Digitalisierung von Patientenakten. Städtisches Klinikum Magdeburg. 17 Fachabteilungen somatisch bis Klinikum der Stadt Magdeburg

Transkript

1 Städtisches Klinikum Magdeburg Digitalisierung von Patientenakten und externe Archivierung Projekt 2004 bis Klinikdaten: Klinikum der Stadt Magdeburg stationäre Fälle ambulante Fälle 17 Fachabteilungen somatisch 2 Abteilungen Psychiatrie 2

2 Stand 2003: Umbau und Erweiterung des Klinikum-Standortes Magdeburg-Olvenstedt und beabsichtigte Schliessung des zweiten Standortes Altstadt Stand 2003: 4750m Akten in zwei Archiven, kein Platz dafür am neuen Standort Neubau eines eigenen Archivs wird nicht gefördert 4

3 Stand Archiv-Mitarbeiterinnen sollen langfristig abgebaut werden Zugriff auf die Akten nicht immer möglich (Mo-Fr 7-16 Uhr) Akten teilweise nicht auffindbar 5 Zustand vor Auslagerung 6

4 Frage: wohin mit den Akten??? Antwort: Auslagerung und Digitalisierung 7 Externe Archivierung Juli 2004 Start der Auslagerung der Patientenakten in das Lager der Firma ZAS in Magdeburg 3500 m Akten stationär und ambulant der Jahre 1974 bis 2001 Bei Anforderung bis 9 Uhr Lieferung bis 11Uhr, sonst mit Sonderanforderung 8

5 Externes Archiv 9 Digitalisierung von Patientenakten Januar 2005 Start der Digitalisierung mit einer Pilotstation Anbindung der Archivierungs-Software windream an das KIS medico//s von Siemens Juli bis Dezember 2005 Ausweitung des Projekts auf alle Stationen 10

6 Digitalisierung von Patientenakten Erstellung eines Projektablaufplans und einer Handlungsanweisung Altakten: Wenn ein Patient aufgenommen wird, werden seine alten Akten herausgesucht, der Station zur Verfügung gestellt und nach Entlassung gescannt. Nach kurzem Versuch wurde dieses Verfahren eingestellt, da die Suche in der digitalisierten Akte zu aufwändig ist. Sie werden nach Entlassung wieder dem Archiv zugeführt. 11 Digitalisierung von Patientenakten Erstellung eines Projektablaufplans und einer Handlungsanweisung Neuakten Die Akte des aktuellen Aufenthalts wird auf der Station in Aktenordnern nach Kategorien sortiert und abgeheftet nach Entlassung des Patienten gescannt. Akten sind spätestens drei Tage nach Entlassung zum Scannen zu geben 12

7 Digitalisierung von Patientenakten Erstellung eines Projektablaufplans und einer Handlungsanweisung Neuakten Für die Trennung der Kategorien werden Patchblätter verwendet Jede Akte erhält ein Stammblatt mit der Barcode-verschlüsselten Fallnummer 13 14

8 Patchblätter und stammblatt 15 Übergabe der Akten an Dienstleister 1. Die Stationen geben die Akten mit einem Begleitschein mit Patientenetiketten an das hauseigene Archiv 2. Das Archiv kontrolliert die Akten auf Konsistenz und auf das Stammblatt und zeichnet den Begleitschein ab 3. Die Akten werden an den Dienstleister, der Räume im Krankenhaus zur Verfügung hat, gegeben. Dieser prüft die Begleitscheine und zeichnet sie ab. 16

9 Scan-Dienstleistung Der Dienstleister übernimmt 1. das Ausheften 2. die Vorbereitung der Belege 3. das Scannen 4. das Ablegen der vom Patienten unterschriebenen Dokumente und garantiert die Überleitung der tif-dateien 24 Stunden nach Erhalt der Akte. 17 Archivierungssoftware Bei Aufnahme des Patienten wird über die HL7- Schnittstelle vom KIS medico//s von Siemens ein ADT-Satz an die Archivierungssoftware von windream geschickt und für den Patienten-Fall ein leerer Archivordner angelegt. Die tif-dateien der gescannten Akte werden in die Archivierungs-Software übernommen und unter der Fallnummer abgelegt 18

10 Archivierungssoftware Zur Suche wird direkt aus der KIS-Anwendung die Fallnummer übergeben und über diese die dazugehörige Akte angezeigt Zur Suche kann auch der Patientenname eingegeben werden Der Zugriff wird über die active-directory gesteuert 19 20

11 Meldung leerer ordner 21 22

12 23 Archivierungssoftware Die Aktenanzeige wird über die Kategorien gesteuert Als weitere Kategorie wird ab die Kategorie Korrespondenz eingeführt Hier werden alle Schriftstücke zum Patienten, aus der Patientenverwaltung z.b. MDK- Anfragen, Anfragen von Kassen etc. abgelegt. 24

13 Was hat das Projekt gebracht? 1. Schneller Zugriff auf die Akte 2. Weniger Zugriffe auf Papierakten damit geringere Kosten der externen Archivierung 2 Mitarbeiterinnen des hauseigenen Archivs konnten eingespart werden, langfristig ggf. eine weitere 3. Bei MDK-Anfragen werden nur noch CDs herausgegeben Papier wird gespart, Zeit zum Kopieren wird eingespart 25 Ausleihe von Papierakten beim externen Archiv Q Q Q Q Q Q Q Q Q

14 Ausleihe von Patientenakten im Hausarchiv Q Q Q Q Q Q Q Q Q Ausblick: Ab werden die Patientenakten nach der Digitalisierung vernichtet Ab wird die Postverteilung über die Archivierungssoftware windream durchgeführt Ab wird die Ablage der verschickten Word-Dokumente der Verwaltung über die Archivierungssoftware windream durchgeführt 28

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Informationen zum Projekt: Edburgh Dörr Organisationsberatung im Gesundheitswesen Erwin-Sick-Str Waldkirch 0177 / edoerr@edburgh-doerr.de 29