Pflege der Aufgaben und Dienstleistungen in KomXpress

Transkript

1 Kurzanleitung Datenpflege komxpress 1 Stand: Dezember 2010 Pflege der Aufgaben und Dienstleistungen in KomXpress Mit der komxpress-komponente Redakteur arbeitet der Benutzer direkt an der SQL-Datenbank. Die Inhalte werden nach Abspeicherung aktuell veröffentlicht. Es gibt keine Rückgängigfunktion. Jeder Redakteur kann in seinem Bereich jede Struktur löschen was er sehen kann, dafür ist er auch verantwortlich! Die Bedienung des Redakteurmoduls lehnt sich an die bekannten Windows-Regeln an, sprich Kontextmenü/Rechte Maustaste, Drag & Drop und Menü-/Symbolleiste. Wichtig: Daten müssen strukturiert erfasst werden (Aufgaben Dienstleistungen) Dienstleistungen sind näher zu beschreiben Alle wichtigen Personen und Adressen müssen eingepflegt werden Welche Informationen sollen ins Intranet, welche ins Internet? Dienstleistungsangebot im Internet und Intranet verfügbar machen Abteilung Sachgebiet Arbeitsbereich Aufgabe Dienstleistung Der Aufbau Die Globalen Personen gelten als erste Grundlage für den Aufbau der Behördenstruktur. Das Informationssystem komxpress sollte mit den Personen und Adressen gefüttert werden, die für die Mitarbeiter in der Verwaltung wichtig und schnell erreichbar sein sollen. Das Ziel sollte sein, das zentrale System, die SQL- Datenbank, mit allen relevanten Daten zu füllen. Die Globalen Adressen sind die zweite Grundlagenstufe von komxpress. Anders wie in der üblichen Datenhaltung werden bei komxpress Personen und deren Adressen getrennt voneinander verwaltet. Erst durch Verknüpfung in der Baumstruktur erhalten sie einen Zusammenhang. Personen Adressen Das bringt viele Vorteile: Funktionen Ändert sich zum Beispiel die Adresse des Landratsamtes, muss man lediglich an einer Stelle (Globale Adressen) die Adresse einmal korrigieren. Es haben dann automatisch sämtliche Personen und Abteilungen, Sachgebiete usw. die neue Adresse. In diesem Moment erscheint auch im Intranet/Internet die aktuelle Adresse. Die dritte entscheidende Komponente ist die Struktur, die den Geschäftsverteilungsplan (GVP) und die restlichen interessanten Ordner, wie Behörden, Vereine, usw. abbilden sollte.

2 Kurzanleitung Datenpflege komxpress 2 Stand: Dezember 2010 Anlegen der Baumstruktur Um eine neue Seite anzulegen, muss die übergeordnete Aufgabe (= Eltern-Element) markiert werden und dann über den Menüpunkt Neu ein neuer Ordner ausgewählt werden (Alternative: Rechte Maustaste Neu). Das untenstehende Fenster öffnet sich. TIPP: Verschiebe oder kopiere die Aufgaben/Dienstleistungen mit Drag & Drop! Beachte für unteres Bild: Wie veröffentliche ich: Intranet (LRA) erweitertes Intranet LRA + Gmd Behördennetz LRA + Gmd + BYBN INTERNET Bezeichnung: Kurzbezeichnung: Bürgernahe Bezeichnung: Typ: Bereichsnummer: Veröffentlichung/ Veröffentlichen EAPL Nummer SAP Nummer Verzeichnisautorität Hier ist Platz für eine ausführliche Bezeichnung des Knotens. Kurz und prägnant für die Navigation und mögliche Intranetdarstellung Dieses Feld wird für den Internetbenutzer sichtbar und im Intranet als Überschrift der Seite unterhalb der Kurzbezeichnung angegeben. Der Webmaster kann die Ausgabe welche Bezeichnung in welchem WSeb erscheint steuern. Hier wird der TYP (z.b. Aufgabe, Dienstleistung, Gemeinde, Verwaltungsgemeinschaft, Kirche, Landratsamt, Landkreis aus gewählt). Zu beachten: Die Überordner (ohne Adresse und Personen) also ohne Funktion sollten als Typ: sonstige mit dem Ordner- Symbol eingestellt werden. Sonst werden diese bei einer Suche auch angezeigt. Ihre Abteilungsnummer zum Beispiel (GVP) diese kann im Internet, gegenüber dem Bürger nicht angezeigt werden. Wichtige Entscheidung, ob ein Knoten im Internet, Intranet, erweiterten Intranet (inkl. Gemeinden) oder Behördennetz veröffentlicht wird ich kann auch kein Netz wählen, dann wird der Inhalt (inklusive der untergeordneten Kind- Elemente, Äste, nicht veröffentlicht. Je weiter ein Eltern- Knoten eingeschränkt ist, werden auch die Links für deren Kind- Elemente nicht angezeigt. Einheitsaktenplan Nummer, Möglichkeit sich mit anderen DB-Systemen SAP die Möglichkeit sich mit anderen DB-systemen zu verknüpfen. Freigehaltenes Feld (Schnittstellen) Directory (siehe SAP)

3 Datenpflege in KomXpress 3 Stand: Dezember 2010 Bearbeitung der Detailinformationen Die Detailinformationen sind unter den jeweiligen Eigenschaften der Aufgabe/Dienstleistung abgespeichert. Die Eigenschaften können wie folgt aufgerufen werden: 1. Entsprechende Aufgabe/Dienstleistung markieren (hier: Firmen aus den Gemeinden) 2. Rechte Maustaste - Eigenschaften Die Detailinformationen werden durch einen Doppelklick in das jeweilige Feld in der Regel ist das das Feld allgemeine Beschreibung aufgerufen. Dadurch wird der Editor aktiviert und Sie können den Text bearbeiten/einfügen. Die möglichen Funktionen können der Bearbeitungsleiste des Editors entnommen werden.

4 Datenpflege in KomXpress 4 Stand: Dezember 2010 Beschreibung des Editors Wichtig: Editor ist kein Word, d.h. es erscheint im Editor und somit später auf der Internetseite nicht alles eins zu eins. Gemeinsame Dokumente Dokumente, Links und Bilder können in komxpress zentral gespeichert und verwaltet werden. Die gemeinsamen Dokumente können auf zwei Wegen erreicht werden. Der Weg über das Menü komxpress Gemeinsame Dokumente (siehe Bild unten) bietet sich hauptsächlich zur Verwaltung der Dokumente an (z.b. Änderung des Links, Ergänzungen in einem Formular, etc.). Sollen die Dokumente verwendet werden, so steht der Weg des direkten Aufrufs aus der zu erstellenden Seite zur Verfügung

5 Datenpflege in KomXpress 5 Stand: Dezember 2010 Einfügen von Bildern Aus der Datenbank (Bild wurde bereits zu einem früheren Zeitpunkt in der Datenbank gespeichert) Aus der Datenbank (Bild muss aber gleichzeitig noch in der Datenbank gespeichert werden)

6 Datenpflege in KomXpress 6 Stand: Dezember 2010 Zunächst die Schritte 1 und 2 wie oben (wichtig: richtige Rubrik wählen) und dann über Neu das Bild in der Datenbank speichern. Wichtig: Immer die Bildgröße beachten; Große Bilder führen dazu, dass sich die Ladezeit der Internetseite unnötig verlängert. Außerdem wird in der Datenbank Speicherplatz verschwendet! Die Dateigröße der Bilder muss vor der Speicherung in der komxpress-datenbank mit einem Bildbearbeitungsprogramm reduziert werden. Eine Reduzierung der Dateigröße direkt in der Datenbank ist nicht möglich (auch nicht unter dem Punkt Bildgröße; vgl. Bild unten) Weiter ist zu beachten, dass die eingestellten Bilder unter der richtigen Registerkarte gespeichert werden. KomXpress-Nutzer des Landratsamtes speichern die Bilder unter Bild-Internet, KomXpress-Nutzer der Gemeinden unter der entsprechenden Gemeinderubrik Einfügen von Formularen und Merkblättern Formulare und Merkblätter werden wie Bilder in die Datenbank eingefügt. Vorgehensweise: 1. Entsprechende Aufgabe auswählen (hier: Orden und Ehrenzeichen des Staates) 2. Rubrik Dokumente wählen 3. über den Button Neu können Formblätter und Merkblätter eingefügt werden; Festlegung erfolgt über das Feld Kategorie 4. Wichtig: Wird ein gemeinsames oder einfaches Dokument gewünscht? Zutreffendes auswählen und Maske ausfüllen

7 Datenpflege in KomXpress 7 Stand: Dezember 2010 Anlegen von Personen und Adressen Siehe Skript Anlegen von Personen und Adressen Stichwörter Über die Stichworte kann der Bürger sein Anliegen einordnen und wiederfinden. Unter den Themen und Lebenslagen oder über die Suche wird auf diese Zuordnung verwiesen. Unter Neu ordne ich den Knoten vorgegebenen Kategorien/Stichworte zu und/oder lege Stichworte an. Bei den Synonymen ist eine Anpassung an die Umgangssprache individuell möglich. (z.b. PKW: Auto, Karre, Kiste, Automobil, Flitzer, Kutsche, Kübel usw.) Wenn Sie auf Neu gehen, können Sie die gesamte Liste der verfügbaren Stichworte durchsuchen und den gewünschten Begriff übernehmen. Dokumente (Formulare, Merkblätter, Broschüren, Flyer oder interessante Intranet-/und Internetseite) Sie haben hier die Möglichkeit dem Mitarbeiter wie dem Bürger Ihre Formulare, Merkblätter, Broschüren, Flyer oder interessante Intranet-/und Internetseite im entsprechenden Knoten anzubieten. Je nach Berechtigung sieht der Betrachter die eingestellten Verlinkungen zu den Inhalten. Geben Sie dem Link einen Namen, mit dem er veröffentlicht wird und eine gute Beschreibung. In der Kategorie wählen Sie zwischen Formular, Genehmigungsformular, Merkblatt, Sonstiges und allgemeiner Hyperlink aus damit erhält der Hyperlink eine Funktion. Im Typ bestimmen Sie den Dateityp, das Dateiformat: z.b. Word, Adobe PDF, Powerpoint oder Webseite. Natürlich ist die Veröffentlichungsform - Darstellung wichtig.

8 Datenpflege in KomXpress 8 Stand: Dezember 2010 Suchen Die Suche dient der raschen Informations- Recherche. (intranetweit): - Zugriff auf vorhandene Strukturen - Zugriff auf globale Adressen und Personen - Selektionsmöglichkeit nach Funktionen, Aufgaben und Dienstleistungen - Übernahme der Daten in andere Anwendungen - Bequeme und flexible Suchmöglichkeiten Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben Suche auf Ordner, Personen, Adressen einschränken oder über alle Bereiche suchen

9 Datenpflege in KomXpress 9 Stand: Dezember 2010 Klicken Sie auf die Punktfelder. Es eröffnet sich Ihnen eine Auswahlmöglichkeit. Die Ergebnisse werden gruppiert dargestellt. Sie können sich das Ergebnis durch Klick auch in der Baumstruktur anzeigen.