Herzlich Willkommen. Verständlicher Schriftverkehr und korrekte s. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz

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1 Herzlich Willkommen zum bfd-online-seminar Verständlicher Schriftverkehr und korrekte s Beate Schulz

2 Themen und Inhalte des bfd-online-seminares Formvorschriften Schriftverkehr Formvorschriften DIN 5008 auch für s Schreibstil Zusammenfassung und Richtlinie 2

3 Schriftverkehr und s in der Kanzlei Wie wichtig empfinden Sie eine verständliche Sprache? 3

4 Schriftverkehr Durch die EDV wurde das Verfassen und Formatieren von Texten extrem erleichtert, allerdings ist dadurch auch der Anspruch an die Korrespondenz stark gestiegen Jeder Brief ist eine Kontaktaufnahme zum Kunden und muss somit folgende Kriterien erfüllen absolut fehlerfrei / fleckenfrei gestaltet nach den Regeln der DIN 5008 individuell und verständlich formuliert persönliche Anrede / ansprechend formatiert entsprechend dem CI der Kanzlei

5 Formvorschriften Schriftverkehr DIN 5008 für Briefe Die DIN-Vorschriften und die Vorstellungen bzw. der persönliche Geschmack der Kanzleileitung lassen sich nicht immer in Einklang bringen Gesamtbild sollte jedoch harmonisch, vollständig und in erster Linie gut lesbar sein Ein unbedingtes MUSS sind die folgenden Neuerungen der DIN 5008

6 Formvorschriften Schriftverkehr DIN 5008 für Briefe Adressfeld keinerlei Hervorhebungen durch Fett und/oder Unterstreichungen evtl. des Ortes bzw. des Empfängers keine Leerzeilen im Anschriftenfeld auch nicht zwischen Straße und Ort die Schriftgröße ist identisch mit der Schriftgröße des Textes z. Hd oder z. HD bzw. zu Händen entfällt komplett, lediglich die Anrede und der Name sind bei persönlichen Anschreiben anzugeben Beispiel: PERSÖNLICH PERSÖNLICH Muster GmbH Herrn Peter Müller Herrn Peter Müller Muster GmbH Hierbei ist das Postrecht zu beachten!

7 Formvorschriften Schriftverkehr DIN 5008 für Briefe Bezugszeichen Angabe der Telefon- und Telefaxnummer ohne Klammern, Schrägstrich und Gliederung Lediglich der Bindestrich für Nebenstellen Beispiel: ; Datum Wahl zwischen nationaler und internationaler Schreibweise möglich Alphanumerische Schreibweise gilt sowohl national als auch international 1. September 2012

8 Formvorschriften Schriftverkehr DIN 5008 für Briefe Betreff Das Wort Betreff wird nicht geschrieben Hervorhebung durch Fettschrift oder größere Schriftart Briefanrede Unbedingt persönlich Bei Erstkontakt telefonisch Ansprechpartner erfragen Vollständiger Name für Anschriftenfeld verwenden Unnötiger Fehler, wenn im Anschriftenfeld der Name und in der Anrede sehr geehrte Damen... verwendet wird

9 Formvorschriften Schriftverkehr DIN 5008 für Briefe Grußformel individuell und wenn möglich abweichend vom Standard Mit freundlichen Grüßen Mögliche Alternative Freundliche Grüße Kennen Sie den Empfänger bereits etwas besser können Sie Freundliche Grüße aus dem Süden...in den Norden oder verbunden mit Wünschen zum Wochenende bzw. zum Wochenstart oder den Beginn/Ende eines Projektes senden Das Verbinden der Grußformel mit dem Ende des letzten Satzes ist veraltet und sollte nicht mehr angewendet werden

10 Formvorschriften Rechtssicherheit der ist die unsicherste Form der Kommunikation Weltweit kann mitgelesen oder verändert werden Absenderangaben leicht manipulierbar Nur sicher durch Verschlüsselungstechnik Seit 2001 mit dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung rechtliche Grundlage zur rechtsverbindlichen Nutzung

11 Formvorschriften Einsatzmöglichkeiten der Informationen einholen / weitergeben / bestätigen Termine vereinbaren Aufträge erteilen Zusammenfassung einer mündlichen bzw. telefonischen Unterredung eignet sich nicht für: persönliche Kritik Konflikte oder Diskussionen auszutragen heikle oder komplexe Themen vertrauliche Nachrichten

12 Formvorschriften wenn es wirklich dringend ist dann geht es per Telefon immer schneller Die schnelle und einfache Kommunikation verleitet zu vorschnellen Antworten / unvollständigen Antworten Antworten nur in Stichpunkten Weglassen der Anrede / unangemessene Anrede Verwenden von Abkürzungen / Einfügen von Symbolen Weglassen der Grußformel / Vergessene Anhänge Rechtschreib- und Tippfehlern

13 Formvorschriften DIN 5008 für s Aussagekräftiger Betreff Richtige Anrede Inhalt Korrekte Schriftsprache Auf umgangssprachliche Füllwörter und auf mehrfache Satzzeichen ist zu verzichten. Beispiel: Wie konnte das passieren? hat eine andere Botschaft als Wie konnte das passieren?!? Verzicht auf Abkürzungen, diese sind unhöflich Beispiel: (mfg, z. K., 4u, vlg, WE, uawg)

14 Formvorschriften Nicht den kompletten Text zitieren und auch nicht den Originaltext mit den Antworten zerschießen und zwischen den Text einfügen Inhalt einer kurz halten. Lange Briefe sind in einem kleinen Fenster an einem kleinen Monitor schlecht lesbar. Bei notwendigem längeren Text kann dieser nach der umgekehrten Nachrichtenpyramide aufgebaut werden, also das Wichtigste zuerst Keine endlosen Texte aus vorangegangenen Mails unterhalb der Mail stehen lassen Auf den Umgangston achten Vorsicht Imageschaden PS: s sind in Deutschland weiblich. Es handelt sich um die elektronische Post. Richtige Schreibweise:

15 Formvorschriften Absenderdaten/Signatur Vollständige Adressdaten der Kanzlei als Absender Automatische Signatur mit Name, Telefonnummer und -Adresse International GERMANY und +49 einfügen Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen ebenso wie auf Briefpapier, Beispiel GmbH: Firmenname / Rechtsform Sitz der Gesellschaft, Registergericht, HR-Nummer alle Geschäftsführer

16 Formvorschriften Disclaimer Diese und etw aige Anhänge können vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Falls Sie nicht der angegebene Empfänger sind oder falls diese irrtümlich an Sie adressiert w urde, benachrichtigen Sie uns bitte in diesem Fall sofort durch eine Antwort- und löschen Sie die nebst etw aigen Anlagen von Ihrem System. Ebenso dürfen Sie diese E- Mail oder ihre Anlagen nicht kopieren oder an Dritte w eitergeben. Vielen Dank. Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie die drucken. AUREN OHG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft Amtsgericht Stuttgart HRA Sitz Rottenburg Anhänge Nur bei Bedarf Größe sollte 5 MB nicht übersteigen Aus datenschutzrechtlichen Gründen Anhänge verschlüsseln, z. B. pdf-datei Rechtschreibprüfung Die automatische Rechtschreibprüfung vor dem Versenden der Mail aktivieren

17 Formvorschriften Weitere Tipps zur Häufig verwendete Adressen speichern und evtl. kanzleiweit zur Verfügung stellen Keine Prioritäten hinzufügen Lesebestätigung sparsam verwenden Rechtzeitig antworten zwischen 1 24 Stunden Niemals an alle antworten Niemals wütend s schreiben Leitfaden zu diesem Thema für die Kanzlei erstellen incl. des Themas Private -Nutzung

18 Schreibstil Der Schreibstil der Kanzlei sollte mit dem übrigen Erscheinungsbild übereinstimmen Auf positive und verständliche Formulierungen achten und beachten Beispiele für den Briefbeginn: Bezug nehmend auf Ihr Schreiben... Ihr Schreiben / Ihre Anfrage... In Beantwortung Ihrer Anfrage vom... Ihre Frage vom... In der Anlage finden Sie Gerne senden wir Ihnen Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen.. Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens Bezugnehmend auf unser Telefonat erhalten Sie Wie besprochen senden wir Ihnen

19 Schreibstil Beispiele für angenehmes Klima und unkomplizierte Wortwahl Wir haben nunmehr bei unserer Buchhaltung veranlasst, Sie erhalten eine Gutschrift über Aus unserem Vertrag geht doch eindeutig hervor Bitte lesen Sie in unserem Vertrag nochmals Artikel Wenn Ihnen unser Angebot zusagt, dann Gefällt Ihnen unser Angebot? Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir nicht Wir können nicht Wie Ihnen bereits mitgeteilt Am 1. Oktober teilten wir Ihnen mit

20 Schreibstil Beispiele für Anweisungen Es wäre schön, wenn Sie die zur Erstellung notwendigen Bitte senden Sie uns folgende Unterlagen Eine persönliche Unterzeichnung Ihrerseits Bitte unterzeichnen Sie an der gekennzeichneten Stelle. Sie sind gemäß xy verpflichtet, die Unterlagen, die zur Ermittlung Ihrer Einkünfte herangezogen wurden, 10 Jahre aufzubewahren. Bitte bewahren Sie die Geschäftsunterlagen 10 Jahre auf. Das Formular ist bis 15. Mai ausgefüllt und unterschrieben an uns zurückzusenden. Bitte senden Sie uns das ausgefüllte und unterschriebene Formular bis 15. Mai zurück. Vielen Dank.

21 Schreibstil Beispiele für ein Danke schön Herzlichen Dank für Ihren Besuch Danke für Ihren Auftrag und Ihr Vertrauen Sie haben mir sehr geholfen Danke schön dafür Beispiele Briefschluss Freundliche Grüße Freundliche Grüße aus dem Süden Sonnige Grüße Einen guten Start in die Ferienzeit wünscht Ihnen Ein paar schöne Stunden im Advent wünscht Ihnen Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie weitere Fragen haben

22 Schreibstil Doppeldeutige und umständliche Wortwahl vermeiden auch bei s Rückantwort / Rückäußerung Unkosten Abklären / Abändern Zurückerinnern Einzelne Details Mit Ausnahme von In den meisten Fällen höflichst um Ihr Verständnis bitten Wir möchten uns bedanken / möchten gratulieren Grundsatz: Schreiben wie gesprochen wird!

23 Richtlinie Wortwahl und Schreibstil tragen auch zum Gesamteindruck einer Kanzlei bei. Somit ist dies ein wichtiger Punkt im Außenauftritt der Kanzlei. Häufig wird dies von Mitarbeitern nicht beachtet bzw. unterschätzt. Mit Hilfe von Vorlagen für Anschreiben an den Kunden kann die Kanzleileitung ihre Mitarbeiter optimal unterstützen. Nachteilig wird es für die Kanzlei, wenn der Kunde seine Berater nicht versteht, da zu fachlich oder zu kompliziert formuliert wurde. Der Umgang mit s wurde in vielen Kanzleien nicht definiert bzw. die Handhabung wurde dem einzelnen Mitarbeiter überlassen. Als mögliche Hilfestellung für Ihre individuelle Richtlinie können Sie sich zu diesem Seminar eine Richtlinie zum Thema herunterladen. 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! AUREN Wirtschaftsprüfung - Steuerberatung Rechtsberatung - Consulting BEATE SCHULZ Theodor-Heuss-Straße 9; Stuttgart beate.schulz@str-auren.de Tel ; Fax Frankfurt Garmisch-Partenkirchen Gerlingen Leipzig Leonberg München Rottenburg Stuttgart Tübingen Waldshut-Tiengen 24