VITRIcon im Überblick

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2 VITRIcon ist ein für alle Lebenszyklusphasen ausgelegtes CAFM-System zur Erfassung und Verwaltung von Liegenschaften, Gebäuden und technischen Anlagen. Als webbasierte Anwendung dient VITRIcon als ganzheitliches Lösungskonzept, um die FM-Prozesse im Rahmen der Bewirtschaftung von Immobilien transparent und umfassend darzustellen und zu optimieren. Die umfangreiche Ausstattung mit Schnittstellen und Standards ermöglicht eine einfache Implementierung und schnelle Erfolge bei der Nutzung des Systems. VITRIcon im Überblick Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung Definition und Verwaltung von Flächen zur Optimierung der Raum- und Gebäudenutzung Anlagenverwaltung Bereitstellung einer einheitlichen technischen Dokumentation zur Gewährleistung eines optimalen Anlagenbetriebs VITRIcount Ablesen von Mess- und Zähleinrichtungen, Meldungen und Bestandsaktualisierung vor Ort Energiemanagement Erfassung und Auswertung von Verbräuchen, Tarifen und Kosten als Grundlage eines gesamtheitlichen Energiemanagements Kostenmanagement Erfassung, Überwachung und Auswertung von Einnahmen und Ausgaben, Kostenumlagen, Benchmarks Projektmanagement Abwicklung und Verfolgung von Projekten und Aufgaben durch das Steuern von Ressourcen, Budgets und Terminen Instandhaltung und Betriebsoptimierung Instandhaltung technischer Anlagen zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und Einhaltung der Sorgfaltspflicht des Betreibers Reinigung Erfassung und Verwaltung von Reinigungsobjekten und -flächen zur Unterstützung der Vergabe und Abwicklung von Reinigungsprojekten Vertragsmanagement Verwaltung und Fortschreibung aller Verträge im Rahmen der Bewirtschaftung von Liegenschaften, Immobilien und Anlagen Vermietungsmanagement Erfassung und Verwaltung vermieteter Einheiten zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach BetrKV und II. BV

3 Störmeldeportal Zentrale Erfassung von Aufgaben und Meldungen über Internet und/oder Intranet durch Mieter oder Mitarbeiter Störungen und Helpdesk Analyse und Bearbeitung von Störmeldungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebes der technischen Anlagen Umweltmanagement Darstellen der Emissionen und Gewässereinleitungen sowie Erstellen von Abfallbilanzen auf Grundlage aktueller Gesetzesgrundlagen Sanierungsmanagement Erstellen von Sanierungsvarianten und Verwalten der durchzuführenden Maßnahmen und Kosten Umzüge Variantenplanung, Kostenermittlung und Dokumentation Inventar und Artikelverwaltung Erfassung und Inventarisierung von Ausstattung und Bestand Arbeitsschutz und Sicherheit Erfassung und Dokumentation von Sicherheit und Arbeitsschutz Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung Verwaltung und Überwachung der Schließanlagen und Zutrittsberechtigungen Dokumentenmanagement Lebenszyklusübergreifende Dokumentenverwaltung und Abbildung einer FM-gerechten Dokumentation Organisationsmanagement Koordination von Personal und Vernetzung der Informationen durch die Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen Kalender und ToDo-Dashboard Darstellung und Überwachung von Terminen und Aufgaben Integration von Gebäudeautomation Schnittstellen zu VITRIcon Elektronisches Baumkataster mit VITREE Inventarisierung, Zustandsbewertung und Dokumentation des Baumbestandes Stand:

4 Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung Erfassen, Strukturieren und Pflegen von Verwaltungen, Liegenschaften und Gebäuden bis hin zu Etagen, Räumen und Raumzonen Hinzufügen und Hinterlegen von Grundrissen, Ansichten und Flächennutzungsplänen Erstellen und Generieren von flächenund raumbezogenen Auswertungen und Berichten Verbessern und Optimieren der Raumund Flächennutzung Konfigurieren individueller Raumbücher Verknüpfung grafischer Informationen mit der VITRIcon - Datenbank Nutzung einheitlicher Schnittstellen DWG/DXF - Format Bidirektionaler Datenaustausch zwischen VITRIcon und der CAD-Anwendung

5 Anlagenverwaltung Erhöhung der Datentransparenz in der technischen Gebäudeausrüstung durch eine umfangreiche Stammdatenverwaltung Erfassung und Archivierung von Plänen und Schemata zur Schaffung einer einheitlichen technischen Dokumentation nach GEFMA 198 Anlagenstruktur auf Grundlage der DIN 276 in drei Ebenen Generierung von Barcodes und Anlagenkennzeichnungsschlüsseln Verbesserung der Informationsqualität und der Informationsbereitstellung im Gebäudemanagement durch die Erstellung von Berichten und Anlagendatenblättern Bewertung des Zustands technischer Anlagen zur Unterstützung des Instandhaltungsmanagements mit Betriebsinformationen aus angeschlossener Gebäudeautomation Unterstützung und Umsetzung der führenden Richtlinien und Normen im FM (z.b. Checkliste nach GEFMA 922)

6 VITRIcount Synchronisation konfigurierbarer Ableselisten mit dem Energiecontrolling in VITRIcon Zentrale Verwaltung und Überwachung beliebiger Medien und Ablesezyklen in VITRIcon Prüfung der Ablesewerte und Plausibilisierung zum letzten Wert Fotointegration zur genauen Identifikation der Zähler Routenplanung für Ableserunden - Integration von GPS-Daten (Maps) Integration von Meldungen bei defekten Zählern oder zur Aktualisierung der Stammdaten Grafisch visualisierter Ablesestatus geplant für ios und Windows 8

7 Energiemanagement Erfassung von Zählerständen und Verbräuchen als Basis für ein effizientes Energiemanagement (konform zur DIN EN ISO 50001) Erkennen von Energieeinsparpotentialen durch die flexible Auswertung (Berichtsbaukasten) der Energieund Medienverbräuche Optimierung gebäudetechnischer Anlagen durch ein permanentes Energiecontrolling Simulation von Tarifen als Grundlage für die Rechnungsprüfung und Kostenüberwachung Erstellen eigener Auswertungen mit Referezen, Grenzwerten und verschiedensten Bereinigungen (z.b.: Klimafaktoren) für ein individuelles Benchmarking Integration von Messdaten aus Gebäudeautomation und smart metering sowie die Kontrolle auf Plausibilität der Eingangswerte

8 Kostenmanagement Erfassen und Pflegen der Betriebs- und Nutzungskosten einer Liegenschaft, eines Gebäudes nach Kostentypen (z.b. DIN 18960) Umfangreiche Auswertungen und Analysen zum Aufzeigen der Kostentreiber, sowie Im- und Exportfunktion zum ERP- System Verursachergerechte Kostenzuordnung nach Verträgen, Kostenträgern und Kostentypen Ermittlung der Einsparpotentiale durch die Erstellung von Benchmarks mit Hilfe von Gebäude- und Kostenvergleichen Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben von Beginn bis zur Beendigung der Nutzung Umlage und innerbetriebliche Verteilung der Kosten auf Flächen, Objekte, Projekte, Aufträge, etc.

9 Projektmanagement Anlegen und Definieren von Projekten, Aufgaben und Tätigkeiten unterschiedlichen Umfangs Unterstützung des Tagesgeschäfts bei der Planung von Ressourcen, Budgets und Terminen Erstellung und Koordination von Arbeitsaufträgen und Personal Visualisierung und Überwachung von Termin- und Kostenüberschreitungen Feststellung von Projektabweichungen und Optimierung der Abläufe durch umfangreiches Berichtswesen Überwachung wiederkehrender Tätigkeiten und zyklischer Termine

10 Instandhaltung und Betriebsoptimierung Planung, Verwaltung und Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen und Terminen Automatische Anzeige von Terminen zur Einhaltung und Wahrnehmung der Instandhaltungspflichten des Betreibers Erhöhung der Planungs- und Betriebssicherheit durch die Kennzeichnung und Visualisierung prüfpflichtiger Anlagen Unterstützung des Imports von Leistungsbeschreibungen aus Checklisten (z.b. AMEV) Unterstützung und Optimierung der Arbeitsprozesse durch die Erstellung von Arbeitsaufträgen, Wartungsplänen und Personaleinsatzlisten Integration einer GAEB-Schnittstelle zum Austausch von Leistungsverzeichnissen

11 Reinigung Erfassung und Verwaltung von Reinigungsobjekten und -flächen Erstellung von Reinigungsplänen, Terminund Flächenübersichten Hinterlegung und Planung umfangreicher Reinigungsleistungen und Aufgaben Planung und Kontrolle von Terminen, Reinigungsintervallen, Budgets und Kosten Unterstützung bei der externen Vergabe von Aufträgen und Erstellung von Ausschreibungen Umfangreiche Verknüpfung mit Projekten, Verträgen und Organisationselementen (z.b. Reinigungskolonnen)

12 Vertragsmanagement Anlegen und Verwalten von Verträgen im Lebenszyklus einer Immobile Signalisierung und Kontrolle von Fristen, Statusänderungen und Terminen Archivierung und Erfassung von Verträgen und Dokumenten in objektorientierter Form Verknüpfung und Hinterlegung von umfangreichen Vertragsgegenständen und Projekten Definieren variabler Workflows in Abhängigkeit der Vertragstypen Berücksichtigung von Vertragsänderungen durch das Hinzufügen komplexer Vertragskonditionen

13 Vermietungsmanagement Bildung vermieteter Einheiten, wie zum Beispiel Wohnungen, Gewerberäume, Mietflächen etc. Zuweisen von Zählpunkten und Kosten für die automatische Erstellung der Nebenkostenabrechnung Definition der Mietsache durch anpassbare Standardeigenschaften Erstellen von Mietverträgen aus der vermieteten Einheit heraus Automatisches Anlegen der angemieteten Räume (inklusive derer Eigenschaften) durch Zuweisen des Mietvertrages Verknüpfung relevanter Dokumente über das systeminterne Dokumentenmanagementsystem

14 Störmeldeportal Zentrale Erfassung von Aufgaben und Meldungen Einfache Lokalisierung der gestörten Bereiche oder Objekte Einfacher Zugriff auf das Portal über Internet und/oder Intranet Nahtlose Integration in die vorhandene Service Desk/Hotline-Infrastruktur Selbstständige Registrierung der Nutzer z.b. Mieter, Dienstleister, etc., am Portal Berücksichtigung betreiberspezifischer Eigenschaften wie z.b. Vertragsnummer, Datum, etc.

15 Störungen und Helpdesk Automatische Erfassung und Zuordnung von Störmeldungen Reduzierung der Ausfallzeiten durch das Bearbeiten und Quittieren von Störmeldungen Erstellung von Störungsstatistiken als Grundlage für Erneuerungsund Instandhaltungsmaßnahmen Manuelles Anlegen und Verschieben von Störmeldungen und Ereignissen an Teams mit Relevanzzeiten und Vertretungen Übermittlung aller störungsrelevanten Informationen durch Anbindung an ERP-Systeme (z.b. SAP) Bereitstellung von Schnittstellen zu den führenden GA-Systemen (z.b. Siemens, Kieback&Peter, SAUTER, Johnson Controls)

16 Umweltmanagement Erfassen von Abfällen (NachwV) und Erstellen von Abfallbilanzen Ermittlung von nachweispflichtigen Anlagen und Stoffkonzentrationen Aufnahme der Emissionen und Berechnung des CO ² -Footprints von Anlagen und Gebäuden Hervorragende Grundlage für ein Umweltmanagementsystem (z.b. nach DIN EN ISO oder EMAS) Erstellen von Abfallnachweisen und Begleitscheinen sowie Stoffdeklarationen nach NachwV Generierung von Kennzahlen für ein Umweltbenchmarking

17 Sanierungsmanagement Zustandsbewertung Prozessorientierte Erfassung von baulichen Veränderungen Darstellung verschiedener Sanierungsvarianten Definition der Sanierungsmaßnahmen und zu erledigenden Arbeiten Offene Maßnahmenkataloge zur individuellen Erweiterung Bauteilbezogene Kostenkataloge Priorisierung von Maßnahmen und langfristige Budgetplanung der Sanierung Kostenschätzung der Sanierungsarbeiten nach DIN 276 GAEB-Schnittstelle zum Export von Ausschreibungen / Import von Angeboten Berechnung der Restlebensdauer in Abhängigkeit zur Wartungsstrategie

18 Umzüge Planung und grafische Visualisierung von Umzügen und Umzugsvarianten Automatische Umsetzung der geplanten Variante Umsetzung von Umzügen vollständiger Unternehmen, Abteilungen, einzelnen Personen oder Inventarobjekten Hinterlegung und Vergleich von Angeboten sowie zugehöriger Umzugsleistungen und Preisen Erstellung von Umzugsetiketten, Stücklisten und Türschilder

19 Inventar und Artikelverwaltung Anlegen und Pflegen von Inventar und Artikeln Verwaltung, Reservierung und Zuweisung von Ausrüstung und Mobiliar zu Flächen und Organisationselementen Erstellung eines Bestandsverzeichnisses für die Durchführung einer Inventur Inventarkennzeichnung und Barcodegenerierung zur Identifizierung des Bestands Eindeutige Lokalisierung des zugewiesenen Inventars alphanumerisch und im CAD-Plan

20 Arbeitsschutz und Sicherheit Anlegen und Verwalten von sicherheitsrelevanten Objekten Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen für Arbeitsplätze und Stellen Ausgabe von Feuerwehr- und Rettungswegplänen Darstellung von Gefahrstoffsymbolen und Rettungswegebeschilderung Zuordnung von Objekten zu Gefährdungsgruppen und Zuweisung von Schutzmaßnahmen Führung von Verbands- und Unterweisungsbüchern Überblick über die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

21 Zutrittskontrolle und Schlüsselverwaltung Anlegen und Verwalten der Schließanlagen Automatisches Erzeugen von Schließgruppen Dokumentation und Kontrolle der Ausgabe sowie Rücknahme von Schlüsseln Darstellung des Zusammenhanges zwischen Schlüssel, Nutzer, Raum und Schließanlage Überwachung der Zutrittskontrolle durch Schlüsselzuweisung zu Raum und Nutzer

22 Dokumentenmanagement Lebenszyklusübergreifende Dokumentablage und -historisierung (objekt- und prozessorientiert) Leichte Bedienung durch Drag&Drop Funktionalität und Ein- und Auschecken der Dokumente Umsetzung einer FM gerechten Dokumentation nach GEFMA Richtlinie 198 Aufbau individueller Ordnerstrukturen zur nutzerspez. Ablage der Dokumente Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten unterschiedlicher Art und Herkunft Vermeidung redundanter Dokumente durch Verknüpfung der Datei mit mehreren Objekten unterschiedlicher oder gleicher Module (n-m Beziehung)

23 Organisationsmanagement Anlegen und Pflegen komplexer Unternehmensstrukturen Anlegen von Personen und Arbeitsplatzprofilen auf allen Organisationsebenen Verwaltung von Firmenadressen und Geschäftskontakten Unterstützung des vcard - Im- und Exports (z.b. von/zu Microsoft Outlook ) Verknüpfung und Vernetzung der einzelnen Organisationseinheiten innerhalb von VITRIcon Angelegte Organisationsstrukturen lassen sich einfach als Organigramm in Microsoft Visio exportieren

24 Kalender und ToDo-Dashboard Zusammenführung der modulübergreifenden Aufgaben und Termine Nutzerspezifische Anzeige der individuellen Informationen Überwachung und Darstellung der Einträge in einem zentralen Kalender Direkte Verknüpfung der Einträge mit den spezifischen Modulen in VITRIcon Detaillierte Übersicht zur Steuerung von kurz-, mittel- und langfristigen Aufträgen und Arbeiten, Verträgen und Kosten Darstellung sämtlicher Aufgaben des Tagesgeschäfts

25 Integration von Gebäudeautomation Eine standardisierte und von VITRIcon unterstützte Schnittstelle, welche von den meisten Gebäudeautomations-, sowie Zählwerterfassungssystemen bedient werden kann, ermöglicht einen einfachen Import von Zählerständen, Verbrauchswerten, Alarmmeldungen und weiteren relevanten Daten aus diesen Systemen. Durch die einfache Anbindung und den hohen Automatisierungsgrad werden speziell die Anforderungen aus Energie-, Umwelt- und Störmeldemanagement effektiver unterstützt. Im Rahmen umfangreicher Projekte, in denen derartige Systeme erfolgreich integriert und an VITRIcon angebunden wurden, kamen u.a. folgende Anbieter zum Einsatz. * Die in der Abbildung angegebenen Logos und Firmennamen werden nur zu Informationszwecken verwendet und sind das alleinige Eigentum der Unternehmen.

26 Elektronisches Baumkataster Zentrale Verwaltung von Liegenschaften, Arealen und Bäumen Kataloge für Baumarten und Schadenstypen Import und Export von Daten und Erstellung von Maßnahmenplänen Anbindung an Auftrags- und Dokumentenverwaltung mit Versionierung Verfolgung der individuellen Entwicklung von Bäumen, sowie Historie von Schäden und Maßnahmen Mobile Erfassung mit VITREE Unterstützung mobiler Endgeräte

27 VITREE Neue Generation von Tablet-PC für den Außeneinsatz, IP 65 Schutzklasse (Staub/ Wasser), UHF-Antenne und RFID-Tags Offlinebetrieb mit mehreren Endgeräten und Online Synchronisation per WLAN, LAN, UMTS Planung von Verkehrssicherungsmaßnahmen und Pflegemaßnahmen Integration von Fotos und Anbindung an eine zentrale Datenbank Ersterfassung von Bäumen (auch mobil), ergänzt durch Zustandserfassung mit umfangreichen Schadenskatalogen Integration von Geo-Informationen (GIS, Karte, GPS) Ampelfunktion und Berechnung der Schädigung

28 EBCsoft GmbH Dohnanyistraße 30 D Leipzig T +49 (0) F +49 (0)

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