Betreff: Verbuchungen von Investitionen - Aufteilung von Rechnungsbeträgen

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1 [ des Landkreises Celle vom ] Von: Peters, Olaf Gesendet: 18. Februar :35 An: [Alle Schulen in der Trägerschaft des Landkreises Celle] Betreff: Verbuchungen von Investitionen - Aufteilung von Rechnungsbeträgen Sehr geehrte Damen und Herren, Software-Updates haben gelegentlich auch positive Auswirkungen so auch bei uns. Bei der Aufteilung von Rechnungsbeträgen bei Beschaffungen größerer Mengen gleichartiger Investitionsgüter (aktuelles Beispiel: PC's und Monitore) musste der Rechnungsbetrag häufig umständlich aufgeteilt werden, um Rundungsdifferenzen auszugleichen. Dies ist nun nicht mehr erforderlich. Künftig ist eine Angabe von Einzelpreisen nicht mehr erforderlich, die Angabe der Gesamtzahl der Gegenstände und des Gesamtrechnungsbetrages ist ausreichend. Ich bitte künftig um Beachtung. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Olaf Peters Der Landrat Postfach 1105, Celle Dienstgebäude: Speicherstr. 2, Eingang A, Celle, Zimmer: 10 Telefon: 05141/ Fax: 05141/ Inventarisierung Die Dienstanweisungen des Landkreises Celle zur Doppik geben vor, dass alle Investitionsgüter ab einem Wert von 150 ohne Umsatzsteuer zu inventarisieren sind. Konto Beschaffung geringwertiger Vermögensgegenstände über 150,00 bis 1.000,00 ohne Umsatzsteuer (Netto), bzw. über 178,49 bis 1.190,00 incl. Umsatzsteuer (Brutto). Abschreibung: Geringwertiger Vermögensgegenstand, Nutzung 5 Jahre, Abschreibung 20 %. Konto Abschreibung: Investitionen und Sachgesamtheiten über 1.000,00 Netto. Siehe Nds. Abschreibungstabelle! Eine Beispielbuchung für die Inventarisierung mit der Access-Datenbank Doppik für Schulen können Sie im Bild 1 nachvollziehen. Nach dem Buchen der Rechnung ist nur noch die Inventarisierungsmitteilung und das Begleitschreiben Rechnungen an den Landkreis auszudrucken. Das Ganze (einschließlich der Rechnung) einmal für die Rechnungsablage kopieren und die Originale per Post an den LK senden. Fertig Den Anforderungen des Schulträgers ist genüge getan. V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 1

2 Inventarkontrolle Bild 1 / Hauptbuchung Notwendig für die Inventarisierungsmitteilung. Ansicht und Druck der Inventarisierungsmitteilung 2. Inventarbewirtschaftung Die vereinfachte Inventarisierung beschleunigt die Rechnungsabwicklung mit dem Schulträger erheblich. Für eine nachhaltige Inventarbewirtschaftung ergeben sich aber in der praktischen Arbeit in den Schulen Nachteile dadurch, dass sich einzelne Vermögensgegenstände nicht mehr darstellen lassen. Ein Problem wird es geben, wenn ein Satz Computer nach einigen Jahren der Nutzung ersetzt und auf verschiedene Unterrichtsräume verteilt wird. Eine individuelle Inventarerfassung ist deshalb sehr empfehlenswert und kann ohne viel Aufwand mit Splittbuchungen erfolgen. Für den Fall der Fälle, z. B. einer Diebstahlanzeige mit der daraufhin notwendigen Versicherungsmeldung oder für den Garantiefall ist es immer von Vorteil, den einzelnen Vermögensgegenstand anhand der Inventarnummer in der Doppik-Datenbank einfach finden zu können und einer Rechnung zuordnen zu können. Die beschafften EDV-Sachgesamtheiten aus diesem Beispiel werden in unterschiedlichen Unterrichtsräumen eingesetzt. Alle PC s, Monitore und Drucker verfügen über individuelle Seriennummern und werden mit Inventarlabeln gekennzeichnet, die auf dem Lieferschein vermerkt werden sollten. V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 2

3 2.1 Hauptbuchung Ausgangsbasis für eine Splittbuchung ist die Hauptbuchung wie in Bild 1 ersichtlich. Die Originalrechnung befindet sich bereits mit dem Begleitschreiben Rechnungen an Landkreis und der Inventarisierungsmitteilung auf dem Weg an den Landkreis Alle Vermögensgegenstände belasten eine Abteilung Die Hauptbuchung bleibt auf der linken Seite im Feld Rechnungsbetrag unverändert und wird auf den Register Inventar auf einen einzelnen Vermögensgegenstand, z. B. auf einen Rechner, reduziert der mit dem Inventarlabel Nr gekennzeichnet wird. Rechner und Monitore sollten unbedingt getrennt erfasst werden. Im Feld Rechnungsbetrag bleibt der volle Rechnungsbetrag unverändert stehen und belastet nur eine Abteilung (Zimmernummer)! In Bild 2 wird dargestellt auf einen einzelnen Gegenstand angepasst. Bild 2 / Hauptbuchung Im Register Inventar auf einen Rechner reduziert. V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 3

4 2.1.2 Vermögensgegenstände auf unterschiedliche Abteilungen buchen Die Rechnung kann auf interne Abteilungsbudgets (Zimmernummern) verteilt werden. Die Hauptbuchung wird dupliziert und in dem Feld Rechnungsbetrag mit dem jeweiligen Anteil am Rechnungsendbetrag anteilig belastet. Mit der Veränderung der Zimmernummer (nicht der Raumnummer!) wird der Teilbetrag einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden. Es entstehen so im Ergebnis also zwei Hauptbuchungen die in den HÜL s gelistet werden und - entsprechend den zu erfassenden Vermögensgegenständen - diverse Inventar- Splittbuchungen Die richtige Aufteilung der einzelnen Rechnungs-Teilbeträge kann mit dem Button für Einzelrechnung aufgerufen und kontrolliert werden. Die HÜL des Landkreises weist davon abweichend nur eine Buchung auf, was bei einem Listenabgleich zu beachten ist. 2.2 Splittbuchungen Splittbuchungen werden mit dem Befehlt Datensatz duplizieren erzeugt. Im Bild 3 wird das erste Duplikat für den zweiten Rechner dargestellt. Dieser Datensatz bildet die Ausgangsbasis für alle folgenden notwendigen Splittbuchungen. Wichtig: Die erste Splittbuchungen erhält im Feld Rechnungsbetrag den Wert [ 0,00 ]! Datensätze mit dem Wert 0,00 verändern das Haushaltsbudget nicht und tauchen in keiner Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) auf. Wenn alle Splittbuchungen erledigt sind sollte eine Übersicht mit dem gekennzeichneten Button Rechnungsaufteilung-Kontrolle (siehe Bild 3) erstellt werden. Eine Tabelle mit den erstellten Daten kann mit dem Button direkt daneben aufgerufen werden. Dort können die Werte direkt verändert werden. 3. Geringwertige Vermögensgegenstände unter 150,00 Netto Bewegliches Vermögen unter 150,00 Netto wird aus dem Schulbudget bezahlt und braucht nicht inventarisiert werden. Konto Erwerb geringwertiger Vermögensgegenstände bis 150 ohne USt.; Wertgrenze: 178,49 Brutto In diesem Konto werden z. B. Handbohrmaschinen oder kleine Einzelplatzdrucker gebucht. Es macht durchaus Sinn, diese Kleingeräte im Inventarverzeichnis zu erfassen. Im Falle eines Diebstahls oder eines Garantiefalles kann so - ohne eine große Suchaktion - die dazugehörige Rechnung nebst Serien-Nummer festgestellt werden. Inventar, wie Bohrmaschinen, Drucker, Scanner und Monitore, das sichtbar mit Inventarlabels gekennzeichnet ist, wird nach Erfahrungen der Axel-Bruns-Schule nicht so leicht entwendet. V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 4

5 Bild 3 / Splittbuchung mit individueller Inventarnummer und dem Einzelpreis (Brutto) Datensatz duplizieren Rechnungsaufteilung-Kontrolle 3. Inventarverzeichnisse Das vorhandene Inventar kann problemlos mit den eingestellten Listen kontrolliert werden. Beispiel einer Abfragesystematik für die Listengruppierung Trakt 7* findet alle Datensätze im Trakt 7 Etage 71* findet alle Datensätze in Trakt 7, 1. Etage Raum 718 findet alle Datensätze im Raum 718 Beispiel Inventarlabel: V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 5

6 4. Computer, Software und Netzwerke Eine genaue Beschreibung neu beschaffter Rechner ist einfach zu erstellen. Die erste Splittbuchung für einen Rechner ist auf dem Register EDV-Inventar einfach mit den Daten aus der vorliegenden Rechnung zu ergänzen. Wenn der Datensatz dupliziert wird, werden alle Daten automatisch mitgenommen und informieren so jederzeit über die Leistungsfähigkeit der Rechner. Speichermöglichkeiten der PC-Netzwerkadressen, insbesondere der MAC-Adresse, runden eine Übersicht ab. 5. Inventarlisten und Aufstellungen exportieren Ein Export der Inventarlisten mittels ist aus dem MS-Office heraus jederzeit als Excel- Tabelle oder PDF möglich und kann dem Adressaten die Arbeit erheblich vereinfachen. V:\Doppik\Doppik_Inventar.doc Lutz Meine 6