Benutzerhandbuch. Magellan 6 Haushalt & Inventar STÜBER SYSTEMS. Stand: 8. Februar Die Komplettlösung

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1 Die Komplettlösung STÜBER SYSTEMS Benutzerhandbuch Stand: 8. Februar 2010 Magellan 6 Haushalt & Inventar STÜBER SYSTEMS GmbH Köpenicker Straße 325 D Berlin Niederlassung Frankfurt Mainzer Landstraße D Frankfurt am Main Tel Fax

2 2 Inhalt Alle in diesem Dokument gemachten Aussagen repräsentieren den aktuellen Stand der Entwicklung - Irrtümer vorbehalten - und können im Rahmen der Fortentwicklung der Software revidiert werden. Dieses Dokument darf zur ausschließlichen Nutzung durch den Lizenznehmer der in diesem Dokument beschriebenen Software vervielfältigt und ausgedruckt werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von STÜBER SYSTEMS darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche anderen Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin Magellan und davinci sind eingetragene Warenzeichen von STÜBER SYSTEMS.

3 3 Inhalt Informationswegweiser 5 Das PDF-Format 6 Weitere Informationen 6 Schulungen 6 Der Survival Guide 6 Einführung 7 Zu diesem Handbuch 8 Installation 8 Besitzen Sie bereits die Magellan Schulverwaltungssoftware? 8 Bevor Sie beginnen 8 Neuinstallation 9 So starten Sie Magellan::Haushalt&Inventar 10 Beispieldatenbank 12 Nachträgliche Aktualisierungen 12 Datensicherung 13 Bei Fragen und Problemen 13 Die Datenbank vorbereiten 14 Grundsätzliches 14 Einnahmen 14 Ausgaben 15 Sortieren und Gruppieren 15 Einfache / Erweiterte Suche und Anzeigefilter 16 Optionen 17 Stammdaten eingeben 20 Schlüsselverzeichnisse erfassen 20 Haushaltsjahre 22 Mandanten erfassen 22 Lieferanten erfassen 23 Haushaltsmittel zuweisen 25 Haushaltsmittel einem Haushaltstitel zuweisen 25 Haushalte definieren 25 Haushaltstitel definieren 25 Haushaltstitel Haushaltsmittel zuweisen 26 Haushaltsmittel den Haushaltstellen zuweisen 27 Haushaltsstelle definieren 27 Haushaltsmittel zuweisen 28 Haushaltsjahre übernehmen 30 Buchungen 31

4 4 Inhalt Buchungsbereiche festlegen 31 Buchungsart 31 Buchung durchführen 31 Buchung rückgängig machen 32 Geplante Buchungen 32 Das Inventarverzeichnis 33 Bücher/Medien 34

5 Informationswegweiser Datei Magellan-Benutzerhandbuch.pdf Magellan-Quickstart.pdf Landesanpassungen.pdf Magellan-Datenstruktur.pdf Magellan-DataWarehouse.pdf Magellan-Import.pdf Magellan-Scripting.pdf MyMagellan.pdf Statistik.pdf SurvivalGuide.pdf Inhalt Magellan Benutzerhandbuch Magellan Quickstart Guide Schnelleinstieg in die Arbeit mit Magellan. Magellan+daVinci Landesanpassungen Beschreibt alle landesspezifischen Funktionen in Magellan und davinci: Zeugnisse, Oberstufenverwaltung und Berufsschulnotenberechungen. Magellan 5 Datenstruktur Beschreibung der Magellan-Datenbank für SQL-Abfragen und Datenimport bzw. Datenexport. Magellan 5 Data Warehouse Datenstruktur Beschreibung der Magellan Data Warehouse-Datenbank für SQL-Abfragen und Datenimport bzw. Datenexport. Magellan Import - Hier erfahren Sie, wie Sie Daten aus Fremdprogrammen nach Magellan übernehmen können. Magellan Scripting Beschreibt die Scripting-Technologie in Magellan. Hier erfahren Sie insbesondere, wie Sie eigene Scripte erstellen und nutzen können. MyMagellan Beschreibt die dezentrale Notenerfassung über MyMagellan. Magellan+daVinci Landesstatistik Beschreibt die Landesstatistik mit Magellan und davinci. Schulorganisationssoftware Survival Guide Erklärt das technische und organisatorische Umfeld von Schulorganisationssoftware, z.b. Hardware, Netzwerke, Server, Clients, Internet, Datensicherheit, Virenschutz usw.

6 6 Informationswegweiser Das PDF-Format Alle elektronischen Dokumente liegen im sog. PDF-Format vor. Dies ist ein Standardformat zum elektronischen Publizieren von Dokumenten aller Art. Sie können sich mit Hilfe der kostenlosen Software Adobe Reader diese Dokumente auf dem Bildschirm anzeigen lassen und auch ausdrucken. Um den Adobe Reader zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Legen Sie Ihre Magellan-CD ein und warten Sie, bis das Start-Programm automatisch geladen wird. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Magellan-Installation die Option Adobe Reader Installation und klicken Sie dann auf Neu installieren. Sie können sich die jeweils neueste Version des Adobe Readers auch aus dem Internet herunterladen. Auf den Internet-Seiten von STÜBER SYSTEMS finden Sie einen Verweis auf die entsprechende Internet-Seite. Weitere Informationen Sie finden auf den Internet-Seiten von STÜBER SYSTEMS unter weitere Dokumente zu verschiedenen Spezialthemen. Schulungen STÜBER SYSTEMS bietet Schulungen zu allen Themen mit Magellan in Berlin und Frankfurt am Main an. Die Schulungen helfen Ihnen, schneller die Programme kennen zu lernen und geben Ihnen Tipps, wie Sie die Funktionen der Software effizienter nutzen können. Schulungsinhalte und Schulungstermine finden Sie z.b. im Internet unter Der Survival Guide Wenn Sie sich einen allgemeinen Überblick rund um Computer und Software verschaffen möchten, sollten Sie den Schulorganisationssoftware Survival Guide lesen. Er wird als elektronisches Dokument bei jeder Testlizenz-Bestellung mitgeliefert.

7 Der Survival Guide 7 Kapitel 1 Einführung Willkommen! Magellan::Haushalt&Inventar ist die neue Software zur Verwaltung Ihrer Finanzen und Ihres Inventars. Sie ermöglicht Ihnen die einfache Erfassung von Einnahmen und Ausgaben Ihrer Schule. Mit Magellan::Haushalt&Inventar können Inventargegenstände und Lieferanten verwalten. Magellan::Haushalt&Inventar enthält je eine Liste mit allen Haushaltstiteln, Haushaltsstellen, Buchungen, Inventar, Bücher/Medien sowie Lieferanten. Das Modul Magellan::Haushalt&Inventar greift auch auf die Daten Ihrer Magellan::Bibliothek zurück und verwaltet die Bücher/Medien als eigenständiges Inventar. Mit Magellan::Haushalt&Inventar haben Sie eine Software erworben, die auf die Anforderungen einer Schule in Sachen Haushaltsführung ideal zugeschnitten ist. Sie macht die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, sowie die Inventarisierung schnell und unkompliziert, und ermöglicht stets einen Überblick über die aktuelle Finanzlage.

8 8 Einführung Zu diesem Handbuch Dies ist das Handbuch zu Magellan::Haushalt&Inventar. Andere Module der Magellan-Programmfamilie werden in diesem Handbuch erläutert, soweit das im jeweiligen Kontext notwendig ist. Genauere Informationen und weitere Handbücher finden Sie als elektronische Dokumente auf der CD (siehe Informationswegweiser auf Seite 5). Dieses Dokument gliedert sich wie folgt: Kapitel 1 Einführung: Vermittelt grundlegendes Wissen zu Magellan::Haushalt&Inventar, zur Installation und zur Konzeption des Programms. Kapitel 2 Datenbank vorbereiten: Dieses Kapitel beschreibt vorbereitende Schritte, die vom Administrator durchgeführt werden. Es sind grundsätzliche Schritte bevor man die Arbeit mit Magellan::Haushalt&Inventar beginnt. Kapitel 3 Haushaltsmittel zuweisen: Hier wird die Zuweisung von Haushaltsmitteln zu Haushaltstiteln und Haushaltsstellen beschrieben. Kapitel 4 Buchungen: Dieses Kapitel beschreibt das Buchen von zuvor zugewiesenen Haushaltsmitteln. Kapitel 5 Inventarverwaltung: Beschreibt die Verwaltung des Inventars. Kapitel 6 Bücher/Medien: Beschreibt die Verwaltung der Bücher/Medien aus Magellan::Bibliothek. Lesen Sie die Kapitel dieses Handbuchs sorgfältig. Oft gibt es mehrere alternative Vorgehensweisen, die zum gleichen Ziel führen. In diesem Handbuch werden Grundkenntnisse im Umgang mit Windows vorausgesetzt. Installation Besitzen Sie bereits die Magellan Schulverwaltungssoftware? In diesem Fall brauchen Sie keine weitere Installation vorzunehmen. Nach Erwerb der Lizenz für Magellan::Haushalt&Inventar erhalten Sie eine neue Lizenzierung von STÜBER SOFWARE. Bitte geben Sie die neue Lizenzierung im Magellan Basismodul über den Menüpunkt Hilfe im Unterpunkt Lizenz ein. Magellan Haushalt & Inventar wird automatisch installiert. Die weiteren Installationsschritte entfallen in diesem Fall. Bevor Sie beginnen Sie sollten sich zunächst überlegen, ob Sie einen Einzelplatzrechner einrichten oder gleich eine Netzwerkinstallation durchführen möchten. Wenn Sie zum ersten Mal mit Magellan arbeiten, empfiehlt es sich, zunächst eine normale Einzelplatzversion auf Ihrem Rechner zu installieren. Eine derartige

9 Installation 9 Installation ist sehr leicht durchzuführen und Sie brauchen sich um keine Netzwerkangaben kümmern. Zudem können Sie später jederzeit diesen Rechner in eine Netzwerkumgebung integrieren, ohne dass Sie Magellan neu installieren müssen. Neuinstallation Legen Sie Ihre Magellan-CD in Ihr CD-Laufwerk ein und warten Sie, bis Ihr Rechner die CD erkannt hat und der folgende Begrüßungsdialog erscheint. Der Begrüßungsdialog erscheint automatisch nach dem Einlegen der CD in das CD-Laufwerk. Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Magellan-Installation. Firebird-Installation Wenn Sie auf einem Rechner eine Server- oder Einzelplatzinstallation durchführen möchten, müssen Sie zunächst das Datenbank-Management-System Firebird installieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Option Firebird Datenbankserver-Installation und klicken Sie anschließend auf Installieren. 2. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms.

10 10 Einführung Hinweis Bitte beachten Sie, dass die während der Installation von Firebird angebotenen Optionen bereits richtig voreingestellt sind, so dass Sie in der Regel keine Änderungen mehr machen müssen. Magellan-Installation 1. Wählen Sie die Option Magellan 5 Installation und klicken Sie anschließend auf Neu installieren. 2. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Wenn Sie alle Angaben bestätigt haben, beginnt das Installationsprogramm damit, alle benötigten Dateien auf Ihren Rechner zu kopieren. Dies dauert eine gewisse Zeit. Nach Abschluss der Installation müssen Sie noch einmal bestätigen. So starten Sie Magellan::Haushalt&Inventar Sie können jetzt Magellan starten: 1. Klicken Sie auf Start links unten auf Ihrem Bildschirm. 2. Klicken Sie auf Programme, dann auf STÜBER SYSTEMS und dann auf Magellan 5 Haushalt&Inventar. Magellan wird gestartet und ein Assistent wird Sie zunächst um einige Angaben bitten: Mit welcher Datenbank möchten Sie arbeiten? Sie bekommen hier die Gelegenheit zu wählen, ob Sie mit einer lokalen Datenbank oder einer entfernten Datenbank arbeiten möchten. Wenn Sie eine Einzelplatzinstallation bzw. eine Server-Installation durchgeführt haben, wählen Sie die Option Lokale Datenbank aus und bestätigen Sie alle weiteren Fragen zu diesem Thema mit Weiter. Wenn Sie eine Client-Installation durchgeführt haben, wählen Sie die Option Entfernte Datenbank aus. Sie müssen nun den Namen des Serverrechners und den Pfad der Datenbank eintragen. Wichtig dabei ist, dass Sie den lokalen Serverpfad der Datenbank eintragen und nicht den Netzwerkpfad. In der Regel müssen Sie hier c:\stueber Software\Magellan 5\Datenbank\Magellan5.fdb eintragen. Anschließend müssen Sie die Netzwerkpfade der Ordner für Berichte, Skripte, Dokumente, Vorlagen und Importdaten eingeben. Achten Sie darauf, dass die Pfade für die eben genannten Ordner im Netzwerk freigegeben sind. Sie sollten allerdings nicht die Ordner freigeben, in denen sich die Datenbank oder die Programmdateien befinden. Möchten Sie mit einer Test- oder einer Vollversion arbeiten? Wenn Sie mit einer Testversion arbeiten möchten, wählen Sie die Option Testlizenz aus. Wenn Sie die Option Testlizenz wählen, können Sie zwei Arten der Testlizenz wählen: Bei der Magellan-Testlizenz, bekommen Sie die Möglichkeit, alle Funktionen von Magellan ohne Einschränkungen auszutesten. Bei der Magellan-Smart Testlizenz erhalten Sie einen eingeschränkten Funktions-

11 Installation 11 umfang. Die Magellan-Smart Testlizenz entspricht dem eingeschränkten Funktionsumfang von Magellan-Smart, einer für spezielle allgemeinbildende Schularten (wie z.b. staatliche Grundschulen, Hauptschulen, Realschulen usw.) abgestimmten Magellan Version. Hinweis Die Magellan-Smart Testlizenz umfasst keine Testlizenz für Magellan::Haushalt&Inventar! Tipp Öffnen Sie das Menü Start Programme STÜBER SYSTEMS, halten Sie die Tasten Umsch+Strg gedrückt, klicken Sie mit der Maus auf Magellan 5 und ziehen Sie das Programmsymbol auf Ihre Bildschirmarbeitsfläche. Sie können dann direkt auf das Magellan-Symbol auf Ihrer Arbeitsfläche klicken, um Magellan zu starten. Sind alle Fragen beantwortet, erscheint die Magellan-Anmeldung: Bei jedem Start von Magellan müssen Sie sich mit Ihrer Benutzer-Kennung und Ihrem Kennwort anmelden. Tippen Sie hier die Standardkennung sysdba und das Standardkennwort masterkey ein und bestätigen Sie mit OK. Magellan wird nun endgültig gestartet. Willkommen in Magellan::Haushalt&Inventar!

12 12 Einführung Beispieldatenbank Auf unserer CD liefern wir eine Beispieldatenbank mit, mit der Sie zunächst einmal Magellan::Haushalt&Inventar testen können. Die Datenbank steht Ihnen nach der Programminstallation automatisch zur Verfügung und ist bereits mit Daten gefüllt. Nachträgliche Aktualisierungen Bei einem Update von Magellan wird die Magellan::Haushalt & Inventar automatisch mitaktualisiert. Eine Software wie Magellan unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung. Sie können Ihre bestehende Installation durch Update-Pakete jederzeit auf den neuesten Stand bringen. Sie finden die aktuellsten Update-Pakete auf unseren Internetseiten. Die Installation eines Update-Pakets ist denkbar einfach: 1. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser unsere Internetseiten unter auf, klicken Sie dort auf Downloads und klicken Sie dann auf Magellan-Serviceupdate. 2. Laden Sie sich das aktuelle Update-Paket von Magellan als Zip-Archiv herunter und entpacken Sie es. Update-Pakete besitzen immer die Dateiendung.msp. 3. Doppelklicken Sie im Windows-Explorer auf diese Datei, um das Update zu starten. 4. Folgenden Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Ihre vorhandene Magellan-Installation wird nun automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Unter finden Sie außerdem weitere Informationen zu Magellan (z.b. Schulungs-, Präsentations- und Workshop-/Arbeitsgruppentermine). Ihre vorhandene Magellan-Installation wird nun automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Hinweis In seltenen, aber wichtigen Fällen kommt es vor, dass die Datenbankstruktur erweitert wird. Diese Updates können nur vom Systemadministrator (sysdba) durchgeführt werden. Wenn ein solches Update vorliegt, werden Sie vom Programm darauf hingewiesen. Unter finden Sie außerdem weitere Informationen zu Magellan (z.b. Schulungs-, Präsentations- und Workshop-/Arbeitsgruppentermine).

13 Bei Fragen und Problemen 13 Datensicherung Das regelmäßige Erstellen von Sicherungskopien sollte für Sie zur Routine werden. Beugen Sie damit dem möglichen Verlust Ihrer Daten vor (Stromausfall, versehentliches Löschen usw.). Beachten Sie daher bitte folgende Ratschläge: Speichern Sie regelmäßig, mindestens täglich, die Magellan5.fdb Datenbank im Magellan Ordner Datenbank, indem Sie im Magellan-Administrator unter Datensicherung den Punkt Sicherungskopie erstellen wählen. Wichtig Wenn Sie die Datenbankdatei Magellan5.fdb über den Windows-Explorer oder ein anderes Programm kopieren, kann technisch bedingt eine inkonsistente und somit fehlerhafte Datenbank kopiert werden. Diese Datenbank können Sie dann möglicherweise nicht verwenden. Speichern Sie nach Bedarf, im Zweifelsfall auch täglich, die Daten in den Magellan Ordnern Skripte, Vorlagen und Berichte im Ordner Dokumente. Verwenden Sie mehr als ein Sicherungsmedium für Sicherungskopien und benutzen Sie diese der Reihe nach. So bleiben ältere Stadien der Daten erhalten. Bewahren Sie die Kopien an einem sicheren Ort auf. Wichtig Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, am besten täglich. So können Sie ggf. auf ältere Stadien Ihrer Daten zurückgreifen. Bei Fragen und Problemen Wenn Sie beim Arbeiten mit Magellan auf Fragen und Probleme stoßen, sollten Sie zuerst in der Dokumentation nachschlagen (siehe Installation auf Seite 8). Sollten Sie dort keine Antwort gefunden haben, wenden Sie sich an das STÜBER SYSTEMS Support Team per Wichtig Bitte nennen Sie in Ihrer Supportanfrage unbedingt Ihre Kundennummer, sowie Name, Version und Ausgabedatum des Programms (klicken Sie im Programm auf Hilfe Lizenz ), damit Ihre Anfrage beantwortet werden kann. Für Testlizenzen ist der Support kostenlos, für Lizenznehmer wird ein gültiger Supportvertrag vorausgesetzt. STÜBER SYSTEMS bietet zudem Schulungen z.b. für Sekretariate, Administratoren, Oberstufenleiter usw. an. Diese Schulungen helfen Ihnen, Magellan schneller kennen zu lernen bzw. die Möglichkeiten der Software besser auszunutzen.

14 14 Die Datenbank vorbereiten Kapitel 2 Die Datenbank vorbereiten Dieses Kapitel beschreibt die grundlegenden Zusammenhänge in Magellan::Haushalt&Inventar. Das Erstellen einer neuen Datenbank kann nur vom Administrator durchgeführt werden. Grundsätzliches Lassen Sie uns zuerst die grundlegenden Zusammenhänge betrachten, bevor wir die Software selbst erläutern. Der Haushalt dient dazu, Einnahmen und Ausgaben einer Schule zu verwalten. Die Einahmen, d.h. die entsprechenden Geldbeträge werden als sog. Haushaltsmittel der Schule zugewiesen. Die Schule kann das Geld für bestimmte Zwecke ausgeben, z.b. um neue Tische zu kaufen. Die Ausgaben werden durch Buchungen vermerkt. Eine Buchung gibt an, welcher Geldbetrag für welchen Zweck abgebucht wurde. Die Anschaffungen, in unserem Beispiel die Tische, werden im Inventarverzeichnis gelistet oder wenn es Bücher oder Medien sind in Magellan::Bibliothek eingegeben. Für Buchungen werden in Magellan::Haushalt&Inventar auch die Lieferanten vermerkt. Magellan::Haushalt&Inventar liefert Ihnen also einen genauen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben und über Ihr Inventar. Einnahmen Einnahmen, die der Schule zum Beispiel vom Schulträger zugewiesen wurden, werden als Haushaltsmittel auf entsprechenden Haushaltstiteln (z.b. Verwaltung, Unterrichtsbedarf, Bibliothek) vermerkt. Die Haushaltstitel werden wiederum nach Haushaltsstellen unterteilt. Z.B. enthält der Haushaltstitel Unterrichtsbedarf die Haushaltsstellen Physikunterricht und Informatikunterricht. Und der Haushaltstitel Schülerversorgung die Haushaltsstellen Schülerkantine und Kiosk. Haushaltsstellen entsprechen Kostenstellen, also organisatorische Einheiten, die Kosten verursachen. Der unter einem Haushaltstitel in Form von Mittelzuweisungen (Einnahmen) gesammelte Geldbetrag kann durch eine Zuweisung eines Geldbetrags auf eine oder mehrere Haushaltsstellen auf diese Haushaltsstellen verteilt werden.

15 Sortieren und Gruppieren 15 Haushaltstitel werden noch einmal unter Haushalten (z.b. Verwaltungshaushalt, Vermögenshaushalt) gruppiert und einem Haushaltsjahr (z.b. einem Kalenderjahr) zugeordnet. Haushaltstitel und Haushaltsstellen dienen also dazu, die Haushaltsmittel zu organisieren und den Kostenverursachern zuzuordnen. Welche Haushaltstitel und welche Haushaltsstellen Sie anlegen, bleibt Ihnen freigestellt. Ausgaben Das auf die Haushaltsstellen verteilte Geld kann über Buchungen, die z.b. aus einer Rechnungsbegleichung resultieren, wieder ausgegeben werden. Die Summe der Buchungen sollte nie höher als die Summe der Haushaltsmittel der betreffenden Haushaltsstelle sein. Andernfalls hat die Haushaltsstelle mehr Geld ausgegeben, als ihr zugewiesen wurde. Durch eine Ausgabe kann z.b. ein Inventargegenstand, etwa ein Tisch, angeschafft worden sein. Dieser wird im Inventarverzeichnis vermerkt. Bücher und Medien werden dabei in Magellan::Bibliothek verwaltet. Sortieren und Gruppieren In Gesamtlisten können Sie sortieren und gruppieren. Sie können nach einer Spalte sortieren, indem Sie auf den grauen Spaltennamen klicken. Der Pfeil in der Kopfzeile zeigt Ihnen an, ob auf- oder absteigend sortiert wird. Der Pfeil nach oben bedeutet Aufsteigend sortiert, der Pfeil nach unten bedeutet Absteigend sortiert. Wenn Sie auf die Spalte klicken, die Maus gedrückt halten und die Spalte auf den grauen Auswahlbereich über der Tabelle ziehen, dann können Sie Gruppierungen nach dieser Spalte vornehmen. Daraufhin werden die Zeilen gruppiert angezeigt. Sie können sich die so gruppierten Daten anzeigen lassen, indem Sie auf die jeweilige Zeile doppelklicken oder das Pluszeichen an der rechten Seite der Spalte benutzen. Sie können auch mehrere Spalten auf den Auswahlbereich ziehen und so auch nach Unterkriterien gruppieren. Zusätzlich ist die Sortierung nach jeder Gruppe und Untergruppe möglich. Durch die Gruppierung haben Sie die Möglichkeit mehrere Sortierkriterien anzugeben. Sie machen Gruppierungen wieder rückgängig, indem Sie die Spalte im grauen Bereich anklicken und wieder in die Liste ziehen. Durch das Ziehen der Spalten auf eine andere Position, verändern Sie die Reihenfolge der Spalten. Diese Änderungen werden lokal auf Ihrem PC in der Registrierungsdatenbank (Windows Registry) abgespeichert und sind auch nach dem Neustart von Magellan::Haushalt&Inventar wirksam. Über die Exportmöglichkeit nach Excel bzw. ins HTML-Format können Sie alle markierten Einträge aus der Auswahlliste direkt nach Excel oder HTML exportieren.

16 16 Die Datenbank vorbereiten Einfache / Erweiterte Suche und Anzeigefilter Magellan::Haushalt&Inventar bietet in seinen Such- und Filterdialogen zwei Möglichkeiten der Suche: die Einfache Suche und die Erweiterte Suche. Einfache Suche/ Anzeigefilter Einfacher Filter für den Anzeigefilter Medien gefiltert nach dem Stichwort Leiden Mit dem einfachen Anzeigefilter können Sie die Ansicht der Medien nach bestimmten Kriterien wie z.b. dem Stichwort filtern. Sie können hier nach mehreren Kriterien filtern, diese werden mit der Logik UND verknüpft. Sie können zur Suche auch Platzhalter, wie z.b. * oder? verwenden. Durch das * wird alles vor oder nach einem Zeichen freigehalten, durch das? wird nur ein Zeichen freigehalten. Durch die Eingabe eines * im Feld Titel erhalten Sie die Ansicht auf alle vorhandenen Medien.

17 Optionen 17 Erweiterte Suche/Filter Erweiterter Filter für den Anzeigefilter Medien gefiltert nach dem Titel, der mit D beginnt oder dem Autor Berthold Brecht Der erweiterte Anzeigefilter bietet die Möglichkeit, eine Suche nach mehreren Filterbedingungen mit Hilfe logischer Suchfunktionen wie UND, ODER, NICHTODER, NICHTUND durchzuführen. Neben der Ansicht Bücher/Medien können Sie auch in der Ansicht Inventar einen Suchfilter verwenden. Optionen Um Ihnen die Arbeit mit Magellan::Haushalt&Inventar zu erleichtern, können Sie diverse Voreinstellungen für die tägliche Arbeit treffen. Sie haben die Möglichkeit, Optionen zu folgenden Bereichen einzustellen: Start der Anwendung Suche Accesanbindung Start Geben Sie hier an, mit welchem Mandanten und in welchem Zeitraum Magellan::Haushalt&Inventar gestartet werden soll.

18 18 Die Datenbank vorbereiten Einstellung der Startoptionen Suche In Magellan::Haushalt&Inventar können Sie verschiedene Anzeigefilter verwenden. Hier können Sie angeben, ob Sie mit der einfachen oder erweiterten Suchmaske anzeigen möchten. (siehe e auch Einfache / Erweiterte Suche und Anzeigefilter auf Seite 16). Legen Sie hier die Art der Suche fest. Access-Anbindung Neben der standardmäßigen Ausdruckmöglichkeit von Crystal Reports Berichten können Sie auch über das Programm Access auf die Magellan-Daten zugreifen und somit Berichte unter Access erstellen.

19 Optionen 19 Wie Sie eine solche Anbindung von Access an Magellan realisieren können, erfahren Sie im Magellan-Benutzerhandbuch. Um die in Access erstellten Berichte nutzen zu können, müssen Sie die Verknüpfung zur Access-Datenbank in den Optionen definieren und eine andere Vorgehensweise beim Druck der Berichte wählen. So definieren Sie die Access-Verknüpfung zu einer erzeugten Access- Datenbank: 1. Klicken Sie auf Extras und dann auf Optionen. 2. Wählen Sie die Registerkarte Access-Anbindung. Tragen Sie hier den Pfad auf die neu erzeugte Access-Datenbank ein. Geben Sie hier die Verknüpfung zu der zuvor erstellten Access-Datenbank an. Das Drucken von Access-Berichten unterscheidet sich geringfügig vom Ausdruck von Crystal Reports Berichten. Um einen Access-Bericht zu drucken, gehen Sie zunächst wie beim Ausdruck von Crystal Reports gemäß dem Magellan-Benutzerhandbuch vor. Dazu müssen Sie zunächst im jeweiligen Bereich (z.b. Lieferanten) all diejenigen Einträge in der Auswahlliste markieren, die Sie für den Ausdruck berücksichtigen wollen. Bei der Auswahl des zu druckenden Berichts unterscheidet sich jedoch die Vorgehensweise für einen Access-Bericht: 1. Klicken Sie nach dem Markieren auf Bearbeiten und dann Access starten. 2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. 3. Wenn Sie bei der Verknüpfung der Magellan-Tabellen nicht festgelegt haben, dass das Kennwort mit gespeichert werden soll, müssen Sie zunächst noch das Kennwort der ODBC-Verbindung eintragen. Andernfalls wird direkt Access gestartet und Sie können einen zuvor definierten Bericht auswählen und in Access ausdrucken.

20 20 Stammdaten eingeben Kapitel 3 Stammdaten eingeben Schlüsselverzeichnisse erfassen In Magellan finden Sie zwei verschiedene Arten von Eingabefeldern. Die einen sind frei auszufüllen (z.b. Kürzel und Bezeichnung des Haushaltstitels), bei den anderen wurde eine Tabelle hinterlegt (z.b. Haushalt), aus denen Sie Einträge auswählen müssen. Diese Tabellen heißen Schlüsselverzeichnisse und sind in Magellan Quellen für viele Eingabefelder auf den Formularen. Sie sollen Ihnen die Arbeit bei der Dateneingabe erleichtern. Daten, die nicht in den Schlüsselverzeichnissen hinterlegt wurden, stehen Ihnen für den Eintrag in das Formularfeld nicht zur Verfügung. Sie sollten also, bevor Sie beginnen mit Magellan zu arbeiten, diese Verzeichnisse editieren und den Datenbestand für Ihre Anforderungen passend gestalten. In den folgenden Abschnitten werden Ihnen die Schlüsselverzeichnisse erläutert. Um die Schlüsselverzeichnisse aufzurufen, klicken Sie auf Verzeichnisse und dann auf Weitere Schlüsselverzeichnisse. Es öffnet sich das Dialogfenster Schlüsselverzeichnisse. Die Schlüsselverzeichnisse Banken, Buchungsbereiche, Gebäude, Haushalte und Haushaltsjahre, Postleitzahlen, Standorte sind dem Menüpunkt Verzeichnisse direkt untergeordnet. Im Fenster Schlüsselverzeichnisse sind alle Schlüsselverzeichnisse aufgelistet, die es in Magellan::Haushalt&Inventar gibt. Ausgenommen sind lediglich diejenigen, die Sie unter Verzeichnisse explizit aufgeführt finden, wie z.b. Banken. Wählen Sie das gewünschte Schlüsselverzeichnis aus, z.b. Kategorien (Inventar), und klicken Sie auf Bearbeiten. Das gewünschte Schlüsselverzeichnis öffnet sich.

21 Schlüsselverzeichnisse erfassen 21 Das Verzeichnis Kategorien (Inventar) Wenn nicht schon die einzelnen Schlüssel voreingestellt sind, haben Sie hier die Möglichkeit, Schlüssel einzutragen, indem Sie auf das Symbol Neue Zeile klicken. Sie können dann direkt in der neu eingefügten Zeile die notwendigen Angaben wie z.b. Kürzel und Bezeichnung angeben. Möchten Sie einen Schlüssel verändern, so markieren Sie die entsprechende Spalte in der Zeile des Schlüssels. Verändern Sie den Schlüssel nach Ihren Wünschen und klicken Sie auf das Symbol Speichern. Der Schlüssel wird in dem Verzeichnis geändert. Möchten Sie einen Schlüssel löschen, so klicken Sie im Verzeichnis auf den zu löschenden Schlüssel und dann auf das Symbol Löschen. Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Schlüssel aus dem Verzeichnis gelöscht. Möchten Sie ein Schlüsselverzeichnis nach Excel exportieren, so klicken Sie auf das Schaltbild für den Export nach Excel. Es öffnet sich das Dialogfenster Liste exportieren nach.

22 22 Stammdaten eingeben Wählen Sie eine Pfadangabe nach Ihren Wünschen, vergeben Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf Speichern. Excel startet automatisch und öffnet die soeben angelegte Datei. Hinweis Eventuell sind schon einige Schlüsselverzeichnisse in Magellan über den Magellan::Administrator importiert worden. Wenn Sie mit einem solchen voreingestellten Verzeichnis arbeiten, sollten Sie sich sicherheitshalber vergewissern, ob die Kürzel korrekt sind. Kürzel sind von der Bezeichnung her beliebig. Haushaltsjahre Haushaltsjahre sammeln die Buchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, dem Haushaltsjahr. In der Regel ist das ein Kalenderjahr, es kann aber auch ein beliebiger anderer Zeitraum sein. Haushaltstitel sind daher einem Haushaltsjahr zugeordnet. Buchungen werden durch das Buchungsdatum implizit dem Haushaltsjahr zugeordnet. Da jede Haushaltsstelle zu einem Haushaltstitel gehört, sind auch die Haushaltsstellen implizit einem Haushaltsjahr zugeordnet. Hat ein Haushaltstitel am Ende des Haushaltsjahres noch Geld übrig, kann dieser Geldbetrag als sog. Restübernahme in das folgende Haushaltsjahr übernommen werden. Sie können neue Haushaltsjahre wie folgt anlegen: 1. Gehen Sie auf Verzeichnisse / Haushaltsjahre 2. Legen Sie über das Symbol Zeile hinzufügen ein neues Haushaltsjahr an und tragen Sie die entsprechenden Daten ein. Verzeichnis der Haushaltsjahre Mandanten erfassen In Magellan::Haushalt&Inventar muss mindestens ein Mandant definiert sein. Wie schon früher erwähnt, ist der Mandant in der Regel Ihre eigene Schule. In

23 Lieferanten erfassen 23 der Standardversion von Magellan können Sie nur einen Mandanten eintragen. Dieser Mandant entspricht Ihrer Schule. Besitzen Sie eine SchoolCentral-Lizenz für mehrere Mandanten, können Sie mehr als einen Mandanten in Magellan erfassen. Alle Stammdaten in Magellan sind automatisch einem Mandanten zugeordnet. Alle Betrachtungen in Magellan erfolgen auf Basis des aktuell ausgewählten Mandanten. In der oberen Symbolleiste finden Sie ganz links das Kürzel des aktuell eingestellten Mandanten. Besitzen Sie eine mandantenfähige Version von Magellan, so müssen Sie bei Bedarf zwischen den Mandanten wechseln, um die gewünschten Daten zum jeweiligen Mandanten zu sehen. Wichtig Mandanten sollten grundsätzlich nur durch den Administrator angelegt werden. Lieferanten erfassen In der Ansicht Lieferanten können Sie alle Lieferanten aufnehmen. Liste der Lieferanten So erfassen Sie einen neuen Lieferanten: 1. Klicken Sie auf Ansicht und dann auf Lieferanten. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Neuer Datensatz. 3. Im darauf folgenden Dialogfenster Neuer Lieferant können Sie die Grunddaten des Lieferanten angeben.