RAPID PROTOTYPING ALS PROJEKTVORBEREITUNG

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1 Company in Action Rapi d Box 01 RAPID PROTOTYPING ALS PROJEKTVORBEREITUNG Autor Prof. Dr. Manfred Künzel PHW Bern, Universität Fribourg Unter Mitarbeit von René Mast, RTC Real-Time Center AG, Bern Max Haselbach und Stephan Stucki, BEKB BECB, Bern Rolf Jaloux, Private Hochschule Wirtschaft PHW, Bern Gestaltung Jimmy Schmid, Hochschule der Künste Bern Version

2 Company in Action Rapi d Box RAPID PROTOTYPING Sie bereiten sich auf einen Auftrag vor. Weil diese Art Auftrag nicht zu ihrer täglichen Routine gehört, wollen Sie ihn ganz durchspielen, bevor Sie die Detailplanung erstellen. Sie tun dies in einem halben Tag oder länger mit einer Gruppen von Experten oder ihrem Team. Rapid Prototyping hat einige Vorteile: Die Beteiligten gewinnen die Übersicht. Sie sehen Unklarheiten, Probleme, Knacknüsse und nötige Entscheide. Sie entwickeln ein gemeinsames Verständnis für die Aufgabe und für mögliche Lösungen. Das stärkt ihr Team. Sie holen mit wenig Aufwand Wissen und Erfahrungen aus ihrem Team. Das spart Zeit. Ausserdem haben sie danach das Gefühl, den Auftrag und besonderes den Auftraggeber und seine Bedürfnisse wirklich verstanden zu haben. Und das Wichtigste: Sie erhalten mit dem Rapid Prototyping alle wichtigen Angaben für das weitere Vorgehen. Gemeinsam, systemisch und multiperspektivisch Im Rapid Prototyping konstruiert eine Gruppe ihre Sicht einer aktuellen oder zukünftigen Situation. Verwendet werden verschiebbare und beschriftbare Figuren und Modelle aller Art. Die Situation wird solange ergänzt und verändert, bis eine gemeinsame Sicht entstanden ist. Die systemische Darstellung ist zuerst statisch und enthält die wichtigsten Elemente des Systems und ihre Beziehung zueinander. Sie ist später dynamisch, in dem die Elemente auf der Zeitachse (Roadmap) angeordnet werden oder in dem sich die Elemente in der Darstellung bewegen. So identifizieren sie Prozesse. Die Mulitiperspektivität entsteht zweifach. Die Perspektiven der Teilnehmer fliessen direkt ein, wenn Sie am Tisch im Team konstruieren. Weil auch viele weitere Beteiligten als Figuren auf dem Tisch stehen, kann man sich die Situation aus ihrer Sicht gut vorstellen. Wir sehen, was ihnen nahe, fern oder wichtig ist, was auf sie wirkt und worauf sie selbst Einfluss haben.

3 Company in Action Rapi d Box DIE ORGANISATION DER COMPANY Wir schlagen vor, dass minimal folgende drei Rollen in jeder Gruppe vorhanden sind: 1. Die Projektleitung bestimmt die Tiefe der Verarbeitung. Sie ist auch für den Zusammenhalt des Teams zuständig. 2. Die Experten. Sie bringen die Informationen und Anliegen ihres Gebietes ein. 3. Die Dokumentalisten halten die Information zusammen. Ausserhalb der Company gibt es weitere Rollen, die für das Rapid Prototyping nötig sind. Sie werden nach Bedarf besetzt. 1. Der Moderator führt durch das Programm. Er arbeitet in keiner Gruppe mit. 2. Die Auftraggeberin. Die Auftraggeberin gibt Auskunft über Details des Auftrags. Sie weiss, ob bestimmte Vorgehen möglich und ob Ergebnisse wichtig sind. Sie nimmt auch Stellung zur Schlusspräsentation. Am besten wird sie nicht dauernd, sondern wohl vorbereitet befragt. 3. Andere Stakeholderrollen, etwa Mitarbeiter oder Kunden können durch eine Person, der universelle Stakeholder, dargestellt werden. Diese Person gibt Auskünfte aller Art.

4 Company in Action Rapi d Box DIE Arbeit beginnen: Team stärken, Rollen verteilen Beginnen Sie mit dem Team. Lernen sie sich kennen, schaffen Sie Vertrauen. Verteilen Sie danach die Rollen: Projektleiter, Experten, Dokumentalisten, eventuell Auftraggeber und Stakeholder. Der Projektleiter (oder der Moderator) beginnt als Erste. Sie 1. stellt ihr Verständnis von Teamarbeit vor und ihre ihre Idee von dem, was heute erreicht werden soll. 2. nennt die Zeit, die zur Verfügung steht und verteilt die Rollen. 3. lässt alle kurz zum Auftrag Stellung nehmen. 4. gibt Zeit, damit alle ihre Interessen und Erwartungen erläutern. 5. stellt das Material vor, mit dem die Situation gestellt, die Strukturen gezeichnet, die Ergebnisse fotografiert werden. Sie führt durch das bereits vorhandene Informationsmaterial. 6. übergibt den Dokumentalisten die Listen für Unklarheiten, Aufgaben, Probleme und Fragen, Lösungen und Massnahmen.

5 Company in Action Rapi d Box DIE PHASEN DES RAPID PROTOTYPING Das Rapid Prototyping ist in Phasen gegliedert. Der Moderator erstellt zu jedem dieser Schritte ein Kärtchen, das als Anleitung auf den Tisch gelegt werden kann. A. Team bilden und organisieren B. Hintergrund, Auftrag und Ziel klären Ein früheres Rapid Prototyping hatte beispielsweise Folgendes als Hintergrund, Auftrag und Ziel: Hintergrund: Bis Februar muss die Planung für ein schwieriges Projekt vorhanden sein. Wir wollen uns mit allen Aspekten des Projektes, auch den sozialen, der Koordination, den Unklarheiten auseinandersetzen. Lieber brauchen wir jetzt Zeit, die Stolpersteine zu entdecken, als immer wieder darüber zu fallen. Alles Gedachte kommt auf den Tisch. Auftrag: Mit Hilfe von verschiedenen Darstellungen werden die Meilensteine und die Phasen dazwischen spezifiziert. Was Sie in den Köpfen haben, ist nach dem Rapid Prototyping dokumentiert. Ziel: Wir haben einen gemeinsamen Überblick und eine gemeinsame Meinung zur Planung des Projektes. Wir haben ein Verständnis für die Überlegungen der anderen Interessensgruppen. Wir haben eine wieder verwendbare bildliche Projektdarstellung. Wir kennen Unklarheiten und Risiken. Das weitere Vorgehen bis zur definitiven Planung ist vorgespurt. C. Aktuelle Situation darstellen (nur, wenn es wichtig ist) Bildliche Darstellung der aktuellen Situation. Liste erstellen: Was hat bisher geholfen? Was war schwierig?

6 Company in Action Rapi d Box 06 D. Darstellung der Zukunft (was wissen wir, was nehmen wir implizit an?) Als Roadmap, wenn ein zeitlicher Ablauf dargestellt wird Als Modell mit statischen und dynamischen Bildern, wenn eine komplexe Situation exploriert werden soll. Parallel dazu führen Sie die Liste «Unklarheiten». E. Zusammenfassen der verschiedenen Erkenntnisse mit Hilfe der Formulare Aufgaben Probleme und Fragen Entscheide und Massnahmen F. Präsentieren. Dokumentation Schlusspräsentation: Machen Sie die multiperspektivische Schlusspräsentation aus der Sicht verschiedener Beteiligter oder Experten. Wer möchte was? Was wird getan und was sind die Alternativen? Von was sind sie abhängig? Welche Schwierigkeiten könnten für sie auftreten? etc. Dokumentieren: Die Erkenntnisse sind nun auf den Formularen, in Bildern und den Legenden. Als Erstes werden diese zusammengetragen und beschriftet. Dann wird als letzte Anstrengung ein Vorschlag erstellt, wie das Projekt organisiert (Aufgaben, Organigramm) und durchgeführt werden kann (Ziele, Prozesse, Meilensteine).

7 Company in Action Rapi d Box ANALYSE-LISTEN Der Moderator stellt die Analyselisten für jedes Rapid Prototyping neu zusammen und beschriftet sie spezifisch für das Projekt. Weitere Listen können sein: Risikolisten Chancen Beteiligte und ihre Bedürfnisse Teilprozesse etc. AUFGABENANALYSE Aufgabenliste Aufgaben gruppiert Zuständigkeit, Zeit Nächster Schritt unsortiert (laufend geführt) FOKUSANALYSE Mögliche Fokusse oder Nummer der Fokusse Fokusse gruppieren: Schema der Darstellung zentrale Ereignisse, (auf dem Tisch) Welche sollen in einem wählen: Ablauf/ Teile/ Objekte, Interessen gemeinsamen Schema Organigramm/ bestimmen und auf der dargestellt werden? Prozesse etc. Situationsdarstellung Schema je separat markieren. darstellen. ENTSCHEIDE, MASSNAHMEN Mögliche Entscheide/ Erwünschte Folgen Nebenwirkungen, Argumente, Bewertung Massnahmen Konflikte mit anderen Massnahmen FRAGEN UND PROBLEME BEWERTEN Probleme erkennen Gruppieren und Bewerten und Entscheiden: (freie Liste) Gruppen benennen begründen Für welche Probleme/ Fragen gibt es Antworten? Welche Probleme/ Fragen werden von uns angegangen?

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