PDF und Microsoft Office

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1 124 PDF und Microsoft Office Die Kombination Adobe Acrobat und Microsoft Office darf wohl weltweit als der Standard in der Bürokommunikation angesehen werden. Man mag zu Microsoft stehen, wie man will, Mega-Unternehmen haben nie viele Freunde, aber das Duo aus Acrobat und Office hat es in sich vom einfachen Erzeugen von PDF bis hin zum Austausch von Inhalten. Für Adobe war es mehr als ein taktischer Schritt zur»eroberung der Bürowelt«, in den letzten Jahren die Zusammenarbeit zwischen Adobe Acrobat und den Microsoft Office-Produkten massiv zu verbessern. Windows-Anwender, die auch mit den Office-Produkten arbeiten, werden an den vielen Detailfunktionen ihre Freude haben. Adobe Acrobat unterstützt eine Reihe von Office-Produkten in den verschiedensten Versionen. Am einfachsten gewinnen Sie den Überblick durch diese kleine Liste: Anwendung Unterstützte Versionen Plattform Achtung: Acrobat unterstützt alle gängigen Office-Produkte von Microsoft. Nur um die älteren Versionen kümmert sich Adobe nicht mehr. Microsoft Access 2000, 2002, 2003 Windows Microsoft Excel 2000, 2002, 2003 Windows Microsoft Internet Explorer 6.0 Windows Microsoft Outlook 2000, 2002, 2003 Windows Microsoft PowerPoint 2000, 2002, 2003 Windows Microsoft Publisher 2002, 2003 Windows Microsoft Word 2000, 2002, 2003 Windows Microsoft Excel X (SR-1), 2004 Mac Microsoft PowerPoint X (SR-1), 2004 Mac Microsoft Word X (SR-1), 2004 Mac Während die Arbeit mit Acrobat und Microsoft-Produkten auf dem PC wirklich sehr angenehm ist, quält sich der Rechner bei der Anwendung des»pdf-makers«auf dem Mac schon ein wenig. Generell rate daher schon fast

2 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office 125 von der Nutzung dieser Werkzeuge auf dem Mac ab, aber das sollte jeder Anwender für sich entscheiden. Mir sind die Ergebnisse zu langsam und zu fehlerhaft. Auf dem PC jedoch werden die zuvor genannten Applikationen wunderbar unterstützt. Doch zunächst zur einfachen PDF-Erzeugung. PDF-Erzeugung in Microsoft Office Acrobat erkennt bei der Installation automatisch, ob eine Anwendung auf Ihrem Rechner installiert ist, die vom»pdf-maker«, so nennt sich das Werkzeug, mit dem Office-Anwendungen PDF-Dateien erzeugen können, un- Der PDF-Maker in Microsoft Word Auch in PowerPoint 2003 ist der PDF-Maker allgegenwärtig. In Microsoft Excel zeigt sich der PDF- Maker ebenfalls an prominenter Stelle. In Microsoft Outlook präsentiert sich der PDF-Maker als Archiv-Talent.

3 126 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office terstützt werden kann. Installieren Sie später eine Office-Anwendung hinzu, erkennt Acrobat dies ebenfalls automatisch und fügt die entsprechenden Funktionen hinzu. Der PDF-Maker im Microsoft Publisher In Microsoft Word ist der PDF-Maker das Werkzeug der Wahl, wenn es um die einfache Erzeugung von PDF-Dateien geht. Über drei Schaltflächen in der Menüleiste Ihrer Office-Anwendung können Sie per Klick PDF-Dateien erzeugen. Schaltfläche (1) erzeugt sofort ein PDF und legt es in den Quellordner der Office-Datei ab, (2) erzeugt ein PDF und erstellt eine neue und (3) generiert ein PDF Ihrer Datei und leitet es zur Überprüfung weiter. Das Thema»Überprüfung«und Kommentare behandle ich im Kapitel»/office-anwender/kommentarworkflow«umfassend. Auch über die Menüleiste können Sie PDFs erzeugen sowie die Konvertierungseigenschaften verändern. Eine weitere Möglichkeit, um PDF-Dateien zu erzeugen, bietet Acrobat Elements, eine Technologie von Adobe, die in das Betriebssystem auf dem PC eingebunden wird. Wenn Sie eine Office-Datei anklicken und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen, können Sie sofort, ohne Office zu öffnen, ebenfalls eine PDF- Datei erzeugen. Ähnlich ist es auch mit anderen Dateien wie Bildern oder Grafiken. Auch diese lassen sich über das Kontextmenü in PDF umwandelen. Möchten Sie mehrere Dateien gleichzeitig in PDF konvertieren und in PDF direkt im Windows Explorer oder auf dem Desktop: Acrobat Elements macht's möglich.

4 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office 127 einer Datei zusammenführen, müssen Sie lediglich die Dateien anwählen, rechts klicken und den Befehl»In Adobe Acrobat zusammenführen«auswählen. Microsoft Word: PDF-Erzeugung Unter»Adobe PDF > Konvertierungseinstellungen«haben Sie in allen Office-Anwendungen Zugriff auf die Einstellungen der PDF-Maker-Funktionen und können die Konvertierungseinstellungen auswählen. Wie Sie bereits wissen, wenn Sie auch die anderen Kapitel in diesem Buch gelesen haben, haben diese Konvertierungseinstellungen großen Einfluss auf die Qualität der erzeugten PDF-Datei. Ich persönlich nutze meist die Einstellungen für PDF/X, da ich viele Dateien für den Druck aufbereite. Ferner können Sie in diesem Dialogfenster auswählen, ob Acrobat die PDF-Datei sofort anzeigen soll oder Sie nach einem Namen für die Datei gefragt werden wollen. In den Anwendungseinstellungen geben Sie vor, ob Sie die Word-Datei als Originaldatensatz in die PDF-Datei einbinden möchten und ob Acrobat Lesezeichen und Verknüpfungen mit in das PDF übernehmen soll. Ferner können Sie die Ausgabehilfe für barrierefreie Darstellung Ihres PDFs aktivieren. Vorsicht bei den»erweiterten Einstellungen«: Hier sollten Sie wissen, was Sie tun. Auch mehrere Dateien lassen sich via Acrobat Elements ohne Umweg über Acrobat direkt in PDF umwandeln. Achtung: Die Einstellungen des PDF-Makers in Word sind recht umfassend. Vorsicht jedoch bei den erweiterten Einstellungen.

5 128 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office In allen PDF-Maker-Einstellungen für die Office-Produkte gleich ist der Bereich»Sicherheit«. Hier können Sie Kennwörter zum Öffnen und Modifizieren der Dateien festlegen. Bitte denken Sie daran, dass alle PDF- Dateien, die Sie erzeugen, automatisch verschlüsselt werden, solange Sie in diesem Bereich die entsprechenden Funktionen aktiviert haben. Es stellt sich die Frage, ob dies immer zweckmäßig ist. Die PDF-Verschlüsselung ist bei allen Microsoft-Office-Produkten vorhanden. Im Einstellungsbereich»Word«können Sie festlegen, ob Sie Kommentare, die sich in der Word-Datei befinden, als Notizen in die PDF-Datei übernehmen sowie Querverweise, Inhaltsverzeichnis, Fußnoten und Endnotenverknüpfungen mit in die PDF-Datei einfügen lassen wollen. Interessant ist hier die Kommentarfunktion, da Sie, wie im Beispiel zu sehen, definieren können, ob die Notizen im späteren PDF geöffnet sind oder nicht und welche Farbe Ihre Notizen haben werden. Das mag ungewöhnlich klingen, aber wenn Sie einmal mit fünf verschiedenen Personen ein Dokument»kommentiert«und alle Teilnehmer gelbe Notizen gemacht haben, werden Sie diese Funktion zu schätzen lernen. Aus Word heraus lassen sich auch Word- Kommentare in PDF überführen.

6 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office 129 Lesezeichen auf Knopfdruck: Mit dem PDF-Maker und Office kein Problem. Automatisch erzeugte Lesezeichen im PDF werden über Formatvorlagen gesteuert. Genauso verhält es sich mit den Funktionen im Bereich»Lesezeichen«. Wenn Sie Ihre Word-Datei sauber formatiert und dabei artig die Formatvorlagen oder Textauszeichnungen von Word genutzt haben, können Sie auf Knopfdruck beim PDF-Erzeugen die Lesezeichen direkt miterstellen. Diese Funktion lohnt sich vor allem dann, wenn Sie später im digitalen Dokument die Übersicht behalten möchten PDF-Lesezeichen ermöglichen hier das komfortable Lesen und Durchsuchen der PDF- Datei. Durch das Ein- und Ausschalten im Feld»Lesezeichen«legen Sie so fest, welche Formatierung Acrobat nutzen soll. Die Lesezeichen- Ebene legen Sie mit einem Klick auf die Zahl dahinter fest. Einfach mal ausprobieren. PDF/X aus Word»drucken«Etwas schneller als mit dem PDF-Maker geht es mit dem virtuellen»adobe PDF«-Drucker im Drucken-Dialog. Dieser erscheint nach der

7 130 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office Acrobat-Installation automatisch und hilft Ihnen besonders bei umfangreichen PDF-Dokumenten, die Sie zur Druckerei senden möchten. Hier empfehle ich, Sie werden es erraten, die Einstellungen für PDF/X. Die Standardeinstellungen hierfür erreichen Sie über die Schaltfläche»Eigenschaften«, nachdem Sie»Adobe PDF«als Drucker ausgewählt haben. Nachdem Sie die Standardeinstellungen für PDF/X-1a ausgewählt haben, stellen Sie bitte sicher, dass die»adobe PDF-Sicherheit«auf»Keine«gestellt ist. Ansonsten ist das Erstellen von PDF/X von vornherein unmöglich. Ferner sollten Sie eine passende Seitengröße definieren und die Funktion»Schriften nicht an Adobe PDF senden«deaktivieren. PDF/X aus Word heraus: am besten»gedruckt«pdf/x-1a ist für Office-Dokumente, die gedruckt werden sollen, durchaus verwendbar. Bitte teilen Sie Ihrem Mediendienstleister mit, dass Sie PDF/X-1a erzeugt haben, damit er dies in Acrobat 7.0 Professional überprüfen und ggf. korrigieren kann. Leider sind je nach Inhalt Ihrer Datei PDF/X-Dateien nicht immer unproblematisch zu erzeugen. Besonders PDF/X-3-Dateien machen schon mal»ärger«. So sind die Einstellungen, die Adobe mitliefert, für PDF/X-3 und Word nicht alltagstauglich. Mehr Informationen zu PDF/X finden Sie in den Kapiteln»/grundlagen/pdf/x«sowie»/pdf-publisher/pdf/x und acrobat 7.0«. Wenn Ihr Drucker von Ihnen partout nur PDF/X-3 haben möchte, können Sie die Standardeinstellungen dafür nutzen. Sie sollten Ihren Drucker jedoch darauf hinweisen, dass diese Datei eventuell Probleme machen könne. Grund: Office kennt (Microsoft Publisher ausgenommen) nur RGB. Ihr Druckdienstleister nutzt jedoch den CYMK-Farbraum und muss Ihre Daten immer (!) nachbearbeiten. Informieren Sie ihn also umfassend, wie Sie die Dateien erzeugt haben. Er wird es Ihnen danken. Microsoft PowerPoint: PDF-Erzeugung Etwas spartanischer präsentieren sich die Einstellungen des Präsentationsprogramms PowerPoint. Einige Funktionen werden Ihnen von Word her

8 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office Nett gemeint, aber längst nicht alle Animationen werden mit ins PDF übernommen. Vielleicht war das ja Absicht, weil den meisten Programmierern die vielen unnützen Animationen genauso auf den Keks gehen wie mir bekannt vorkommen, andere sind jedoch PowerPoint-spezifisch. Da PDF multimediafähig ist, lassen sich mit Acrobat 7.0 auch Folienübergänge und (zum Teil) Animationen mit übernehmen. Diese aktivieren Sie über die Schaltflächen (1) und (2). Auch Filme bettet Acrobat mit in das PDF ein (3). Das Format der PDF-Datei lässt sich ebenfalls über die Druckereinstellungen von PowerPoint definieren (4). Auch ausgeblendete Folien können mit übertragen werden, wenn dies zweckmäßig ist. In der PDF-Datei können Sie später über Steuerung-L (auf dem PC) oder Befehl-L (auf dem Mac) im Vollbildmodus Ihre Animationen bewundern und damit hervorragend präsentieren. Aber auch hier hat Microsoft für ein paar Überraschungen gesorgt. Noch lange nicht jeder Animationseffekt wird richtig übertragen. Deshalb gilt immer: Testen und ausprobieren, bevor Sie später im Rahmen einer Präsentation Schiffbruch erleiden! Kommt einmal ein Effekt nicht bis ins PDF durch, nehmen Sie einen anderen und probieren Sie es noch einmal. Und noch ein Tipp, nur der Ordnung halber: PowerPoint eignet sich noch weniger als Word zur Erstellung von Druckvorlagen! Und das sage ich aus leidiger Erfahrung als ehemaliger DTP-Operator

9 132 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office PDFs direkt aus Excel sind prima, um komplexe Tabellen abzubilden. Per PDF lassen sich diese zum Beispiel wieder wunderbar in TIFF oder andere Dateiformate konvertieren. Microsoft Excel: PDF-Erzeugung Auch aus Excel können Sie schnell und bequem PDFs erzeugen. Hier sind die Funktionen jedoch nicht so umfassend wie bei Word, was Sie in den Konvertierungseinstellungen schnell merken werden. Neben den Standardfunktionen zum Konvertieren einzelner Arbeitsblätter können Sie auch die gesamte Arbeitsmappe in ein PDF umwandeln. Praktisch: Wie in Word können Sie PDFs von Excel-Tabellen für die barrierefreie Nutzung über die Funktion»Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von PDF mit Tags aktivieren«erzeugen. Barrierefrei heißt hier vor allem, dass das PDF auch auf PDA-Computern und anderen Systemen mit kleinen Bildschirmen nutzbar ist. Ferner haben Sie die Möglichkeit, Excel-PDF-Dateien auf die Größe einer einzigen Seite zu schrumpfen. Das macht durchaus Sinn. Wenn Sie eine komplexe Tabelle in Excel erstellt haben, können Sie PDF nutzen, um diese in anderen Programmen als Abbildung zu positionieren, natürlich sofern diese PDF unterstützen. Microsoft Outlook: PDF-Erzeugung In Outlook haben Sie die Möglichkeit, einzelne Nachrichten oder sogar ganze Ordner in PDF umzuwandeln. Das macht ebenfalls Sinn: In PDF können Sie Ihre s prima archivieren und weiterhin darin recherchieren.

10 /pdf+print/office-anwender/pdf + microsoft office 133 Der PDF-Maker ist das Profi-Werkzeug für E- Mail-Archive. So haben Sie ganze -Jahrgänge bald im Griff. Besonders praktisch ist, dass der PDF- Maker automatisch Lesezeichen in Ihre Datei einfügt. So können Sie auch große Mengen an s noch gut handhaben. Praktischerweise werden die s auch direkt nach Absender, Datum und Betreff sortiert. Damit dies auch»druckbar«ist, können Sie das Seitenformat definieren und auch Ränder festlegen. Übrigens: Wenn Sie statt»punktmm«eingeben, wird auch dieser Wert akzeptiert. Ein sinnvoller Satz von Funktionen, die ich persönlich nicht mehr missen will. Microsoft Internet Explorer: PDF-Erzeugung Selbstverständlich können Sie mit Acrobat 7.0 auch aus dem Internet Explorer PDF-Dateien erzeugen. Klicken Sie einfach die gewünschte Funktion in der Werkzeugleiste an und der PDF-Maker setzt die gerade geöffnete Website in PDF um. Ferner können Sie eine Website auch direkt als PDF drucken oder zu einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen. Klein, aber fein: der PDF-Maker im Microsoft Internet Explorer.