Prozess-Portal. e-government

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1 , Stöckackerstrasse 30, CH-4142 Münchenstein Ph:++41 (0) , Fax:++41 (0) Prozess-Portal für das e-government Lösung: e-serve ProcessPortal MANAGEMENT SUMMARY Bund, Kantone, Städte und Gemeinden besitzen heute umfassende Informations-Portale. Zudem wird eine hohe Anzahl von Antragsformularen bereitgestellt, die einerseits von Bürgerin und Bürger und andererseits von Firmen heruntergeladen werden können. Ein nächstes Ziel ist die vollständige, elektronische Durchführung beispielsweise der vielen Bewilligungsprozesse wie militärische Dienstverschiebung, Stipendienantrag, Baubewilligungen, Aufenthaltsbewilligung; alleine bei den Kantonen können es mehrere Hundert sein. Eine solche Lösung muss hoch flexibel und generisch sein. Die moderne, modell- und service-basierte Architektur der Lösung e-serve ProcessPortal deckt diese Anforderungen vollständig und umfassend ab. Zudem können damit auch die verwaltungsinternen Prozesse modelliert und automatisiert werden. Das wesentliche und differenzierende Merkmal der Lösung ist deren Funktionalität als Prozessgestaltungs- und Prozessautomatisierungs-Plattform. Alle Vorteile reflektieren sich in den Kosten. Da die Lösung zudem auf einem bewährten Produkt basiert, wird sie von der zu äusserst attraktiven Konditionen angeboten. Die wesentlichen Merkmale des e-serve ProcessPortal sind: - Mit der Lösung können die Abläufe gestaltet und modell-basiert automatisiert werden. So kann die Lösung schon in der Konzeption von den Business und Software Engineers zusammen mit den Verwaltungen eingesetzt werden. Die konzipierten Abläufe werden darauf modell-basiert von den Software und Business Engineers mittels der Lösung umgesetzt. - Diese Lösung ermöglicht einen optimalen Betrieb und eine kontinuierliche, permanente Optimierung der e-government Abläufe aufgrund neuer Anforderungen. - Die Lösung ist technologisch und in Bezug auf e-government Standards immer auf dem neuesten Stand. Aufgrund der modell-basierten Architektur werden neue Standards und Technologien schrittweise implementiert, ohne die Abläufe zu tangieren. - Die Lösung ermöglicht eine enge, transparente und damit optimale Zusammenarbeit zwischen den diversen Verwaltungen, der e-government Stelle und den internen und externen Business und Software Engineers. Version Januar 2008 Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Aufgabenstellung: Prozess-Portale im öffentlichen Dienst Lösung: e-serve ProcessPortal UPSM-Plattform, Technologie und Standards Betrieb, Weiterentwicklung & Unterhalt Durchführung Projekt Weitere Ausbau-Optionen Schlussfolgerung... 9 Anhang: UPSM-Dokumentation Sprachliche Gleichbehandlung Das vorliegende Dokument verwendet Rollenbezeichnungen, die unabhängig vom Geschlecht einer Person und von Stellen einer Organisation sind. Die Rollen können sowohl von Frauen als auch von Männern wahrgenommen werden. Version Januar 2008 Seite 2

3 1 Aufgabenstellung: Prozess-Portale im öffentlichen Dienst Bund, Kantone, Städte und Gemeinden besitzen heute umfassende Informations-Portale. Zudem wird eine hohe Anzahl von Antragsformularen bereitgestellt, die einerseits von Bürgerin und Bürger und andererseits von Firmen heruntergeladen werden können. Im Folgenden werden die Bürger und Firmen als Service-Nutzer, die öffentliche Verwaltung als Service-Anbieter bezeichnet. Ein nächstes Ziel ist die vollständige, elektronische Durchführung beispielsweise der vielen Bewilligungsprozesse wie militärische Dienstverschiebung, Stipendienantrag, Baubewilligungen, Aufenthaltsbewilligung; alleine bei den Kantonen können es mehrere Hunderte sein. Bild 1: Illustration Prozess-Portal Die Bewilligungsprozesse beginnen mit der Antragstellung über das Prozess-Portal (Bild 1). Die entsprechenden Amtstellen bearbeiten die Anträge. Dazu werden bestehende Anwendungen benötigt. Zudem kann es sein, dass weitere Informationen vom Antragsteller angefordert werden müssen, und es kommt zur weiteren Kommunikation zwischen Antragsteller und Amtstelle. Die Bewilligungsprozesse sind nur eine Art von Vorgängen zwischen Service-Nutzer und Service- Anbieter. Es gibt viele weitere sehr verschiedene Vorgänge wie die Lieferung der Steuererklärung, Mitteilungen der Verwaltung, etc. Von der Portalseite kann das Prozess-Portal immer tiefer in die bestehenden Anwendungen ausgeweitet werden, um diese schrittweise prozessorientiert zu ersetzen (Bild 2). Dies sind Prozesse der diversen Verwaltungsorganisationen wie Bauverwaltung, Steuerverwaltung und von gemeinsamen Prozessen wie die der Einwohnerverwaltung. Diese Prozesse sind service-orientiert gegliedert; Prozesse liefern anderen Prozessen Services. Beispielsweise erhalten die Prozesse der diversen Verwaltungsorganisationen die Einwohnerdaten von einem zentralen Prozess. Die Lösung e-serve ProcessPortal bietet eine Lösung sowohl für die elektronische Kommunikation zwischen Service-Nutzer und der öffentlichen Verwaltung, als auch für die Automatisierung der Prozesse innerhalb der Verwaltung. Das wesentliche und differenzierende Merkmal der Lösung e-serve ProcessPortal ist deren Funktionalität als Prozessgestaltungs- und Prozessautomatisierungs-Plattform: Version Januar 2008 Seite 3

4 - Prozessgestaltung: Bei der Prozessgestaltung werden die Vorgänge definiert. Die Lösung e- Serve ProcessPortal dient als Prozessgestaltungs-Plattform, indem die Vorgänge diagrammbasiert und web-basiert erstellt werden können. - Prozessautomatisierung: Bei der Prozess-Automatisierung werden die Vorgänge mittels den entsprechenden Anwendungen unterstützt. Das e-serve ProcessPortal ermöglicht die detaillierte Modellierung der Vorgänge. Daraus entstehen direkt und ohne Programmierung die entsprechenden prozess-unterstützenden Anwendungen. Bild 2: Erweiterung auf interne Verwaltungs-Prozesse 2 Lösung: e-serve ProcessPortal Bild 3 illustriert die Lösung e-serve ProcessPortal der. Die Service-Nutzer (Kunden) haben Anliegen, die von den Service-Anbietern (Amtstelle) bearbeitet werden. Die Administratoren sind für die operative Flexibilität zuständig. Es werden die folgenden Arten von Prozessen unterschieden: - Portal-Prozess: Der Portal-Prozess umfasst den Einstieg und macht die Portal- Standardprozesse und Spezialprozesse verfügbar. Zudem ermöglicht der Portal-Prozess das Verwalten der Servicenutzer-Daten wie Adresse und -adresse. Der Portal-Prozess kann mit dem bestehenden Informations-Portal integriert werden. - Portal-Standardprozesse: Ein Portal-Standardprozess ist eine bestimmte Art von Prozess wie beispielsweise der Bewilligungsprozess, der die diversen, konkreten Bewilligungsprozesse umfasst. Diese werden mittels des Process-Management Portal konfiguriert. Die grosse Anzahl von Standardprozessen kann auf eine kleine Anzahl von generischen Standardprozessen reduziert werden. Beispielsweise wird anstelle der vielen Bewilligungsprozesse ein generischer Bewilligungsprozess implementiert, mit dem alle konkreten Bewilligungsprozesse abgedeckt werden können. - Portal-Spezialprozesse: Die Portal-Spezialprozesse sind komplexe, spezifische Prozesse, die nicht in verschiedenen Ausprägungen vorkommen. Neue solche Spezialprozesse, bzw. die Weiterentwicklung von bestehenden Spezialprozessen werden mittels des UPSM-Portals realisiert. Version Januar 2008 Seite 4

5 - Interne Verwaltungsprozesse: Die internen Verwaltungsprozesse können die gesamten Aufgaben der Verwaltung wie die Verwaltung der Bürger, die Steuerverwaltung, etc. umfassen. - Controlling- & Auswertungs-Prozesse: Die diversen Informationen über die Portal-Prozesse wie Nutzung, Status, etc. können ausgewertet werden. Zudem können Exports erstellt werden (z.b. Excel). Mittels Monitoring (Cockpit) können die Prozesse online überwacht werden. - Administrations-Prozesse: Die Administrations-Prozesse dienen der Administration des Portales wie beispielsweise die Rollen-Verwaltung. - Service-Tasks: Die Service-Tasks übernehmen Aufgaben innerhalb eines Prozesses, die mehreren Prozessen gemeinsam sind wie Authentisierung, Belegerstellung, Benachrichtigung, etc. Die Service-Tasks werden mittels des UPSM-Portal modellbasiert implementiert, angepasst und weiterentwickelt. Aufgrund der Modellbasierung sind diese umfangreich parametrisierbar, generisch und damit allgemein einsetzbar. Die Service-Tasks werden von den diversen Portalprozessen aufgerufen. Zudem können sie von Fremdanwendungen über Webservices genutzt werden. Bild 3: Lösung e-serve ProcessPortal Für die Entwicklung, Anpassung und Weiterentwicklung des Portals stehen die folgenden Entwicklungs-Portale zur Verfügung: - Process-Management Portal: Das Process-Management Portal dient dem Customizing von generischen Portal-Standardprozessen. Beispielsweise ist der Bewilligungsprozess ein generischer Portal-Standardprozess. Die diversen, konkreten Bewilligungsprozesse wie Stipendienantrag, Militärische Dienstverschiebung, etc. sind im generischen Bewilligungsprozess enthalten. Dazu muss der generischen Bewilligungsprozess mittels des Process-Management Portal konfiguriert werden, indem die Datenelemente eines spezifischen Bewilligungsprozesses und der Ablauf modellbasiert definiert wird. Version Januar 2008 Seite 5

6 - UPSM-Portal: Das UPSM-Portal ist die Engineering-Umgebung, um das gesamte Process- Portal bestehend aus dem Portal-Prozess, den Portal-Standardprozessen, den Portal- Spezialprozessen, den internen Verwaltungsprozessen, den Controlling- & Auswertungs- Prozessen und den Administrations-Prozessen anzupassen und weiterzuentwickeln. Das UPSM-Portal ist Teil der UPSM-Plattform. UPSM als Unified Process & Software Management ist wie der Name sagt eine Unifikation und Verschmelzung vom Prozess und vom Software Management. UPSM erlaubt mit der gleichen Plattform einerseits die Gestaltung der Prozesse und andererseits deren Automatisierung; also Erstellung der entsprechenden prozess-unterstützenden Software-Anwendungen. Das entsprechende Whitepaper (siehe Anhang) liefert einen detaillierten Überblick über UPSM. An sich wäre das UPSM-Portal komplett ausreichend für die Entwicklung und den weiteren Ausbau des Prozess-Portales. Das Process-Management Portal ist eine Ergänzung zum UPSM-Portal und ist auf die Konfiguration von generischen Standardprozessen ausgerichtet. Diese Spezialisierung erhöht die Effizienz in der Erstellung der hohen Anzahl von ähnlichen Prozessen. Die beiden Entwicklungs-Portale ermöglichen eine modell-, web-, server- und diagrammbasierte Entwicklung, bei der die Entwickler gleichzeitig und online zusammenarbeiten. Zur Entwicklung wird nur ein Browser benötigt. 3 UPSM-Plattform, Technologie und Standards Bild 4: UPSM-Plattform e-serve UPSM Bild 4 illustriert die Architektur der UPSM-Plattform: - Das Geschäft (Business User) wie Mitarbeitende, Manager und Kunden sind Benutzer der UPSM-Modell basierten Software-Lösung sprich e-serve ProcessPortal. - Die Administratoren des Geschäfts (Business Administrator) sind Benutzer der UPSM-Modell basierten Administrationslösung. Sie ändern das UPSM-Modell in kontrollierter Weise und erreichen damit die vom Geschäft geforderte operative Flexibilität. Version Januar 2008 Seite 6

7 - Mittels der UPSM-Modell basierten Business & Software Engineering Lösung (UPSM Portal) die die Business & Software Engineering Umgebung darstellt wird das UPSM Modell erstellt. Das UPSM-Portal ist eine multi-user Entwicklungs-Umgebung, insofern mehrere Business und Software Engineers am gleichen Projekt parallel arbeiten können. - Zentral ist die Bibliothek von atomaren Services, die die Grundfunktionalität enthalten wie -erstellung, Daten-Bank Kommunikation, User-Interface Interaktion, etc.. Es sind die Bausteine, mit denen das Ablaufmodell legoartig erstellt wird. Zudem sind sie ausführbar und machen damit auch das gesamte Modell ausführbar. Mit der Einführung der e-serve UPSM Plattform wird gleichzeitig auch die Funktionalität einer SOA- Plattform und einer EAI-Plattform eingeführt. Die e-serve UPSM Plattform ist eine Java-Applikation und kann als eine pure Java Anwendung (J2SE) oder kann im J2EE Umfeld laufen. Im entsprechenden Whitepaper ist die Technologie und die e-serve UPSM Plattform vertieft beschrieben (siehe Anhang). Die Umsetzung von Standards wird von der Plattform e-serve UPSM übernommen (siehe Bild 5). Laufend werden neue Standards kundengetrieben implementiert. Die Implementation basiert primär auf Open-Source Software; beispielsweise für JSR-170 wird Apache Jackrabbit eingesetzt, für JSR-168 Apache Pluto. Die e-serve UPSM Plattform unterstützt die WEB-Schnittstelle inkl. Ajax. Denkbar sind auch andere rich-client Schnittstellen wie beispielsweise diejenige für Eclipse RCP. Die Standards für den Datenaustausch (ech-0018, ech-0035, ech-0036) werden mittels e- Government spezifischen Erweiterungen an der Plattform, respektive an den atomaren Services, implementiert. Bild 5: Technologische Standards 4 Betrieb, Weiterentwicklung & Unterhalt Die produktive, betriebliche Lösung umfasst die folgenden Installationen (Bild 6): - Entwicklungs-Installation: Mit der Entwicklungs-Installation wird das Prozess-Portal weiterentwickelt und ausgebaut. Version Januar 2008 Seite 7

8 - Test-Installation: Mit der Test-Installation wird das Prozess-Portal getestet. - Produktiv-Installation: Mit der Produktiv-Installation wird das Prozess-Portal betrieben. Bild 6: Installationen Betrieb Neue Releases werden vom Administrator der Entwicklungs-Installation erstellt, sobald der neue Release von den Entwicklern umfassend getestet worden ist. Dazu steht den Entwicklern ein Testmanagement zur Verfügung. Diese betriebliche Infrastruktur ermöglicht einen optimalen Betrieb und eine kontinuierliche, permanente Optimierung der e-government Abläufe aufgrund neuer Anforderungen. Zu betreiben ist das Prozess-Portal wie jede Java-Anwendung. 5 Durchführung Projekt Die Durchführung eines Prozess-Portal Projektes inkl. Projektmethodik ist im entsprechenden Whitepaper (siehe Anhang) beschrieben. Aufgrund der Lösung e-serve ProcessPortal liegt das Hauptaugenmerk des Projektes auf der Individualisierung der Lösung getrieben durch die spezifischen Anforderungen, auf der Einführung und auf der Schulung. In der ersten Phase Detailspezifikation wird ausgehend von der Lösung e-serve ProcessPortal eine Detailspezifikation erstellt. Resultat dieser Phase ist ein vollfunktionaler, individueller Prototyp, mit dem die Detailspezifikation auf Vollständigkeit geprüft werden kann. In der zweiten Phase Implementation wird die Detailspezifikation und damit die Individualisierungen vollständig umgesetzt, inkl. Benutzerführung, Schnittstellen und Look&Feel. In der dritten Phase wird die Lösung eingeführt inkl. Produktiv-Installation, Datenmigration und Schulung. Nach der Einführung beginnt der Betrieb und die schrittweise Verbesserung des Prozess-Portales; wie im Kapitel 4 beschrieben. 6 Weitere Ausbau-Optionen Die Lösung e-serve ProcessPortal kann mit den folgenden, optionalen Lösungen erweitert werden: - e-serve LMS: Learning Management Lösung inkl. Bezahlungs-Management - e-serve MCR (Multi-Chanel-Relationship): Online-, Support Management und Call Center Lösung - e-serve Shop-Lösung inkl. Bezahlungs-Management Version Januar 2008 Seite 8

9 7 Schlussfolgerung Die beschriene Lösung e-serve ProcessPortal der erlaubt Bund, Städten, Gemeinden und Kantonen ihre Prozesse mit ihren Kunden (Einwohner und Unternehmen) und unter einander hoch effizient zu optimieren. Eine solche Lösung muss hoch flexibel und generisch sein. Die moderne, modell- und servicebasierte Architektur der vorgeschlagenen Lösung deckt diese Anforderungen vollständig ab. So kann die Lösung e-serve ProcessPortal rein über webbasierte und grafische Konfiguration erweitert werden. Die spezielle Architektur ermöglicht eine hocheffiziente Betriebsumgebung. Die weiteren Merkmale sind: - Der Source-Code von der Plattform wie von der Lösung wird geliefert. - Fremdanwendungen können die Service-Tasks direkt mittels Webservices aufrufen. - Fremdanwendungen sind beispielsweise mittels Webservices integrierbar. - Die Lizenz deckt den zukünftigen Ausbau ab. - Weitere Dienstleister können effizient einbezogen werden. - Bund, Städte, Gemeinden und Kantone haben die Option aufgrund der Flexibilität der Lösung, diese selber auszubauen. - Die mitgelieferte und in der Lösung integrierte e-learning Funktionalität erlaubt eine effiziente Ausbildung der Nutzer. - Die Nachhaltigkeit der Lösung wird durch deren Architektur garantiert: Die modell-basierten Anwendungen sind von der Informations-Technologie entkoppelt; damit können neue Technologien einfach eingebaut werden, ohne die Anwendungen zu tangieren. - Die Lösung besitzt eine hohe Performanz. Dies reduziert die Kosten bei der Hardware. Alle Vorteile reflektieren sich in den Kosten. Da die Lösung zudem auf einem bewährten Produkt basiert, wird sie von der zu äusserst attraktiven Konditionen angeboten. Version Januar 2008 Seite 9

10 Anhang: UPSM-Dokumentation Version Januar 2008 Seite 10