Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln

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1 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln Stand

2 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln Inhalt 1 Rechtscharakter, Zweck und Geltungsbereich Aufbau der Anlagenbuchhaltung Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Zuständigkeiten Inventur Ergänzende Bestimmungen Verfahren in der Anlagenbuchhaltung Abgleich zwischen Anlagenbuchhaltung und Sachkonten der Finanzbuchführung Prüfung In-Kraft-Treten... 7 Anlagen... 8 Checkliste... 8 Anlagerichtlinie... 9 Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument nur die männliche Form verwandt. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter angesprochen

3 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln 1 Rechtscharakter, Zweck und Geltungsbereich (1) Diese Dienstanweisung enthält die für die Hochschule notwendigen Vorschriften und Regelungen zum Geschäftsgang in der Anlagenbuchhaltung. Sie soll dazu beitragen, den Verfahrensablauf einheitlich zu gestalten. Sie dient dem Ziel, die Aufgaben schnell und mit dem geringstmöglichen Aufwand zu erfüllen. (2) Gesetzliche Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie die Bestimmungen der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) in der jeweils gültigen Fassung gehen den Bestimmungen dieser Dienstanweisung vor. (3) Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. 2 Aufbau der Anlagenbuchhaltung (1) Die Gliederung der Anlagenbuchhaltung erfolgt nach Anlagenklassen und Anlagensachkonten in Anlehnung an die Struktur des gesetzlich vorgeschriebenen Anlagenspiegels. 3 Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung sind: Lieferung des aktuellen Anlagevermögensbestandes für die Bilanz, Erfassung der Anschaffungs- und Herstellungskosten der Anlagegüter, Entscheidung über die Aktivierungs- und Passivierungspflicht sowie über Bewertungs- und Wertveränderungsvorgänge Aufzeichnung der Bestände, der Zu- und Abgänge, sowie von Umbuchungen, Aufzeichnung der geleisteten Anzahlungen auf Sachanlagen, Abbildung der Abschreibungen und Zuschreibungen sowie des Restwertes, Nachweis des Vermögens und Aufstellung eines Anlagenspiegels, Unterstützung der Inventur, Unterstützung der Haushaltsplanung (Ermittlung der Abschreibungen), Unterstützung des Berichtswesens

4 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln 4 Zuständigkeiten (1) Die Anlagenbuchhaltung wird zentral im Team 8.1-Rechnungswesen geführt. Sie ist hier integrierter Bestandteil. (2) Laufende Inventuren erfolgen auf Grundlage der Inventurrichtlinie der Fachhochschule Köln, welche auf der Handlungsempfehlung zur Durchführung einer Inventur an den Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen basiert. Sie wird durch die Mitarbeiter des Teams 8.1-Rechnungswesen unter Mitwirkung der Hochschuleinrichtungen durchgeführt. 5 Inventur (1) Zum Ablauf durchzuführender Inventuren wird auf die Anlagenrichtlinie der Fachhochschule Köln verwiesen. 6 Ergänzende Bestimmungen Grundsätzlich ist die Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Schulden der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen in der aktuell gültigen Fassung anzuwenden. Ergänzend hierzu gilt es die Anlagenrichtlinie in der jeweils gültigen Fassung der Fachhochschule Köln zu beachten. Sie ist Bestandteil dieser Dienstanweisung

5 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln 7 Verfahren in der Anlagenbuchhaltung (1) Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung (siehe 1 Abs. 3). Sie wird im Team 8.1-Rechnungswesen verantwortlich für die gesamte Hochschule geführt. Der Anlagenbuchhaltung müssen die notwendigen Informationen für eine Inventarisierung und Buchung durch die Hochschuleinrichtungen vorliegen. Dabei müssen die Anlagenbuchhaltung und die Hochschuleinrichtungen stetig und eng zusammenarbeiten (u.a. über die Inventur). (2) Alle im Team 8.1-Rechnungswesen aus den Hochschuleinrichtungen eingehenden Rechnungen sind mit einem Eingangsstempel zu versehen. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung prüfen vorab die eingehenden Rechnungen ab einem Rechnungswert von netto 150,00 auf anlagenrelevante Sachverhalte. Die Vorprüfung erfolgt gemäß der beigefügten Checkliste durch die Kreditorenbuchhaltung. Anlagenrelevante Vorgänge sind unverzüglich zur weiteren Prüfung und Bearbeitung an die Anlagenbuchhaltung weiterzuleiten. Die Anlagenbuchhaltung behält sich Stichproben vor. (3) Die Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung haben die durch die Hochschuleinrichtungen ausgefertigten anlagenrelevanten Buchungsbelege mit den begründenden Unterlagen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu prüfen. Bei Unstimmigkeiten ist Rücksprache mit der betreffenden Hochschuleinrichtung zu nehmen. Die Hochschuleinrichtungen ihrerseits sind verpflichtet, bei Unsicherheiten in der Beurteilung der Geschäftsvorfälle eine Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung herbeizuführen. Die Hochschuleinrichtungen stellen dabei der Anlagenbuchhaltung die zur Beurteilung der Sachverhalte notwendigen Informationen zur Verfügung. Die endgültige Beurteilung und Entscheidung von Sachverhalten obliegt der Anlagenbuchhaltung. Die Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung dürfen bei unrichtiger Kontierung eigenständig Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen

6 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln (4) Die Anlagenbuchhaltung hat mit der Eingangsrechnung betreffenden Stammdaten für den jeweiligen Vermögensgegenstand anzulegen. Danach ist der Anlagenzugang unter Angabe des Datums, zu dem die Hochschule das wirtschaftliche Eigentum über den Vermögensgegenstand erlangt hat (i.d.r. das Lieferdatum), bzw. der Vermögensgegenstand erstmalig in Betrieb genommen wird, zu buchen. Unter einem Anlagenzugang ist die Buchung der Eingangsrechnung zum betreffenden Sachkonto und Kreditor zu verstehen. Die durch das EDV-Programmsystem generierte Anlagennummer ist auf dem zahlungsbegründenden Beleg zu vermerken. Nach der Buchung des Anlagenzugangs wird der Zahlbetrag als sog. Offener Posten auf den Kreditorenkonten ausgewiesen. Alle aus der Anlagenbuchhaltung resultierenden Buchungsvorgänge insbesondere bilanzielle Abschreibungsläufe und Umbuchungen werden durch die Anlagenbuchhaltung erzeugt und gebucht. (5) Jeder zahlungsbegründende Vorgang ist mit seinen relevanten Anlagen zu kopieren und in einem separaten Ordner in der Anlagenbuchhaltung nach Buchungsbelegnummern abzulegen. Die Originale sind der Kreditorenbuchhaltung zur Auszahlung und zur zentralen Ablage zuzuleiten. (6) Die Originale der Umbuchungsbelege/Abgangsbelege mit ihren relevanten Anlagen verbleiben in der Anlagenbuchhaltung und werden nach (5er)-Buchungsbelegnummern in einem separaten Ordner abgelegt. Die Anträge zu den Abgängen mit und ohne Buchungsbelegnummern (Altbestände) sind in Kopie nach Organisationszugehörigkeit in separaten Ordnern abzulegen. (7) Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten sind unter der ursprünglichen Anlagennummer entsprechend dem Verfahren nach Abs. 1 bis 5 zu behandeln. Gleiches gilt für Anlagenabgänge. 8 Abgleich zwischen Anlagenbuchhaltung und Sachkonten der Finanzbuchführung In regelmäßigen zeitlichen Abständen, die durch die Leitung des Rechnungswesen bestimmt werden, ist ein Abgleich der Daten der Anlagenbuchhaltung und den entsprechenden Sachkonten in der Finanzbuchführung vorzunehmen. Bei Unstimmigkeiten ist unverzüglich eine Klärung herbeizuführen

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8 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln Anlagen Checkliste Anhang zu 7 Bezeichnungen Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Anlagen im Bau (AIB) über Warengruppe 4080 prüfen Anzahlungen für Sachanlagen > 410,00 EP i.d.r. Sachanlagevermögen Sachanlagevermögen Bücher für die Bibliothek (Festwert) Betrieblicher Aufwand Bücher nicht für die Bibliothek > 410,00 EP i.d.r. Sachanlagevermögen Entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten, EP egal (immer prüfen) Gebrauchsgüter unter 150,00 EP netto Betrieblicher Aufwand Immaterielles Vermögen Gebrauchsgüter=Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zwischen 150,00 bis 410,00 netto EP, die selbstständig nutzbar sind Gebrauchsgüter, deren Nutzungsdauer >1 Jahr, der EP > 410,00 netto beträgt (z.b. Techn. Anlagen, Maschinen, Möbel, IT-Geräte, sonstige BGA, Software u. Kauflizenzen) Ersatzlieferungen/Reparaturen Wartung Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte (prüfen) Kauf-Lizenzen > 410,00 EP netto Betrieblicher Aufwand Sachanlagevermögen (GWG) Sachanlagevermögen Immaterielles Vermögen Immaterielles Vermögen Miet-Lizenzen (befristeter Zeitraum) EP egal Betrieblicher Aufwand Software/-Update EP egal (aktueller Stand) Software/-Upgrade < 410,00 EP netto (nächste Version Generationenwechsel) Betrieblicher Aufwand Betrieblicher Aufwand Software/-Upgrade > 410,00 EP netto (nächste Version Generationenwechsel) Proforma-Rechnungen (prüfen, ob es zur Sachspende gehört) Rechnungen ohne Wertangabe (prüfen, ob es zur Sachspende gehört) Werkverträge/Dienstleistung (nach Fertigstellung prüfen) Immaterielles Vermögen ggf. Sachanlagevermögen ggf. Sachanlagevermögen ggf. Sachanlagevermögen Diese Checkliste dient lediglich zur Orientierung und weist in Ausschnitten auf Besonderheiten hin. Stand:

9 Dienstanweisung für die Anlagenbuchhaltung an der Fachhochschule Köln Anlagenrichtlinie - 9 -

10 Richtlinie zur Anlagenbuchhaltung Grundlagen und Erläuterungen Stand: 18. September 2013

11 Kontakt bei Fragen/Problemen zur Anlagenbuchhaltung: Grundsatzfragen, Sachspenden, Buchungen, Inventur : Buchungen, Sachspenden, Inventur: Frau Erika Mauracher Tel.: Frau Tatjana Lütke Tel.: Bilanzbuchhaltung: Teamleitung 8.1-Rechnungswesen: Frau Jennifer Diehl Tel.: Herr Manfred Klein Tel.: Weitere AnsprechpartnerInnen Haushalt/SAP-KIS: Frau Irene Knupp Tel.: Frau Ingeborg Roggendorf Tel.: Verfasser: Erika Mauracher, Jennifer Diehl, Sarah Schmidt (ausgeschieden) Quellenverzeichnis: Fachhochschule-Köln, HGB, EStG, Büchtmann, Defoße, HWFVO, PKF Fasselt Schlage, Steuerportal - 1 -

12 Inhaltsverzeichnis Präambel... 4 I. Einführung... 5 I.I Begriffsdefinition... 5 I.II Aufgaben der Anlagenbuchhaltung... 5 II. Inventur... 6 II.I Begriffsdefinition... 6 II.II Inventurverfahren... 7 II.III Pflege der Stammdaten und Inventurvorbereitung... 7 II.IV Inventar... 8 III. Anlagevermögen in der Bilanz... 9 III.I Bilanzgliederung... 9 III.II Immaterielle Vermögensgegenstände III.II.I Software und Lizenzen III.III Sachanlagen III.III.I Begriffsdefinition III.III.II Gebäude und Grundstücke III.III.III Mietereinbauten III.III.IV Wissenschaftlicher Versuchsaufbau/Baukasten III.IV Schaubild Baukasten III.V Finanzanlagen III.V.I Beteiligungen IV. Buchungen im Anlagebereich IV.I Betriebsvermögen IV.II Anschaffungskosten (AHK) IV.III Herstellungskosten (HK) IV.IV Eigentum - Zurechnung von Wirtschaftsgütern IV.V Abschreibung/AfA-Tabelle IV.VI Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) IV.VII Inzahlungnahme gebrauchter Sachanlagegüter V. Anlagen im Bau V.I Begriffsdefinition V.II Ablauf/Verfahren VI. Abgrenzung zu laufendem Aufwand VI.I Instandhaltungen/Erhaltungsaufwendungen VI.II Reparaturen VI.III Wartung VI.IV Leasing VII. Jahresabschluss VII.I Bewertung VII.II Anlagengitter

13 VIII. Kauf VIII.I Kauf neuer Wirtschaftsgüter VIII.II Kauf von gebrauchten Wirtschaftsgütern IX. Abgänge/Verkauf IX.I Definition Abgang IX.I.I Aussonderung / Unbrauchbar / Veraltet / Entsorgung ohne Erlös IX.I.II Diebstahl IX.I.III Unentgeltliche Weitergabe/Entbehrlichkeit IX.I.IV Verlust / Zerstörung / Beschädigung IX.I.V Schrottverkauf IX.II Verkauf X. Spenden X.I Sachspenden X.II Geldspenden X.III Schenkung X.IV Entleihe XI. Sponsoring XII. Standort und Finanzierungsänderungen XII.I Änderungen XII.I.I Änderungsmitteilungen XII.I.II Kontierungsänderungen XII.II Anzahlungen XII.III Lieferungen/Liefernachweis XII.IV Teillieferungen XII.V Verleih XIII. Abschreibungen auf Sachanlagen XIII.I Abnutzbare / Nicht abnutzbare Anlagegüter XIII.II Herstellungskosten / Nachträgliche Herstellungskosten / Instandsetzung XIII.III Wertminderungen XIII.IV Wertaufholung XIV. Sonstiges XIV.I Barcodes und Etiketten XIV.II Abkürzungsverzeichnis XIV.III Formulare AfA Tabelle Fachhochschule Köln (NRW) Unter Berücksichtigung der Gleichstellung von Frauen und Männern wurden in dieser Richtlinie möglichst neutrale Formulierungen verwendet. Soweit dies nicht möglich war, schließt die männliche Formulierung sowohl Frauen und Männer ein

14 Präambel Das Präsidium der Fachhochschule Köln hat im Jahr 2008 die Einführung der kaufmännischen Buchführung beschlossen. Die Hochschule hat daraufhin die kaufm. Buchführung zum umgesetzt. Sie nutzt hierfür die Software SAP ERP 3, Version 6. Die Eröffnungsbilanz wurde zum erstellt. Zur Eröffnungsbilanz wurde eine aufwendige Inventur für die gesamte FH Köln durchgeführt. Ein wesentlicher Bestandteil der kaufm. Buchführung ist die Anlagenbuchhaltung. Die Anlagerichtlinie soll nunmehr sowohl für die Vergangenheit als auch für die Zukunft die zugrunde gelegten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden für die Anlagenbuchhaltung aufzeigen (dokumentieren) und festschreiben

15 I. Einführung Ziel der Anlagenrichtlinie ist es, allen Beschäftigten der Fachhochschule einen näheren Einblick in die Thematik der Anlagenbuchhaltung zu gewähren. Zielgruppe sind folglich alle, die in irgendeiner Weise Berührungspunkte mit Anlagengütern haben und Bestellungen aufgeben. Sowohl Einsteiger sollen angesprochen werden als auch diejenigen, die ihr Wissen vertiefen möchten. I.I Begriffsdefinition Laut 247 Abs. 2 HGB gehören zum Anlagevermögen alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die dazu bestimmt sind, dauerhaft (vorgesehene Nutzungsdauer > 1 Jahr) dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Es umfasst alle Vermögensteile, die zum Aufbau und zur Ausstattung eines Betriebes nötig und langfristig an das Unternehmen gebunden sind. Das Anlagegut kann selbstständig bewertet werden oder der Vermögensgegenstand besteht aus mehreren Komponenten, die zusammen eine Anlage ergeben. Für die Fachhochschule Köln gelten die gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie die Bestimmungen der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) in der jeweils gültigen Fassung. Bei ihrer Rechnungslegung hat die Fachhochschule Köln die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten. Spezielle, das Anlagevermögen betreffende Bestimmungen sind in den 240 und 241 HGB und 141 (1) Satz 1 der Abgabenordnung (AO) enthalten. *Merke! Das Anlagevermögen (immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen) wird ab einem Wert in Höhe von 410,01 netto aktiviert, während bei einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) die Anschaffungsoder Herstellungswertgrenze zwischen 0,01 netto und 410,00 liegt. Aus Vereinfachungsgründen werden an der Fachhochschule Köln alle Kosten, die unter die Wertgrenze von 150,00 fallen, in den betrieblichen Aufwand gebucht. Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die zwischen 150,01 und 410,00 netto liegen, werden als GWG verbucht. I.II Aufgaben der Anlagenbuchhaltung Nachweis über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Pflege und Änderung der Standort- und Raumangaben nach Mitteilung aus den Fakultäten, Hochschulbibliotheken, Hochschulverwaltung und sonstigen Zentralen Einrichtungen Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Wirtschaftsgütern in Form von planmäßigen Abschreibungen (AfA), sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Abschreibungsdauer der Wirtschaftsgüter Bereitstellung der Abschreibungen für die Kostenrechnung Berichtswesen - 5 -

16 II. II.I Inventur Begriffsdefinition Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert zu einem Stichtag. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in Inventarlisten (Zähllisten) festgehalten. Die Inventarlisten werden um die Bewertungsangaben ergänzt. Alle Inventarlisten zusammengefasst bilden das Inventar, welches als ausführliches Bestandsverzeichnis alle Vermögensgegenstände und Schulden einer Organisation zu einem bestimmten Stichtag nach Art, Menge und Wert nachweist. Das Inventar ist wiederum Grundlage für die Vermögensaufstellung (Bilanz). Nach der Art der Inventur wird zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur, d.h. wertmäßiger Bestandsaufnahme aufgrund von Aufzeichnungen, unterschieden. Es empfiehlt sich in Intervallen von 3 Jahren eine Anlageninventur vorzunehmen zum Abgleich der vorhandenen Wirtschaftsgüter (Ist-Bestand) mit dem Inventarverzeichnis (Sollbestand). Die erforderlichen Daten zum Anlagenbestand aus der zentralen Anlagenbuchhaltung können von den verantwortlichen, berechtigten Personen aus den Fakultäten, Zentralen Einrichtungen, Hochschulbibliotheken, Hochschulverwaltung über das SAP-KIS eingesehen werden. Die Zugangsberechtigung für das SAP-KIS können Sie über Team 8.1-Rechnungswesen (Frau Knupp) beantragen. Die jeweiligen Fakultäten, Einrichtungen etc. tragen die Verantwortung dafür, dass ihr Anlagenbestand korrekt geführt wird sowie alle Abweichungen und Ergänzungen über Änderungsmitteilungen an die Anlagenbuchhaltung erfolgen. Um das Auffinden der Etiketten bei einer Inventur sicherzustellen, ist eine einheitliche Verfahrensweise beim Verkleben der Etiketten und ggf. das Führen von einem Bestandsbuch (für alle nicht beklebten Güter) erforderlich, s. a. Pkt. XIV.I *Merke! Die Fachhochschule Köln wird den Anlagenbestand (Sollbestand) mit dem Istbestand (vorhandene Wirtschaftsgüter) in regelmäßigen Abständen in den Fakultäten, Zentralen Einrichtungen, Hochschulbibliotheken, sowie der Hochschulverwaltung stichprobenmäßig zur Buchinventur überprüfen. Hierfür werden zu gegebener Zeit die betroffenen Bereiche informiert und stellen wie bei der Erst-Inventur die Inventurbeauftragten zur Unterstützung bei der Vor-Ort-Begehung

17 II.II Inventurverfahren Zu unterscheiden sind die körperliche sowie die buchmäßige Inventur. Körperliche Inventur Die körperlichen Vermögensgegenstände werden durch Zählen, Messen oder Wiegen aufgenommen. Eine Schätzung mit anschließender Bewertung ist ebenfalls erlaubt, wenn eine exakte Aufnahme wirtschaftlich unzumutbar oder unmöglich ist (zum Beispiel Kohlevorräte auf Halde). Buchinventur Die Buchinventur erfasst wertmäßig alle nicht körperlichen Gegenstände und Schulden, zum Beispiel Forderungen, Verbindlichkeiten oder Bankguthaben, anhand von buchhalterischen Aufzeichnungen (Belegen) oder anderen Unterlagen. Anlageninventur In der Anlagenbuchhaltung ersetzt die Anlageninventur die körperliche Bestandsaufnahme für Güter des beweglichen Anlagevermögens (Kraftfahrzeuge, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattungen, nicht aber geringwertige Wirtschaftsgüter). Im Anlagenverzeichnis wird für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte mit folgenden Angaben geführt: Barcode/Inventarnummer Anlagennummer genaue Bezeichnung des Gegenstandes Standortangaben Bilanzwert am Bilanzstichtag Tag der Anschaffung oder Herstellung Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten Nutzungsdauer jährliche Abschreibung Tag des Abgangs *Merke! Die Fachhochschule Köln hat nach der Erstaufnahme aller Anlagegüter im Jahr 2010 in den Folgejahren Buchinventuren durchgeführt. Künftig sind Stichprobeninventuren geplant. II.III Pflege der Stammdaten und Inventurvorbereitung Alle Verantwortlichen sollten in regelmäßigen Abständen ihren Anlagenbestand über SAP-KIS prüfen und der Anlagenbuchhaltung alle Änderungen zeitnah über die entsprechenden Formulare mitteilen. Hier einige Beispiele: Genaue Angaben zur Bezeichnung der Anlage Genaue Angaben zu Standort-/Raumangaben Überprüfung / Änderungen der Kontierung (Kostenstelle, PSP, Fonds) in der Anlage Überprüfung der gebuchten Zu- und Abgänge in dem Anlagenbestand - 7 -

18 II.IV Inventar Das Inventar ist ein genaues und ausführliches Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Es bildet die Grundlage eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses. Das Inventar sichert gegenüber dem Unternehmen, eventuellen Geldgebern und Finanzbehörden, dass die in der Bilanz enthaltenen Informationen der Wahrheit entsprechen. Das Inventar ist gem. 240 Abs. 1 HGB von jedem Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Geschäftsaufgabe aufzustellen. Inventarisierung - Änderungsantrag Neuausgabe, Austausch oder Aussonderung von IT-Geräten durch die Campus IT Umbuchung von Sachkosten - 8 -

19 III. Anlagevermögen in der Bilanz III.I Bilanzgliederung Aktiva (Vermögen) Passiva (Kapital) A. Anlagevermögen A. Eigenkapital I. Immaterielle Vermögensgegenstände I. Gezeichnetes Kapital II. Sachanlagen II. Kapitalrücklage III. Finanzanlagen III. Gewinnrücklage IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag B. Umlaufvermögen V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag I. Vorräte II. Forderungen und sonstige B. Rückstellungen Vermögensgegenstände III. Wertpapiere C. Verbindlichkeiten IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben Guthaben bei Kreditinstituten C. Rechnungsabgrenzungsposten D. Rechnungsabgrenzungsposten - 9 -

20 III.II Immaterielle Vermögensgegenstände III.II.I Software und Lizenzen Schaubild: Hochschulkompetenzzentrum NRW Firmware Man unterscheidet Software in Firmware (fest mit der Hardware verbunden -> Bundle, von engl. = Bündel, z.b. BIOS), Systemsoftware (z.b. Windows XP) und Anwendungssoftware (Standard- und Individualsoftware -> Trivialsoftware ). Ausschließlich Firmware wird als mit der Hardware (dem PC) fest verbunden betrachtet. Folglich ist sie Bestandteil der Hardware und mit ihr im Sachanlagevermögen auszuweisen. System- und Anwendungssoftware dagegen wird als austauschbar betrachtet. Folglich liegt ein selbstständig bewertbarer Vermögensgegenstand vor der Ausweis erfolgt unter den immateriellen Wirtschaftsgütern. Trivialsoftware ( Standardsoftware ) kann im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Unter Standardsoftware versteht man z.b. die MS Office-Programme Word, Excel oder Visio. System- und Anwendersoftware (auch Standardsoftware) sind selbstständig verwertbar und daher grundsätzlich losgelöst von der Hardware zu aktivieren. Miet- oder Kauflizenzen Bei der Fachhochschule Köln wird hinsichtlich der Inventarisierung von Lizenzen unterschieden, ob es sich um Miet- oder Kauflizenzen handelt. Handelt es sich um Kauflizenzen, die zeitlich unbefristet sind, werden diese inventarisiert und es wird eine Nutzungsdauer von 3 Jahren unterstellt. Handelt es sich aber um Mietlizenzen, werden diese als Aufwand verbucht. Daher ist im Liefernachweis eine Aussage zu treffen, um welche Art von Lizenz es sich handelt

21 Update Ein Update bringt eine bestehende Software auf den neuesten, aktuellsten Stand (Update= vergünstigte Überlassung der jeweils neuesten Programmversion für Anwender der Vorgängerversion). Das bedeutet, dass ein Update grundsätzlich Aufwand darstellt. Upgrade Ein Upgrade hingegen bringt eine bestehende Version einer Software auf die nächste Version (= Generationenwechsel). Ein Upgrade muss zur bestehenden Software nachaktiviert werden, da es zu einer wesentlichen Verbesserung des Programmes/der Software kommt. Befristete Software Handelt es sich um eine zeitlich befristete Software, wird diese bei der Fachhochschule Köln nicht inventarisiert, sondern als Aufwand erfasst. *Merke! Bei dem Liefernachweis der Fachhochschule Köln ist die Angabe gefordert, um welche Art von Software es sich handelt und ob es sich um ein Update oder ein Upgrade handelt. Handelt es sich um ein Upgrade, muss die Angabe gemacht werden, zu welchem bereits bestehenden Wirtschaftsgut es zugehörig ist. Liefernachweis (Anlagegüter)

22 III.III III.III.I Sachanlagen Begriffsdefinition Sachanlagen bestehen aus materiellen Vermögensgegenständen deren Nutzungsdauer > 1 Jahr beträgt und zum Eigentum der Fachhochschule Köln gehören. Sie verbleiben dauerhaft in der Hochschule und sind als betriebsnotwendig anzusehen. Sachanlagen untergliedern sich u.a. in bebaute und unbebaute Grundstücke, Gebäude, Fuhrpark, technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, geleistete Anzahlungen sowie Anlagen im Bau (AiB) werden in einem Anlagenverzeichnis geführt. GWGs, die auch zum Sachanlagevermögen gehören, werden wertmäßig in speziellen Aufwandskonten erfasst. Alle Vermögensgegenstände werden in der Bilanz auf der Aktivseite im Anlagevermögen ausgewiesen. Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände sind keine Sachanlagen. Besonderheiten werden nachstehend näher erläutert. III.III.II Gebäude und Grundstücke Die Fachhochschule Köln hat alle Gebäude angemietet und ist derzeit kein Eigentümer von Gebäuden und Grundstücken. III.III.III Mietereinbauten Mietereinbauten und Mieterumbauten sind solche Baumaßnahmen, die der Mieter eines Gebäudes oder Gebäudeteils auf seine Rechnung an dem gemieteten Gebäude oder Gebäudeteil vornehmen lässt, wenn die Aufwendungen des Mieters nicht Erhaltungsaufwand sind. Liegt Erhaltungsaufwand vor kann kein Mietereinbau bzw. -umbau vorliegen. Es ist zu prüfen, ob eine Verrechnung des Aufwands mit Miete für einen bestimmten Zeitraum vereinbart wurde. Für diesen Fall ist beim Mieter ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Eigentum und Vertragsgestaltung Für die Bilanz ist das rechtliche Eigentum ausschlaggebend. Wirtschaftsgüter sind nach 39 (1) AO dem zivilrechtlichen Eigentümer zuzurechnen. Hierunter fallen sämtliche nicht nur zu einem vorübergehenden Zweck mit dem Grund und Boden verbundene Vermögensgegenstände. Fallen rechtliches und wirtschaftliches Eigentum auseinander, ist der Vermögensgegenstand gemäß 246 Abs. 1 S. 2 HGB beim wirtschaftlichen Eigentümer zu bilanzieren. Der wirtschaftliche Eigentümer ist gemäß 39 Abs. 2 AO derjenige, der die tatsächliche Sachherrschaft über die Vermögensgegenstände ausübt und sie in der Bilanz ausweist. Bei Planungen über Mietereinbauten und -umbauten ist die jeweilige Vertragsgestaltung mit dem Vermieter vorab zu prüfen. Ansprechpartner bei Baumaßnahmen sind die Mitarbeiter/innen im Hochschulreferat 10. Definition Eigentum: siehe unter IV. IV. Eigentum - Zurechnung von Wirtschaftsgütern Mietverhältnisse der Fachhochschule Köln Gebäude und Grundstücke der Fachhochschule Köln sind i.d.r. beim Bau-und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB) oder anderen zivilrechtlichen Eigentümern wie z.b. POLIS Immobilien AG (Berlin), Bayer Real Estate GmbH (Leverkusen) angemietet. Derzeitige Mietlaufzeiten für die Gebäude und Grundstücke in Köln, Leverkusen und Gummersbach: BLB NRW POLIS Immobilien AG Bayer Real Estate GmbH unbefristet mit Verlängerungsoption mit Verlängerungsoption

23 *Merke! Das Hochschulreferat 10 muss bei Baumaßnahmen in Gebäuden des BLB bereits vor Vertragsabschluss prüfen bei welchem Vertragspartner die Mietereinbauten aktiviert werden. Dies erfolgt unter Einbindung von Hochschulreferat 8. Das wirtschaftliche Eigentum sollte möglichst vertraglich definiert sein oder über Zusatzvereinbarungen vorher mit dem BLB schriftlich fixiert werden. Mietereinbauten und umbauten können sein: Scheinbestandteile sind Einbauten Betriebsvorrichtungen sind Einbauten Sonstige Mietereinbauten oder -umbauten sind aktivierungspflichtig - die zu einem vorübergehenden, zeitlich begrenzten Zweck mit dem Grundstück verbunden/eingefügt sind - die in Ausübung eines dinglichen Rechts(Erbbau- oder Nießbrauchrecht) verbunden sind - deren Nutzungsdauer des Einbaus über die voraussichtliche Mietvertragsdauer hinausgeht - deren Art und Zweck darauf schließen lassen, dass die Einbauten später wieder entfernt werden Hinweis: Ist der Einbau bis zu seinem wirtschaftlichen Verbrauch mit dem Gebäude verbunden, handelt es sich nicht um einen Scheinbestandteil! oder Vorrichtungen, die unmittelbar der primären Aufgabenerfüllung (u.a. Lehr-u. Forschungsbetrieb) derselben und nicht einzig der Nutzung des Gebäudes dienen. Hinweis: Vermögen, das notwendig für den Lehru. Forschungsbetrieb ist, dient nicht automatisch zur primären Aufgabenerfüllung, so dass hier ggf. von einer Hilfs- oder Nebenaufgabe auszugehen ist. Es reicht nicht aus, dass eine Anlage für die Hochschule lediglich nützlich, notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Entscheidend ist die tatsächliche Verwendung im jeweiligen Einzelfall! wenn es sich um wirtschaftliches Eigentum des Mieters handelt und - die Einbauten während der Mietdauer technisch oder wirtschaftlich verbraucht werden - der Mieter nach Beendigung des Mietverhältnisses vom Eigentümer mindestens die Erstattung des Restwertes verlangen kann oder wenn die Einbauten unmittelbar den betrieblichen oder beruflichen Zwecken des Mieters dienen und mit dem Gebäude nicht in einem einheitlichen Nutzungsund Funktionszusammenhang stehen. Beispiele für Scheinbestandteile Beispiele für Betriebsvorrichtungen Beispiele für sonstige Einbauten Zäune auf Grundstücken Gegensprechanlagen Schalterhalleneinrichtungen Forschungsanlagen Produktionsanlagen/Maschinen Klimaanlagen für Lebensmittelhersteller Entfernung von Zwischenwänden zum Großraumbüro Einbau eines Tores anstelle einer vorhandenen Tür, damit das Gebäude nutzbar wird Planmäßige Abschreibung für Scheinbestandteile Planmäßige Abschreibung für Betriebsvorrichtungen Planmäßige Abschreibung für sonstige Einbauten Entweder nach voraussichtlicher Mietdauer oder der kürzeren betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes. Entweder nach voraussichtlicher Mietdauer oder der kürzeren betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes. Werden generell nach den Vorschriften für Gebäude abgeschrieben. Eine kürzere Nutzungsdauer des Mietereinbaus wird für die AfA jedoch nicht ausgeschlossen. Außerplanmäßige Abschreibungen sind anzuwenden, wenn eine dauerhafte (über den erheblichen Teil der Restnutzungsdauer besteht) Wertminderung des Mietereinbaus vorliegt. Schaubild: Fachhochschule Köln Oktober 2012 Quellen: Büchtmann/Defoße, Steuerportal

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