Inventur mit Blick für das Wesentliche

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1 Inventur mit Blick für das Wesentliche Stat Control GmbH Statistische Controlling-Systeme DIE INVENTUREXPERTEN Fährstrasse 1 f D Grünendeich Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0)

2 Inventur mit Blick für das Wesentliche Effizienz und Sicherheit Schlüssige Antworten auf Ihre Fragen Die Inventur schneller und gleichzeitig sicherer zu machen, ist ein verlockendes Ziel. Die Mittel und Wege dazu gibt es, und wir kennen sie. Konzentrieren Sie sich bei der Inventur künftig auf das Wesentliche. Ausgereifte Systeme und langjähriges Know-how sind die Basis des Erfolgs von Stat Control. Gegründet 1991 als Spin-off von PriceWaterhouse, haben wir uns seither ausschließlich dem Thema Stichprobeninventur gewidmet. Die enge Zusammenarbeit mit führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und die Erfahrung aus unzähligen Stichprobeninventur-Einführungen zeigen sich sowohl in der Qualität unserer Produkte als auch der unserer Beratung. Wie viel lässt sich einsparen? Welches System für welches Lager? Was leistet STASAM? Was ist der Sequenzialtest mit STASEQ? Wie hilft STACOL bei der Stichprobeninventur? Sind die Verfahren anerkannt?

3 STASAM STASEQ-Effizienz Wie rationell soll Ihre Inventur sein? Minimaler Inventuraufwand Es gibt kaum etwas, das gleichzeitig so notwendig und so unproduktiv ist, wie die Inventur. Hinzu kommt gerade bei einer Vollinventur die Gefahr, durch Zählfehler die Bestandsführung eher zu verschlechtern. Insofern gilt: Je weniger gezählt werden muss, desto besser. Die Idealvorstellung wäre doch, man zählt nur einen Teil des Lagers und hat trotzdem eine zuverlässige und anerkannte Inventuraussage. Die Stichprobeninventur auf Hochrechnungsbasis mit STASAM reduziert den Inventuraufwand um 90 bis 95 Prozent. Der Sequenzialtest mit STASEQ kann im Idealfall mit nur 30 Zählpositionen abgeschlossen werden und ist damit die effizienteste zulässige Form der Stichprobeninventur. Eine unrealistische Wunschvorstellung? Keineswegs! Mit den Stichprobeninventur- Systemen STASAM und STASEQ können Sie den ganzen lästigen Inventuraufwand auf ein Minimum reduzieren. Dazu sind keine Statistikkenntnisse nötig, denn das erledigen die Systeme für Sie. STASAM und STASEQ wenden alle zulässigen Verfahren der Stichprobeninventur an und verschaffen Ihnen jederzeit ein optimales Inventurergebnis. Wir zeigen Ihnen gern, wie das funktioniert und unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer konkreten Lagersituation. Dabei ermitteln wir Ihr ganz individuelles Rationalisierungs-Potenzial - kostenfrei. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Abstimmung mit Ihrem Wirtschaftsprüfer. Die Stichprobeninventursysteme STASAM und STASEQ bieten uns in allen Lagerbereichen der Meissener Porzellanmanufaktur die erforderliche Flexibilität bei der Inventurdurchführung und sparen uns jährlich einen Inventuraufwand von nahezu 95 Prozent. Herr Grässler, Leiter IT bei den Meissener Porzellanmanufakturen

4 STASAM STASEQ Welches System für welches Lager? Das richtige System für optimale Ergebnisse Stichprobeninventurverfahren prüfen die Übereinstimmung der Buchwerte mit dem tatsächlichen Bestand im Lager. Ist diese Übereinstimmung hinreichend, wird der Buchbestand in das Inventar übernommen. Die Bestandssicherheit ist nicht in allen Lagertypen gleich. So hat etwa ein konventionelles Lager in der Regel mehr Unsicherheiten als ein automatisches Lager. Für konventionelle Läger empfiehlt sich daher die Stichprobeninventur per Hochrechnung mit STASAM. Hier gelten größere Toleranzen als beim Sequenzialtest dafür liegt der Zählaufwand bei etwa 5% bis 10% der Lagerpositionen. Läger mit hoher Bestandssicherheit eignen sich für den strengeren Sequenzialtest. Das betrifft insbesondere automatische und besonders akribisch geführte Läger. Hier reichen im Idealfall 30 Stichproben zum Inventurabschluss, dafür dürfen dann keine Abweichungen vorliegen. Zur Entschärfung dürfen auch Toleranzen akzeptiert werden, dann beginnt es jedoch mit 55 Stichproben. Auch die Kombination beider Verfahren in einem Lager ist erlaubt. Dazu erfolgt vorher eine entsprechende Abgrenzung der Lagerbereiche. Gerne beraten wir Sie individuell, wie Sie Ihr Optimum an Rationalisierung erreichen. Die Stichprobeninventur mit STASAM STASEQ hat im In- und Ausland begeisterte Kunden gefunden und stellt bei derzeit mehr als 800 Installationen ihre Effizienz unter Beweis.! Die Vorteile für Sie > Sie reduzieren Ihren Inventuraufwand um bis zu 95% bei STASAM, bis zu 98% bei STASEQ > Lagerschließzeiten fallen weg oder verkürzen sich erheblich > Ihr Betriebsablauf wird nicht mehr negativ beeinflusst > Mitarbeiter müssen zu Inventurzwecken keine Überstunden mehr leisten > Aushilfspersonal wird überflüssig > Sie gewinnen Freiraum für wichtigere Aufgaben im Unternehmen

5 Was leistet STASAM? Stichprobeninventur per Hochrechnung Das perfekte Inventur- und Controlling-Werkzeug 10 STASAM ist ein schlüsselfertiges Leistungspaket für die permanente und die Stichtags- Stichprobeninventur auf Basis von Hochrechnungen. Das System analysiert automatisch die Lagergrundgesamtheit und ermittelt den optimalen Zählumfang. Der zu zählende Anteil liegt in der Regel zwischen 5% und 10% aller Lagerpositionen. Nach der Zählung wertet STASAM das Ergebnis anhand aller vier zulässigen Verfahren aus. Das Verfahren mit den optimalen Ergebnissen wird zum Inventurabschluss verwendet. Neben der Hochrechnung liefert STASAM zahlreiche weitere Informationen zu Inventurdifferenzen. Aber STASAM leistet noch mehr: Als unterjährig eingesetztes Controlling- Instrument hilft STASAM, Schwachpunkte in der Bestandsführung zu entdecken und gezielt zu überwachen. Damit wird die Bestandssicherheit kontinuierlich und effizient verbessert. STASAM lässt sich problemlos in vorhandene Systemlandschaften einbinden. Die Client-Server-Applikation hat frei konfigurierbare Schnittstellen und ist netzwerksowie mehrplatzfähig. Standardmäßig nutzt STASAM den MS-SQL Server, andere Datenbanken können ebenfalls eingesetzt werden. Die Installation dauert in der Regel nicht länger als einen Tag.! Das bietet STASAM > Stichtags-Stichprobeninventur > Permanente Stichprobeninventur dynamisch > Permanente Stichprobeninventur statisch > Hochrechnung nach Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung > Verwaltung mehrerer Mandanten > Netzwerk- und Mehrplatzfähig > Standard-Datenbank MS SQL Server, andere Datenbanken optional > Kompatibel zu allen ERP- und Warenwirtschaftssystemen

6 Der Sequenzialtest mit STASEQ Die Königsklasse der Stichprobeninventur Akribische Bestandsführung = geringster Inventuraufwand In Lägern mit besonders hoher Bestandssicherheit steckt eine Menge Vorarbeit und Investition. Mit dem Sequenzialtest lässt sich davon auch bei der Inventur profitieren. Ergeben sich nach der Ziehung von 30 Stichproben keine Differenzen, ist die Inventur abgeschlossen egal, wie umfangreich das Lager ist. Bei Differenzen bis zur Ablehnungsgrenze werden so oft weitere Positionen nachgezogen, bis entweder die Annahme- oder Ablehnungsgrenze erreicht ist. Beim Sequenzialtest ist die Größe der Differenz unerheblich, es zählt nur die Anzahl der Mengenabweichungen. Allerdings darf der Test auch entschärft werden, indem begrenzt Toleranzen akzeptiert werden. Dann erhöht sich dafür der Umfang der ersten Stichprobe auf 55 Positionen. Auch dürfen unsichere Bereiche ausgegrenzt und einem anderen Inventurverfahren unterzogen werden. Beide Methoden zur Entschärfung können direkt in STASEQ angewendet werden. STASEQ ist ein testiertes Inventurverfahren und ergänzt STASAM ideal, wenn sowohl konventionelle als auch sehr sichere Lagerbereiche zu inventieren sind. STASEQ eignet sich zudem für gezielte Controlling-Maßnahmen in einzelnen Lagerbereichen. Der geringe Installationsaufwand für STASEQ durch die flexible Schnittstelle zu allen Warenwirtschafts-Systemen hat uns davon überzeugt, dass STASEQ die richtige Auswahl des Sequenzialtestverfahrens für die Chemische Fabrik Budenheim war. Jürgen Mohr, Leiter Logistik Controlling, Chemische Fabrik Budenheim

7 STACOL Inventur per MDE Die Papierlose Inventur Verzählen, verschreiben, verlesen, vertippen Bis zu 80% der bei einer ersten Zählung festgestellten Differenzen basieren auf Fehlern. Besonders wenn es schnell gehen soll, hat man sich gerne mal vertan. Man zählt, hat die Menge im Kopf, muss sie von dort aufs Papier bringen. Ein anderer Mitarbeiter liest das Ergebnis ab und muss es in den PC eintippen. Das sind drei Fehlerquellen. Hinzu kommt die Möglichkeit, dass das Falsche gezählt, etwas übersehen oder eine falsche Gebindegröße angenommen wurde. Der Fehler wird erst bei der Rückmeldung entdeckt, und dann heißt es: Zurück zum Regal und nachzählen. Da kommen bei einer Inventur schnell ein paar Kilometer Weg zusammen. STACOL minimiert diese Probleme deutlich. Die Software führt durch den Aufnahmeprozess und nimmt die Zählergebnisse auf. Wird die Zählmenge eingegeben, vergleicht STACOL diesen Wert mit der Sollmenge. Stimmen die Werte überein, geht es zur nächsten Position. Gibt es eine Differenz, wird eine Warnung ausgegeben, und das Zählteam kann noch am Regal die Zählung überprüfen. Bis zu drei Eingaben sind zulässig. Damit wird es möglich, Fehler gleich bei der Aufnahme zu merken und zu korrigieren. Auch die Datenübergabe an STASAM oder STASEQ verläuft einfach: Wird das Gerät in die Station gesteckt, werden die Daten übergeben Lese- und Tippfehler können gar nicht erst entstehen. STACOL ist ebenso wie STASAM und STASEQ testiert! Das leistet STACOL: > Aufnahme der Zählergebnisse ohne Papier > Prüfung der Zählmenge gegen die Sollmenge > Bis zu drei Versuchen für die korrekte Eingabe > Automatische Übergabe der Zählergebnisse > Entwickelt und testiert für den Einsatz mit STASAM und STASEQ

8 Sind die Verfahren anerkannt? Die rechtliche Situation Inventursysteme mit Brief und Siegel Die Stichprobeninventur ist in Deutschland seit 1977 handelsrechtlich nach 241 HGB, Absatz 1 anerkannt und wird dementsprechend auch von den Finanzbehörden genehmigt. Die zulässigen Verfahren und Prozesse wurden vom IdW (Institut der Wirtschaftsprüfer) und von der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) verbindlich definiert. Für amerikanische Unternehmen sowie deren Töchter sind unsere Systeme nach dem Sarbanes Oxley Act (SOX) dokumentiert und somit SOX compliant. Der Rationalisierung des Inventurablaufs in Ihrem Unternehmen steht also nichts im Wege. Auf diesen Grundlagen basieren unsere Systeme, was wir regelmäßig mit aktuellen Testaten führender Wirtschaftsprüfungsgesellschaften nachweisen. Damit sind sämtliche gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllt. Auch den Erwartungen der Wirtschaftsprüfer hinsichtlich der Verfahren, des Ablaufs und der Dokumentation wird lückenlos entsprochen. Aber auch in anderen Ländern ist der Einsatz unserer Systeme zulässig. Insbesondere in Österreich und der Schweiz gelten die gleichen Regeln für die Stichprobeninventur wie in Deutschland, übrige europäische Länder akzeptieren die Verfahren ebenfalls. Wir haben uns bei bielomatik Leuze für STASAM entschieden, da fortschrittliche Technologie bei der Auswahl von Software für unser Unternehmen im Vordergrund steht. Rudolf Neth, Bereich MOM, bielomatik Leuze GmbH + Co., Neuffen

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