Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung. HSC GmbH Dürrweitzschen

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1 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung

2 I Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung Inhaltsverzeichnis 0 Teil I Installation Systemvoraussetzungen... Der erste Programmstart... Umstellung Datenbankserver... Anpassungen... für Windows 2000, XP und Vista Teil II Bedienung Starten des... Programms Beenden des Programms... Arbeiten mit... der Menüleiste Arbeiten mit... den Eingabefeldern Arbeiten mit... Protokollen und Tabellen Arbeiten mit... der Online-Hilfe Symbole in den Eingabefenstern... Bedienung mit Maus und Tastatur... Hinweise zu... Auswertungen Einstellungen zur Bildschirmansicht... Einlesen einer Skriptdatei... Teil III Datei Mandanten bearbeiten... Assistent zur Einrichtung eines Mandanten... 2 Mandanten konsolidieren... 3 Drucker einrichten... 4 Datensicherung... 5 Datensicherungstest... 6 Datenrücksicherung... 7 Neue Instanz... starten 8 Programm beenden... Teil IV Stammdaten Grundeinstellungen... Betriebsangaben... Buchhaltung... Erfassungseinstellungen... Nur angemeldeter Benutzer... Etikettendrucker einrichten... Buchungstexte verwalten... Nummernkreise... Mahnstufen... Zahlungsverkehr... Kontenrahmen... ELSTER-Übertragung... 2 Hauptbuchhaltung... Sachkonten... Steuerschlüssel... Kostenstellen... Kostenträger

3 Contents II Verteilung... 3 Nebenbuchhaltung... Inventar... Sonderposten... Gesellschafter... Kunden... Lieferanten... Artikel... 4 Sonstiges... Ortschaften... Kreditinstitute... Finanzämter... 5 Benutzer... 6 Abschluss... 7 Sonderfunktionen... Adressbucheintrag übernehmen... Personenkontogruppe... Fremddatenimport... Teil V Erfassen Finanzbuchhaltung... Geldbuchungen... Allgemeine Hinweise... Geldbuchungen Allgemeingültige Hinweise zu einzelnen Feldern Eingabe der... Standardbuchungen... Bezahlung mit Skonto... Ratenzahlungstermine festlegen... Privatentnahmen als Standardbuchung... Hinweis zu Gutschriftrechnungen mit Skonto Behandlung von Buchungen aus Auftrag Plus und HSC-Lohn... Hinweise zu... den Inventarbuchungen... Inventarzugänge... Inventargesamtabgänge... Inventarteilabgänge... Inventarverschrottungen... Inventarumbuchungen von Anlagekonto zum Inventar... Inventarumbuchungen von Inventar zum Anlagekonto... Inventarumbuchungen von Inventar zu Inventar... Investitionszuschüsse... Sachkontenumbuchungen... OP - Umbuchungen Kontextmenü Buchung suchen... Buchung bearbeiten... Buchung stornieren... Buchung wiederholen... Buchung negieren... Buchung löschen... Erfassungsmaske leeren Buchungen... komplett anzeigen II

4 III Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung... Sammelbuchen aktivieren... Schleppfunktion aktivieren Buchung als... Vorlage speichern... Buchung aus Vorlage lesen... Buchung aus Schnellsuche... Import Rechnungsbuch... Import Zahlung / Lastschrift... Import Bankbewegungen... Digitalen Beleg anzeigen... Digitalen Beleg importieren... Formular Splitttabelle... Formular Kontrollsummen... Formular Statistik... Auswertungen... Einstellungen Fehlermeldungen... Eröffnungsbuchungen... Sachkonten... Debitoren... Kreditoren... Artikel... Inventar... Sonderposten... Gesellschafter... Mengenbuchungen... RHB und Bewertungspreis... Herstellung von Futtermischungen... Innenumsatzbuchungen... Tiere bei Direktvermarktung... Nutzungsartenabrechnung - Empfehlung... Inventurerfassung... Anzahlungsbesteuerung für Gewerbe... Schnellsuche/ -änderung... Verbuchen... 2 Nebenbuchhaltung... Offene Posten... Buchung bearbeiten / Externe Buchung... Mahnvorschläge... Zahlungs-/Lastschriftvorschläge... Zinsberechnung... Saldenbestätigungen... Abschreibungen... Inventarteilung... Privatanteile... Gesellschafter... 3 HBCI-Schnittstelle... Systemvoraussetzungen... Einstellungen... Salden und... Auszüge Einzelüberweisungen... Sammelüberweisung... Datenimport

5 Contents IV Fremddatenimport... 4 Buchungen... Lohn Standardlohnbuchungen... Innenumsatzbuchungen... 5 Buchungen... Fina Exportieren... Importieren... 6 Buchungen... Faktura 7 Buchungen... Sachkonten 8 Buchungen... DATEV 9 Belege digitalisieren BMVEL-Eingaben... Deckblatt... Ergänzende Angaben... Forderungenspiegel... Verbindlichkeitenspiegel... Einzelaufstellung der Verbindlichkeiten... Landwirtschaftliche Pflanzenproduktion... Landwirtschaftliche Tierproduktion... Sonstiger landwirtschaftlicher Anbau... Betriebsfläche am Ende des Geschäftsjahrs... Betriebsflächenveränderung im Geschäftsjahr... Arbeitskräfte Jahreswechsel... Teil VI Auswerten Erfassungslisten... Buchungsjournale... Buchungsanzahlen... Kontoauszüge... 2 Auswertungen... Kontenkartei... Kostenkartei... Artikelkartei... Zeitraumauswertung... Haupt- und... Nebenproduktion Summen- und Saldenliste... Monats- und Detailübersicht... Offene Posten... Personenkontenhitliste... Personenkontenstatistik... Gesperrte... Rechnungen Anlagenverzeichnis... Sonderabschreibungen... Sonderpostenverzeichnis... Anlagenbewegungen... Anlageninventur... Bestandsentwicklung... Kst/Ktr Auswertung... Kst/Ktr Tabelle... 3 Umsatzsteuer... Detailliste Umsatzsteuer IV

6 V Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung Umsatzsteuer nach Konten... Umsatzsteuer-Saldenliste komplett... Umsatzsteuer-Saldenliste kompakt... Umsatzsteuer-Verprobung... Umsatzsteuer-Voranmeldung... Dauerfristverlängerung... Zusammenfassende Meldung... USt-ID... Nummern bearbeiten xml-datei für Bundesfinanzverwaltung... Übertragungsprotokoll... 4 HGB-Jahresabschluss... Eröffnungsbilanz... Abschlussbilanz... Bewegungsbilanz... Gewinn- und Verlustrechnung... Anlagenspiegel zur Bilanz... Einlagen und Entnahmen... Variable Abschlussbilanz... Rechenvorschriften bearbeiten... Rechenvorschriften drucken... Abschlussbilanzen erstellen Tabelle... Details Diagramm... Variable Gewinnund Verlustrechnung... Rechenvorschriften bearbeiten... Rechenvorschriften drucken... Gewinnund Verlustrechnung erstellen Tabelle... Details Diagramm... Bilanzdokumentation... 5 BMELV-Jahresabschluss... Allgemeine... Angaben Deckblatt... Betriebsspiegel... Bilanz... Eröffnungsbilanz... Abschlussbilanz... Bewegungsbilanz... Einlagen und Entnahmen... Kapitalkontenentwicklung... Ergebnisverwendung... Gewinn- und Verlustrechnung... Anhang zur... Bilanz Anlagenspiegel... Bewertung des Tiervermögens... Bewertung der Vorräte... Forderungenspiegel... Verbindlichkeitenspiegel... Einzelaufstellung der Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

7 Contents VI Ernteflächen, naturale Erträge und Leistungen sowie Durchschnittspreise... Naturalbericht (Tiere und Vorräte)... Betriebsfläche... Betriebsfläche am Ende des Geschäftsjahrs... Betriebsflächenveränderung im Geschäftsjahr... Arbeitskräfte... Ergänzende Angaben... Ergänzende Angaben zum Unternehmen... Persönliche Angaben... Ergänzende Angaben zur forstwirtschaftlichen Nutzung... Protokoll der Plausibilitätsprüfung... 6 EÜR-Auswertungen... Rechenvorschriften bearbeiten... Rechenvorschriften drucken... Auswertung erstellen... Anlage EUR... 7 BWA-Auswertungen... Rechenvorschriften bearbeiten... Rechenvorschriften drucken... Auswertung erstellen... Plan-Ist Management... Grundeinstellungen Plan-Ist Grundeinstellungen... Bedeutung und Wirkungen Planwerteerfassung... Struktur und... Planwerte bearbeiten... Baumstruktur aus den Vorjahresbuchungen einlesen... Bearbeiten der Planungsstruktur... Planwerte bearbeiten... Zeile als "Bearbeitet" markieren (Spalte: Fertig) Alle Zeilen als "Bearbeitet" oder als "Nicht bearbeitet"... markieren (Spalte: Fertig)... Betrag gleichmäßig aufteilen (Zeilenfunktion)... Betrag wie im Vorjahr aufteilen (Zeilenfunktion)... Werte vom Vorjahr übernehmen (Zeilenfunktion)... Alle Werte um Prozentsatz verändern (Zeilenfunktion) Alle Beträge... aus dem Vorjahr übernehmen... Summen und Summen gleichmäßig verteilen... Summen und Summen gewichtet verteilen Plan-Ist... nach Monaten... Druck des Betriebsplanes Druck eines... Bereichsplanes (einer Kostenstelle) Plan-Ist... BWA-Auswertung Erfassungsbogen... Kennzahlenberechnung... Kennzahlen anlegen und bearbeiten... Rechenvorschriften drucken... Kennzahlenlisten erstellen... Vorausberechnung... Bearbeiten Erfassung der Vorschauwerte Entfernen VI

8 VII Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung BWA Vorausberechnung... BWA Plan-Vorschau-Vergleich... BWA Plan-Ist-Vorschau-Vergleich... BWA Mehrjahresübersicht... Entwicklung Abschreibungen... Entwicklung SP-Auflösungen... Gesellschafter... Saldenliste... Gewinnverteilung... Rückberichte... Geldrückbericht... Naturalrückbericht... Liquidität... Analyse des Zahlungsverhaltens... Gruppierung der Zahlungseingänge... Liquiditätsübersicht zu einem Stichtag... Gruppierung nach offener Postenhöhe... Zukünftige... Tilgung von Forderungen Stammdaten... Betriebsangaben... Buchhaltung... Mahnstufen... Zahlungsverkehr... Rechenvorschriften... Inventar... Sonderposten... Sonstige Stammdatenausdrucke... Digitalarchiv... Belege... Reporte... Stapelauswertungen... Teil VII Extras DTAUS Datei anzeigen... Datenübergabe... GDPdU Schnittstelle... XBRL Schnittstelle... Menübaum... Symbolleisten... Reportdesign... Werkzeuge... Aufräumen... Datenbank... Freischaltung... Teil VIII Hilfe Finanz Plus... Inhalt Häufig gestellte Fragen... Fernwartung starten... Programmupdate... Programmupdate jetzt durchführen... Benachrichtigung bei neuer Version... 5 Dokumente

9 Contents VIII 6 Zertifikat Programminformationen Info VIII

10 Teil I

11 Installation 1 2 Installation Die folgenden zwei Punkte sollten Sie aufmerksam durchlesen. Systemvoraussetzungen Der erste Programmstart Umstellung Datenbankserver Anpassungen für Windows Vista 1.1 Systemvoraussetzungen Folgende Systemvoraussetzungen sind zu beachten: Prozessor Arbeitsspeicher Grafikkarte Festplattenspeicher Betriebssystem Datenbankserver Monitor Drucker Installation Optional ab 200 MHz mind. 128 MB VGA, ab 16Bit Farbtiefe und 800 x 600 Bildpunkte 110 MByte (ohne Daten) Windows 2000, Windows XP, Windows Vista die Funktionalität unter Windows 95, Windows 98, Windows ME oder Windows NT kann nicht gewährleistet werden. Firebird-Classicserver oder Firebird-Superserver ab Version 2 für Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 95 Windows 98 und Windows ME im Einplatzbetrieb bzw. Windows 2000, Windows XP und Windows Vista für Ein- und Mehrplatzbetrieb Firebird-Classicserver ab Version 1.5 für SUSE-Linux Version 9.xx und 10.xx ab 17 Zoll und 800 x 600 Bildpunkte Laser-/Tintenstrahldrucker ab 300 dpi CD-ROM Laufwerk Netzwerkkarte für Mehrplatzbetrieb Internetanschluss für Elster-Übertragung Internetanschluss für HBCI und Programmupdates CD-Brenner für Stapelauswertungen und GDPdU-Datenexport Hier jedoch noch folgender Hinweis: Beim Arbeiten mit Finanz Plus kann es sein, dass Sie in Fenstern nicht alle Schalter sehen, das heißt, die Fenster sind größer, als auf dem Bildschirm dargestellt werden kann. Das können Sie abstellen, indem Sie irgendwo auf dem Bildschirm an einer freien Stelle - also nicht in ein Symbol - klicken, dann auf Eigenschaften im sich öffnenden Kontextmenü. Hier gibt es eine Registerseite Einstellungen, die klicken Sie an und dort auf den Schalter Weitere Optionen und im Abschnitt Anzeige wählen Sie unter Schriftgröße Kleine Schriftarten aus. Speichern Sie die Änderung und nach dem Neustart des Computers müssten im Programm alle Schalter sichtbar sein. 1.2 Der erste Programmstart Beim ersten Programmstart von Finanz Plus werden Sie mit dem im Dialog Finanz Plus Datenbankverbindung herstellen zur Eingabe der Programm- und Globaldatenbank aufgefordert. In der Programmdatenbank werden lediglich die zu bearbeitenden Mandanten gespeichert. In der Globaldatenbank werden globale Stammdaten wie Ortschaften, Kreditinstitute, Finanzämter, Bearbeiter und Werkzeuge gespeichert. Der Datenbankzugriff ist im Allgemeinen mit einen Standardzugang und Standardpasswort gesichert. Hier wird ohne Eintrag dieser Standard verwendet. Sollten Sie bedingt durch Ihr Betriebssystem (zum Beispiel Linux) oder aus anderen internen Gründen hier Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie Ihren individuellen Zugang und das individuelle Passwort

12 3 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung eintragen. Wenn Sie Finanz Plus auf einem lokalen Rechner benutzen, tragen Sie als Servername localhost ein. Im Netzwerkbetrieb tragen Sie den Namen des Server-Rechners oder dessen IP-Adresse ein. Als Datenbankname kann ein beliebiger Dateiname ausgewählt werden. Sinnvoller Weise sollten Sie diese Datenbanken PROGRAMM.GDB und GLOBAL.GDB nennen. Beachten Sie, dass der Dateiname immer vollständig angegeben werden muss (Laufwerk und Verzeichnis muss in Datenbanknamen enthalten sein). Im Netzwerkbetrieb tragen Sie hier Originallaufwerk und Originalverzeichnis sowie den eigentlichen Datenbanknamen ein. Beachten Sie, dass auf diese Datenbanken Systemrechte (Benutzerrechte) vergeben sein müssen. Verwenden Sie niemals verbundene Laufwerke. In dieser Hilfe lernen Sie, wie Sie das Programm Finanz Plus aufrufen und wie Sie es beenden, wie Sie mit der Benutzeroberfläche umgehen und Sie lernen die Bedienungselemente und Extras kennen. 1.3 Umstellung Datenbankserver Was ist für die Umstellung zu tun? 1) den Interbase-Datenbankserver deinstallieren 2) den Firebird-Datenbankserver installieren Die nachfolgenden Schritte wurden für das Betriebssystem Windows XP beschrieben. Bei älteren Betriebssytemen kann es hier zu Abweichungen kommen. Vorgehensweise bei Einzelplatzversionen 1.) Deinstallation des Interbase-Datenbankservers Öffnen Sie über Start Einstellungen Systemsteuerung oder über Start Systemsteuerung Weitere Systemsteuerungsoptionen das Tool Interbase Manager und klicken Sie dort auf den Schalter Stop. Öffnen Sie über Start Einstellungen Systemsteuerung oder über Start Systemsteuerung das Tool Software. Im folgenden Dialog wählen Sie den Eintrag Interbase aus, und klicken Sie auf Ändern/Entfernen:

13 Installation Klicken Sie nun im folgenden Dialog auf Uninstall. Im letzten Dialog der Interbase-Deinstallation klicken Sie nur noch auf den Schalter Done. 4

14 5 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung 2.) Installation des Firebird-Datenbank-Servers Legen Sie die Installations-CD-ROM in Ihr CD/DVD-Laufwerk ein. In der Regel startet nach wenigen Sekunden das Installationsmenü automatisch. Wählen Sie dann die Finanz Plus Installation aus. Im folgenden Dialog wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Installation aus und klicken anschließend auf den Schalter Weiter. Im folgenden Dialog wählen Sie die Optionen Firebird Datenbankserver für Windows sowie Firebird Datenbankclient für Windows aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

15 Installation Nun läuft die Installation automatisch bis zum Ende durch. Im letzten Dialog müssen Sie nur noch auf den Schalter Schließen klicken. Danach wird das Installationsprogramm beendet. Vorgehensweise bei Netzwerkversionen Die Verfahrensweise beim Wechsel des Datenbankservers von Interbase nach Firebird im Netzwerk ist im Wesentlichen gleich der Installation der Einzelplatzversion. 6

16 7 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung Deinstallieren Sie zuerst den Interbase Datenbankserver auf dem Serverrechner und die Interbase Datenbankclienten auf den Arbeitsplätzen (siehe Punkt 1). Ist das Tool Interbase Manager nicht in der Systemsteuerung enthalten, können Sie davon ausgehen, dass nur der Interbase Datenbankclient auf Ihrem Rechner installiert ist. Dieser Schritt kann in diesem Fall übersprungen werden. Installieren Sie anschließend den Firebird-Datenbankserver auf dem Serverrechner (siehe Punkt 2). Wählen Sie dazu im Dialog Installationsauswahl nur die Option Firebird Datenbankserver für Windows aus. Bei der Installation des Firebird-Datenbankclienten auf den Arbeitenplätzen (siehe Punkt 2) wählen Sie im Dialog Installationsauswahl nur die Option Firebird Datenbankclient für Windows aus. Allgemeine Hinweise Es empfiehlt sich, nach erfolgter Deinstallation von Interbase und Installation von Firebird den Rechner neu zu starten. Änderung der Einstellungen am oder im Programm Finanz Plus sind nicht notwendig. Es kann sofort in vollem Funktionsumfang weiter gearbeitet werden. Arbeiten Sie auch mit dem HSC-Rechnungsbuch, müssen Sie auf dem Serverrechner (der Rechner auf dem der Datenbankserver installiert wurde) die Datenbankserver-Erweiterung installieren. Klicken Sie auf Download um das entsprechende Setup herunter zu laden. Durch den Datenbankwechsel kann es vorkommen, dass andere Programme, welche den Interbase Datenbankserver bzw. -clienten benötigen, nicht mehr funktionieren. In solchen Fällen ziehen Sie bitte einen Fachmann zu Rate. 1.4 Anpassungen für Windows 2000, XP und Vista Das Programm legt in den folgenden Ordnern die Datendateien, Datenbanken, Datensicherungsdateien, Logdateien und Protokolle ab. Beachten Sie bitte, dass diese Ordner unter Windows 2000, XP bzw. Windows Vista verschiedene Namen haben. Programmdaten C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\HSC-Software\Finanz Plus C:\ProgramData\HSC-Software\Finanz Plus\ Dieser Ordner trägt das Attribut Versteckt. Er ist somit nur mit entsprechenden Systemeinstellungen sichtbar. Datenbanken C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\HSC-Software\Daten C:\ProgramData\HSC-Software\Daten\ Dieser Ordner trägt das Attribut Versteckt. Er ist somit nur mit entsprechenden Systemeinstellungen sichtbar. Datensicherungsdateien (Vorschlag) C:\Dokumente und Einstellungen\...\Eigene Dateien C:\Users\...\Documents Die mit "..." gekennzeichneten Stellen, sollen den Namen des angemeldeten Benutzers (zum Beispiel Administrator) darstellen. Logdateien und Protokolle

17 Installation C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Dokumente\HSC-Software\Finanz Plus C:\Users\Public\Documents\HSC-Software\Finanz Plus\ 8

18 Teil II

19 Bedienung 2 10 Bedienung Hier werden einige grundlegende Informationen beschrieben. Starten des Programms Beenden des Programms Arbeiten mit der Menüleiste Arbeiten mit den Eingabefeldern Arbeiten mit Protokollen Arbeiten mit der Online-Hilfe Symbole in den Eingabefenstern Bedienung mit Maus und Tastatur Einstellungen zur Bildschirmansicht Einlesen eines Skriptdateien 2.1 Starten des Programms Windows 98/ME sowie Windows NT/2000/XP/Vista bieten verschiedene Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen. Lesen Sie dazu in den entsprechenden Kapiteln in Ihrem Windows-Handbuch nach. 2.2 Beenden des Programms Wenn Sie Finanz Plus beenden möchten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Ihnen sicher schon aus der Windows-Umgebung bekannt sind. Klicken im Menü Datei auf Beenden oder in der obersten Bildschirmleiste ganz links auf das Programmsymbol und anschließend auf Schließen. Drücken Sie ALT (festhalten) und klicken Sie dann noch auf F4. Klicken Sie auf das Symbol in der Titelleiste des Eingabefensters, in dem Sie sich gerade befinden. Auf diese Weise können Sie alle Eingabefenster schließen und am Ende auch das gesamte Programm. 2.3 Arbeiten mit der Menüleiste Die Menüleiste (1. Zeile) enthält die Funktionen: Datei, Stammdaten, Erfassen, Auswerten, Extras und Hilfe. Wenn Sie eine dieser Möglichkeiten anklicken, wird jeweils das Untermenü (eine Liste der Menübefehle) geöffnet. In der zweiten Menüzeile sind einige wichtige Funktionen zusammengestellt, die oft gebraucht werden. Diese zweite Menüzeile können Sie selbst gestalten. Außerdem können hierzu noch eine zweite und eine dritte Zeile aktiviert werden. Die nähere Anleitung dazu lesen Sie bitte unter Symbolleisten. 2.4 Arbeiten mit den Eingabefeldern In allen Eingabefeldern des Programms können folgende Funktionen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden. Funktion Rückgängig Ausschneiden Tastatur Beschreibung Strg+Z Macht die vorherige Aktion rückgängig Strg+X Kopiert den markierten Text in die Zwischenablage und löscht ihn anschließend Kopieren Strg+C Kopiert den markierten Text in die Zwischenablage Einfügen Strg+V Fügt den Text aus der Zwischenablage ein Löschen Strg+Entf Löscht den markierten Text Alles markieren Strg+A Markiert den gesamten Text des Eingabefeldes Kalender Strg+K Ruft einen Dialog zur Auswahl eines Datums auf

20 11 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung Rechner 2.5 Strg+R Ruft einen Dialog zur Ausführung einfacher Rechenoperationen auf Arbeiten mit Protokollen und Tabellen In allen Protokollen, welche durch das Programms erstellt werden, können die folgenden Funktionen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden. Funktion In Zwischenablage kopieren An den Drucker senden In Datei speichern Beschreibung Mit der Hilfe dieser Funktion kopieren Sie den Inhalt des Protokolls in die Windows-Zwischenablage. Diesen können Sie dann direkt in andere Dokumente einfügen. Nach der Auswahl des Druckers wird der Inhalt des Protokolls an den ausgewählten Drucker gesendet.. Je nach Protokollform können Sie hier den Inhalt des Protokolls als Standard Textdatei (*.txt) oder als Rich Text Format Datei (*.rtf) speichern In allen Tabellen, welche durch das Programms erstellt werden, können die folgenden Funktionen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden. Funktion In Zwischenablage kopieren In CSV-Datei speichern 2.6 Beschreibung Mit der Hilfe dieser Funktion kopieren Sie den Inhalt der Tabelle in die Windows-Zwischenablage. Diesen können Sie dann direkt in andere Dokumente einfügen. Mit der Hilfe dieser Funktion schreiben Sie den Inhalt der Tabelle in eine externe CSV-Datei. Arbeiten mit der Online-Hilfe Sie erhalten mit dem Erwerb des Programms ein Kurzhandbuch. Der wichtigste Teil diese Handbuches ist die Anleitung zur Installation. Außerdem ist eine Funktionsübersicht mit allgemeiner Kurzbeschreibung enthalten. Für die direkte Arbeit im Programm nutzen Sie dann bitte die integrierte Hilfe. Die Beschreibung jedes Eingabefeldes übernehmen auf rationelle Weise die im Programm integrierten Hilfetexte. Bei diesen Texten handelt es sich um Dialoghilfen, die sowohl Hintergrundwissen, Allgemeines und Feldbeschreibungen zu den einzelnen Masken enthalten. Diese Hilfe ist für uns und für Sie optimal und den gedruckten Handbüchern vorzuziehen, weil wir die Hilfe mit jedem Update aktualisieren und Ihnen schnell zur Verfügung stellen können (auch über das Internet). sich bei Ihnen nicht Berge von Handbüchern sammeln und Sie keine aktualisierten Seiten auswechseln müssen. Sie trotzdem Hilfetexte auszugsweise drucken können. Der Druck des gesamten Handbuches ist nicht zu empfehlen, weil Sie verschiedene Funktionen nur einmal ausführen (zum Beispiel die Installation). Mit der Funktionstaste F1 erhalten Sie an jeder beliebigen Stelle des Programms Hilfe. Benutzen Sie die Baumansicht um Informationen zu einen bestimmten Thema zu erhalten. Weiterhin können Sie die Registerseite Suchen verwenden um alle Themen zu den eingegebenen Begriff zu suchen. Auf der Registerseite Favoriten können Sie häufig benutzte Themen aufrufen und hinterlegen. In manchen dieser Hilfetexte haben Sie die Möglichkeit, zu einem bestimmten Stichwort weitere Informationen zu erhalten. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das Stichwort. Mit der rechten

21 Bedienung 12 Maustaste können Sie weitere Funktionen der Online-Hilfe aufrufen. 2.7 Symbole in den Eingabefenstern In den Auswahldialogen für Mandanten, Erfassungseinstellungen, Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Kostenträger, Inventar, Sonderposten, Gesellschafter, Kunden, Lieferanten, Artikel, Kreditinstitute sowie in diversen Rechenvorschriften können Sie über (oder rechte Maustaste) das zugehörige Kontextmenü öffnen. Hier finden Sie weitere spezifische Funktionen. Mit dieser Symbolleiste, die Sie vollständig oder Teile davon in den Eingabemasken finden, können Sie die folgenden Funktionen ausführen: Schalter Beschreibung Anlegen (Neuen Datensatz anlegen) Mit Klick auf die Schaltfläche Anlegen öffnet sich ein leeres Eingabefenster und Sie können einen neuen Datensatz anlegen. Die Eingabefelder richten sich danach, welches Fenster Sie gewählt haben. Wenn Sie die Eingaben zu allen Registern erledigt haben, bestätigen Sie die Eingaben mit Klick auf Übernehmen. Sollten Sie doch keinen neuen Satz anlegen wollen, dann beenden Sie die Eingabe ohne Speichern durch Klick auf Abbrechen. Für die beabsichtigte Eingabe ist dann vorerst im Auswahlfenster ein Platz reserviert, der aber nach Schließen des Fensters wieder verworfen wird. Die meisten Datensätze haben einen eindeutigen Sortierbegriff. Bei diesen Datensätzen ist es praktisch unmöglich, dass Sie versehentlich einen zweiten Datensatz mit dem gleichen Inhalt anlegen. Dies finden Sie zum Beispiel bei den Sachkonten. Wenn Sie unter dieser Schaltfläche eine vermeintlich neue Kontonummer eingeben und es gibt diese doch schon, dann werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass diese Kontonummer schon existiert und dass Sie eine neue eingeben sollen. Anders verhält es sich bei den Datensätzen, die es mehrfach geben darf. Typisch dafür sind die Postleitzahlen. Sehr oft haben mehrere Orte gleiche Postleitzahlen. Sehen Sie deshalb immer erst nach, welche Orte Sie schon erfasst haben, bevor Sie einen neuen Datensatz anlegen. Das Programm unterscheidet bereits geringe Abweichungen in der Schreibweise und es könnte dadurch sehr schnell passieren, dass Sie einen Ort mit anderer Schreibweise mehrfach gespeichert haben. Die Funktionstaste Einf oder die Tastenkombination Alt+A entspricht dieser Funktion Bearbeiten (Datensatz bearbeiten) Markieren Sie einen Datensatz und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie bekommen den Inhalt des Datensatzes angezeigt und nehmen bei Bedarf entsprechende Änderungen vor. Sofern die Änderung schwerwiegenden Einfluss auf bisher erstellte Auswertungen hat, ist die Änderung nicht gestattet. Das Programm merkt sich, dass der Inhalt eines Datensatzes (insbesondere betrifft das die Stammdaten) schon verwendet wurde und sperrt diesen Datensatz für bestimmte Veränderungen. Beispiel: ein Konto ist mit Buchungen bereits in den Vorjahren in eine bestimmte Bilanzposition in den BMEVL-Jahresabschluss eingeflossen. Würden Sie jetzt die

22 13 Finanz Plus - Finanz- und Anlagenbuchhaltung BMEVL-Bilanzposition ändern, hätte das Einfluss auf evtl. schon geprüfte Abschlüsse. Das ist sicher nicht gewollt. In einem solchen Fall müssen Sie ein neues Konto mit der richtigen Zuordnung anlegen und eine Umbuchung vornehmen. Duplizieren (Datensatz duplizieren) Sie markieren einen Datensatz, den Sie duplizieren möchten und klicken dann auf die Schaltfläche Duplizieren. Durch Eintragen einer neuen Schlüsselnummer erhalten Sie einen neuen Datensatz, der mit dem Inhalt des vorher ausgewählten vorbelegt ist. Wenn Sie zum Beispiel ein Unterkonto anlegen möchten, ändern Sie den Namen des Kontos und speichern es durch Klick auf die Schaltfläche Übernehmen. Wenn Sie jedoch einen Datensatz mit teilweise verändertem Inhalt anlegen möchten, dann ändern Sie noch die betreffenden Felder und speichern dann. Die Tastenkombination Alt+D entspricht dieser Funktion Löschen (Datensatz löschen) Mit diesem Schalter haben Sie die Möglichkeit, Datensätze zu löschen. Beispiel: Sie markieren in der Anzeige Konten bearbeiten das Konto 6918 und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Es wird die Frage eingeblendet: Möchten Sie Sachkonto Einstellungen in die Rückstellungen wirklich löschen? Sie bestätigen mit OK oder brechen ab. Hier gilt im Prinzip analog die Aussage zum Bearbeiten. Sie können keinen Datensatz löschen, der aufgrund vorhandener Buchungen für die ordnungsgemäße Arbeit des Programms benötigt wird. Für diese Datensätze wird das Löschen verweigert. Die Funktionstaste Entf oder die Tastenkombination Alt+L entspricht dieser Funktion. Ein Makro (gespeicherter Buchungssatz zur Wiedervorlage in Erfassen Geldbuchungen) löschen Sie, indem Sie diesen Markieren und die Funktionstaste Entf drücken (oder Strg + Entf). Importieren Mit dieser Funktion können Sie Datensätze, die Sie mit Hilfe der Funktion Exportieren gespeichert haben, einlesen. Exportieren Mit dieser Funktion können Sie Datensätze speichern und später mit der Funktion Importieren einlesen. Navigation (Datensatz, Seite auswählen) Mit diesen Symbolen können Sie einen Datensatz innerhalb einer Tabelle auswählen. Die vier Symbole bedeuten: erster Datensatz, vorheriger Datensatz, nächster Datensatz und letzter Datensatz (von links nach rechts). In angezeigten Auswertungen blättern Sie hiermit seitenweise oder zur ersten bzw. zur letzten Seite. Die Tasten Pos1, Ende sowie Cursortasten entsprechen dieser Funktion. Suchen (Datensatz suchen) Die Funktion Suchen steht in engem Zusammenhang mit der Sortierfunktion. Sie suchen immer in der blau geschriebenen Spalte. Schreiben Sie in das lange weiße Feld über den Feldnamen eine Zahl oder ein Wort. Je mehr Zeichen Sie eingeben, um so näher kommt die Anzeige an Ihre Auswahl. Sie müssen jedoch die gleiche Schreibweise beachten, die zum Beispiel ein Artikel als Bezeichnung hat. Wenn Sie Ihren Suchbegriff eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Fernglas und es wird Ihnen der erste Datensatz angezeigt, der mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnt. Wenn der Cursor jedoch nicht erst in das lange weiße Feld gestellt wurde, ist die Suchfunktion sofort wirksam. Die Tastenkombination Alt+S entspricht dieser Funktion. Suchen (Teiltextsuche) Diese Suchfunktion gestattet Ihnen innerhalb eines Begriffes eine bestimmte Zeichenkombination zu suchen. Sie suchen auch hier in der Spalte mit blau geschriebener Überschrift. Geben Sie die zu suchende Zeichenkombination ein