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1 SEPA jetzt vorbereiten! Sehr geehrte Damen und Herren, der Endspurt hat begonnen. Ab Februar 2014 können Überweisungen und Lastschriften im bisherigen nationalen Verfahren nicht mehr durchgeführt werden - dies ist keine Option, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Banken dürfen dann von Firmenkunden keine Aufträge mehr in den bisherigen Verfahren entgegennehmen. Die in Presseberichten erwähnten relativ hohen Umstellungsstückzahlen im Überweisungsbereich sind dem Umstand geschuldet, dass einige große Teilnehmer am deutschen Zahlungsverkehr bereits auf das SEPA-Format umgestellt haben. Auswertungen aus unserem Hause belegen aber, dass das Zahlungsverhalten insbesondere bei kleinen und mittelständischen Einrichtungen sich noch nicht ausreichend verändert hat. Insbesondere die SEPA-Lastschrift wird bisher noch so gut wie gar nicht genutzt. Dies hat sicherlich mehrere Gründe, denn der Schwenk von DTA- zur SEPA-Lastschriften ist nicht auf Knopfdruck möglich. Intensive Vorarbeiten, auf die wir auf den nächsten Seiten ausführlicher eingehen werden, sind hier zu berücksichtigen. Es gilt also, die verbleibenden Monate intensiv zu nutzen, damit der Übergang auf die SEPA- Verfahren reibungslos abläuft. Es ist Zeit zu handeln - unsere Newsletter werden Sie hierbei weiterhin unterstützen. Eine Bitte Wenn Sie persönlich nicht mit dem Thema SEPA in Ihrem Haus betraut sind, bitten wir Sie, diesen Newsletter an die entsprechende Person(en) aus dem Bereich Zahlungsverkehr weiterzuleiten. Vielen Dank. Wie Sie sich für diesen Informationsdienst anmelden können erfahren Sie auf Seite 5. In der achten Ausgabe finden Sie folgende Informationen o Was bei Überweisungen und Lastschriften jetzt vorrangig zu tun ist Seite 2 o Auswirkungen der Vorlauffristen Seite 4 o Glossar Seite 6 o Inhaltsverzeichnis der bisherigen Ausgaben Seite 7 Unsere Ansprechpartner zum Thema SEPA finden Sie auf Seite 5. Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre. Mit freundlichen Grüßen Ihre Bank für Kirche und Diakonie 1

2 Was bei Überweisungen und Lastschriften jetzt vorrangig zu tun ist Auch wenn die Umstellung auf SEPA aus heutiger Sicht scheinbar noch in weiter Ferne liegt, sollten Sie das Thema SEPA in Ihrer Jahresplanung mit höchster Priorität berücksichtigen. UMSTELLEN AUF SEPA-ÜBERWEISUNGEN: 1. Finanzbuchhaltung, Personalbuchhaltung, Zahlungsverkehrssoftware und sonstige Systeme SEPA-fähig machen: => Nehmen Sie frühzeitig mit den Herstellern der Software Kontakt auf! 2. Stammdaten in den Systemen um IBAN und BIC ergänzen: => Details bzgl. einer möglichen Konvertierung werden wir in der nächsten Ausgabe unseres Newsletters ausführlich darstellen. 3. Ergänzung von IBAN und BIC auf eigenen Briefbögen 4. Etwaig genutzte Zahlscheine müssen an die SEPA-Zahlscheinvordrucke angepasst werden. UMSTELLEN AUF SEPA-LASTSCHRIFTEN 1. Austausch einer neuen Inkassovereinbarung - ergänzt um die SEPA-Verfahren - mit Ihren Banken (diese werden wir allen bisherigen Lastschrifteinreichern in der nächsten Zeit unaufgefordert zusenden). 2. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 3. Analyse der bisher genutzten Lastschriftverfahren: a. Einzugsermächtigungsverfahren: 2

3 i. Liegen die Einzugsermächtigungen unterschrieben vor? ii. Zu welchem Termin soll die Umdeutung (siehe Newsletter Nr. 4 2) erfolgen? iii. Wie werden die Zahlungspflichtigen informiert? iv. Sind die organisatorischen Abläufe bzgl. der neuen Vorlauffristen und der Pre-Notification (Vorabinformation an den Kunden) geregelt? b. Abbuchungsauftragsverfahren: i. Falls Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern vereinbart wurden, ist zwingend ein neues Bezahlverfahren zu vereinbaren. ii. Mit Nicht-Verbrauchern ist ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat zu vereinbaren. iii. Sind die organisatorischen Abläufe bzgl. der neuen Vorlauffristen und der Pre-Notification geregelt? 4. Ihre eingesetzte DV muss in der Lage sein, Ihren SEPA-Lastschriften die erforderlichen Mandatsinformationen aus der Mandatsverwaltung zuzusteuern: a. Gläubiger-Identifikationsnummer b. Mandatsreferenz c. Sequenz der Lastschrift (einmalige, erstmalige, wiederkehrende, letztmalige Lastschrift) d. Art des Mandates (SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen-Lastschrift) e. Angabe des Fälligkeitsdatums der Lastschrift (D) Wussten Sie, dass bis Ende Oktober 2012 erst der für die Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Gläubiger-Identifikationsnummern beantragt wurden? - Und das bei rund 3,6 Millionen Unternehmen und rund Vereinen in Deutschland! Eine alarmierend geringe Anzahl vor dem Hintergrund, dass die Hälfte aller Zahlungen in Deutschland mittels Lastschriften abgewickelt werden. 3

4 Auswirkungen der Vorlauffristen Bei den derzeit in Deutschland angewendeten DTA-Lastschriftverfahren handelt es sich um Sichtlastschriften, d. h. die Lastschriften werden dem Zahlungsempfänger am Tag der Einreichung mit in der Zukunft liegender Wertstellung gutgeschrieben. SEPA-Lastschriften weisen ein festes Fälligkeitsdatum (D) aus, an dem die Buchung und Valutierung erfolgt. Es ist zu berücksichtigen, dass die gesetzlich vorgegebenen Vorlagefristen (D-5, D-2 bzw. D-1), an dem der Lastschriftauftrag zwingend bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen muss, eingehalten werden. Anhand der folgenden Abbildung möchten wir Ihnen verdeutlichen, wie komplex das Thema Vorlagefrist in Kombination mit wechselnden Sequenz-Typen der Lastschriften sein kann: Im Beispiel gelten folgende Prämissen: 1. SEPA-Basis-Lastschrift 2. Fälligkeit zum 7. eines jeden Monats 3. Berücksichtigung einheitlicher TARGET-Tage, die bei SEPA maßgeblich sind 4. Berücksichtigung der gesetzlichen Vorlagefrist a. Ersteinreichung mit einer Vorlauffrist von 5 Tagen vor Fälligkeit b. Folgeeinreichung mit einer Vorlauffrist von 2 Tagen vor Fälligkeit 5. Zusätzlich Berücksichtigung eines Bearbeitungstages für den Transport der Lastschrift zur Bank des Zahlungspflichtigen => Einreichung mit D-6 bzw. D-3 Die Abbildung verdeutlicht, dass man als Lastschrifteinreicher Monat für Monat die Einreichungsfristen individuell neu ermitteln muss. Die z. B. in unserer Profi-cash-Software integrierte Mandatsverwaltung kann für den Anwender die Überwachung der erforderlichen Fristen übernehmen. 4

5 . SEPA-Newsletter, Ausgabe 8, Januar 2013 Abonnieren Sie unseren kostenfreien SEPA-Newsletter! Wir empfehlen allen, die für das Thema Zahlungsverkehr zuständig sind, sich rechtzeitig mit SEPA auseinanderzusetzen. So können Sie die richtigen Weichen für Ihr Haus stellen. Unser SEPA-Newsletter, der voraussichtlich monatlich erscheint, unterstützt Sie dabei. Bitte melden Sie sich für diesen Service per Mail mit dem Stichwort SEPA-Newsletter unter oder über an. Wir freuen uns, wenn Sie diesen Service nutzen und wir Sie auch beim Thema SEPA/Zahlungsverkehr kompetent und zuverlässig unterstützen können. Sie haben Fragen zu SEPA? 5

6 Glossar Abkürzung / Begriff AWV ggf. englische Bezeichnung Übersetzung Außenwirtschaftsverordnung B2B Business to Business Unternehmen an Unternehmen B2C Business to Consumer Unternehmen an Verbraucher BIC Bank Identifier Code Internationale Identifizierungsschlüssel für Kreditinstitute (internationale Bankleitzahl) CI Creditor Identifier Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID) D Due Date Fälligkeitsdatum Debitor Debtor Zahlungspflichtiger EBICS EPC IBAN Electronic Banking Internet Communication Standard European Payments Council International Bank Account Number Neuer IP-basierter Electronic Banking-Standard Gremium der europäischen Bankindustrie für Zahlungsverkehrsfragen mit Entscheidungsrecht Internationale Kontonummer Kreditor Creditor Zahlungsempfänger Mandat Mandate Ermächtigung zum Lastschrifteinzug Pre-Notification Pre-Advice for a SDD - SEPA Direct Debit Vorabinformation an den Bezogenen mit den Daten des SEPA-Lastschrifteinzuges PSD Payment Service Directive Zahlungsdiensterichtlinie SCT SEPA Credit Transfer SEPA-Überweisung SDD SEPA Direct Debit SEPA-Lastschrift SDD B2B SEPA Direct Debit - Business to Business SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren SDD Core SEPA Direct Debit - Core SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum STP Straight-through-processing Direktverarbeitung der Zahlungsverkehrstransaktionen ohne manuelles Eingreifen 6

7 SWIFT XML Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Extensible Markup Language SEPA-Newsletter, Ausgabe 8, Januar 2013 Globaler Netzbetreiber der Banken für Finanztransaktionen Datenformat mit festen Regeln zur Strukturierung von Daten Inhalte der bisherigen SEPA-Newsletter Ausgabe 1 März 2012 Gültigkeitsbereich der SEPA (Länderübersicht) Zusammenhang SEPA / PSD (Payment Service Directive) Welche Länder und welche Währungen fallen unter die PSD? Welche Zahlungen sind von der PSD betroffen? Umsetzung der PSD in die nationale Gesetzgebung Wertstellung und Verfügbarkeit von Geldbeträgen Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Download-Center: Musterbrief für die Ankündigung der Umdeutungslösung Ausgabe 2 April 2012 Unterschied Richtlinien / Verordnungen Ausführungsfristen / Laufzeiten Unwiderruflichkeit von Zahlungsaufträgen Welche Bereiche in einem Unternehmen sind von SEPA betroffen? Verabschiedung der EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro im Europäischen Parlament am Sonderregelung für das elektronische Lastschriftverfahren / Übergangsregelung für Verbraucher IBAN / BIC Ausgabe 3 Mai 2012 SEPA-Überweisung (SCT) Glossar Ausgabe 4 1 Juli 2012 SEPA-Lastschriftverfahren: Die Neuerungen (Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due Date, Pre-Notification) 7

8 Ausgabe 4 2 Juli 2012 Die SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung Glossar Download-Center: Musterbrief für die Umdeutung Einzugsermächtigung >SEPA- Basislastschrift-Mandat Ausgabe 5 August 2012 Die SEPA-Firmen-Lastschrift Ausgabe 6 September 2012 Ausgabe 7 November 2012 Aktuelles FAQ s - Teil 1 Umgang mit Lastschrift-Mandaten in der Praxis FAQ s - Teil 2 8

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