Stand der Inventarisierung in Museen und Kulturarchiven Graubündens 2014

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1 Stand der Inventarisierung in Museen und Kulturarchiven Graubündens 2014 Ergebnisse einer Online- Umfrage Version: 1.0 Datum: 18. August 2014 Konzeption und Durchführung Museen Graubünden Geschäftsstelle Laetizia Christoffel Heinzenbergstrasse Thusis Auswertung und Bericht Christina Bieber Karlihof Chur

2 Inhaltsverzeichnis MANAGEMENT SUMMARY 2 1 Einleitung Vorgehen Konzeption des Fragebogens Durchführung der Umfrage 5 2 Datenauswertung und Ergebnisse Teilnahme und Rücklauf Allgemeine Ergebnisse Anzahl der Sammlungsobjekte Inventarführung Form der Inventarführung Führung eines Eingangsbuches Inventar und Eingangsbuch Umfang der Inventarisierung Abbildungen der Sammlungsobjekte Ergebnisse zu MuseumPlus Inventarisierungsprogramme Planung Zeitraum Erfasste Bestände Schulungsbedarf Anwenderfreundlichkeit Verbesserungswünsche Zufriedenheit mit der Betreuung Internetbasierte Inventarisierung und Datenverwaltung Anpassungen (nur Kulturarchive) 15 3 Umfrage zur Inventarisierung aus dem Jahr DIE AUTORIN DES BERICHTS

3 MANAGEMENT SUMMARY Der Verein Museen Graubünden (MGR) startete im Frühjahr 2014 eine umfassende Erhebung zum Stand der Inventarisierung und weiteren Planungen bei seinen Mitgliedern, rund 91 Museen und Kulturarchiven Graubündens. Hintergrund der Umfrage war eine bis Ende 2014 bestehende Förderung seitens des Amts für Kultur des Kantons Graubünden für die Einführung einer Lightversion der Sammlungsverwaltungssoftware MuseumPlus der Firma Zetcom. Hierzu wurde eine Online- Umfrage mit 15 erhobenen Aspekten durchgeführt. Mit einem Rücklauf von rund 86 % bzw. 78 antwortenden Einrichtungen darunter auch die drei kantonalen Museen ist die Beteiligung als sehr gut zu bewerten. Die Studie erfasst rund 1,5 Millionen Objekte und Dokumente. Sie verdeutlich, dass die Mehrheit (47) der Bündner Museen und Kulturarchive bis max. 5'000 Objekte bzw. Dokumente besitzt und dem Typus der Regional-, Orts- und Heimatmuseen zuzuordnen ist. 10 Einrichtungen beherbergen 10'000 Objekte und mehr. 3 Häuser haben keinen eigenen Bestand und führen z.b. Wechselausstellungen durch. Die drei kantonalen Museen beherbergen mit rund 608'000 Nachweisen rund 40 % aller Bestände. Die Erfassung der Bestände an sich (analog und/oder EDV- gestützt) sowie die EDV- gestützte Erfassung und die Verknüpfung mit Bildmaterialien sind, angesichts vieler struktureller Herausforderungen (kleine Institutionen mit beschränkten Ressourcen), relativ weit entwickelt: z.b. Rund 86 % (67) der teilnehmenden Einrichtungen verfügen über Inventare. Eingangsbücher pflegen etwa die Hälfte der Einrichtungen. 62% (48) erfassen ausschliesslich EDV- gestützt. Rund ¼ (19) haben alle Bestände erfasst. Insgesamt 54 % (43) haben mindestens ¾ ihrer Bestände dokumentiert. Bilddaten zu mindestens ¾ der Objekte haben rund 41% (32) verknüpft. Etwa 1/5 (15) der Einrichtungen wird noch einige Bemühungen unternehmen müssen, um den wesentlichen Teil seiner Bestände zeitgemäss bearbeitet zu haben. Als kritisch ist das Vorgehen von 5 Einrichtungen einzuschätzen, die grundsätzlich über eine Sammlung verfügen, aber keinerlei Erfassung haben bzw. in einem weiteren Fall angeben, dass die Erfassung mangelhaft sei. 1 Alles Wissen über die Objekte und ihre Kontexte ist an die betreuenden Personen gebunden. Im Falle eines Unglücks, kann viel Aufbauarbeit unwiederbringlich zu Nichte sein. Die Software MuseumPlus ist derzeit das am häufigsten eingesetzte Programm (17) in Bündner Museen und Kultureinrichtungen. Danach folgt MGRinventar mit 8 Nennungen. 1 Allerdings arbeitet diese Einrichtung zur Zeit an der Inventaraufnahme mit MuseumPlus

4 Im Herbst 2010 lag die erhobene Verteilung bei 3 (MuseumPlus) und 11 (MGRinventar). 2 Damit haben sich seitdem 14 Häuser für MuseumPlus entschieden. Dies sind 3 Häuser mehr, als 2010 für einen geplanten Umstieg ermittelt wurden. 15 weitere Einrichtungen planen die Einführung bzw. einen Wechsel in den nächsten 2 5 Jahren. Bei 11 Einrichtungen besteht ein konkreter Schulungsbedarf. 70 % der bisherigen Anwender sind sehr bis im Allgemeinen mit der Software zufrieden. Die Betreuung beim Wechsel wird mehrheitlich positiv eingeschätzt. In einzelnen Punkten besteht Kritik und es wird Verbesserungsbedarf angemerkt. An einer internetbasierten Version von MuseumPlus besteht mit rund 44% (34) aller Befragten ein grundsätzliches Interesse. Dies ist jedoch an keine jährlichen Mehrkosten (26) oder nur geringe bis max. CHF 500 (6) bzw. max. CHF 1'000 (2) gebunden. 4 von 8 Kulturarchiven wünschen eine Anpassung von MuseumPlus an ihre spezifischen Bedürfnisse bzw. schätzen eine solche Anpassung als sinnvoll ein. Eine Querauswertung ergibt, dass die 17 Einrichtungen, die derzeit mit MuseumPlus arbeiten, rund 170'000 Objekte beherbergen. Dies ist rein quantitativ gesehen ein geringer Anteil am Gesamtbestand von rund 1,5 Millionen. Dies hängt u.a. damit zusammen, dass für die mit Abstand grösste Sammlung (500'000) des Bündner Naturmuseums eine andere, den Bedürfnissen entsprechende, spezifische Lösung eingesetzt wird. Wenn die aufgezeigten Planungen in den nächsten 2 5 Jahren mit der dafür notwendigen verlängerten finanziellen Förderung tatsächlich umgesetzt werden die Entwicklungen seit 2010 stimmen hier grundsätzlich positiv könnten in 32 Museen und Kulturarchiven Daten zu bis zu 192'000 Objekten erfasst sein. Die langsame Entwicklung der Objektzahlen spiegelt das strukturelle Problem vieler kleiner Einrichtungen im Kanton Graubünden. Zu betonen ist, dass die in diesem Bericht erfassten Daten vor allem quantitativer Natur sind und nur punktuell Aussagen zu qualitativen Aspekten ermöglichen. Grundsätzlich wird mit der guten Akzeptanz von MuseumPlus eine sinnvolle technische Basis für ein zukünftiges, gemeinsames Online- Portal zur vielfältigen und reichen Kulturlandschaft Graubünden geschaffen. Besucher, seien es Feriengäste oder Forscher, sei es im Netz oder vor Ort in der Region, suchen vor allem Qualität. In Bezug auf die Sammlungserfassung bedeutet dies, dass eine fachkundige, standardbasierte, EDV- gestützte Erfassung und Verknüpfung mit ansprechendem Bildmaterial unerlässlich ist. Für ein Kulturgüterportal kann ein Weniger an Objekten auch ein Mehr an Attraktivität bedeuten. Bei Wünschen nach noch mehr Information sind die vielen engagierten Mitarbeitenden in den Museen und Kulturarchiven sicherlich gern behilflich. 2 Stand der Inventarisierung in Bündner Museen, Studie von Arno Caluori vom Rätischen Museum im Auftrag des Amts für Kultur,

5 1 Einleitung Als Dachorganisation der Museen Graubündens führte der Verein MGR (Museen Graubünden) von Frühjahr bis Sommer 2014 eine umfassende Bestandsaufnahme der Inventarisierung und weiteren Planungen unter seinen Mitgliedern 91 Museen und Kulturarchiven Graubündens durch. Hierzu wurde eine Online- Umfrage durchgeführt und ergänzende Telefonate geführt. Hintergrund des Vorhabens ist eine bis Ende des Jahres 2014 bestehende Förderung für die Einführung einer Ligthversion des Sammlungsverwaltungsprogramms MuseumPlus der Firma Zetcom. Diese Förderung ist ein Angebot des Amts für Kultur des Kantons Graubünden. Ziel ist es, dass möglichst viele Museen und Kulturarchive mit der gleichen Software ihre Bestände erfassen und verwalten. Eine einheitliche Basis kann den Aufbau eines gemeinsamen Kulturgüterportals für Graubünden wesentlich erleichtern. Mittels dieser Studie sollte abgeklärt werden, wie es um die Akzeptanz dieser Software steht, ob Planungen für einen Softwarewechsel nach Ende 2014 vorliegen und somit ein Bedürfnis besteht für die Verlängerung der Förderung um weitere zwei bis fünf Jahre. Auch wurde die Frage nach Wünschen bezüglich Schulungen oder spezifischer Softwareanpassungen gestellt. 1.1 Vorgehen Die Konzeption der Studie und wesentliche Teile der Durchführung erfolgten durch die Geschäftsstelle des Vereins MGR. Die Autorin dieses Berichts unterstütze die Geschäftsstelle bei der Einholung offener Rückläufe und übernahm die Auswertung sowie Aufbereitung der Ergebnisse. 1.2 Konzeption des Fragebogens Es wurde ein Fragebogen entwickelt, der neben Institutionsnamen und einem Sammlungsbeschrieb 15 Aspekte umfasste. Ein geringerer Teil bestand aus Ja- /Nein- Fragen. Bei einer Vielzahl wurde die Möglichkeit gegeben, aus vorgegebenen Antwortoptionen auszuwählen. Als Ergänzung wurde häufig das Feld Sonstige verwendet, verbunden mit dem Angebot, freie Kommentare mitzuteilen. Alle Teilnehmenden durchliefen denselben Fragebogen, wobei sich Einzelfragen explizit an Anwender der Software MuseumPlus oder an Kulturarchive wendeten. Die erhobenen Daten sollten auch Teil- und Querbezüge ermöglichen. Für eine Vertiefung von Einzelfragen wurde auf die Archivierung und Dokumentation aller Ergebnisse geachtet. Es wurden Daten zu folgenden Bereichen erhoben: Anzahl der Sammlungsobjekte Inventarführung Form der Inventarführung Führung eines Eingangsbuches Umfang der Inventarisierung Abbildungen der Sammlungsobjekte Inventarisierungsprogramm Planung Zeitraum - 4 -

6 MuseumPlus Schulung Anwenderfreundlichkeit MuseumPlus Verbesserungswünsche zu MuseumPlus Zufriedenheit mit der Betreuung Anpassung von MuseumPlus (nur Kulturarchive) Internetbasierte Inventarisierung und Datenverwaltung 1.3 Durchführung der Umfrage Das Mitgliederverzeichnis des Vereins MGR umfasst im Frühjahr 2014 insgesamt 91 Einrichtungen, aufgeteilt in 80 Museen und 11 Kulturarchive. Diese Anzahl bildet ein breites Spektrum an Museumstypen aus allen Sprachregionen ab und wurde als Grundgesamtheit für die Umfrage bestimmt. Um effizient abgestützte Aussagen treffen zu können, sollten die Daten mittels eines Online- Fragebogens erhoben werden. Für die Durchführung wurde Google Drive gewählt. Google Drive unterstützt die Gestaltung und Auswertung einfacher Umfragen. Mit einer E- Mail wurden die Adressaten kontaktiert, über das Vorhaben informiert und über einen Link zum Online- Fragebogen geführt sowie zur Teilnahme eingeladen. In Einzelfällen ohne E- Mailadresse erfolgte der Kontakt telefonisch mit telefonischer Durchgabe der Antworten. Der Start war am 22. Februar Die Laufzeit war bis zum 10. März vorgesehen. Im Nachgang wurden Einrichtungen mit noch fehlendem Rücklauf kontaktiert. Eine Zwischenauswertung wurde durch die Autorin auf der Generalversammlung des Vereins im Mai 2014 in Bergün präsentiert. Nach weiteren Bemühungen konnte die Rücklaufquote von 78 % (71) im Mai auf 86 % (78) im Juli gesteigert und die Umfrage geschlossen werden. 2 Datenauswertung und Ergebnisse 2.1 Teilnahme und Rücklauf Mit einer Rücklaufquote von rund 86 % bzw. 78 antwortenden Einrichtungen ist die Beteiligung als sehr gut zu bewerten. Die Beteiligung setzt sich mehrheitlich aus Regional-, Orts- und Heimatmuseen zusammen. Einen weiteren Schwerpunkt bilden thematische Museen (z.b. gewerbliche oder industrielle Anlagen, militärische Anlagen, archäologische Fundstellen oder Spezialsammlungen). Des Weiteren sind in absteigender Häufigkeit vertreten Kulturarchive, Kunstmuseen bzw. Kunstsammlungen, naturkundliche Sammlungen und Mehrsparteneinrichtungen sowie Einrichtungen ohne eigene Sammlung. Unter den Teilnehmenden sind auch die kantonal getragenen sowie die meisten grösseren Einrichtungen. Der Umfang der Stichprobe (100 %) bezieht sich bei den nachfolgenden Darstellungen auf die 78 antwortenden Einrichtungen. Teilauswertungen sind als solche gekennzeichnet. Kommentare werden anonymisiert wiedergegeben. Die vollständigen Umfrageergebnisse liegen als Excel- Tabelle vor. Bei Bedarf können weitere Teil- und Querauswertungen erstellt werden

7 2.2 Allgemeine Ergebnisse Im Folgenden wird zwischen den Ergebnissen, die alle Einrichtungen betreffen und solchen, die sich auf die Software MuseumPlus beziehen, unterschieden Anzahl der Sammlungsobjekte Wie viele Objekte beherbergt Ihre Institution? bis 1'000 1'001 bis 5' '001 bis 10'000 6 über 10'000 unbekannt keine Sammlung Rund 1,5 Millionen Objekte und Dokumente konnten insgesamt nachgewiesen werden. Die im Freitext vorliegenden Einträge wurden in Anlehnung an die weiter unten erwähnte Studie des Rätischen Museums aus dem Jahre 2010 in 6 Kategorien eingeteilt. Die Mehrheit (47) der Bündner Museen und Kulturarchive besitzt bis max. 5'000 Objekte bzw. Dokumente. Im Besitz von zwischen 5'001 und Einheiten zu sein, geben 6 Einrichtungen an. 10 Häuser beherbergen mehr als 10'000 Objekte. 5 Häuser geben an, keinen eigenen Bestand zu haben, was bei 3 Häusern zutrifft, 2 Häuser besitzen keine Originalobjekte, sondern nur Ausstellungsmaterial. Keine Angaben liegen von 10 Einrichtungen vor. Zwei der drei kantonale Museen beherbergen die mit Abstand grössten Sammlungen: Das Bündner Naturmuseum mit rund 500'000 Objekten, gefolgt vom Rätischen Museum mit rund 100'000 Nachweisen. Das Bündner Kunstmuseum befindet sich im Hinblick auf den Sammlungsumfang mit knapp 8'000 Objekten im mittleren Bereich. Zusammengenommen ergeben sich für die kantonalen Einrichtungen rund 608'000 Nachweise und damit rund 40 % aller Bestände

8 2.2.2 Inventarführung Als Folgefrage wurde erhoben, ob ein Inventar geführt wird. Neben den Antworten Ja oder Nein war unter Sonstige auch eine Freitexteingabe möglich. Führt Ihre Institution ein Inventar? 10% 8% Ja (64) Nein (8) Sonstige (6) 82% 82 % gaben an, ein Inventar zur führen. Hingegen besteht dieses bei 10 % nicht. Unter Einbezug der Freitexteingabe später unter Sonstige erhöht sich der Anteil ohne Inventar auf 11 % (9). 3 Einträge geben an, dass sich ein Inventar im Aufbau befindet und 1 Eintrag sagt aus, dass ein Inventar für einen Teil des Bestandes besteht. Somit erhöht sich der Anteil mit (Teil- ) Inventar auf 86 % (67) Form der Inventarführung In welcher Form ist das Inventar vorhanden? 10% 17% 17% 56% Digital (44) Karteikarten (13) keine Inventarisierung (8) Sonstige (13) Bei Einbezug der Kommentare unter Sonstige pflegt über die Hälfte eine digitale Erfassung. Es finden sich 3 Einträge, die Excel angeben und eine weitere Angabe mit im Aufbau. Hierbei handelt es sich auch um eine digitale Erfassung, was einem Gesamtanteil der digitalen Inventarisierung von 62 % (48) entspricht. Weitere Einrichtungen erfassen Teile des Bestandes (z.b. Dokumente) digital und andere Sammlungsteile (z.b. Objekte) auf konventionelle Art. Eine ausschliessliche Erfassung auf Karteikarten liegt bei 17 % vor. Wie bei der Einstiegsfrage führen 10 % kein Inventar

9 Unter Sonstiges findet sich die Aussage in Planung, womit der Anteil ohne Inventarisierung wie bei der vorhergehenden Frage um 1 Antwort auf 11 % (9) steigt Führung eines Eingangsbuches Nach der Inventarführung wurde die Verbreitung von Eingangsbüchern erfragt. Führen Sie ein Eingangsbuch? 45% 11% 44% Ja (34) Nein (35) Sonstige (9) Die Ja- und Nein- Antworten fallen mit 44 % bzw. 45 % fast gleich hoch aus. Unter den sonstigen Einträgen finden sich 2 Angaben über die Führung von (digitalen) Eingangslisten und eine weitere Einrichtung, die über ihre Verwaltungslösung grundsätzlich Eingangslisten erstellen könnte Inventar und Eingangsbuch Eine Querauswertung ergibt, dass in 10 (13 %) Einrichtungen weder ein Inventar noch ein Eingangsbuch besteht bzw. es wird angegeben, dass diese mangelhaft oder sehr lückenhaft sind. Bei einem Teil der Einrichtungen ist dies nachvollziehbar, da sie z.b. Wechselausstellungen organisieren und über keine Sammlung oder Neuzugänge verfügen. Bei 5 (6 %) dieser Einrichtungen sind eine Sammlung bzw. Zugänge ersichtlich. Es ist folglich ein Bedarf für eine Dokumentation gegeben, auch wenn 2 dieser Einrichtungen keine Originalobjekte beherbergen

10 2.2.6 Umfang der Inventarisierung Wie viele Prozente der Sammlung sind erfasst? 9% 14% 8% 15% 24% 30% 100% (19) 76-99% (23) 51-75% (12) 26-50% (6) 0-25% (11) Sonstige (7) Den gesamten Bestand erfasst haben rund ¼ (19) der Bündner Museen und Kulturarchive. Zusammengenommen haben 54 % (43) mindestens ¾ ihrer Bestände dokumentiert. 15 % (12) haben über die Hälfte bearbeitet. 22 % (17) geben eine Erfassung von max. 50 % der Sammlung an. Bei den Angaben unter Sonstige finden sich sowohl Häuser ohne Sammlung als auch Häuser mit Sammlung, aber ohne Erfassung Abbildungen der Sammlungsobjekte Zu wie vielen Prozenten sind die Inventardaten der einzelnen Objekte mit einem oder mehreren Bildern des Objekts verknüpft? 20% 10% 9% 8% 12% 17% 24% gesamte Sammlung mit Foto erfasst (13) 76-99% (19) 51-75% (9) 26-50% (7) 1-25% (8) keine Abbildungen (16) Sonstige (6) Digitale Abbildungen zu ¾ bis 100 % der Bestände geben 41 % (32) der Teilnehmenden der Umfrage an. Bis zu maximal 75 % Abbildungen geben 31 % (24) Einrichtungen an. 20 % (16) verknüpfen keine digitalen Daten. Den Freitexteinträgen ist zu entnehmen, dass nur schlechte Digitaldaten, analoge Fotografien und Dias vorhanden sind oder, dass diese Frage derzeit nicht beantwortet werden kann

11 2.3 Ergebnisse zu MuseumPlus Inventarisierungsprogramme Mit welchem Inventarisierungsprogramm arbeiten Sie? MuseumPlus MGRinventar Sonstige Keines 32 Die Software MuseumPlus ist das am häufigsten eingesetzte Programm in Bündner Einrichtungen (17). Danach folgt MGRinventar mit 8 Nennungen. Rund ¼ (32) der Einrichtungen hat eine eigene, sonstige Software. Darunter finden sich 8 Datenbanklösungen auf Basis von Filemaker, sowie 1 auf Basis von Access. Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel hat 5 Nennungen; je 1 Nennung für das Textverarbeitungsprogramm Word, BioOffice als spezifische Lösung für biologische Objekt- und GIS- Informationen, eine auf die Verwaltung und Bearbeitung von Bildbeständen abgestimmte Kombination von Adobe Photoshop Lightroom mit einer SQL Datenbank/easyDB sowie die Archivsoftware CMISTAR. 7 Einrichtungen geben eine eigene Lösung an, ohne nähere Spezifizierung. Unter Keines finden sich die zuvor beschriebenen 9 Einrichtungen ohne Inventarisierung sowie 13 mit einer papiergebundenen Erfassungsform. Zwei der drei kantonalen Museen haben MuseumPlus eingeführt. Das Bündner Naturmuseum verwendet BioOffice

12 2.3.2 Planung Haben Sie vor, in absehbarer Zeit auf MuseumPlus umzusteigen? Ja Nein MuseumPlus bereits eingeführt Einrichtungen haben vor, in absehbarer Zeit die Software MuseumPlus einzuführen. Diese Einrichtungen haben gegenwärtig eine andere Softwarelösung oder noch keine EDV- gestützte Bestandserfassung. Falls die Antwort Nein (46) war, konnten in einem Freitextfeld Gründe eingetragen werden. Die häufigsten Gründe rund 11 Einträge sind struktureller Natur. Die notwendigen Ressourcen (Personal, Geld) stehen nicht zur Verfügung bzw. der Aufwand ist gegenüber dem erkennbaren Nutzen zu hoch. An zweiter Stelle stehen Rückmeldungen (7), die angeben, dass man mit der bestehenden Lösung zufrieden ist. In einigen Fällen (3) erfüllt MuseumPlus spezifische Bedürfnisse nicht. Einzelne haben derzeit andere Prioritäten (3) oder kennen die Software nicht genauer, sodass sie kein Urteil abgeben können Zeitraum In welchem Zeitraum planen Sie den Wechsel auf MuseumPlus? in den nächsten 2 Jahren in den nächsten 5 Jahren Sonstige Die Rückmeldungen der 15 Einrichtungen, die einen Umstieg oder eine Einführung planen, wurden in Bezug auf den Planungszeitraum genauer ausgewertet. Die meisten (8) Häuser planen MuseumPlus für die nächsten 2 Jahre ein. 3 Einrichtungen haben den Wechsel für die nächsten 5 Jahre vorgesehen

13 Den Freitexteingaben unter Sonstige ist zu entnehmen, dass eine Einrichtung noch in 2014 MuseumPlus vorgesehen hat. Weitere Einträge sind: w. m od [sic!]; Kosten- und Personalfrage; derzeit nicht beantwortbar. Wenn diese rund 15 Häuser ihre Planungen in den nächsten Jahren tatsächlich umsetzen, könnte die zukünftige Verteilung wie nachfolgend abgebildet aussehen. Inventarisierungsprogramme in 2-5 Jahren MuseumPlus (32) Sonstige (46) Erfasste Bestände Eine Querauswertung ergibt, dass die 17 Einrichtungen, die derzeit mit MuseumPlus arbeiten rund 170'000 Objekte beherbergen. Dies ist rein quantitativ gesehen ein geringer Anteil am Gesamtbestand von rund 1,5 Millionen. Dies hängt u.a. damit zusammen, dass für die mit Abstand grösste Sammlung (500'000) des Bündner Naturmuseums eine andere, den Bedürfnissen entsprechende spezifische Lösung eingesetzt wird. Wenn die aufgezeigten Planungen in den nächsten 2 5 Jahren tatsächlich umgesetzt werden und eine sachkundige, qualitative Bestandserfassung (standardbasiert, hohe Datenkonsistenz, ansprechendes Bildmaterial) weiter voranschreitet, dann könnten in den 32 Einrichtungen Daten von bis zu 192'000 Objekten erfasst sein Schulungsbedarf Sind Sie an einer Schulung zum Programm MuseumPlus interessiert? 8% 14% 49% 29% Ja, möglichst bald (11) Später vielleicht (23) Nein, zurzeit kein Bedarf (38) Sonstige (7)

14 Grundsätzlich besteht ein Bedarf an Schulung. Bei genauerer Betrachtung der Daten sind diese Einträge teils Einrichtungen zuzuordnen, die bereits MuseumPlus haben oder gegenwärtig einführen bzw. wo zukünftige Planungen und Überlegungen bestehen. Einige Einträge unter Sonstige geben an, dass eine Schulung bereits erfolgt ist (4), wobei 2 ein erneutes Treffen begrüssen bzw. für notwendig halten. Unter den 38 Rückmeldungen ohne Bedarf finden sich 5 Einrichtungen, die MuseumPlus bereits haben oder gegenwärtig einführen und mutmasslich bereits an einer Schulung teilgenommen haben. Ein weiterer Teil hat wie in den oberen Grafiken ersichtlich ist grundsätzlich kein Interesse an dieser Softwarelösung Anwenderfreundlichkeit Diese Frage richtete sich an die 17 Museen und Kulturarchive, die bereits mit MuseumPlus arbeiten. Sind Sie mit dem Programm MuseumPlus zufrieden? 6% 6% 18% 47% 23% Ja, sehr (4) Im Allgemeinen ja (8) Eher unzufrieden (1) Nicht zufrieden (1) Sonstige (3) Ja, sehr zufrieden bis im Allgemeinen ja sind 70 % der Anwender von MuseumPlus in Graubünden. Nur Einzelmeldungen sind eher unzufrieden bis nicht zufrieden. Den Kommentaren unter Sonstiges ist zu entnehmen: Eher langsame Handhabung. Zum Beispiel sind die Bilder bei der Migration völlig durcheinandergeraten. Schade auch, dass die Vorlagen nicht verändert werden können und keine Excel- Listen möglich sind. Das (...) hat seit der Einführung von MuseumPlus nur einige wenige Datensätze erstellt, deshalb ist diese Frage fast nicht zu beantworten Verbesserungswünsche Die Anwender der Software konnten in einem freien Feld Verbesserungswünsche eingeben. Darunter finden sich folgende Anregungen: Bei der Eingabe einer neuen Inventarisierungsnummer dauert es eine kleine Ewigkeit bis dann effektiv mit der Eingabe der Daten begonnen werden kann. Verbesserung bzw. Vereinfachung der Bedienung für weniger erfahrene Nutzer. Viele Funktionen, z.b. einfache Feldanpassungen sind nur für IT- Spezialisten zu verstehen, manche Button sind unverständlich und nicht selbsterklärend. Wir haben gemeinsam ein paar Verbesserungsvorschläge ausgearbeitet und ein

15 Papier zusammengestellt, das per Mail an Laetizia Christoffel (Museen MGR) geht. 3 Anpassung an Archiv Zufriedenheit mit der Betreuung Waren Sie mit der Betreuung beim Wechsel zu MuseumPlus zufrieden? 27% 6% 67% Ja (10) Nein (1) Sonstige (4) Zu dieser Frage liegen Rückmeldungen von 15 der 17 anwendenden Einrichtungen vor. Eine positive Einschätzung der Betreuung bei der Einführung überwiegt. Es ist eine kritische Gegenstimme vorhanden. Weitere Kritikpunkte sind den Kommentaren des Freitextfeldes zu entnehmen: Die Migration war nicht sehr gut und es gab viele Fehler, die offenbar nur von Hand zu korrigieren sind. Das ist mühsam. Immer wieder Wechsel bei den Ansprechpartnern. Vor meiner Zeit eingeführt Internetbasierte Inventarisierung und Datenverwaltung Die internetbasierte Inventarisierung würde es u.a. ermöglichen, von überall her (im Museum, von unterwegs, von zuhause etc.) über das Internet auf das Inventar zuzugreifen. Die Datenhaltung und der Betrieb der Infrastruktur würden dabei auf einem externen Server gespeichert. Sind Sie an einer internetbasierten Inventarisierung interessiert? 8% 34% 2% 35% 21% Ja, aber ohne jährliche Mehrkosten (26) Ja, bis max. CHF 500 jährlich (6) Ja, bis max. CHF 1000 jährlich (2) Nein (27) Sonstige (16) 3 Diese Vorschläge betreffen den Schulungsbedarf für AnwenderInnen von MuseumPlus sowie die Erarbeitung einer Internetversion von MuseumPlus mit Hilfe einer Arbeitsgruppe

16 Diese Frage richte sich an alle Adressaten. Es sind also Antworten enthalten von Einrichtungen, die MuseumPlus bereits einsetzten (17) oder dies für die nächsten Jahre vorsehen (15) und Einrichtungen, die andere Lösungen bevorzugen. Grundsätzlich bekunden 34 (44 %) Museen und Kulturarchive ein Interesse an dieser Funktionalität. Weiteren Einschätzungen ist zu entnehmen: In Zukunft sicher ja. Grundsätzlich ja, aber es ist alles noch offen. Wir würden eine solche Initiative des AfK begrüssen (inkl. online Zugriff auf Teilsammlung der Institutionen). Dies wurde bei (...) diese Woche bereits realisiert. Eigene Lösung in Vorbereitung. Kein Interesse besteht bei 27 (35 %) Teilnehmern der Umfrage. Verschiedenen weiteren Kommentaren (Sonstige) ist eine abwägende bis distanzierte Haltung zu entnehmen: Entwicklung verfolgen. Weitere Entwicklung z. Z. offen. Zuerst Sammlung erfassen. Kein Inventarisationsbudget Anpassungen (nur Kulturarchive) Wünschen Sie eine Anpassung von MuseumPlus an die Anforderungen von Kulturarchiven? 30% 30% 20% 20% Ja (3) Nein (3) Sonstige (2) Keine Angaben (2) Diese Frage richtete sich an die 11 angeschriebenen Kulturarchive im Kanton Graubünden. Von 10 Einrichtungen liegen Rückmeldungen vor, wobei zwei keine Angaben machten. Zusammengenommen mit den freien Kommentaren sind die Interessen ausgewogen. 4 Kulturarchive wünschen eine Anpassung bzw. 1 merkt an wäre sinnvoll. 4 Einrichtungen haben kein Interesse bzw. 1 gibt an im Moment nicht. 3 Umfrage zur Inventarisierung aus dem Jahr 2010 Im Herbst 2010 führte Arno Caluori vom Rätischen Museum eine Online- Umfrage zur Inventarisierung in Bündner Museen durch. Der Fokus der Studie lag an anderer Stelle und die erhobenen Aspekte sind teils in der Thematik, teils in der Methodik unterschiedlich

17 Dennoch sind in einzelnen Punkten bei aller Vorsicht Vergleiche möglich und Entwicklungen ablesbar. Kontaktiert wurden bei dieser Studie 85 Einrichtungen. Die Anzahl der Einrichtungen ist folglich im 2014 auf 91 gestiegen. Der Rücklauf ist in 2010 mit 69 % bzw. 59 Einrichtungen im Vergleich zur aktuellen Umfrage (86 % bzw. 78 Einrichtungen) geringer, aber insgesamt gut. Bei den Museumstypen und der Anzahl der Sammlungsobjekte zeigt sich eine ähnliche Verteilung. Auch damals nahmen alle drei kantonalen Museen an der Umfrage teil. Von Interesse ist die Entwicklung bei den Inventarisierungsprogrammen. Im Jahr 2010 dominierte unter den 27 Einrichtungen mit einer Datenbanklösung MGRinventar als museumspezifische Anwendung mit 11 Nennungen. MuseumPlus wurde für 3 Häuser nachgewiesen. 11 Häuser erwogen zu dem Zeitpunkt die Umstellung auf MuseumPlus. 4 Jahre später setzen bereits 17 Häuser MuseumPlus ein. Damit haben sich mehr Häuser für diese Lösung entschieden, als im 2010 erwartet. Insgesamt ist dies eine deutliche Entwicklung innerhalb überschaubarer Zeit. Die Verbreitung von MGRinventar geht im selben Zeitraum auf 8 Nennungen zurück. Für weitere Vergleiche wird auf die Studie selbst verwiesen

18 DIE AUTORIN DES BERICHTS Christina Bieber, geboren 1972, studierte Informationswissenschaft, Kunstgeschichte und Betriebswirtschaftslehre an der Universität des Saarlandes, Saarbrücken. Zuvor absolvierte sie ein Studium im Bereich des Dokumentations- und Bibliothekswesen an der Fachhochschule Köln. Den Schwerpunkt ihrer beruflichen Tätigkeiten bilden Projektaufgaben für Kulturgütereinrichtungen sowie Bildungs- und Forschungseinrichtungen. Seit 2006 lebt und arbeitet sie in Chur, Graubünden. Im Auftrag des Kantons Basel- Landschaft, Hauptamt für Museen und Archäologie erarbeitete sie eine Vorstudie für eine Kooperation der Ortsmuseen im Kanton Basel- Landschaft im Bereich Objektdokumentation. Eine Studie zum Stand der Digitalisierung im Museumsbereich in der Schweiz mit internationalen Referenzprojekten und Handlungs- empfehlungen entstand während ihrer Tätigkeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin am Institut für Informationswissenschaft der HTW Chur. Am Max- Planck- Institut für Kunstgeschichte in Florenz war sie im Rahmen eines Projektes der Deutschen Forschungsgemeinschaft für ein Bilddigitalisierungs-, Datenbank- und Webprojekt tätig. Als Co- Projektleiterin und Lehrkraft arbeitete sie für MUSEALOG, einem beruflichen Weiterbildungsangebot mit Schwerpunkt Sammlungsmanagement an sieben Museen in Niedersachsen

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