Prozessablauf AM - Produktivstellung EU_Projektinhaber Zentrale Einrichtung UB, TB. Anlage anlegen ändern

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1 Prozessablauf AM - Organisation über Bestandsverwalter Produktivstellung EU_Projektinhaber Zentrale Einrichtung UB, TB Light Schritt ❸ Anlage auswerten Schritt ❶ Weitergabe Anlagen in Excel erfassen Schritt ❷ PM Anlage anlegen ändern Nach allen Inhalten kann ausgewertet werden, weil strukturiert erfasst! sammeln Aufnahme Stammdaten erfassen vor oder waehrend der Buchung Bearbeitung Analyse ~ 1 TAG ca. 100 St Tage Wochen Monat

2 Organisationsszenario MM MM Bestellung MM Dezentrale Inventarisierung über Web-server AM AM FI Neuerfassung der Anlagegüter Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Zentralverwaltung Kostenstellen- Berichte Zentrales System ÁM FI Änderung- Aussonderung Kosten- Buchungsbeleg CO Anlagenstammsatz Anlagengitter Inventurliste Bestandsliste Universitätseinrichtungen AM FM Rechnungseingang Sachkonten Buchungsbeleg und- Kreditorenrechnungsbeleg Bestellanforderung Haushalts- Buchungsbeleg Abschreibungslauf Zahlungsbeleg

3 KLR Universitäres Controlling Im Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 verpflichten sich die Hochschulen zur Steigerung von Transparenz und Wettbewerb durch [...] jährliche Rechenschaft über die Verwendung ihrer Ressourcen sowie Einführung einer hochschulspezifischen Kosten-Leistungsrechnung. In Art. 5 Abs. 1 Satz 6 BayHSchG wird die Einführung einer nach einheitlichen Grundsätzen für die jeweiligen Hochschularten gestaltete Kosten- und Leistungsrechnung zum Nachweis der wirtschaftlichen Verwendung der Stellen und Mittel gesetzlich verankert. Mit dem Abschluss der Individual-Zielvereinbarungen zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst und den bayerischen Universitäten vom 21. Juli 2006 ist der weitere Ausbau des Hochschulrechnungswesens zum bilateralen Vertragsgegenstand und damit auch zum unmittelbaren hochschulinternen Steuerungsgegenstand geworden.

4 Finanzposition WAS? Dreidimensionalität der Auswertung in der Finanzrechnung = Ausgabenrechnung Mieten Geräte Post S VA FONDS WoRAUS? Geldtopf Landeshaushalt Drittmittelprojekt LS Mathe I Reisen LS Jura I Personal LS Jura IV LS BWL II LS BWL I LS VWL II Finanzstelle WER?

5 WAS Dreidimensionalität der Auswertung Kostenart Material Personal Lohn Gehalt BG Sonstige Kosten Bürobedarf Kopien Folien Raumkosten Gas Strom Heizung Abschreibung in der Kostenrechnung LS Mathe I Chemie LS BWL I Post LS BWL II LS VWL II Bücher Welche Kosten wurden wo/von wem und für welche Leistung verursacht? Papier Fakultät LS Jura I WIWI BWL WIINF Personal LS Jura IV WoFÜR Projekt/ Produkt Leistungsart/Kennzahl Projekt Maschinenstunde Personalstunde qm, etc. AfA WER/WO

6 Ziele der Anlagenbuchhaltung Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter, Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung, Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der JMU, Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens, Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels Suchmechanismus über DFG -gruppenschlüssel u.a.

7 TOP 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? 2. Zukünftige Prozesse Ø Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z. B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) 3. Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

8 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

9 0 2 Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Liz Lizenzen an Rechten und Werten Erworbene Software Anlagenklasse 0 7 Technische Anlagen und Maschinen Anlagen und Maschinen der Energieversorgung und Betriebstechnik Anlagen und Maschinen der Materiallagerung und -bereitstellung Wissenschaftl. Anlagen und Geräte EDV-Anlagen, Medien- und Tontechnik Anlagen und Geräte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz Anlagen, Maschinen und Geräte zum Bau und zur Unterhaltung der Infrastruktur, zur Landschaftspflege sowie der Forsttechnik Produktionsanlagen Sonstige Anlagen und Maschinen Überwachungs- und Kontrollanlagen Geringwertige Anlagen und Maschinen 0 8 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Tiere und Pflanzen Werkstätteneinrichtung Werkzeuge, Werksgeräte und Modelle, Prüf- und Meßmittel Waffen und ähnliche Geräte Fuhrpark Sonstige Betriebsausstattung Büromaschinen, Organisationsmittel, Kommunikationsanlagen Büromöbel und sonstige Geschäftsausstattung Medienbestand der Bibliotheken und anderer Leistungseinrichtungen Geringwertige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung

10 DFG- Schlüssel Tabellenblatt DFG-Geräteschlüssel in Ihrer Excelliste Inventarisierungsliste Vorlage ssenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegr uppenschluessel/index.html

11 Was ist eine Anlage?

12 Was ist ein GWG Geringwertiges WirtschaftsGut? Wenn es zum Anlagenvermögen gehört, also voraussichtlich mindestens 1 Jahr im Unternehmen verbleibt und dort dem Betriebsvermögen dient, höchstens 410 Euro Anschaffungskosten (stets ohne Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht) verursacht hat, beweglich und abnutzbar ist, selbständig nutzbar ist, also z.b. kein Drucker, Scanner oder Tastatur; sehr wohl jedoch ein All-In-One-Gerät oder ein Faxgerät, in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis unter Angabe von Anschaffungskosten aufgeführt ist. Die Anschaffungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Anschaffungsjahr als Ausgabe geltend gemacht werden. Anschaffungen unter 60 Euro müssen nicht aktiviert werden und können sofort als Aufwand gebucht werden. Wahlweise Übernahme von GWG Altgeräten in SAP, wenn die Wertgrenzen von div. Geräten unter 410, Es können pro Organisationseinheit Sammel-GWG-Konten angelegt für: z.b. Stühle Büroeinrichtung, Büromaschinen = Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) mit Hauptkonto 089 GWG der Betriebs- und Geschäftsausstattung Labor- und Forschungseinrichtung/-geräten = Technische Anlagen und Maschinen mit Hauptkonto 079 GWG Anlagen und Maschinen

13 Berechnung der Wertgrenze Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport- u. Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten, und alles was zur 1. Inbetriebnahme dient, z. B. 1. Tankfüllung etc.) - Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti) = Anschaffungskosten (AK) Die folgenden Wertgrenzen beziehen sich auf die Nettorechnungsbeträge, d. h. ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer und werden nicht berücksichtigt! AK = 60 netto? Keine Inventarisierung Es erfolgt die SAP-Buchung in die Kontenklasse 6 als Aufwand. Eine Inventarisierung muss nicht vorgenommen werden. Beispiel: Kauf eines Telefons 45,- netto wird mit Kostenart 6xxxxxx verbucht. 60 < AK >= 410 netto? Weitere Abgrenzung Wenn die AK zwischen 60 und = 410 netto betragen, muss eine weitere Abgrenzung bei der Inventarisierung beachtet werden: Bei Anlagegütern innerhalb dieser Wertgrenzen spricht man von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).

14 Berechnungsbeispiele Siehe Inventarisierungsliste Vorlage.xls Tabellenblatt Berechnungsbeispiele

15 Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.b oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.b

16 Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Zukünftige Kennzeichen mit Eigentumsschlüssel Eigentum des Landes Leasing Schenkung Tausch aus Mitteln der DFG für SFB beschafft aus Mitteln der DFG beschafft Leihe-Eigentum DFG aus Mitteln des Bundesministerium Leihe-Eigentum BUND Eigenbau

17 Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? Siehe Tabelle wird nachgeliefert bzw. steht auf Seite für FAQ Frequently Asked Questions

18 Zukünftige Prozesse 1. Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? 2. Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP- AA umgesetzt werden? 3. Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z. B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

19 Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person) Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer Gerät wird von Selbstbucher in SAP-AA bei Kreditorenrechnung buchen angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web- Bucher). Der bringt der Selbstbucher Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen) Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web- Bucher). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in)

20 Wie soll die Integration von SAP-AA Fonds=Geldgeber Finanzstelle=OEH Finanzposition= Kapitel, TG, Titel FI-FM umgesetzt werden? Technischer Platz Equipement Sachkonto nach HSKR FI CO Auftrag=Drittmittelprojekt Kostenstelle=OEH Kostenart HRHR Stelle Person Organisation AM/IM PM Anlage/ Investitionsmaßnahme Wirtschaftseinheit Grundstück Gebäude/Gebäudeteil Raum/Flächenpool Mieteinheit RE VM Veranstaltung Raum GLT MM Material/Service für Anlage Morada CAD

21 Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung MM Modell A Bestellanforderung MM Zentrales System Bestellung MM AM Anlagenstammsatz Neuerfassung der Anlagegüter ÁM AM FI Rechnungseingang Sachkonten Buchungsbeleg und- Kreditorenrechnungsbeleg Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Anlagengitter Inventurliste Bestandsliste Kostenstellen- Berichte FI Änderung- Aussonderung AM FM Haushalts- Buchungsbeleg Abschreibungslauf Zahlungsbeleg Kosten- Buchungsbeleg CO

22 Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung MM Modell B Bestellanforderung MM Zentrales System Bestellung AM Anlagenstammsatz Neuerfassung der Anlagegüter ÁM MM Rechnungseingang AM FI Sachkonten Buchungsbeleg und- Kreditorenrechnungsbeleg Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Anlagengitter Inventurliste Bestandsliste Kostenstellen- Berichte FI Änderung- Aussonderung AM FM Haushalts- Buchungsbeleg Abschreibungslauf Zahlungsbeleg Kosten- Buchungsbeleg CO

23 Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? MM Bestellung AM Bestellanforderung Anlagenstammsatz Bestellungen EDV über Rechenzentrum Bestellungen Büromöbel über ZV Bücher über Zentral-UB MM Rechnungseingang AM FI Kreditorenrechnungsbeleg Wer bestellt, weiß Wer bezahlt und Wer verbraucht Wofür (Projekt) oder Lehre Was wird durch die Anlage selbst festgelegt

24 Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten 1.Jedes Feld des Anlagen-Stammsatzes kann ausgewertet werden 2.Ordnungsbegriffe: DFG Gerätegruppenschlüssel Ordnungsbegriff 1: Kapitel Ordnungsbegriff 2: Titelgruppe Ordnungsbegriff 3 Ordnungsbegriff 4 Noch freie Felder des Anlagen-Stammsatzes kann noch festgelegt werden

25 TOP 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? 2. Zukünftige Prozesse Ø Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z. B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) 3. Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

26 REGEL-basierte WEB-Erfassung Anlagenkonto

27 Schulungen ab September 2007 Die Regelung 3 Tage, jeweils 9:00 bis Uhr darf und kann so verstanden werden, dass sich der Teilnehmer je nach Organisationsmöglichkeit schulen lässt, z. B. 1 Woche mit 3 Tagen, d. h. Teil 1und Teil 2 und Teil3 oder 3 Wochen jeweils 1 Tag, d.h. Teil1 oder Teil2 oder Teil3 oder 2 Wochen mit 2 und 1 Tag, d.h. Teil1 und Teil 2, später Teil3 oder andere Varianten in Anspruch nehmen kann. Tag 1: Wann und wie erfasse ich einen Anlagenstammsatz? Welche sachliche Gliederung ist vorgegeben? Welche organisatorische Zuordnung ist zu treffen? 1. Tag 2: Wie buche ich eine Rechnung für? Investitionsmittel? Tag 3: Möglichkeiten der Auswertung? Welche Anwendungssituation erfordert welchen Bericht

28 Hilfen Weitere Informationen finden Sie unter auf der Homepage der Haushaltsabteilung V Den GWG-Berechnungsassistent finden Sie unter Link in Excel-Datei Inventarisierungsliste Vorlage.xls Link in Powerpoint-Datei Prozess SAP-AA Light.ppt Link von Hier werden Sie geholfen: amthor@zv.uni-wuerzburg.de oder rieder@zv.uni-wuerzburg.de oder weber@zv.uni-wuerzburg.de oder