Handbuch für die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden des Amtes Gerswalde und der amtsangehörigen Gemeinden

Transkript

1 Handbuch für die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden des Amtes Gerswalde und der amtsangehörigen Gemeinden 1

2 - 2 - Inhaltsverzeichnis Seite 1 Allgemeine Grundlagen Zweck und Geltungsbereich Gesetzliche Grundlagen Überblick Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 6 2 Inventurverfahren Stichtagsinventur Verlegte Stichtagsinventur Permanente Inventur Besonderheiten der kommunalen Ersterfassung Stichprobeninventur Inventurplanung Inventurrahmenplan Sachplan Zeitplan Personalplan Durchführung der Inventur Inventurbelehrung Körperliche Inventur Buch- oder Beleginventur Umfang der Inventur Zuarbeiten anderer Fachbereiche 10 5 Aufstellung des Inventars 10 6 Bewertungsgrundsätze Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung Vollständigkeit Grundsatz der Bilanzidentität, formelle Stetigkeit Grundsatz der Fortführung der Tätigkeit Grundsatz der Einzelbewertung Vorsichtsprinzip Realisationsprinzip Imparitätsprinzip Periodisierungsprinzip Grundsatz der Stetigkeit der Bewertungsmethode Wertansätze zur Erstellung der Eröffnungsbilanz Abschreibungen Fortschreibung und Folgebewertung Spezielle Bewertungsvorschriften Museen/ Ausstellungen/ Kunstgegenstände Bibliotheken Schulinventar/ Verwaltungsinventar Software Archive Geringwertige Wirtschaftsgüter Fahrzeuge Immaterielle Vermögensgegenstände Straßenbeleuchtung/ Ampelanlagen/ Verkehrsschilder Zahlungsmittel Vorschüsse und Verwahrungen Unbebaute Grundstücke Bebaute Grundstücke Sonderflächen Zuweisungen/ Zuschüsse und Beiträge 16

3 - 3-8 Aufbewahrung der Unterlagen 16 9 Prüfung der Inventur Anlagen Sachplan Zeitplan Personalplan Zählliste 20

4 - 4-1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Zweck und Geltungsbereich Die Inventurrichtlinie ist die Grundlage für die Durchführung von Inventuren und für die Aufstellung von Inventaren. Die Inventurrichtlinie stellt sicher, dass das Vermögen und die Schulden ordnungsgemäß erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichen Bewertungskriterien bewertet werden. Die Inventurrichtlinie gilt für alle Fachämter, Verwaltungseinrichtungen und Schulen. Sie erstreckt sich nicht auf kommunale Eigenbetriebe. 1.2 Gesetzliche Grundlagen Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur ergibt sich aus 36 Abs. GemHVO Bbg. sowie aus II.2 BewertR Bbg.. Konkretere Vorgaben zum Verfahren der Erfassung und Bewertung liefern die jeweils gültigen Fassungen der v.g. Rechtsgrundlagen. Ergänzend kann in Ermangelung exakter Vorgaben auf das HGB und darüber hinaus auf Verlautbarungen des IDW zurückgegriffen werden. 1.3 Überblick Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Nach der Art der Durchführung unterscheidet man die körperliche Inventur und die Buchinventur (Inventurverfahren). Nach dem Zeitpunkt der Durchführung unterscheidet man nach Stichtagsinventur, verlegte Inventur und permanente Inventur (Inventursysteme). Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden während des Zählvorgangs in den Zähllisten (Anlage 4) festgehalten. Die Ergebnisse aus den Zähllisten werden von den zuständigen Organisationseinheiten in die EDV-gestützten Inventarlisten eingegeben und um die vorläufigen Bilanzwerte ergänzt. Die Summen aller Inventarlisten bilden das Inventar des Amtes Gerswalde. Das Inventar ist das Verzeichnis, das im Rahmen der Inventur ermittelte Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Das Inventar dokumentiert das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Der Weg von der Inventur zur Bilanz stellt sich wie folgt dar: 1. Schritt Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme Werden in den Zähllisten dokumentiert. 2. Schritt Übertragung der Ergebnisse der Bestandsaufnahme in die Inventarlisten. Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte. Ggf. Anpassung der Buch- an die Inventurwerte 3. Schritt Zusammenfassung aller Inventarlisten der Organisationseinheiten zum Inventar des Amtes Gerswalde. Vornahme der erforderlichen Wertkorrekturen (sog. Anhängeverfahren). 4. Schritt Aufstellen der Bilanz 1.4 Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur Die Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten) und das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss die gleichen formalen Grundsätze erfülle wie das übrige Rechnungswesen. Für die Planung, Durchführung, Überwachung und Auswertung der Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur zu beachten: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden des Amtes Gerswalde enthält.

5 - 5 - Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassung und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen sein. Für den Bereich der Schulden ist insbesondere die Vollständigkeit der Rückstellungen sicherzustellen. Grundlage bilden die Aufzeichnungen über alle Verpflichtungen des Amtes Gerswalde. Ein Ausnahme vom Grundsatz der Vollständigkeit besteht bei Vermögensgegenständen mit einem Wert von < 60,00 netto sowie bei Stichproben Richtigkeit der Bestandsaufnahme Bei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art Menge und Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden zweifelsfrei festzustellen. Körperliche Inventur Voraussetzung für die Bestimmung der Art ist eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden. Die Erfassung der Mengen ist durch zählen, messen oder wiegen vorzunehmen. Der Wert bestimmt sich durch Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Qualität, Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit, deshalb sind bewertungsrelevante Feststellungen bei der Inventur in den Zähllisten schriftlich festzuhalten. Buchinventur Art, Menge und Wert sind anhand von Zugängen, Abgängen und sonstigen Wertveränderungen festzustellen Einzelerfassung der Bestände Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Festbewertung, Gruppenbewertung und Verbrauchsfolgeverfahren sind nur ausnahmsweise, d.h. nur für die nachfolgend aufgezeigten Vermögensgegenstände und Schulden und nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitung (Amtsdirektor) möglich. Festwertverfahren Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und der Waren möglich. Bei der Festbewertung handelt es sich um eine periodische Erleichterung der Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme. Für die erstmalige Bildung eines Festwertes im Bereich des Sachanlagevermögens sowie der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und der Waren ist eine körperliche Inventur durchzuführen. Danach ist die körperliche Aufnahme nicht für den Schluss eines jeden Haushalts-/ Rechnungsjahres erforderlich, sondern kann in zeitlich vorgegebenen Abständen (spätestens nach 3 Jahren) durchgeführt werden. Da bei der Bildung von Festwerten davon ausgegangen wird, dass Verbrauch, Abgänge und Abschreibungen der in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden, können die Vermögensgegenstände mit gleich bleibendem Wert und gleich bleibender Menge nachgewiesen werden. Gruppenbewertung Die Gruppenbewertung kann angewandt werden auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren). Darüber hinaus ist eine Gruppenbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens, Umlaufvermögens sowie der Schulden möglich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeit vorliegt. Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die zusammengefassten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnitt angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfassung ist auch im Inventar und damit bereits bei der Inventur möglich. Die Bestandsaufnahme erfolgt nach den allgemeinen Regeln dieser Richtlinie.

6 - 6 - Verbrauchsfolgeverfahren Bei den Verbrauchsfolgeverfahren Durchschnittsbewertung und LIFO-Verfahren (last in first out) handelt es sich um ein Bewertungsvereinfachungsverfahren. Die Durchschnittsbewertung und das LIFO-Verfahren dürfen nur für den Bereich des Vorratsvermögens angewandt werden. Die Anwendung eines Verbrauchsfolgeverfahrens kann eine Inventur nicht ersetzen. Die Bestände sind daher nach Art, Menge und Wert in einem ordnungsmäßigen Inventurverfahren zu ermitteln. Für die Erstinventur findet das Verbrauchsfolgeverfahren keine Anwendung Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Die Vorgehensweise der Inventur ist im Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventur in den Zähllisten und den Inventarlisten zu dokumentieren. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisse der Inventur verschaffen können Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen (z.b. verlegte Inventur), Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z.b. Festbewertung) und Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit (z.b. Grundsatz der Vollständigkeit) sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. Prüfungskriterium ist die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und den im Vergleich zu einer genaueren Erfassung entstehenden Abweichungsrisiken. 2 Inventurverfahren Die Inventurverfahren lassen sich nach Art, Zeitpunkt und Umfang differenzieren. Ersteres unterscheidet die körperliche Inventur und die Buchinventur (siehe unter Pkt. 3). Nach dem Zeitpunkt werden die Stichtagsinventur, die verlegte Stichtagsinventur und die permanente Inventur unterschieden 2.1 Stichtagsinventur Es ist jährlich für den Bilanzstichtag und damit für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres (Kalenderjahr) eine Inventur durchzuführen und ein Inventar aufzustellen. Die Stichtagsinventur (Inventur am Bilanzstichtag) muss nicht am Bilanzstichtag (31.12.), aber zeitnah maximal 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurstichtag und dem Bilanzstichtag sind zu berücksichtigen. 2.2 Verlegte Stichtagsinventur Eine vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur ist innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Das am Inventurstichtag zu erstellende Inventar muss auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden. 2.3 Permanente Inventur Die permanente Inventur erfolgt während des Haushaltsjahres und stellt eine Kombination der körperlichen Inventur und der Buchinventur dar. Die permanente Inventur erfordert eine mengenmäßige Bestandsfortschreibung zum Bilanzstichtag. 2.4 Besonderheit der kommunalen Ersterfassung Die Ersterfassung durch die Kommunen im Rahmen der Doppikeinführung stellt eine besondere Erschwernis der Fristeinhaltung dar, der durch den Gesetzgeber mit einer Ausweitung der Fristen begegnet wird. Es handelt sich hier um eine verlegte Stichtagsinventur mit erweiteter Frist. 2.5 Stichprobeninventur Eine Stichprobeninventur, die auf anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren beruhen muss, ist zulässig, wenn die Grundsätze der Richtigkeit

7 - 7 - und Vollständigkeit eingehalten werden. Der Aussagewert muss daher demjenigen einer vollständigen Aufnahme gleichkommen. Der mit der Stichprobeninventur verbundene Vorbereitungsaufwand führt allerdings oft dazu, dass eine Rationalisierungswirkung nicht vorhanden und ein Einsatz deshalb nicht sinnvoll ist. 3 Inventurplanung 3.1 Inventurrahmenplan Der Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab und legt die personellen Zuständigkeiten fest. Der Aufnahmeplan besteht deshalb aus dem Sachplan, dem Zeitplan und dem Personalplan. Entsprechende Muster werden von der Inventurleitung zur Verfügung gestellt. Der Inventurrahmenplan ist jährlich durch die Aufnahmeleitung aufzustellen. Der Inventurrahmenplan der zuständigen Organisationseinheiten ist der Inventurleitung rechtzeitig vor Beginn der Inventur vorzulegen Sachplan Der Sachplan legt die Inventurfelder fest. Nach sachlichen und/ oder örtlichen Kriterien werden Inventurgebiete, -bereiche und felder markiert. Es muss eine exakte Abgrenzung gewährleistet sein und durch die Festlegung müssen Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen und möglichst eine zweckmäßige Erfassung der Vermögensgegenstände und Schulden gewährleistet sein. Die Inventurbereiche sind die Fachämter. Die Inventurfelder sind innerhalb der Inventurbereiche festzulegen. Inventurfelder, die nach sachlichen oder örtlichen Gesichtspunkten eingegrenzt werden, können sich z.b. nach Gebäuden, Stockwerken, Räumen, Straßen usw. richten. Dafür können z.b. Straßenverzeichnisse herangezogen werden. Die Zuordnung der Inventurfelder nach sachlichen Kriterien soll sicherstellen dass die Bestände einer Bilanzposition angehören. Bei der Einteilung der Inventurfelder steht die lückenlose und überschneidungsfreie Zuordnung im Vordergrund. Von der Inventurleitung werden einheitliche Formulare zentral bereitgestellt Zeitplan Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der - Vorbereitungen, - Durchführung, - Aufbereitung der Inventurdaten. Die Eckdaten für den Zeitplan werden von der Inventurleitung vorgegeben. Grundsätzliche werden Stichtagsinventuren durchgeführt. Sollen in einzelnen Bereichen andere Inventursysteme Anwendung finden, ist dies in Absprache mit der Inventurleitung in Sonderrichtlinien zu bestimmen Personalplan Der Personalplan enthält sämtliche Angaben zur Aufgaben- und Verantwortungsteilung im Rahmen der Inventur. Die Inventurleitung ist im Rahmen der Inventur die oberste Leitung. Änderungen der Inventurplanung dürfen nur von ihr durchgeführt werden. Sie übernimmt darüber hinaus eine beratende Funktion für die Ämter und leistet Qualitätssicherung. Verbindungsglied zwischen Inventurleitung und den Aufnahmegruppen sind die Aufnahmeleitungen innerhalb der einzelnen Inventurbereiche, welche mit der Amtsleitung übereinstimmen sollte. Die Aufnahmeleitung gewährleistet die Termintreue und die kontinuierliche Abwicklung der Inventur. Weiterhin agiert sie auch als Aufnahmeprüfer, d.h. sie überprüft durch Stichproben die Korrektheit der Aufnahmearbeiten.

8 - 8 - Die Aufnahmegruppen bestehen aus mindestens 2 Personen, einem Ansager und einem Aufschreiber. Die Kontrolle wird durch die Aufnahmeleitung erfolgen, es kann aber eine dritte Person, die Kontrollperson, benannt und in die Aufnahmegruppe integriert werden. Darüber hinaus regelt der Personalplan, wer die Zähllisten in die Inventarlisten überträgt und die vorläufigen Bilanzwerte ermittelt. In der Regel wird dies der/die zuständige Haushaltssachbearbeiter/in sein. 4 Durchführung der Inventur Welches Inventurverfahren Anwendung findet hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buchoder Beleginventur) handelt. Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitung angewendet werden. 4.1 Inventurbelehrung Vor Inventurbeginn sind die Beteiligten über ihre Pflichten und Besonderheiten zu belehren. Die Belehrung muss in ausreichendem und verständigem Maß erfolgen. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Belehrung ist die Inventurleitung. Die Inventurbelehrung ist nachzuweisen, z.b. per Anwesenheitsliste mit Unterschriften. 4.2 Körperliche Inventur Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und in Zähllisten zu erfassen. Die Zähllisten zur Erfassung der Inventurobjekte werden von der Inventurleitung zur Verfügung gestellt. Die Aufnahmeleitung nummeriert die Zähllisten fortlaufend und händigt diese den Aufnahmegruppen aus. Der Empfang der aus- und zurückgegebenen Zähllisten ist jeweils durch Unterschrift zu bestätigen. Die einzelnen Zeilen der Zählliste sind bei der Erfassung durch die Aufnahmegruppen zu nummerieren. Die Aufnahmegruppen füllen die Zähllisten während des Zählvorganges aus. Beim Ausfüllen der Zähllisten ist zu beachten, dass nur Tinte, Kugelschreiber oder sonstige dokumentenechte Stifte verwendet werden. Bleistifte sind nicht geeignet. Eintragungen in den Zahllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur ist in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Die Zähllisten dürfen keine freien Zeilen enthalten. Freie Zeilen sind zu entwerten. Alle ausgegebenen Zähllisten müssen die Aufnahmegruppen unterschrieben an die Aufnahmeleitung zurückgeben, auch wenn einzelne Blätter nicht benötigt wurden, d.h., dass auch leere Blätter zu unterschreiben sind. Die erfassten Inventurobjekte sind während des Zählvorgangs einheitlich zu kennzeichnen. Entsprechende Aufkleber o.ä. werden von der Inventurleitung ausgehändigt. Während der Inventur ist auch zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies in der Spalte Bemerkungen in der Zählliste zu vermerken. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss die Aufnahmeleitung sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungen beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. Darüber hinaus muss die Aufnahmeleitung sicherstellen, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird. Zu jeder Zeit muss es einer unbeteiligten Person möglich sein, den Zählvorgang und die Eintragungen in den Zähllisten nachzuvollziehen.

9 Buch- oder Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für immaterielle Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Zu den immateriellen Vermögensgegenständen gehören z.b. Bankguthaben, Forderungen und Schulden. Zum einen können hier die Buchungsbelege zum anderen z.b. Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlisten vorzutragen. Bestände von Vermögensgegenständen können den Bestandskonten (Buchinventur) entnommen werden, wenn die körperliche Inventur nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn witterungsbedingt eine Bestandsaufnahme im Freien nicht möglich ist. Wird eine körperliche Inventur durchgeführt, so ist dies mit der Inventurleitung abzustimmen. Eine Buchinventur ist für den Bereich des Sachanlagevermögens grundsätzlich möglich. Die Durchführung einer Buchinventur setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenstände eine Anlagenkartei geführt wird. In der Anlagenkartei müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein. Die genaue Bezeichnung des Gegenstandes, der Tag der Anschaffung oder Herstellung, Höhe der Anschaffungs- oder Herstellkosten und der Bilanzwert am Bilanzstichtag sind anzugeben. Am Inventurstichtag kann der buchmäßige Endbestand anhand der Anlagenkartei ermittelt und in die Inventarlisten vorgetragen werden. Spätestens nach 3 Jahren ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Der Zeitpunkt der Durchführung dieser körperlichen Bestandsaufnahme wird gesondert festgelegt. 4.4 Umfang der Inventur Vermögensgegenstände des Anlagevermögens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 410 EUR sind in ein Bestandsverzeichnis aufzunehmen und dort über die jeweilige Nutzungsdauer fortzuschreiben. Folgende Bestände sind im Rahmen der Inventur zu erfassen: - Entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z.b. Software; Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen) - Selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände sind (z.b. selbst entwickelte Software) sind nur nachrichtlich in die Eröffnungsbilanz aufzunehmen - Selbsterstellte bzw. entgeltlich erworbene Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens - Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens - Finanzvermögen (z.b. Finanzanlagen, Wertpapiere, Kassen- und Bankbestände) - Forderungen - Schulden gegenüber Dritten und Grundlagen für Rückstellungen - Erhaltene Investitionszuschüsse - Sonstige Vermögensgegenstände - Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten mehr als 60 Euro jedoch nicht mehr als 410 Euro betragen, sind in einem gesonderten Verzeichnis zu erfassen. Im Rahmen der Ersterfassung sind in das Anlagevermögen nicht aufzunehmen: - Kurzlebiges Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer von weniger als einem Jahr - technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteile einzustufen sind (z.b. Heizungsanlagen; Be- und Entlüftungsanlagen) - Leasingobjekte, sofern wirtschaftliches und rechtliches Eigentum beim Leasinggeber zusammenfallen (trotzdem gesondertes Verzeichnis) - Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 60,00 netto liegt

10 Zuarbeiten anderer Fachbereiche Auf vorhandene Daten von bereits kostenrechnenden Einrichtungen kann zurückgegriffen werden, wenn die Anforderungen an die Anlagenbuchhaltung erfüllt sind. Die detaillierte Festlegung dieser Bereiche sowie die Definition und Sicherung des Datentransfers erfolgt seitens der Inventurleitung. In den Fachbereichen sind Verantwortliche zu bestimmen, die für die Richtigkeit zeichnen. Bei der Erfassung sind auch die zugehörigen Zuschüsse zu berücksichtigen. 5 Aufstellung des Inventars Sobald alle Zähllisten vorständig ausgefüllt vorliegen und von der Aufnahmeleitung geprüft sind, können die Daten in die Inventarlisten übertragen werden. Das Übertragen der Zähllisten in die Inventarlisten übernimmt die/der zuständige Haushaltssachbearbeiter/in oder die Person, die im Personalplan benannt wurde. Zunächst werden die vorläufigen Bilanzwerte ermittelt. Die Summe der Vermögensgegenstände und die Summe der Schulden, die sich aus der Zusammenstellung aller Inventarlisten ergeben, sind vorläufige Bilanzwerte. Die Differenz der Summen ergeben das vorläufige Reinvermögen. Um endgültige Bilanzwerte ermitteln zu können, müssen die einzelnen Positionen abschließend bewertet werden. Die Bilanzwerte werden im sog. Anhängeverfahren (Bewertungsverfahren) ermittelt. Die Bewertung muss ausgehend von den vorläufigen Werten durch notwendige Abschreibungen oder Zuschreibungen durchgeführt werden. 6 Bewertungsgrundsätze 6.1 Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung Vollständigkeit Der Grundsatz der Vollständigkeit verlangt eine mengenmäßige vollständige Erfassung aller Bestände und Erfolgskomponenten im Jahresabschluss. Dies betrifft die Darstellung des Vermögens auf der Aktivseite der Bilanz. Ein bewusstes Fortlassen von Gütern ohne rechtliche Grundlage würde ebenso einen Bilanzierungsverstoß darstellen wie das Einfügen fiktiver Vermögenspositionen. Der Grundsatz der Vollständigkeit fordert, dass vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Wirtschaftsgüter weiterhin in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen werden. Sie sind mit einem Erinnerungswert von 1,00 anzusetzen sofern die Nutzungsdauer noch mind. 1 Jahr beträgt. Im weiteren Sinne beinhaltet der Grundsatz der Vollständigkeit auch die Forderung nach vollständiger Berücksichtigung aller bewertungsrelevanten Informationen bis zum Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses Grundsatz der Bilanzidentität, formelle Stetigkeit Der Grundsatz der Bilanzidentität verlangt, dass die Positionen der Schlussbilanz einer Rechnungsperiode und der Eröffnungsbilanz der Folgeperiode wert- und mengenmäßig übereinstimmen. Dieser Grundsatz ergibt sich aber auch schon bereits aus dem System der doppelten Buchführung Grundsatz der Fortführung der Verwaltungstätigkeit Bei der Bewertung ist im Grundsatz davon auszugehen, dass die Verwaltungstätigkeit fortgeführt wird. Eine Abweichung darf nur erfolgen, wenn dem Tatsachen oder Rechtsvorschriften entgegenstehen. Bei einer unterstellten Stilllegung bzw. Nichterweiterung spezieller Vermögensgegenstände, müssen diesen erheblich niedrigere Werte zugemessen werden. Dieser Grundsatz soll manipulative Abweichungen bei der Bewertung verhindern.

11 Grundsatz der Einzelbewertung Dieser Grundsatz beinhaltet die Verpflichtung, jedes Objekt einzeln zu erfassen und zu bewerten. Hierbei sind mit höchstmöglicher Genauigkeit, die unmittelbar zuzurechnenden Wertgrößen zur Grundlage der Bewertung zu machen. Es bestehen einige Sachverhalte, die es erforderlich machen, diesen Grundsatz zu durchbrechen. Siehe hierzu die Ausführungen zu Einzelerfassung der Bestände Vorsichtsprinzip Die vorsichtige Darstellung der Finanzsituation bedeutet, dass Vermögensgegenstände eher zu niedrig als zu hoch und Schulden eher zu hoch als zu niedrig anzusetzen sind. Bis zum Abschlussstichtag sind alle entstandenen bzw. drohenden Risiken und Verluste zu berücksichtigen. Die Vorgabe der angemessenen Berücksichtigung von Risiken und Verlusten erfüllt auch den Zweck, eine nicht gerechtfertigte Belastung zukünftiger Generationen zu vermeiden Realisationsprinzip Dieses Prinzip besagt, dass Gewinne nicht schon dann in Ansatz gebracht werden dürfen, wenn ihr Eintritt vorhersehbar ist, sondern erst nach ihrer Realisierung Imparitätsprinzip Im Gegensatz zum Realisationsprinzip müssen aus Vorsichtsgründen vorhersehbare negative Erfolgsbeiträge bereits vor der Realisierung berücksichtigt werden Periodisierungsprinzip Das Periodisierungsprinzip besagt, dass Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Haushaltsjahres) unabhängig von den Zahlungszeitpunkten zu berücksichtigen sind. Diese wesentliche Abweichung von dem im kameralen Haushaltsrecht gültigen Kassenwirksamkeitsprinzip trägt wesentlich zur Ermittlung des periodenbezogenen Ressourcenverbrauches und aufkommens bei. Abweichungen zwischen Lieferung/ Leistung und Zahlung stellen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten dar. Es ist zum Stichtag zwischen fertigen und unfertigen Maßnahmen zu unterscheiden Grundsatz der Stetigkeit der Bewertungsmethode Die einmal angewandte Bewertungsmethode soll beibehalten werden. Der Grundsatz der Stetigkeit dient der Objektivierung des Jahresabschlusses und der Periodengerechtigkeit der Erfolgsermittlung. Im Anhang (Bestandteil des kommunalen Jahresabschlusses) sind die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden anzugeben sowie Abweichungen von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden zusätzlich zu begründen. Ergibt sich bei der Aufstellung späterer Jahresabschlüsse, dass in der erstmaligen Vermögensbewertung Aktiva oder Passiva nicht oder mit einem zu niedrigen bzw. zu hohen Wert angesetzt wurden, so ist der unterlassene Ansatz nachzuholen oder der Wertansatz zu berichtigen, wenn es sich um einen wesentlichen Betrag handelt und die Korrektur nicht nur vorübergehender Natur ist. Als wesentlich ist ein Betrag von 10 v.h. der Bilanzsumme anzusehen. Eine Berichtigung ist letztmals im Vierten der Eröffnungsbilanz folgenden Jahresabschluss vorgenommen werden. 6.2 Wertansätze zur Erstellung der Eröffnungsbilanz Im Rahmen der Erstinventur sind Aktiva und Passiva grundsätzlich neu zu bewerten und den Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten (ggf. auch fiktiv) anzusetzen. Unter Anschaffungskosten versteht man die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegen-

12 stand einzeln zugeordnet werden können. Anschaffungsnebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten werden ebenfalls berücksichtigt. Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Hierzu zählen vor allem Materialkosten, Fertigungskosten, Sonderkosten der Fertigung, angemessene Teile der Material- und Fertigungsgemeinkosten. 6.3 Abschreibungen/ Nutzungsdauern Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs-/ Herstellkosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Die planmäßige Abschreibung erfolgt linear. Bei nachträglichen Anschaffungskosten ist die Abschreibungsquote neu zu berechnen. Wenn es dem Nutzungsverlauf besser entspricht, ist ausnahmsweise eine Kombination der linearen mit degressiven Abschreibung, die degressivlineare Abschreibung bzw. die nutzungsabhängige Abschreibung zulässig. Maßgeblich für die Abschreibungsdauer ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die auf der Grundlage von Erfahrungswerten und unter Berücksichtigung der Beschaffenheit und Nutzung des Vermögensgegenstandes zu bestimmen ist. Die Nutzungsdauern der Brandenburgischen Abschreibungstabelle dienen als Anhaltspunkte. Der Ansatz der Nutzungsdauern ist aktenkundig zu begründen. Bewegliche Vermögensgegenstände werden im Anschaffungsjahr ratierlich abgeschrieben (d.h. bezogen auf den Anschaffungsmonat). Geringwertige Wirtschaftsgüter (siehe Pkt. 7.5) sind im Anschaffungsjahr voll abzuschreiben. Bei voraussichtlicher dauernder Wertminderung sind bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens außerplanmäßige Abschreibungen vorzunehmen. Dies gilt auch für den Fall der Erstbewertung. Bestehen die Gründe für die Abschreibung nicht mehr, ist der Betrag dieser Abschreibung wieder zuzuschreiben. Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens (Wertpapiere, Forderungen) sind Wertberichtigungen vorzunehmen, soweit ihnen am Bilanzstichtag ein niedrigerer Börsen- oder Marktwert beizulegen ist. Ist der Börsen- oder Marktwert nicht ermittelbar oder übersteigen die Anschaffungs-/ Herstellkosten diesen Wert, so ist auf den letztgenannten Wert abzuschreiben. 6.4 Fortschreibung und Folgebewertung Ab dem Bewertungsstichtag soll die Fortschreibung in der Anlagenbuchhaltung sowie anderen Bestandsfortschreibungen erfolgen. Die in der Erstbewertung ermittelten Zeitwerte werden wie reale Anschaffungs- und Herstellungskosten nach den Bewertungsgrundsätzen fortgeschrieben. 7 Spezielle Bewertungsvorschriften 7.1 Museen/ Ausstellungen/ Kunstgegenstände Liegen Anschaffungskosten vor, so sind diese in Anwendung zu bringen. Auch können die Wertangaben aus Wertgutachten oder z.b. aus den Versicherungen (ohne Brandschutzversicherung) in Ansatz gebracht werden. Historische Bauten und denkmalgeschützte Bauwerke sind mit einem Erinnerungswert von 1,00 anzusetzen. 7.2 Bibliotheken Das Inventar in Bibliotheken wird im Festwertverfahren bewertet, d.h. eine Einzelaufnahme der Schriftstücke erfolgt nicht. Für die Bewertung wird ein Wert aus den Ausgaben der Haushaltsstelle Bücher und Zeitschriften der letzten 3 Jahre ermittelt. (1/3, 2/3, 3/3) Alle 3 Jahre erfolgt eine Überprüfung des Festwertes anhand der Ausgaben und ggf. ist der Festwert anzupassen.

13 Lfd. Nr Schulinventar/ Verwaltungsinventar Einzelerfassung des Inventars der Schule/ Verwaltung nach Standorten geordnet. 7.4 Software Firmware (z.b. BIOS) ist als unselbstständiger Teil der Hardware zusammen mit dieser im Sachanlagevermögen zu aktivieren. Entgeltlich erworbene System- und Anwendersoftware ist aufgrund ihrer selbstständigen Nutzbarkeit als immaterieller Vermögensgegenstand zu aktivieren. In Eigenherstellung entwickelte Software ist ein unentgeltlich erworbener immaterieller Vermögensgegenstand und wird nicht aktiviert. Erfolgt die Erstellung aufgrund eines Werkvertrages durch einen Dritten, bei dem auch das Herstellungsrisiko liegt, dann handelt es sich um einen Anschaffungsvorgang und die Kosten sind zu aktivieren. Beim Kauf von Standardsoftware handelt es sich um einen entgeltlichen Erwerb und es besteht Aktivierungspflicht. Das gilt auch wenn die Standardsoftware an die betrieblichen Erfordernisse angepasst werden muss. Ausgaben für Updates sowie für Release-Wechsel sind als laufender Erhaltungsaufwand zu erfassen, sofern lediglich die Funktionsfähigkeit der bestehenden Software im Vordergrund steht. Führen solche Maßnahmen hingegen zu einer tief greifenden Überarbeitung der bisherigen Programmversion (gleich einem Generationenwechsels), wird ein neuer Vermögensgegenstand erworben, welcher mit seinen Anschaffungskosten zu aktivieren ist. Erstbewertung der Software im Amt Gerswalde Klassifizierung der Software Jahr der Anschaffungs Anwendungs Software Anschaffung Schulung Jahre software -software kosten ohne ND in System- Archikart Flur- und Grundstücks-verwaltung ,75 5 x S Standard-/ Individualsoftware Archikart Karthago+Web- Auskunft ,00 5 x S 3. Vollkomm ,00 5 x S 4. CIP MESO ,45 5 x S 5. Varial ,51 5 x S 6. Perfidia ,41 5 x S 7. CIP Kommunal ,78 5 x S 8. CIP ANBU ,60 5 x S 9. MS Office 2003 (10 Lizenzen) ,60 5 x S 10. SQL Server Client (26 Lizenzen) ,63 5 x S 11. MS SQL Server 2000 (1 Lizenz) ,33 5 x S 12. Windows 2003 Client (26 Lizenzen) ,15 5 x S 13. MS Windows XP Prof (11 Lizenzen) ,54 5 x S 14. Windows XP Prof (2 Lizenzen, Zi. 31 u. 33) MS Office 2003 SME (2 Lizenzen, Zi. 31 u. 33)) AVM KEN3 (1 Lizenz) Symantec Antivirus Business Pack Arcserve für Win 2003 Server MS Office SME (2 Lizenzen) ,88 5 x 20. MS Office SME (4 Lizenzen) ,62 5 x Erweiterungsmodul zu lfd. Nr. 1; als nachträgliche Anschaffungskosten zu aktivieren Erweiterungsmodul zu lfd. Nr. 5; als nachträgliche Anschaffungskosten zu aktivieren Erweiterungsmodul zu lfd. Nr. 7; als nachträgliche Anschaffungskosten zu aktivieren Anschaffung der Software zusammen mit der Hardware ohne gesonderte Berechnung (Bundling). Ermittlung der Einzelkosten nicht möglich. Bewertung erfolgt zusammen mit der Hardware als einheitlicher Vermögens-gegenstand des Sachanlagevermögens.

14 Archive Aktenarchive werden mit einem Erinnerungswert von 1,00 angesetzt. 7.6 Geringwertige Wirtschaftsgüter Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Vermögensgegenstände mit einem Wert von 60 Euro 410 Euro netto. Sie werden in einer gesonderten Liste erfasst. Eine Übernahme in die Anlagebuchhaltung erfolgt nicht und sie werden zum Jahresende abgeschrieben. Es erfolgt eine Bestandsführung in der Anlagenübersicht und nach der durchschnittlichen Nutzungsdauer werden sie in Abgang gestellt. 7.7 Fahrzeuge Feuerwehrfahrzeuge und deren Ausstattung werden bei der Ersterfassung als Sachgesamtheit aufgenommen, die jeweils das Fahrzeug und die Ausstattung umfassen. Sonstige Fahrzeuge werden einzeln mit dem Anschaffungswert erfasst. 7.8 Immaterielle Vermögensgegenstände Soweit sie entgeltlich erworben wurden, sind sie mit den Anschaffungskosten, gemindert um die Abschreibungen entsprechend der Nutzungsdauern zu bewerten. Der Wert unentgeltlich erworbener immaterieller Vermögensgegenstände ist vorsichtig zu schätzen und nachrichtlich aufzuführen. 7.9 Straßenbeleuchtung/ Ampelanlagen/ Verkehrsschilder Die Bewertung der Straßenbeleuchtung bei der Ersterfassung erfolgt mit einem zu ermittelnden Durchschnittswert je Straßenlaterne. Erstbewertung der Straßenbeleuchtung in der Gemeinde Gerswalde Durchschnittspreis je Laterne: 1.167,65 alt 1.168,65 neu Durchschnittliche Nutzungsdauer: 20 Jahre Nach dem Bewertungsstichtag errichtete Straßenbeleuchtung wird nach den Anschaffungskosten bewertet, soweit diese separat zu ermitteln sind. Sind Anschaffungskosten nicht zu gesondert zu ermitteln, erfolgt die Erfassung und Bewertung mit dem Straßenkörper. Ampelanlagen und Verkehrsschilder gehören zum Straßenkörper und werden bei der Bewertung des Straßenaufbaus mitberücksichtigt Zahlungsmittel Zu den Zahlungsmitteln zählt der Kassenbestand, die Bankguthaben sowie Schecks. Zahlungsmittel sind mit ihrem Nominalwert zu erfassen. Bei der Erfassung sind alle Kassen zu beachten und die Erfassung von Betriebsmittelvorschüssen ist zu berücksichtigen Vorschüsse und Verwahrungen Die Konten sind einzeln zu betrachten und die Posten sachgemäß zuzuordnen: - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - Verbindlichkeiten gegen Kreditinstitute - Sonstige Verbindlichkeiten - Rechnungsabgrenzungsposten - Ertrag des Vorjahres - Kassenbestände 7.12 Unbebaute Grundstücke Die Bewertung der unbebauten Grundstücke erfolgt entsprechend den katasterlichen Nutzungsarten mit den Bodenrichtwerten (BRW) zum Bewertungsstichtag. Vorort festgestellte von der katasterlichen Eintragung abweichende Nutzungen sind bei der Bewertung zu berücksichtigen. Nach dem Bewertungsstichtag erworbene Flächen sind mit den Anschaffungskosten zu bewerten.

15 Erstbewertung Gemeinde Gerswalde und Amt Gerswalde Katasterliche Nutzung BRW Stichtag Wald 0,15 / qm Acker 0,30 / qm Grünland 0,21 / qm Unland/ Brachland/ Ödland 0,07 / qm Gartenland 0,50 / qm (kein BRW; Festlegung Pauschalwert in Absprache mit Gutachterausschuss) Bauland 3,00 / qm Gemeindeteil Friedenfelde Bauland 15,00 / qm Gemeindeteil Gerswalde Bauland 8,00 / qm Gemeindeteil Buchholz Bauland 5,00 / qm Gemeindeteil Groß Fredenwalde Bauland 5,00 / qm Gemeindeteil Willmine Bauland 8,00 / qm Gemeindeteil Kaakstedt Bauland 13,00 / qm Gemeindeteil Fergitz Bauland 3,00 / qm Gemeindeteil Pinnow Bauland 8,00 / qm Gemeindeteil Krohnhorst Hinweis: Auf Grund der örtlichen Gegebenheiten oder Besonderheiten des Bewertungsobjektes bzw. seiner Vermarktungschancen kann im Einzelfall eine abweichende Bewertung vorgenommen werden Bebaute Grundstücke Bei bebauten Grundstücken wird der Wert für das Grundstück und die Gebäude gesondert ermittelt. Grundstücke Bebaute Grundstücke werden nach dem BRW für Bauland bewertet. Stehen die Grundstücke in kommunaler Nutzung (z.b. Schule, Kita etc.), ist für den Bodenwert ein Kommunalabschlag i.h.v. 70 v.h. vom BRW für Bauland vorzunehmen. Gebäude Bei den Gebäuden wird kein Abschlag für kommunale Nutzung vorgenommen. Für Mietobjekte erfolgt die Bewertung nach dem Ertragswertverfahren. Die übrigen Gebäudewerte werden nach dem Sachwertverfahren ermittelt. Es sind die Herstellungskosten nach den NHK 2000 zu ermitteln. Der ermittelte Gebäudewert ist um die Abschreibungen zu mindern. Um- und Anbauten sowie Instandsetzungen sind, sofern sie wertsteigernd sind, zu berücksichtigen. Für unterlassene Instandhaltungen ist der Instandhaltungsstau zu ermitteln und ebenfalls wertmindernd zu berücksichtigen. Nach dem Bewertungsstichtag erworbene Grundstücke und Gebäude sind mit den Anschaffungs- und Herstellungskosten zu bewerten. Feuerlöschteiche Die Bewertung der Feuerlöschteiche bei der Ersterfassung erfolgt mit den zu ermittelnden durchschnittlichen Herstellungskosten je Feuerlöschteich. Erstbewertung der Feuerlöschteiche im Amt Gerswalde Durchschnittliche Herstellungskosten je Feuerlöschteich ,00 Durchschnittliche Nutzungsdauer: 15 Jahre 7.14 Sonderflächen Straßen, Wege, Plätze Die Straßenflächen werden mit 1,00 / qm bewertet. Für die Bewertung der Straßenaufbauten werden die Straßen nach Straßenart klassifiziert. Für die Straßenklassen wird ein durchschnittlicher qm-preis ermittelt. Alle Straßen, die der gleichen Klassifizierung angehören, werden mit diesem qm-preis bewertet. Nach dem Bewertungsstichtag ausgebaute Straßen werden mit den Anschaffungs- und Herstellungskosten bewertet.

16 Erstbewertung der Straßenaufbauten in der Gemeinde Gerswalde Straßenklasse durchschnittlicher Nutzungsdauer qm-preis Betonsteinpflaster 63,00 30 Jahre Bitumen 65,00 30 Jahre Kopfsteinpflaster neu 100,00 60Jahre Kopfsteinpflaster alt 1,00 Restwert unbefestigte Straße 1,00 Restwert Spurbahn Beton 59,00 40 Jahre Spurbahn Bitumen 52,00 30 Jahre Gehweg Betonplatten 95,00 30 Jahre Gehweg Betonsteinpflaster 70,00 30 Jahre Friedhöfe Friedhofsflächen werden entsprechend der Gebührenkalkulation der Friedhofsgebührensatzungen mit 0,05 / qm bewertet. Wasserflächen Wasserflächen wie Seen, Gräben, Tümpel etc. werden einheitlich mit 0,15 / qm bewertet. Öffentliche Grünflächen, Spielplätze, Sportplätze Öffentliche Grünflächen, Spielplätze, Sportplätze werden mit dem BRW für Bauland bewertet. Für den Bodenwert ein Kommunalabschlag i.h.v. 70 v.h. vom BRW für Bauland vorzunehmen Zuweisungen/ Zuschüsse und Beiträge Erhaltene Zuweisungen und Beiträge Erhaltene Zuweisungen sowie vereinnahmte Erschließungs- und Ausbaubeiträge sind als Sonderposten zu passivieren und korrespondierend zur Nutzungsdauer des entsprechenden Anlagegutes aufzulösen. Werteinflüsse, die auf das bezuschusste Anlagevermögen eingewirkt haben, sind beim Wertansatz der erhaltenen Zuweisung in der Eröffnungsbilanz zu berücksichtigen (z.b. außerplanmäßige Abschreibungen). Da im Bereich der Erschließungs- und Ausbaubeiträge die Erhebung der Beiträge in der Regel über mehrere Jahre erfolgt, können die in einem Haushaltsjahr vereinnahmten Beiträge als ein Sonderposten passiviert werden und jahresbezogen über eine durchschnittliche Nutzungsdauer aufgelöst werden. Die durchschnittliche Nutzungsdauer wird wie folgt ermittelt: Anschaffungswert aller Straßen jährliche Afa = durchschnittliche Gesamtnutzungsdauer Für die Eröffnungsbilanz wurden folgende durchschnittliche Nutzungsdauern ermittelt, über welche die Sonderposten aus Beiträgen und Zuweisungen aufgelöst werden: Gehweg 30 Jahre Straßen 31 Jahre Geleistete Investitionszuschüsse Werden Investitionszuschüsse geleistet, so sind diese korrespondierend zur Bilanzierung des Zuschussempfängers zu bilanzieren. Erfolgt die Bezuschussung an einen nicht bilanzierenden Empfänger, so ist die im Bewilligungsbescheid festgelegte Bindungsfrist maßgebend. 8 Aufbewahrung der Unterlagen Inventare sind 10 Jahre, Bücher und Belege sind 5 Jahre aufzubewahren. Nach Beschlussfassung über die Jahresrechnung können Bücher und Belege auf revisionssicheren Speichermedien oder Bildträgern aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres. 9 Prüfung der Inventur Die Prüfung der Inventur erfolgt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses durch den zu beauftragenden Wirtschaftprüfer oder das Rechnungsprüfungsamt.

17 Anlagen 10.1 Sachplan Inventurgebiet 1 Amtsdirektor Allgem. Verwaltung Sachplan Inventurbereich Inventurfeld 2 Kämmerei 3 Bauamt 4 Ordnungsamt Festlegung durch den Inventurgebietsleiter! Festlegung durch den Inventurgebietsleiter!

18 Zeitplan Zeitplan (Vom Amtsleiter/ Inventurgebietsleiter auszufüllen) Inventurbereich: Vorbereitung Sachplan Personalplan Tätigkeiten Vorliegen der Inventurrichtlinie? Eingrenzung der Inventurfelder Festlegung der Inventurverfahren Erarbeitung von Sonderrichtlinien notwendig? Bildung von Aufnahmeteams Einweisung und Belehrung der Aufnahmegruppen; Verteilung der Zähllisten (Inventurlisten) Durchführung vom bis zum Körperliche Bestandsaufnahme Rückläufe der Zähllisten (Inventurlisten) Aufbereitung vom bis zum Kontrolle und Prüfung der Zähllisten (Inventurlisten) Übertragung der Zähllisten (Inventurlisten) in die Inventarlisten sowie die Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte; Eingabe in die Anlagenbuchhaltung Erledigt am Rückgabe dieses Zeitplanes an die Inventurleitung bis spätestens!

19 Personalplan Personalplan (Vom Amtsleiter/ Inventurgebietsleiter auszufüllen) Fachamt: Vorbereitung Inventurgebietsleiter Name Inventurfelder Nr. Räumliche Abgrenzung Sachliche Abgrenzung Durchführung Inventurfeld Ansager Aufschreiber Aufnahmeteam Aufnahmeteam Aufnahmeteam Aufnahmeteam Aufbereitung Kontrolle und Prüfung der Zähllisten (Inventurlisten) Übertragung der Zähllisten (Inventurlisten) in die Inventarlisten sowie die Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte; Eingabe in die Anlagenbuchhaltung Name Rückgabe dieses Personalplanes an die Inventurleitung bis spätestens!

20 Zählliste (Beispiel) Die Zähllisten (Inventurlisten) werden von der Software CIP AnBu bereitgestellt und von der Inventurleitung verteilt. Gemeinde: Erstellt von: Inventur durchgeführt von: Erstellt am: Inventur durchgeführt am: Inventarnummer Anlagennummer Bezeichnung Menge Differenz Stück