Allgemeine Beschaffungsrichtlinien Stand:

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1 Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) D Mainz Abteilung Finanzen und Beschaffung Allgemeine Beschaffungsrichtlinien Stand: Inhaltsverzeichnis: 1. Rechtsgrundlagen 2. Geltungsbereich 3. Haushaltsrechtliche Vorgaben 4. Vergabearten (VOL/A 3) 4.1 Öffentliche Ausschreibung 4.2 Beschränkte Ausschreibung 4.3 Freihändige Vergabe 4.4 Kleinbestellungen (Handkäufe) 5. Zuständigkeiten für Beschaffung 5.1 Zuständigkeit FIN1 / Einkauf 5.2 Zuständigkeit der Fachbereiche und Einrichtungen 5.3 Zuständigkeiten der Abteilung Immobilien 5.4 Zuständigkeiten der Abteilung Technik 5.5 Zuständigkeiten der Abteilung Zentrale Dienste 6. Beschaffungsverfahren 6.1 Bedarfsklärung 6.2 Beschaffungsantrag 7. Lieferung und Warenannahme 8. Rechnung und Zahlung 8.1 Rechnungsempfänger 8.2 Rechnungsprüfung 8.3 Kontierung der Rechnung 8.4 Zahlung 9. Inventarisierung und Anlagebuchhaltung 10. Beschaffungsakten

2 1. Rechtsgrundlagen Folgende Rechtsvorschriften sind für die Vergabe öffentlicher Aufträge an der Johannes Gutenberg Universität Mainz relevant: - die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) mit VV über die Anwendung der VOL - die Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) mit VV über die Anwendung der VOB - die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) mit VV über die Anwendung der VOF - die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den VV zum Vollzug der LHO (VV-LHO) - die VV zur Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung - das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit der dazu erlassenen Vergabeverordnung (VgV) - das Mittelstandsförderungsgesetz (MFG) mit VV über die angemessene Beteiligung der mittelständischen Wirtschaft bei der Vergabe öffentlicher Aufträge - die VV über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge - die VV über das Öffentliche Auftragswesen in Rheinland-Pfalz vom Landesgesetz zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben vom Geltungsbereich - Die vorliegenden Beschaffungsrichtlinien gelten grundsätzlich für alle Lieferungen und Leistungen. Wegen der Preisgebundenheit von Büchern erübrigt sich die Vergabe beim Erwerb von Literatur. - Die Beschaffungsrichtlinien gelten für alle Abteilungen und Einrichtungen der Johannes Gutenberg-Universität. - Ausschreibungen und Beschaffungen für Bauleistungen werden ausschließlich von der Abteilung Immobilien bzw. Technik bzw. dem Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung nach VOB vorgenommen. - Soweit Drittmittel der öffentlichen Hand verausgabt werden gelten diese Richtlinien analog, soweit erforderlich ergänzt um Vorschriften des Drittmittelgebers. - Die Beschaffungsrichtlinie ist nur eine Zusammenfassung der Kernaussagen der relevanten Rechtsvorschriften, um auch dezentralen Beschaffungsstellen Einblick in die komplexe Rechtsmaterie zu geben. - In unklaren Fällen bitten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats FIN1 / Einkauf um Ihre Rückmeldung / -äußerung, um den Sachverhalt zu klären bzw. ggf. eine Klärung bei der zuständigen Stelle zu erreichen. 3. Haushaltsrechtliche Vorgaben ( 55 LHO mit VV) - Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen.

3 - In welchen Fällen von einer öffentlichen Ausschreibung nach der Natur des Geschäfts abgewichen werden kann, ist in den nachfolgend genannten, für die Vergabe maßgebenden Vorschriften der VOL geregelt. 4. Vergabearten ( 3 VOL/A) Zur Gewährleistung einer im Rahmen des Wettbewerbs wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der verfügbaren Haushaltsmittel ist die Rangfolge der Vergabearten in der VOL/A zu beachten. Grundsätzlich werden bei allen Ausschreibungen die Angebote in verschlossenem Umschlag an die Angebotssammelstelle in der Abteilung Finanzen und Beschaffung gesandt. Zum Submissionstermin werden dort die Angebote geöffnet, formal geprüft und die Endpreise im Preisspiegel dokumentiert. Die Angebotsöffnung durch nicht an der Vergabe beteiligte Personen schließt Manipulationen der Angebote aus. Die Angebote werden mit dem Preisspiegel an die beschaffende Abteilung weitergegeben. 4.1 Öffentliche Ausschreibung Eine öffentliche Ausschreibung bedeutet, in einem vorgeschriebenen Verfahren eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen aufzufordern, Angebote für Lieferungen und Leistungen einzureichen. Nationale Ausschreibungen nach VOL/A sind durchzuführen, wenn der Auftragswert voraussichtlich über (inkl. Umsatzsteuer) liegt. Bis zum gilt durch die Verwaltungsvereinfachung für Auftragswertgrenzen (Konjunkturpaket II) ein Schwellenwert von ohne Umsatzsteuer. Gemäß VOB/A 3 (3) sind die Auftragswerte (ohne Umsatzsteuer) für Bauleistungen wie folgt gestaffelt: für Ausbaugewerke, für Tiefbau, für die übrigen Gewerke. Bis zum gelten durch die Verwaltungsvereinfachung für Auftragswertgrenzen (Konjunkturpaket II) folgende Schwellenwert ohne Umsatzsteuer: für Beschränkte Ausschreibungen und für Freihändige Vergaben Europaweite Ausschreibungen für Liefer- und Dienstleistungen sind bei einem Auftragswert über ohne Umsatzsteuer obligatorisch 4.2 Beschränkte Ausschreibung (aao. 1 Abs. 3 u.4) Beschränkte Ausschreibungen, bei denen nur eine begrenzte Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten aufgefordert wird, werden in folgenden Fallen durchgeführt: - Die Leistung kann nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in geeigneter Weise ausgeführt werden. - Eine Öffentliche Ausschreibung erfordert unverhältnismäßig hohen Aufwand. - Eine Öffentliche Ausschreibung hat kein wirtschaftliches Ergebnis erbracht. - Eine Öffentliche Ausschreibung ist aus anderen Gründen (z.b. Dringlichkeit, Geheimhaltung) unzweckmäßig.

4 4.3 Freihändige Vergabe (aao. 1 Abs.5) Auch bei der Freihändigen Vergabe gilt grundsätzlich das Wettbewerbsgebot, d.h. dass Angebote von mehreren Bietern eingeholt werden und das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag bekommt. Freihändige Vergabe soll nach der VOL/A nur stattfinden, wenn - für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Anbieter in Betracht kommt - wenn im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang vergeben werden müssen - wenn gewerbliche Schutzrechte zugunsten eines bestimmten Unternehmens bestehen - wenn geringfügige Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag zu tätigen sind - wenn Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden müssen - wenn die Leistung besonders dringlich ist - wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist - wenn die Leistung nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können - wenn die Leistungen besondere schöpferische Fähigkeiten verlangt - wenn die Leistungen von Bewerbern angeboten werden, die zugelassenen, mit Preisabreden oder gemeinsamen Vertriebseinrichtungen verbundenen Kartellen angehören und keine kartellfremden Bewerber vorhanden sind - wenn es sich um Börsenwaren handelt - wenn es sich um eine vorteilhafte Gelegenheit handelt - wenn nach Aufhebung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht - wenn die Vergabe der Leistungen an Justizvollzugsanstalten, Einrichtungen der Jugendhilfe, Aus- und Fortbildungsstätten oder ähnliche Einrichtungen beabsichtigt ist - wenn es sich um eine Bestellung unter inkl. Umsatzsteuer handelt (VV vom zum Öffentlichen Auftragswesen in Rheinland-Pfalz) - auch bei freihändiger Vergabe müssen die eingeholten Angebote nachvollziehbar dokumentiert werden und für Prüfungen zu Verfügung stehen 4.4 Direktkauf (aao. 1 Abs.6) Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden. 5. Zuständigkeiten für Beschaffung Grundsätzlich gilt das Prinzip: so dezentral wie möglich, so zentral wie nötig. 5.1 Zuständigkeiten von FIN1 / Einkauf FIN1 / Einkauf ist grundsätzlich zuständig für den Einkauf bei folgenden Sachgebieten: - Möbel und sonstige Einrichtungsgegenstände - Büromaterial (Kernsortiment), Verbrauchsmaterial für den Reinigungs- und Sanitär-Bedarf - Werkstatteinrichtungen, Labormöbel, Küchen und Elektrogeräte

5 - IT-Hardware und Software, Bürogeräte, Audio-/Video-Geräte, Beamer, Kameras und Fahrzeuge - Wissenschaftliche Geräte und Anlagen FIN1 / Einkauf nimmt weiterhin folgende Aufgaben wahr: - Durchführung von nationalen und internationalen VOL/VOF-Ausschreibungen - Beratung der Nutzer - Preisanfragen vor Auftragsvergabe - Abschluss von Rahmenvereinbarungen für allgemeinen Bedarf in fachlicher Abstimmung mit den Fachbereichen 5.2 Zuständigkeiten der Fachbereiche und Einrichtungen Eine dezentrale Auftragsvergabe ist zulässig für: - Abrufe auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen (siehe ). Aus wirtschaftlichen Gründen ist grundsätzlich aus dem Kernsortiment zu bestellen. - Einkauf von Laborbedarf und Verbrauchsmaterial unter Beachtung der mit den Standard- Lieferanten ausgehandelten Rabatte und Skonti. - Einkauf von Geräten über (ohne Umsatzsteuer) bzw. bis zur Wertgrenze für Ausschreibungen, letzteres nur, wenn die Fachkompetenz und Marktkenntnis in den wissenschaftlichen Einrichtungen dafür ausreicht. - Bei größeren Beschaffungen von IT-Hardware oder Software ist eine vorherige Abstimmung mit dem Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) notwendig. 5.3 Zuständigkeiten der Abteilung Immobilien Für bauliche Maßnahmen teilt sich die Verantwortung zwischen der Abteilung Immobilien und der zuständige Niederlassung des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung gemäß der in Landeshaushalt festgelegten Wertgrenze. Soweit die Abteilung Immobilien bauliche Maßnahmen in eigener Zuständigkeit realisiert, liegt auch das vorausgehende Vergabeverfahren und ggf. notwendige Ausschreibungen in deren Zuständigkeit. Bei Bedarf werden Sachverständige (Ingenieurbüro, Architekt) zur Erstellung der Leistungsverzeichnisse und der Abwicklung des Verfahrens bis zur Wertung der Angebote hinzugezogen. Die Anmietung von Flächen liegt ebenfalls in der Zuständigkeit der Abteilung Immobilien. 5.4 Zuständigkeiten der Abteilung Technik Die Abteilung Technik ist für die Sicherstellung des laufenden Betriebes, die Wartung und Instandhaltung der betriebstechnischen Anlagen der Johannes Gutenberg-Universität Mainz verantwortlich. Dies umfasst auch die Vergabe der in diesem Zusammenhang notwenigen Arbeiten und / oder Produkte. 5.5 Zuständigkeiten der Abteilung Zentrale Dienste Die Abteilung Zentrale Dienste führt in eigener Verantwortung die Ausschreibungen und Vergaben für die Fremdreinigung in den Gebäuden der Johannes Gutenberg-Universität durch.

6 6. Beschaffungsverfahren in Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf / FIN1 6.1 Bedarfsklärung Die Bedarfsstellen stellen im Rahmen der vorhandenen Haushalts- oder Drittmittel den Bedarf fest. Dabei sind folgende Kriterien zu beachten: - Wie hoch ist der tatsächliche Bedarf? Besteht der Bedarf zeitnah? Gibt es kostengünstigere technische Alternativen zu dem angedachten Kaufgegenstand? - Ist die volle Nutzung der angeforderten Gegenstände gewährleistet? Ist evtl. eine Mitnutzung durch oder bei andere/n Instituten möglich? - Die Finanzierung der Folgekosten (z.b. Wartungskosten, Verbrauchsmaterial, Energiekosten) muss gesichert sein - Ist die technische Versorgung der Anlage mit Strom. Wasser, Gas gewährleistet? Bei größeren Geräten mit Anschlüssen an die Gebäudetechnik ist eine vorherige Abstimmung des Nutzers mit den Abteilungen Technik und Immobilien unverzichtbar! - Sind für die für den Transport oder die Aufstellung der Anlage evtl. notwendigen Bau- und Installationsarbeiten mit der Abteilung Technik und/oder Immobilien abgeklärt? - Sind die Dienststellen Arbeitsschutz, Umweltschutz oder Strahlenschutz wegen gegebener Zuständigkeit informiert worden? 6.2 Beschaffungsantrag Bei zentraler Auftragsvergabe wird der Beschaffungsantrag (siehe: ausgefüllt und unterschrieben an das Referat FIN1 / Einkauf gesandt Das vollständige Ausfüllen des Antrags ist wichtig für die schnelle und korrekte Bearbeitung. Wenn Sie Angebote eines Herstellers beifügen, bei dem bestellt werden soll, bitten wir um eine aussagekräftige und nachvollziehbare Ausschließlichkeitsbegründung für das gewählte Produkt. Bitte füllen Sie unbedingt auch die Angaben im unteren Teil des Formulars aus: - Ist es eine Ersatz- oder Neubeschaffung? - Ist die ausreichende Nutzung gewährleistet und die Folgekosten gedeckt? - Sind die technischen Bedingungen für die Anlieferung, Aufstellung und den Betrieb des Geräts mit den zuständigen Abteilungen (s.o.) geklärt? 7. Lieferung und Warenannahme Grundsätzlich wird die bestellte Ware beim Bedarfsträger angeliefert. Über die Vereinbarung der Versandkondition: Frei Verwendungsstelle sind die Kosten für Verpackung und Transport bis zum Endempfänger vom Auftragnehmer zu zahlen. Mit der Lieferkondition Leistungs- und Erfolgsort ist die Warenannahme des Instituts ist gewährleistet, dass das Transportrisiko beim Lieferanten liegt und der Gefahrenübergang erst im Haus des Warenempfängers ist.

7 Direkt bei Warenannahme hat der Empfänger die Sendung zu überprüfen : - Verpackung in einwandfreiem Zustand? - Richtige Ware geliefert? - Ware vollständig geliefert? Wenn die Verpackung beschädigt ist oder die falsche Ware geliefert wurde, sollte die Warenannahme verweigert werden und ein entsprechender Vermerk auf dem Lieferschein angebracht werden. Der Lieferant ist hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen, damit rechtzeitig Ersatz geliefert wird. Soweit eine Bestätigung durch Unterschrift bei der Auslieferung gefordert wird, ist darauf zu achten, dass lediglich der Wareneingang, nicht aber die vollständige einwandfreie Lieferung bestätigt wird. Sollte die Ware trotz Ablehnung der Annahme berechnet werden, ist die Rechnung sofort mit dem Vermerk Annahme verweigert an den Lieferanten zurückzusenden. Ist die Beschädigung der Verpackung gering und die Ware allem Anschein nach unversehrt, kann man die Lieferung trotzdem annehmen, besonders wenn das Produkt dringend benötigt wird. In diesem Fall sollte man aber auf dem Frachtbrief oder Lieferschein eine entsprechende Mängelrüge schreiben, um im Falle einer späteren Reklamation einen Beweis zu haben. Sollten bei der Inbetriebnahme des gelieferten Geräts durch den Nutzer versteckte Mängel sichtbar werden, so muss der Nutzer kurzfristig den Lieferanten anschreiben, um die Mängelansprüche geltend zu machen (bitte Kopie an FIN1 / Einkauf wenn Ware von dort bestellt). Bei der Reklamation an den Lieferanten sind Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats FIN1 / Einkauf gerne behilflich. Ist ein Abnahmetermin vor Ort ausdrücklich mit der Lieferfirma vereinbart, sollte ein Abnahmeprotokoll geschrieben werden. In Streitfällen ist das Referat FIN1 / Einkauf und ggf. die Rechtsabteilung einzuschalten. Im Allgemeinen ist der Lieferant bzw. der beauftragte Spediteur verpflichtet, Paletten, Transportverpackung usw. selbst zu entsorgen. Kann die Transportverpackung nicht vom anliefernden Spediteur gleich mitgenommen werden, weil ein sorgsames Auspacken notwendig ist, kann der Warenempfänger bei Auftragserteilung eine spätere Abholung der Verpackung bzw. eine Erstattung der Entsorgungskostenpauschale vereinbaren. Häufig wird es aber auch zweckmäßig sein, die Originalverpackung während der Gewährleistungsfrist (generell 2 Jahre) aufzubewahren, um eine Rücksendung im Reklamationsfall an den Hersteller zu ermöglichen. Lieferscheine und Frachtpapiere sollten im Regelfall beim Warenempfänger zusammen mit Betriebsanleitungen, Garantieurkunden u.ä. aufbewahrt werden. 8. Rechnungsbearbeitung und Zahlung 8.1.Rechnungsempfänger Im Allgemeinen sind der Warenempfänger und der Rechnungsempfänger identisch. Wenn der Rechnungsempfänger abweichen soll, müsste dies ausdrücklich auf der Bestellung vermerkt werden.

8 8.2 Rechnungsprüfung und -anerkennung Die Rechnungen sind vor der Unterschrift vom Verantwortlichen zu prüfen auf - rechnerische Richtigkeit: Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt die Verantwortung, dass die Zahlenangaben, die Berechnungen und der auszuzahlende bzw. der anzunehmende Betrag richtig sind. Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit berechtigt sind Beamte mindestens des mittleren Dienstes und vergleichbare Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mindestens in der Entgeltgruppe 5. - sachliche Richtigkeit: Die sachliche Richtigkeit darf nur bescheinigen, wer den der Zahlung zugrunde liegenden Sachverhalt überblicken und beurteilen kann Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt die Verantwortung, dass nach den bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist. die Lieferung entsprechend der Bestellung vollständig und sachgemäß ausgeführt worden ist. Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. die Buchungsstelle (FiBu-Konto, Abrechnungsobjekt und Kostenstelle) korrekt und vollständig angegeben ist und für diese Beschaffung dort ausreichend Mittel zur Verfügung stehen Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit berechtigt sind Beamte mindestens des gehobenen Dienstes und vergleichbare Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mindestens Entgeltgruppe 9. Wenn die Rechnung nicht korrekt ist, muss sie mit inhaltlicher Begründung und der Bitte um Ausstellung einer neuen Rechnung an den Aussteller zurückgesandt werden. Kleinere Rechnungsdifferenzen können in Absprache mit dem Lieferanten, damit dieser gleichlautend buchen kann, auf der Originalrechnung unter Angabe des Handzeichens und Datums korrigiert werden. Sofern die Ware in der Rechnung nicht eindeutig bezeichnet ist, ergänzen Sie bitte handschriftlich die Rechnung entsprechend (z.b. bei RS elektronisches Bauteil ergänzt) 8.3 Kontierung der Rechnung Die Rechnung ist dann mit einem Kontierungsstempel und folgenden Angaben zu versehen: - Bestellnummer (sofern nicht vom Lieferanten bereits angegeben) - Rechnungsbetrag

9 - Skonto - Zahlbetrag / Anweisungsbetrag - Abrechnungsobjekt - Kostenstelle - Dezentrale Budgetierung (wenn eingerichtet) - FiBu-Konto (Kostenart) - Ansprechpartner mit Telefon-Nummer für Rückfragen Bei Bestellungen durch FIN1 / Einkauf muss die Rechnung nach der Bearbeitung beim Warenempfänger nach FIN1 gesandt werden, damit durch Erstellung der Eingangsrechnung die Mittelbindung in der integrierten Verwaltungssoftware aufgelöst werden kann. Alle übrigen Rechnungen können direkt an das Referat FIN4 / Buchhaltung geschickt werden. 8.4 Zahlung Die Zahlungsfrist bzw. Skontofrist sollte aus verwaltungstechnischen Gründen mindestens 14 Tage nach Rechnungserhalt betragen. Die anerkannten Rechnungen sind grundsätzlich im Original einzureichen. Durch die Buchung der Rechnung unter Bezugnahme auf eine in der integrierten Verwaltungssoftware bestehenden Bestellung wird die entsprechende Festlegung aufgehoben. Die Zahlung erfolgt über die Landeshochschulkasse. 9. Inventarisierung und Anlagebuchhaltung Bei Rechnungseingang wird in der Buchhaltung geprüft, ob es sich um ein Anlagegut nach den Richtlinien der Inventarordnung (ab 410.-, eigenständig nutzbares Gerät, Lebensdauer länger als 3 Jahre) handelt. Falls ja, wird der Gegenstand in der Anlagenbuchhaltung erfasst (Gerätebezeichnung, Lieferdatum, Anlagekontierungstyp, Standort, DFG-Gerätegruppenschlüssel, Abschreibungsart und zeitraum, Kostenstelle). In der Buchhaltung wird dann automatisch eine Anlage- (Inventar-) nummer vergeben. Durch anschließende Zugangsbuchung wird das Abrechnungsobjekt belastet und die Rechnung gelangt über die Landeshochschulkasse zur Auszahlung. Die monatliche Abschreibung erfolgt auf der Kostenstelle des Nutzers. Da die Abschreibung handelsrechtlich mit der Nutzung des Vermögensgegenstands beginnt, ist unbedingt auf zeitnahe Rechnungsbearbeitung zu achten Gleichzeitig wird der auf dem Gerät anzubringende Aufkleber mit entsprechendem Anschreiben und einer Rechnungskopie an das Institut verschickt. Um eine korrekte Anlagebuchhaltung sicherzustellen, ist folgendes zu beachten: Räumliche Verlagerungen sowie die Änderung der Nutzer-Kostenstelle sind der Anlagenbuchhaltung schriftlich anzuzeigen. Die Ausleihe von Geräten sind durch Leihschein (siehe ) zu dokumentieren. Werden Geräte nicht mehr benutzt und sollen im Anlagenbestand abgesetzt werden, ist ein Absetzungsantrag schriftlich (siehe ) bei der Anlagenbuchhaltung einzureichen. Das Gerät wird entsprechend aus dem Anlagenbestand ausgebucht.

10 Beim Transfer von Anlagegütern, z.b. im Rahmen von Wegberufungen, ist die Anlagenbuchhaltung rechtzeitig zu informieren. Die Abgabe von Vermögensgegenständen darf nur erfolgen, wenn bei der Universität absehbar kein Bedarf (mehr) besteht und muss grundsätzlich den vollen Wert (Marktpreis bzw. Buchwert) umfassen. Hier ist eine Liste der entsprechenden Anlagegüter getrennt nach Finanzierung aus Landes- bzw. Drittmitteln vorzulegen. Ebenfalls ist das Einverständnis des Institutsleiters bei Landesmitteln- bzw. das Einverständnis des Drittmittelgeldgebers bei Drittmitteln- einzuholen und vorzulegen. In der Anlagenbuchhaltung wird der Rest- /Buchwert zum entsprechenden Stichtag ermittelt, die Abrechnung gegenüber der übernehmenden Einrichtung erstellt und die Anlagebuchhaltung angepasst 10. Beschaffungsakten Die Einrichtung der Universität, die den Zuschlag für die Beschaffung erteilt hat, muss die Einhaltung des Wettbewerbs und die ordnungsgemäßen Abwicklung in nachvollziehbaren Beschaffungsakten dokumentieren. Die Beschaffungsakten sind von dieser Stelle mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem auf die vollständige Abwicklung des Vorgangs folgenden Jahr, d.h. Beschaffung abgeschlossen in 2010; Beginn der Aufbewahrungsfrist ; Ende Aufbewahrungsfrist

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