RICHTLINIE FÜR DIE INVENTUR VON BEWEGLICHEN ANLAGENGÜTERN

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1 RICHTLINIE FÜR DIE INVENTUR VON BEWEGLICHEN ANLAGENGÜTERN 1

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Ausgangssituation (Handels-)Rechtliche Rahmenbedingungen Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagevermögen Örtlicher Geltungsbereich Organisatorischer Ablauf: Inventuraufnahme Inventurkontrolle Besonderheiten

3 1. Ausgangssituation Auf Wunsch des Finanzkuratoriums der ÖAW wird in ab dem Wirtschaftsjahr 2008 ein Rechnungsabschluss nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) zu erstellen sein. Dies impliziert im Bereich der Anlagenverwaltung ein Nachholen der im Jahr 1996 nicht durchgeführten Anlagenaufnahme (siehe 1.3.) und in der Folge eine Behebung der zum nicht vollständig erstellten Eröffnungsbilanz der ÖAW Rechtliche Rahmenbedingungen Zum Anlagevermögen zählen jene Vermögensgegenstände, welche bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Bei der Zurechnung zum Anlagevermögen kommt es daher nicht auf die Art des Vermögensgegenstandes an, sondern auf dessen Widmung bzw. Funktion im Rahmen des Unternehmens. Das Anlagevermögen ist nach der Tatsache, ob die Nutzung zu einer Wertminderung führt (zeitlich begrenzte Nutzung), in abnutzbares (z. B. Einrichtungsgegenstände, Software, etc.) und nicht abnutzbares Anlagevermögen (z.b. Grundvermögen, Kunstgegenstände, etc.) zu untergliedern. Zur laufenden Führung des Anlagevermögens ist ein Anlagenverzeichnis der im Eigentum befindlichen Vermögensgegenstände zu führen Immaterielle Vermögensgegenstände Unter den immateriellen Vermögensgegenständen sind unter anderem folgende Rechte zu erfassen: Konzessionen, Patente, Lizenzen, Marken-, Urheber- und Verlagsrechte, EDV- Software, etc. Die Erhebung der immateriellen Vermögensgegenständen wird nicht im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme aufgenommen Sachanlagevermögen Zur Feststellung des tatsächlichen Anlagenbestandes sowie als Basis für eine nachfolgende Wertfindung ist für Zwecke der Eröffnungsbilanz eine Anlageninventur durchzuführen. Dabei sind sämtliche Anlagengegenstände der ÖAW lückenlos zu erfassen und so detailliert wie nötig aufzuzeichnen und zu bewerten. Basis für die Vorgehensweise bei der Aufnahme des Sachanlagevermögens ist vorliegende Inventurrichtlinie. 3

4 2. Örtlicher Geltungsbereich Der örtliche Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Gebäude bzw. Räumlichkeiten in denen die Österreichische Akademie der Wissenschaften über Sachanlagevermögen verfügt. Alle zu inventierenden Räume sind durch eine eindeutig identifizierbare Raumnummer bestimmt. Die Raumnummern sind in den diversen Standorten der Akademie unterschiedlich aufgebaut. Sämtliche Gebäude und zugehörige Räume sind im Raumbuch (Anhang) erfasst. Im Raumbuch werden auch alle Standorte erfasst, die bekannte Fremdunterbringung an Universitäten sind. 3. Organisatorischer Ablauf: Die Pläne der einzelnen Räumlichkeiten der Akademie sind durch den Inventurverantwortlichen (Verwaltungsstelle für Bauwesen) auf Grundlage der Pläne des Facility Management Programms (CAFM) vorzubereiten. Ebenso sind die Raumnummern aus der CAFM Datenbank zu verwenden. Grundlage der Inventurerfassung ist die CAFM-Datenbank. Bei den regelmäßig stattfindenden Inventurbesprechungen hat eine Personaleinsatzplanung zu erfolgen, in welcher dem Inventurteam für bestimmte Inventurtage bestimmte Räumlichkeiten zuzuordnen sind. Die Aufnahme der Inventur hat immer durch dieselben Verantwortlichen, d.h. durch ein gleich bleibendes Inventurteam, zu erfolgen. Der Leiter der jeweiligen Forschungs- und Verwaltungseinheit benennt die jeweiligen Inventurverantwortlichen. Bei der Personaleinsatzplanung ist sicherzustellen, dass einerseits jeweils die bereichsverantwortlichen Ansprechpersonen anwesend sind, anderseits dass auch bei Personalwechsel Inventurkontinuität gewährleistet ist. Eventuelle Änderungen der Inventurpläne sowie urlaubs- und krankheitsbedingten Absenzen sind an Dr. Henrich und Dr. Hauk zu melden. Die Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen bzw. Institute sind vorweg über den Zeitpunkt der Inventuraufnahme zu informieren. Die Räumlichkeiten sind in einen inventurfähigen Zustand zu versetzen (Zugänglichkeit, Verfügbarkeit von lokalem Personal, etc.). Das Inventurteam ist über allfällige sich im Eigentum Dritter befindliche Anlagegüter zu informieren Inventuraufnahme Die Inventuraufnahme erfolgt durch ein Team, welches aus zwei Personen (eine Person bedient den Laptop, eine Person klebt die Barcodes und scannt) bestehen. Begleitet wird das Team durch einen Mitarbeiter des Baureferats bzw. des Rechnungswesens. Zu Beginn der Inventurtätigkeiten erhalten die Teams Pläne jener Örtlichkeiten, die zu inventieren sind, sowie Auszüge aus dem Anlageverzeichnis des Rechnungswesens. Weiters sollten die Institute ihre eigenen Inventarlisten als Grundlage bereithalten. 4

5 Zu Beginn jedes Inventurtages erhält jedes Inventurteam die ausgedruckten Aufkleber mit den Inventarbarcodes. In den zu inventierenden Räumlichkeiten sind sämtliche bewegliche Anlagengegenstände zu erheben. (Details und Ausnahmen siehe Punkt 3.3). Dies umfasst sämtliches Inventar, das mit dem Gebäude nicht untrennbar verbunden ist. Die Inventarteams sind dazu angehalten, die Institutsangestellten nach Vermögensgegenständen zu befragen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind (insbesondere in Schränken verstaute Gegenstände). Die Aufnahme der einzelnen Vermögensgegenstände erfolgt direkt durch Erfassung des Barcodes entsprechend folgendem Prozess: 5

6 Anlegen eines Inventurauftrags in der CAFM Datenbank Synchronisation des Inventurauftrags aus der CAFM Datenbank mit dem Scanner Starten des Inventurauftrags Aufbringen des Inventaraufklebers auf der Raumtüre Zuordnung der Inventarnummer zum jeweiligen Raum aus der CAFM - Datenbank Anbringen der Inventaraufkleber auf sämtliche zu inventarisierende Gegenstände Scannen der aufgebrachten Barcodes, Eingabe der Pflichtfelder je zu inventarisierenden Gegenstand Erfassung des nächsten Raums Inventarerfassungsauftrag abgeschlossen (alle Räume inventarisiert) -> Synchronisation mit der CAFM Datenbank 6

7 Folgende Daten sind einzugeben (Pflichtfelder): Feld Bemerkung Standort aus der CAFM Datenbank Institut aus der CAFM Datenbank Raumnummer aus der CAFM Datenbank Ordnungsbegriff 1 aus der CAFM Datenbank: Flächen wurden laut ÖNORM 1800 klassifiziert Inventarnummer Die Inventarnummer, die auf den erfassten Gegenstand angebracht neu /Ersterhebung wurde (Inventar Barcodeaufkleber) Inventarnummer Soweit auf dem inventierten Wirtschaftsgut eine alte Inventarnummer, alt von der jeweiligen Einheit vergebenen Nummern ausgewiesen ist, ist diese jedenfalls zu erfassen. Anlagennummer Fremdinventar Bezeichnung Achtung: Wirtschaftsgüter mit dem Aufkleber der Bundesmobilienverwaltung (silberfarbene Kleber mit roter Umrandung, Adlerkopf, Aufschrift Bundesmobilienverwaltung A-1070 Wien, Inventarnummer MD...) sind zu erfassen, es ist jedoch keine neue Inventarnummer zu vergeben. Die Nummer der Bundesmobilienverwaltung ist zur Gänze anzugeben; somit in folgender Weise: MD Auf Basis der Inventarnummer alt und der ausgegebenen Listen des Rechnungswesens muss die Anlagennummer aufgenommen werden. Soweit auf dem inventierten Wirtschaftsgut eine Anlagennummer ausgewiesen ist, ist diese jedenfalls zu erfassen. Falls möglich, soll bei der ersten Gebäudebegehung die Zuordnung Fremdinventar (Ja/nein) erfolgen. Als Bezeichnungen sind solche zu verwenden, die den jeweiligen Gegenstand eindeutig beschreiben. Nach Möglichkeit sind jene Bezeichnungen zu verwenden, die im CAFM bereits in der Objektdatenbank enthalten sind. Sofern leicht ermittelbar, sollte in den Anmerkungen der Hersteller und die Typenbezeichnung (bei technischen Geräten) angegeben werden. Beispiel: Drucker HP Laserjet 4 Plus Mikroskop Leica Achtung: Bei der Eingabe sollte darauf geachtet werden, unnötige Beschreibungen zu vermeiden. 7

8 Zustand Unter diesem Feld sind augenscheinliche Besonderheiten des Zustandes eines Vermögensgegenstandes anzuführen. Funktionsfähige, jedoch nicht mehr verwendete Vermögensgegenstände sind nicht aufzunehmen. Veraltete, jedoch noch verwendete Vermögensgegenstände sind mit dem Vermerk veraltet aufzunehmen. Liegt bei Gegenständen die Vermutung nahe, dass es sich um Antiquitäten handelt, ist in diesem Feld der Vermerk Antiquität einzutragen. Insbesondere folgende Vermerke sind genormt zu verwenden: Anmerkungen neuwertig gebraucht veraltert kaputt beschädigt Keine Bewertung Antiquität In diese Rubrik sind Besonderheiten einzutragen, die den Inventurteams berichtenswert erscheinen. Beim ÖAW Verlag ist hier zwischen Gegenständen, die die Akademie angeschafft hat, und jenen, welche vom Verlag angekauft wurden, zu unterscheiden. Es ist auf jedem Wirtschaftsgut an unauffälliger, im Alltag wenig dem Gebrauch ausgesetzten Stelle (Tischunterkante, Seitenteile eines Kastens bzw. Rollcontainers etc.) ein Inventaraufkleber mit der neuen Inventarnummer und Barcode anzubringen. Der in der Raumtüre anzubringende Inventaraufkleber ist an der Haupteingangstüre (Fluchttüre) des jeweiligen Raums im Türstock (möglichst weit oben, Barcode nach außen ) anzubringen. Verfügt ein Raum über mehrere Haupteingänge, so ist in den Anmerkungen des Inventarcodes jedenfalls zu vermerken, auf welcher Eingangstüre der Raumbarcode befestigt wurde. Beispielhaft ist der Raumbarcode entsprechend den folgenden beiden Beispielen im Türstock anzubringen: 8

9 Ortskundiges Personal hat über allfällige nicht im Eigentum der Akademie befindliche Vermögensgegenstände zu informieren: Fremdinventar aus ad. Personen Projekt sind zu inventieren. Die im Privateigentum der Mitarbeiter der ÖAW befindlichen Gegenstände sind nicht aufzunehmen. Zur Kontrolle der Vollständigkeit der inventierten Räumlichkeiten ist jeweils nach vollständiger Aufnahme einer Räumlichkeit auf dem ausgehändigten Plan ein Inventurvermerk anzubringen Inventurkontrolle In regelmäßigen Abständen sind vom Inventurverantwortlichen oder dessen Stellvertreter Kontrollaufnahmen durchzuführen. Die erfolgten Kontrollen sind in geeigneter Weise zu dokumentieren. Darüber hinaus erfolgen regelmäßig begleitende Kontrollen durch einen Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfer zur Feststellung sowohl der Ordnungsmäßigkeit der Aufnahme, als auch zur zeitlichen Projektkontrolle Besonderheiten Wirtschaftliche Einheit Sollte ein Anlagengegenstand aus mehreren unselbständigen Teilen bestehen, so ist dieser als Gesamtheit zu erfassen und entsprechendes in der Beschreibung zu vermerken. Als wirtschaftliche Einheit gilt eine Sachgesamtheit, die ohne wesentlichen Wertverlust nicht entfernt werden kann. Zwei Wandregale, die zb nur durch einen einfachen Verbindungsmechanismus 9

10 verbunden sind, sind als zwei Anlagegüter aufzunehmen. Sind sie jedoch derart verbunden, dass eine Weiterverwendung als getrennte Anlagengüter praktisch ausgeschlossen ist, so ist lediglich eine Inventarnummer zu vergeben. Fest mit dem Gebäude verbunden: Ist ein Vermögensgegenstand mit einem Gebäude derart verbunden, dass es ohne Verletzung seiner Substanz nicht an einen anderen Ort versetzt werden kann, ist es als Teil des Gebäudes und als unbeweglich anzusehen. Ist eine Anlage nach ihrer Bauart (wegen ihrer bloß geringen, jederzeit leicht aufhebbaren Verbindung mit dem Gebäude) nach der Verkehrsauffassung aber als selbständiger Vermögensgegenstand anzusehen, ist sie in der Regel als beweglich zu behandeln. Selbständiger Vermögensgegenstand und damit zu inventieren: An Wänden montierte Tafeln, Kästen, Projektionsleinwände, etc. Fix verbunden und damit nicht zu inventieren: Sämtliche Versorgungsanlagen wie Klimaanlagen, Lüftungen, Elektroinstallation, Beleuchtungsanlagen (ausgenommen freistehende), Zentralheizungen, Liftanlagen und Sanitäranlagen. Auch bei den Waschbecken vorhandene Durchlauferhitzer sind nicht zu inventieren. Geringwertige Wirtschaftsgüter: Der Begriff der geringwertigen Wirtschaftsgüter stammt aus dem Einkommensteuergesetz und bezeichnet Anlagegüter die zwar dazu bestimmt sind, einem Betrieb für längere Zeit zu dienen, die jedoch von der Wertigkeit so gering sind, dass es das Steuerrecht zulässt, sie im Jahr der Anschaffung zur Gänze als Aufwand zu berücksichtigen. Eine Aufnahme in ein Anlageverzeichnis ist nicht erforderlich. Die steuerrechtliche Grenze liegt dafür bei EUR 400,00 (früher ATS 5.000,00). Mit der Buchhaltung der Akademie wurde vereinbart, dass auch für Zwecke der Inventarisierung diese Grenze als Maßstab verwendet werden soll, um festzustellen, welche Gegenstände inventiert werden. Offensichtlich wertlose Gegenstände sind nicht aufzunehmen. Folgende beispielhafte Aufzählung sollte aufzeigen welche Gegenstände zu inventieren sind und welche nicht: Zu inventieren: Historische oder wertvolle Kleiderständer, historische oder wertvolle Schreibtischlampen, Bürostühle, Tische, wertvolle Deckenfluter, Kronleuchter Luster, EDV-Hardware (Drucker, Scanner,...); 10

11 Nicht zu inventieren: Taschenrechner, Rechenmaschinen, Werkzeuge (Hammer, Schraubenzieher, etc.) billige Schreibtischlampen, Papierkörbe, Diktiergeräte, Schreib- Zeichenutensilien, Wanduhren, Blumentöpfe, Blumentische, Kleine Wandboarde, billige Kleiderständer, Schirmständer, herkömmliche Rollos oder Jalousien, Telefone, Mouse, Keyboard Literatur Eine Inventur der Literaturbestände ist nicht erforderlich. Kunstgegenstände Eine Inventur der Kunstgegenstände ist nicht erforderlich. Sammlungen Eine Inventur der Sammlungen ist nicht erforderlich. 11