IVY. Broschüre XPERT.PDP PROCESS DRIVEN PROJECTCONTROLLING. Professional Edition: dezentrale Planung. Standard Edition: zentrale Planung

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1 Broschüre IVY XPERT.PDP PROCESS DRIVEN PROJECTCONTROLLING Xpert.PDP bietet eine workflowgesteuerte Unterstützung von Projektplanung und -ausführung. Wie in Projekten üblich werden Aktivitäten mit Beginn und Ende in einem Terminkalender geplant, Akteuren zugeteilt, Meilensteine und Quality Gates gesetzt ein Terminplan (z. B. Gantt-Diagramm) mit kritischem Pfad erarbeitet. Xpert.PDP transformiert den erstellten Terminplan, interpretiert die Aktivitäten als Prozessmodell und ordnet den beteiligten Akteuren ihre Aufgaben zu. Es werden zwei Editionen angeboten Bei der Standard Edition werden Terminpläne zentral geplant. Das Ergebnis wird durch Xpert.PDP transformiert und als Workflow ausgeführt. Steuerung, Überwachung und Dokumentation erfolgen automatisch. Bei der Professional Edition wird dezentral zusammen mit vielen Beteiligten gleichzeitig geplant. Durch ein Lieferbeziehungskonzept wird der Projektplan (Gantt-Diagramm) über den Workflow zusammengestellt und automatisch optimiert. Die Projektdurchführung erfolgt dann wie bei der Standard Edition. Standard Edition: zentrale Planung Professional Edition: dezentrale Planung Start Start x End x End Zentrale Planung Transformation Durchführung Dezentrale Planung Transformation Durchführung 8:00 h Planungseinheit Workflow Tracking/ Eskalation Monitoring Planungseinheit Rechenkern Workflow Tracking/ Eskalation Workflow Tracking/ Eskalation Monitoring

2 XPERT.PDP EINSATZFELDER UND FUNKTIONSWEISE Xpert.PDP ist die Lösung für eine workflowgestützte Erstellung und Steuerung komplexer Terminpläne unter Einbindung zahlreicher Beteiligter. Einsatzfelder sind zum Beispiel: Das Besondere und Innovative an Xpert.PDP ist, dass von der Planung bis zur Fertigstellung die gesamte Steuerung und Optimierung durch eine Workflowengine übernommen wird. Start Projekte (von der Ausschreibung über die Angebotsphase bis zur Durchführung) Finanzabschlussprozesse (Fast Close) Roll Out Projekte (im Rahmen des Einsatzes von IT-Applikationen) 1 Dabei überzeugt dieser Human Workflow Ansatz durch seine einfache Handhabung. Xpert.PDP ist eine Mischung aus Projekt- und Workflowmanagement. Zu unterscheiden sind hierbei die Terminplanung einerseits und die Terminausführung/-verfolgung andererseits. % x End Terminplan Terminplanung SLA/Vereinbarung wiederkehrende Marketingpläne (Kampagnen u. ä.) Die Herausforderungen dieser Projekte sind erheblich und in vielen Punkten vergleichbar: So sind i. d. R. sehr viele Aufgaben zu bewältigen, viele Beteiligte müssen einbezogen werden, der Zeitdruck ist enorm, die konventionellen Werkzeuge (MS-Project, Excel) unzureichend, der Abstimmungsaufwand immens, die Verlässlichkeit der Planung ist mangelhaft, die Transparenz in der Ausführung ist unzureichend vorhanden usw. Terminverfolgung Monitoring Ausführung Xpert.PDP Prozess Driven Projectcontrolling Transformation Forecast 1 Dieser innovative Ansatz wurde mit dem 1. Preis anlässlich des Process Solution Day 2011, Frankfurt, prämiert Process Driven Projectcontrolling 2

3 XPERT.PDP TERMINPLANUNG Ähnlich wie auch bei konventionellen Planungs- Werkzeugen stellt Xpert.PDP für die Eingabe der Aktivitäten, Definition der Akteure, Zeiten und Termine Eingabe-Masken zur Verfügung. Die Planungseinheit erstellt den Terminplan mit Meilensteinen und Endtermin (Fertigstellung). Hervorzuheben ist für den Abschnitt der Planungsphase, dass die beteiligten Akteure eine Lieferverpflichtung mit der zentralen Planungseinheit eingehen (sog. Handshake-Konzept). Die Akteure werden in einem mehrstufigen Planungsprozess aktiv einbezogen. Vor allem im Falle vieler Akteure ist dies eine wichtige Voraussetzung für eine qualitativ hochwertige Planung, die auch die spezifischen Bedingungen einbezieht. Bereits in der Planungsphase übernimmt die Prozess-Engine die Aufgaben-Verteilung, überwacht die rechtzeitige Rückmeldung der dezentral arbeitenden Akteure und erinnert im Fall der Nichteinhaltung von Terminen (Eskalationskonzept). Bestätigt der Lieferant die Aktivität mit Zeitdauer und den von ihm benötigten Vorlieferungen (Vorgängerbeziehungen), werden diese Informationen in den Forecast eingebracht. Im Übrigen können Aufgaben nicht nur an Einzelpersonen sondern auch an Teams delegiert werden. Der in Xpert.PDP vorhandene Rechenkern nimmt die eingehenden Rückmeldungen auf und optimiert den Forecast entlang des kritischen Pfades. Bei der Zeitberechnung werden unternehmensspezifische Kalender berücksichtigt. Plan und Forecast können als Gantt-Diagramm dargestellt werden. Etwaige Terminänderungen und daraus resultierende Konsequenzen für den Gesamtterminplan können von der zentralen Planungseinheit simuliert werden. Der nun entstandene Terminplan wird von der Prozess-Engine als Prozessmodell interpretiert und als Workflow in der jetzt folgenden Terminplanverfolgung ausgeführt. Best Practice Pläne lassen sich komplett in aktuelle Kalender hineinkopieren und einfach nachbearbeiten. Zentrale Planungseinheiten ersparen sich hierdurch erhebliche Rüstzeiten für zukünftig ähnlich laufende Projekte. Screenshot einer Eingabemaske für eine umfassend berechtigte Planungseinheit 3

4 XPERT.PDP TERMINVERFOLGUNG/-AUSFÜHRUNG Neben dem Handshake-Konzept in der Planungsphase und der Transformation des Terminplans in ein ausführbares Prozessmodell ist die nun folgende Steuerung und Überwachung des Terminplans im Rahmen der Terminverfolgung eine weitere Besonderheit von Xpert.PDP. Jeder Akteur ist für die Einhaltung seiner Termine und die Durchführung seiner Aufgaben verantwortlich. Xpert.PDP überprüft zyklisch die Fälligkeit von Lieferungen, damit die termingerechte Bearbeitung frühzeitig abgesichert wird. Im Falle überzogener Fälligkeiten werden die Verantwortlichen per auf ihre Aufgabenliste hingewiesen. Daneben unterstützt das Monitoring mit zahlreichen Auswertungen das Controlling des Terminplans. Sobald ein Bearbeitender erkennt, dass eine Terminvorgabe nicht gehalten oder ein Vorgang nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann, ist der Forecast-Termin im System vom Bearbeitenden unverzüglich anzupassen. Xpert.PDP ist mit einem intelligenten Algorithmus ausgestattet, der Auswirkungen von Terminverschiebungen auf den Kritischen Pfad prüft. Sind Termine gefährdet, benachrichtigt das mehrstufige Erinnerungsmanagement die beteiligten und nachfolgend betroffenen Mitarbeitenden. Ist eine Anpassung des Terminplans aufgrund von Verzögerungen oder Forecast-Änderungen erforderlich, können mit Hilfe der Simulation die Auswirkungen auf den Gesamtterminplan ermittelt werden. Terminplanüberschreitungen werden online in Echtzeit berechnet. Die Eskalation erfolgt mehrstufig und nur soweit erforderlich. Planer können im System sogenannte News anlegen. Terminverschiebungen werden durch Forecast-Änderungen abgebildet. Für die Prozessbeteiligten steht je nach Berechtigung jederzeit der aktuelle Status zur Verfügung. 4

5 XPERT.PDP TERMINVERFOLGUNG/-AUSFÜHRUNG Terminplanung und Terminplan-Ausführung Terminplanung Planungseinheit Workflow Dezentrale Bearbeitung Zentrale Kontrolle Terminplan Aktivitäten Verantwortlichkeiten/ Berechtigungen Meilensteine Firmenmanagement/ Projektraum Aktivitäten Forecast Lieferverpflichtung/Annahme (Handshake)/Ablehnung Aktivitäten Forecast Verantwortliche Eskalation Terminplan-Ausführung Forecast Transformation Dezentralisierte Bearbeitung Zentrale Überwachung Steuerung/Auswertungen Ausführung Delegation Stellvertreter Vorgänge Kritischer Pfad Forecast Eskalation Plan/FC/Vergleiche Statuskontrolle Management Cockpit Dashboard Steuerung und Überwachung der Ausführung 5

6 XPERT.PDP ROLLEN- UND BERECHTIGUNGSKONZEPT Zur Verwaltung von Berechtigungen, Rollen, Teams und Organisationseinheiten existiert eine fachliche Administrationsebene. Das integrierte Vertretungsregelungssystem steuert den geplanten Ablauf auch bei Nichtverfügbarkeit des jeweiligen Akteurs, indem der berechtigte Stellvertretende hinzugezogen wird. Dem Berechtigungssystem von Xpert.PDP liegt ein flexibles Rollenkonzept zugrunde. Im Regelfall liegen die Benutzerkennungen im Verzeichnisdienst des Unternehmens vor. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle in Xpert.PDP importiert. Sie können aber auch davon unabhängig angelegt werden. Die Rollenverwaltung sieht zum einen statische Rollen aufgrund der Aufbauorganisation vor. Zum anderen werden dynamische Rollen unterstützt, die sich aufgrund von Aufgabenzuweisungen im Planungsprozess ergeben. Fachliche Administration der Rollen und Rechte Technische Administration der Rollen und Rechte 6

7 XPERT.PDP DER PROJEKTRAUM /BEGLEITENDES FILEMANAGEMENT In den meisten Projekten ist eine begleitende Projektdokumentation erforderlich. Häufig werden dabei die Dokumente an verschiedenen, lokalen Ablageorten gespeichert und zur weiteren Bearbeitung per weitergereicht. Somit existieren die Dokumente am Ende in vielfacher Ausfertigung an den unterschiedlichsten Ablageorten und es fehlt der Einblick in die aktuelle Version. Mit dem projektbegleitenden Filemanagement ( Projektraum ) arbeiten alle beteiligten Akteure innerhalb eines Projektraums an den erforderlichen Dokumenten. Die Versionierung ermöglicht jederzeit einen Einblick in den aktuellen Entwicklungsstatus des jeweiligen Dokuments. Ein von einem Bearbeitenden ausgelocktes Dokument kann von den anderen Akteuren nicht bearbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen sind: Hinterlegung von Templates, die von den Mitarbeitenden im Rahmen des Projekts verwendet und bearbeitet werden (z. B. für die Entstehung eines Angebots, Finanzberichts) Verhinderung des Versands vieler und umfangreicher, projektbegleitender Dokumente Definierter, projektspezifischer Ablageort mit spezifischen Berechtigungen Definition der Ablagestruktur und Nutzerberechtigung unabhängig von IT Zugriff auf aktuelle Projektdokumente zu jeder Zeit Projektdokumentation Projektablage dezentral Projektablage dezentral Projektablage dezentral Projektleiter Mitarbeiter Public Projektraum 1, zentrale Ablage Berechtigungen Projektstrukturen Ablage Versionierung Workflow Grundschema des projektbegleitenden Filemanagements Historie über die Entstehung zentraler Dokumente Einfache Archivierung der Projektdokumentation nach Fertigstellung des Projekts 7

8 XPERT.PDP MONITORING Messung eilt dem Management voraus. So ist die jederzeitige Transparenz in zeitkritischen Projekten ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor. Insofern kommt dem Projekt-Monitoring eine übergeordnet steuernde Funktion zu, die vor allem von den Verantwortlichen wahrgenommen wird. Zu unterscheiden sind z. B. zeitpunktbezogene Auswertungen, die den aktuellen Status betreffen, sozusagen den Zustand in Echtzeit wiedergeben. Hier interessiert in erster Linie, welche Aktivitäten im Betrachtungszeitraum freigegeben, angenommen und fertiggestellt wurden bzw. eskaliert sind. Ist der Fertigstellungstermin gefährdet? Wo liegt der Kritische Pfad? Diese Auswertungen werden im Dashboard ebenso angezeigt wie die Systemzustände beteiligter Applikationen. Daneben gibt es ein zeitraumbezogenes Reporting, das Aufschlüsse für etwaige Verbesserungsansätze enthalten kann. Beispiele sind die Anzahl Eskalationen je Projekttyp, die Verortung der Eskalationen in einem Zeitraum, die Durchlaufzeiten gesamt, aber auch auf Projektabschnitte bezogen, die Einhaltung von Meilensteinen und Endzeitpunkten, Plan-/Forecast-/ Ist-Vergleiche usw. Management Dashboard (Beispiel) 8

9 % Monitoring Ausführung Start x End Modellierung Design Publikation Analyse XPERT.PDP EINFÜHRUNGSKONZEPT Die Einführung von Xpert.PDP kann in einem sehr kurzen Zeitraum erfolgen. Auf Grund der einfachen Bedienung des Systems sind keine aufwändigen Schulungen erforderlich. Die Konzeption erfolgt in 1 2 Workshops, bei denen die Konfiguration des Systems abgestimmt und technische Besonderheiten geklärt werden. Einführungskonzept Projektleitung, Qualitätssicherung, Dokumentation, Akzeptanz Xpert.ivy Die Einrichtung bzw. Übernahme der Stammdaten und Terminpläne wird durch Importprozesse unterstützt, die dafür sorgen, dass das System innerhalb kürzester Zeit fertig konfiguriert ist und mit der Pilot- bzw. Testphase begonnen werden kann. Die Administratoren des Systems benötigen in der Regel keine Schulung, da sie bei der Konzeption und Konfiguration mitwirken und somit Xpert.PDP on the job kennenlernen. Nutzer (dezentrale Planer, User oder Manager) des Systems erhalten eine kurze Einweisung (ca. 2 h). Planungseinheit Projektstart Abstimmung Projektplan Aktivitäten Ressourcen Einbindung Betriebsrat Beteiligte Akteure Informationen Info an Betroffene Ausführung Dezentrale Bearbeitung Zentrale Überwachung Konzept + Einführungen Test/Parallelbetrieb Optimierung + Abnahme Konzept Stammdaten IT Einführung Installation Stammdaten einspielen Schnittstellen einrichten Benutzer einrichten Terminplan definieren Testläufe durchführen Schulung Planer User Manager IVY Test Funktionen Prozesse Schnittstellen Aufnahme erforderlicher Änderungen Nacharbeiten Parallelbetrieb Auswahl Monatsabschluss Durchführung Parallelbetrieb Auswertung Ergebnisse Optimierung Anforderungen aufnehmen Optimierung umsetzen Abnahme Projektabnahme durchführen Monat 1 Monat 2 Monat 3 Monat 4 Kick Off Freigabe Freigabe Abnahme Projekt gestartet Konzept abgestimmt System getestet Projekt abgeschlossen Einführungskonzept (Beispiel aus der Finanzberichterstattung) 9

10 Zusatzmodule II XPERT.PDP STANDARD UND PROFESSIONAL EDITION Grundsätzlich unterscheiden wir die Standard Edition von der Professional Edition. Der Unterschied zwischen der Standard und der Professional Edition liegt im Wesentlichen darin, dass es sich bei der Standard Edition um ein konventionelles Planungs-Konzept handelt. Es wird wie mit konventionellen Planungs-Werkzeugen die Planung von einer zentralen Planungs-Einheit vorgenommen und für die Ausführung vorgegeben. Im Unterschied dazu liegt bei der Professional Edition ein Handshake-Konzept dahinter, im Rahmen dessen die Prozess-Engine für eine Lieferbeziehung zwischen Planendem und Ausführenden im Sinne eines Service Level Agreements sorgt. Die Beteiligten bestätigen sich gegenseitig die grundsätzlichen Leistungsdaten (z. B. Aktivität, Zeit, Zeitpunkt, Vorleistungen) Handshake. Die Grundmodule der Standard Edition sind Bestandteil der Grundmodule der Professional Edition. Ergänzt werden können beide Editionen mit den Zusatzmodulen I und II. Dies betrifft im wesentlichen Komfortelemente zur Terminplanung und Ausführung begleitendes Dokumentenmanagement (Projekträume) Monitoring /Reporting Insofern kann sich ein Interessent eine massgeschneiderte Lösung genau für seine Belange zusammenstellen. Zusatzmodule I Grundmodule Xpert.PDP Module allgemeine Informationen Professional Edition Dezentrale Planung und Steuerung von Terminen Minimalausstattung Dynamische Vorgangsrollen Vorgangsprozess Standard Edition Zentrale Planung und Steuerung von Terminen Minimalausstattung Eskalation abgelaufener Vorgänge Zentraler Kalender Forecast-Funktion Vorgangsübersicht und Planung Terminplan Terminplanung und Ausführung Stammdaten Ressourcen Reporting Splitting von Vorgängen (Freigabe) Gesellschaftsmanagement Simulationsmanagement Multiple Kalender News Management Vorgänger dezentral festlegen Rückdatierung Nachbearbeiten- Funktion Eskalation bei Terminverschiebung Basis Portal Terminplankategorien Vorgangsgruppen Strukturplan Systemvorgänge Bildung von Teams Gantt Diagramm Festlegung von Planern pro Gesellschaft Vorgangsübersicht MS Project Export Begleitende Dokumente (Projekträume) Monitoring/Reporting Projekträume anlegen Dokumente versionieren Berechtigungen verwalten Benutzer Tabellen Kategorien Volltextsuche Graphen Dashboards Dokumente archivieren Monitore Reporting Grundmodule und Zusatzkomponenten 10

11 XPERT.PDP HIGHLIGHTS UND SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Modernste Technologie basierend auf Xpert.ivy und Java Prozessorientierter Ansatz in der Terminplanung Flexible Bearbeitungsmöglichkeiten Integrierte Vertretungsregelung Web-Anwendung benötigt keine Anwendungsinstallation auf dem Client Revisionssichere Nachweisbarkeit der Vorgänge Schnittstellen zu Fremdsystemen PDP verfügt über eine Webserviceaufruf- Schnittstelle Fremdsysteme können darüber Fertigmeldungen absetzen Systemanforderungen Server Windows Server 2000/2003/2008 Linux (SUSE 9.2 oder höher) Alle in 32 und 64 Bit Versionen Wartung/Weiterentwicklung der Xpert.PDP Lösung sogenannte Release-Fähigkeit Nutzung der Prozessplattform für andere Bereiche Die Schnittstelle ist beliebig erweiterbar Empfohlen: 2.5 GHz Dual-Core oder Quad-Core Prozessor Nachhaltigkeit in den Projekten durch zwingende Abläufe, Ausführungstreue Totale Transparenz über die Bearbeitungszustände Sicht auf den Kritischen Pfad Mandantenfähigkeit sowie konzernübergreifende Verwendung Auswertungen und Berichte mit individuellen Filtern Unabhängigkeit von der Gesellschaftsform Client Mit RIA-Technologie: Java Runtime JRE 1.5 oder 1.6 Mit HTML-Technologie, marktübliche Browser 2 GB RAM, 10 GB HDD Datenbanken MySQL ab Version 5.1 MS SQL Server ab Version 2000 Eskalationsprozeduren prüfen die Zeiteinhaltung Aktive Überwachung der Termine Mehrsprachig: Mit der Anmeldeprozedur erkennt das System die Sprache und bedient den Bearbeiten den mit der richtigen Oberfläche Oracle ab Version 10g Steuerung der Bearbeiter über Werktage (5 x 8) Bedienungsfreundliche Oberfläche Steuerung der IT-Systeme über Kalendertage (7 x 24) 11

12 Broschüre IVY XPERT.IVY EINIGE REFERENZEN AMAG Bank Vontobel bank zweiplus Basler Kantonalbank Bauer AG Berner Kantonalbank CASSIDIAN Centralschweizerische Kraftwerke AG Coppenrath & Wiese COUNT+CARE E.ON EADS Emil Frey AG Emmi AG Entega ERGO Erwin Müller Versandhaus ETH Eidgenössisch Technische Hochschule Fiat Deutschland FIXIT Baustoffe Forstinger Fujitsu Galliker Transport & Logistics Hummel AG INTERPANE Kanton Zug KSV 1870 LGT Group Luzerner Kantonalbank MAYR-MELNHOF KARTON MBDA Mettler Toledo Migros Mohn Media Nationale Suisse Versicherung Novartis paybox Bank PayLife Bank R + V Versicherung REWE Touristik RIEGELEIN CONFISERIE St. Gallisch Appenzellische Kraftwerke Stadt Arnsberg Stadt Luzern Swiss Life Thomas Cook Thurgauer Kantonalbank Vaillant Verband der Raiffeisenbanken der Schweiz Weiss Automotive Wincasa ZHAW Gegründet im Jahr 1988, entwickelt und vermarktet die Soreco AG mit Hauptsitz in Schwerzenbach bei Zürich branchenunabhängige Standard-Software für den mittleren und oberen KMU- und Grossfirmenbereich sowie für die Öffentliche Verwaltung. Die Tochtergesellschaft Soreco Publica AG ist ein Software-, Beratungsund Schulungs-Kompetenzzentrum rund um BPM für die Öffentliche Verwaltung und verwaltungsnahe Institutionen. Seit dem 1. Juli 2011 ist Soreco Kernbestandteil der AXON ACTIVE Gruppe mit Hauptsitz in Luzern. Die Zusammenarbeit mit Partnern im Lösungs-, Dienstleistungs- und Technologiebereich in Deutschland, Österreich und der Schweiz garantiert individuell zugeschnittene Lösungen aus einer Hand. Mit 130 Mitarbeitenden betreuen Soreco und die Soreco Partner (rund 300 Mitarbeitende) derzeit über 3000 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, davon 30% der Top 500 Schweizer Unternehmen. In den Märkten ausserhalb der Schweiz vertritt die Schwesterfirma AXON ACTIVE AG über die Niederlassungen in München und Wien das Portfolio von Soreco. SCHWEIZ Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Telefon TI - Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Telefon DEUTSCHLAND AXON ACTIVE AG Schweiz Zweigniederlassung München Landsberger Strasse 394 D München Telefon ÖSTERREICH AXON ACTIVE AG Zweigniederlassung Wien Neubaugasse 43 A-1070 Wien Telefon V2/09_13/CH