JAHRESÜBERNAHME NTCS KORE mit 5.5 FIBU

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1 JAHRESÜBERNAHME NTCS KORE mit 5.5 FIBU Wenn die NTCS KORE in Verwendung ist, die Buchhaltung aber noch auf der BMD 5.5 gemacht wird, empfehlen wir folgende Reihenfolge bei der Jahresübernahme: 1. Übernahme der 5.5-Buchhaltung(en) mit dem Programm PR09 2. Übernahme der NTCS FIBU(s) 3. Übernahme der NTCS KORE 4. Kontrolle KORE-FIBU-Zuordnung Nicht immer wird in der Praxis die Jahresübernahme der NTCS KORE erst als dritter Schritt durchgeführt - vor allem für die KORE-Planung des nächsten Jahres wird die Jahresübernahme der KORE oft schon im Vorhinein benötigt. Die Jahresübernahme in der NTCS KORE kann also auch unabhängig von der Jahresübernahme der Buchhaltung gestartet werden. 1 - Jahresübernahme 5.5 FIBU Die Jahresübernahme in der 5.5 FIBU wird mit dem Programm Jahresübernahme (PR09) gestartet. Einzugeben ist das neue FIBU-Verzeichnis sowie das bisherige FIBU-Verzeichnis. Die anschließende Abfrage nach dem Anlegen des Mandanten ist mit ja zu beantworten. ACHTUNG: Die Jahresübernahme muss für alle relevanten Buchhaltungen, also zum Beispiel auch für eine eventuell vorhandene kalkulatorische FIBU gemacht werden! Vorerst (für das Funktionieren der KORE und anderer BMD-Pakete) reicht die Durchführung des Programmpunktes 1 ( Übernahme Stammdaten ) wie abgebildet: (Im Anschluss wird ein kurzes Protokoll am Schirm angezeigt.) Seite 1

2 JAHRESÜBERNAHME NTCS-KORE MIT 5.5 FIBU Für die Buchhaltung selbst ist in einem zweiten Schritt dann noch die EB-Übernahme (Programmpunkt 2) notwendig. Eine detaillierte Beschreibung zum PR09 finden Sie im Clients-Info-Bereich der Homepage unter BMD Dokumentation - Finanzbuchhaltung. 2 - Jahresübernahme NTCS FIBU Nach der Stammdatenübernahme im PR09 erfolgt die Jahresübernahme in der NTCS FIBU. Die Jahresübernahme in der NTCS FIBU ist notwendig, damit die NTCS KORE auch die Ist-Daten der (5.5!-) Buchhaltung übernehmen kann. Die Jahresübernahme der NTCS FIBU befindet sich in den Firmen- und FIBU-Stammdaten. Dort rufen Sie am besten mit der rechten Maustaste auf der FIBU stehend die Jahresübernahme auf: Bitte achten Sie darauf, dass im Feld FIBU-Verzeichnis BMD 5.5 bereits das neue 5.5-Verzeichnis eingetragen ist. ALLGEMEIN Übernehmen von Firma, FIBU Übernehmen auf Firma, FIBU- Jahr/Unternummer Hinterlegung aktuelle Firma und Buchhaltung von der aus übernommen werden soll (aktuelles Jahr). Hinterlegung Firma und FIBU-Jahr bzw. Unternummer auf die übernommen werden soll (neues Jahr). Seite 2

3 FIBU-Verzeichnis 5.5 Stammdaten übernehmen BMD FINANZBUCHHALTUNG BILANZ Solange in BMD 5.5 gebucht wird, muss hier das existierende FIBU- Verzeichnis BMD 5.5 hinterlegt werden. ACHTUNG: Voraussetzung ist also, dass vor der Jahresübernahme der NTCS FIBU die Jahresübernahme der FIBU 5.5 (PR09, Programmpunkt 1) durchgeführt wurde! Jene Stammdaten, die im zweiten Reiter Stammdaten aktiviert sind, werden wie folgt übernommen: Neuanlage/Überschreiben: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden aus dem Vorjahr sowohl Änderungen als auch Neuanlagen (z.b. von Konten) übernommen. Stammdaten, die im neuen Jahr bereits neu angelegt wurden (und somit im Vorjahr nicht existieren), bleiben dabei natürlich erhalten. Neuanlage: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden aus dem Vorjahr nur neu angelegte Stammdaten (z.b. Konten), die es im neuen Jahr noch nicht gibt, übernommen. Keine Übernahme wenn vorhanden: Stammdaten(-bereiche), die bereits einmal übernommen wurden, werden bei einer wiederholten Jahresübernahme gar nicht mehr berücksichtigt. Alle hier aktivierten Stammdaten werden bei der Jahresübernahme berücksichtigt. Alle hier aktivierten BILANZ-Daten werden bei der Jahresübernahme berücksichtigt. ACHTUNG: Die Jahresübernahme muss für alle relevanten Buchhaltungen, also zum Beispiel auch für eine eventuell vorhandene kalkulatorische FIBU gemacht werden! Im Zuge der Jahresübernahme wird abgefragt, ob die neue Buchhaltung gleichzeitig auch die aktuelle FIBU ist. Die Kennzeichnung als aktuelle FIBU ist für andere NTCS-Pakete (z.b. NTCS WWS) entscheidend, da diese auf die Stammdaten der aktuellen FIBU zugreifen. Die aktuelle FIBU kann auch zu einem späteren Zeitpunkt auf das neue Jahr umgestellt werden, und zwar über die Firmenstammdaten (Feld 122 Aktuelle FIBU im Firmenstamm). Bei der folgenden Abfrage können Sie die Kontostammdaten und Salden von der 5.5 FIBU auf die NTCS übernehmen. Das könnte insbesondere dann heikel sein, wenn die Personenkonten bereits in der NTCS gewartet werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Abfrage sicherheitshalber immer mit Abbrechen zu beantworten! Seite 3

4 JAHRESÜBERNAHME NTCS-KORE MIT 5.5 FIBU ACHTUNG: Würde hier Übernehmen ausgewählt, werden alle Sach- und Personenkonten mit dem Stand laut BMD 5.5 überschrieben! Noch mehr Details zur Jahresübernahme der NTCS-FIBU entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe in der NTCS. 3 - Jahresübernahme KORE Die Jahresübernahme kann entweder über den Programmpunkt Spezial oder über die Firmen- und KORE-Stammdaten (auf die zu übernehmende KORE stellen und die rechte Maustaste drücken) gestartet werden. Das entsprechende Fenster sieht so aus: Bitte achten Sie darauf, dass im Feld KORE-Verzeichnis BMD 5.5 bereits das neue Jahr aufscheint. ALLGEMEIN Übernehmen Firma, KORE von Übernehmen auf Firma, KORE-Jahr/ Unternummer KORE-Verzeichnis BMD 5.5 Hinterlegung aktuelle Firma und Kostenrechnung von der aus übernommen werden soll (aktuelles Jahr). Hinterlegung Firma und KORE-Jahr bzw. Unternummer auf die übernommen werden soll (neues Jahr). Solange in BMD 5.5 gebucht wird, muss hier das KORE-Verzeichnis BMD 5.5 hinterlegt werden - dieses (KORE-)Verzeichnis muss nicht existieren, es wird im Zuge der Jahresübernahme automatisch angelegt und stellt den Datenabgleich zwischen NTCS und BMD 5.5 sicher. HINWEIS: Die Hinterlegung von diesem Verzeichnis ist zwingend notwendig, kann aber auch nachträglich im Firmenstamm der KORE erfolgen! Seite 4

5 Stammdaten übernehmen Jene Stammdaten, die im zweiten Reiter Stammdaten aktiviert sind, werden wie folgt übernommen (siehe auch mehrmalige Jahresübernahme etwas weiter unten): Neuanlage und Überschreiben: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden aus dem Vorjahr sowohl Änderungen als auch Neuanlagen von Stammdaten (z.b. Kostenstellen) übernommen. Stammdaten, die im neuen Jahr bereits neu angelegt wurden (und somit im Vorjahr nicht existieren), bleiben dabei natürlich erhalten. Nur Neuanlagen: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden aus dem Vorjahr nur neu angelegte Stammdaten (z.b. Kostenstellen), die es im neuen Jahr noch nicht gibt, übernommen. Nein, wenn Daten vorhanden: Stammdaten(-bereiche), die bereits einmal übernommen wurden, werden bei einer wiederholten Jahresübernahme gar nicht mehr berücksichtigt. STAMMDATEN Alle hier aktivierten Stammdaten werden bei der Jahresübernahme berücksichtigt. Im Normalfall braucht hier nichts verändert werden, alle Punkte sind standardmäßig aktiviert. WERTE Bei allen Kostentypen mit VJ-Saldo-Fortführung werden die hier aktivierten Werte in das neue Jahr vorgetragen. Im Zuge der Jahresübernahme wird ebenfalls abgefragt, ob die neue Kostenrechnung gleichzeitig auch die aktuelle Kostenrechnung ist. Die Kennzeichnung der aktuellen Kostenrechnung ist für die anderen NTCS-Pakete (z.b. NTCS WWS, NTCS LEA, ER-Kontrolle) entscheidend, da diese auf die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE zugreifen bzw. in diese auch verbuchen: Die aktuelle KORE kann auch zu einem späteren Zeitpunkt auf das neue Jahr umgestellt werden, und zwar über die Firmenstammdaten (Feld 289 Aktuelle KORE im Firmenstamm). Mehrmalige Jahresübernahme Vorjahressalden Der häufigste Grund für eine mehrmalige Jahresübernahme steht in Zusammenhang mit der Verwendung des Vorjahres-Saldo-Fortführungs-Kennzeichens in den Kostenstammdaten (Feld 5). Dieses Kennzeichen wird verwendet, um bei bestimmten Kostentypen (meist: Kostenträger) die Salden der Vorjahre in das neue Jahr mitzunehmen, damit beispielsweise bei längerfristigen Projekten im aktuellen Jahr wahlweise auch die bisher aufgelaufenen Gesamtkosten (inklusive der Vorjahre) ausgewertet werden können. Oft werden nach der ersten Jahresübernahme im alten Jahr noch Buchungen ergänzt bzw. verändert. Damit im neuen Jahr die Salden aktualisiert werden, ist eine neuerliche Jahresübernahme notwendig. Bei dieser neuerlichen Jahresübernahme empfehlen wir, im Reiter Stammdaten alle Einträge zu deaktivieren und im Reiter Werte alle Einträge angekreuzt zu lassen (damit ist gewährleistet, dass nur die Salden, aber keine Stammdaten mehr in das neue Jahr übernommen werden. Seite 5

6 JAHRESÜBERNAHME NTCS-KORE MIT 5.5 FIBU Anlage von neuen Kostentypen (z.b. Kostenstellen) im alten Jahr Werden nach einer ersten Jahresübernahme im alten Jahr noch neue Kostentypen angelegt, die auch im neuen Jahr zur Verfügung stehen müssen, wird in der Regel auch eine neuerliche Jahresübernahme gemacht. In diesem Fall ist das Feld Stammdaten übernehmen relevant (siehe oben): Konkret darf die Ausprägung nicht auf nein, wenn Daten vorhanden stehen, weil hier die neuen Stammdaten nicht übernommen werden. Empfohlen wird die Ausprägung nur Neuanlagen, damit bleiben Änderungen von Kostentypen, die im neuen Jahr bereits durchgeführt wurden, erhalten. Endedatum und Jahresübernahme Die Jahresübernahme kann auch dazu verwendet werden, alte (abgelaufene) Kostentypen (z.b. Kostenträger) nicht mehr in das neue Jahr zu übernehmen um in den Kostenstammdaten der neuen KORE nur aktuelle KST, KTR usw. zu haben. In diesem Fall muss einerseits im alten Jahr bei den entsprechenden (abgelaufenen) Kostentypen in den Kostenstammdaten ein Endedatum (Feld 5) erfasst sein. Andererseits sind die folgenden Parameter (zu finden in Allgemeine KORE-Parameter/ Jahresübernahme) relevant: 0-Stammdaten (für VJ- Vergleiche) 1-keine Stammdaten, Salden (alle Typen) 2-Ingnoriere Enddatum 3-keine Stammdaten, jedoch Salden der anderen Typen Die Stammdaten des jeweiligen Kostentyps werden zwecks Vorjahresvergleiche ins neue Jahr übernommen, die Salden jedoch nicht betroffen davon sind die Salden aller in Reihenfolge gebuchten Kostentypen mit VJ-Saldo-Fortführung. Weder die Stammdaten noch die Salden werden ins neue Jahr vorgetragen betroffen sind die Stammdaten und die Salden aller in Reihenfolge gebuchten Kostentypen. Das hinterlegte Enddatum wird ignoriert, die Kostentypen werden ganz normal übernommen. Die Stammdaten des Kostentyps werden nicht ins neue Jahr übernommen, die Salden der anderen, in Reihenfolge gebuchten Kostentypen mit VJ-Saldo-Fortführung allerdings schon. Wenn nur mit Kostenstellen gearbeitet wird, empfehlen wir die Einstellung 1. Wird auch mit Kostenträger usw. gearbeitet, empfehlen wir Einstellung 3. Bei Einstellung 0 und 2 werden auch die Kostentypen mit einem Ende-Datum in das neue Jahr übernommen. Diese Einstellungen sind vor der ersten Jahresübernahme zu treffen. Seite 6

7 4 - KORE-FIBU-Zuordnung Wird die oben beschriebene Reihenfolge eingehalten, erfolgt die KORE-FIBU-Zuordnung automatisch. Wenn jedoch zuerst die KORE übernommen wird und dann erst die FiBU, muss die KORE- FIBU-Zuordnung manuell erfolgen: In der Kostenrechnung unter Stammdaten Firmen- und Korestammdaten auf der neuen Kostenrechnung über Funktionen die KORE-FIBU-Zuordnung öffnen: Alle FIBU s, die in die Kostenrechnung einfließen sollen, müssen der Kostenrechnung zugeordnet werden (mittels der gelben Pfeiltasten). Die Kostenrechnung greift also auf jene Buchhaltungen zu, die im rechten Teil (unter den zugeordneten FIBUs) angeführt sind. Seite 7