Services 6

7 Aufgabenbereiche der Pflichten und Regelungsbedarfe Pflichten und Regelungen in Bezug auf lizenzierung Strategische Aufgaben Sicherstellung einer bedarfs- und rechtskonformen IT-Nutzung Konzeptionelle Aufgaben Professionelle Beschaffung von IT-Systemen Einführung & ständige Aktualisierung eines IT-Sicherheitskonzeptes Operative Aufgaben Ordnungsgemäße Abbildung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens in der Buchführung Verwendung lizenzierter Einhaltung des Urheberrechts lizenzierung und IT Management Services 7

8 Warum Lizenzmanagement? Erlangung von Transparenz bei lizenzierung und nutzung. Dies ist die Basis für eine Reduzierung von rechtlicher Unsicherheit Korrekte Lizenzierung der eingesetzten Korrekte Bilanzierung der eingesetzten Reduzierung von Kosten Verminderung rechtlicher Unsicherheit (Return on Security-Invest) Möglichkeit zur Beschaffungsplanung Möglichkeit zur Standardisierung Weniger Schulungs-, Helpdesk- und Administrationsaufwand Wiederverwendung freier Lizenzen lizenzierung und IT Management Services 8

9 Nutzenpotenziale von Lizenzmanagement In den Bereichen Kosten/Effizienz und Compliance können erhebliche Nutzenpotenziale durch Lizenzmanagement realisiert werden. Kosten Effizienz Effizientere Prozesse Realisierung besserer Beschaffungskonditionen Potenzial zu Standardisierung Weniger Klärungen/Helpdesk-Anfragen Bessere Vertragsausschöpfung Höhere Wiederverwendbarkeit von -Lizenzen Compliance Klare Sicht auf eingesetzte Klare Sicht auf verfügbare Lizenzen Klare Sicht auf bilanz lizenzierung und IT Management Services 9

10 Bausteine von Lizenzmanagement Daten Daten Organisation Organisation System System (LMDB) (LMDB) Wissen Wissen lizenzierung und IT Management Services 10

11 Bedeutung der Bausteine nach Unternehmensgröße Organisation Bedeutung Bedeutung Daten Unternehmensgröße System Wissen Bedeutung Bedeutung Unternehmensgröße Unternehmensgröße lizenzierung und IT Management Services Unternehmensgröße 11

12 Prozessarchitektur Orientierung am -Lebenszyklus Fehlende oder falsche Behandlung von lizenzen führt entlang des -Lebenszyklus zu: Kosten Unsicherheit bei der License Compliance Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe lizenzierung und IT Management Services 12

13 Datenarchitektur - -Bilanz -Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung -Inventar Lizenz-Inventar -Basisdaten Lizenz-Basisdaten -Verbrauchsdaten Lizenz-Bestandsdaten Rahmenverträge/Wartungsverträge Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten lizenzierung und IT Management Services 13

14 Prozessarchitektur Orientierung am -Lebenszyklus Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe Freigabe Interne Anforderung Kosten bei nicht Standardisierung und nicht Erkennung der Funktionsklasse (z.b. neue kommt ungeprüft ins Unternehmen). Compliance-Unsicherheit durch unbekannte Lizenzierungsmetrik. Kosten durch falsche Anforderung und Helpdesk-Anfragen von intern angeforderter mit unklaren Beschreibungen. Lizenzmanagement Compliance-Unsicherheit durch nicht transparente Lizenzierungsregeln. lizenzierung und IT Management Services 14

15 Kosten und Compliance-Unsicherheit im -Lebenszyklus (2) Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe Beschaffungsprozess Kosten durch Klärungen, Retouren, Recherchen wegen ungenauer Bestellungen. Wareneingang Kosten durch Recherche und fehlende Dokumentation wegen ungenauer Bestellungen und Lieferscheine. Lizenzmanagement Vertragsmanagement Kosten durch Clearing sowie Unsicherheit in der Compliance wegen unklarer Belege, unklarer Daten im ERP-System und nicht archivierter Lizenzscheine. Kosten durch nicht Ausschöpfung von Vertragspotenzialen, Compliance-Unsicherheit wegen schlecht dokumentierter Verträge. lizenzierung und IT Management Services 15

16 Kosten und Compliance-Unsicherheit im -Lebenszyklus (3) Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe Paketierung Verteilung Installation Configuration Management Lizenzmanagement Compliance-Unsicherheit durch falsche Paketierung und unklare Benennung. Dadurch auch Recherchekosten. Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über verteilte. Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über installierte. Kosten durch unklare Aussagen, Helpdesk-Anfragen, falsche Entscheidungen. Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation und unzureichende Datenqualität in Paketierung. Compliance-Unsicherheit durch nicht eindeutig erkennbaren -Verbrauch. lizenzierung und IT Management Services 16

17 Beispieldaten aus der Praxis -Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung -Inventar Microsoft Proofing Adobe Systems, Inc Photoshop CS2 Microsoft Corporation Access XP PKID Ado Acrobat 6 Pro Lizenz-Inventar 1 Stück Adobe Adobe Writer UPD Liz. MS Project 2003 für Ulli Order as per quote HB/V02938 MS Select-Bestellung lt. Angebot nicht eindeutige Standortbezeichnungen Stammdaten / / nicht eindeutige und aktuelle Gerätestammdaten nicht eindeutige und aktuelle Kostenstellenstruktur lizenzierung und IT Management Services 17

18 Kosten und Compliance-Unsicherheit im -Lebenszyklus (4) Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe Lizenzmanagement Kosten durch Clearing unklarer Lizenzen, Compliance- Unsicherheit durch ungenaue und unvollständige Dokumentation. -Wartung -Nutzung Kosten durch falsche Wartungsausschöpfung, Compliance- Unsicherheit wegen fehlender Dokumentation von Wartungsverträgen. Compliance-Unsicherheit durch unkontrollierte Nutzung. lizenzierung und IT Management Services 18

19 Kosten und Compliance-Unsicherheit im -Lebenszyklus (5) Beantragung Bereitstellung Betrieb Rückgabe Verteilung Deinstallation Configuration Management Lizenzmanagement Kosten durch fehlende Dokumentation zurück genommener -Pakete. Kosten durch fehlende Dokumentation von Deinstallationen. Kosten durch fehlende Dokumentation von z.b. entsorgter Hardware. Kosten durch fehlende Dokumentation frei werdender Lizenzen. Vertragsmanagement Kosten durch fehlende Dokumentation von Vertragsauslastung. lizenzierung und IT Management Services 19

20 Lösungsansätze Stammdatenbasierte Lösungen (vordefinierte) Stammdaten. Freigabe als Basis für Informationsgewinnung und gute Datenqualität. Katalogbasierte Prozesse. Projektbezogene Lösungen LicenseCheck InventoryCheck Clearing von Organisationsdaten Organisatorische Lösungen Prozesse Rollen und Verantwortlichkeiten Policies Trainings/Schulungen lizenzierung und IT Management Services 20

21 Ergebnis -Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung -Inventar Lizenz-Inventar Microsoft Office Microsoft AutoRoute 2007 Paint Shop Pro X PowerDVD 7.0 Jasc Paint Shop Pro Microsoft Office 2007 Professional Win dt. Microsoft AutoRoute 2007 Euro Win dt. Corel Paint Shop Pro X Win dt. CyberLink PowerDVD 7.0 Standard Win Corel Paint Shop Pro 8 Win dt. Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten lizenzierung und IT Management Services 21

22 Betriebskosten Lizenzmanagement Daten Organisation Eigenbetrieb Outsourcing Kosten Kosten Eigenbetrieb Outsourcing Unternehmensgröße Unternehmensgröße System Wissen Eigenbetrieb Kosten Kosten Eigenbetrieb Outsourcing Outsourcing Unternehmensgröße lizenzierung und IT Management Services Unternehmensgröße 22

23 Leistungen von CCP Produkt Bereitstellung von Artikelstammdatenkatalog (SKU-Datenbank) Bereitstellung von Beschaffungskatalogen Projektbezogen LicenseCheck InventoryCheck Prozessberatung Outtasking Clearing Lizenz-Inventar Clearing -Inventar EULA-Check Betrieb Lizenzmanagement lizenzierung und IT Management Services 23

24 Mehr über CCP lizenzierung und IT Management Services 24

25 Kontaktdaten Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Haben Sie noch Fragen? Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer Tel.: E Mail: lizenzierung und IT Management Services 25

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