Vorarbeiten für die kommunale Doppik - Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens -

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1 Vorarbeiten für die kommunale Doppik - Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens - Eine der drei Säulen des Neuen Kommunalen Haushaltsrechts (NKHR) stellt neben der Ergebnis- und der Finanzrechnung, die Vermögensrechnung dar, in der die Kommunen ihr gesamtes Vermögen in Form einer Bilanz darstellen. Die vollständige Erfassung und Bewertung des unbeweglichen und beweglichen Vermögens ist eine große Herausforderung für die jeweilige Verwaltung. Im Rahmen der Erstinventur sowie zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres muss die Kommune eine Inventarisierung über ihre Vermögensgegenstände durchführen, die nach Art, Menge und Wert in einem Inventarverzeichnis gelistet werden. Dieses dient als Grundlage zur Bewertung in der Eröffnungsbilanz beziehungsweise den jährlichen Schlussbilanzen. Bei jeder Inventur müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoInv) beachtet werden: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung der Bestände Dokumentation und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Die voll integrierten Softwarelösungen dvv.liegenschaftsmanagement, dvv.webgis, Kai und AnKom2 unterstützen Sie sowohl bei der Erfassung als auch bei der Bewertung des kommunalen Vermögens in komfortabler Weise. Erstinventur Bei der erstmaligen Bestandsaufnahme werden alle selbständig nutz- und verwertbaren Vermögensgegenstände des Anlagevermögens wie Grundstücke, Gebäude, Betriebsvorrichtungen, Außenanlagen und sonstige unbewegliche oder bewegliche Vermögensgegenstände erfasst. Besonders zu beachten sind die Eigentumsverhältnisse beispielsweise bei Leasingverträgen oder Bauten auf fremden Grundstücken. Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 60 EUR netto liegen, müssen nicht erfasst werden. Inventarisierung des beweglichen Vermögens mit Kai Das Konzept für Kai wurde im 2004 in Zusammenarbeit mit 18 Kommunen aus Nordrhein- Westfalen entwickelt. Heute wird Kai bundesweit bei mehr als 175 öffentlichen Verwaltungen eingesetzt (darunter mehrere Großstädte mit über Einwohnern) und hat sich in vielen Inventarisierungsprojekten bestens bewährt. Aus der täglichen Erfahrung der Kunden entstand ein überzeugendes Software-Produkt, das in besonderer Weise auf die organisatorischen Erfordernisse von Kommunen unterschiedlicher Größenordnungen abgestimmt ist. Vor allem wegen seiner praxisgerechten Funktionen, seiner leichten Bedienung und seiner Flexibilität wird Kai von den Kommunen geschätzt. Im täglichen Praxiseinsatz zeigt sich, dass eine gute Inventarisierungslösung nicht nur eine Arbeitserleichterung für die Verwaltung bringen kann, sondern auch Mehrwert schafft. Seite 1 von 5

2 Vermögenserfassung Die Ersterfassung der beweglichen Vermögensgegenstände wird mit einer körperlichen Inventurform durchgeführt. Die Vermögensgegenstände (wie Maschinen und Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Lagerbestände, Kunstwerke und Museumsgegenstände) werden durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen aufgenommen. Für die Vermögenserfassung bieten sich folgende Erfassungsmedien an: "Klassische" Erfassung per Beleg Einsatz von Laptops, auf denen die Client-Komponente der Software im "abgekoppelten Modus" betrieben wird. Vor Beginn der Erfassung können die Grunddaten vom Rechenzentrum geladen werden. Nach Abschluss der Erfassung werden die aufgenommenen Inventargüter wieder auf den Server im Rechenzentrum überspielt. Einsatz von mobilen Erfassungsgeräten ("Handhelds") mit integriertem Barcode- Scanner, auf denen eine mobile Komponente der Software betrieben wird Datenimport aus bereits aufgebauten Inventarlisten im Excel-Format. Datenimport aus dem landeseinheitlichen Altverfahren FAB Die Inventarisierungssoftware "Kai" kann wesentlich dazu beitragen, den Aufwand für die Ersterfassung in Grenzen zu halten und gleichzeitig den organisatorischen Rahmen für eine dauerhafte Inventarbestandsführung zu schaffen. Sie bietet einfache und klare Abläufe und berücksichtigt alle Aspekte der Inventarbestandsführung. (Übrigens: Mit "Kai" haben Sie eine günstige und ausgereifte Software im Einsatz). Seite 2 von 5

3 Die daraus entstandene Datenbank korrespondiert gleichzeitig direkt mit den Anlagenbuchhaltungssystemen verschiedenster Finanzsoftware (u.a. KIRP und SAP) sowie verschiedenen Bewertungstools (z.b. Ankom2), um eine doppelte Datenhaltung bzw. -eingabe zu vermeiden. Es empfiehlt sich, die erfassten beweglichen Vermögensgegenstände durch Barcode- Aufkleber zu kennzeichnen, damit diese später mittels Barcodescanner einfacher identifiziert werden können. Planungsschritte für die kommunale Inventur Es empfiehlt sich, vor jeder Inventur einen Inventurrahmenplan aufzustellen. Dieser regelt den sachlichen, zeitlichen und personellen Ablauf der Inventurplanung und Durchführung sowie die Aufbereitung der Inventurdaten. Ein Inventursachplan stellt sicher, dass alle Orte in die Inventur einbezogen und klar voneinander abgegrenzt werden können. Die gesamte Verwaltung wird in Aufnahme- beziehungsweise Verantwortungsbereiche eingeteilt. Die Einteilung kann nach Dezernaten, Ämter oder sonstigen Einteilungen vorgenommen werden. Doppelerfassungen sowie Erfassungslücken von Vermögensgegenständen sind damit ausgeschlossen. Bei der körperlichen Inventur steht die Planung nach örtlichen Gegebenheiten (Stadtteile,, Straßen, Gebäude, Stockwerke, Räume) im Vordergrund. Auch für die Planung und Durchführung der Buch- und Beleginventur (beispielsweise einer Inventur anhand von Dokumenten) kann eine Unterteilung nach sachlichen Gesichtspunkten sinnvoll sein. Für die Inventur wird ein Zeit- und Personalplan sowie Zähllisten zur Aufnahme der Vermögensgegenstände erstellt. Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitung und Durchführung der Inventur sowie der Aufbereitung der Inventurdaten. Es werden genaue Zeiträume und Zeitpunkte zur Erledigung einzelner Arbeiten festgelegt. Der Personalplan regelt die personellen Zuständigkeiten im Rahmen der Inventur und enthält die Namen aller an der Inventur beteiligten Personen mit den entsprechenden Funktionen (Inventurleitung, Aufnahmeleitung, Aufschreiber, Ansager oder Stichprobenkontrolleur). Die Zähllisten einer Erstinventur werden fortlaufend nummeriert. Neben der Inventarnummer, Bezeichnung und der Mengenangabe des Vermögensgegenstandes sind Angaben zur Lokation, zum Inventurdatum und Unterschriften des Ansagers und des Aufschreibers erforderlich. Bewertungsrelevante Beobachtungen bei der Inventaraufnahme können auf den Zähllisten festgehalten werden. Eine Zählliste ist ein Dokument und darf deshalb nicht mit Bleistift beschrieben werden. Falscheinträge müssen gestrichen werden, alle Eintragungen sind vor Ort durchzuführen. Nichtbenötigte Zeilen auf der Inventurzählliste werden durchgestrichen und sind dadurch entwertet. Zähllisten dürfen weder weggeworfen noch vernichtet werden. Seite 3 von 5

4 Bewertung des Vermögens mit dem Softwarepaket "AnKom2" Die Software 'AnKom2' beantwortet die vier wesentlichen Fragen, die zur Bilanzierung Ihres Anlagevermögens im Rahmen der Kommunalen Doppik entstehen: 1. Vollständige Erfassung aller kommunalen unbeweglichen und beweglichen Sachanlagen in einer Datenbank 2. Automatisierte Übernahme aller im kommunalen Eigentum befindlichen Liegenschaften 3. Programmunterstützte Bewertung des erfassten Anlagevermögens nach den verschiedenen zugelassenen Bewertungsverfahren 4. Übergabe an Ihre Anlagenbuchhaltung (KIRP oder SAP) zur Erstellung der Eröffnungsbilanz. Grundlagen hierzu sind die GemO:... sieht die Erstellung einer Eröffnungsbilanz vor GemHVO: Die Gemeinde hat... ihr Vermögen... genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände... anzugeben. Seite 4 von 5

5 Zur automatisierten Übernahme der kommunalen Liegenschaften können Sie die Daten des Automatisierten Liegenschaftsbuches inklusive der Informationen über Nutzung und Teilflächen verwenden. Diese Daten können Sie mit einem Geo-Informationssystem auswerten und bilanzieren. Um Fragen zu aktuellen Nutzungen der Flurstücke zu beantworten, können Sie Orthophotos (Luftbilder) hinterlegen und dem entsprechenden Wirtschaftsgut elektronisch anheften. Diese Funktionalitäten sind in AnKom2 zurzeit einzigartig! Es wird sichergestellt, dass alle Zu- und Abgänge bis zum Stichtag der kommunalen Doppik programmintern sicher verwaltet werden. Das 3-Stufen-Modell erlaubt im ersten Schritt die quantitative Erfassung aller relevanten Daten, im zweiten Schritt die dazugehörigen Bewertungen auszuführen. Der dritte Schritt, nämlich die Übernahme in die Anlagenbuchhaltung, braucht erst kurz vor Erstellung der Eröffnungsbilanz vorgenommen werden. Seite 5 von 5

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