Planung, Konzeption und Einführung eines Wissensmanagement-Konzeptes auf Landesund kommunaler Ebene

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1 Planung, Konzeption und Einführung eines Wissensmanagement-Konzeptes auf Landesund kommunaler Ebene Praxisbericht Birgit Wulf, Büro kooperatives E-Government, c/o Ministerium für Inneres und Sport M-V Thomas Weber, DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH

2 Daten - Informationen - Wissen Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. Wissen stützt sich auf Daten und Informationen. [Wissen] ist im Gegensatz zu [Daten und Informationen] jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs- Zusammenhänge. [G.Probst, S. Raub, K. Romhardt: Wissen managen - Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Gabler GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden, 6. Auflage 2010, S. 23.]

3 Daten - Informationen - Wissen

4 Wissensmanagement Wissensmanagement schafft die organisatorischen und technischen Strukturen, die die Generierung, Verbreitung, Bewahrung und Verwertung von Informationen und Wissen ermöglichen. Wissensmanagement ist ein iterativer Prozess mit dem Ziel, Wissensbestände effizient zu verwalten und Instrumente zu kennen, mit denen Wissen schnell, zuverlässig und vollständig abrufbar ist.

5 Wissenscontrolling Wissensmanagement hat das Ziel, eines oder mehrere Organisationsziele unter optimaler Ausnutzung von vorhandenem Wissen besser zu erfüllen ( z. B. die Senkung der Kosten, Qualitätsverbesserung, Innovationsförderung, Steigerung der Kundenzufriedenheit, etc.) Wann kann ich sagen: Wir sind eine wissende Verwaltung wir managen Wissen? Wie kann ich feststellen, ob ich besser geworden bin bzw. wo ich im Vergleich zu anderen Organisationen stehe? Wissenscontrolling ist gefragt mit einem ständigen Verbesserungsprozess!!! [Vgl. Abecker, A: Business-Process Oriented Knowledge Management: Concepts, Methods, and Tools. Dissertation, Universität Karlsruhe, 2004, S. 76]

6 Auslöser Anforderungen aus dem kommunalen Raum resultierend aus dem demographischen Wandel dem Selbstverständnis der Verwaltung als Dienstleister Projekten o o o Knowledge Store Neubrandenburg Prozessmanagement in M-V D115 Wir brauchen Wissensmanagement!!!

7 Ziel Erarbeitung eines Fachkonzeptes zur Schaffung einer offenen und interoperablen Managementplattform Wissen in M-V, die breiten Anforderungen gerecht wird. [G.Probst, S. Raub, K. Romhardt: Wissen managen Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Gabler GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden, 6. Auflage 2010, S. 32.]

8 Struktur der Arbeitspakete Organisatorische und thematische Struktur der Arbeitspakete: 1. Projektmanagement 2. Begriffsdefinitionen und Standards 3. Identifikation, Erwerb und Entwicklung der technischen Wissensquellen 4. Prozesse der Wissensverteilung aus Anbieter- und Nutzersicht 5. Wissensnutzung 6. Wissensbewahrung / Wissensbewertung 7.Gesamtsicht (Betrachtung von allgemeinen und APübergreifenden Aspekten) Projekt Kick-Off September 2012 KEYNOTE-Vortrag Prof. Dr. Klaus North Hochschule RheinMain Wiesbaden Business School Bleiben Sie praxisnah!

9 WiMa-Analyse BPMN Standards fachlich technisch LeiKa XZufi WiMa M-V Projekte Prozessmanagement in M-V Telefonischer Bürgerservice und 115 Föderales Informationsmanagement Daten, Information, Wissen Technische Plattform Ergebnis: 2 Zielkorridore Weiterführung des Projektes in zwei Teilprojekten

10 Zielkorridor 1 - Teilprojekt Daten Informationen Wissen Wissensbasiertes Prozessmanagement Wissensbewahrung mittels geeigneter Wissensmanagementmethoden Integration der Wissensmanagementmethoden und -aktivitäten in die Linie der Verwaltung Zielkorridor 2 Teilprojekt Technische Plattform Kooperatives Informationsmanagement als Fundament für organisationsübergreifendes Handeln Harmonisierung und Standardisierung von Verwaltungsinformationen in den Bereichen Leistungsbeschreibung, Ablauforganisation und Formulare Nachnutzung der Informationen fördern

11 Zielkorridor 1: Daten - Informationen - Wissen Erstellung einer Konzeption zur Methodik unter folgenden Prämissen: Der Aufbau einer Wissensorganisation geht mit einem Kulturwandel einher. Erfolgskritisches Wissen hängt in erster Linie an den Verwaltungsprozessen Aufbau eines wissensbasierten Prozessmanagements Im Kontext der Wissensbewahrung ist das implizite Wissen der Mitarbeiter zu identifizieren und zu dokumentieren. Grobkonzept Wissensbewahrung und organisation [ V/ _WiMa_Wissensbewahrung_und_Wissensorganisation_v1.2.pdf]

12 Zielkorridor 2: Teilprojekt Technische Plattform Zielkorridor 2 mit FIM identisch! Was ist FIM - Föderales Informationsmanagement? Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates Standardisierung, Harmonisierung, Durchgängigkeit von Informationen Zielsetzung von FIM Fachliche, redaktionelle und technische Interoperabilität von Leistungs-, Formular- und Prozessinformationen der öffentlichen Verwaltung unterstützen Standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache Einheitliche Methoden und Konventionen zur Erstellung von Verwaltungsinformationen Verringerung des redaktionellen Aufwands bei der Erstellung und Pflege dieser Informationen durch Umsetzung eines Ebenen-übergreifenden Redaktionskonzepts

13 FIM im Detail FIM-Gesamt Baustein Leistungen Baustein Prozesse Baustein Formulare [Quelle: nach FIM]

14 FIM im Detail FIM-Gesamt FIM-Redaktionskonzept Stamminformationslogistik Bereitstellung von Stammformularen Versionsmanagement Redaktionsprozess Initiale Erstellung von FIM- Inhalten Fachl. Änderung/ Erweiterung Checklisten Qualitätskriterien Nutzungsbestimmungen Ergebnistypen FIM-Logik FIM-Werkzeuge FIM-Baukasten FIM-Bibliothek Leika-Module Leistungskatalog Formularfelder Formularkatalog Formularfeldgruppen Prozesskatalog Ref.-Aktivitätengruppen Stammtexte Regeln Stammformulare Stammprozesse Ordnungsrahmen Eindeutige Strukturelemente mit def. Eigenschaften Abstrakte Regeln Eindeutige Schlüsselnummern [Quelle: nach FIM]

15 FIM im Detail FIM-Gesamt FIM-Redaktionskonzept Stamminformationslogistik Bereitstellung von Stammformularen Versionsmanagement Redaktionsprozess Initiale Erstellung von FIM- Inhalten Fachl. Änderung/ Erweiterung Checklisten Qualitätskriterien Nutzungsbestimmungen Ergebnistypen [Quelle: nach FIM] FIM-Logik FIM-Werkzeuge FIM-Baukasten FIM-Bibliothek Leika-Module Leistungskatalog Formularfelder Formularkatalog Formularfeldgruppen Prozesskatalog Ref.-Aktivitätengruppen Stammtexte Regeln Stammformulare Stammprozesse Grundlagen für FIM- Bausteine Verzahnungspunkte der FIM-Bausteine Regeln für das Zusammenspiel der FIM-Bausteine Struktur für FIM-Baukasten & Bibliothek

16 FIM im Detail FIM-Gesamt FIM-Redaktionskonzept Stamminformationslogistik Bereitstellung von Stammformularen Versionsmanagement Redaktionsprozess Initiale Erstellung von FIM- Inhalten Fachl. Änderung/ Erweiterung Checklisten Qualitätskriterien Nutzungsbestimmungen Ergebnistypen FIM-Logik FIM-Werkzeuge FIM-Baukasten FIM-Bibliothek Leika-Module Leistungskatalog Formularfelder Formularkatalog Formularfeldgruppen Prozesskatalog Ref.-Aktivitätengruppen Stammtexte Regeln Stammformulare Stammprozesse Konzepte, Methoden und Standards zur Erstellung, Pflege und Nutzung von FIM-Inhalten BPMN als Beschreibungssprache von Prozessen Datenaustauschformat [Quelle: nach FIM]

17 FIM im Detail FIM-Gesamt FIM-Redaktionskonzept Stamminformationslogistik Bereitstellung von Stammformularen Versionsmanagement Redaktionsprozess Initiale Erstellung von FIM- Inhalten Fachl. Änderung/ Erweiterung Checklisten Qualitätskriterien Nutzungsbestimmungen Ergebnistypen [Quelle: nach FIM] FIM-Logik FIM-Werkzeuge FIM-Baukasten FIM-Bibliothek Leika-Module Leistungskatalog Formularfelder Formularkatalog Formularfeldgruppen Prozesskatalog Ref.-Aktivitätengruppen Stammtexte Regeln Stammformulare Stammprozesse Konkret ausgeprägte Stammtexte, Prozesse und Formulare Vollständigkeit/ Detaillierung je nach Verwaltungsebene & Ausbaustufe FIM-Logik und Werkzeuge sichern Konsistenz der Inhalte

18 FIM im Detail Baustein Leistungen Ordnungsrahmen LeiKa Standardisierte Strukturen und Elemente (maschinenlesbar) Einheitliche, qualitätsgesichert und rechtskonforme Stammtexte Anwendungs- und Vorhabenübergreifende Nutzung Aktualisierung der Inhalte nach z.b. Gesetzesänderungen Integriertes Ersetzungs- und Ergänzungsmodell Reduktion der Pflege [Quelle: nach FIM]

19 FIM im Detail [Quelle: nach FIM] Baustein Prozesse Ordnungsrahmen LeiKa Standardisiertes Set an Referenzaktivitätengruppen und Referenzaktivitäten Prozesszuschnitt und -inhalte direkt aus dem Gesetz abgeleitet Qualitätsgesicherter und rechtskonformer Ablauf Aktualisierung der Inhalte nach z.b. Gesetzesänderungen Direkte Übernahme der Stammprozesse für die Ausgestaltung der lokalen Referenzprozesse Steile Lernkurve durch einheitliche Methoden und Konventionen Folgekostenabschätzung bei Gesetzesänderungen, Vergleichbarkeit

20 FIM im Detail Baustein Formular Ordnungsrahmen LeiKa Standardisierte Formularfeldern und Formulargruppen (maschinenlesbar) Integration von Regeln Integration von XÖV-Codelisten Wiederverwendung von Formularelementen und -gruppen Qualitätsgesicherte Sets an Formularfeldern Formulargruppen pro Verwaltungsleistung Aktualisierung der Inhalte nach z.b. Gesetzesänderungen Direkte Übernahme der Stammformulardaten für die Ausgestaltung der lokaler Formulare [Quelle: nach FIM]

21 FIM - Organisation [Quelle: nach FIM]

22 FIM - IT Die Plattform KIM.MV

23 Ergebnisdokumente ( 30_WiMa_Grobkonzept_KIM_MV_v1.0.pdf)

24 Wissensmanagement in MV Umsetzungen im Land

25 Wissensmanagement in MV Umsetzungen im Land Herausforderungen Aufbau des FIM - Know-Hows, insbesondere im Prozessmanagement Aufbau der notwendigen Organisations- und Redaktionsstrukturen. Errichtung der notwendigen IT-Strukturen Bereits umgesetzt Beteiligung an der Weiterentwicklung von FIM-Prozesse Aufbau der Kooperativen Informationsmanagementplattform (KIM) Integration des FIM-Bausteins Leistungen als Teil der KIM-Plattform und Einführung des LeiKa-Stammtexte-Managements Prozessmanagementplattform in der Beschaffung Bereitstellung der KIM-Inhalte in den Verwaltungsportalen und Bürgerservices

26 Planung, Konzeption und Einführung eines Wissensmanagement-Konzeptes auf Landes- und kommunaler Ebene Der Weg ist das Ziel (Konfuzius) Birgit Wulf, Büro kooperatives E-Government, c/o Ministerium für Inneres und Sport M-V Thomas Weber, DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern