Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg. Henry Ford

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2 Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg. Henry Ford

3 Inhalt Einleitung 2 Basis Basismodul 3 Betriebsstrukturen 3 Benutzerverwaltung 4 Dokumentenmanagement 5 Aufgaben- & Maßnahmenplan 5 Informationssystem 6 Workflows 6 Module Gefährdungsbeurteilung 7 Gefährdungs- & Belastungskataloge 8 Gefahrstoffwesen 8 Lärm-, Klima- und Beleuchtungsverzeichnisse 9 Unfallwesen 9 Inventarisierung & Prüfungen 9 Schulungen & Unterweisungen 10 Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen 10 Komponenten Intranetanbindung 11 Mobile Anwendungen 11 Die 3 Phasen der Implementierung 12 1

4 Einleitung EHQS steht für Environment, Health, Quality, Safety. Die Bezeichnung wurde aus den typischen Einsatzgebieten der Software, in Arbeitsschutz-, Umweltschutz-, Gesundheitsschutz- und Qualitäts- Managementsystemen abgeleitet. Kundenspezifische Anpassungen und Erweiterungen sowie die Integration in bestehende IT-Systeme gehören zum angebotenen Dienstleistungsspektrum. Diese werden durch das plus im Namenszug repräsentiert. EHQS ist ein Management-Unterstützungs-System (MUS) mit typischen Merkmalen eines leistungsfähigen Expertensystems. Zur effizienten Unterstützung von Unternehmensprozessen werden in EHQS etliche Softwarekategorien und Technologien zu einer einzigartigen Einheit verschmolzen. Den Kern von EHQS bilden die prozessunterstützenden Module wie etwa das Modul zur Gefährdungsbeurteilung oder das Modul zum Gefahrstoffwesen. Eine vollständige Übersicht über Module und Komponenten bietet folgende Abbildung: RFID oder Barcode Daten aus führenden Systemen z.b. SAP ERP EHQS mobile EHQS importer Management-Unterstützungs-System EHQS Prozessunterstützende Module Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffwesen Unfallwesen Inventar & Prüfungen Qualifikationsmanagement Vorsorgeuntersuchungen Lärm-, Klima, Beleuchtungsverzeichnisse Dokumentenmanagementsystem Aufgaben- & Maßnahmenplan Software für Microsoft Windows 2 EHQS web Intranet EHQS informer Benachrichtigung

5 Der Leistungsumfang jeder einzelnen Komponente und jedes einzelnen Moduls wird in separaten Abschnitten dieser Informationsbroschüre beschrieben. Zur Überwachung von Aufgaben und Terminen, welche sich aus den prozessunterstützenden Modulen ergeben, stellt EHQS einen Aufgaben- und Maßnahmenplan zur Verfügung. Neben der Erzeugung von benutzerspezifischen TO-DO-Listen aus dem Aufgaben- und Maßnahmenplan stellt dieser die Basis zum Versenden von Benachrichtigungen über die Komponente EHQS dar. informer Sollen Daten (z.b.: Ergebnisse aus der Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, etc.) aus den prozessunterstützenden Modulen über ein Firmen- Intranet bereitgestellt werden, so kann dies über die Standardkomponente EHQS erfolgen. web Mit EHQS und EHQS wird das EHQS importer mobile Portfolio um Komponenten zur Datensynchronisation mit führenden Systemen bzw. zum Datenaustausch mit mobilen Endgeräten vervollständigt und ergänzt. Weitere Informationen zur Komponente EHQS importer finden Sie in der separaten Broschüre IT-Systemberater. Der Leistungsumfang von EHQS wird in einem mobile separaten Abschnitt dieser Broschüre beschrieben. Um den Anforderungen (z.b. DIN EN ISO 9001) an das Management prozessbeteiligter Dokumente gerecht werden zu können, wurde in EHQS zusätzlich ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert. Weiterführende Informationen zum DMS liefert diese Broschüre auf Seite 5. Basismodul Das Basismodul stellt sämtliche Funktionen und Komponenten zur Verfügung, die modulübergreifend benötigt werden. Das Basismodul bietet Möglichkeiten zur Abgrenzung des Arbeitssystems, zur Abbildung der eigenen Betriebsstrukturen oder auch zur Stammdatenverwaltung. Es wurde ergonomisch in zwei Funktionsbereiche aufgeteilt. Der Funktionsbereich Module bietet koordinierenden Mitarbeitern umfangreiche Möglichkeiten vorbereitende Arbeiten zu leisten. Der Funktionsbereich MyEHQS wurde im Hinblick auf Anforderungen verschiedener Anwendergruppen entwickelt. Programmoberflächen adaptieren sich hinsichtlich der Funktionen und Komponenten in Abhängigkeit von Benutzerrechten. Schlanke und übersichtliche Menüs sind Ergebnisse der Oberflächen-Adaption. Über die prozessunterstützenden Module können Daten und Informationen direkt den Betriebsteilen zugeordnet werden. Die konsequente Art der Zuordnung ermöglicht in EHQS eine intuitive Orientierung des Anwenders an der tatsächlichen Betriebsstruktur des Unternehmens. Eine Benutzerverwaltung zur Berechtigung einzelner Module und Sichten auf die Betriebsstrukturen gehört ebenso zum Basismodul wie der Aufgaben- und Maßnahmenplan, das Dokumentenmanagementsystem, das Informationssystem und die Möglichkeit zur Nutzung technischer Workflows. Der Leistungsumfang einzelner Bausteine des Basismoduls wird im Folgenden beschrieben. Betriebsstrukturen Eine Systemabgrenzung gehört zu den grundlegenden Anforderungen in Managementsystemen. Im Rahmen einer Systemabgrenzung werden Bereiche und Abteilungen identifiziert, in denen bestimmte Prozesse und Verfahrensweisen Anwendung finden sollen. 3

6 EHQS unterstützt Sie bei dieser Aufgabe durch das zentrale Modul zur Abbildung Ihrer Betriebsstrukturen. Das Besondere in EHQS : Sie können sowohl die örtliche als auch die organisatorische Betriebsstruktur abbilden und diese Strukturen miteinander verknüpfen. Die entstehenden Baumstrukturen bilden das Unternehmen ab, berücksichtigen Verantwortlichkeiten und bilden die Grundlage für eine Zuordnung von prozessunterstützenden Modulen zu den einzelnen Objekten (z.b. Abteilungen, Arbeitsplätze, Tätigkeiten, etc.) der Baumstrukturen. zseparate Abbildung von zwei separaten Betriebsstrukturen zhierarchische, geographische Betriebsstruktur mit beliebig vielen Ebenen (Standorte, Bereiche, Arbeitsplätze, Maschinen, Anlagen, Tätigkeiten, etc.) zhierarchische, organisatorische Betriebsstruktur mit beliebig vielen Ebenen (Organigramm) zverknüpfung von geographischen & organisatorischen Objekten zur Abbildung der Verantwortlichkeiten zzuordnung verteilter Betriebsteile (auch an mehreren Standorten) zu einem Unternehmen zzuordnung mehrerer Unternehmen zu Betriebsteilen eines einzelnen Standorts (mehrere Unternehmen teilen sich einen Standort) zmehrere Unternehmen können zu einer Unternehmensgruppe zusammengefasst werden zauswertungen können über Unternehmensgruppen, Unternehmen, Abteilungen oder Unternehmensteile durchgeführt werden zwindows-standard: Ordnerstrukturen zeinfache Möglichkeit der Änderung von Betriebsstrukturen über Drag&Drop zdefinition und Abbildung von zverantwortlichen zstellvertretern zmitarbeitern zinnovativer Ansatz ermöglicht zdokumentenlenkung durch Definition der Verantwortlichkeiten zautomatisierte Benachrichtigungen (siehe EHQS informer ) mit Aufgaben und Terminen (Ampelfarben) zautomatisches Erzeugen von TO-DO Listen zidentifikation von Mitarbeitern in ausgewählten Betriebsteilen zbenachrichtigung eines übergeordneten Verantwortlichen bei anhaltender Terminüberschreitung (Deeskalationsstrategie) Benutzerverwaltung Das Modul zur Benutzerverwaltung bietet flexible Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzer- Berechtigungen für sämtliche Komponenten und Module und ermöglicht definierte Ansichten auf relevante Unternehmensbereiche. zdefinition beliebig vieler Benutzer zsingle Sign-On: Windows Anmeldung wird auch in EHQS verwendet, keine zusätzlichen Benutzernamen und Passwörter erforderlich zdas Modulangebot variiert in Abhängigkeit von den Benutzerrechten zes werden ausschließlich berechtigte Unternehmensbereiche angezeigt zes werden ausschließlich berechtigte Module angeboten zrollen und Profile sind in EHQS frei definierbar zexplizite Berechtigung für Personendaten stellt Anforderungen an den Datenschutz sicher 4

7 Dokumentenmanagement Das EHQS Dokumentenmanagementsystem ist ein eigenständiges, integriertes Modul zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente. Dokumente können zentral eingecheckt werden und stehen in sämtlichen Bereichen der Software zur Verknüpfung zur Verfügung. Damit wird eine Mehrfachverwendung bzw. Verteilung von Dokumenten möglich. Beispiel 1: Zuordnung eines Sicherheitsdatenblattes zu einem Gefahrstoff im Modul Gefahrstoffdatenbank. Beispiel 2: Zuordnung von Bedienungsanleitungen und Wartungsplänen zu einem Arbeitsmittel im Modul Inventar. Der Check-In Prozess kann optional durch Berücksichtigung von Workflows unterstützt werden. Weitere Details finden Sie in dieser Broschüre im Abschnitt Workflows auf der folgenden Seite. Eine Anbindung an vorhandene DMS-Systeme ist ebenfalls möglich. Bei der Synchronisation von Daten mit führenden Systemen können auch externe Dokumente berücksichtigt werden (Siehe auch EHQS in der importer Broschüre IT-Systemberater). zzentrales DMS-Modul zum Einchecken von Dokumenten; optionale Berücksichtigung von Workflows zmöglichkeit der Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software züberwachungsfunktion zur Dokumentenvalidierung mittels Gültigkeitsdatum zmöglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen (Metadaten) zu jedem Dokument zautor, Datum, Titel, Beschreibung, Kategorie, ID, Revisionsnummer, Gültigkeitsdatum zverknüpfung eines Dokuments mit übergeordneten Dokumenten zverknüpfung eines Dokuments mit untergeordneten Dokumenten zbeliebige Formate: Office-Dokumente, Bilder, Filme, z.b.: zsicherheitsdatenblätter zbetriebsanweisungen zbrandschutzpläne zrettungspläne zexplosionsschutzdokumente, etc. zzugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments zhistorisierung von Dokumenten Aufgaben- und Maßnahmenplan Der Aufgaben- und Maßnahmenplan gehört zu den zentralen Instrumenten in EHQS. Hier laufen sämtliche Fäden zusammen. Anstatt Aufgaben, Termine und Ansprechpartner in einzelnen Modulen zu verwalten, werden diese zentral im Aufgaben- und Maßnahmenplan verwaltet. Das Ergebnis spricht für sich: Alle Aufgaben und Termine stehen in einer einzigen Übersicht zur Verfügung. EHQS überwacht und meldet Aufgaben und Termine an beauftragte Mitarbeiter oder verantwortliche Personen aus den Arbeitsbereichen. zverwaltung von Aufgaben und Maßnahmen mit Ansprechpartnern zsoll-termine, Ist-Termine, Status der Umsetzung, Ergebnisse der Aufgaben und Maßnahmen zmöglichkeit zur Erzeugung von Unternehmenskennzahlen züberwachung und Meldung von sich nähernden oder überschrittenen Terminen zinformationen zu Ort und Abteilung der anstehenden Aufgaben und Maßnahmen 5

8 Informationssystem Das differenzierte Informationssystem von EHQS berücksichtigt alle Szenarien der betrieblichen Praxis. Neben den Benutzern von EHQS, die sich regelmäßig am System anmelden, müssen auch beauftragte Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe eingebunden werden, die nicht selbst mit EHQS arbeiten. Neben der Erzeugung von TO-DO Listen bei der Systemanmeldung steht die Komponente EHQS zur Benachrichtigung informer zur Verfügung. Das Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass 100% sämtlicher Aufgaben und Termine für den angemeldeten Benutzer in EHQS angezeigt und zusätzlich per versendet werden. EHQS stellt sicher, dass sich keine Aufgaben im System verstecken. zdispatcher-funktionen zerzeugung von TO-DO Listen bei der Benutzeranmeldung zautomatisch bei Systemanmeldung zanwenderabhängige Aufgaben und Termine zfarbliche Kennzeichnung von Betriebsteilen mit kritischen Zuständen zanwendung von Deeskalationsstrategien bei langfristigen Terminüberschreitungen ohne Reaktion des Verantwortlichen: EHQS kann in diesen Fällen den Verantwortlichen in der übergeordneten Organisationseinheit informieren zehqs informer zautomatisch generierte Benachrichtigung für Verantwortliche, Stellvertreter, Erfasser und beauftragte Mitarbeiter zbeteiligte Personen werden auch ohne Kenntnis und aktive Nutzung von EHQS über anstehende Aufgaben und Termine informiert zanalyse-funktionen zbenutzerdefinierte Abfragen und Auswertungen zauswertungen unternehmensweit oder nur über Teilbereiche eines Unternehmens znutzung der hierarchischen Abbildung der Unternehmensstrukturen zdruck- und Reportfunktionen zstandardberichte zum Ausdrucken von Informationen in allen Ebenen von EHQS zreportdesigner zum Anpassen vorhandener Berichte oder zum Erstellen eigener Berichte zdarstellung von Systeminformationen in aggregierter Form zsortieren, Filtern, Darstellen, Drucken oder Exportieren Workflows EHQS bietet komfortable Möglichen zur technischen Abbildung von Arbeitsflüssen (englisch: Workflow). Workflows dienen der technischen Steuerung von Funktionsübergängen und können z.b. im EHQS Dokumentenmanagement dazu benutzt werden, den Prozess von der Erstellung bis zur Freigabe eines Dokuments zu steuern und zu überwachen. Neben der technischen Steuerung von Dokumenten, können Workflows in sämtlichen prozessunterstützenden Modulen zum Einsatz kommen. Beispiele aus der betrieblichen Praxis sind Freigabeverfahren für Betriebsanweisungen, für Unfallereignisse oder auch für Gefahrstoffe. Auch heutzutage werden Arbeitsflüsse oftmals noch organisatorisch gesteuert. Eine organisatorische Steuerung ist aufwändig, anfällig für Störungen und zumeist nur mit großem Aufwand dokumentierbar. Durch Ausnutzung der EHQS Workflows können Unternehmen auf eine sehr effiziente, techni- sche Steuerung umstellen. Eine Dokumentation der Workflowschritte mit den Beteiligten und deren jeweiligen Teilergebnissen (Bearbeitung, Prüfung, Freigabe,...) wird von EHQS automatisch generiert. 6

9 zintegrierter Workflow-Designer zur Erstellung individueller Workflows zmöglichkeit zur Erstellung serieller und paralleler Bearbeitungsschritte zverwaltung von Bearbeitungsaufzeichnungen z Benachrichtigungsfunktion bei der Übergabe von Arbeitsschritten zverwaltung von Benutzern und Teams Gefährdungsbeurteilung Das Modul zur Gefährdungsbeurteilung bildet in EHQS ein Expertensystem. Es wurde unter Berücksichtigung eines neuen 2-Phasen-Konzeptes optimiert. Koordinatoren bereiten die Arbeiten zur Gefährdungsbeurteilung vor, indem sie Gefährdungslisten in Form der Gefährdungsund Belastungskataloge zusammenstellen und diese den zu beurteilenden Objekten zuordnen. Die Kataloge der Unfallversicherer können unmittelbar genutzt werden oder in eigene Kataloge überführt werden. Mit der Erstellung eigener Gefährdungs- und Belastungskataloge steht Ihnen ein Instrument mit maximaler Flexibilität zur Verfügung. Der objektorientierte Ansatz bietet Ihnen Möglichkeiten, Gefährdungsbeurteilungen in allen relevanten Bereichen und für beliebige Objekte durchzuführen: zbereiche/arbeitsbereiche zarbeitsplätze zinventarisierte Arbeitsmittel und Anlagen ztätigkeiten im Umgang mit Arbeits- und Betriebsmitteln ztätigkeiten im Umgang mit Gefahrstoffen ztätigkeiten allgemein zberufsgruppen zpersonen Zur Ermittlung und Bewertung von Gefährdungen und Belastungen vor Ort stehen Ihnen Fragebogen zur Verfügung. Zur Bewertung des Risikos wird eine grafische Risikomatrix angeboten. Unternehmensteile werden in Abhängigkeit vom Risiko mit Ampelfarben gekennzeichnet. Bei Vorliegen von Nichtkonformitäten können zu jeder Abweichung vom Sollzustand beliebig viele Korrekturmaßnahmen separat angelegt und dokumentiert werden. Zur Maßnahmenverfolgung und zur Wirkungskontrolle beauftragen Sie Mitarbeiter. Geplante Termine sowie tatsächliche Umsetzungstermine werden ebenso erfasst, wie die Wirksamkeit einer Korrekturmaßnahme. Die Verwaltung dieser Daten nehmen Sie im Aufgaben- und Maßnahmenplan vor, welcher auch im Modul Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung steht. zmöglichkeit zur Beurteilung von Arbeitsbereichen, Tätigkeiten (im Umgang mit Arbeitsmitteln & Gefahrstoffen), Arbeitsplätzen, Berufsgruppen und Personen) zstandardisierung der Gefährdungsbeurteilung mit 37 Gefährdungs- und Belastungskatalogen mit ca. 500 beurteilten Tätigkeiten. zversionierung von Gefährdungsbeurteilungen zunterstützt Anforderungen an regelmäßige Überprüfung zermöglicht den Nachweis der Nachhaltigkeit zeigene, flexible Standardkataloge mit Versionsverwaltung zschutzziele definieren zpräventivmaßnahmen definieren znutzung zur Gefährdungsermittlung in Form von Arbeitsfragebogen zabbildung und Dokumentation der Risikobewertung mit Risikomatrix zhistorisierung von Gefährdungsbeurteilungen zrechtskataster mit über aktuellen Erkenntnisquellen 7

10 Gefährdungs- und Belastungskataloge zabfallwirtschaftsbetriebe zabwasserentsorgungsbetriebe zarbeitsplätze im Bauhof zaufzugsanlagen - Montage, Instandhaltung und Demontage zchemische Industrie zdruckerei zeisen- und Stahlgießereien zeisen-, Blech- und Metallwaren - Herstellung zeisenbahn - Rangieren zelektrotechnik zfahrzeugbau zforstwirtschaft zführen von Fahrzeugen zführen von Triebfahrzeugen zgalvanik zgesundheitsdienst zgewässerbewirtschaftung zheizungs-, Klima-, Lüftungstechnik zholzbearbeitung und -verarbeitung zinstandhaltung an Maschinen und Anlagen zlagerwirtschaft zlehrerarbeitsplätze zmaschinenbau zmetallbearbeitung und -verarbeitung, allgemein zpapier- und Pappenherstellung, Verarbeitung zpapierverarbeitung zreparaturwerkstatt, Kraftfahrzeuge zrückbau von Altstandorten der Industrie zsägewerk zstahl- und Leichtmetallbau, Baustellenmontage zstraßenunterhaltungsdienst ztierpfleger in der Wildtierhaltung zverpackungstief- und Flexodruck zverwaltung, Büroräume, Bildschirmarbeiten zwellpappenherstellung und -verarbeitung zzeitungsrotationsdruck zziehereien, allgemein (Drahtziehereien) zzweiradmechaniker-handwerk z Weitere Standardkataloge frei definierbar Gefahrstoffwesen EHQS unterstützt Sie bei allen Aufgaben des Gefahrstoffmanagements. Erfassen Sie Ihre Gefahrstoffdaten in der Gefahrstoffdatenbank und verknüpfen Sie die Stoffe mit den Betriebsteilen, in denen sie Verwendung finden. Durch die zentrale Nutzung der Gefahrstoffdatenbank wird sichergestellt, dass gefahrstoff- und belastungsspezifische Informationen nur an einer Stelle im Unternehmen gespeichert und bearbeitet werden. Über das Dokumentenmanagementsystem ordnen Sie zusätzliche Dokumente wie etwa das Sicherheitsdatenblatt dem Gefahrstoff zu. Die Bereitstellung von Informationen zum Ort der Verwendung oder zum Einsatzzweck erfolgt über das Gefahrstoffverzeichnis. Gefahrstoffverzeichnisse können beliebigen Objekten der Betriebsstruktur zugeordnet werden. Im Gefahrstoffverzeichnis können Gefahrstoffmessungen und Ersatzstoffprüfungen geplant und Ergebnisse dokumentiert werden. Der verfügbare Aufgaben- und Maßnahmenplan unterstützt diese standardisierten Vorgänge. Betriebsanweisungen erstellen Sie in einem zentralen Modul. Bei der Erstellung von Betriebsanweisungen werden Textbausteine und Gefahrensymbole bereitgestellt. Betriebsanweisungen können bei Bedarf generiert oder über das Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt werden. zgefahrstoffdatenbank zur Erfassung von Gefahrstoffen und deren Inhaltsstoffen zgefahrstoffdaten mit Inhaltsstoffen 8

11 zherstellerangaben zlieferantenangaben zzuordnung des Sicherheitsdatenblattes über das Dokumentenmanagementsystem zgefahrstoffverzeichnisse für Unternehmensbereiche zplanung und Dokumentation von Gefahrstoffmessungen zverwaltung von Jahresverbräuchen, Lagermengen, Verwendungszeiträumen u.v.m. zerstellung von Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe zeinzelbetriebsanweisungen zgruppen-betriebsanweisungen zunterstützung durch Textbausteine zaktuelle CLP/GHS-Verordnungen sind umgesetzt Lärm-, Klima- und Beleuchtungsverzeichnisse Mit EHQS können Sie Messungen zu vorhandenen Lärm-, Klima- und Beleuchtungs-Situationen planen und die Messergebnisse dokumentieren. Der verfügbare Aufgaben- und Maßnahmenplan unterstützt diese standardisierten Vorgänge. Messergebnisse werden unmittelbar den betreffenden Objekten zugeordnet. Das DMS bietet Möglichkeiten zur Bereitstellung weiterer Informationen wie z.b. Hallenpläne mit eingezeichneten Messpunkten. zlärm-, Klima- und Beleuchtungsverzeichnisse für beliebige Unternehmensbereiche zplanung und Dokumentation von Messungen im Aufgaben- und Maßnahmenplan zzusätzliche Dokumente im DMS Unfallwesen Mit der systematischen Aufnahme von Unfalldaten in EHQS können Sie nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Unfallmeldebögen generieren, sondern auch Daten zur Ermittlung von Unfallursachen extrahieren. Durch die separaten Module Verbandbuch und Unfallbearbeitung wird es möglich, Unfälle in der Unfallerfassung dezentral zu erfassen (z.b. beim Sanitäter oder Betriebsarzt oder beim Abteilungsleiter) und die Daten zentral in der Unfallbearbeitung zu ergänzen. Ein Bruch im Informationsfluss wird ausgeschlossen und bereits erfasste Daten müssen somit nicht wiederholt erfasst werden. Die Unfallaufnahme erfolgt im integrierten Verbandbuch. Das Verbandbuch unterstützt Sie bei der Dokumentation des Unfallgeschehens indem die Zeit, der Ort, der Hergang, Art und Umfang der Verletzung sowie die Maßnahmen der Helfer im Rahmen der ersten Hilfe erfasst werden. Neben diesen Daten werden alle weiteren nach BGV A5 geforderten Informationen erfasst. Übernehmen Sie anschließend die erfassten Verbandbucheinträge einfach in die Unfallbearbeitung. zverbandbuch zunfallbearbeitung mit Unfallanzeige zdokumentation von abgeleiteten Maßnahmen im Aufgaben- und Maßnahmenplan zanalyst mit Unfallstatistik und -auswertung zzusätzliche Dokumente im DMS zoptionale Workflows zur Datenfreigabe Inventarisierung & Prüfungen Die fristgerechte Prüfung von Werkzeugen, Geräten, Maschinen und Anlagen stellt im Unternehmen eine hohe logistische Herausforderung dar. Die gesetzlich geforderten Prüfungen und die Dokumentation der Prüfungen lassen sich bei der Vielzahl von Objekten nur mit EDV-Unterstützung lösen. EHQS bietet für diese Herausforderung ein Modul zur Inventarisierung 9

12 von Arbeits- und Betriebsmitteln. Mit der Erfassung des Inventars werden die erforderlichen Prüfungen und Fristen zentral erfasst. Im zentralen Aufgaben- und Maßnahmenplan können Sie mehrere Prüfungen in einem Vorgang zusammenfassen und somit vorbeugend planen. EHQS unterstützt Sie bei der Planung neuer Prüftermine, indem nach erfolgter Prüfung automatisch eine neue Prüfung im Aufgaben- und Maßnahmenplan angelegt wird. zinventarisierung von Arbeits- und Betriebsmitteln zseparate Berücksichtigung von beliebig vielen Komponenten zu einem Inventar zverwaltung der Prüfungen im Aufgaben- und Maßnahmenplan zzusätzliche Dokumente zum Inventar im DMS zzusätzliche Dokumente zur Prüfung im DMS Qualifikationsmanagement für Schulungen & Unterweisungen Mit dem EHQS Qualifikationsmanagement steht Ihnen ein leistungsfähiges Modul zur Verfügung, welches Ihnen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand von erforderlichen Qualifikationsmaßnahmen (z.b. Schulungen, Unterweisungen) und über den Stand tatsächlich vorhandener Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter gibt. Durch die Möglichkeit der Zuordnung von erforderlichen Qualifikationsmaßnahmen zu Tätigkeiten, Arbeitsplätzen, Betriebsmitteln, Gefahrstoffen, etc. wird ein Abgleich (Monitoring bzw. Delta-Analyse) mit vorhandenen Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter möglich. Im EHQS Qualifikationsmanagement stellt die Abbildung von Qualifikationen Ihrer Beauftragten keine Ausnahme dar, sondern bietet in diesem Modul die Möglichkeit, das sog. Beauftragtenwesen zu unterstützen. zermittlung erforderlicher Qualifikationen zdokumentation der Anforderungsermittlungen zanforderungsvalidierung durch die Bereichsverantwortlichen zumsetzungsmanagement und Änderungsmanagement über Integration in den Aufgaben- und Maßnahmenplan zmöglichkeiten zum Monitoring und zur Delta-Analyse z Benachrichtigung durch EHQS informer zberücksichtigung in den TO-DO-Listen zbereitstellung erforderlicher Dokumente über das integrierte DMS Management arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen Das Management arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen stellt Unternehmen in der Praxis vor eine komplexe Aufgabe. Die praktische Umsetzung ist vergleichbar mit der Umsetzung des Qualifikationsmanagements. EHQS bietet deshalb analoge Möglichkeiten der Zuordnung von erforderlichen Vorsorgeuntersuchungen zu Tätigkeiten, Arbeitsplätzen, Betriebsmitteln, Gefahrstoffen, etc. Mit dem Abgleich zu aktuell vorhandenen Vorsorgeuntersuchungen Ihrer Mitarbeiter wird ein Monitoring bzw. eine Delta-Analyse möglich. zermittlung erforderlicher/empfohlener Vorsorgeuntersuchungen zdokumentation der Anforderungsermittlungen zanforderungsvalidierung durch die Bereichsverantwortlichen zumsetzungsmanagement und Änderungsmanagement über Integration in den Aufgaben- & Maßnahmenplan zmöglichkeiten zum Monitoring und zur Delta-Analyse z Benachrichtigung durch EHQS informer zberücksichtigung in den TO-DO-Listen 10

13 zbereitstellung erforderlicher Dokumente über das integrierte DMS Intranetanbindung mit EHQS web Sollen Informationen aus EHQS über ein firmeninternes Intranet verfügbar gemacht werden, so können wir Ihnen mit EHQS eine standardisierte Intranetlösung web zur Verfügung stellen. EHQS ist eine eigenständige Web-Komponente (ASP.NET), welche spezielle web Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen aus EHQS erfüllt: zzugriff auf EHQS - Daten über ein Firmen-Intranet zeinfache Handhabung für Gelegenheitsnutzer zausschließlich lesender Zugriff zzugriff nur für berechtigte Benutzer zabbildung der Betriebsstrukturen zverfügbarkeit von Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Dokumenten (z.b. Sicherheitsdatenblätter) zerzeugung von HTML- oder PDF-Dateien aus der EHQS - Datenbank zur Laufzeit! zsingle Sign-On, Windowsbenutzeranmeldung wird an EHQS übergeben web zzugriffskontrolle mit adaptierenden Betriebsstrukturen zsuchfunktion Mobile Anwendung - EHQS mobile Die Prüfung von Arbeit- und Betriebsmitteln (z.b. BGV A3 Prüfung), die Durchführung von Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten oder auch eine Inventarisierung bzw. Inventur wird in der betrieblichen Praxis in zunehmendem Maße mit Unterstützung mobiler Endgeräte durchgeführt. Werden Betriebsmitteldaten, Gefahrstoffdatenbank o.a. in EHQS verwaltet, so erfordert der Einsatz mobiler Endgeräte eine Schnittstelle zur bidirektionalen Kommunikation zwischen Prüfgerät und EHQS - Datenbank. Mit EHQS stellen wir unseren Kunden eine standardisierte Softwarekomponente für mobile Endgeräte mit mobile dem Betriebssystem Windows Mobile 5.0 oder 6.0 zur Verfügung. EHQS steuert den Import und Export mobile von Daten aus der EHQS - Datenbank, stellt dem Anwender eine Bedienoberfläche zur Nutzung des mobilen Endgerätes zur Verfügung und verarbeitet Daten, welche zum Beispiel mittels Barcode oder RFID-Chip vom mobilen Endgerät eingelesen werden. zsoftware für mobile Endgeräte (EHQS mobile ) mit dem Betriebssystem Windows Mobile (andere Betriebssysteme optional möglich) zmöglichkeit der Anpassung von EHQS an kundenspezifische Anforderungen mobile zverarbeitung von Standortdaten, Terminen, Prüfergebnissen, etc. zbidirektionale Kommunikationsschnittstelle zu EHQS zverarbeitung von Barcode- oder RFID-Daten 11

14 Die 3 Phasen der Implementierung Die Einführung von EHQS erfolgt schrittweise und lässt sich grundsätzlich in drei Phasen unterscheiden. zit zschnittstellendefinition mit Anbindung an führende Systeme ztechnische Implementierung der Anwendung zintegration in bestehende IT-Struktur zkoordinatoren zsystemabgrenzung und Abbildung der Betriebsstrukturen zbereitstellung von Basisdaten zkonfiguration zführungsverantwortliche zoperative Arbeiten 12

15 Dr. Kremer & Partner zgründung 1997 zkonzeption und Entwicklung von IT- Systemen für Arbeitsschutz-, Umweltschutz-, Gesundheitsschutzund Qualitätsmanagementsysteme: Integrierte Managementsysteme (IMS) zintegration in bestehende Systeme: Anbindung (z.b. SAP ERP) zberatungs- und Schulungsleistungen für Managementsysteme zedv Dienstleistungsangebote: kundenspezifische Anpassungen/Erweiterungen (Customizing) zwartung, Schulung und Hotline für die Produkte züber 800 Kunden, mehr als 2000 Lizenzen Kontakt Dr. Kremer & Partner Schweizerhof Westerburg Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) by Ingenieurbüro Dr.-Ing. Ralf Kremer Internet:

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