Inventurrichtlinie. des. Landratsamtes. Main-Tauber-Kreis

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1 des Landratsamtes Main-Tauber-Kreis - 1 -

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Grundlagen Gesetzliche Grundlage und Zweck Geltungsbereich Überblick Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme und Willkürfreiheit Einzelerfassung und Einzelbewertung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Inventurplanung Durchführung der Inventur Körperliche Inventur Buch- oder Beleginventur Umfang der Inventur Ausführungsvorschriften Aufstellung des Inventars Form und Gliederung Bewertung Aufbewahrung der Unterlagen Prüfung der Inventur Inkrafttreten Anlagen Anlage 1: Zählliste

3 1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Gesetzliche Grundlage und Zweck Auf der Grundlage des 37 Abs. 1 der GemHVO und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB, vgl. 77 Abs. 3 GemO) erlässt der Main-Tauber-Kreis nachfolgende. Die ist die Grundlage für die Durchführung von Inventuren und für die Aufstellung von Inventaren (gilt sowohl für die Eröffnungsbilanz als auch für die folgenden Jahresabschlüsse). Die stellt sicher, dass das Vermögen und die Schulden ordnungsmäßig erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichen Bewertungskriterien bewertet werden. Aufgrund der Erfassung und Bewertung des oben genannten Vermögens und der Schulden soll in der daraus abgeleiteten Bilanz ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zum Bilanzstichtag dargestellt werden. 1.2 Geltungsbereich Die sowie die gesetzlichen Regelungen gelten für alle zum Landkreis gehörenden Ämter, Verwaltungseinrichtungen und öffentlichen Einrichtungen (z.b. Schulen) entsprechend des Zeitpunktes der Umstellung des Main-Tauber-Kreises auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) ab Sie gelten für die Inventur im Rahmen der Eröffnungsbilanz als auch für alle weiteren Inventuren im Rahmen der Jahresabschlüsse. Für die Eröffnungsbilanz können die Vereinfachungsregeln des 62 GemHVO angewendet werden. 1.3 Überblick Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme (s. Ziff. 3.3) aller Vermögensgegenstände und Schulden. Sie kann entweder durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Messen, Wiegen ) oder durch die mengen- und wertmäßige Überprüfung der Buchbestände (= Buchinventur) erfolgen. Das Inventar ist das Verzeichnis, das die im Rahmen der Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Es dokumentiert das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Das Inventar ist die Grundlage für die Bilanz im NKHR. Inventar und Bilanz sind Übersichten in verschiedener Form, die beide den Stand des Vermögens und der Schulden aufzeigen. 1.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Die Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten, siehe Anlage 1) und das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss demzufolge die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten: - Vollständigkeit der Bestandsaufnahme - Richtigkeit der Bestandsaufnahme und Willkürfreiheit - Einzelerfassung und Einzelbewertung der Bestände - 3 -

4 - Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme - Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Vollständigkeit der Bestandsaufnahme ( 35 Abs.2 GemHVO, vgl. auch 239 Abs. 2 HGB) Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden des Landkreises vollständig enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassungen und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen sein. Ausnahmen s. Ziff Richtigkeit der Bestandsaufnahme und Willkürfreiheit ( 35 Abs.2 GemHVO, vgl. auch 239 Abs. 2 HGB) Dieser Grundsatz verlangt, dass alle durch die Inventur ermittelten Angaben sachlich zutreffen und mit den Tatsachen übereinstimmen müssen. Bei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art, Menge und Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden zweifelsfrei festzustellen. Zur Überprüfung müssen, sowohl für den Mengennachweis als auch für die Bewertung, alle vorhandenen Informationen zur sachgerechten Identifizierung bereitgestellt werden Einzelerfassung und Einzelbewertung der Bestände Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Stichprobeninventur, Festbewertung, Gruppenbewertung und Verbrauchsfolgeverfahren sind nur ausnahmsweise, und nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitung (Amt 11) möglich. Ausnahmen: Festwertbewertung (Vgl. 37 Abs. 2 der GemHVO) Bei der Bildung von Festwerten wird davon ausgegangen, dass Verbrauch, Abgänge und Abschreibungen der in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden. Die Vermögensgegenstände können mit gleichbleibendem Wert und gleichbleibender Menge nachgewiesen werden, allerdings müssen sie von nachrangiger Bedeutung sein. Dies ist der Fall, wenn sie 10% des Gesamtvermögens der Kommune nicht übersteigen. Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachvermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe möglich. Bei der Festbewertung handelt es sich um eine periodische Erleichterung der Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme. Für die erstmalige Bildung eines Festwertes ist eine körperliche Inventur durchzuführen. Danach ist die körperliche Aufnahme nicht für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres erforderlich, sondern kann in zeitlich vorgegebenen Abständen (spätestens nach 5 Jahren) durchgeführt werden

5 Gruppenbewertung (Vgl. 37 Abs. 3 der GemHVO) Die Gruppenbewertung kann angewandt werden auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren) und auf andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Rückstellungen. Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die gruppenweise Zusammenfassung ist auch im Inventar und damit bereits bei der Inventur möglich. Die Bestandsaufnahme erfolgt nach den allgemeinen Regeln dieser Richtlinie. Verbrauchsfolgeverfahren (vgl. 45 Abs. 1 GemHVO) Verbrauchsfolgeverfahren können zur Bewertungsvereinfachung des Vorratsvermögens durchgeführt werden. Die Anwendung eines Verbrauchsfolgeverfahrens kann jedoch eine Inventur nicht ersetzen. Die Bestände sind daher nach Art, Menge und Wert in einem ordnungsmäßigen Inventurverfahren zu ermitteln. Beim Main-Tauber-Kreis wird als Verbrauchsfolgeverfahren die Durchschnittsbewertung (vgl. 37 Abs. 3 GemH- VO) angewandt. Bei dieser Methode wird ein Durchschnittspreis als gewogenes arithmetisches Mittel aus allen Einkäufen ermittelt. Mit den ermittelten durchschnittlichen Anschaffungskosten werden die Abgänge sowie der Endbestand bewertet Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Die Vorgehensweise der Inventur ist im Inventurrahmenplan (s. Ziff. 2.1), die Ergebnisse der Inventur in den Zähllisten und den Inventarlisten zu dokumentieren. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit ( 37 Abs. 2 GemHVO, vgl. 239 Abs. 2 HGB) Die einzelnen Positionen sind durch eine eindeutige Bezeichnung genau zu definieren und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Ein sachverständiger Dritter muss die Sachverhalte nachvollziehen können Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen (z.b. Stichprobeninventur, s. Ziff ) und Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z.b. Festwertbewertung, Gruppenbewertung, s. Ziff ) sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. Prüfungskriterium ist die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und den im Vergleich zu einer genaueren Erfassung entstehenden Abweichungsrisiken. 2 Inventurplanung Voraussetzung einer ordnungsmäßigen Inventur sind eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Da sowohl die Planung als auch der Ablauf der Inventur von dem angewandten Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchoder Beleginventur, s. Ziff. 3) abhängig ist, sind zunächst die für die Aufnahme der Vermögensgegenstände und - 5 -

6 der Schulden anzuwendenden Inventurverfahren festzulegen, wobei die konkreten Voraussetzungen für die einzelnen Verfahren zu berücksichtigen sind. Die Inventurbereiche werden nach Ämtern festgelegt. Die Inventurleitung obliegt dem Amt für Finanzen/Controlling, Amt 11. Die Inventurverantwortung innerhalb der Inventurbereiche obliegt den Amtsleitungen/der Schulleitung. Die Eckdaten für den zeitlichen Ablauf (Vorbereitungen für die Inventur, Durchführung der Inventur und Aufbereitung der Inventurdaten) werden von der Inventurleitung vorgegeben und gelten sowohl für die körperliche Inventur als auch für die Buch- und Beleginventur. Grundsätzlich macht der Main-Tauber-Kreis von dem Inventurvereinfachungsverfahren nach 38 Abs. 2 GemHVO Gebrauch und wendet die permanente Inventur, ein Verfahren der Buchinventur, an. Danach bedarf es aufgrund der Anlagenbuchhaltung des Main-Tauber-Kreises, welche den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und wodurch der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme festgestellt werden kann, bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Haushaltsjahres einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht. Im Rahmen der Eröffnungsbilanz ist jedoch in jedem Fall eine körperliche Inventur durchzuführen. Zudem soll alle 3 bis 5 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände durchgeführt werden. Das Amt 11 weist rechtzeitig auf die körperliche Bestandsaufnahme schriftlich hin. Bei der körperlichen Bestandsaufnahme muss sichergestellt werden, dass während der Durchführung der Inventur keine Bestandsveränderungen eintreten. Sollten Bestandsveränderungen während der Inventur nicht zu vermeiden sein, müssen diese nachvollzogen und dokumentiert werden. 3 Durchführung der Inventur Welches Inventurverfahren Anwendung findet hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buchoder Beleginventur) handelt. Beim Main-Tauber-Kreis wird folgendermaßen verfahren: Immaterielles Vermögen: Anlagenliste, Belege, Aufzeichnungen Buch- oder Beleginventur Sachvermögen: Nicht selbständig nutzbare Vermögensgegenstände mit wirtschaftlichem Funktions- und Nutzungszusammenhang werden zu Bewertungseinheiten zusammengefasst. Unbewegl. Vermögen: Kaufverträge, Grundbuchauszüge etc. Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch das Amt 11 durch Ermittlung der Restbuchwerte zum aller vorhandenen Vermögensgegenstände unter Berücksichtigung ggf. durchzuführender außerplanmäßiger Abschreibungen Bewegl. Sachvermögen: Körperliche Inventur und/oder Buch- oder Beleginventur (unter Verwendung vorhandener Bestands- und Anlagenachweise) - 6 -

7 Die körperliche Inventur erfolgt alle 3-5 Jahre dezentral durch die Fachämter bzw. Dienststellen. Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch das Amt 11 durch Ermittlung der Restbuchwerte zum aller vorhandenen Vermögensgegenstände unter Berücksichtigung ggf. durchzuführender außerplanmäßiger Abschreibungen. Vorräte: Zählen, Messen, Wiegen Körperliche Inventur Die Inventur des Vorratsvermögens erfolgt dezentral durch die erfassende Stelle des entsprechenden Inventurbereichs. Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch das verantwortliche Fachamt mit Hilfe des gewogenen Durchschnittswertverfahrens. Beteiligungen Forderungen Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch das Amt 11 zum Stichtag durch Feststellung des Beteiligungskapitals. Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt dezentral durch das gesamtverantwortliche Fachamt unter Mithilfe der Kreiskasse zum Stichtag Finanzanlagen: Wertpapiere: Kaufverträge, Bestandsverzeichnisse etc. Buch- oder Beleginventur Liquide Mittel: Buch- oder Beleginventur und/oder Körperliche Inventur (Kassenbestand) Die Inventur der Kassenbestände erfolgt dezentral durch die Zahlstellen- und Handvorschussverwalter. Näheres hierzu ist in der Dienstanweisung der Kreiskasse geregelt. Die Inventur der Bankguthaben und sonstiger Zahlungsmittel (z.b. Wertpapiere) erfolgt zentral durch die Kreiskasse zum Stichtag durch Feststellung der Buchbestände bzw. durch Zählung (z.b. Wertpapiere) Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch die Kreiskasse durch Zusammenfassung aller Inventurwerte. Sonderposten: Sachkonten in Verbindung mit Belegen Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch das Amt 11 zum Stichtag durch Feststellung der Buchbestände. Rückstellungen: Belege etc. Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung der Höhe der Rückstellungen erfolgt dezentral durch das gesamtverantwortliche Fachamt zum Stichtag durch Feststellung der Buchbestände und Meldung an Amt 11. Verbindlichkeiten: Belege, Bankauszüge, Kreditorenkonten, etc. Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt zentral durch die Kreiskasse zum Stichtag Rechnungsabgrenzungsposten Buch- oder Beleginventur Die Ermittlung des Inventarwerts erfolgt durch die Fachämter unter Mithilfe der Kreiskasse zum Stichtag

8 Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitung angewendet werden. 3.1 Körperliche Inventur Die körperlich vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen (zählen, messen, wiegen und in Ausnahmefällen schätzen) und in Zähllisten (= Anlagebestandslisten) zu erfassen. Die von der Inventurleitung zur Verfügung gestellten Zähllisten, siehe Anlage 1, sind zu verwenden. Alle ausgegebenen Zähllisten muss das Aufnahmeteam unterschrieben an den Inventurverantwortlichen zurückgeben. 1 Nach Unterschrift durch den Inventurverantwortlichen werden die Zähllisten über den/die zuständige/n Dezernent/in an die Inventurleitung, Amt 11, zurückgegeben. Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies in der Spalte Bemerkungen in der Zählliste zu vermerken. Angaben zu Fremdeigentum sowie bei der Inventur festgestellte Bestandsveränderungen sind unter Angabe der erforderlichen Angaben (siehe unten) ebenfalls in der Spalte Bemerkungen zu erfassen. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss der Inventurverantwortliche sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungen beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. Darüber hinaus muss der Inventurverantwortliche gewährleisten, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird. Es muss einer unbeteiligten Person zu jeder Zeit möglich sein, den Zählvorgang und die Eintragungen in den Zähllisten nachzuvollziehen. Sollten sich unterjährig Bestandsveränderungen (Abgänge) ergeben, so sind diese dem Amt 11 unverzüglich mitzuteilen. Hierbei müssen folgende Angaben gemacht werden: - Bezeichnung des Gegenstandes (vorzugsweise Angabe der Anlagennummer) - Grund der Bestandsveränderung (z.b. Verkauf, Diebstahl, Verschrottung) - Höhe eventueller Verkaufserlöse - Zeitpunkt der Bestandsveränderung Ablauf beim Main-Tauber-Kreis Beim Main-Tauber-Kreis wird bereits seit 2002 die Anlagenbuchhaltung in SAP geführt, in der alle Vermögensgegenstände erfasst sind. Im Zuge der Anlagenbuchhaltung wurden bereits alle Vermögensgegenstände ab dem Jahr 1992 bewertet und in der Anlagenbuchhaltung geführt. Für die Inventur erhalten die Ämter Zähllisten in Form von Anlagebestandslisten, in denen die bereits in der Anlagenbuchhaltung erfassten Vermögensgegenstände aufgeführt sind. Die Ergebnisse der Inventur werden während des Zählvorganges in den Zähllisten festgehalten. Es ist dabei zu überprüfen, ob die Angaben der Zählliste mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen. Übereinstimmungen zwischen der Anlagenbestandsliste und den tatsächlichen Verhältnissen sind abzuhaken, fehlende Angaben (z.b. Inventarnummer, Raum) sind zu ergänzen und falsche Angaben sind zu korrigieren. Sollte bei der Inventur im Rahmen der Eröffnungsbilanz ein beweglicher Vermögensgegenstand, der jünger ist als 6 Jahre, in der vorgegebenen Zählliste nicht aufgeführt sein, so ist dieser unten anzufügen. Für die Schulden, die im Darlehensverwaltungsprogramm geführt werden, gilt sinngemäß das oben Geschriebene. 1 Anmerkung: elektronische Zählerfassung, z.b. barcodegestützt, ist ebenfalls zulässig

9 Bei der Inventur im Rahmen der Eröffnungsbilanz ist das bewegliche Anlagevermögen mit Etiketten, auf denen jeweils eine Inventarnummer aufgedruckt ist, zu kennzeichnen. Unterjährig erhalten alle zu inventarisierenden beweglichen Vermögensgegenstände ab einem Anschaffungswert von 410 (bis ) bzw (ab ) ohne Umsatzsteuer eine Inventarnummer, welche vom Amt 11 vergeben wird. Bei der Anschaffung von entsprechenden Vermögensgegenständen sind die Klebeetiketten von den Fachämtern und Dienststellen gut sichtbar auf den Anlagegütern anzubringen. Die Erfassung der Vermögensgegenstände mit allen buchhalterisch relevanten Angaben (z.b. Anlageklasse, Produkt, Nutzungsdauer) erfolgt durch das Amt 11 im Rahmen der Anlagenbuchhaltung. 3.2 Buch- oder Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und der Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit, z.b. bei Forderungen und Bankguthaben. Für die Erfassung können hier zum einen Buchungsbelege, zum anderen bspw. Verträge, Urkunden, Grundbuch- und Katasterauszüge herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlisten vorzutragen. Die Beleginventur wird auch für die Erfassung der Schulden angewandt. Bestände von Vermögensgegenständen können den Bestandskonten (Buchinventur) entnommen werden, wenn die körperliche Inventur nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn witterungsbedingt eine Bestandsaufnahme im Freien nicht möglich ist. Wird keine körperliche Inventur durchgeführt, so ist dies mit der Inventurleitung abzustimmen. Eine Buchinventur ist für den Bereich des Sachvermögens grundsätzlich möglich. Die Durchführung einer Buchinventur setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenstände ein Bestandsverzeichnis geführt wird. In dem Bestandsverzeichnis müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsmäßig und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag kann der buchmäßige Endbestand anhand des Bestandsverzeichnisses ermittelt und in die Inventarlisten vorgetragen werden. Spätestens alle 3-5 Jahre (schriftliche Aufforderung erfolgt durch das Amt 11) ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Dies gilt auch für die Eröffnungsbilanz und die aus Anlagenachweisen ( 38 GemHVO kameral) übernommenen Vermögensgegenstände. 3.3 Umfang der Inventur Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche selbst erstellte bzw. entgeltlich erworbene bewegliche Vermögensgegenstände des Sachvermögens. Die Befreiung für Vermögensgegenstände bis 410 ohne Umsatzsteuer (bis ) bzw. bis ohne Umsatzsteuer (ab ) ist durch den Landrat erteilt ( 38 Abs. 4 GemHVO). entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z.b. Konzessionen, Patente, Software, Lizenzen, Urheberrechte, Nutzungsrechte). technische Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebes). Somit sind bspw. Lastenaufzüge, Verkaufsautomaten, Schauvitrinen, Tresoranlagen eigenständig zu erfassen. Fremdeigentum bzw. Leihgaben: Vermögensgegenstände, die dem Landkreis zur Verfügung gestellt wurden. Die aufgenommenen Positionen müssen die Bezeichnung Fremdeigentum tragen, ebenso gemietete und geleaste Gegenstände - 9 -

10 Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens Forderungen Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten Vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegenstände (Buchwert 0 ) Nicht gesondert aufzunehmen sind: Kunst am Bau Nicht aufzunehmen sind: selbst erstellte immaterielle Vermögenswerte (z.b. selbst entwickelte Software) Nur für die Eröffnungsbilanz gilt: Bewegliche Vermögensgegenstände, die nicht bereits in der Anlagenbuchhaltung geführt werden und deren Anschaffung oder Herstellung zum Zeitpunkt der Eröffnungsbilanz länger als 6 Jahre zurückliegt (Anschaffung bzw. Herstellung vor 2005). 3.4 Ausführungsvorschriften Das Amt 11 als federführendes Amt ist für die ordnungsgemäße zeitliche und inhaltliche Umsetzung der verantwortlich. Hierzu trifft es geeignete Maßnahmen, wie z.b. - Regelungen zur Inventarnummernvergabe - Anwendungsbereiche von Inventurvereinfachungsverfahren - Bereitstellung von Formularen zur Inventurdurchführung - Bestimmung des Zeitpunktes der Inventur 4 Aufstellung des Inventars Bei beweglichen und immateriellen Vermögensgegenständen, deren Anschaffung oder Herstellung länger als sechs Jahre vor dem Stichtag für die Eröffnungsbilanz zurückliegt, wird von einer Inventarisierung und Aufnahme in die Vermögensrechnung abgesehen. Das Inventar ist entsprechend 37 Abs. 1 der GemHVO jährlich zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres zu erstellen. Da das Haushaltsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt ist dies grundsätzlich der 31. Dezember eines Jahres (Stichtagsinventur). Grundsätzlich macht der Main-Tauber-Kreis von dem Inventurvereinfachungsverfahren nach 38 Abs. 2 GemHVO Gebrauch und wendet die permanente Inventur, ein Verfahren der Buchinventur, an. Eine körperliche Bestandsaufnahme ist alle 3 bis 5 Jahre auf schriftliche Anforderung des Amtes 11 durchzuführen. Die Inventarliste ist zum vorgegebenen Termin abzugeben

11 4.1 Form und Gliederung Besondere Formvorschriften für die Erstellung des Inventars bestehen nicht. Es sind jedoch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Es sind die vom Amt 11vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. 5 Bewertung Bei der Bewertung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Beim Main-Tauber-Kreis ist bereits fast das komplette Vermögen nach Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie die Schulden mit ihrem Rückzahlungsbetrag bewertet. Das Vermögen wird seit 2002 in der Anlagenbuchhaltung in SAP geführt. Damals wurde das Vermögen zehn Jahre in die Vergangenheit, also bis 1992 erfasst. Der Main-Tauber-Kreis macht daher von der Vereinfachungsregel nach 62 Abs. 1 GemHVO Gebrauch, wonach Vermögensgegenstände mit Werten angesetzt werden dürfen, die vor dem Stichtag für die Aufstellung der Eröffnungsbilanz in Anlagenachweisen nachgewiesen sind. Ebenso wird von der Vereinfachung nach 62 Abs. 1 Gebrauch gemacht, wonach bei beweglichen und immateriellen Vermögensgegenständen, deren Anschaffung oder Herstellung länger als sechs Jahre vor dem Stichtag für die Eröffnungsbilanz zurückliegt, von einer Inventarisierung und Aufnahme in die Vermögensrechnung abgesehen wird. Die Straßen wurden bis 1982 zurück bewertet und in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen. Es wurden damals jedoch die Grundstücke prozentual aus den AHK der Straße herausgerechnet. Diese Vorgehensweise ist im Rahmen des NKHR nicht mehr möglich. Aus diesem Grund muss das gesamte Infrastrukturvermögen (Straßen, Brücken, Stützbauwerke, Zuschüsse etc.) vom Straßenbauamt bis neu bewertet werden. Das Wahlrecht aus 62 Abs. 6 GemHVO wird vom Main-Tauber-Kreis in der Weise ausgeübt, dass auf den Ansatz geleisteter Investitionszuschüsse in der Eröffnungsbilanz verzichtet wird. Bei Sachspenden wird die Bruttomethode angewandt. Dies bedeutet, dass der Wert der Sachspende ermittelt und die Sachspende mit diesem Wert aktiviert wird. Zudem wird ein Sonderposten in gleicher Höhe auf der Passivseite ausgewiesen. Ist eine Anlage lediglich mit dem Erinnerungswert aufzunehmen, da sie bereits vollständig abgeschrieben ist, so beträgt der Erinnerungswert 0,00. In der Excel-Tabelle, die für das Rechenzentrum auszufüllen ist, ist sowohl beim Ansch.Wert wie auch bei der kum. Afa der Wert 0,00 einzutragen. Rückstellungen für drohende Verpflichtungen aus anhängigen Gerichtsverfahren werden erst ab einer Höhe von pro Fall gebildet. 6 Aufbewahrung der Unterlagen (Vgl. 39 der GemHVO) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Die mengen- und wertmäßige Erfassung ist vor Veränderung und Verlust zu schützen. Soweit begründende Unterlagen, aus denen sich der Zahlgrund ergibt, nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen

12 Bücher, Inventare und alle in Ausführung dieser n erforderlichen Unterlagen, die die Erfassung und die Bewertung des Vermögens und der Schulden wiedergeben, sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt 6 Jahre. Gutschriften, Lastschriften und Kontoauszüge der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren. Belege sind dann zehn Jahre aufzubewahren, wenn sich Zahlungsgrund, Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern ergeben. Der Jahresabschluss ist in ausgedruckter Form dauernd aufzubewahren. 7 Prüfung der Inventur Die Inventur wird im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses geprüft. 8 Inkrafttreten Diese tritt am in Kraft. Tauberbischofsheim, gez. Reinhard Frank Landrat

13 9 Anlagen Anlage 1: Zählliste (siehe 3.1)

14 Anlage 1: Zählliste Zählliste zur Inventur Jahr Main-Tauber-Kreis Inventurbereich Späteste Rückgabe der Zählliste an die Aufnahmeleitung: Anlagen- Nr. Anlagen- Klasse PC Inventar- Nr. Seriennummer Anlagenbezeichnung Menge Standort Raum Hersteller ND AfA- Beginn Bemerkungen Die Bezeichnung muss eindeutig sein Anzahl, St., kg, m, qm evtl. Angabe bzw. Korrektur ND = die tatsächliche, nicht die steuerrechtliche Nutzungsdauer Hier sind alle Umstände, die für die Bewertung wichtig sind zu erfassen, wie z.b. Beschädigungen, Fremdeigentum, Leasing, Pacht etc. Hier sind Bestandsveränderungen einzutragen, z.b. Verschrottung, Verkauf, Diebstahl Name Datum, Unterschrift Inventurverantwortliche/r

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