CAPITOL Classic. Professionelle Immobiliensoftware

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1 CAPITOL Classic Professionelle Immobiliensoftware Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str Rosenheim Tel. +49(0)8031/24881 Fax +49(0)8031/24882 Info@sommer-informatik.de Die Software für Ihren Erfolg

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3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 8 I. Starter 7 II. Stammdaten 8 1) Personen 8 2) Objekte 8 3) Einheiten 9 4) Zuordnungen/Vertragsmanagement 9 5) Dokumente 10 6) Bilder 10 7) Terminverwaltung 11 8) Aktivitäten 11 9) Projektverwaltung 11 III. Objektmanagement 10 1) Auftragsvergabe 12 2) Instandhaltung 12 3) Begehung 12 4) Gewährleistung 12 5) Störmeldung 13 6) Kundendienst 13 7) Handwerkerrolle 13 8) Bewertung 13 9) Finanzierung 14 10) Inventar 14 11) Abschreibungen 14 12) Immoman 14 13) Kautionen 15 14) Indexverwaltung 15 15) Mietpreisliste 15 16) Raumbuch 15 17) Technische Ausstattung 16 18) Versicherung 16 19) Zählerverwaltung 16 20) Zählerstand 16 21) Rechtsfälle 17 22) Schlüsselverwaltung 17 IV. Kaufmann 18 1) Artikel 18 2) Angebot 18 3) Lieferschein 18 4) Rechnung 18 5) Gutschrift 18 6) Manuelle Rechnung 18 7) Offene Rechnung 19 8) Budget 19 9) Controlling 19 10) Titelverwaltung 19 11) Verwaltervergütung 19 V. Finanzbuchhaltung 18 1) Verbindlichkeiten 20 2) Buchung 20 3) Sollstellung 20 4) Offene Posten-Liste 21 5) Konto 21 6) Auswertungen 22 VI. Abrechnung 21 1) Betriebskostenabrechnung 23 2) WEG Abrechnung 24 3) Heizkosten 25 4) Kautionsberechnung 26 5) Energieberater 26 VII. Büro 25 1) Arbeitszeiten 27 2) Postausgang 27 3) Raumbelegung 27 4) Telefonverwaltung 27 VIII. Administration 26 1) Bearbeiter 28 3) Postleitzahlen und Bankleitzahlen 28 4) Gesetzestexte 28 IX. Branchen-Addon 27 1) Beschlusssammlung 29 2) GIS 29 3) Capitol Grundstücksverkehr 29 4) Pfarrdienstwohnung 29 7) Reinigungsberechnung 30 8) Brauereiinfo 30 X. Presse 31 XI. Referenzen 38 XII. Kooperationspartner 39

4 Capitol Classic Professionelles Immobilienmanagement Die Sommer Informatik GmbH entwickelt seit über 15 Jahren Software im Bereich Immobilienwirtschaft, Hausverwaltung, Gewerbeverwaltung, WEG und Facility Management und hat mit der Software Capitol Classic ein leistungsfähiges und flexibles Verwaltungsprogramm etabliert. Capitol Classic ist die ideale Software für die Verwaltung von Mietobjekten, als auch von Wohnungseigentumsanlagen, Gewerbeobjekten und Grundstücken. Das ausgereifte Programm, das nicht nur die Standardfälle, sondern auch nahezu jede bekannte Sonderform der Immobilienverwaltung berücksichtigt und abdeckt. Ins besonders die Detailanforderungen werden individuell angepasst und in die Software eingearbeitet. Das Produkt wurde auf die Bedürfnisse vielfältiger Branchen, wie z.b. Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, private und gewerbliche Hausverwalter, Kirchen, Kommunen und Vermögensverwalter angepasst. Das Programm Capitol Grundstücksverkehr unterstützt den Grundstückseigentümer in der Liegenschaftsverwaltung. 4

5 Die Komplexität von Immobilienmanagementlösungen ist gleichzeitig häufiger Stolperstein: Oftmals verlieren die Anwender in der Modulvielfalt den Überblick über die zu verwaltenden Objekte. Mit der Immobilienmanagementsoftware Capitol Classic von Sommer Informatik gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Capitol Classic setzt auf exakte Abbildbarkeit von Prozessabläufen und einen hohen Individualisierungsgrad. Die klare Gliederung des Programms sorgt für eine intuitive Bedienbarkeit. Dadurch sind bereits nach kurzer Einarbeitungszeit selbst branchenfremde Anwender in der Lage, die Software fehlerfrei zu bedienen und aufgrund der vielfältigen vorkonfigurierten Abfragemöglichkeiten sämtliche Informationen zu den von ihnen verwalteten Objekten per einfachen Mausklick abzufragen. Gleichzeitig weist die Lösung neben ihrer hohen Flexibilität eine Komplexität aus, die sämtliche Bedürfnisse des professionellen Immobilienmanagements bis in jede Einzelheit abdeckt. Beispielsweise kann das Programm über seine Grundfunktionen hinaus um spezielle Menüpunkte im Bereich Liegenschaftsmanagement erweitert werden, oder um sämtliche Anforderungen an die gewerbliche Immobilienverwaltung. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Unternehmen das volle Spektrum im Bereich Immobilienmanagement ausschöpfen wollen. Ob Finanzbuchhaltung, Facility-Management, GIS (Geografisches Informationssystem), Grundstücksmanagement, Immobilien- nebst zugehörigem Vertragsmanagement oder Funktionen für Bauvergabe und Bauunterhalt Capitol Classic deckt das gesamte Gebiet ab. Denn während andere Lösungen wie beispielsweise Finanzbuchhaltungen oft nur beschränkt erweiterbar sind (z.b. um Immobilienverwaltung und Grundstücksmanagement) und etwaige weitere Anforderungen wie zum Beispiel GIS häufig nicht mehr realisiert werden können, ist eine Erweiterung in Capitol Classic jederzeit möglich Standardlösung und Branchenfunktionalität bilden hier eine symbiotische Einheit, die alle Anforderungen an ein zeitgemäßes Immobilienmanagement abdeckt und auch für alle künftigen Aufgaben gerüstet ist. 5

6 Leistungsmerkmale Stammdatenverwaltung Dokumentenverwaltung Vertragsverwaltung Terminverwaltung Projektmanagement Bewertungen und Vermögensübersicht Finanzbuchhaltung Doppelte Buchführung, auch ohne buchhalterische Kenntnisse bedienbar Nebenkostenabrechnung Heizkostenabrechnung Auftragsvergabe, Budgetierung Mietanpassungsmanagement Aktuelle Gesetzestexte mandantenfähig nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen Einfache Menüstruktur, Intuitiv bedienbare Knöpfe und Masken Optimale Anpassung an individuelle Bedürfnisse dank des flexiblen Baukastenprinzips individuell konfigurierbares Menü Zahlreiche Auswertmöglichkeiten Listendruck frei definierbar Listenexport in Textfile, CSV, HTML, RTF oder direkt in Excel und Word Hoch belastbare SQL-Datenbank Keine Begrenzung der Datensätze und der Anzahl der Datenbanken Services Datenübernahme Schulungen und Workshops Schulungsvideos und Handbücher Updates Software-Pflegeverträge Consulting Support Schnittstellen Geografische Informationssysteme, wie z.b. ArcView, DAVID und RIWA Finanzbuchhaltung, wie z.b. AS400, DATEV, franconia, infoma, mpsnf und Neutrasoft Andere auf Anfrage 6

7 I. Starter 1) Module Vom Menü aus werden die einzelnen Module von Capitol Classic geöffnet. 2) Überblick Das besondere am Capitol Classic Starter ist, dass Sie alle wichtigen Daten sofort nach dem Einloggen in das Programm im Überblick haben, ohne die einzelnen Module öffnen zu müssen. Auf einen Blick sehen Sie: Termine z.b. alle Ihre Termine in der aktuellen Woche Erledigte/unerledigte Aktivitäten Dokumente z.b. alle Dokumente der letzen Woche Aufträge Projekte Arbeitszeiten Telefoneinträge s 7

8 II. Stammdaten 1) Personen Hier werden alle Daten über eine Person wie z.b. Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung usw. eingegeben und verwaltet. Die eingetragenen Personen können selektiert und gefiltert werden, z.b. alle Interessenten der Postleitzahl Zu jeder Person können beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden. 2) Objekte In der Objektverwaltung werden Gebäude und Grundstücke aller Art erfasst und verwaltet. Stammdateneingabe (Fläche, Baujahr, Lage, Nutzungsart, Grundbuchdaten etc.) Baubeschreibung und Betriebskostendaten Finanzierungsübersicht, Verschuldungsgrad Steuerdaten, mit Abschreibungen Funktionen: Kontoauszug des Objektes, Auflistung aller Zahlungsbewegungen Instandhaltung: Abfragefunktion, welche Instandhaltungsarbeiten an einem Objekt in welcher Zeit durchgeführt wurden Begehungen des Objekts mit Datum und Terminerinnerung Zahlungsübersichten Belegungslisten, Leerstandsverwaltung Wohnflächenlisten In dieser Maske sind auf einen Blick alle Daten zu einer Person verfügbar: Stammdaten Ansprechpartner Verträge Buchungen Projekte Termine und Aktivitäten Dokumente und s Bilder Zu jedem Objekt sind sofort verfügbar: Einheiten mit Eigentümer, Mieter Alle Verträge im Zusammenhang mit dem Objekt z.b. Miet- und Pachtverträge, Erbbau-verträge, Wartungsverträge, Dienstbarkeiten Termine Alle Dokumente und Bilder zum Objekt z.b. Schriftverkehr, Grundrisse, Teilungserklärungen, Hausordnungen, Urkunden Aktuelle Projekte z.b. Bauvorhaben Zahlungen, offene Forderungen, Mahnungen Beispiel: Dokumente der Person 8

9 3) Einheiten In den Einheiten werden z.b. Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätze oder sonstige Teilflächen verwaltet. Stammdateneingabe (Bezeichnung, Fläche, Geschoß, Zimmer, Ausstattungsmerkmale etc.) Bilder- und Grundrissverwaltung mit Ausdruckmöglichkeit Überblick über die Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen der Einheit Exposédruck mit Beschreibung der Einheit Zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten z.b. Bewohnerliste, Zählerstände 4) Zuordnungen/Vertragsmanagement Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Hier können alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Zu jedem Vertrag werden die Kosten z.b. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw. eingeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kostenbzw. Haushaltsstelle verknüpft werden. Hier werden erfasst und verwaltet: Mietverträge (Vermietung und Anmietung) Verpachtungen Erbbaurechte als Geber oder Nehmer Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.b. Geh- und Fahrtrechte, Überbaurechte, Reallasten Hausmeister- und Reinigungsverträge Garagen- und Stellplatzmietverträge Wartungsverträge Funktionen: Stammdateneingabe (Miethöhe, Zahlungsart Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, Vertragsende, Kaution, Kündigungsfristen und-optionen etc.) Hinterlegung von Urkunden und Verträgen Reservierungs- und Leerstandsplanung Mietanpassungsmanagement Zuordnung des FiBu-Konto und der Kosten-/Haushaltsstelle Leerstandsmanagement Belegungslisten Beispielausdruck: Bewohnerliste 9

10 6) Bilder 5) Dokumente Im Modul Dokumente können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben den Standardfunktionen wie das Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten und Projekten angelegt werden, wonach dann entsprechend gesucht und selektiert werden kann. In der Bilderverwaltung sind alle Bilder erfasst und können den Objekten und Einheiten zugeordnet werden. Vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können eingelesen und verknüpft werden. Alle Bilder sind automatisch mit den Objekten, den Einheiten oder den Prozessen verknüpft. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Bilder können sofort per versandt werden. Es können beliebig viele Vorlagen/Musterbrief angelegt werden. Durch Platzhalter können so zahlreiche Informationen (z.b. Adressen, Objektinformationen etc.) automatisch an das Dokument übergeben werden. Außerdem wird das Dokument automatisch in der Datenbank abgelegt. Alle Dokumente sind automatisch mit den Objekten, den Einheiten oder den Prozessen verknüpft. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können sofort per versandt werden. 10

11 7) Terminverwaltung Funktion zum Anlegen und zur Verwaltung individueller Termine mit Prioritätsstufen Erinnerungsfunktion Import und Export zu Outlook Automatisches Versenden von s an den Sachbearbeiter 9) Prozess-/Projektverwaltung Alle Vorgänge, die länger dauern und aus vielen Arbeitsschritten bestehen, werden hier verwaltet. z.b.: Mieterwechsel Neubau- und Modernisierungsmaßnahmen Ankäufe und Verkäufe Schadensabwicklung Versicherung Jedes Projekt besteht aus beliebigen Projektschritten. Abgeschlossene Projektschritte werden als erledigt markiert und angezeigt. So haben alle berechtigten Mitarbeiter Einsicht in den Projektstand. Die jeweiligen Aufgaben sind der Person und dem entsprechenden Objekt zugeordnet und können mit einem Termin versehen werden. Des Weiteren sind alle damit zusammenhängenden Dokumente aufgelistet. 8) Aktivitäten Hier kann der Bearbeiter Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter eintragen. Diese können mit Personen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Die Projektverwaltung erlaubt es Ihnen, dass Sie Ihre Geschäftsvorgänge und Prozesse in Capitol abbilden. Ob es sich um die Neuvermietung nach einer Kündigung handelt oder um die Vergabe eines Reparaturauftrags, Sie haben immer den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und die nächsten Schritte. 11

12 III. Objektmanagement 1) Auftragsvergabe Alle Aufträge und Vergaben von Handwerkerleistungen werden budgetiert und eingepflegt. Diese Daten generieren wiederum Eingangsrechnungen und steuern somit die Liquiditätsplanung. Einzelne Positionen werden Objekten zugeordnet und können auch an Mieter weiterverrechnet werden. Die Auftragsvergabe generiert automatisch Anschreiben an den Handwerker und den Mieter. 3) Begehung Eine Protokollierung von Besichtigungen und Objektbegehungen ermöglicht das Begehungsmodul. Über alle noch anstehenden Aufgaben wird automatisch eine Aktivität eingetragen. Die Aktivitäten erscheinen, jeweils für den Sachbearbeiter, im Starter von Capitol. Erledigte Aktivitäten werden gekennzeichnet. 2) Instandhaltung Im Modul Instandhaltung werden alle Instandhaltungen und Instandsetzungen protokolliert, die getätigt wurden. Man kann auch Instandhaltungen für die Zukunft anlegen, um einen Investitionsplan zu erhalten. 4) Gewährleistung In diesem Modul werden Gewährleistungansprüche und Sicherheitseinbehalte von Handwerkern, verwaltet und auf Knopfdruck angezeigt. 12

13 5) Störmeldung Treten Störungen auf z.b. in Form einer Schadensmeldung durch den Mieter, so werden diese Störungen erfasst und protokolliert. Die Störmeldung kann wiederum Aktivitäten veranlassen z.b. einen Handwerkerauftrag. 7) Handwerkerrolle Hier sind ausgewählte Lieferanten und Handwerker gespeichert, die über Rahmenverträge vereinfacht Aufträge erhalten können. So können zum Beispiel Hausmeister einfache Beauftragungen veranlassen. 6) Kundendienst Hier werden Wartungen und Kundendienste verwaltet, die regelmäßig oder außerordentlich durchgeführt werden müssen. Die Termine werden automatisch in das Terminmodul und in den Starter eingetragen. 8) Bewertung Sie erhalten einen Überblick über die Rendite des jeweiligen Objekts. Dabei werden die Erträge den Vermögenswerten gegenübergestellt. Nach Abzug der laufenden Kosten erfolgt automatisch die Anzeige der Rendite. 13

14 9) Finanzierung Eingabe und Verwaltung bestehender Hypotheken, Grundschulden, Darlehen und Nachweis der aktuellen Verschuldung. 11) Abschreibungen Hier werden Abschreibungen für Objekte und Inventar eingetragen, verwaltet und gepflegt. 10) Inventar In der Inventarverwaltung erhalten Sie einen Überblick über das vorhandene Inventar eines Objektes. Jedem Gegenstand kann ein Bild, Anschaffungspreis, Zeitwert zugeordnet werden. 12) Immoman Schnittstelle zu Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist ein FTP-Zugang. Der Anwender kann dann bei Immobilienscout24 seine Objekte/Einheiten zum Verkauf anbieten. 14

15 13) Kautionen Hier werden die Kautionen der Mieter verwaltet. Eintragung von Teilzahlungen möglich automatische Sollstellung der Kautionen 16) Raumbuch Zu jeder Einheit können beliebige Räume und deren Ausstattungsmerkmale angelegt werden. Jeder Raum kann zusätzlich mit unterschiedlichen Flächen eingepflegt werden, z.b. um die verschiedenen Reinigungsleistungen festzulegen. 14) Indexverwaltung Die Indexverwaltung holt und speichert monatlich den aktuellen Indexstand per Internet vom statistischen Bundesamt. Dies dient zur Grundlage von automatischen Mieterhöhungen, wenn Indexmieten vereinbart sind. 15) Mietpreisliste Die Mietpreisliste dient dazu, Mindestmieten und Vorschlagsmietwerte zu definieren. Sie wird u. A. für das Leerstandsmanagement verwendet. Beispiel: Ausstattungsmerkmale Im Raumbuch werden alle Facility- Managementdaten (auch gemäß DIN 276) erfasst und auf Raumebene verwaltet. 15

16 17) Technische Ausstattung Die technische Ausstattung eines Objekts oder einer Einheit wird in diesem Modul verwaltet. 19) Zählerverwaltung Hier werden die Zählereigenschaften wie Zählerart, Standort, Austauschintervalle, Eichfristen eingetragen und verwaltet. 20) Zählerstand/Verbrauch Die Daten der Zählerablesung werden hier eingetragen oder von Zähler ausgelesen. Unter anderem das Ablesedatum, die Person, welche die Ablesung vorgenommen hat, und die Zählerstände. Falls Kosten durch die Ablesung entstehen, werden diese ebenfalls hier eingetragen. 18) Versicherung Im Versicherungsmodul werden alle Daten wie zum Beispiel Art der Versicherung und die jeweiligen Ansprechpartner zu Versicherungsfragen erfasst. Des Weiteren können Details zum Objekt und zur Laufzeit festgehalten werden. Beispielausdruck Zählerstände 16

17 21) Rechtsfälle Überblick über alle für einen Rechtsstreit notwendigen Unterlagen. Zudem erlaubt das Modul die Dokumentierung des Prozessfortschritts und die Anzeige des aktuellen Standes des Rechtsstreits. 23) Spielplätze Eingabe und Verwaltung von Spielplätzen, Hinterlegung von Bildern Protokollierung der Spielplatzkontrollen 22) Schlüsselverwaltung Um eine Übersicht über die ausgegebenen Schlüssel zu gewährleisten, können sie in diesem Modul eingetragen werden. Dabei erfolgt eine Verknüpfung mit dem Objekt, der Einheit und der Person. 17

18 IV. Kaufmann 1) Artikel Verwaltung von Artikeln jeglicher Art. Mit Artikelbezeichnung, Netto- und Bruttopreis, Anzahl der vorhandenen Artikel und Lagerort. Zusätzlich können Bilder des Artikels eingefügt werden. Damit werden auch Standardleistungen wie z.b. Scheeräumdienste oder Hausflurreinigung erfasst. 4) Rechnung Erstellung von Rechnungen in Verbindung mit dem Artikelmodul. Artikel können aus dem Artikelmodul ausgewählt und in die Rechnung eingefügt werden. Aus Stollstellungen können Rechnungen generiert werden. 2) Angebot Erstellung von Angeboten in Verbindung mit dem Artikelmodul. Artikel können aus dem Artikelmodul ausgewählt werden und in das Angebot eingefügt werden. 5) Gutschrift Erstellung von Gutschriften in Verbindung mit dem Artikelmodul. 6) Manuelle Rechnung Hier können Rechnungen manuell erfasst und gedruckt werden. 3) Lieferschein Modul zur Erstellung von Lieferscheinen. Durch die Verknüpfung mit dem Artikelmodul stehen hier alle Artikel zur Verfügung. 18

19 7) Offene Rechnung Hier werden alle Rechnungen bzw. Sollstellungen angezeigt, die noch nicht bezahlt worden sind. Diese Rechnungen erhalten einen Status entsprechend der Fälligkeit und der Mahnstufe. Die Mahnungen werden automatisch erstellt. 10) Titelverwaltung Die Daten einer Zwangsvollstreckung werden hier eingetragen. Im Modul Titelverwaltung werden die Art der Vollstreckung sowie die Summe der Forderungen und weitere Daten zu Gerichtsvollzieher und Amtsgericht gespeichert. 8) Budget Zu den Aufwandskonten für Instandhaltungen und Betriebskosten können jährliche Budgets eingegeben werden, die sich auch als monatliche Budgets anzeigen lassen. Bei Buchungen erfolgt die Prüfung der Einhaltung. 9) Controlling Das Modul Controlling bietet eine Übersicht über die Anzahl der ausgestellten Angebote und Rechnungen sowie deren Gesamtsummen. Außerdem können hier zahlreiche weitere Ausgaben verwaltet werden. 11) Verwaltervergütung Hier wird eingetragen, wie sich die Hausverwalter-vergütung berechnet und für welche Laufzeit sie vereinbart ist. 19

20 V. Finanzbuchhaltung Über die Capitol Finanzbuchhaltung kann Ihre komplette Finanzbuchhaltung abgewickelt werden. Das Modul erlaubt eine vollständige doppelte Buchführung. Die wesentlichen Funktionen: 2) Buchung Hier können Buchungen vorgenommen werden. Automatische und manuelle Sollstellung Automatische Splitbuchungen DATEV-Kontenrahmen SK03 und SK04 vordefiniert, ein eigener Kontenrahmen kann importiert werden Debitoren-Kreditoren-Buchführung Bilanzerstellung über beliebige Zeiträume Gewinn- und Verlustrechnung Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten 1) Verbindlichkeiten In diesem Modul werden die Eingangsrechnungen verwaltet und gebucht. Übersicht über Verbindlichkeiten Status nach Fälligkeit Hinterlegung von eingescannten Rechnungen Buchung auf Kostenstellen, Kostenträger und Haushaltsstellen Berücksichtigung von Skonto 3) Sollstellung Die automatische Sollstellung exzerpiert aus den aktuellen Zuordnungen und Verträgen die in diesem Zeitraum fälligen Zahlungen und erstellt eine Forderungsbuchung. Beispielausdruck: Liste Verbindlichkeiten 20

21 4) Offene Posten-Liste Die sollgestellten Beträge werden entweder manuell oder automatisch gegengebucht und gekennzeichnet. Datenträgeraustausch Mahnlauf, automatische erstellen von Mahnungen 5) Konto Die FiBu-Konten können frei definiert werden. Die DATEV-Kontenrahmen SKR 03, SKR 04 und der Industriekontorahmen sind bereits vordefiniert. Im Rahmen der Kontodefinition wird festgelegt, ob ein Aufwandskonto an der Betriebskostenabrechnung beteiligt ist. Neben der Kennung ob die Salden auf den Mieter oder nur auf den Eigentümer umlegbar sind, werden auch gleich die Umlageschlüssel vorbelegt. Beispielausdruck: Mahnung 21

22 6) Auswertungen Zahlreiche Auswertmöglichkeiten und Ausdrucke stehen zur Verfügung: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Einnahmenüberschussrechnung Buchungsliste Kontoauszüge (Personen-/Sachkonten) Saldenlisten Umsatzsteuer Monatsvergleiche Betriebswirtschaftliche Auswertung Renditeberechnung Monatsvergleich Sollstellungen Export zu Excel, Rentroll Ausdruck : Gewinn- und Verlustrechnung Ausdruck : Saldenliste Personenkonten Beispielausdrucke: Ausdruck: Kontoauszug Sachkonto Ausdruck : Bilanz Ausdruck : Umsatzsteuerabrechnung 22

23 VI. Abrechnungen 1) Betriebskostenabrechnung Die Betriebskostenabrechnung kann für Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten per Mausklick erstellt werden. Die Software wurde in Zusammenarbeit mit dem Verband der Haus- und Grundstückseigentümer entwickelt. Rechtssichere Abrechnung, die auch solche Fälle abdeckt, die früher manuell gerechnet werden mussten Ausweis der Kosten nach 35a EStG Beliebige Abrechnungs- und Nutzungszeiträume möglich Betriebskostenkonten können manuell berichtigt werden, ohne die Buchhaltung zu verändern Der Einzelausdruck entspricht den gesetzlichen Anforderungen Jede Kostenstelle kann pro Nutzer zugewiesen werden. Wenn bei alten Mietverträgen entsprechende Vereinbarungen fehlen oder Nutzer von bestimmten Kosten befreit werden sollen, kann auf eine solche Zuweisung verzichtet werden. Fehlbeträge aufgrund von Leerständen können auf die übrigen Nutzer aufgeteilt werden Vorauszahlungen können über beliebige Zeiträume, auch abweichend vom Abrechnungszeitraum, abgefragt werden, z. B. wenn der Heizkostenabrechnungszeitraum unterschiedlich zu den übrigen Abrechnungszeiträumen ist. Dem Nutzer können zusätzliche Kosten in Rechnung gestellt werden, z.b. Mahngebühren, Schlüsselrechnungen Das Programm errechnet aus den Belastungen einen Vorschlag für zukünftige Vorauszahlungen, die in die Sollzahlungen automatisch übernommen werden können Text und Design der Anschreiben und Abrechnungen können frei gestaltet werden Die Ergebnisse der Abrechnung können automatisch sollgestellt werde Alle Abrechnungsdaten können als Listen ausgedruckt werden Automatische Sollstellung oder DTA-Export Verschiedene anpassbare Layouts Einfache Bedienung Beispielausdruck Abrechnung Beispielausdruck: Bescheinigung nach 35a EstG Beispielausdruck: Anschreiben 23

24 2) WEG Abrechnung Mit diesem Modul können Abrechnungen gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG) erstellt werden. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Anwendern konnten bei der Entwicklung der Software zahlreiche Sonderfälle exakt abgebildet werden. Zusätzlich kann dem WEG-Eigentümer auch eine Abrechnung für dessen Mieter zur Verfügung gestellt werden, die nur die umlegbaren Kosten ausweist. Leistungsmerkmale Frei definierbare Umlageschlüssel Verwaltung der Sonderbelastungen, Rücklagen Vermögensübersicht Zahlungsentwicklung Wirtschaftsplan Finanzamtbescheinigung Erstellung von Mieterabrechnungen für den Eigentümer der Wohnung Umfangreiche Statistiken Import/Export-Schnittstelle Aktuelle Gesetzestexte und Verordnungen Gültig nach aktueller Rechtssprechung Automatische Sollstellung oder DTA-Export Verschiedene anpassbare Layouts Ausweis der Kosten nach 35a EStG Ausweis Quellensteuer Einfache Bedienung Beispiela usdruck: Verwalterabrechnung Beispiela usdruck: Wirtschaftsplan Beispiela usdruck: Finanzamtbescheinigung 24

25 3) Heizkostenerfassung/-abrechnung Programm zur Erfassung von Heizkosten. Mit Capitol Heizung werden alle notwendigen Daten zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung erfasst und verwaltet. Der Ausdruck kann dem Abrech-nungsdienst einfach zugeschickt, gefaxt oder digital geliefert werden. Einfache Abrechnungen oder Abrechnungen mit Wärme mengenzähler können mit dem Programm selbst erstellen werden. Saldenübernahem aus FiBu Mieterlisten aus Zuordnungen Vergleichzahlen Standardschnittstellen zu Heizkostenverteilern Variable Verteilungsschlüssel Aktuelle Gesetzeslage berücksichtigt Ausweis der Kosten nach 35a EStG Einfache Bedienung 25

26 4) Kautionsberechnung Mit diesem Modul kann eine Kautionsabrechnung für den Mieter bei Auszug erstellt werden. 5) Energieberater Dieses Modul setzt die Energie- Einsparverordnung für den Immobilienverwalter um. Dabei werden die Kosten für die Baumaßnahmen den Ersparnissen der Heizenergie gegenübergestellt. Zusätzlich können Sanierungsmaßnahmen geplant und deren Rentabilität berechnet werden. 26

27 VII. Büro 1) Arbeitszeiten Die Mitarbeiter z.b. Hausmeister können hier ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten eintragen. 3) Raumbelegung Raumplanung für Veranstaltungen und Versammlungen. Außerdem können Belegungspläne z.b. für Turnhallen erstellt werden. 2) Postausgang Alle Briefe, Einschreiben usw. können protokolliert werden. 4) Telefonverwaltung Hier können Telefonanrufe vermerkt werden. Ferner können diese per weitergeleitet werden. Es wird per Capi-treiber aufgezeichnet wer wann angerufen hat. 27

28 VIII. Administration 1) Bearbeiter Hier können für jeden Bearbeiter/Mitarbeiter Berechtigungsstufen festgelegt werden. Jedem Modul können zehn verschiedene Prioritäten zugeordnet werden. Es wird also festgelegt welche Bearbeiter in welchen Modulen was Ausführen dürfen. 3) Postleitzahlen und Bankleitzahlen Verwaltung von Postleitzahlen und den dazugehörigen Orten. Außerdem werden die Bankleitzahlen und die dazugehörigen Kreditinstituten verwaltet. 2) Projektarten und Schritte Der Berechtigte kann hier Projektschritte und Projektarten definieren. 4) Gesetzestexte Aktuell geltende Gesetzestexte im PDF-Format. Dient dazu, die eigenen Geschäftsprozesse wie z.b. den Ablauf einer Neuvermietung Schritt für Schritt zu definieren. 28

29 IX. Branchen-ADDON 1) Beschlusssammlung Programm zur Erfassung und Dokumentation von Beschlüssen von Eigentümergemeinschaften (WEG). Die Beschlüsse werden 1:1 aus dem von Ihnen angefertigten Versammlungsprotokoll importiert. Dadurch erübrigt sich eine Kopierfunktion oder die Neueingabe der Beschlüsse. Jeder Tagesordnungspunkt wird nach seiner Ursache gekennzeichnet. 3) Capitol Grundstücksverkehr Programm zur Verwaltung bebauter und unbebauter Grundstücke und zur Steuerung entsprechender An- und Verkaufsgeschäfte. Die Lösung bietet einen kompletten Überblick über den bestehenden Immobilienbesitz mit den jeweils aktuellen Bewertungsdaten. Dadurch ergibt sich eine klare, umfassende Sicht auf den momentanen Status eines unbebauten Grundstücks, dessen Verkehrswert und auf laufende Vorgänge. 2) GIS Geografische Informationssysteme werden durch Schnittstellen angesprochen und eingebunden. 4) Pfarrdienstwohnung Als Sonderlösung können Betriebskostenabrechnungen nach der Pfarrdienstverordnung abgerechnet werden. 29

30 5) Reinigungserfassung Reinigungsarbeiten können hier festgelegt werden. 8) Brauereiinfo Spezielle Informationen bei gastronomischen Betrieben können gespeichert werden. 6) Reinigungstätigkeit Reinigungstätigkeiten können hier eingegeben werden. 9) Grafische Oberfläche Zur visuellen Unterstützung kann man seine Daten mit CAD-Zeichnungen koppeln und aufrufen. 7) Reinigungsberechnung Hier können Reinigungsarbeiten abgerechnet werden. 30

31 X. Presse 31

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37 XI. Referenzen Folgende Ansprechpartner stehen Ihnen gerne für Fragen und Auskünfte zur Verfügung: Referenzen Immobilienverwalter: Alpina Hausverwaltung Herr Metzger, Tel Raiffeisenbank Rosenheim eg Frau Gäßl, Tel Bürgermeister-Reuter-Stiftung Frau Unterreiner, Tel Augustiner-Bräu Wagner KG Herr Riedel, Tel Accom GmbH & Co. KG Herr Sepmeier, Tel Hotel Bayerischer Hof Frau Münch, Tel BVG Berlin Herr Schulze, Tel Referenzen Öffentliche Verwaltung: Stadt Rosenheim, Liegenschaftsamt Frau Gerbig, Tel Gemeinde Vaterstetten Herr Mayerthaler, Tel Stadt Passau, Liegenschaftsamt Herr Öller, Tel Stadtverwaltung Neuwied Herr Feiten, Tel Landratsamt Ebersberg Frau Bamberg, Tel Stadt Karlsruhe, Liegenschaftsamt Herr Wonka, Tel

38 XII. Programme Capitol Classic Programm für das Immobilien- und Gebäudemanagement (u. A. für Banken, Brauereien, Gewerbeverwaltung, Hausverwaltungen, Kommunen, Landratsämter, Stiftungen, Vermögensverwalter, WEG-Verwaltung) Capitol Grundstücksverkehr Programm zur Verwaltung von bebauten und unbebauten Grundstücken und zur Steuerung entsprechender An- und Verkaufsgeschäfte. Die Lösung bietet einen kompletten Überblick über den bestehenden Immobilienbesitz mit den jeweils aktuellen Bewertungsdaten. Dadurch ergibt sich eine klare, umfassende Sicht auf den momentanen Status eines unbebauten Grundstücks, dessen Verkehrswert und auf laufende Vorgänge. Capitol Betriebskostenabrechnung Programm zur Erfassung und Berechnung von Betriebs- und Nebenkosten Capitol WEG-Abrechnung Abrechnungsprogramm für Wohnungseigentum nach Wohneigentumsgesetz (WEG) Capitol Heizkostenabrechnung Programm zur Erfassung von Heizkosten Capitol Beschlussverwaltung Programm zur Erfassung und Dokumentation von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft Capitol Brauerei Speziallösung zur Immobilienverwaltung für Brauereien Capitol Hotel Die Speziallösung für die Mieterverwaltung von Verkehrsbetrieben Capitol Kirche Die Software zur Verwaltung von Objekten, angepasst an Anforderungen für das Kirchengewerbe Capitol Passage Die Speziallösung für die Mieterverwaltung von Verkehrsbetrieben 39