Warum Ihre Bibliothek auf Ex Libris Alma wechseln sollte. Eine Ex Libris Alma Lösungsbeschreibung

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1 Warum Ihre Bibliothek auf Ex Libris Alma wechseln sollte Eine Ex Libris Alma Lösungsbeschreibung

2 Warum Ihre Bibliothek auf Ex Libris Alma wechseln sollte Um die sich verändernden Bedürfnisse der Nutzer in den sich rasch verändernden Forschungs-und Lern- und Arbeitsumgebungen gerecht zu werden, und um mehr Effizienz in einer Zeit der wirtschaftlichen und finanziellen Anspannung zu erreichen, sind Bibliotheken zunehmend auf der Suche nach neuen Paradigmen, um völlig neue und verbesserte Dienste für ihre Benutzer zu liefern. In Anerkennung der heutigen und zukünftigen Bedürfnisse der Bibliotheken, und in Zusammenarbeit mit verschiedenen weltweiten Partnern, hat Ex Libris die nächste Generation seiner Bibliotheks-Management-Services entwickelt. Ex Libris Alma ist eine umfassende Lösung, die die gesamte Palette der Bibliotheksoperationen unterstützt Auswahl, Erwerbung, Verwaltung von Metadaten, Digitalisierung, und Fulfillment und zwar für das gesamte Spektrum der Medienarten, unabhängig von Typ (gedruckt oder digital) und Standort (lokal oder entfernt). Als Plattform der nächsten Generation, bietet Alma signifikante Vorteile gegenüber heutigen Systemen: Vereinheitlichte Management Umgebung Da ein zunehmender Teil der Sammlung der Bibliothek sich zu elektronischen und digitalen Ressourcen verlagert, wird eine einheitliche Management-Umgebung unerlässlich. Heute unterhalten Bibliotheken mehrerer Systeme, um Ressourcen in verschiedenen Formaten zu verwalten. Dies führt zu einer Situation von Mehrfacharbeit und Mehrfachdatenhaltung. Alma bietet einen einheitlichen Rahmen, in dem die Ressourcen aller Art verwaltet werden. Ex Libris Alma konsolidiert mehrere verteilte Lösungen in einer vereinten Lösung: ILS ERM DAM Linker Zentrale KnowledgeBase Zentraler Metadatenkatalog Dieser Single Point of Management für alle Ressourcen der Bibliothek wird als Cloudbasierter Service geliefert. Dadurch können Mitarbeiter in einer Umgebung effizienter arbeiten und die konsolidierten Daten ermöglichen erweiterte Analysen durch eine integrierte Sicht auf die gesamte Sammlung. Durch die Verwaltung digitaler Ressourcen in dem gleichen System wie der Rest der Sammlung, kann Alma die Sichtbarkeit der einzigartigen Ressourcen einer Bibliothek verbessern. Heute sind die Sammlungen über mehrere Digital-Asset-Management-Systeme verteilt. Archiv- und kulturelle Ressourcen, die eine Institution einzigartig machen, werden leicht übersehen. Alma integriert digitale Sammlungen zu den Ressourcen, die eine Sammlung einzigartig machen.

3 Beseitigt die Notwendigkeit, Daten zwischen verschiedenen Systemen zu synchronisieren Erlaubt umfassende Analytik für die gesamte Sammlung Erlaubt die Unterscheidungsmerkmale von einer Sammlung hervorzuheben Optimierung von Workflows und Prozessunterstützung Aktuelle Systeme erfordern manuelle Arbeitsschritte innerhalb vieler Alma erlaubt Bibliotheken von optimierten Arbeitsabläufe. Mit Alma, werden Dienstleistungen zu profitieren, wie z.b. Arbeitsabläufe innerhalb des Systems Digitalisierungsanfragen, automatisierte verwaltet. Alma benutzt ein neues Erwerbungsanfragen, und mehr. "Push"-Paradigma für die Aufgabenzuweisung. Die von Bibliothekaren zu erledigenden Aufgaben werden durch Aufgabenlisten und Dashboard-Widgets hervorgehoben, so dass Mitarbeiter schnell beurteilen können, welche Arbeitsschritte sie ausführen müssen. Die vom System verwalteten Arbeitsabläufe führen zu einer Reduktion von Fehlern und schließen Lücken in der Kommunikation. Sie ermöglichen Alma, viele Workflows zu automatisieren, die

4 derzeit eine manuelle Arbeit erfordern. Weil Alma die Schritte kennt, die erforderlich sind, um einen Lebenszyklus wie die Bestellung abzuschließen, werden diese Schritte ohne menschlichen Eingriff durchgeführt. Dies befreit Personal von Routineaufgaben, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Entscheidungen erfordern. Alma ermöglicht erweiterte Analysen zu erstellen, die eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen und auch als Mittel dienen, um Prozesse zu erkennen, die einer Optimierung bedürfen. Zum Beispiel kann Alma die verschiedenen Schritte verfolgen die erforderlich sind, um Endbenutzer Anforderungen zu erfüllen, und markiert die Schritte, die verlangsamend auf die Erfüllung der Anforderungen einwirken. Als Beispiel kann die Arbeitsablauf der Digitalisierung dienen, da er in das System modelliert wurde. Alma kann Ihnen sagen, dass ein Rückstau im Gesamtarbeitsablauf z.b. auf der Stufe des Scannens oder der Hinterlegung der Ressourcen verursacht wird, so dass Sie Mitarbeiter genau dort zuordnen können, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Richtet die Aufmerksamkeit des Personals auf die Arbeit, die durchgeführt werden muss Erlaubt den Mitarbeitern auf Entscheidungen zu fokussieren, während das System sich wiederholende Aufgaben automatisiert Liefert genauere Analysen, um die Planung und Durchführung zu unterstützen Optimierung und Zusammenarbeit in Aktion Bibliotheken werden sich immer mehr der Tatsache bewusst, dass nicht alle Ressourcen, die sie erwerben, benutzt werden. Eine mögliche Reaktion darauf ist ein Wechsel in der Bibliothekspolitik. Von einer "Just-in-case"-Sammlungsentwicklung wird zu einer "Just-in-time"- Zugangssteuerung übergegangen. Alma bietet Unterstützung für benutzergesteuerte Erwerbungsprozesse sowohl für physische als auch für elektronische Ressourcen. Alma bietet mehrere Optionen für gemeinsames, institutsübergreifendes Arbeiten. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Community Zone, ein gemeinsamer, offener Katalog von Metadaten, der von der Alma-Community erzeugt und gepflegt wird. Collaborative Business Intelligence ermöglicht den Bibliotheken, ihre Prozesse und Richtlinien auf der Grundlage von lokalen aber auch von gemeinsamen Analysen anzupassen. Mit Hilfe dieses Modells kann eine Bibliothek den Kauf eine Ressource solange aufschieben, bis sie tatsächlich gebraucht wird. Ein Erwerbungsmodell für e-books, ermöglicht z.b. den Kauf dadurch anzustoßen, indem der Benutzer das Buch im Bibliotheksportal online zu lesen beginnt bzw. in seinen e-book-reader lädt. Für gedruckte Bücher können Benutzer z.b. den Kauf im Bibliotheksportal anstoßen, wodurch eine persönliche Dringlichkeits-Erwerbung initiiert wird. Das Buch wird dem Benutzer dann geliefert, sobald es eintrifft. Bibliotheken haben einen sehr hohen Aufwand bei der Verwaltung von lokalen Katalog- Datensätzen. Besonders bei Materialien, die von vielen Institutionen gleichermaßen gehalten

5 werden, kann dieser Aufwand stark durch die gemeinsame Nutzung von Metadaten verringert werden. Die Alma Community Zone ist ein zentraler, von allen Alma-Bibliotheken gemeinsam genutzter Metadaten-Katalog, was die Notwendigkeit der eigenen Katalogisierung sehr stark reduziert und doppelte Datenhaltung weitestgehend vermeidet. Für die lokalen Bedürfnisse und für einzigartige oder spezielle Sammlungen unterstützt Alma weiterhin ein lokales Metadaten- Management. Dieses Prinzip Hybrid-Prinzip baut also auf lokalen Metadaten auf und fügt die Verwendung globaler Metadaten als Option hinzu. Bibliotheken, die mit Alma arbeiten, können so von gemeinsam genutzten Daten profitieren, und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle, wenn sie die Bedürfnisse ihrer Nutzer unterstützt. Für die Beschreibung der verschiedensten digitalen Sammlungen unterstützen Almas Metadaten- Management mehrere Metadaten-Schemas: MARC21, Dublin Core, und MODS. Dies ermöglicht Alma eine den verschiedenen Ressourcen angepasste Beschreibung der verschiedensten Bibliotheksbestände. Die Metadaten-Management-Infrastruktur ermöglicht Ex Libris, zusätzliche Formate in der Zukunft hinzuzufügen und bietet eine nachhaltige Plattform für zukünftige Veränderungen in Katalogisierungsstandards. Nachfrageorientierte Sammlungsentwicklung erhöht die Sammlungsnutzung Integrierte Datendienste ermöglichen optimierte Bestellung und Katalogisierung Hybrid-Datenumgebung sorgt dafür, dass die lokalen Bedürfnisse unterstützt werden und gleichzeitig zentrale Metadaten genutzt werden können Non-MARC-Metadaten-Schemas unterstützen die Beschreibung einer Reihe von verschiedenen Ressourcen Smart-Fulfillment Almas Smart-Fulfillment Prinzipien vereinfachen die Benutzerinteraktion mit dem Bibliothekssystem, ob auf dem Campus oder außerhalb. Durch die Konsolidierung aller Fulfillment-Optionen an einem Ort, bietet es dem Benutzer eine einzige Quelle um alle verfügbaren Ressourcen zu finden und entweder online Ressourcen direkt einzusehen oder Alma bietet eine nahtlose Integration mit der Primo Discovery-Lösung von Ex Libris, einschließlich neuer Dienste wie Benutzer-gesteuerte Erwerbung. Alma prüft alle Fulfillment-Optionen: gedruckt, elektronisch und digital, und wird dem Benutzer die besten Alternativen anzeigen, die zu den Rechten des Benutzers passen. gedruckte Ressourcen zu bestellen, die Digitalisierung in Auftrag zu geben, oder eine Erwerbung anzustoßen. Dies ermöglicht der Bibliothek auf online Ressourcen, die nur einen Klick entfernt sind und deren Lieferung nichts weiter kostet, besonders zu fokussieren, während der Zugang zu teureren Anfragen nur dann angeboten werden, wenn keine lokalen Optionen verfügbar sind. In Kombination mit der nachfrageorientierten Bestandsentwicklung erhöht dies den Wert und den Nutzen der Sammlungen.

6 Optimierung der Ressourcennutzung durch Hervorhebung direkt zur Verfügung stehender Ressourcen Benutzerfreundliche Bedienerführung Präzision in der Nachverfolgung der Dienstleistungsqualität für Benutzer Open Platform Alma ist mehr als ein Bibliotheks-Management-Service es ist eine Plattform für die Entwicklung neuer Dienste. Alma realisiert offene Kommunikationsstandards wie OpenURL, SRU, Z39.50, EDI, NCIP und SIP2. Wo ein offener Standard nicht verfügbar ist, können Almas Web-Services und APIs für die Interaktion mit externen Systemen verwendet werden. Dies ermöglicht Bibliotheken, das System zu erweitern und verbesserte und innovative Dienstleistungen zu entwickeln. Alma ist auch dafür gestaltet, um mit bestehenden institutionellen Systemen integriert zu werden. Benutzer-und Finanz-Daten können automatisch synchronisiert werden. Durch das Einbeziehen von externen Systemen als Quelle für Daten, ermöglicht Alma den Bibliotheken, ihre Investitionen in bestehende Systeme voll zu nutzen, wie Personen-Informationen- und Finanz-Management- Systeme zu realisieren. Die Einhaltung offener Standards und offener APIs ermöglicht Bibliotheken, das System zu erweitern Einfache Integrationen über Industriestandards und offene Schnittstellen Erweiterte Optionen für Anpassungen über offene Schnittstellen

7 Cloud-basierter Software-as-a-Service Alma, als Cloud-basierte Lösung, wird als Software-as a Service ausgeliefert. Dies ermöglicht den Bibliotheken, Kosten auf mehreren Ebenen stark zu reduzieren. Zum einen werden keinerlei lokale Server mehr benötigt. Zum anderen erfolgt die gesamte Alma-Bedienung ausschließlich über einen Webbrowser. Neben der Beseitigung der Notwendigkeit, lokale Server zu kaufen, zu Alle Ex-Libris-Cloud-Rechenzentren sind SAS-70- zertifiziert und erfüllen die höchsten Standards in Bezug auf Sicherheit und hohe Verfügbarkeit. Neben einem dedizierten Security Office, hat Ex Libris ein eigenes Cloud-Team, das den Betrieb 24 x 7 x 365 überwacht. verwalten und zu pflegen, befreit Alma die Mitarbeiter der Systemadministration von der Notwendigkeit, Client-Software auf lokalen PCs zu installieren und zu pflegen. Dies entlastet technisches Personal und schafft Freiraum für andere wichtige Projekte. Die Cloud-Technologie senkt auch die Barriere für den Zugang zu grundlegenden Administrations- Prozesse. In heutigen Systemen erfordern viele geschäftskritische Abläufe Server-Zugriff. Die personelle Anforderungen für Prozesse wie Daten-Laden oder die Integration von Daten aus anderen Campus-Systeme müssen von einem Systemadministrator verwaltet werden. Da Alma benutzerfreundliche Schnittstellen für alle Aufgaben bietet, kann das System Know-how für die Verwaltung des Systems deutlich reduziert werden. Das Subskriptions-Modell für die Alma-Service ermöglicht eine sehr viel besser planbare Budgetplanung. Durch die Reduzierung der anfänglichen Investition in das System, können Bibliotheken schneller vom Nutzen aus Alma profitieren und die Unsicherheiten, die mit Hardware- Upgrades und Software-Updates verbunden sind, können deutlich gesenkt werden. Keine Verwaltung von lokaler Server-Hardware, Client-Software oder Upgrades Reduziert das technische Know-how für grundlegende Administrations-Aktivitäten Subskriptions-Modell sorgt für besser vorhersehbaren Budgetplanung

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