Inventur im Anlagevermögen

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1 Inventur im Anlagevermögen Eine automatisierte Lösung durch Anbindung von Barcode-Scannern an SAP Vortrag beim 4. SAP-Anwenderforum der FH NON am in Lüneburg - Frank Thiele

2 dvg Hannover GmbH at a glance DV-Servicegesellschaft primär für Sparkassen gegründet 1970 Entwicklung und Produktion für 94 Sparkassen, 4 Landesbanken und 3 Landesbausparkassen in Niedersachsen und Schleswig-Holstein (Onlineanwender) Unterstützung von über Terminalarbeitsplätzen (1999) Buchungsvolumen 1493 Mio. Buchungen (1999) Druckvolumen 214 Mio. Seiten (1999) zentraler Netzknoten für über Geldautomaten der Sparkassen europaweit (europäischer Geldautomaten-Verbund EUFISERV) 2 Umsatz 545 Mio. DM (1999) über 1200 Mitarbeiter (1999)

3 Arbeiten im Büro der Zukunft Arbeiten an wechselnden Arbeitsplätzen innerhalb von definierten Bereichen (Zonen) nur noch ca. 75 % soviel Arbeitsplätze wie Mitarbeiter Räume mit 1 bis 3 Arbeitsplätzen, Projekträume, Arbeitsplätze in offenen Bereichen, Kommunikationsbereiche Pilotenkoffer mit persönlichen Untensilien papierarmes Büro nur noch 2 lfd. Meter Ablagefläche pro Mitarbeiter elektronische Kommunikation und elektronische Vorgänge 3

4 SAP bei der dvg Hannover GmbH SAP Beratung, Entwicklung, Betreuung und Produktion für das eigene Unternehmen und für Kunden in der Sparkassenorganisation Systemumgebung NON-HR: IBM RS 6000 SP, AIX, Oracle, R/3 4.0B Systemumgebung HR: R/3 4.6B, teilweise AIX, teilweise OS/390 insgesamt ca. 500 User in mehreren Systemen (NON-HR) insgesamt ca Stammsätze verteilt über 91 Mandanten (HR) 4 insgesamt ca. 26 Mitarbeiter Migration auf OS/390 (Hostumgebung) (laufendes Projekt) Entwicklungspartnerschaft mit der SAP AG für bankfachliche Anwendungen

5 Inventur: Fachliche Rahmenbedingungen und Anforderungen Inventurumfang: faktisch alle Wirtschaftsgüter (Eigentum, Leasing) Ausnahmen: GwG's, PC-Software, Kraftfahrzeuge, Gebäude, AiB's manuelle Inventur bei Kunstwerken und HOST-Software Inventarnummer: Eindeutigkeit für jedes Wirtschaftsgut vom ersten bis zum letzten Tag im dvg-besitz (Inventarnummer weicht von Anlagennummer ab) Mehrere Nummernintervalle zur Unterscheidung von Wirtschaftsgütern 5 Weitgehende DV-Unterstützung bei Aufnahme vor Ort und Datenänderung in SAP

6 Inventur: Begriff und Ziel Inventur: Physische Aufnahme des Anlagenbestandes Abgleich: Buchbestand und physischer Bestand Ziel: Optimale Zuordnung des Buchbestandes zum physischem Bestand durch Anlagendaten oder Inventarnummer unter der Voraussetzung, daß alle Wirtschaftsgüter einmal in SAP erfaßt wurden, dürften inventurbedingt eigentlich keine Anlagenstammsätze neu in SAP anzulegen sein 6 daher gilt aus Ergebnissicht: eine zweifelhafte Zuordnung ist besser als eine inventurbedingte Zugangsund Abgangsbuchung

7 Inventur: Prinzipien Bestandsorientierung: keine freie Bestandsaufnahme, sondern am Anlagenbestand orientiert Standort- / Kostenstellenbezug: Aufnahme erfolgt pro Standort / Kostenstelle 7 Zuordnungsprinzip: Zuordnung geht vor Neuerfassung sowohl bei der Aufnahme vor Ort als auch beim nachträglichen Abgleich in SAP

8 Inventursysteme: PC - basiert oder SAP - integriert? PC-basierte Lösung Datenhaltung und Datenverarbeitung außerhalb des führenden SAP- Systems in in einem weiteren System (Redundanz) System muß administriert werden (Datensicherung etc.) Schulungsbedarf bei den Anwendern (Oberfläche, Bedienung) am Markt angebotene Systeme hinsichtlich Funktionalität und Kontrollmöglichkeiten (Prüfschritten) nicht mit SAP- Funktionalität vergleichbar SAP-integrierte Lösung Datenhaltung und Datenverarbeitung innerhalb des führenden SAP-Systems hohe Datensicherheit Anwender sind an das Oberflächendesign gewöhnt hohe Funktionalität, alle Datenkonstellationen können berücksichtigt werden viele Prüfschritte möglich hoher Automatisierungsgrad alle Auswertungen aus SAP 8 daher unsere Entscheidung:

9 Philosophie der dvg-eigenentwicklung (1): Scanner als verlängerter Arm des SAP-Systems Datenhaltung SAP download upload 9 Bestandsdaten Steuerdaten Inventurdaten Handheld-PC Datenaktualisierung

10 Philosophie der dvg-eigenentwicklung (2): Scanner als verlängerter Arm des SAP-Systems Handheld-PC (Scanner) als verlängerter Arm des SAP-Systems reine Datenerfassung keine Datenhaltung formale Datenprüfung anhand von Steuerungsdaten aus SAP schon bei der Datenaufnahme Steuerungsdaten auf Handheld nicht änderbar 10 optimierte Handheld-Bedienung angepaßt an SAP-Design (z. B. Mußfelder mit?) ergonomisch optimiert (z. B. Verdichtung überzähliger blanks, Löschung führender Nullen)

11 Merkmale der DV-technischen Realisierung (1) Keine Modifikation am SAP-Standard Ausschließliche Verwendung von gängigen Komponenten Realisierung mit SAP-Standard-Tools (wie ABAP, Bereichsmenü, Dynpros, kundeneigenen Tabellen) und SAP-Standard-Verfahren (wie Batch-Input) Steuerung der Anwendung aus SAP durch Steuerungstabellen weitgehende Verlagerung der Verarbeitungslogik nach SAP hohe Datensicherheit (insbesondere beim File-Transfer durch bestimmte Namenskonventionen) eigenes Berechtigungskonzept 11 Vordefinierte Abläufe, die eingehalten werden müssen (analog SAP-Standard), jedoch mit der Möglichkeit, Sätze manuell auszusteuern Statusverwaltung ermöglicht jederzeit aktuelle Aussagen über den Bearbeitungsstand und mögliche nächste Arbeitsschritte

12 Merkmale der DV-technischen Realisierung (2) Einheitliches Satzformat für Datenaustausch und Weiterverarbeitung, gefüllt abhängig vom Vorgang Transfer von Steuerungsdaten und Anwendungsdaten abhängig vom Vorgang Unterscheidung der Vorgänge über Satztypen Schnittstellen-Realisierung: Workstation-Download (SAP-Funktionsbaustein) Verarbeitung in SAP: Datensätze werden bei jedem Bearbeitungs- / Prüfschritt per ABAP durch bestimmte kundeneigene Tabellen geschoben letzter Schritt: Datensatz in Archivtabelle und per Batch-Input auf Datenbank 12 eigener Namensraum Einführungsleitfaden Eigenentwicklung innerhalb SAP Zulieferung der Handheld-Hardware und -Software

13 Funktionsumfang und modularer Aufbau der dvg-inventarisierungslösung SAP-Anlagenbuchhaltung dvg-inventarisierungslösung Erstinventur laufende Inventur laufende Arbeiten Module 13 Bestandsaufnahme Abgleich Buchung Abgleich (lokal) Abgleich (zentral) Buchung Wareneingang Umzug Abgang Funktionen

14 Bereichsmenü Inventarisierung 14 Workflow durch Menüführung (Abarbeitung von oben nach unten )

15 Beispiel Steuerungstabelle: Nummernkreise 15 Pflege aller Steuertabellen in SAP Download der Steuertabellen auf den Handheld-PC

16 Laufende Inventur (Ablauf) (1): Selektion und Download 16 Aufteilung des Gesamtbestandes in Arbeitspakete (Sollbestände) - mögliche Kriterien: Standorte, Kostenstellen - optimale Selektion durch versuchsweises selektieren - endgültige Selektion wird gesichert Download der Arbeitspakete auf die Scanner - nur möglich, solange freie Scanner vorhanden sind

17 Laufende Inventur (Ablauf) (2): Aufnahme vor Ort Anmeldung an Standort / Kostenstelle verschiedene Erfassungsvarianten: (Standard (mit Bezeichnung), Schnellerfassung, Storno) Blinde Scannung aller vorhandenen Wirtschaftsgüter Wirtschaftsgüter, die nicht im Sollbestand waren, werden unbemerkt ebenfalls erfaßt 17 Neuerfassungsmöglichkeit ( aufgefundene Wirtschaftsgüter ohne Aufkleber) vorläufiger (Reste zeigen und suchen) und endgültiger Abschluß des Standortes am Standort verlorene Wirtschaftsgüter werden als solche zurückgegeben

18 Laufende Inventur (Ablauf) (3): Aufnahme vor Ort: Handheld-Displays - Schnellerfassung BESTANDSERFASSUNG DVG VER.: BENUTZER: > THIELE KENNWORT: > ****** BESTANDSERFASSUNG DVG VER.: > LFD. INVENTUR < ABMELDEN EINGABE STANDORT DVG VER.: STANDORT: > 01D FUNKTIONEN STANDORT: 01D STANDARD-ERFASSUNG > SCHNELL-ERFASSUNG < STORNO STANDORT ABSCHL. INVENTARNUMMER: > GESPEICHERT 4 5

19 Laufende Inventur (Ablauf) (4): Upload und Weiterverarbeitung 19 Anlagen am erwarteten Standort: - Online-Check / Spool-Auswertung - automatisiertes Anlagen ändern: - Inventurdatum - Inventurbelegnummer Anlagen mit Standortwechsel: - Online-Check / Spool-Auswertung - automatisiertes Anlagen ändern: - Inventurdatum, -belegnummer - Standort, Kostenstelle (neues Intervall zeitabhängige Daten)

20 Laufende Inventur (Ablauf) (5): Abgleich 20 Abarbeitung orientiert sich an neu aufgenommenen Sätzen Abgleich neuer und verlorener Sätze nach bestimmten Kriterien (z. B. Seriennummer) per Batchlauf Online-Gegenüberstellung neuer und verlorener Sätze, die zusammengehören könnten, mit Möglichkeit der Zuordnung

21 Laufende Inventur (Ablauf) (6): Nachbearbeitung 21 Automatisierte Weiterverarbeitung der zugeordneten Sätze (Änderung Anlagenstamm analog Standortwechsel) Automatisiertes Anlegen neuer Sätze und Zugangsbuchung mit Inventurbewegungsart (Inventurdifferenz) Automatisiertes Ausbuchen verlorener Sätzen mit Inventurbewegungsart (Inventurdifferenz)

22 Unerwartete Schwierigkeiten im Projektverlauf und daraus abgeleitete Empfehlungen - fachliche Sicht (1) Starke Unterschätzung des Zeitaufwandes: - fachliche Konzeption - Durchführung der Inventur Bedienung des Handheld-PC für manche User anfänglich gewöhnungsbedürftig (Tastatur / Display nicht wie bei PC) Einsatz von Aushilfen zumindest bei Erstinventur nicht praktikabel 22 Frühzeitige Einbeziehung der Key-User in die laufende Entwicklung Einplanung von genügend und möglichst internen Ressourcen Aufwand für Aufnahme und Weiterbearbeitung: - Erstinventur mit Anlagen ca. 2,5 Mannjahre (ca. 50 Anlagen / Manntag) - Laufende Inventur mit Anlagen ca. 5 Mannmonate (ca. 300 Anlagen / Manntag)

23 Unerwartete Schwierigkeiten im Projektverlauf und daraus abgeleitete Empfehlungen - fachliche Sicht (2) Anforderungen aus (zu) vielen Unternehmensbereichen wurden an das Projekt gestellt und sollten berücksichtigt werden (z. B. technische Bestandsführung, Softwareverteilung, Facility Management) Eindeutige Abgrenzung des Projektumfangs 23 Fokus auf der Erhebung kaufmännischer Daten für SAP Bei Bedienung weiterer Schnittstellen: - Definition des Datenflusses - Definition des jeweils führenden Systems

24 Unerwartete Schwierigkeiten im Projektverlauf und daraus abgeleitete Empfehlungen - technische Sicht (1) Integration des Handheld-PC und Entwicklung der Scanner-Software wider erwarten sehr komplex und zeitaufwendig: Realisierung der geforderten Suchmechanismen bei angemessener Performance Realisierung der geforderten und teilweise komplexen Verprobungen 24 Passende Formate bei der Übergabe der Daten zwischen Handheld-PC und SAP Darstellung der Daten auf dem Display in gut lesbarer Form

25 Unerwartete Schwierigkeiten im Projektverlauf und daraus abgeleitete Empfehlungen - technische Sicht (2) Konzeptions- und Entwicklunsprinzip: Verringerung der Komplexität auf dem Handheld-PC: Verlagerung von Funktionen und Verarbeitungslogik nach SAP (soweit möglich) Konvertierung der Daten beim Download in das vom Handheld benötigte Format (z. B. führende Nullen löschen) 25 Re-Konvertierung der Daten beim Upload in das von SAP benötigte Format Unterstützung schneller Suchfunktionen auf dem Scanner durch Aufbau von Indexdateien bereits in SAP

26 Unerwartete Schwierigkeiten im Projektverlauf und daraus abgeleitete Empfehlungen - technische Sicht (3) Die SAP-typische Komplexität und die Vielfalt der auftretenden Datenkonstellationen erfordert eine umfangreiche konzeptionelle Vorarbeit für die Entwicklung! 26

27 Anhang: Hardware - technische Daten Handheld-PC PC nach Industrie-Standard 640 KB RAM 4 MB Speicherkarte integrierter Barcode-Scanner PCMCIA-Laufwerk serielle Schnittstelle Display 8 Zeilen à 20 Zeichen Alphanumerische Tastatur Speicherkarte für Betriebssystem Anwendungsprogramm Steuertabellen Anwendungsdaten Kapazität ca Datensätze 27

28 Anhang: Software und Umfeld Handheld-PC Software: Betriebssystem MS-DOS Anwendungsprogramm in C Tool-Software (z. B. zur Formatierung der PCMCIA-Karte) Umfeld: Lasergravierte Barcode- Sicherheitsetiketten (nicht zerstörungsfrei ablösbar) Drucker für Sonderetiketten (Folie) PCMCIA-Kartenlaufwerk für PC 28

29 und nun... Ihre Fragen? 29

30 schreiben Sie mir doch mal... 30

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