Checkliste 2: Die Aufgaben der Verlagsabteilungen

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1 Checkliste 2: Die Aufgaben der Verlagsabteilungen Lektorat/Herstellung Gibt es einen Workflow von der Produktplanung bis zur Nachbetrachtung? Gibt es eine Vorkalkulation mit der Möglichkeit, bei der Nachbetrachtung festzustellen, warum welche Entscheidungen wann getroffen wurden? Sind geplante Produkte (Projekte) mit Ihrem Status (beispielsweise Abgelehnt oder Angenommen ) klar erkennbar? Sind Projekte immer klar abgegrenzt vom aktuellen Produktportfolio? Herstellung/Vertrieb Gibt es Hilfestellungen für die Nachdruckplanung? Kann man Produktverkäufe, respektive Abgänge mit Lagerdaten auf Basis von Formeln verknüpfen (somit z.b. Reichweiten bestimmen)? Vertrieb Kann ich meine Kunden oder Titel mit eigenen Merkmalen kennzeichnen? Kann ich bei Kunden Ansprechpartner mit Ihren Funktionen abspeichern? Ist die MS-Office Integration wahlweise für Kunden als auch für deren Ansprechpartner nutzbar? Kann ich meine Kunden oder Titel einfach suchen (z.b. nach Verknüpfungen der eigenen Merkmale)? Kann ich Kunden oder Titel auf Basis von Umsatz- oder Absatzkriterien finden und wie flexibel sind diese Suchen? Hardt & Wörner 1

2 Kann ich auf Basis von gesuchten Kunden oder Titeln direkt und ohne Umwege weitere Arbeiten wie zum Beispiel Serienbriefe starten? Kann ich die Liste der gesuchten Kunden oder Titel mit der Hand nachbearbeiten? Welche Analysen sind machbar? Sind die Umsatzdaten bis zur Einzelfaktur verfügbar, so dass man z.b. auch Bestellanalysen oder Partieergänzungsangebote machen kann? Gibt es diese Analysen nur für einzelne Kunden oder Titel oder die Möglichkeit frei zusammengestellte Listen von Kunden oder Titeln in einer Analyse zusammenzuführen? Sind die Analysen hinsichtlich ihres Inhaltes zu beeinflussen? (z.b.: Kann ich bestimmen, welche Titel ich pro Kunde in einem Zeitraum sehen will)? Kann man die Analysen gleich beim Kunden oder Titel abrufen? Wird mein Direktmarketing unterstützt? Sind die Handelsumsätze klar von den Endkundenumsätzen trennbar? Verfälscht Mehrwertsteuer unter Umständen die Umsätze? Wie wird mit Pakettiteln umgegangen? Wird der Umsatz/Absatz auf Pakettitel oder Einzeltitel oder beides gebucht? Kann ich Einzelanalysen zu Verlags- oder anderen Analysen in direkten Vergleich stellen? Sind alle Analysen sowohl für einzelne Titel oder Kunden als auch für freie Titelzusammenstellungen oder Kundenzusammenstellungen abrufbar? Können alle Analysen einfach in Excel exportiert werden? Kann ich alle grundlegenden Informationen auch möglichst übersichtlich und schnell sehen? Kann ich Marketingaktionen durchführen und auch kontrollieren? Kann ich meine Informationen auch einfach weitergeben? (Wird als Ausgabe ONIX, Excel, Word und Outlook unterstützt)? 2 Hardt & Wörner

3 Habe ich eine Kontakthistorie, in der alle Kontakte ( s, Briefe, Faxe und Telefonate) und auf Wunsch nur noch offene Punkte gezeigt werden? Ist die Integration von MS-Office zur Vereinfachung der regelmäßigen Arbeitsabläufe gegeben? (Stichworte sind dabei Serienbrief, Serienfaxe, Serienmails, natürlich auch die Einzelformen und das Alles auf Knopfdruck!) Honorare Kann man die Abrechnung beliebig oft und problemlos wiederholen? Kann man die Abrechnung für einzelne, Gruppen oder alle Geschäftspartner durchführen? Kann man die Abrechnung in freien Intervallen erstellen? Habe ich immer Zugriff auf alte Abrechnungen? Kann man die Abrechnung auf verschiedensten Abrechnungsarten wie Ladenpreis, Umsatz, oder Stückhonoraren basieren lassen? Kann man auslieferungsfremde Lieferungen, z.b. Direktlieferungen, einfach integrieren? Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Stehen unbeschränkt viele Verteiler zu Verfügung? Ist die Pflege der Verteiler einfach? Kann man auf Grund von Suchen oder bestehenden Verteilern diese direkt nachbearbeiten und/oder neue Verteiler erstellen? Kann man an Adresslisten, bzw. Verteilern eine Unverlangt-Sendungú schicken? Hardt & Wörner 3

4 Ist die Integration von MS-Office zur Vereinfachung der regelmäßigen Arbeitsabläufe gegeben? (Stichworte sind dabei Serienbrief, Serienfaxe, Serienmails, natürlich auch die Einzelformen und das alles auf Knopfdruck!) Gibt es eine Kontakthistorie, die auch Serienbriefe berücksichtigt? Kann man reine Etikettendrucker an das System anschließen? Kann man Presselieferscheine sowohl einzeln als auch gesammelt - beispielsweise am Tages- oder Wochenende - ausdrucken? Rechnungswesen/Geschäftsleitung Wird eine Nachkalkulation auf Basis der Vorkalkulation, also der Soll-Zahlen und der Daten des Rechnungswesens, also der Ist-Zahlen angeboten? Ist die Nachkalkulation auf unsere Wünsche anpassbar? Ist eine Buchhaltung integriert oder gibt es Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungslösungen? Kann ich aus den gespeicherten Informationen zur Vorkalkulation auch ablesen, welche Entscheidungen getroffen und ggf. sogar warum sie getroffen wurden? Gibt es die Möglichkeit, einzelne Projektschritte zu archivieren und sind diese dort auch noch erkenn- oder zumindest abrufbar? Sind jederzeit Informationen zum Umsatz und Absatz des Verlages abrufbar? Können die Analysen einfach in Excel exportiert werden? Außendienst Kann man dezentral auf die Wissensbasis zugreifen? (Muss man immer Online, das heißt mit der Zentrale verbunden sein, um Informationen abzurufen?) 4 Hardt & Wörner

5 Kann man die Daten von der Lösung automatisiert verteilen lassen? Können Informationen in beiden Richtungen (vom Innendienst zum Außendienst und umgekehrt) ausgetauscht werden? Wie aktuell kann man den Außendienst halten, ohne dass er mit der Zentrale verbunden sein muss? Checkliste 3: Serviceorientierte Fragestellungen Geht der Anbieter mit seinen Antworten/seinem Angebot auf mich ein? Gibt es Referenzen? (Bitte rufen Sie die Referenzen auch an. Es gab schon explizit aufgeführte Referenzen, die das Produkt gar nicht kannten!) Was beinhaltet der Service? Gibt es AGB, bzw. einen Vertrag? Sind Anfragen möglich? Was kosten Anfragen? Was kosten Updates? Wie wird das Einspielen der Updates erledigt? Gibt es zentrale Schulungen und/oder Schulungen vor Ort? Ist es möglich, auf die Daten des Systems zumindest lesend zuzugreifen? Ist das System an meine speziellen Bedürfnisse anzupassen? Zu welchem Preis? Hardt & Wörner 5

6 6 Hardt & Wörner

7 Checkliste 4: Datenqualität Kann ich Daten zu den Umsätzen bis hin zu den einzelnen Fakturzeilen erhalten? (Gerade bei Partieergänzungsangeboten benötigt man die Informationen über die Einzelbestellungen. Es kann nur den Kunden ein Partieergänzungsangebot gemacht werden, die als letztes eine 5/5 Bestellung hatten. Dafür benötigt man die einzelnen Fakturzeilen. Auch bei der Honorarabrechnung kommt diese Anforderung zum Tragen, da Honorar in der Regel ab einen bestimmten Rabattsatz (Ramsch) nicht mehr oder anders gezahlt wird. Den Rabattsatz einer Lieferung kann man aber nur aus der einzelnen Faktur erhalten.) Sind die Umsätze überall ohne MwSt.? Es klingt geradezu grotesk, aber noch immer wird bei vielen Systemen MWSt. als Umsatz ausgewiesen! Können Sie gelieferte von berechneten Exemplaren unterscheiden und kann man bei den Unberechneten auch herausfinden, warum sie unberechnet sind? Wenn Sie mit Pakettiteln arbeiten, ist es wichtig zu erfahren, wie die Software damit umgeht. Manche Lösungen doppeln dabei den Absatz. Kann ich Daten zu den Fortsetzungen/Vormerkungen erhalten? Wie oft kann ich Daten erhalten und zu welchem Preis? Welche Auswertungen stehen zur Verfügung? Sind diese flexibel hinsichtlich Zusammenstellung (beliebige Zeiträume, beliebige Kunden oder Titel etc.)? Kann man auch externe Informationen (Auslandsauslieferungen, Eigenfakturen etc.) einfließen lassen? Kann man eigene Informationen in das System zu den Auslieferungsdaten einfließen lassen? (Selektionskriterien, Adressen, Ansprechpartner etc.) Inwieweit kann man Standardsoftware wie MS-Office integrieren, so dass man nicht Adressen mühsam übergeben oder sogar abtippen muss? (Einzelbriefe, Serienbriefe sowie Faxe und s) Ist eine Übergabe der Daten an Fremdsoftware, wie es beispielsweise beim Vorschauversand üblich ist, möglich? Hardt & Wörner 7

8 Sind die Analysen immer sofort im Datensatz eines Kunden, Titels etc. abrufbar oder muss man sich erst durch Abrufmenüs quälen? Checkliste 5: Nutzwertanalyse Soll Kriterien % Note Bewertung Schnittstelle zur Buchhaltung des Verlages vorhanden bzw. möglich? 70% 1 70 Sind die Referenzen positiv? 20% 3 60 Sind die Vertriebsanalysen ausreichend? 10% 3 30 Summe 160 Gesamtbewertung Soll-Kriterien (Summe/100) 1,60 Kann-Kriterien % Note Bewertung Automatisiertes Ausfüllen von frei wählbaren Word-Dokumente 40% 2 80 Einfache Excel Übergabe 30% 1 30 Automatische Verteilung der Daten an die Außendienstler möglich? 25% Automatische Grafikerstellung 5% 1 5 Summe 265 Gesamtbewertung Kann-Kriterien (Summe/100) 2,65 8 Hardt & Wörner

9 Hardt & Wörner 9

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