SEPA-NEWSLETTER für Firmenkunden

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1 Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick: Details zur SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung - eine deutliche Erleichterung für Ihr Unternehmen Glossar Die Neuerungen bzgl. Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandat, Fälligkeitsdatum (Due-Date) und der Vorabinformation (Pre-Notification) haben wir Ihnen im letzten Newsletter vorgestellt. Heute informieren wir Sie detailliert über die SEPA-Basis-Lastschrift und über die gegebenenfalls auch in Ihrem Unternehmen erforderlichen Maßnahmen in Bezug auf die Umstellung der heutigen Lastschriften in die SEPA-Welt. SEPA-Basis-Lastschrift für den europaweiten Forderungseinzug Abb. 1: 4-Ecken-Model Der Ablauf bei einer SEPA-Lastschrift unterscheidet sich nur gering vom heutigen Einzugsermächtigungsverfahren. Die wesentlichen Unterschiede macht die nachfolgende Übersicht deutlich:

2 (ab 9. Juli Wochen) => bis 9. Juli 2012 anschließend einheitlich zur SEPA- Basis-Lastschrift Abb. 2: Gegenüberstellung Einzugsermächtigung vs. SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Bislang sind Lastschriften bei Sicht (Vorlage) fällig, so dass Sie als Einreicher bereits am Einreichungstag die Gutschrift mit vereinbarter Wertstellung erhalten. Zukünftig haben Lastschriften aus Verbraucherschutzgründen einen festen Fälligkeitstermin. Erst an diesem Tag finden alle Buchungen statt - sowohl beim Einreicher als auch beim Zahlungspflichtigen. Fest definierte Vorlauffristen sind einzuhalten. SEPA unterscheidet bei der Einreichung von Basis-Lastschriften, ob ein Einzug erstmalig, wiederkehrend oder letztmalig erfolgt. Die Festlegung, ob es sich um einen erstmaligen oder wiederkehrenden Lastschrifteinzug handelt, wird durch Ihre Datenverarbeitung unterstützt. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift ist als SEPA-Erstlastschrift zu kennzeichnen, auch wenn bereits Einzüge unter der bestehenden Einzugsermächtigung erfolgt sind. Erst-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen Späteste Einreichung: 5 TARGET-Tage* vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen => daher Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET-Tage* vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen Späteste Einreichung: 2 TARGET-Tage* vor Fälligkeit => => daher Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 TARGET-Tage* vor Fälligkeit * Bei TARGET-Tagen handelt es sich um europaweite Bankarbeitstage. Die Erreichbarkeit der Banken erhöht sich dadurch, dass neben Samstagen und Sonntagen lediglich 6 einheitliche Feiertage existieren: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 1. und 2. Weihnachtsfeiertag

3 Wie gehen Sie als Lastschrifteinreicher nun mit den Mandaten bzw. bestehenden Einzugsermächtigungen um? Option 1: Sie möchten zeitnah ab dem 9. Juli 2012 Ihre Einzüge auf SEPA umstellen Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Softwarelösung SEPA-fähig ist und eine Mandatsverwaltung beinhaltet. Tauschen Sie mit Neukunden das SEPA-Basis-Lastschriftmandat aus. Legen Sie den Zeitpunkt für die Umdeutung der bestehenden, Ihnen im Original vorliegenden Einzugsermächtigungen fest. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank Legen Sie die Systematik Ihrer Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer) fest. Hat Ihre Bank von Ihnen bereits die Inkassovereinbarung aktualisiert zurückerhalten? Informieren Sie Ihre Kunden über den Zeitpunkt der Umdeutung ein entsprechendes Musteranschreiben finden Sie in der Anlage zum Newsletter. Reichen Sie nach Abstimmung mit Ihrer Bank eine SEPA-Testdatei ein. Prüfen Sie, ob Sie zukünftig auch den grenzüberschreitenden Lastschrifteinzug nutzen wollen. Sprechen Sie Ihre Bank bzgl. länderspezifischer Besonderheiten an. Option 2: Sie möchten die Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen Tauschen Sie weiterhin mit Ihren Neukunden die Einzugsermächtigung aus. Bereiten Sie die SEPA-Umstellung rechtzeitig vor. Nutzen Sie unser Musteranschreiben aus Newsletter Nr. 2 für die Ankündigung der Umdeutung zu einem späteren Zeitpunkt. Legen Sie auch hier den Zeitpunkt für die Umdeutung der bestehenden, Ihnen im Original vorliegenden Einzugsermächtigungen fest. Wie bei Option 1: o Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank o Legen Sie die Systematik Ihrer Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer) fest. o Hat Ihre Bank von Ihnen bereits die Inkassovereinbarung aktualisiert zurückerhalten? Vor dem von Ihnen festgelegten Umstellungszeitpunkt: o Informieren Sie Ihre Kunden - ein entsprechendes Musteranschreiben finden Sie in der Anlage dieses Newsletters. o Reichen Sie nach Abstimmung mit Ihrer Bank eine SEPA-Testdatei ein. o Prüfen Sie, ob Sie zukünftig auch den grenzüberschreitenden Lastschrifteinzug nutzen wollen. Sprechen Sie Ihre Bank bzgl. länderspezifischer Besonderheiten an.

4 Was versteht man unter der Umdeutungslösung? Nach Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen zum 9. Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen SEPA-Mandate einzuholen. Es besteht lediglich die Pflicht, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Basis-Lastschriftmandat schriftlich zu benachrichtigen. Gerne stellen wir Ihnen - wie bereits oben erwähnt - einen Mustertext zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Geschäftspartner über die beabsichtigte Umstellung auf die SEPA-Basis- Lastschrift informieren können. Mustertext Nutzung des SEPA-Basis-Lastschriftverfahrens Sehr geehrter Geschäftspartner, wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr (DTA-Verfahren) mittelfristig auf den europäischen Standard SEPA umgestellt. Die EU-Kommission hat das Ende der jeweils nationalen Zahlungsverkehrsverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zum verkündet. Diese Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug. Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens werden wir ab dem [z. B. 01. Januar 2013] das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen. Die seinerzeit mit Ihnen geschlossene Einzugsermächtigung dient hierzu als entsprechendes Mandat. Wir werden bei den Einzügen folgende Parameter verwenden: Gläubiger-ID: [DE...] Mandats-Referenz: [z. B. Kundennummer] In Zukunft werden wir Sie zudem [x] Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren Höhe informieren - einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung aufnehmen. Wir freuen uns auf eine weiterhin vertrauensvolle Zusammenarbeit. Freundliche Grüße Hinweis: Die Umdeutung eines Abbuchungsauftrages in SEPA-Firmen-Mandate ist jedoch nicht möglich! Ausblick: Im Newsletter Nr. 7 informieren wir, wie auf der Einreicherseite künftig mit Abbuchungsaufträgen / Firmenlastschriften zu verfahren ist. HINWEIS Der Termin für die Umdeutung einer Einzugsermächtigungslastschrift auf eine SEPA-Basis- Lastschrift darf nicht vor dem 9. Juli 2012 liegen!

5 Glossar Abkürzung / Begriff AWV ggf. englische Bezeichnung Übersetzung Außenwirtschaftsverordnung B2B Business to Business Unternehmen an Unternehmen B2C Business to Consumer Unternehmen an Verbraucher BIC Bank Identifier Code Internationale Identifizierungsschlüssel für Kreditinstitute (internationale Bankleitzahl) CI Creditor Identifier Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID) D Due Date Fälligkeitsdatum Debitor Debtor Zahlungspflichtiger EBICS EPC IBAN Electronic Banking Internet Communication Standard European Payments Council International Bank Account Number Neuer IP-basierter Electronic Banking-Standard Gremium der europäischen Bankindustrie für Zahlungsverkehrsfragen mit Entscheidungsrecht Internationale Kontonummer Kreditor Creditor Zahlungsempfänger Mandat Mandate Ermächtigung zum Lastschrifteinzug Pre-Notification Pre-Advice for a SDD - SEPA Direct Debit Vorabinformation an den Bezogenen mit den Daten des SEPA-Lastschrifteinzuges PSD Payment Service Directive Zahlungsdiensterichtlinie SCT SEPA Credit Transfer SEPA-Überweisung SDD SEPA Direct Debit SEPA-Lastschrift SDD B2B SEPA Direct Debit - Business to Business SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren SDD Core SEPA Direct Debit - Core SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum STP SWIFT XML Straight-through-processing Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Extensible Markup Language Direktverarbeitung der Zahlungsverkehrstransaktionen ohne manuelles Eingreifen Globaler Netzbetreiber der Banken für Finanztransaktionen Datenformat mit festen Regeln zur Strukturierung von Daten

6 Mit freundlichen Grüßen Ihr Firmenkundenteam der Impressum Herausgeber: Redaktion: Verantwortlich: WGZ BANK, VR-Bank Rhein-Erft eg Werner O. Fronholt, M. Küsters, W. Lilienbecker, H. Zimmermann T. Löcker, H. Sandkaulen, A. Greul

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