Stefan Pradel Senior Manager arvato systems

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Klemens Adolph Diefenbach
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2 Stefan Pradel Senior Manager arvato systems

3 Agenda Kurzvorstellung arvato systems Wer wir sind und was wir machen Unsere Kompetenz in SharePoint Microsoft Partnerschaft und Referenzen BestPractice: SharePoint Einführung Informationsmanagement: Ein hoffnungsloser Fall? Beispiele aus dem Unternehmensalltag SharePoint: Die Lösung aller Probleme? DOs and DON Ts in SharePoint Projekten Lessons learned

Informationsmanagement: Ein hoffnungsloser Fall?

4 Bertelsmann Weltweit agierendes Medien- und Entertainment Unternehmen 19,3 Mrd. Umsatz* Mehr als Mitarbeiter in 63 Ländern* 6 Unternehmensbereiche mit über 400 Profit Center* *GJ 2006

5 Bertelsmann Grenzenlose Medienvielfalt, geprägt durch Kreativität und Unternehmertum weltweit

arvato systems group Fakten Globale Standorte in Europa, Nordamerika und Asien Ca. 200 Mio. Umsatz* Ca. 1.

6 arvato systems group Fakten Globale Standorte in Europa, Nordamerika und Asien Ca. 200 Mio. Umsatz* Ca Mitarbeiter* Namhafte Kunden im direkten Medienumfeld und anderen Branchen und Segmenten Rund 30 Jahre Erfahrung in IT Dienstleistungen arvato systems GmbH arvato systems Technologies GmbH Solutions for Media GmbH *GJ 2006

500 Mitarbeiter* Namhafte Kunden im direkten Medienumfeld und anderen Branchen und

7 arvato systems Deutschland Nationale Präsenz Wilhelmshaven Hamburg Rostock Osnabrück Dortmund Düsseldorf Köln Gütersloh Berlin Wiesbaden Baden-Baden München Headquarter Standorte

arvato systems Von der Idee bis zum Betrieb arvato systems arvato systems (infrastructure services) PLAN BUILD RUN Consulting Services RZ-Services PLAN Individuelle Beratung Consulting Workshops

8 arvato systems Von der Idee bis zum Betrieb arvato systems arvato systems (infrastructure services) PLAN BUILD RUN Consulting Services RZ-Services PLAN Individuelle Beratung Consulting Workshops Expertengespräche Konzepterstellung BUILD Projektumsetzung Anpassung der Standardlösung Implementierung der Lösung Migration RUN IT-Outsourcing DataCenter Support & Betrieb von: Standard Server Serverfarmen Hardware Betriebssystemen Datenbanken Applikationen TK Systemen

BUILD Projektumsetzung Anpassung der Standardlösung Implementierung der Lösung Migration RUN IT-Outsourcing

Microsoft Partnerschaft & Kompetenz Microsoft Gold Certified Partner Seit über 16 Jahren Partner auf höchstem Level 8 Kompetenzen in der Gruppe: Advanced Infrastructure & Information Worker

9 Microsoft Partnerschaft & Kompetenz Microsoft Gold Certified Partner Seit über 16 Jahren Partner auf höchstem Level 8 Kompetenzen in der Gruppe: Advanced Infrastructure & Information Worker Dreimalige Auszeichnung mit dem Microsoft Partner Award Aktuell vier offizielle Case Studies zu Microsoft SharePoint noch unter altem Label Technologien: SharePoint / Office System, Windows / Exchange, CRM, Dynamics, SQL Server, ISA Server,.NET Entwicklung Kunden: Gehobener Mittelstand, Behörden und Konzerne

Award Aktuell vier offizielle Case Studies zu Microsoft SharePoint noch unter altem Label Technologien: SharePoint / Office

Referenzen mit Microsoft oder warum wir Case Study Eurowings (1.245 User) Perfekter Überblick durch zentrale Informationsplattform Case Study DLR Intranet (5.

10 Referenzen mit Microsoft oder warum wir Case Study Eurowings (1.245 User) Perfekter Überblick durch zentrale Informationsplattform Case Study DLR Intranet (5.500 User) Konzeption und Aufbau einer SharePoint 2003 Umgebung Case Study PKF Extranet (500 User) Wirtschaftsprüfernetzwerk verbessert Geschäftsprozesse mit SharePoint Extranet-Portallösung Case Study SMP AG (30 User) Unternehmensberatung organisiert Wissensmanagement mit Hilfe von SharePoint Lösung

500 User) Konzeption und Aufbau einer SharePoint 2003 Umgebung Case Study PKF Extranet (500 User)

12 Inhalt Informationsmanagement: Ein hoffnungsloser Fall? Beispiele aus dem Unternehmensalltag SharePoint: Die Lösung aller Probleme? DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten

14 Informationsmanagement: Ein hoffnungsloser Fall? Je größer die Insel unseres Wissens, desto größer das Ufer unseres Nicht-Wissens. John Wheeler

15 Informationsmanagement: Ein hoffnungsloser Fall?

16 Unternehmensalltag (1)

17 Unternehmensalltag (2) Private Ablage + Dateiserver + Anwendungen +? Projektantrag.doc

Unternehmensalltag (3) 30 % der öffentlichen Daten werden durch Duplikate belegt 42,8 % V: (Daten) 70 % der öffentlichen Daten sind seit über einem Jahr unverändert 45,16 % Office Dateien ca.

18 Unternehmensalltag (3) 30 % der öffentlichen Daten werden durch Duplikate belegt 42,8 % V: (Daten) 70 % der öffentlichen Daten sind seit über einem Jahr unverändert 45,16 % Office Dateien ca. 25% der öffentlichen Daten sind Bilddateien ca. 42% der Daten werden durch Homelaufwerke (x-laufwerk) belegt 41,8 41,4 % X: (Home) 8,2 % Profile 8,4 % Prg. 24,73 24,73 %% Bilddateien 11,25 % Zeichnungen 2,5 % Outlook 9,81 % Sonstige Ich finde meine Daten wieder, aber du hast schon verloren Informationswirtschaft = negativ

19 Unternehmensalltag (4) Wunsch Das gesamte Fachwissen ist als Unternehmenseigentum öffentlich abgelegt und zugänglich Die Mitarbeiter können über alle Anwendungen analog zum Internet nach Informationen suchen

abgelegt und zugänglich Die Mitarbeiter können über

20 SharePoint: Die Lösung aller Probleme? Server-basierte Excel- Kalkulation und Visualisierung Report Center Spezielle Webparts für Geschäftsdaten Business Intelligence Kollaboration Dokumente, Aufgaben, Kalender,Blogs, Wikis, -Integration, Opt. Projektmanagement, Outlook integration, Offlinefunktionalität Webbasierte Formulare Single Sign On Formulare Plattform Arbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicherung, Topologie, Site Modell Portal Enterprise Portal Template, Siteverzeichnis Meine Websites Social networking Integriertes Dokumentenmanagement, Records Mgmt., Web Content Management mit Richtlinien und Workflow Content Management Suche Skalierbarkeit, Kontextsuchen Integrierte Personensuche Suche in Geschäftsdaten

21 SharePoint: Die Lösung aller Probleme? Stetiger Ausbau und Optimierung des Funktionalitätsumfangs Umfangreichere Einsatzszenarien Hohe Verfügbarkeit Wachsende Attraktivität für den Einsatz als zentrale Plattform für das Informationsmanagement im Unternehmen Erhöhte strategische (und politische) Bedeutung im Unternehmen Anwachsen der technischen Komplexität

22 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten Der Einsatz der SharePoint Technologien kann punktuell geplant und kurzfristig umgesetzt werden: Konzentration auf spezifische Funktionalitäten Konzentration auf spezifische Aufgaben

23 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten

24 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten

25 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten Der Einsatz der SharePoint Technologien kann punktuell geplant und kurzfristig umgesetzt werden: Konzentration auf spezifische Funktionalitäten Konzentration auf spezifische Aufgaben Aber: Projekte mit Pilotcharakter werden schnell zu Projekten mit Produktionscharakter Projekte mit Produktionscharakter wecken schnell Begehrlichkeiten

26 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten SharePoint Websites neigen zur unkontrollierten Ausbreitung Es besteht die Gefahr, dass nur ein weiteres System neben vielen installiert wird Informationen und Dokumente werden weiter gestreut, aber nicht konsolidiert oder aggregiert und somit auch nicht gefunden Spätestens an diesem Punkt muss die strategische Planung ansetzen!

27 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten

28 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten Die Planung der logischen Architektur und der Informationsinfrastruktur sollte an erster Stelle stehen Erst im Anschluss kann die technische Infrastruktur definiert werden Es gibt vielfältige Abhängigkeiten zwischen logischer und technischer Infrastruktur, die von Anfang an zu berücksichtigen sind

29 Typische Anforderung: Unterstützung der Projektarbeit Was braucht man im Projekt: Zentrale Ablage wichtiger Dokumente (Protokolle, Ergebnisse) Versionsverwaltung Vorlagen Meilensteine, Termine Aufgabenlisten Nachschlagewerke Wikis Bibliotheken : Anträge Und nach dem Projekt: Möglichkeiten, die Ergebnisse verfügbar zu machen Suchen & Finden

30 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten

31 Beispiel: Teamraum

32 DOs and DON Ts in SharePoint Projekten Der konsequente, erfolgreiche Einsatz der SharePoint Technologien erfordert eine konsequente Planung, die sich an den Prozessen des Unternehmens und dem Informationsbedarf der Mitarbeiter ausrichtet. SharePoint erfordert einen anderen Umgang mit Informationen und Dokumenten SharePoint = Share + Point! Die Mitarbeiter müssen bereit sein, ihr Wissen und ihre Informationen zu teilen Diese Bereitschaft ist mit der Systeminstallation noch nicht geschaffen

33 DOs and DON Ts in SharePoint Projekten Umdenken aller Mitarbeiter im Umgang mit und Verarbeitung von Information ist erforderlich! Die Kommunikationskultur (Informationskultur) des Unternehmens muss sich ändern! Mitarbeiter-Schulung ist WICHTIG!

34 DOs and DON Ts in SharePoint Projekten (SharePoint) Projekte erfordern eine sorgfältige Projektplanung Schnelle Piloten sind eine gute Maßnahme, um das Produkt zu evaluieren und erste Erfahrungen zu sammeln, sie müssen aber in eine Gesamtstrategie integriert werden Es sollte in SharePoint Projekten ein ausgewogenes Verhältnis von Planung und Umsetzung geben _ Vorgehensmodell QuickSolution (4-6 Wochen) Planung und Umsetzung erfolgen iterativ mit dem Ziel der stetigen Optimierung der Plattform

35 Rechte/Rollen Design Navigation CM / DM Suche Integration Prozesse Bausteine im SharePoint-Projekt Logische Infrastruktur Websites für Präsentation Shared Services Websites für Kollaboration Technische (SharePoint) Infrastruktur IT-Infrastruktur

36 SharePoint Projekte 80% Konzept, 20% Umsetzung Welche Navigation? Welche Themenhierarchie? Welche inhaltlichen Zuständigkeiten ( Redaktion )? Welche Team Sites? Welche Benutzerkonten? Welche Aufgaben- und Rechteverteilung? Welche Rollen? Welche Site-Gruppen? Welche / Wie viele Inhalts-Datenbank(en)? Welche Webparts? Prozessbeschreibung und Umsetzung? Betriebskonzept?

37 DOs and DON Ts in SharePoint-Projekten Der Nutzen von Information liegt in der Auswahl, nicht in ihrer Fülle, liegt in ihrer Relevanz, nicht im Übertragungstempo. Frederic Vester

Infrastructure Consulting Rheinlanddamm 185 D-44139 Dortmund Tel.

39 Ihr Kontakt. Wir sind für Sie da. Stefan Pradel Senior Manager, NMI-BC arvato systems GmbH Infrastructure Consulting Rheinlanddamm 185 D Dortmund Tel.:+49 (0) Fax:+49 (0) Web:

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